Kiekun käyttövaltuushallinnan uuden välineen tuomat muutokset 30.11.2015 alkaen 16.11.2015
Sisällysluettelo 1. Kiekun käyttövaltuushallinnan kehittämisen tavoitteet 2. Yleistä uudesta käyttövaltuushallinnan järjestelmästä 3. Käyttövaltuushallinnan muutokset virkamiehille 4. Käyttövaltuushallinnan muutokset esimiehille 5. Käyttövaltuushallinnan muutokset virastojen henkilöstöasiantuntijoille 16.11.2015 2
1. Kiekun käyttövaltuushallinnan kehittämisen tavoitteet Kiekun käyttövaltuushallinnan kehitysprojektissa automatisoimme käyttövaltuushallinnan prosesseja, jolloin saavutamme merkittäviä henkilötyö- ja kustannussäästöjä sekä virastoissa että Palkeissa. Tärkeimmät vaikutukset virastoille syksyn 2015 käyttöönoton jälkeen: Tarjoamme ajantasaisen sisäisessä valvonnassa ja riskienhallinnassa tarvittavan käyttövaltuusraportoinnin automaattisesti, ilman manuaalisia vaiheita. Kun uusi virkamies perustetaan Kieku-henkilöstöhallintoon (SAP HCM), muodostuu hänelle käyttäjätunnus ja siihen liittyvät käyttöoikeudet automaattisesti. Tuotamme kaikille virastoille työroolipohjaisen käyttöoikeusraportin tarkastettavaksi käyttöönoton jälkeen. Syksyn 2015 jälkeen kehitämme käyttövaltuushallintaa edelleen: Tavoittelemme lisää henkilötyö- ja kustannussäästöjä, sujuvampaa käyttövaltuushallinnan prosessia ja laajempaa raportointia virastoille. Rondo ja M2 mukaan uudistettavaan ja automatisoitavaan käyttövaltuushallinnan prosessiin. 16.11.2015 3
2. Yleistä uudesta käyttövaltuushallinnan järjestelmästä 16.11.2015 4
Yleistä uudesta käyttövaltuushallinnan järjestelmästä Korvaamme nykyisen IAM-ratkaisun SAP:n IDMratkaisulla. Kun henkilöllä on Kieku-henkilöstöhallinnon (SAP HCM) sovelluksessa voimassa oleva sopimus, SAP IDM luo käyttäjätunnuksen ja tarvittavat käyttöoikeudet Kiekujärjestelmään. Sopimuksen päättyessä IDM poistaa automaattisesti käyttäjätunnuksen. Käyttäjätunnus ja käyttöoikeudet voidaan perustaa myös muun sopimuksen perusteella. Silloin Palkeet syöttää henkilön tiedot suoraan SAP IDM -järjestelmään. Tällöin kysymyksessä on ns. ulkoinen käyttäjä. Käyttöoikeuksia hallinnoidaan SAP IDM -järjestelmällä työroolipohjaisesti. 16.11.2015 5
3. Käyttövaltuushallinnan muutokset virkamiehille ja esimiehille 16.11.2015 6
Muutos virkamiehille: Salasanan vaihtaminen Kieku-portaalissa oman salasanan vaihtamiseen tulee pieniä muutoksia. Kieku-portaaliin sisään kirjautuneelta käyttäjältä ei kysytä salasanan vaihtamisen yhteydessä enää vanhaa salasanaa. 16.11.2015 7
Salasanan vaihdat näin 1. Kirjaudu Kieku-portaaliin vanhalla salasanallasi. 2. Napsauta etusivun oikeassa yläkulmassa olevaa Vaihda salasana. 3. Kirjoita uusi salasana kahteen kertaan ja napsauta Vaihda. 16.11.2015 8
Muutos esimiehille: Raportti omien alaisten käyttöoikeuksista Esimiehille tulee Kieku-portaaliin Raportointivälilehdelle uusi BI-raportti omien alaisten käyttöoikeuksista. - Vanha käyttövaltuuksien raportti poistuu käytöstä. Raportti luodaan joka yö automaattisesti. Raportilta näet alaistesi käyttöoikeudet työroolien pohjalta. 16.11.2015 9
5. Käyttövaltuushallinnan muutokset virastojen henkilöstöasiantuntijoille 16.11.2015 10
Muutokset prosesseihin 1/3 Käyttöoikeudet luodaan jatkossa Kieku-järjestelmään ns. virkamiehen automaattisen perustamisen prosessin kautta: - Kieku-henkilöstöhallinnon (SAP HCM) sovellukseen perustetut uudet virkamiehet (palvelussopimukset) saavat Kiekuun virkamies-käyttöoikeudet automaattisesti. Käyttöoikeuksia ei perusteta henkilöille, jotka kuuluvat henkilöstöryhmään, jonka lyhenne on I, K tai M. Esimiehen on haettava heille tarvittaessa virkamiesoikeudet ATtiketillä. Kiekun ulkoisia käyttäjiä ei perusteta automaattisen perustamisen kautta, on edelleen käsin tehtävää työtä (Palkeet ammattikäyttäjäoikeudet, UM, konsultit) - Virkamiehelle sekä hänen esimiehelleen ilmoitetaan henkilökohtaiseen sähköpostiin käyttäjätunnus, käyttäjätunnuksen voimassaoloaika sekä ohjeet ja linkki ensimmäistä kirjautumista varten. Esimies saa virhe-ilmoituksen sähköpostiinsa mikäli virkamiehen henkilötiedoista puuttuu sähköpostiosoite. Esimiehen tehtäväksi jää varmistaa että viraston henkilöstöhallinto lisää virkamiehen sähköpostiosoitteen SAP HCM järjestelmässä. - Kun palvelussuhde päättyy, käyttöoikeudet Kiekuun poistetaan automaattisesti. Esimies hakee esimiehen tai ammattikäyttäjän käyttöoikeudet kuten aiemminkin AT-tikettinä muuten sovitusti viraston IDM järjestelmän kautta (Portti, Piste, IDM). Kaikki käyttöoikeudet ovat voimassa vain palvelussuhteen ajan. Palvelussuhteen vaihtuessa ammattikäyttäjien ja esimiesten työroolit tulee hakea uudelleen. 16.11.2015 11
Muutokset prosesseihin 2/3 Virtu-tunnusten ylläpitovastuu siirtyy Palkeista viraston henkilöstöyksikölle. Laajennetut HR-asiantuntijan roolin käyttöoikeudet mahdollistavat Virtu-tunnuksen ylläpidon Kieku-henkilöstöhallintoon (SAP HCM) henkilön perustietoihin. Henkilön sähköpostiosoitteen voimassaoloajaksi tulee asettaa palvelussopimuksen mukaisesti alku- ja päättymispäivämäärät. Samanaikaisesti ei saa jäädä voimaan rinnakkaisia sähköpostiosoitteita (esim. nimenmuutoksen yhteydessä), vaan aktiivisena saa olla vain yksi sähköpostiosoite. Esimerkkejä Virtu-tunnuksista ja niiden tallentamisesta Virtu-kenttään palvelussuhteen perustamisen lomakkeella tai Kiekuhenkilöstöhallintoon (SAP HCM): 03099999%virasto.fi etunimi.sukunimi%virasto.fi p12345%virasto.fi - Tärkeää on siis käyttää %-merkkiä tunnisteen alkuosan ja loppuosan välillä. 16.11.2015 12
Muutokset prosesseihin 3/3 Kieku-portaalin Palvelussuhteen perustaminen -lomakkeelle tulee uutena Virtu-kenttä. Kun perustat palvelussuhdetta lomakkeella, täytä kenttään ko. henkilön Virtu-tunnus. Mikäli Virtu-tunnusta ei ilmoiteta Palvelussuhteen perustaminen -lomakkeella, viraston henkilöstöasiantuntija tekee lisäykset ja ylläpidon Kieku-henkilöstöhallinnossa (SAP HCM). Jatkossa ei siis tehdä AT-tiketillä ilmoitusta Palkeisiin vaan ylläpitotyö tehdään virastoissa. 16.11.2015 13
Muutokset työrooleihin Muutokset viraston työrooliin Henkilöstöasiantuntija, Portaali - Työrooliin on lisätty oikeudet ylläpitää Virtu-kenttää Kiekuhenkilöstöhallintoon (SAP HCM). - Palvelussuhteen luonti lomakkeella on lisätty uusi Virtukenttä, johon työroolilla on oikeudet. - Lisätty myös oikeudet AD-HOC raportille Virtu-kentän osalta henkilön perustiedoissa. 16.11.2015 14
Käyttövaltuuksien raportointi Kieku-portaalin Raportointi-välilehdeltä esimies saa BIraportin omien alaisten voimassaolevista käyttöoikeuksista (aktiiviset ja lepäävät palvelussuhteet). Palkeet vastaa Kiekun käyttövaltuushallinnan raportoinnista. Palkeet toimittaa raportit vuosittain palvelusopimuksen mukaisesti. 16.11.2015 15