KOKKOLAN KAUPUNGIN HANKINTASTRATEGIA 1 JOHDANTO 2 HANKINTATOIMINNAN SUUNNITELMALLISUUS 3 ORGANISOINTI 3.1 Yleistä 3.2 Hankintatoiminnan roolit ja vastuut 4 KAUPUNGIN HANKINTAPALVELUJEN/HANKINTAPÄÄLLIKÖN TEHTÄVÄT 4.1 Palvelujen tuottaminen 4.2 Hankintayhteistyön kehittäminen 4.3 Kehittämishankkeet 5 KAUPUNGIN ELINKEINOPOLIITTISET TAVOITTEET HANKINNOISSA 6 KEHITTÄMISTAVOITTEET 6.1 Hallinnolliset tavoitteet 6.2 Taloudelliset tavoitteet 6.3 Hankintojen analysointi ja tavoitteiden määrittely 6.4 Hankintatoiminnan kehittämistehtävät 7 HANKINTAPROSESSIEN ERITYISKYSYMYKSET 7.1 Riskienhallinta 7.2 Elinkaarikustannukset 7.3 Kustannus- ja prosessitehokkuus 7.4 Asiakaslähtöisyys 7.5 Ympäristö- ja sosiaaliset näkökohdat, kestävä kehitys 7.6 Innovatiivisuus 8 HANKINTASTRATEGIAN TOTEUTUMISEN EDELLYTYKSET 1
1 JOHDANTO Tämä hankintastrategia perustuu Kokkolan kaupungin strategiaan, jossa on muun muassa määritetty kaupungin strategiset näkökulmat ja päämäärät: 1. Elinvoimainen ja oppiva kaupunkiseutu - Yrityksille houkutteleva toimintaympäristö - Kansainvälisesti kilpailukykyinen logistinen keskus - Vahvistuva aluekeskus - Monipuolinen ja vetovoimainen kulttuuri- ja koulutuskeskus 2. Hyvinvoiva asiakas ja kuntalainen - Hyvä elämänlaatu ja terveys - Viihtyisä ja turvallinen elinympäristö - Tyytyväiset kuntapalvelujen asiakkaat 3. Toimivat palvelujen järjestämistavat - Vahva dynaaminen kunta palvelujen järjestäjänä - Palvelujen tehokkaat järjestämis- ja tuotantotavat ja toimivat palveluprosessit 4. Osaava henkilöstö ja uudistuminen - Osaamisen ja henkilöstön saannin turvaaminen - Hyvinvoivat työyhteisöt ja motivoitunut henkilöstö 5. Kestävä talous - Terve ja vahva kuntatalous - Toimiva omistajapolitiikka Julkiset hankinnat kattavat hankintatoiminnan, joka ei ole kaupungin omaa työtä. Ne voivat olla esimerkiksi tavaroiden ja palveluiden hankkimista sekä urakalla teettämistä, taloudellista vastiketta vastaan. Lähtökohtaisesti näissä tilanteissa tulee saada aikaan kilpailua, joko hankintalain tai kaupungin hankintaohjeen mukaisesti. Kokkolan kaupungin hankintapalvelut (tällä hetkellä hankintapäällikkö) tuottaa laadukkaita palveluja koko kaupunkiorganisaatiolle. Hankintoja toteutetaan asiakaslähtöisesti huomioiden hankinnan elinkaarikustannukset ja ulkoisvaikutukset tavoitteena käyttää varoja tehokkaasti ja turvata yritysten ja muiden yhteisöjen tasapuoliset mahdollisuudet tarjota tavaroita ja palveluita. Keskeisiä keinoja tavoitteiden saavuttamiseksi ovat hankintojen ohjauksen ja työnjaon kehittäminen, sähköisten hankintatyökalujen ja ratkaisujen hyödyntäminen, kestävän kehityksen huomioiminen hankinnoissa sekä yhtenäisen ja toimivan hankintatyön edellytysten varmistaminen. 2
2 HANKINTATOIMINNAN SUUNNITELMALLISUUS Hankintatoiminnan tulee olla suunnitelmallista ja tarkoituksenmukaista. Hankintojen ohjaaminen edellyttää suunnitelmallisuutta ja erillisen hankintasuunnitelman laatimista kaupungin tasolla. Hankintasuunnitelma pitää sisällään kaupungin ja seudun yhteishankinnat sekä toimialojen merkittävimmät erillishankinnat, jotka on varattu kyseessä olevan vuoden talousarvioon. Hankintasuunnitelman tarkoituksena on: - pyrkiä ennakoimaan millaisia hankintoja suunniteltu toiminta edellyttää, - priorisoida hankintatarpeet siten, että ne tukevat tehtävien ja tulostavoitteiden toteutumista, - jakaa hankintoihin varatut määrärahat sovittuihin käyttökohteisiin ja määritellä vastuutahot, sekä - varmistaa, että tarvittava hankintasopimus ehditään valmistella ajoissa. 3 ORGANISOINTI 3.1 Yleistä Kaupungin hankintojen ohjaaminen tapahtuu pääsääntöisesti toimialoilla ja liikelaitoksissa. Toimialat ja liikelaitokset päättävät hankintojen tekemisestä talousarvioidensa puitteissa. Hankintoja ohjataan talousarvioilla. Hankinnat jakaantuvat kaupungin erillishankintoihin, kaupungin yhteishankintoihin sekä seudullisiin yhteishankintoihin. Kaupungin erillishankinnat ovat tapauskohtaisia kertaluonteisia hankintoja, jotka tehdään toimialoilla. Kaupungin yhteishankinnoilla tarkoitetaan hankintoja, jotka kilpailutetaan koko kaupunkiorganisaation tasolla vuosisopimuksilla. Seudulliset yhteishankinnat puolestaan kilpailutetaan koko seudulliselle hankintarenkaalle pitkäkestoisilla sopimuksilla. Materiaalityöryhmä ja sen ostajat on valtuutettu valmistelemaan kaupungin ja seudun yhteishankintojen kilpailutuksia ja päättämään näistä hankinnoista ilman hankintarajoja. Hankintatoimikunta puolestaan toimii seudullisen hankintarenkaan yhteistyön toimielimenä. Erillishankinnat kilpailutetaan toimialoilla käyttösuunnitelmien, toimintasääntöjen sekä hallintosäännön mukaisesti. Tuotteiden ja palveluiden tilaaminen ja menon hyväksyntä tapahtuu hajautetusti aina hankintatarpeessa olevissa yksiköissä. Hankintaohjeen ja sopimusten noudattamisen valvonta kuuluu normaaliin esimiestyöhön. 3
3.2 Hankintatoiminnan roolit ja vastuut Hankintatoimintaa ohjaavat monet eri luottamuselimet ja viranhaltijat. Kaikille toimijoille tulee määritellä yhteinen tavoitetila ja määritellä toimintaa ohjaavat periaatteet. Roolit ja vastuut jakautuvat seuraavanlaisella tavalla: 1) Kaupunginvaltuusto ja/tai -hallitus: - päättävät strategiatason linjauksista kaupungissa - päättävät hankintatoiminnan organisoitumisesta - hyväksyvät hankintayhteistyön linjaukset - päättävät kaupungin hankintaohjeesta ja muista menettelytapaohjeista 2) Toimialalla lautakunta tai viranhaltija, yksikkö, liikelaitos tai muu yhteisö: - ratkaisee hankintalain mukaisten hankintojen toteuttamisen - päättää hankintojen hankintaoikaisuista (hankintapäätöksen tehnyt viranhaltija tai toimielin) - laatii osaltaan arvion tulevista merkittävistä erillishankinnoista - vastaa oman sektorin hankintatarpeiden määrittelystä - vastaa omien hankintojen ja niitä koskevien hankintaprosessien suunnittelusta, mukaan lukien riskienhallinta ja sanktiointi - tekee hankinnoissa hankintapäätökset (toimielinten ja viranhaltijapäätökset) ja vastaa asiakirjojen nähtävillä pidosta - vastaa omien hankintojensa sopimusten laadinnasta ja seurannasta - kilpailuttaa myös kansallisen kynnysarvon alittavat pienhankinnat ja urakat hankintaohjeen, hallintosäännön ja muiden mahdollisten ohjeiden sekä hankintalain periaatteiden ja hankintaoikaisun soveltamista koskevan pykälän mukaisesti - valitsee joko vakituiset tai kilpailutuskohtaiset hankintavastaavat, jotka osallistuvat pyydettäessä yhteishankintojen suunnitteluun, tarjousten arviointiin ja sopimusten seurantaan substanssiosaajina 3) Kokkolan kaupungin hankintapäällikkö: - johtaa hankintapalveluiden toimintaa - vastaa kaupungilla hankintatoiminnan koordinoinnista ja viestinnästä - konsultoi ja ohjeistaa hankintatoimintaa - kouluttaa hankinta-asioissa - kokoaa kaupungin hankintasuunnitelman vuosittain - koordinoi myös materiaalityöryhmän ja hankintatoimikunnan toimintaa - vastaa kaupungin osalta seudullisen hankintayhteistyön kehittämisestä 4) Tarkastustoimi: - suorittaa hankintatoiminnan tarkastusta 4
4 KAUPUNGIN HANKINTAPALVELUJEN/HANKINTAPÄÄLLIKÖN TEHTÄVÄT 4.1 Palvelujen tuottaminen Hankintapalvelut tuottaa asiantuntijapalveluja kaupungin yksiköille. Asiantuntijapalveluihin kuuluvat muun muassa neuvonta, ohjeistus ja kouluttaminen. KL Kuntahankinnat Oy:n palveluja hyödynnetään ja kilpailutuksiin liitytään tuote- ja palveluryhmissä, joiden osalta hankintatoimintaan arvioidaan saatavan välitöntä tai välillistä hyötyä joko taloudellisessa tai toiminnallisessa muodossa. Tällöin pitää myös arvioida, onko kilpailutettavalla alalla merkittävästi paikallisia tai alueellisia toimijoita. Jos on, lähtökohtaisesti pitäydytään omissa kilpailutuksissa. Näiden mainittujen kolmen edellytyksen tulee aina täyttyä ennen kuin liittymistä Kuntahankintojen sopimuksiin harkitaan. Liittymisten myötä resursseihin muodostuvaa väljyyttä pyritään ohjaamaan aiempaa enemmän ja tiiviimpänä asiantuntijapanoksena paikallisiin erilliskilpailutuksiin. 4.2 Hankintayhteistyön kehittäminen Hankintapalvelut kehittää hankintayhteistyötä aktiivisesti. Hankintapalvelut etsii luontevia yhteistyötahoja ja yhteishankintakohteita eri toimijoiden kanssa. Samalla hankintapalvelut pyrkii yhtenäistämään käytäntöjä ja perehdyttämään hankintatoimen henkilöstöä hankinta-asioissa. Erityisesti keskitytään seudullisen hankintarenkaan toiminnan laajentamiseen ja sen organisoinnin kehittämiseen. 4.3 Kehittämishankkeet Hankintapalvelut kehittää hankintatoiminnan laatua ja tehokkuutta sekä kaupungin sisäisillä että seudullisilla kehitystoimilla ja -hankkeilla. Hankintapalvelut voi hakea joko kaupungin sisäistä tai ulkoista lisärahoitusta kehittämishankkeiden toteuttamiseksi. 5 KAUPUNGIN ELINKEINOPOLIITTISET TAVOITTEET HANKINNOISSA Kokkolan kaupunki ja sen ympäryskunnat ovat alueella merkittävä tuotteiden ja palvelujen ostaja kyeten oleellisesti vaikuttamaan markkinoiden muotoutumiseen. Kokkolan kaupungin tavoitteena on olla tavaran- ja palveluntuottajille haluttu sopimuskumppani, jonka kanssa yhteistyöhön pääsemisestä kilpaillaan. Kaupunki on yrittäjämyönteinen ja se edistää kilpailun toteutumista sekä pyrkii turvaamaan markkinarakenteiden toimivuuden. Hankinnoissa huomioidaan pienten ja keskisuurten yrittäjien tarpeita pyrkien arvioimaan toimialakohtaisesti sopivien hankintakokonaisuuksien, puitejärjestelyjen ja osatarjousten hyväksyminen. Kaupunki luo mahdollisuuksiensa mukaan edellytyksiä elinkeinotoiminnalle ja yrittäjyydelle huomioiden myös uusia toimijoita markkinoilla. Kaupunki ei aseta tarpeettomia rajoituksia ja vaatimuksia kilpailuun osallistumiselle. Hankintapalvelut ja muut hankintatoiminnassa mukana olevat pyrkivät säännöllisesti tapaamaan yrittäjäjärjestöjä ja yrittäjiä elinkeinotoiminnan edistämiseksi. Yrittäjille voidaan järjestää myös 5
koulutusta hankintaosaamisen parantamiseksi ja kilpailun edistämiseksi. Lisäksi pyritään hankintajuridiikan puitteissa edistämään yritysten kanssa toteutettavien esikaupallisten menettelyjen kehittämistä. Tämä voi käytännössä tarkoittaa muun muassa kilpailutusten valmistelussa tietopyyntöjä tai esimerkiksi tutustumisia alueen yrityksiin ja heidän valmistamiin tuotteisiin tai tuottamiin palveluihin. Hankinnoissa kehitetään toimittajamarkkinan tietämystä hyödyntämällä markkina-analyysejä ja erilaisia toimittajien arviointimenetelmiä hankintaprosessin kaikissa vaiheissa. Toimittajien arviointimenetelmiä sovelletaan sen mukaan, millaisia asioita tuoteryhmän tai palvelun hankinnassa on tarkoituksenmukaista vertailla ja arvioida. Toimittajasuhteita rakennetaan ja kehitetään siten, että hankinnan luonteen mukaan etsitään ajantasaisesti kilpailukykyisiä toimittajia sekä kehitetään eri toimintamalleihin ja tilanteisiin sopivia sopimus- ja yhteistyömalleja toimittajien kanssa. Hankintatoiminnalla edistetään uusien palvelujen ja tuotteiden kehittämistä. Elinkeinopoliittisten tavoitteiden tulee täyttää hankintalain vaatimukset kuten avoimuuden sekä tasapuolisen ja syrjimättömän kohtelun vaatimukset. Kaupunki pyrkii mahdollisuuksiensa mukaan luomaan edellytyksiä sekä pienille että suurille toimijoille. Hankintapäätösten vaikutusten arviointia yritysten toiminnalle kehitetään julkiselle sektorille syntyvien arviointityökalujen myötä. 6 KEHITTÄMISTAVOITTEET 6.1 Hallinnolliset tavoitteet Hankintapalveluja kehitetään edelleen asiantuntijaorganisaation suuntaan ja palveluja tarkastellaan jatkuvasti kehittämisen kannalta. Hankintatoimintaan ja erityisesti kilpailuttamiseen liittyvää erityisosaamista kehitetään. Edelleen materiaalityöryhmän ja hankintatoimikunnan rooleja kehitetään erityisesti tukipalveluyhteistyö-hankkeen puitteissa. Hankintoja suunnittelevat ja toteuttavat henkilöt seuraavat markkinoita ja pyrkivät siirtymään hankintaprosessilähtöisestä lähestymistavasta hankintojen suunnitteluun ja seurantaan. Suunnittelu- ja seurantalähtöisessä menettelyssä palvelun laadulla on entistä korostuneempi merkitys. Samalla korostuu myös hankinnoista vastaavien tahojen proaktiivinen toiminta määritettäessä tarjouspyyntöasiakirjojen substanssikysymyksiä. Oleellista on muun muassa se, kuinka hankintayksikkö kykenee hyödyntämään henkilöstönsä osaamista asiakirjoja laadittaessa ja koko kilpailutusprosessin aikana. Kaupungin hankinnoista vastaavaa henkilöstöä koulutetaan säännöllisesti. raportointia ja mittaamista kehitetään. Hankintojen 6.2 Taloudelliset tavoitteet Hankintatoiminnan tavoitteena on tehostaa taloutta ja parantaa hankintojen laatua. Hankinnoissa huomioidaan tehokkuuden ja tuottavuuden vaatimukset sekä kokonaistaloudellinen edullisuus. Hankinnoissa pyritään alentamaan kokonaiskustannuksia optimoimalla tuotteiden ja toimittajien määrää, kuitenkin huomioiden elinkeinopoliittiset tavoitteet. Hankinnoissa huomioidaan 6
Suuri Pieni Tuote- tai palveluryhmän tulosvaikutus eurot elinkaarikustannukset ja ympäristönäkökohdat koko sopimuskauden ajalta. Hankinnoissa kiinnitetään erityistä huomiota ulkoisvaikutuksiin ja laatuun. 6.3 Hankintojen analysointi ja tavoitteiden määrittely Kraljicin matriisi on yksinkertainen nelikenttämalli, joka soveltuu työkaluksi hankintatoiminnan suunnittelu- ja strategiaprosesseihin. Sitä voidaan käyttää arviointityökaluna strategisten tavoitelinjausten ja haluttujen muutossuuntien määrittelyssä ja kuvaamisessa. Matriisin avulla voidaan siirtyä taloushallinnon raportointiin perustuvasta reaktiivisesta toiminnasta hankinnan proaktiiviseen, strategisuutta ja etukäteissuunnittelua korostavaan toimintaan. Hankinnan nelikenttäanalyysi (Kraljic) Volyymituotteet ja -palvelut taloudellisesti merkittäviä toimittajia paljon toimittajan vaihtamiskustannukset vähäiset Tavoitteena esim: hinnan alaspainaminen, volyymin hyödyntäminen Strategiset tuotteet ja -palvelut taloudellisesti merkittäviä toimittajia vähän toimittajan vaihtaminen työlästä/kallista tiiviin yhteistyön rakentaminen, toimijoiden lisääminen, viestintä Rutiinituotteet ja -palvelut taloudellisesti ei-merkittäviä kaikkien käyttämiä toimittajia paljon hankintaprosessin virtaviivaistaminen, tarpeiden yhdistäminen volyymin kasvattaminen Helppo Toimittajamarkkinoiden hallittavuus Pullonkaulatuotteet ja -palvelut taloudellisesti ei-merkittäviä toimittajia vähän saatavuuden varmistaminen yhdestä toimittajasta riippuvuuden minimointi Vaikea Volyymituotteista ja palveluista voidaan mainita esimerkiksi teknisen toimialan kivimateriaalihankinnat sekä ruokapalvelujen elintarvikehankinnat. Strategisia tuotteita ja palveluja ovat esimerkiksi sosiaali- ja terveysalan pitkäkestoiset palvelusopimukset sekä teknisen alan elinkaarihankkeet. Rutiinituotteita ja palveluita ovat esimerkiksi toimistotarvikkeet ja pullonkaulatuotteita ja palveluita voivat olla muun muassa matka- ja majoituspalvelut. 6.4 Hankintatoiminnan kehittämistehtävät 1. Laaditaan vuosittainen hankintasuunnitelma. 2. Hankintoja analysoidaan nelikenttäanalyysin perusteella ja määritellään tavoitteelliset toimenpiteet kullekin hankintasopimukselle. 3. Hankintapalvelut on tukena kaupungin kaikkien yksiköiden hankintatoiminnan kehittämisessä. 4. Hankintapäätösten yritysvaikutusten arvioinnin työkaluja kehitetään. 5. Materiaalityöryhmän ja hankintatoimikunnan rooleja kehitetään. 7
7 HANKINTAPROSESSIEN ERITYISKYSYMYKSET 7.1 Riskienhallinta Hankintoihin liittyy suoria taloudellisia ja toiminnallisia riskejä sekä imagoriskejä. Hankintoja kilpailutettaessa riskit arvioidaan tapauskohtaisesti, ja niihin varaudutaan jo kilpailutuksia ja sopimuksia suunniteltaessa muun muassa erilaisin sanktiolausekkein ja muilla räätälöitävillä sopimuksellisen riskienhallinnan keinoilla. Hankintapalvelut kehittää riskienhallintaa yhdessä toimijoiden kanssa. Riskienhallinnalla pyritään ennalta ehkäisemään sopimuskauden aikaisia sopimushäiriöitä ja laatuongelmia. Hankintapalveluiden tavoitteena on luoda palautejärjestelmä, jonka avulla saatujen kokemusten perusteella sopimussuunnittelua ja kilpailutusta voidaan kehittää. 7.2 Elinkaarikustannukset Tavaroita hankitaan huomioiden kokonaiskustannukset ja laatu. Hankintoihin pyritään sisällyttämään kuljetus-, asennus-, takuu-, tuki- ja ylläpito-, huolto- sekä kierrätyspalvelut, jolloin tavarahankinnat kattavat myös elinkaaripalvelun. Tavarahankinnan laatua määritetään entistä korostuneemmin minimivaatimuksin ja vertailuperustein. Elinkaaripalvelulähtöisessä mallissa tarjoajalla on kannustin tuottaa laadukkaita tavaroita, koska laatuongelmien kustannukset on siirretty tuottajalle. 7.3 Kustannus- ja prosessitehokkuus Hankintoja toteutetaan kustannustehokkaasti luomalla tarkoituksenmukaisia hankintakokonaisuuksia, kehittämällä hankintaprosessia ja ydintehtäviä. Hankintaprosessia pyritään selkiyttämään vakiintuneilla käytännöillä ja osaamisalueiden vahvistamisella. Vakiintuneet käytännöt pitävät sisällään organisaation kehittämistoimenpiteiden avulla syntyneet prosessimenetelmät, asiakirjat ja toimintamallit, joilla hankintaprosessia voidaan nopeuttaa ja selkiyttää. Hankintayksikön osaamisalueiden vahvistaminen kohdentaa sen resursseja tehokkaammin. Hankintayksikön tehtäviä jaetaan osa-alueittain substanssiosaamiseen, prosessiosaamiseen ja asiantuntijaosaamiseen. Substanssiosaaminen perustuu hankinnan kohteen yksityiskohtaiseen asiantuntijaosaamiseen, joka pääsääntöisesti tuotetaan hankintapalvelujen ulkopuolella. Hankintaprosessin hallinta kuuluu hankintapalvelujen osaamisalueeseen, kuten myös asiantuntijaosaaminen. 7.4 Asiakaslähtöisyys Tavarahankinnoissa kokonaisuuksia rakennetaan teknisiltä ominaisuuksiltaan tarpeisiin sopiviksi ja palveluhankinnoissa laatua seurataan asiakaspalauttein ja valvonnalla. Asiakaslähtöisyydessä huomioidaan kustannustehokkuus siten, että tuotevalikoimaan kuuluu ainoastaan keskeiset ja tarpeelliset tuotteet. 8
7.5 Ympäristö- ja sosiaaliset näkökohdat, kestävä kehitys Kestävää kehitystä ja ympäristövastuullisuutta korostetaan hankinnoissa. Kestävää kehitystä tukevien hankintakriteerien käyttö on lainsäädännön ja oikeuskäytännön puitteissa myös mahdollista ja suotavaa. Hankinnoilla edistetään kestävää kehitystä ottamalla hankinnoissa ja päätöksissä mahdollisuuksien mukaan huomioon sosiaalisia, ekologisia ja eettisiä näkökohtia. Tarjouspyynnöissä voidaan esimerkiksi esittää ympäristövaikutuksia, ympäristömyötäistä teknologiaa, energian säästöä, sosiaalisesti kestäviä tuotantotapoja tai muunlaista kestävää kehitystä koskevia vaatimuksia tai käyttää ympäristömyötäisyyttä kokonaistaloudellisen edullisuuden vertailuperusteena. Määritettäviä asioita voivat olla myös tuotteiden ja niiden pakkausmateriaalien ympäristövaikutukset ja -kuormitukset sekä kierrätysmahdollisuudet tavaran tai rakennusmateriaalin elinkaaren aikana. Energiatehokkuuden ja hiilijalanjäljen käyttämistä hankintojen minimivaatimuksina ja kokonaistaloudellisen edullisuuden vertailuperusteina lisätään ja siten edistetään ilmastotavoitteiden toteuttamista. Erityisesti pyritään kaupungin solmiman energiansäästösopimuksen mukaisesti huomioimaan energiatehokkuuden mahdollisuudet kaupungin hankinnoissa. Valtioneuvoston suosituksen mukaisesti tavoitteena on, että vuoteen 2015 mennessä 50 %:ssa kaupungin kilpailutuksista huomioidaan hankinnan ympäristönäkökohdat. Hankinnoissa tulee huomioida myös Keski-Pohjanmaan ilmastostrategian tavoitteet ja vaatimukset. Internetistä löytyy Hymonet ympäristötietokanta (http://www.hymonet.com), joka auttaa ja opastaa ostajia tekemään ympäristöä säästäviä hankintoja. Siellä kuvataan eri tuotteiden ja palvelujen tärkeimmät ympäristövaikutukset ja niiden huomioimismahdollisuudet hankinnoissa. Hymonetiin on kerätty vaihtoehtoja ja esimerkkejä siitä, millaisia pakollisia vaatimuksia sekä ympäristöä koskevia kokonaistaloudellisen edullisuuden kriteerejä tarjouspyyntöihin voidaan lisätä. Hankintojen sosiaalisilla näkökohdilla tarkoitetaan toimenpiteitä, joilla taataan perusoikeuksien, yhdenvertaisen kohtelun ja syrjimättömyysperiaatteen noudattaminen. Sosiaalisia näkökohtia ovat myös heikommassa asemassa olevien suojelemiseksi sekä syrjäytymisen estämiseksi käytettävä positiivinen syrjintä tai muut kannustavat toimet. Sosiaalisten näkökohtien huomioiminen on mahdollista määritettäessä hankinnan kohdetta, tarjoajien soveltuvuusarvioinnissa, tarjousten vertailussa tai hankintasopimusten tekemisen ehdoissa. Hankintoja voidaan varata esimerkiksi työkeskuksille tai vastaaville yksiköille vammaisten työllistämisen edistämiseksi työohjelmien yhteydessä. Ehdot voivat koskea myös nuorten tai työttömien ammatillista koulutusta, pitkäaikaistyöttömien työllistämistä, osatyökykyisiä tai vammaisten vähimmäismäärän työllistämistä. Sosiaalisia näkökulmia ja erityisesti työllisyysnäkökulmia hyödyntämällä edistetään hankintojen kokonaistaloudellisuutta, lisätään hyvinvointia, tuetaan työllistymistä, monipuolistetaan markkinoita sekä kohennetaan vastuullista ostamista ja yhteiskunnallista vastuuta. 9
7.6 Innovatiivisuus Hankinnoissa hyödynnetään tarpeiden ja mahdollisuuksien mukaan innovatiivisia, erityisesti hankintalainsäädännössä mainittuja toimintamalleja. Hankinta voidaan järjestää innovaatioita edistävällä tavalla, voidaan käyttää innovatiivisia hankintamuotoja ja menettelyjä tai hankkia itsessään innovatiivinen tavara tai palvelu. Mahdollisuus kehittää uusia tapoja tuottaa materiaaleja tai palveluja voidaan huomioida jo hankintaa suunniteltaessa. Hankinnan kohteen suunnitteluun voidaan jo ennen varsinaisen hankintamenettelyn aloittamista pyytää aiempaa vahvemmin osallistumaan niin tavaroiden /palveluiden käyttäjiä kuin tuottajia. Suunnitteluvaiheen jälkeen voidaan hankinnan toteuttamisessa käyttää menettelytapoja (esimerkiksi neuvottelu- ja kilpailullinen neuvottelumenettely), jotka tukevat innovaatioiden syntymistä ja kehittymistä. 8 HANKINTASTRATEGIAN TOTEUTUMISEN EDELLYTYKSET Tämä hankintastrategia jalkautetaan koko kaupungin organisaatioon ja sen toteuttamista seurataan vuosittain. Sen lisäksi, mitä kohdassa 6.4 on esitetty hankintatoiminnan kehittämistehtäviksi, edellyttää hankintastrategian toteutuminen seuraavia toimenpiteitä: - Sopimusten seurantajärjestelmän kehittäminen (laatu, tuottavuus, valvonta, kustannustehokkuus) - Hankintatoiminnan sähköistäminen (tuottavuus, kustannustehokkuus) - Palautejärjestelmän kehittäminen (asiakastyytyväisyys, laatu) - Osaamisen vahvistaminen (lain noudattaminen, tuottavuus) - Ohiostojen hallinta (lain ja sopimusten noudattaminen, kustannustehokkuus, tuottavuus) - Yhtenäiset menettelytavat (tuottavuus ja tehokkuus, lain noudattaminen) - Hankintasuunnitelman laatiminen (ennakoitavuus) - Tiedonkulun lisääminen (tuottavuus ja tehokkuus) - Hankintojen vastuuhenkilöiden määrittäminen (tuottavuus ja tehokkuus, lain noudattaminen) - Hankintakoulutukset - Yhteistyön kehittäminen (tuottavuus ja tehokkuus) 10