Nä yt es iv ut hallituksen erityistehtävät
6 Hallituksen erityistehtävät Asunto-osakeyhtiölaissa määritellään hallituksen vastuulle edellä käsiteltyjen yleisten tehtävien lisäksi lukuisia erityistehtäviä. Näissä tehtävissä hallituksella on itsenäinen toimivalta (ks. AOYL 6:2 ja 7:2, 2.1.2, 4.1 ja 5.1). Päätöksenteko kuuluu tällöin kokonaan hallitukselle eikä sitä voida siirtää yhtiökokoukselle. Hallituksen erityistehtävien suorittaminen ei useinkaan vaadi hallituksen jäsenten omakohtaista toimintaa, vaan käytännössä ne voi hoitaa isännöitsijä (ks. 3.1.2). Hallituksen on kuitenkin muodollisesti valmisteltava ja suoritettava monet näistä tehtävistä. Koska hallitus on viime kädessä vastuussa erityistehtäviensä hoidosta, sen keskeisenä tehtävänä on valvoa isännöitsijää tai muuta tehtävän suorittajaa siten, että tehtävät tulevat asianmukaisesti suoritetuksi. Kun hallituksen yleisten ja erityisten tehtävien hoitoa täytyy valvoa, hallituksen on oltava selvillä niistä erityistehtävistä, jotka sille asunto-osakeyhtiölain mukaan kuuluu. Aiempaan asunto-osakeyhtiölakiin verrattuna nykyisessä laissa on enemmän erityisesti korjaus- ja kunnossapitotehtäviin liittyviä erityistehtäviä (ks. jäljempänä 7.2 ja 7.3). Jos 114 TOIMIVA HALLITUS TALOYHTIÖN HALLITUKSEN KÄSIKIRJA
hallitus ei valvo tehtävien hoitoa, valvontavastuu voi viime kädessä kulminoitua vahingonkorvausvelvollisuuteen, jos tehtäviä ei ole suoritettu lain edellyttämällä tavalla. 6.1 Hallinnolliset tehtävät 6.1.1 Osakkeet ja osakeluettelon pitäminen Hallituksen erityistehtävistä erittäin keskeinen on yhtiön osakeluettelosta huolehtiminen. Jotta osakeluetteloa voidaan ylläpitää kunnolla, hallituksen on tunnettava yleiset säännökset osakkeiden tuottamista oikeuksista ja niiden käyttämisestä, osakkeiden vaihdannasta sekä luettelomerkinnän edellytyksistä ja merkityksestä. Osakeluetteloon merkittävät tiedot Asunto-osakeyhtiölain mukaan osakeluetteloon on merkittävä seuraavat tiedot: 1) kaikki osakkeet osakeryhmittäin numerojärjestyksessä 2) osakehuoneisto, jonka hallintaan osakeryhmä tuottaa oikeuden 3) osakekirjojen antamispäivä 4) osakkaan nimi ja osoite, luonnollisesta henkilöstä syntymäaika sekä oikeushenkilöstä kotipaikka, rekisterinumero ja rekisteri, johon oikeushenkilö on rekisteröity 5) muualla laissa osakeluetteloon merkittäväksi säädetyt tiedot sekä 6) huoneiston hallintaoikeuteen muun lain nojalla kohdistuva rajoitus, jos sen merkitsemistä erikseen vaaditaan. (Ks. AOYL 2:12.) Hallituksen erityistehtävät 115
Muita kuin edellä mainittuja tietoja, kuten kauppahintoja, lainaosuuksien maksuja tai osakkaiden henkilötunnuksia, ei luetteloon saa merkitä. Muualla kuin asunto-osakeyhtiölaissa erikseen säädetyt merkinnät voivat liittyä osakkeen luovutuksen ja huoneiston hallintaoikeuden rajoituksiin. Näitä säännöksiä on esimerkiksi aravalainsäädännössä. Osakeluetteloon on myös vaadittaessa merkittävä, jos jonkin muun lain määräys rajoittaa osakkeen hallintaoikeutta. Tavallisin tällainen rajoitus on perintökaaren (40/1965) määräys lesken oikeudesta pitää hallinnassaan kodiksi sopivaa asuntoa. Rajoitus voi liittyä myös muutoin käyttöoikeustestamenttiin. Omistusoikeuden siirron merkitseminen osakeluetteloon ja varainsiirtovero Asunto-osakeyhtiön osakkeiden vaihtaessa omistajaa uusi omistaja on viivytyksettä merkittävä osakeluetteloon, kunhan osakkeiden siirtymisestä on ensin esitetty luotettava selvitys. Selvityksen tekee osakas itse tai hänen valtuuttamansa asiamies. Lisäksi tulee esittää selvitys säädetyn varainsiirtoveron suorittamisesta (ks. seuraava alaluku). Asunto-osakeyhtiön ja muun kiinteistöyhtiön osakkeiden kauppoja koskeva varainsiirtoverotus muuttui olennaisesti 1.3.2013. Veroprosentti nousi tuolloin 1,6 prosentista 2,0 prosenttiin. Uudistuksen myötä myös veropohja laajeni. Veroa on nyt maksettava kauppahinnan lisäksi osakkeisiin kohdistuvasta yhtiölainaosuudesta. Vero lasketaan niin sanotusta velattomasta myyntihinnasta, johon lasketaan mukaan sellaiset yhtiön velat, jotka osakkaalla on oikeus tai velvollisuus maksaa pois yhtiölle kerralla tai erissä lainaosuutena tai pääomavastikkeena (rahoitusvastikkeena; ks. edellä isännöitsijäntodistuksesta 3.5). 14 Uudiskohteessa veron kohteena on velaton myyntihinta eli koko kauppahinta. 14 Lisäksi edellytyksenä on, että kaupantekopäivään mennessä hallitus tai yhtiökokous on tehnyt yhtiössä päätöksen siitä, että osakkaalla on oikeus maksaa lainaosuus pois ja osakekohtaiset lainaosuudet on euromääräisesti määritelty. 116 TOIMIVA HALLITUS TALOYHTIÖN HALLITUKSEN KÄSIKIRJA
Veron piiriin eivät kuulu sellaiset yhtiön velat tai lainat, joita osakas ei ole oikeutettu maksamaan pois lainaosuutena tai pääomavastikkeena. Tällaisia lainoja ovat esimerkiksi yhtiön hoitotalouden tasapainottumiseen ottamat lainat ja niin sanotut limiittilainat. Verovastuuta selvitettäessä isännöitsijäntodistuksen tietosisällön oikeellisuus ja kattavuus on korostunut käytetyn asunnon kaupassa olennaisesti (ks. isännöitsijäntodistuksesta edellä luvussa 3.5). Erityisesti isännöitsijän on oltava perillä varainsiirtoveron oikeasta suorittamisesta ja isännöitsijäntodistuksen oikeellisuudesta, koska isännöitsijäntodistuksessa olevasta virheellisestä yhtiövelkaa koskevasta tiedosta vastaa viime kädessä myös isännöitsijän toiminnasta vastuussa oleva asunto-osakeyhtiö. Veron oikeanmääräisestä suorittamisesta on vastuussa luovutuksensaaja eli ostaja (= 2 kk luovutussopimuksen eli kaupan tekopäivästä). Jos osakkeen siirtyminen merkitään osakeluetteloon, vaikka selvitystä suoritetusta tai peritystä verosta ei ole esitetty, on veron oikeamääräisestä suorittamisesta vastuussa myös asunto-osakeyhtiö (ks. puolestaan hallituksen ja isännöitsijän vastuusta yhtiölle AOYL 24:1 ja luku 10.2). Jos kauppa on tehty kiinteistönvälittäjän välityksellä, on myös kiinteistönvälittäjällä uuden asunnon kauppaa lukuun ottamatta myös vastuu siitä, että vero suoritetaan oikeamääräisenä. Verohallinto on julkaissut 16.4.2013 Yhtenäistämisohjeen verohallinnon asiakkaille yleisimmistä tilanteista varainsiirtoveron maksamiseen liittyen. Ohje löytyy Verohallinnon verkkosivuilta osoitteesta http://www.vero.fi. Osakeluettelomerkintöjen päivääminen ja hyväksyntä Osakeluettelomerkintä on päivättävä (ks. AOYL 2:13 ). Saannon laadusta riippumatta on aina tarkastettava, että omistusoikeus osakkeisiin on osakesiirroin ja muun selvityksen nojalla lopullisesti siirtynyt saajalle Hallituksen erityistehtävät 117
(ks. AOYL 2:2 ). Tällöin on otettava huomioon myös yhtiöjärjestyksessä mahdollisesti oleva lunastuslauseke (ks. AOYL 2:13 ). Vaikka hallitus käytännössä yleensä siirtää osakeluettelon pitämisen isännöitsijälle, hallitus on itse viime kädessä vastuussa luettelon asianmukaisesta hoidosta. Tämän vuoksi hallituksen tulisi ainakin jälkeenpäin kokouksissaan käsitellä ja hyväksyä osakeluetteloon tehdyt merkinnät. Luettelomerkinnät kuitenkin päivätään sille päivälle, jolloin isännöitsijä tosiasiallisesti on merkinnät tehnyt. Osakeluetteloon merkitseminen ja siihen liittyvä omistajaolettama voidaan osoittaa myös isännöitsijäntodistukseen otetulla merkinnällä siitä, kenet on kyseisen osakeryhmän omistajana merkitty osakeluetteloon. Osakekirjaan ei tästä ole välttämätöntä kirjoittaa enää todistusta, ellei uusi omistaja sitä nimenomaisesti vaadi (ks. AOYL 2:11, 2:13 ja 7:27 ). Osakeluetteloa on pidettävä luotettavalla tavalla. Tämä tarkoittaa esimerkiksi luotettavaa irtolehti- tai korttijärjestelmää tai automaattista tietojenkäsittelyjärjestelmää (ks. AOYL 2:12 2 mom.). Osakeluettelon on aina oltava nähtävänä yhtiökokouksessa (ks. AOYL 6:23, 4.4.5). Luettelo osakkeen aiemmista omistajista Yhtiön on myös säilytettävä luotettavalla tavalla osakkeen aiempaa omistajaa koskevat osakeluettelotiedot. Säilytysaika on 10 vuotta siitä, kun uusi omistaja on merkitty osakeluetteloon. (ks. AOYL 2:14 ). Vanhat omistustiedot voivat olla tarpeen osakkeen nykyisen ja entisten omistajien sekä yhtiön ja muiden osakkaiden vastuiden selvittämiseksi. Vanhat omistajatiedot voidaan säilyttää osakeluettelon yhteydessä tai erikseen. Vanhoihin osakeluettelotietoihin saavat tutustua yhtiön kulloistenkin osakkaiden lisäksi entiset osakkaat ja muut, jotka osoittavat oikeutensa sitä vaativan (ks. AOYL 2:15 ). Tämä koskee säädettyä 10 vuoden säilytysaikaa, jonka jälkeen näitä tietoja voidaan käyttää vain mahdol- 118 TOIMIVA HALLITUS TALOYHTIÖN HALLITUKSEN KÄSIKIRJA
liseen historialliseen tai tieteelliseen tutkimukseen taikka tilastointiin (ks. AOYL 2:15 ). Luetteloiden julkisuus Osakeluettelo on julkinen asiakirja, joten jokaisella halukkaalla on oikeus tutustua siihen. Hallituksen puheenjohtajan tai isännöitsijän on varattava tutustumiseen tilaisuus kohtuullisen ajan kuluessa pyynnöstä. Kenellä tahansa on oikeus saada yhtiön kulut korvattuaan myös jäljennös osakeluettelosta tai sen osasta (ks. AOYL 2:15 ). Entisten osakkaiden tietoihin saavat tutustua ja halutessaan saavat jäljennöksen osakekirjasta vain osakkaat ja muut, jotka voivat osoittaa oikeutensa sitä vaativan (ks. AOYL 2:14 yhteydessä). Luonnollisen henkilön osoitteen tai syntymäajan saa luovuttaa vain osakkaalle tai sille, joka osoittaa oikeutensa sitä vaativan (esim. viranomainen). Luonnollisen henkilön osoite- tai syntymätiedot voidaan joutua antamaan tilanteessa, jossa häneltä peritään saatavia tai jossa selvitetään vastuunjakoa. Jos maistraatti on määrännyt väestötietolain (21.8.2009/661) perusteella osakasta koskevien tietojen luovutusrajoituksesta ja rajoituksesta on ilmoitettu yhtiölle, osakkaan luetteloon merkittyjä tietoja saa luovuttaa vain viranomaiselle sekä sellaiselle osakkaalle tai muulle, joka voi osoittaa oikeutensa sitä vaativan. Tällöin kysymys on niin sanotun turvakiellon huomioon ottamisesta luovutettaessa osakeluetteloon merkittyjä tietoja osakkaasta. 6.1.2 Huoneiston käytön sekä kunnossapito- ja muutostöiden valvonta Nykyisessä asunto-osakeyhtiölaissa on kiinnitetty erityistä niihin kunnossapito- ja muutostöihin, joita osakkaat tekevät hallitsemissaan huoneistoissa. Yhtiön ja osakkaan välinen kunnossapitovastuu jakautuu Hallituksen erityistehtävät 119
pääsääntöisesti samoin kuin aiemmassa laissa (ks. AOYL 4:1 3, 7.2.1). Sen sijaan erityisesti kunnossapitoa koskevia menettelysäännöksiä ja niihin liittyviä ilmoitusvelvollisuuksia sekä yhtiön johdon valvontavastuuta muutettiin ja tarkennettiin olennaisesti lainmuutoksen yhteydessä (ks. AOYL 4:6 9, 7.2.3). Sama koskee huoneistokohtaisia muutostöitä, joihin liittyviä säännöksiä ilmoitusvelvollisuudesta ja yhtiön johdon valvontavastuusta niin ikään tarkennettiin (ks. AOYL 5:1 7, 7.3). Kunnossapitoa tai muutostyötä koskevien ilmoitusten säilyttäminen Nykyinen asunto-osakeyhtiölaki edellyttää, että osakas tekee yhtiölle kirjallisen ilmoituksen suunnittelemastaan kunnossapito- tai muutostyöstä ennen töiden aloittamista (ks. liite 9). Tällöin yhtiö voi hyväksyä työn ja hoitaa sen valvonnan. Kunnossapito- ja muutostyön valvonta kuuluu hallituksen tehtäviin, joten hallituksen jäsenten on tunnettava sitä koskevat lain säännökset. Hallitus voi hoitaa valvontatehtävää yhdessä isännöitsijän kanssa. Hallituksen on myös ylläpidettävä luetteloa osakkaiden yhtiölle toimittamista kunnossapitoa ja muutostöitä koskevista ilmoituksista (ks. AOYL 7:28 ). Ilmoituksista säädetään kunnossapitotyön osalta asunto-osakeyhtiölain 4 luvun 7 :ssä (ks. jäljempänä 7.2.3) ja muutostyön osalta lain 5 luvun 4 :ssä (ks. jäljempänä 7.3.1). Hallituksen on huolehdittava siitä, että ilmoituksia koskevan luettelon pitäminen järjestetään asianmukaisesti (vrt. AOYL 2:12 ). Ilmoitukset on säilytettävä luotettavalla tavalla yhtiön olemassaolon ajan. Käytännössä ilmoitukset on arkistoitava huoneistokohtaisesti, koska osakkaalla on oikeus saada jäljennökset hallitsemaansa huoneistoa koskevista ilmoituksista (ks. AOYL 7:28 ). Ilmoitustietoja tarvitaan myös isännöitsijäntodistusta varten (ks. AOYL 7:27, 3.5). 120 TOIMIVA HALLITUS TALOYHTIÖN HALLITUKSEN KÄSIKIRJA