KAINUUN MAAKUNTA -KUNTAYHTYMÄ Liite 1 / 21 maakuntahallitus 24.1.2005 ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE Arkistotyöryhmä 6.5.2004
2 KAINUUN MAAKUNTA -KUNTAYHTYMÄN ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE Sisällysluettelo 1. Yleistä 3 2. Arkistotoimen määritelmiä, sisältö ja tehtävät 3 3. Arkistotoimen organisaatio, johtaminen ja vastuut 3 3.1 Johtava viranomainen 3 3.2 Arkistotointa johtava viranhaltija 3 3.3 Arkistonmuodostaja 4 4 Toimialan arkistovastaava 4 5 Toimintayksikön arkistovastaava 4 3.6 Jokainen viran-/toimenhaltija ja työntekijä 4 4. Arkistotoimen ohjeisto 4.1 Tiedonhallintasuunnitelma (arkistonmuodostussuunnitelma) 4 4.2. Asiakirjojen arkistokelpoisuus 5 4.3. Kirjaaminen ja rekisteröinti 5 4.4. Tietojärjestelmä- ja henkilörekisteriselosteet 6 4.5. Arkistonmuodostus erityistilanteissa 6 4.6. Arkiston järjestäminen 6 4.7. Asiakirjojen seulonta ja hävittäminen 6 4.8. Asiakirjojen luettelointi 6 4.9. Asiakirjojen siirtäminen päätearkistoon 7 4.10 Arkistotilat 7 4.11 Tietoaineistojen suojelu poikkeuksellisissa oloissa 7 12 Asiakirjojen käyttö 7 1 Asiakirjojen käyttö tutkimukseen 8 5. Toimintaohjeen voimaantulo 8 LIITTEET 9
3 1. YLEISTÄ Kainuun maakunta -kuntayhtymän asiakirjahallinnossa ja arkistotoimessa noudate taan tämän ohjeen määräyksiä. Lisäksi otetaan huomioon arkistolain 831/94, mui den lakien, asetusten sekä viranomaispäätösten säännökset. (Linkki 1.) Toimintaohje on yhteinen kaikille Kainuun maakunta -kuntayhtymän toimialoille. 2. ARKISTOTOIMEN MÄÄRITELMIÄ, SISÄLTÖ JA TEHTÄVÄT Asiakirjahallinnon ja arkistotoimen määritelmiä.(linkki 2.) Arkistonmuodostus on tehtävän hoitamiseen liittyvien tietojen ja asiakirjojen kulun ja käytön suunnitelmallista ohjaamista koko tietojen ja asiakirjojen elinkaaren ajan riippumatta siitä kuka tai ketkä tehtäväprosessiin osallistuvat tai millä välineillä tieto ja käsitellään. Arkistonmuodostus koskee kaikki tietoja ja asiakirjoja. Arkistotoimi on maakuntahallinnon kuntayhtymässä hallinnolliset organisaatiorajat ylittävä lakisääteinen tehtävä, jonka piiriin kuuluvat kaikki kuntayhtymän toimialat. Arkistotoimen tehtävänä on varmistaa tietojen ja asiakirjojen saatavuus ja käytettä vyys, eheys sekä tarpeettoman aineiston hävittäminen. 3. ARKISTOTOIMEN ORGANISAATIO, JOHTAMINEN JA VASTUUT 3.1. Johtava viranomainen Kuntayhtymän asiakirjahallinnon ja arkistotoimen johtavana viranomaisena toimii kuntayhtymän hallitus, jonka tehtävänä on arkistotoimen yleinen järjestäminen. 3.2. Arkistotointa johtava viranhaltija Kuntayhtymän arkistotointa ja arkistonmuodostusta johtaa arkistopäällikkö, jonka tehtävänä on johtaa kuntayhtymän arkistotointa ja arkistonmuodostusta osallistua toimialojen tiedonhallintasuunnitelmien laatimiseen ja ajantasalla pitämiseen sekä säilytysaikojen määrittelyyn antaa lausuntoja kuntayhtymän tiedonhallintasuunnitelmista ja niihin tehtävistä muutoksista - valvoa toimialojen arkistonmuodostusta ja arkistotoimen hoitoa - valmistella alansa asioita kuntayhtymän hallitukselle vastata arkistotoimeen liittyvästä koulutuksesta, neuvonnasta ja tieto palvelun hoidosta - vastata päätearkiston säilytys-, hoito-, ja käyttöpalvelutehtävistä valvoa, että pysyvästi säilytettäviä asiakirjoja hoidetaan asianmukaisesti
4
5 3.3. Arkistonmuodostaja Kainuun maakunta -kuntayhtymä on yksi arkistonmuodostaja, jolle muodostuu toi minnastaan useita toimiala-arkistoja. Toimiala-arkistoja ovat sosiaali- ja terveystoi miala, koulutustoimiala, aluekehitystoimiala ja yhteiset palvelut -toimiala. Tiedonhallintasuunnitelman hyväksyy toimialajohtaja kuntayhtymän arkistopäällikön annettua lausuntonsa suunnitelmasta. 3.4. Toimialan arkistovastaava Kunkin toimialan arkistovastaavan tehtävänä on määritellä yhteistyössä ko. tehtävää hoitavan viran-/toimenhaltijan kanssa asiakirjojen säilytysajat ja tavat ylläpitää tiedonhallintasuunnitelmaa yhteistyössä ko. tehtävää hoitavan viran-/toimenhaltijan kanssa vastata tietojen ja asiakirjojen hävittämisestä vastata tietojärjestelmä- ja henkilörekisteriselosteiden ajantasalla pitä misestä rekisterien vastuuhenkilöiden kanssa huolehtia arkistotoimeen liittyvästä koulutuksesta, neuvonnasta ja tieto palvelun hoidosta toimialalla Toimialakohtaiset erillisohjeet ovat toimintaohjeen liitteenä. (Linkki 3.) 3.5. Toimintayksikön arkistovastaava Kussakin toimintayksikössä on arkistovastaava, jonka tehtävänä on - laatia ja ylläpitää tiedonhallintasuunnitelmaa yhdessä toimialansa arkistovastaavan ja ko. tehtävää hoitavan viran-/toimenhaltijan kanssa - huolehtia asiakirjojen säilyttämisestä ja hävittämisestä lähiarkistoista - huolehtia asiakirjojen siirtämisestä päätearkistoon tehdä toimintayksikköön kuuluvien asiakirjojen arkistointiin liittyviä aloit teita sekä ilmoittaa toimintayksikön arkistotoimen hoidossa esiintyvistä on gelmista toimialansa arkistovastaavalle Luettelo arkistovastaavista toimialoittain on toimintaohjeen liitteenä. (Linkki 4.) 3.6. Jokainen viran-/toimenhaltija ja työntekijä Jokaisen kuntayhtymän palveluksessa olevan tulee noudattaa tiedonhallintasuunni telmaa ja muita ohjeita siten kuin hyvä tiedonhallintatapa edellyttää. Lisäksi jokai sen tulee osallistua hoitamansa tehtävän osalta tiedonhallintasuunnitelman laadin taan ja ylläpitoon sekä asiakirjojen säilytysaikojen määrittelyyn. 4. ARKISTOTOIMEN OHJEISTO
4.1. Tiedonhallintasuunnitelma (ams) Asiakirjojen käsittelyä ja arkistointia ohjataan toiminnoittain tehtäväpohjaisesti teh dyillä tiedonhallintasuunnitel mil la (arkistonmuodostussuunnitelma = ams). (Linkki 5.) Tiedonhallintasuunnitelmasta käyvät ilmi kaikki kuntayhtymän tehtävien hoidon vai heet ja niiden tuloksena syntyvät tiedot ja asiakirjat sekä niiden arkistointitapa, säi lytysmuoto, säilytysaika, rekisteröintitapa, vastuuhenkilöt, säilytyspaikka, käyttöra joitukset, suojelu- ja tietoturvaluokka sekä muut arkistotoimen kannalta tarpeellisek si katsottavat asiat. Suunnitelma sisältää myös ostopalvelun yhteydessä ostopalvelun tuottajalle muo dostuvat asiakirjat. Useiden organisaatioiden yhteisistä tietokannoista suunnitel maan sisällytetään ne tiedostot, joita arkistonmuodostaja ylläpitää ja päivittää. Suunnitelma, jonka avulla toteutetaan hyvää tiedonhallintatapaa toimii myös viran omaisten toiminnan julkisuudesta annetun asetuksen tarkoittamana asiakirjaluette lona, joka on pidettävä yleisön nähtävänä kuntayhtymän kirjaamossa. Kuntayhtymän tiedonhallintasuunnitelmat laaditaan ja ylläpidetään arkistonhallinta sovellutuksen avulla. Tiedonhallintasuunnitelma sisältää myös tietojärjestelmissä säilytettävät tiedot. Arkistotoimen vaatimukset tulee ottaa huomioon jo tietojärjestelmien suunnitteluvai heessa siten, että turvataan pysyvästi säilytettävien tietojen säilyminen ja tulostei den saaminen järjestelmistä tarkoituksenmukaisesti katsotussa elinkaarenvaihees sa pysyvää arkistointia varten. Pysyvästi säilytettävät asiakirjat säilytetään paperilla tai mikrofilmillä Arkistolaitoksen ohjeiden mukaan. Lisäksi jo tietojärjestelmiä suun niteltaessa tulee huolehtia, miten niihin sisältyvät määräajan säilytettävät tiedot voi daan hävittää järjestelmästä. 4.2. Asiakirjojen arkistokelpoisuus Arkistonmuodostajan on huolehdittava siitä, että pysyvästi säilytettävissä asiakirjoissa käytetään arkistokelpoisia materiaaleja ja menetelmiä. Arkistolaitoksen pää tös arkistokelpoisista materiaaleista ja menetelmistä julkaistaan vuosittain Viralli sessa lehdessä ja Arkistolaitoksen kotisivuilla www.narc.fi. (Linkki 6.) Arkistolaitoksen päätökset pysyvästi säilytettävistä asiakirjoista sisältävät myös määräykset, missä muodossa asiakirjat on säilytettävä. Hankintoja suoritettaessa on huolehdittava siitä, että asiakirjojen laadintaa varten hankitut tarvikkeet täyttävät Arkistolaitoksen vaatimukset. 4.3. Kirjaaminen ja rekisteröinti Kuntayhtymällä on käytössään asianhallintajärjestelmä, joka sisältää mm. asioiden rekisteröinnin (diaarin). Diaarin avulla seurataan asioiden ja asiakirjojen 6
7 kulkua ja käsittelyvaiheita. Diaari toimii myös asiahakemistona siihen rekisteröityjen asioiden osalta. Asioiden kirjaamisesta asianhallintajärjestelmään noudatetaan kuntayhtymän rekis teröimisohjetta sekä asianhallintajärjestelmän toimintatapaohjetta (Linkit 7 ja 8). 4.4. Tietojärjestelmä- ja henkilörekisteriselosteet Kuntayhtymässä käytössä olevista tietojärjestelmistä ja kuntayhtymän eri tehtävistä syntyvistä henkilörekistereistä laaditaan ja ylläpidetään tietojärjestelmä- ja henkilö rekisteriselosteet. (Linkki 9.) Kunkin toimialan arkistovastaava vastaa toimialallaan käytössään olevien järjestel mien osalta tietojärjestelmä- ja henkilörekisteriselosteiden ajantasalla pitämisestä rekisterien vastuuhenkilöiden kanssa. 4.5. Arkistonmuodostus erityistilanteissa Kuntien ja kuntayhtymän välisessä yhteistyössä, ostopalvelu- ja muissa toimeksian totehtävissä syntyvät asiakirjat ovat viranomaisen asiakirjoja. Yhteistyöstä päätet täessä on sovittava, kuka säilyttää yhteistoiminnan tuloksena syntyvät pysyvästi säilytettävät asiakirjat. Sopimuksissa on sovittava, miten asiakirjat suojataan ja mis sä ne säilytetään ja arkistoidaan. Asiakirjat säilytetään tiedonhallintasuunnitelman mukaisessa järjestyksessä. Pää tettävä arkisto on järjestettävä ja luetteloitava luovutuskuntoon. Kuntayhtymän arkistopäällikkö antaa ohjeita toimenpiteistä organisaatiomuutoksis sa ja muissa erityistilanteissa. 4.6. Arkiston järjestäminen Mikäli arkistonmuodostajalla ja sen toimialalla on epäjärjestykseen joutuneita asia kirjoja on ne palautettava alkuperäisiin yhteyksiinsä toimialan toimesta. Päätearkistoon siirrettyjen ennen tiedonhallintasuunnitelmien laatimista muodostu neiden arkistojen järjestämisestä ja seulomisesta vastaa kukin toimiala. 4.7. Asiakirjojen seulonta ja hävittäminen Tiedonhallintasuunnitelma toimii asiakirjojen seulonta- ja hävittämisoh jee na. Hävit täminen hoidetaan siten, että vuosittain hävitetään ne asiakirjat/tiedot, joiden vä himmäissäilytysaika on päättynyt edellisen vuoden aikana. Hävitettävistä yli kymmenen vuotta säilytettävistä asiakirjoista laaditaan hävi tysluettelo (Linkki 10.), jonka toimialan arkistovastaava tarkastaa ja hy väksyy. Jos salassa pidettävää aineistoa luovutetaan palveluliikkeelle tuhottavaksi on sen perustuttava sopimukseen. Asiakirjat on hävitettävä niin, että tietosuoja on varmis tettu. (Ohje asiakirjojen hävittämisestä linkki 11.)
8 4.8. Asiakirjojen luettelointi Pysyvästi ja pitkään (yli 10 v.) säilytettävästä asiakirja-aineistosta arkistovastaavat laativat vuosittain arkistoluettelot (linkki 12.) arkistoyksikön tarkkuudella arkistokaa van osoittamassa järjestyksessä. Arkistoluettelon avulla voidaan todeta, mitä arkis to sisältää. Arkistoluettelon avulla pidetään arkisto järjestyksessä sekä saadaan esille tarvittavat asiakirjat. Alle 10 vuotta säilytettävät asiakirjat luetteloidaan arkistonmuodostajan toimesta vain mikäli se on tarpeellista. 4.9. Asiakirjojen siirtäminen päätearkistoon 4.10. Arkistotilat Pysyvästi ja pitkään (yli 10 v.) säilytettävät asiakirjat siirretään päätearkistoon. Asia kirjojen tulee olla tiedonhallintasuunnitelman mukaisessa järjestyksessä sopivan kokoisissa arkistokelpoisissa arkistokoteloissa. Koteloiden selkämyksessä tulee ol la nimiö, josta käyvät ilmi arkistonmuodostajan nimi, toimiala, arkistotunnus, kote lon sisältö ja aika, jolta asiakirjat ovat sekä mahdollinen hävitysvuosi. Arkistovastaavat laativat luovutusluettelon (linkki 13.) pysyvästi ja pitkään (yli 10 v.) säilytettävistä asiakirjoista viimeistään luovuttaessaan ne päätearkistoon. Asiakirjojen siirron ajankohta on sovittava etukäteen kuntayhtymän arkistopäällikön kanssa. Kuntayhtymän hallitus vastaa arkistotiloista sekä siitä, että ne vastaavat Arkistolai toksen ohjeita. 4.11. Tietoaineistojen suojelu poikkeuksellisissa oloissa Arkistonmuodostajan on laadittava tietoaineistojen suojelusuunnitelma poikkeuksel listen olojen varalta. Kuntayhtymän asiakirjojen suojelusuunnitelma on liitteenä kuntayhtymän valmiussuunnitelmassa. (Linkki 14.) Suojelusuunnitelman tulee sisältää tiedot suojelun toimeenpanohenkilöistä sekä suojelun käytännön toimenpiteistä. Asiakirjojen suojeluluokittelu merkitään myös tiedonhallintasuunnitelmaan, jossa asiakirjat luokitellaan suojelullisesti kolmeen tärkeysluokkaan. 4.12. Asiakirjojen käyttö Arkistotoimen tehtävänä on huolehtia asiakirjoihin liittyvästä tietopalvelusta. Se si sältää asiakirjojen pitämisen tarvitsijoiden saatavissa sekä jäljennösten ja todistus ten antamisen niistä. Tietopalvelua on hoidettava arkistolain, viranomaistoiminnan julkisuus-, henkilötieto- sekä muun erityislainsäädännön määräykset huomioon ot taen.
9 Alkuperäisiä asiakirjoja voidaan lainata toiselle viranomaiselle. Lainauksista on teh tävä lainaustosite (linkki 15.) ja huolehdittava lainan palautumisesta oikealle paikal le arkistoon. Alkuperäisiä asiakirjoja ei saa lainata yksityisille henkilöille. Jokaisella yksityisellä kansalaisella on kuitenkin oikeus saada asiakirjoja luettavakseen ja jäljennettäväk seen virastossa sekä saada niistä otteita henkilötietolain ja julkisuuslain mukaan. Asiakirjajäljennöksistä voidaan periä lunastusmaksutaksan mukainen maksu. Arkis tovastaava valvoo arkistoaineiston käyttöä. Potilasasiakirjojen lainaamisesta ja tietojen luovuttamisesta ohjeet annetaan kunta yhtymän tietosuojakäsikirjassa. (Linkki 16.) 4.12.1. Asiakirjojen käyttö tutkimukseen Saadessaan käyttöönsä ja tutkittavakseen arkistoasiakirjoja tutkija täyttää ja allekir joittaa tutkijavakuutuksen (linkki 17). Laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta 27. Potilasasiakirjojen tutkimiseen tarvitaan erillinen tutkimuslupa (linkki tietosuojakäsi kirja). 5. TOIMINTAOHJEEN VOIMAANTULO Kainuun maakunta -kuntayhtymän asiakirjahallinnon ja arkistotoimen toimintaohjeen ja siihen tulevat muutokset hyväksyy kuntayhtymän hallitus. Kuntayhtymän arkistopäälliköllä on oikeus antaa ja muuttaa tätä ohjetta täydentäviä käytännön toimintaohjeita ja määräyksiä (=liitteet). Tämä Kainuun maakuntahallinnon asiakirjahallinnon ja arkistotoimen toimintaohje tulee voimaan 1.1.2005 alkaen ja sitä noudatetaan kaikilla kuntayhtymän toimialoil la 31.12.2012 saakka. (Kuntayhtymän hallituksen päätös X 24.1.2005)
10 LIITTEET LINKKI 1. Lainsäädäntöä www.finlex.fi Arkistolaki 831/94 Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta 621/99 Asetus viranomaisten toiminnan julkisuudesta ja hyvästä tiedonhallintatavasta 1030/99 Henkilötietolaki 523/99 Laki sähköisestä asioinnista viranomaistoiminnassa 13/2003 LINKKI 2. Asiakirjahallinnon ja arkistotoimen määritelmiä LINKKI 3. Toimialakohtaiset arkistotoimen erillisohjeet LINKKI 4. Arkistovastuuhenkilöt toimialoittain LINKKI 5. LINKKI 6. LINKKI 7. LINKKI 8. LINKKI 9. Tiedonhallintasuunnitelmat (ams) Arkistolaitokset kotisivut www.narc.fi Kainuun maakunta -kuntayhtymän kirjaamis- ja rekisteröimisohjeet Asianhallintajärjestelmän toimintatapaohje Tietojärjestelmä- ja henkilöstörekisteriselosteet LINKKI 10. Hävitysluettelo LINKKI 11. Ohje asiakirjojen hävittämisestä LINKKI 12. Arkistoluettelo LINKKI 13. Luovutusluettelo LINKKI 14. Kainuun maakunta -kuntayhtymän valmiussuunnitelma LINKKI 15. Lainaustosite LINKKI 16. Kainuun maakunta -kuntayhtymän tietosuojakäsikirja LINKKI 17. Tutkijavakuutus LINKKI 18. Arkistolaitoksen suositukset, ohjeet ja määräykset www.narc.fi LINKKI 19. Kainuun maakunta -kuntayhtymän ohje postin käsittelystä LINKKI 20. Kainuun maakunta -kuntayhtymän pöytäkirja- ja liitekäytännöt LINKKI 21. Tietohallinnon vastuuhenkilöt ja tietojen antajat LINKKI 22. Ohje maakunta -kuntayhtymän sosiaali- ja terveystoimen asiakirjojen käytöstä
LINKKI 2. Asiakirjahallinnon ja arkistotoimen määritelmiä: Asiakirja on kirjallinen tai kuvallinen esitys tai sellainen sähköisesti tai muulla taval la aikaansaatu esitys, joka on luettavissa, kuunneltavissa tai muutoin ymmärrettä vissä teknisin apuvälinein. Arkistoon kuuluvat kaikki asiakirjat, jotka ovat tehtävän hoitamiseksi saapuneet tai itse laadittu. Asiakirjahallinto on toiminto, joka kehittää ja ohjaa yhteisön toimintaa koskevien asiakirjojen tuottamista, vastaanottamista, käsittelyä, säilytysarvon määritystä, tal lentamista ja käyttöön saattamista. Asiakirjahallintoon liittyvät: lomakesuunnittelu, asiakirjojen laatiminen, asiakirjan tiedoksi saattaminen, kirjaaminen, asiakirjojen säilytysajan ja säilytysmuodon määrittely, arkistointi (tapa), asiakirjojen siirtäminen ja säilytys, määräajan säilytettävien asiakirjojen ja tietojen hävittäminen. Arkistointi on asiakirjan liittämistä arkistoon ennalta laaditun suunnitelman mukaan sen jälkeen kun asiat, joihin asiakirjat liittyvät, on käsitelty loppuun. Arkistotoimi on tietohuollon osa, joka tallentaa, seuloo, säilyttää ja saattaa käyttöön arkistoja sekä hoitaa niihin liittyvää tietopalvelua. Asiakirjahallinnolla ja arkistotoimella on läheinen yhteys toisiinsa ja niiden toiminnat menevät osin päällekkäin. Arkistolain arkistotoimelle asetettuna tavoitteena on, että asiakirjat palvelevat tiedonlähteinä elinkaarensa kaikissa vaiheissa. Tavoit teiden saavuttaminen tarkoituksenmukaisella tavalla edellyttää, että arkistotoimen osa-alueet koordinoidaan kuntayhtymässä kokonaisvaltaiseksi asiakirjahallinnoksi ja arkistotoimen tarpeet ja vaatimukset otetaan huomioon kaikessa kuntayhtymän asiakirja- ja tietohallinnossa ja tietotekniikassa. Arkistonmuodostaja on yhteisö tai yksityinen henkilö, jonka toiminnan tuloksena arkisto syntyy. Arkistonmuodostussuunnitelma/asiakirjahallinnonsuunnitelma on asiakirjallis ten tietojen rekisteröinnin, käsittelyn ja säilyttämisen ohjeisto, joka sisältää organi saation kaikki kertyvät asiakirjat ja tietoaineistot sekä niiden rekisteröintiin ja käsit telyyn liittyvät järjestelmät ja menetelmät. Se on osa organisaation asiakirjahallin non käsikirjaa. Sen ylläpito on määrätty arkistolain (831/1994) 8 :ssä ja viranomai sen toiminnan julkisuudesta ja hyvästä tiedonhallintatavasta annetun asetuksen (1030/1999) 1 :ssä. Suunnitelmaa voidaan käyttää myös uusien työntekijöiden työhön ja organisaation tehtäviin perehdyttämisessä ja tietopalvelussa selvitettäes sä arkistonmuodostajan tehtäviä ja niihin liittyviä aineistoja. Eheys tarkoittaa tietojen aitoutta, väärentämättömyyttä, sisäistä riidattomuutta, kat tavuutta, ajantasaisuutta, oikeellisuutta ja käyttökelpoisuutta. Ominaisuus, että tie toa tai viestiä ei ole valtuudettomasti muutettu ja että mahdolliset muutokset voi daan todentaa kirjausketjusta. Seulonta tarkoittaa pysyvästi ja määräajan säilytettävien asiakirjojen erottamista ja pitämistä toisistaan erillään. Näin turvataan tärkeiden tietojen säilyminen ja nopeu tetaan tietojen hävittämistä säilytystarpeen umpeuduttua. 11
Tietohuolto on organisoitua toimintaa, jolla yhteisö huolehtii tarvitseman tiedon tuotannosta, hankinnasta, tallennuksesta ja käyttöön saattamisesta. Tietopalvelu on tietohuollon osa, joka hankkii ja välittää tietoa sen tarvitsijoille sekä avustaa tietolähteiden käytössä. 12