Yleisiä väärinkäsityksiä markkinavuoropuhelusta Vuoropuhelu on liian työläistä - tarjonta ja hintataso voidaan selvittää tarjouskilpailulla. Toimittajia ei saa rasittaa vuoropuhelulla ennen hankintaa heillä ei ole aikaa vastata kysymyksiin. Osana vuoropuhelua voidaan yhden toimittajan tuote ottaa pilottikokeiluun ennen varsinaista tarjouskilpailua. Ei saa puhua toimittajien kanssa kun hankintaa ollaan valmistelemassa. Toimittajan kanssa ei saa puhua kahden kesken. Tapaamisiin on pakko kutsua kaikki toimittajat Suomessa ja Euroopassa. Lähde: Kuntaliitto, julkisten hankintojen neuvontayksikkö 5.10.2015 Isa-Maria Bergman, Motiva Oy 1
Viestien fiksumpia hankintoja Hankkijan viestintäopas Ladattavissa ja luettavissa Motivan hankintapalvelun verkkosivuilla Cleantech-hankinnat osiossa Ohjeistaa viestinnän toteuttamiseen hankinnan suunnitteluvaiheessa. Soveltuu erityisesti innovatiivisiin hankintoihin, kun halutaan löytää uudenlaisia ratkaisuja. www.motivanhankintapalvelu.fi/viestintaopas Valmiita mallipohjia ja ohjeet ennakoivan markkinakartoituksen toteutuksen 5.10.2015 Isa-Maria Bergman, Motiva Oy 2
Miksi viestintä on tärkeää? Hankitaan sitä, mitä oikeasti tarvitaan --> tarpeen määrittely yhdessä käyttäjien kanssa Saadaan kustannustehokkaampia tuotteita ja palveluita Kunnassa, kaupungissa tai koko organisaatiossa ymmärretään, mitä hyötyä hankinnasta on, tai mitä arvoja ja tavoitteita hankinnalla voidaan toteuttaa. Varmistaa hankinnan tasapuolisuuden ja avoimuuden 5.10.2015 Isa-Maria Bergman, Motiva Oy 3
Kun tulevista hankinnoista viestitään ennakkoon : Yritykset pystyvät valmistautumaan ja vastaamaan hankkijan tarpeisiin. Yritykset pystyvät suuntaamaan omia tulevaisuuden investointeja esimerkiksi tavoitteet täyttävään kalustoon Yrityksillä on aikaa muodostaa kumppanuuksia palvelun tai tuotteen tarjoamiseksi. Pohjustaa hyvien sopimuskumppaneiden löytämistä. Mahdollistaa hankintojen yhteensovittamisen muiden hankintayksiköiden kanssa. 5.10.2015 Isa-Maria Bergman, Motiva Oy 4
Mitä toimenpiteitä hyvä hankintaviestintä sisältää? 5.10.2015 Isa-Maria Bergman, Motiva Oy 5
Ennakoiva markkinakartoitus vs. tekninen vuoropuhelu Ennakoiva markkinakartoitus Työvaihe, jossa haetaan yritysten reaktioita ja ratkaisuehdotuksia esitettyihin tarpeisiin. Tekninen vuoropuhelu Tekninen vuoropuhelu auttaa määrittelemään ja hiomaan tarkemmat spesifikaatiot ja auttaa valitsemaan menettelyn, joka soveltuu parhaiten hankinnalle asetettujen tavoitteiden saavuttamiseksi. 5.10.2015 Isa-Maria Bergman, Motiva Oy 6
http://www.ekokoululaukaa.blogspot.fi/ TIETOPYYNTÖ Tämä ei ole hankintailmoitus, ennakkoilmoitus eikä tarjouspyyntö, vaan tietopyyntö mahdollisille palveluntuottajille. Tietopyyntöön vastaaminen ei ole edellytys mahdolliseen myöhempään kilpailutukseen osallistumiselle. Tämän tietopyynnön tarkoituksena on kartoittaa alustavasti markkinoilla jo toimivien ja mahdollisten uusien palveluntuottajien näkemyksiä tulevaan kilpailutukseen liittyen. 5.10.2015 Isa-Maria Bergman, Motiva Oy 7
Ennakoiva markkinakartoitus Ennakoivassa markkinakartoituksessa kuvataan yrityksille: tarve tai ongelma, johon haetaan ratkaisua vaatimukset vain lopputuloksen näkökulmasta, eli muotoillaan tavoitteena tai tuloksena lyhyt nykytilanteen kuvaus: Miksi uutta ratkaisua haetaan? Mitä halutaan edistää? hankinnan laajuus ja aikataulullinen kesto Yrityksiltä toivotaan ehdotuksia tai tietoa siitä, miten markkinat voivat vastata kuvaamaanne tarpeeseen. Ennakoiva markkinakartoitus kannattaa tehdä kirjallisesti! 5.10.2015 Isa-Maria Bergman, Motiva Oy 8
Näin toteutat ennakoivan markkinakartoituksen STEP 1 Kartoita viestintäkanavat HILMA, TED, lehdet, verkkosivut, seminaari ja muut alan tilaisuudet Hyödynnä: eri alojen osaamisverkostot, kuten alueelliset kehitysyhtiöt ja yrittäjäjärjestöt toimialaliitot yhdistykset kauppakamarit järjestöt Tietoa cleantech-alojen yhdistyksistä ym. tiedonvälittäjäorganisaatioista: www.motivanhankintapalvelu.fi/puhdasenergia Myös yliopistoilta, tutkimuslaitoksilta ja Tekesiltä saat tietoa alan kasvuyrityksistä ja Start-upeista. 5.10.2015 Isa-Maria Bergman, Motiva Oy 9
Näin toteutat ennakoivan markkinakartoituksen STEP 2 Hyödynnä mallipohjat Ennakoiva markkinakartoitus kannattaa toteuttaa kirjallisesti, jotta menettely on mahdollisimman avoin ja voidaan osoittaa, miten keskustelun tuloksia on käytetty tai miten ne ovat ohjanneet tulevaa hankintaa. MALLIPOHJAT: Kutsu ennakoivaan markkinakartoitukseen (mallipohja 1) Vastauslomake yrityksille (mallipohja 2). Esimerkki toimittaja-työpajan ohjelmasta (mallipohja 3) 5.10.2015 Isa-Maria Bergman, Motiva Oy 10
Näin toteutat ennakoivan markkinakartoituksen STEP 3 Kuvaile hankinnan tavoite Kuvaile hankinnan tavoitteet markkinakartoitusaineiston taustatiedoissa (mallipohja 1) Mitkä strategiset linjaukset ohjaavat hankintaa Mitkä laatuvaatimukset/funktiot ovat tärkeitä Mitä sopimukselta odotetaan ja minkälaista kumppanuutta tavoitellaan. 5.10.2015 Isa-Maria Bergman, Motiva Oy 11
Näin toteutat ennakoivan markkinakartoituksen STEP 3 Kuvaile hankinnan tavoitteet Esimerkkejä: ENIGMA-valaistushanke, Espoon kaupunki Hankkeen tavoitteena on selvittää valaistuksen roolia ja suunnittelua osana alueprojektia, hyödyntää uutta teknologiaa, luoda käyttäjien tarpeet paremmin huomioiva valaistusympäristö sekä tehostaa valaistuksen toimintaketjua ja mallia. Yliopiston elintarvikkeiden myyntiautomaattien hankinta, Iso-Britannia Myyntiautomaattien hankinnan tavoitteena on: vastata asiakkaiden nykyisiin ja tulevaisuuden ostotarpeisiin vähentää asteittain palvelun käytönaikaisia sekä koko elinkaarenaikaisia CO2 päästöjä. tuottaa myyntivoittoa asiakkaalle 5.10.2015 Isa-Maria Bergman, Motiva Oy 12
Näin toteutat ennakoivan markkinakartoituksen STEP 4 Laadi yhteenveto tuloksista Markkinakartoituksen tuloksista laaditaan yhteenveto tai raportti, joka käydään läpi projektiryhmässä. Yhteenvedossa kuvataan markkinoiden tarjontaa ja miten hyvin se näyttää vastaavan tarpeisiin ja tavoitteisiin. Yhteenvedossa kuvataan myös tuoteketju ja käydään läpi mahdolliset haasteet halutun ratkaisun tuottamiseksi. Projektiryhmä voi laatia yhteenvedon pohjalta tarkempia kysymyksiä teknistä vuoropuhelua varten. 5.10.2015 Isa-Maria Bergman, Motiva Oy 13
Tekninen vuoropuhelu Ennakoivan markkinakartoituksen jälkeen hankintayksiköllä on edellytykset tarkentaa hankintaansa. Teknisellä vuoropuhelulla tarkennetaan hankinnan teknisiä yksityiskohtia, vaatimuksia, valintakriteereitä ja sopimusehtoja. Tekninen vuoropuhelu auttaa määrittelemään ja hiomaan tarkemmat spesifikaatiot ja auttaa valitsemaan menettelyn, joka soveltuu parhaiten hankinnalle asetettujen tavoitteiden saavuttamiseksi. 5.10.2015 Isa-Maria Bergman, Motiva Oy 14
Viesti hankinnan tuloksista Ulkoiseen viestintään soveltuu usein kunnan tai muun julkisen organisaation omat verkkosivut tai paikallislehti. Myös sisäinen viestintä on erityisen tärkeää, jotta tiedetään, mitä on hankittu, miten tuotetta tai palvelua voidaan käyttää ja kuinka pitkä esimerkiksi palvelun tuottamisen sopimuskausi on. Sisäisessä viestinnässä Kuvaa asetetut tavoitteet ja miten ne tullaan saavuttamaan. Kerro, miten koitte markkinaviestimisen ja hankintaprosessin, varsinkin jos toimitapa oli teille uusi. Samalla voit antaa kiitosta toimittajille prosessiin osallistumisesta. 5.10.2015 Isa-Maria Bergman, Motiva Oy 15
Kiitos! 5.10.2015 Isa-Maria Bergman, Motiva Oy 16