1. Henkilöstön osaamisen kehittäminen Sedussa: osaamiskartoitukset Osaamiskartoituksen tavoite on tehdä organisaatiossa osaaminen näkyväksi. Vasta kun osaaminen on tunnistettu, voidaan sitä hyödyntää ja mahdollistaa kehittyminen yhä paremmaksi osaajaksi. Sedussa työntekijä ja esimies käyvät jatkossa osaamiskartoituksen tuloksia vuosittain kehityskeskustelun yhteydessä läpi ja sopivat samalla mm. henkilökohtaisista osaamisen kehittämisen toimista. Työntekijät vastaavat kartoituksiin 1. kerran, kun kartoituksissa käytettävät alakohtaiset osaamiskuvaukset valmistuvat. Henkilöstön osaamisen kehittämisestä löytyy tietoa myös Koulutuskeskus Sedun Intrasta osoitteesta: http://intra.epedu.fi/henkilokunta-sedu/laatu-ja-arviointi/henkiloston-osaamisen-kehittaminen (Tämän osoitteen alasivulta Elbit Skills -ohjelmisto, löytyy jatkossa aina uusin versio tästä käyttöohjeesta.) Kokonaisuutena osaamisen hallintaa tukee organisaation systemaattisena välineenä ohjelmisto Elbit Skills, joka mahdollistaa henkilökunnan henkilöstötiedon (CV:n ylläpito) ja osaamistiedon mm. sähköiset kehitysja tiimikeskustelut. Alla olevasta kuviosta voi nähdä ohjelmiston sisältöä ja ominaisuuksia. Näistä osista on organisaation vakituiseen käyttöön hankittu toistaiseksi kaikki muut paitsi koulutusten hallinta. Valtakunnallisesti toimintaa tukee tuore, 1.1.2014 voimaan astuva lakipaketti, joka lisää työntekijöiden osaamista ja koulutusta. Taustalla on ns. kolmen päivän koulutustakuu jokaiselle. Lain tavoitteena on kannustaa työnantajia ylläpitämään ja kehittämään kaikkien työntekijöiden ammatillista osaamista. Huolehtimalla työntekijöiden ammatillisen osaamisen ajantasaisuudesta ja kehittymisestä, työpaikoilla pystyttäisiin varautumaan erilaisiin muutostilanteisiin sekä tukemaan työntekijöiden sopeutumista niihin. Samalla voidaan tukea työntekijöiden kehittymistä ja parantaa työntekijöiden edellytyksiä säilyttää ja laajentaa osaamistaan. Ammatillista osaamista edistävällä koulutuksella voi olla myönteisiä vaikutuksia myös työntekijöiden pitkän aikavälin työllistymismahdollisuuksiin nykyisen työnantajan palveluksessa. Osaamiskartoituksen vastauksia käsitellään luottamuksellisesti. Yksittäisen vastaajan tiedot ovat ainoastaan henkilön itsensä, hänen lähiesimiehensä ja yksikön/toimialan päällikön saatavissa. Pääkäyttäjät raportoivat ohjelmistosta tietoa yleisellä tasolla ja näiden myötä päästään vähitellen koulutusten järkevään hallintaan. [1]
2. Sisäänkirjautuminen Elbit Skills -ohjelmistoon Elbit Skills -ohjelmistoa voidaan käyttää Internet Explorer tai Mozilla Firefox selaimilla (tämä ohje on tehty Internet Explorer -selaimelle, jota suositellaan ensisijaisesti käytettävän) Siirry selaimella osoitteeseen: https://osaava.sedu.fi/skills (huom. https eli S-kirjain suojatun yhteyden merkkinä http:n perässä). Kirjaudu sisään samalla EPEDU-käyttäjätunnuksella ja salasanalla, joilla kirjaudut töissä tietokoneelle. Ensimmäistä kertaa ohjelmistoa käytettäessä ja sisälle kirjauduttaessa, avautuu käyttäjälle näytölle hyväksyttäväksi ohjelmistotalo Elbitin lisenssiteksti. Tämän jälkeen käyttäjälle kerrotaan ohjelmiston käyttötarkoitus, jonka hyväksymällä käyttäjä antaa työnantajalleen suostumuksensa tietojen käsittelyyn ohjelmistossa. Molempien tekstien sisältö on käyttäjän hyväksyttävä ennen varsinaista käyttöä. Ohjelmistolisenssisopimus ja suostumus tietojen käyttöön pyydetään vain 1. sisäänkirjautumiskerralla. Suostumuksen voi käydä lukemassa myöhemmin uudelleen yläpalkin kohdasta Ohjelmiston tarkoitus. Käyttöohjeen uusin versio löytyy linkkinä myös ohjelmistosta Ohjeet ja materiaalit -> Ohje työntekijälle Onnistuneen kirjautumisen jälkeen aukeaa ohjelmiston työpöytänäkymä, joka on kuin ilmoitustaulu. Huom. Ohjelmistossa ei pysty liikkumaan selaimen eteen- ja taakse-painikkeilla [2]
3. Osaamiskartoitukseen vastaaminen Klikkaamalla Osaaminen-välilehteä, näkyvät käyttäjään liitetyt osaamisalueet. (alla olevassa esimerkkikuvassa käyttäjänä on talotekniikan opettaja KK Sedusta): Ensimmäiseksi kannattaa klikata auki Osaamiset-välilehdellä kohta Näytä kaikki osaamiset: Näytä kaikki osaamiset tuo näkyville varsinaiset arvioitavat yksittäiset osaamiset, joita ovat yllä olevassa kuvassa Tiimityöskentelytaidot, Tärkeissä työryhmissä toimiminen jne. Sitä vastoin isoja pääotsikoita kuten esim. Kaikille yhteiset osaamiset (koko Sedu) tai Työyhteisöosaaminen ei ole tarkoitus arvioida. Kun kaikki arvioitavat osaamiset on tuotu näkyville, kannattaa klikata seuraavaksi auki sivun alaosasta kohta Selite / arviointiohje, jolloin käyttäjälle kerrotaan arvioitavasta osaamisesta lisätietoa. Kolme tähteä *** osaamisen perässä kertoo käyttäjälle lisäselitteestä, kuten tässä ohjeen esimerkissä teksti: Nimeä Lisätiedot-kenttään näitä muita ohjelmia.. [3]
Huom. sivunumerot! Osaamisia arvioitaessa on huomattava, että osaamisia on aina useammalla sivulla (alla kuvassa viidellä). Lisää osaamisia löytyy aina seuraavalta sivulta, kun klikkaa numeroa tai nuolta. Tällöin on huomattava sivun oikeassa reunassa oleva vierityspalkki. Osa osaamisista saattaa leikkaantua pois näkymästä ja vierittämällä palkista takaisin ylöspäin, sivun alkuosan osaamiset saa näkyviin. Tämä voi muodostua ongelmaksi, jos tietokoneen näytössä on suuri resoluutio (teksti ja kuvakkeet isolla). Osaamisrivin kohdalla ja klikkaamalla kohtaa Nykytaso, muuttuu valintarivi alla olevan kaltaiseksi (valittu osaaminen vihreätaustaisena rivinä): Klikkaamalla Nykytasoon ilmestyvää vihreää palkkikuviota, aukeaa arviointiasteikko uuteen ikkunaan ja asteikosta voi sitten valita sopivan numeron osaamisen itsearvioinnille: Koulutuskeskus Sedu Sedu Aikuiskoulutus Vasemmanpuoleinen asteikko on käytössä Koulutuskeskus Sedun opettajille ja oikeanpuoleinen puolestaan Sedu Aikuiskoulutuksen kouluttajille. Asteikko on täysin sama ja selitteetkin muutoin, mutta arviointitasoille 2, 3 ja 4 on aikuiskoulutuksessa haluttu ottaa jatkeeksi mukaan pt-, at- ja eat-tasot. Joillakin aloilla tosin käytetään koko Sedussa samoja osaamiskuvauksia, jolloin vastaajalle näkyy oikeanpuoleinen (aikuiskoulutuksen) asteikko. Tällöin Koulutuskeskus Sedun opettajan ei tarvitse välittää asteikon 2, 3 ja 4 pt,- at- ja eat-selitteistä. Hän arvioi vain normaalisti selitteen alun perusteella. [4]
Kun on klikannut jotakin arviointiasteikon kohtaa, ikkuna sulkeutuu ja itsearviointi näkyy nykytasona (tässä 5). Seuraavaan arvioitavaan osaamiseen siirrytään klikkaamalla seuraavaa osaamisriviä. Jos muistaa asteikon arvot, voi Nykytason kohdalla klikata suoraan kenttään ja kirjoittaa numeron. Lisätiedot-kenttään voi kertoa enemmän tietoa osaamisesta ja joissakin osaamisissa tätä edellytetään. Klikkaamalla vihreällä pohjalla olevaa kynän kuvaa, aukeaa isompi ikkuna (kuva alla), jossa on enemmän tilaa tekstin kirjoittamiseen. Kirjoitettu tekstiä vahvistetaan klikkaamalla OK-painiketta. Kun olet käynyt jokaisella sivulla ja arvioinut jokaisen osaamisrivin, on osaamisprofiili/-matriisi valmis. Poikkeuksena toimii kohta Muu osaaminen, jossa ei tarvitse arvioida kuin ne osaamiset, joita hallitsee. Arvioinnin päätteeksi tarkista vielä, että olet vastannut kaikkiin osaamisiin. Varmista myös vastausten tallentuminen klikkaamalla Tallenna-painiketta. Vihreä teksti kertoo aina, että mitä on tallennettu. Huom. Ohjelma tallentaa tietoja automaattisesti aika ajoin, mutta on suositeltavaa, että itse käyttäjäkin tekee säännöllisesti samoin eli klikkaa osaamisia arvioidessaan välillä em. Tallenna-painiketta. Osaamisen arvioinnin jälkeen on hyvä käydä täyttämässä vähintään osaaminen kortissa ja pätevyyksissä. Ne löytyvät eri paikasta Henkilö-välilehden takaa, joten niistä seuraavalla sivulla. Kartoituslomakkeesta löytyy myös sarakkeet Ei relevantti ja kehittymishalukkuus. Näitä kohtia ei tarvitse ensimmäisellä kerralla täyttää, mutta halutessaan toki voi tiedot syöttää, joten alla ohjeistusta: o o Jos koet, ettei osaaminen liity nykyiseen toimenkuvaasi (ei ole relevantti), merkitse ruksi Ei relevantti -kohtaan. Täytä silti osaamistasoakin koskeva numeroarviointi (Nykytaso)! Jos haluaisit kehittää osaamistasi jossakin asiassa, merkitse ruksi kohtaan Kehityshalukkuus. [5]
4. Muun osaamisen tallentaminen Henkilö-välilehdelle on oletuksena viety perustietoja käyttäjästä (tiedot täydentyvät myöhemmin). Käyttäjä voi halutessaan muokata perustietojaan, mutta osaamistiedon kannalta oleellisimpina on täyttää tiedot mm. korteista ja pätevyyksistä. Klikkaa Henkilö -> Kortit ja pätevyydet -> Muokkaa Kun klikkaa Lisää rivi ja sitten vihreää palkkia, voi aukeavasta listasta valita kortin tai pätevyyden: Lista täydentyy sitä mukaan, kun osaamiskuvauksia rakennetaan ja lisää henkilöitä kartoituksiin vastaa. Lisättäviä kortteja ja pätevyyksiä voi ehdottaa lähettämällä esim. sähköpostia osaava.tuki@epedu.fi tai klikkaamalla ohjelmiston yläpalkista Ohjeet ja materiaalit -> Lähetä tukipyyntö HUOM! Muista AINA kirjautua ulos ohjelmistosta klikkaamalla Kirjaudu ulos -painiketta! [6]
5. Kehityskeskustelulomakkeen täyttäminen Kehityskeskustelulomaketta täytetään suoraan ohjelmistoon eli lomaketta ei lähetetä sähköpostitse. Käyttäjä voi täyttää tietoja aina niin kauan kunnes se on vahvistettu/allekirjoitettu. Käyttäjä voi aloittaa täyttämään lomaketta, tallentaa muutokset ja palata vaikka toisena päivänä jatkamaan täyttämistä. Esimies avaa erikseen jokaiselle työntekijälle kehityskeskustelulomakkeen ohjelmistoon täytettäväksi. Yleinen toimintatapa kehityskeskusteluissa on, että esimies tarjoaa työntekijöilleen vapaita ajankohtia, joista työntekijät varaavat aikoja nopein ehtii ensin -periaatteella. Esimies saattaa ehdottaa myös suoraan kehityskeskustelun ajankohtaa työntekijälle. Ohje on rakennettu siten, että kehityskeskustelun ajankohta on tiedossa eli esimies on lähettänyt asiasta viestin tai muutoin tiedottanut työntekijälle. Esimiehen voi lähettää suoraan ohjelmiston kautta sähköpostiviestin, jossa kertoo työntekijälle kehityskeskustelun ajankohdan. Alla esimerkki miltä sähköpostiviestin sisältö suurinpiirtein näyttää: Esimiehen ei tarvitse välttämättä lähettää sähköpostiviestiä ohjelmistosta työntekijälle vaan normaalisti perinteiseen tapaan Outlookin kautta tai ohjeistaa suullisesti asian. Esimies voi halutessaan lähettää ainoastaan linkin ohjelmistoon (sähköpostiohjeistuksen kera) ja kerralla vaikka kaikille työntekijöille. Ilmoitti esimies kehityskeskusteluajasta ja siten vastattavissa olevasta kehityskeskustelulomakkeesta millä tavalla tahansa, riittää työntekijälle ensisijaisesti tieto, että hän voi kirjautua ohjelmistoon omalla epedu-käyttäjätunnuksellaan ja salasanalla osoitteessa: https://osaava.sedu.fi/skills (kts. ohjeen sivu 2). Ohjelmistoon sisäänkirjautumisen jälkeen näkyy työpöydällä ikään kuin pikalinkki esimiehen avaamaan ja täydennettävissä olevaan kehityskeskustelulomakkeeseen, jonka tekstiä klikkaamalla lomake aukeaa: [7]
Lomakkeeseen pääsee myös klikkaamalla välilehteä elomakkeet ja aukeavalla sivulla päivämäärää: Tyhjä kehityskeskustelulomake näyttää vastaavalta kuin alla olevassa kuvassa (KK Sedun lomake): Mikäli esimies säilyy samana, siirtyvät vahvistetun/allekirjoitetun kehityskeskustelulomakkeen tiedot aina seuraavana vuonna avatun uuden kehityskeskustelulomakkeen pohjatiedoiksi. Kehityskeskustelulomake tai sen kentät ovat tyhjiä aina: a) kun kehityskeskustelulomakkeeseen vastataan ensimmäistä kertaa tai b) kun kehityskeskustelulomakkeen kysymys on uusi ja siihen ei ole aikaisemmin vastattu tai c) mikäli esimies on vaihtunut, jolloin ainoastaan vastuualueet / tehtävät ja tavoitteet siirtyvät (KK Sedun lomakkeen kohdat 1.1 ja 1.2, Sedu AK:n lomakkeen kohta 1.1.) Jos esimies on vaihtunut ja siten uusi kehityskeskustelulomake on tyhjä, pääsee työntekijä kuitenkin tarkastelemaan aikaisempia kehityskeskustelujaan klikkaamalla elomakkeet ja keskustelun päivämäärä. Aiempaa kehityskeskustelutekstiä käyttäjä voi normaaliin tapaan käydä maalaamassa ja kopioimassa. [8]
Jos internet-selaimen teksti on liian pientä, voi selaimen tekstiä suurentaa klikkaamalla näppäimistöltä kahta painiketta Ctrl ja + (plusmerkki). Vastaavasti, jos haluaa pienentää tekstiä, on klikattava Ctrl ja -. Käytännössä kehityskeskustelussa tarvitaan yleensä korkeintaan kolmea painiketta: Levennä/kavenna lomaketta, Tulosta ja Tallenna. Muita painikkeita ei ole normaalisti tarvetta käyttää. Ohjelmisto tallentaa automaattisesti käyttäjän kirjoitusta. Kun käyttäjä on kirjoittanut vastauksen yhteen kysymykseen ja siirtyy seuraavaan vastauskenttään, ohjelmisto tallentaa edellisen vastauksen. Tästä huolimatta on suositeltavaa aika ajoin käydä klikkaamassa yläpalkin Tallenna-painiketta tai vastaavaa painiketta oikeassa alanurkassa (joka liikkuu koko ajan mukana sivua vieritettäessä). Kun käyttäjä on täyttänyt ja tallentanut lomakkeen tiedot, voi hän tarvittaessa tulostaa lomakkeen Tulosta-painiketta klikkaamalla, jolloin aukeaa melko kapeaan uuteen ikkunaan tulostuksen esikatselu. Tässä näkymässä on huomattava vierittää alapalkkia hieman oikealle, jolloin vasta ilmestyy kunnolla näkyviin Tulosta-painike. Tulostuksen esikatselun suljetaan viereisestä Sulje-painikkeesta. Kehityskeskusteluiden perusajatus on, että ohjelmisto ja sinne talletettu kehityskeskustelulomake toimii ainoastaan apuvälineenä keskusteluille. Työntekijän tulee olla kehityskeskustelun tärkein kohde, joten tietokoneen käyttö ei saa nousta liian suureen rooliin. Onkin toivottavaa, että tietokonetta pidettäisiin sivummalla keskustelun aikana. Sitä käytettäisiin ainoastaan välttämättömissä sovitaan -kohdissa sekä yhdessä sovittuja muutoksia tekstiin tehtäessä. Keskustelun päätteeksi lomake lisäksi vahvistetaan. [9]
6. Tärkeitä / huomioitavia asioita kehityskeskustelua täytettäessä 6.1 Huom. Vasta kehityskeskustelun päätteeksi lomake vahvistetaan kirjautumistunnuksilla. Vahvistettu kehityskeskustelulomake vastaa siis tavallaan paperista allekirjoitusta. Allekirjoitusta ei saa tehdä yhtään aikaisemmin, sillä tämän jälkeen lomaketta ei voi enää muokata eikä avata. Asiasta on informoitu käyttäjää huomiota herättävästi myös lomakkeen lopussa: Viimeisenä vaiheena kehityskeskustelu vahvistetaan (=lukitaan), kun esimies ja työntekijä klikkaavat täppää nimensä edessä. Näin aukeaa ikkuna, johon syötetään tunnus, salasana ja klikataan OK. 6.2 Huom. Kehityskeskusteluja ei saa jättää allekirjoittamatta ja siten päättämättä keskustelun lopuksi, sillä lomake näin jää muutoin avoimeksi. Kehityskeskustelu ei tavallaan pääty koskaan ja vuosittaiset muutokset eivät myöskään päivity lomakkeeseen. 6.3 Huom. Missään vaiheessa lomaketta täytettäessä ei saa klikata Poista keskustelu -painiketta, sillä tällöin avoinna olevaan kehityskeskusteluun kirjatut tiedot todella poistuvat ohjelmistosta kokonaan. Ohjelmisto tosin vielä varmistaa asian ja varoittaa ennen poistamista, jolloin klikataan Ei tai Peruuta. Muista aina kirjautua pois ohjelmistosta yläpalkin Kirjaudu ulos -painikkeella: [10]
7. Tiimikeskustelulomakkeen täyttäminen Tiimikeskustelujen suhteen toimintaperiaate on ohjelmistossa samanlainen kuin kehityskeskusteluissa. Kannattaa lukea kehityskeskustelun kohdat 5 ja 6 ennen tiimikeskusteluun vastaamista (ohjeen s. 7-10). Suurin ero on se, että itse lomake on eri ja osallistujia on useampia (siten myös lomakkeen täyttäjiä). Tiimikeskustelua täytettäessä korostuu erityisesti se, että jokaisen tulee muistaa aina kirjautua ulos ohjelmistosta Kirjaudu ulos -painikkeella, kun ei täytä tietoja. Jos sulkee selaimen yläkulman ruksissa tai jättää lomakkeen auki tietokoneelle, eivät toiset työntekijät pääse lainkaan kirjaamaan lomakkeeseen tietoja. Ohjelmisto ilmoittaa tällöin toiselle työntekijälle (tässä testitunnus Koulutuskeskus Työntekijä), että Tiedot voidaan avata vain lukumuodossa, koska Henkilö X on tällä hetkellä muokkaamassa valitsemaasi Keskustelua. Tiimikeskustelulomaketta pääsee täyttämään kehityskeskustelun tavoin työpöydän pikalinkin kautta. Ohjelmisto näyttää allekkain samalla kaikki osallistujat (tässä kolme työntekijää). Kenen tahansa samaan tiimikeskusteluun osallistuvan nimeä klikkaamalla pääsee itse tiimikeskustelulomakkeeseen. [11]
8. Osaamisraporttien tarkasteleminen Myös työntekijän on mahdollista tarkastella omia osaamisvastauksiaan raporttien muodossa. Oletuksena kaikille on asetettu näkymään joitakin perusraportteja, joihin pääsee suoraan työpöydältä: Klikkaamalla raportin nimeä, aukeaa uusi ikkuna (tässä esimerkissä klikattu ensimmäistä raporttia). Havainnollisin neljästä raporttivaihtoehdosta on viimeinen tulokset leijadiagrammina, jonka avulla voi nopeasti nähdä vastaukset / osaamiskartoituksen tulokset osaamis timanttina. [12]
Uuteen selainikkunaan aukeavasta timantista on esimerkkikuva alla. Kun on tarkastellut timanttia, voi sivun vasemmasta alakulmasta palata muihin raporttinäkymiin. Koko raportti suljetaan selaimen oikean yläkulman ruksista. Tämän jälkeen palataan takaisin aloitussivulle eli ns. työpöytänäkymään. Tällöin voi halutessaan valita tarkasteluun seuraavan raportin. Työpöytänäkymässä on huomioitava, että ohjelmisto näyttää oletuksena jokaisen otsikon alla viisi (5) raporttia. Raportteja voi olla kuitenkin tallennettuna enemmän. Ne saa näkyviin klikkaamalla linkkiä Näytä maksimi / minimi. Ellei halua aina klikata edellä mainittua linkkiä, voi muokata oman työpöydän asetuksia klikkaamalla painiketta Oman työpöydän hallinto. Aukeaa pieni ikkuna, jossa voi määrittää taulukossa näytettävän rivimäärän. Myös työpöydän osien järjestystä voi vaihtaa. Painikkeella OK vahvistetaan muutokset. [13]