KÄYTÖN PERUSTEET Kari J Keinonen 2008 Koulutus
Käyttöoikeustiedot Tämän materiaalin sisältö on suojattu tekijänoikeuslain, muiden asiaa käsitelevien lakien ja kansainvälisten sopimusten mukaisesti. Opintomateriaalin tekijänoikeudet omistaa Kari J Keinonen. Materiaalin ostajalle myönnetään täysi käyttöoikeus. Opintomateriaalia ei saa muuttaa, eikä siitä saa sähköisesti erottaa tai kopioida osia. Käyttöoikeuden haltijalla ei ole oikeutta muodostaa opintomateriaalista tai sen osista uutta opintomateriaalia. Opintomateriaalista löytyvistä virheistä kannattaa olla yhteydessä materiaalin tekijään. Tekijä suorittaa asialliset korjaukset, muutokset ja lisäykset. Käyttöoikeus oikeuttaa käyttöoikeuden haltijaa asentamaan opintomateriaalit yhteisön työntekijöiden ja oppilaitoksissa työntekijöiden sekä opiskelijoiden saataville suljettuun, käyttäjätunnuksilla rajoitettuun verkkoon. Käyttöoikeuden piiriin kuuluville voidaan materiaali jakaa cd-levyillä tai muilla tallennusmedioilla. Materiaali voidaan myös tulostaa tai kopioida asianosasille. Materiaalia ei saa jakaa julkisessa verkossa tai sen kopioita missään muodossa antaa muille, kuin käyttöoikeuden piiriin kuuluville. Jokainen käyttöoikeuden piiriin välillisesti kuuluva saa kopioida ja tulostaa materiaaleista kappaleita vain yksityiseen, omaan henkilökohtaiseen käyttöönsä. Kannen suunnittelu Urpo Jalava Copyright Kari J Keinonen - Ornanet Koulutus. ISBN 978-952-5753-08-0 Ornanet Koulutus - sähköiset opintomateriaalit Olemme tuottaneet sähköisiä, PDF-muotoisia materiaaleja seuraavista ohjelmista: Windows Vista - Käytön perusteet Microsoft Access - Edistynyt käyttö (versio 2007) Microsoft Excel - Edistynyt käyttö (versio 2007) Microsoft PowerPoint - Edistynyt käyttö (versio 2007) Microsoft Word - Edistynyt käyttö (versio 2007) Adobe Acrobat - Edistynyt käyttö (versio 8.1) Microsoft Project - Käytön perusteet (Project versio 2000) Microsoft Project 2003 - Käytön perusteet (Project versio 2003) Tutustu materiaalien sisältöihin tarkemmin ornanet-koulutus.fi sivustolla. Tilaa materiaalit e-mail-osoitteesta kari.keinonen@ornanet-koulutus.fi. Harjoitus- ja ratkaisutiedostot Löydät kaikkien materiaalien aputiedostot pakattuna osoitteesta: http://ornanet-koulutus.fi/secure/aputiedostot.zip Käyttäjätunnus (huomaa kirjainkoko): Materiaalit ja salasana: OrnanetMalli Kari Keinonen
Sisällysluettelo Johdanto... 1 Miksi projektinhallintaa tarvitaan?...2 Mitä on projektisuunnittelu?...2 Projektin eri osien määrittely...3 Projektitehtävien määritteleminen...3 Resurssien arvioiminen...3 Microsoft Project suunnitteluvälineenä... 4 Ohjelman aikataulutyypit...4 Ohjelman avaaminen...5 Ikkuna...6 Projektisuunnitelman luominen ohjatusti...7 Näkymät...8 Gantt-kaavio (Gantt Chart) -näkymä...8 Verkkokaavio (Network Diagram) -näkymä...9 Kalenteri (Calendar) -näkymä...9 Resurssitaulukko (Resource Sheet) -näkymä...9 Gantt-kaavion seuranta (Tracking Gantt) -näkymä...9 Muita ohjelman näkymiä...9 Suunnittelutyövaiheet... 10 Projektin määrittely...10 Perustiedot...10 Ohjelman alkuasetukset ja perustiedot...12 Projektin perustietojen syöttäminen...12 Peruskalenterin sovitus...13 Valuutta-asetus...17 Projektin yhteenvetotiedot...18 Projektin yhteenvetotehtävän asetus...19 Projektiaikataulun luominen...20 Tehtävien syöttäminen...20 Tehtävien linkitys...22 Aikatauluongelmien ratkaiseminen...25 Resurssien syöttäminen...28 Resurssien kiinnittäminen tehtäviin...29 Työmääräarviointi...30 Kiinteät kustannukset...35 Projektiaikataulun viimeistely...38 Resurssien ylikäyttö...38 Resurssien vajaakäyttö...39 Kalenteri (Calendar) -näkymä...41 Tehtävien paloittelu Gantt-kaaviossa (Gantt Chart)...42 Kriittinen polku...43 Runkosuunnitelman tallentaminen...45 Runkosuunnitelman muuttaminen...46 Kari Keinonen
Projektin seuraaminen ja raportointi... 50 Projektin etenemisen kirjaaminen...50 Ensimmäinen viikko - perjantaina...51 Seuranta työkalut...52 Toinen viikko - perjantaina...54 Kolmas viikko - perjantai...54 Viimeinen viikko - perjantaina...55 Kassavirta...57 Projektin päättäminen... 58 Testaus...58 Lopettaminen...58 Projektin lopputuotteen käyttöönotto...58 Hakemisto... 59 Viitteet... 60 Kari Keinonen
Johdanto Edessäsi on Microsoft Project -koulutuksen opintomateriaali. Materiaali on luotu käyttäen Microsoft Office Project Professional 2007 -ohjelman suomenkielistä versiota. Komennoista on esitetty suluissa myös englanninkielisessä ohjelmassa käytetyt vastineet. Tämä opintomateriaali on laadittu siksi, ettei Sinun kurssilla opiskellessasi tarvitse tehdä jatkuvasti muistiinpanoja. Voit kerrata Microsoft Project käyttöön liittyviä asioita myöhemmin lukemalla tietokoneesi äärellä tätä monistetta. Moniste on suunniteltu 24-40 oppitunnin koulutukseen opetuksen tueksi, mutta tukee lyhyempienkin kurssien opetusta. Punaisella väkäsellä (kuva vasemmalla) on monisteessa merkitty kaikki todella tärkeät asiat, jotka sinun on syytä omaksua. Ennen Microsoft Project -ohjelman opiskelua sinun on syytä perehtyä Windows-perusteisiin. Oppimisesi kannalta mielestäsi tärkeiden havaintojen ja omien oivallustesi muistiin kirjaaminen on järkevää. Kun opiskelet Projectin käyttöä, etsi tekstistä keskeisiä asioita ja merkitse ne muistiin. Tämä sähköinen moniste on tehty kulumaan käytössä. Aseta aina tavoite oppimisellesi. Opiskellessasi Projectia pyri siihen että opit niin projektinhallinnan kuin Project-ohjelman perusteet. Pyri saamaan kunnollinen kokonaiskuva ohjelman toiminnasta. Edistyneisiin toimintoihin ei kannata keskittyä, jos perusteissa on aukkoja, sillä silloin hallintasi on vaarassa jäädä pirstaleiseksi. Tutustu huolella muuhunkin jaettuun materiaaliin ja aihetta käsitteleviin Internet-sivuihin. Project-koulutuksen jälkeen työt vasta alkavat. Oppimisesi riippuu koulutuksen lisäksi myös sinusta itsestäsi. Istu ja tutki Project-ohjelmaa, työskentele sen avulla niin osaamisesi lisääntyy päivä päivältä. Kurssilla olet päässyt hyvään alkuun ja tämän oppimateriaalin avulla löydät yhä uusia ja erilaisia työtapoja, joista vähitellen luot oman työskentelykäytäntösi. Microsoft Office Project on erilaisia mahdollisuuksia täynnä, tulet varmasti viihtymään sen parissa. Miellyttäviä ja aurinkoisia opiskeluhetkiä toivottaa Kari Keinonen Kari Keinonen Sivu 1
Miksi projektinhallintaa tarvitaan? Hallittu projektijohtaminen, -suunnittelu ja -työskentely tuottaa tavoitteiden mukaisen ja käyttökelpoisen tuotteen aikataulullisesti oikeaan aikaan ja ennalta budjetoiduilla kustannuksilla - jopa alle niiden. Tämä tapahtuu pienentämällä laatua heikentävää vaihtelua sekä määrittely-, suunnittelu-, toteutus-, viestintä-, palvelu että valvontavaiheessa ja lisäksi itsearvioinnissa. Projektityöskentelyn hallinta ja ohjaus perustuvatkin suunnitteluun ja ihmisten kouluttamiseen (perehdyttäminen ja opettaminen) ryhmätyötaidoissa, suunnittelutaidoissa ja johtamistaidoissa. Mitä on projektisuunnittelu? Projektisuunnittelu on yhden kokonaisen projektin onnistuneeseen toteuttamiseen tähtäävää suunnitelmallista toimintaa. Suunnittelu sisältää useita vaiheita. Laadimme projektisuunnitelman jolla kuvaamme kaikkien projektin resurssien käytön (aika, henkilöt, raha, tilat, laitteet ja kalusto). Projektisuunnitelma on toimintasuunnitelma, joka kertoo miten projektille asetetut tavoitteet on tarkoitus saavuttaa. i Projektin toteuttamisen eri vaiheet on asetettava ii tärkeysjärjestykseen, ensin suunnitellaan ja vasta sitten aloitetaan tuotannollinen toteutus. Projektia tulee aina seurata ja sen seurannan pohjalta on syytä tehdä arviointia. Projektisuunnittelussa tärkeimmät suunniteltavat asiat Projektin kaikki tavoitteet Työn osittaminen hierarkkisesti (Work Breakdown Structure eli WBS) Työn aikataulutus Suoritusorganisaatio (projektin johtoryhmä, projektiryhmä ja seurantaorganisaatio) Rahoitus ja kustannusseuranta (määrä- ja kustannuslaskenta, resurssien hinnoittelu sekä maksupostiaikataulu ja kustannusten seuraaminen) Työtehtävät (tekninen ja laadullinen) Laatu (laadun tuottamistavoitteet ja -tavat) Dokumentointi (myös arkistointi ja vastuut) Seurantatavat (tavoitteet, laatu, aikataulu, kustannukset) Arvioinnin toteuttaminen (tavoitteet, laatu, aikataulu, kustannukset) Projektin lopettaminen Projektisuunnitelma ei kuitenkaan saa olla este toimia projektissa innovatiivisesti. Kuten Hietala iii toteaa, elämme epätäydellisen tiedon keskellä. Projektin aikana tapahtuu paljon itseoppimista, siksi projektisuunnitelmaa ei tule lukea kirjaimellisesti. Hietala iv pitää hyvänä suunnittelumallina tarkentuvaa (iteroiva) projektiohjausmallia, jossa suunnitellaan tarkasti vain lähimmät toimintavaiheet. Kari Keinonen Sivu 2
Projektin eri osien määrittely Projektisuunnittelussa on huomioitava kolme keskeistä tekijää: Tavoitteet ja välitavoitteet (virstanpylväät) Projektin tehtävät ja ajoitus Resurssit Projektitehtävien määritteleminen Projektille asetetaan aluksi tavoite. Projekti tulee seuraavaksi jakaa hierarkkiseksi tehtävälistaksi osittamalla työ (Work Breakdown Structure eli WBS) ensin yleisiksi päävaiheiksi, työtehtäviksi (task). Päätehtävät tulee vielä jakaa pienempiin osiin eli alitehtäviin (subtask). Tehtävälista on eräänlainen askelpolku työn loppuun suorittamiseksi. Tehtävien ajoitus Tehtäville määritellään seuraavaksi kesto (Duration). Kesto on se aika, joka tehtävän suorittamiseen kuluu. Paras tapa arvioida tehtävään käytettävä aika on aiempiin kokemuksiin perustuva tutkimustieto (rakentamisessa esim. Aikataulukirja 2004) tai projektipäällikön aiemmat vastaavat kokemukset. Lopullinen aikataulu muodostuu tehtävien ja osatehtävien kestosta sekä niiden aloitus- (start) ja lopetusajasta (finish). Projektiaikatauluun kannattaa merkitä myös erilaiset välitavoitteet eli virstanpylväät (milestone). Välitavoitteet helpottavat projektin jakamista mielekkäisiin osakokonaisuuksiin. Välitavoite kuvaa jotain hetkeä, jolloin annettu tehtäväkokonaisuus on suoritettu, joten kyseisen tehtävän kesto merkitään usein nollaksi. Jos jokin tehtävä päättyy tarkastukseen, voidaan välitavoitteelle antaa muukin aika-arvo kuin nolla. Resurssien arvioiminen Tehtävien suorittamiseksi tarvitaan resursseja (resource). Projektissa käytettäviä resursseja voivat olla: Ihmiset (eri alojen ammattilaisten osaaminen ja työpanos) Raaka-aineet, materiaalit ja tarvikkeet Tilat, koneet, laitteet ja kalusto Aika Raha Samalla kun mietitään resursseja, tulee miettiä niiden käytettävyyttä. Resurssit eivät ole käytettävissä joka päivä tai kokopäiväisesti. Resursseja arvioidessa kannattaa kiinnittää nimetty resurssi tehtävään aikaisintaan, kun koko aikataulu on resursoitu yleisellä tasolla. Nimettyjen resurssien merkitseminen aikatauluun ja niiden käyttö voidaan jättää projektin toteutusvaiheeseen tai jopa kokonaan tekemättä. Kari Keinonen Sivu 3
Microsoft Project 2007 Microsoft Project suunnitteluvälineenä Microsoft Project v on projektihallintatyökalu, jonka avulla voit laatia projektisuunnitelmia, seurata niiden ajallista etenemistä ja arvioida toteutumaa asetetun tavoitteen suhteen. Ohjelman avulla voit tehdä myös kustannusten arviointia ja seurantaa. Ohjelma laskee puolestasi projektin toteutusasteen tai merkitsee tehtävien kriittisen polun. Ohjelman aikataulutyypit Microsoft Project -ohjelmassa tallennat projektista kolmenlaista aikataulua. Aluksi tuotat suunnitelma-aikataulua (scheduled) Sitten tallennat valmiin suunnitelma-aikataulun perusaikatauluksi (baseline - johon vertaamme toteutuma-aikataulua) Toteutuneet tehtävät syötät toteutuma-aikatauluun (actual) Kari Keinonen Sivu 4
Ohjelman avaaminen Microsoft Project -ohjelma avataan kuten muutkin Windows-ohjelmat. Napsauta Käynnistä-painiketta ja avaa esiin tulevasta valikosta Kaikki ohjelmat -alivalikko. Napsauta Microsoft Office -ryhmän nimeä ja sieltä Microsoft Office Project 2007 -ohjelmaa. Käyttäjän omat tiedostot Ohjauspaneelin - painike Kaikki ohjelmat / Takaisin -painike Hakuruutu Valikko, jossa on Sammuta -komento Kuva 1 Avaa Käynnistä-valikosta Microsoft Office Project 2007 -ohjelma. Kari Keinonen Sivu 5
Ikkuna Microsoft Project 2007 Ohjelman avauduttua näet kuvaruudulla alla kuvatun tilanteen. Adobe Acrobat työkalurivi Vakio ja Muotoilu työkalurivit Hakuruutu Tehtävälista Ruudun jakoviiva Gantt-kaavio Tilarivi Rullausjanat Kuva 2 Ikkunan yläosassa näet tutut valikot, joissa on kaikki ohjelman komennot. Seuraavaksi alempana ovat Painikepalkit eli Työkalurivit. Varsinainen suunnitteluosa pitää sisällään kaksi ikkunan osaa, Tehtävälistan ja oikealla Gantt-kaavion. Kari Keinonen Sivu 6
Projektisuunnitelman luominen ohjatusti Aloittaessasi uuden projektin voit suunnitella projektin joko ohjatusti Tehtävät (Tasks) ruudun avulla tai ns. käsityönä. Näkymäpalkki Tehtävät-ruutu Projektioppaan suorituslista, suorita järjestyksessä Lisää näkymiä -painike Kuva 3 Avattuasi ohjelman avaa kuvaruudun vasempaan reunaan Näkymäpalkki (View Bar) napsauttamalla Näytä (View) -valikon Näkymäpalkki (View Bar) -komentoa. Ohjatun toiminnon Tehtävät (Tasks) -ruudun saat esiin Näytä (View) -valikon Ota projektiopas käyttöön (Turn On Project Guide) -komennolla. Joissakin tilanteissa ohjatun toiminnon Tehtävät (Tasks) -ruutu on oiva apuväline, siitä näet projektin oikean suunnittelujärjestyksen. Tässä materiaalissa opettelemme suunnittelemaan projektin kuitenkin räätälöidysti ja omin avuin. Napsauta Tehtävät (Tasks) -ruudun Sulje-painiketta mutta jätä Näkymäpalkki (View Bar) näytölle. Kari Keinonen Sivu 7
Näkymät Microsoft Project -ohjelmassa on paljon erilaisia näkymiä projektin tarkastelemiseksi. Ellei näytölläsi näy vielä Näkymäpalkkia (View Bar) (edellisen sivun kuvassa), saat sen esiin napsauttamalla Näytä (View) -valikon Näkymäpalkki (View Bar) -komentoa. Näkymäpalkissa näet tärkeimmät projektisuunnitelman tarkastelemiseen tarkoitetut näkymät. Gantt-kaavio (Gantt Chart) -näkymä Gantt-kaavio (Gantt Chart) on tunnetuin projektiaikataulu, työkulun kuvaamistapa. Gantt-kaavio -näkymä onkin ohjelman oletusnäkymä ja avautuu kuvaruudulle kun käynnistät ohjelman. Kuva 4 Gantt-kaavio (Gantt Chart) aikataulussa vaakajanoilla kuvataan tehtävien (task) kestoa (duration) suhteessa aika-akseliin (timescale). Tehtävät esitetään pystysuuntaan. Usein ensin suoritettava tehtävä on ylempänä ja sen alla seuraavaksi suoritettava. Tehtävien väliin syntyneet viivat kuvaavat tehtävien keskinäisiä riippuvuussuhteita. Tehtävälistan tehtäväjärjestyksen ja viivojen avulla voidaan päätellä mitkä tehtävät tulee suorittaa ennen kuin jokin myöhempi tehtävä voidaan suorittaa. Kriittiset tehtävät ja kriittinen polku Gantt-kaaviossa ja projektinhallinnassa kutsutaan erityisen tärkeitä tehtäviä kriittisiksi. Kriittisiä tehtäviä ovat sellaiset työvaiheet, joiden viivästyminen aiheuttaisi koko toteutusaikataulun myöhästymisen. Kriittisistä tehtävistä muodostuu projektin kriittinen polku. Microsoftin Project -ohjelma osaa laskea tuon kriittisen polun ja merkitsee siihen liittyvät tehtävät sekä suhteet Gantt-aikataulussa punaisella palkilla. Kari Keinonen Sivu 8
Verkkokaavio (Network Diagram) -näkymä Verkkokaavio (Network Diagram) -näkymä soveltuu erityisen hyvin aikataulun tarkasteluun silloin, kun halutaan nähdä eri tehtävien väliset suhteet ja riippuvuudet. Microsoft Project 98 ja sitä vanhemmissa ohjelmissa Verkkokaavio (Network Diagram) -näkymästä käytettiin nimeä PERTkaavio. Kalenteri (Calendar) -näkymä Kalenteri (Calendar) -näkymä on perinteinen kalenterinäkymä, jossa tehtävien nimet ja kesto näkyvät tekstinä ja palkkina. Resurssitaulukko (Resource Sheet) -näkymä Resurssitaulukko (Resource Sheet) -näkymässä syötetään resurssilistaan kaikki työhön sidotut resurssit tai näkymässä myös tarvittaessa muokataan näitä tietoja. Gantt-kaavion seuranta (Tracking Gantt) -näkymä Gantt-kaavion seuranta (Tracking Gantt) -näkymässä verrataan perusaikataulun (baseline) ja toteutuneen aikataulun välisiä eroja aikajanoilla. Muita ohjelman näkymiä Microsoft Project ohjelmassa on paljon erilaisia ja käyttökelpoisia näkymiä suunnitelman tarkastelemisen avuksi. Napsauttamalla Lisää näkymiä (More Views) -painiketta saat esiin luettelon kaikista ohjelman näkymistä. Aktiivinen, valittu näkymä Kuva 5 Napsautettuasi Lisää näkymiä (More Views) -painiketta näet Näkymät: (Views) -luettelon. Halutessasi siirtyä johonkin näkymään kaksoisnapsauta näkymän nimiriviä. Kari Keinonen Sivu 9
Suunnittelutyövaiheet Projektin määrittely Perustiedot Microsoft Project 2007 Teemme esimerkkinä projektisuunnitelman insinööri Kalle Kujan autotallin rakentamisesta. Tavoite on rakentaa kuuden auton kylmä autotalli kesällä - elokuun aikana. Aluksi työkokonaisuus kannattaa määritellä kynällä paperille. Määrittelyvaiheessa selvitetään karkeasti kustannusarvio, resurssit, alustava aikataulu ja tehtävälista. Tämä suunnittelu on tehty parilla seuraavalla sivulla. Autotalli on kooltaan 125 m 2 ja sen rakentaminen aloitetaan elokuun alussa (maanantai). Projektin pituudeksi sovitaan 4 viikkoa. Autotalli suunnitellaan omana projektina. Suunnittelusta vastaa rakennusinsinööri Aito Unho. Autotallin arkkitehti- ja rakennepiirustukset tulee tehdyksi ja hyväksytyksi rakennusvalvonnassa kuukautta ennen projektin toteuttamista. Suunnittelun jälkeen voidaan laskea lopulliset materiaalikustannukset. Alustavista laskelmista saadaan seuraavat karkeat kustannukset. Kustannuslaji Euroa Lopulliset materiaalikustannukset ovat noin 8 500 Työkustannukset ovat noin 11 500 Kokonaiskustannukset ovat yhteensä siis noin 21 000 Kalle Kuja tekee pääosin materiaalihankinnat jo ennen rakentamisen aloittamista. Näin materiaalitoimitukset eivät viivästytä koko projektia. Materiaalien toimittaminen työmaalle ei myöskään aiheuta kuluja, koska Kuja tekee kuljetukset omana työnä. Materiaalien hinnat sinun on kuitenkin huomioitava projektikustannuksissa projektin alkaessa. Kustannukset Euroa Alussa huomioitavat materiaalikustannukset ovat 7 500 Seuraavat resurssit mainituin laskutusperiaattein kiinnitetään projektiin. Kiinnitettävät resurssit Laskutusperiaate Projektipäällikkönä toimit sinä Vastaavamestari - tuntityötä Kalle Kuja, jonkin avustavia töitä Ei aiheuta kustannuksia Kaivinkone Kuljetus rakennuspaikalle ja työtunnit Kaksi kirvesmiestä Tuntityötä Apumies Tuntityötä Raudoittaja Urakka - ei sisällä tarvikkeita Sähkömies Sähköurakka - sisältää tarvikkeet Maalari Maalausurakka - sisältää tarvikkeet Rakennustarvikkeet Ilman kuljetuskustannuksia Työajaksi on sovittu korkeintaan neljä viikkoa ja työpäivien pituudeksi 7,5 h. Näin viikkotyöajaksi tulee 37,5 tuntia. Kari Keinonen Sivu 10
Päivittäinen työaika on 7:00-11:00 ja 11:30-15:00. Laadimme ensin alustavan tehtävälistan rakentamiseen liittyvistä tehtävistä. Samassa listassa voidaan jo ottaa alustavasti kantaa siihen, kuka kyseisen tehtävän tulee tekemään. Käytä esimerkkiprojektin aikataulua suunnitellessasi seuraavaa tehtävälistaa. Tehtävä Suorittaja ja sidottu aika Rakennuspaikan merkitseminen ja mittaukset 2 KM ja Apu Perustusten kaivu Kaivinkone Valurungon laudoitus 2 KM ja Apu 50 % Raudoitustyö Raudoittaja ja Apu 50 % Perustusten valu (kuivumisaika 2 pv) 2 KM ja Apu Valurungon purkaminen 2 KM ja Apu Sadevesiviemärien asennus 1 KM ja Apu 50 % Maatyöt, viimeistellään piha-alue Kone ja Apu 50 % Kantavan rungon pystytys 1 KM ja Apu 50 % Kattotuolien asennus 2 KM ja Apu Aluskatteen asennus ja rimoitus 1 KM ja Apu 50 % Kattotiilien asennus 1 KM ja Apu 50 % Ulkovuorauksen tekeminen 1 KM ja Apu 50 % Sisäverhouksen tekeminen 1 KM ja Apu 50 % Sisäkaton tekeminen 1 KM ja Apu 50 % Sadevesikourujen asentaminen 1 KM ja Apu 50 % Sähkötöiden tekeminen SM Valaisimien asennus SM Maalaustyöt M Mietimme vielä, että mitä välitavoitteita projektille kannattaa asettaa. Välitavoitteet Työt kannattaa aloittaa elokuun ensimmäisenä maanantaina. Valutöitä ennen on pidettävä raudoitustarkastus. Valuu on saatava tehtyä ensimmäisen viikon perjantaina, jotta betoni ehtii kuivua kunnolla ennen rungon rakentamista. Valurungon purkaminen tulee aloittaa toisen viikon maanantaina. Rungon on oltava valmiina toisen viikon lopussa Materiaalien tilaamisen ja kuljettamisen hoitaa lomansa aikana Kalle Kuja (omana työnä). Kuja on myös lupautunut apumieheksi, jos tarve vaatii Lopputarkastus pidetään neljännen viikon perjantaina. Sinä tarkastat työmaan kolmesti viikossa Tilaat rakennustarkastuksen tarkastuskäynnit ja osallistut projektipäällikkönä rakennustarkastuksen suorittamiin tarkastuskäynteihin Kun projekti on alustavasti luonnosteltu paperille, avataan Microsoft Project-ohjelma. Luotaessa aikataulusuunnitelmaa, kannattaa Microsoft Project -ohjelmalla suunniteltaessa edetä seuraavissa vaiheissa. Kari Keinonen Sivu 11
Ohjelman alkuasetukset ja perustiedot Projektin perustietojen syöttäminen Aluksi syötetään projektin perustiedot. Projektin aikataulu laaditaan joko aloitus- tai lopetuspäivän mukaan. Yleisin tapa on asettaa aikataulutus projektin alusta alkavaksi asetuksella Projektin alkamispäivämäärä (Project Start date). Mikäli lopetuspäivä halutaan lukita, asetetaan se Ajoitusperuste (Schedule from) -pudotusvalikon asetuksella Projektin päättymispäivämäärä (Project Finish date). Tällöin Microsoft Project suorittaa projektin tehtävien ja kriittisen polun laskennan lopusta alkuun. Kuva 6 Valitse Projekti (Project) -valikosta Tietoja projektista (Project Information) -komento. Aseta valintaikkunaan voimaan kuvassa kehystetyt arvot. Napsauta lopuksi OK-painiketta. Kuluva päivämäärä (Current Date) -kohdassa oleva arvo aiheuttaa sen, että Gantt-janakaavio näkyy näytöllä asetetusta päivämäärästä alkaen. Näin kuvaa ei tarvitse jokaisella avauskerralla rullata kohdalle. Kari Keinonen Sivu 12
Peruskalenterin sovitus Viikoittainen työaika Seuraava tehtävä on sovittaa peruskalenteri projektiin sovittujen työaikojen mukaiseksi. Peruskalenteri on kaikille projektissa käytettäville resursseille yhteinen. Siihen merkitään projektin normaalit työajat ja yleiset vapaapäivät. Valitse Työkalu (Tools) -valikosta Muuta työaikaa (Change Working Time) -komento. Tarkasta esiin tulevasta ikkunasta (Kuva 8) Kohde: (For) -ruudusta, että käytössä on Vakio (projektin kalenteri) (Standard (Project Calender)) -kalenteri. Napsauta Asetukset (Options) -painiketta. Kuva 7 Kirjoita Kalenteri (Calender) -välilehden kenttiin oikeat työajat. Napsauta sitten Aseta oletukseksi (Set as Default) -painiketta, niin syöttämäsi arvot vaikuttavat kaikkiin uusiinkin projekteihisi. Napsauta seuraavaksi OK-painiketta. Kari Keinonen Sivu 13
Päivittäinen työaika Kuva 8 Korjaa peruskalenterin työvuoroarvot valitsemalla ensin Työviikot (Work Weeks) -välilehti. Napsauta Tiedot (Details) -painiketta. Valitse vapaapäivälle Kuva 9 Valitse Vaihto-valinnalla päivät maanantaista perjantaihin. Napsauta voimaan valinta Määritä päiviksi seuraavat työajat (Set day(s) to these specific working times). Kirjoita Mistä (From) ja Mihin (To) kenttiin työajat ja huomaa. se on hankalaa mutta kärsivällisyys palkitaan. Napsauta OK-painiketta. Kari Keinonen Sivu 14
Vapaa-aika Merkitse kalenteriin yleiset vapaapäivät (21.3.2008 on pitkäperjantai, 24.3. pääsiäismaanantai ja 1.5. Vappu). Kuva 10 Valitse ensin arkipyhä (esimerkissä 21.3.) ja valitse sitten Poikkeukset (Exceptions) -välilehti. Kirjoita vapaapäivälle nimi ja napsauta Päättyy (Finish) -ruutua. Tässä vaiheessa aktivoituu Tiedot (Details) -painike, napsauta sitä. Tämä peruskalenteri on aluksi sama kaikille resursseille. Myöhemmin jokaisen työntekijän henkilökohtaiset vapaapäivät, esimerkiksi lomat, voidaan merkitä heidän omaan uutena perustettavaan kalenteriinsa. Kari Keinonen Sivu 15
Kuva 11 Esiin tulevassa valintaikkunassa näet, että päivä merkitään oletusarvoisesti Vapaa-aika (Nonworking) -valinnalla. Jos jokin vapaapäivä toistuu aina samassa kohdassa vuotta, se kannattaa merkitä usealle vuodelle kerralla. Esimerkiksi Vappu on joka vuosi 1.5. Tehtävä Merkitse kalenteriin kaikki muutkin allakan mukaiset vapaapäivät jotka vaikuttavat projektiimme. Kuva 12 Kuvassa näet esimerkin eri arkipyhien merkitsemiseksi. Tallenna projekti tässä vaiheessa nimellä Kalle Kuja - autotalli. Tallentaminen kannattaa tehdä usein, näin ei aiheudu suuria menetyksiä jos ohjelma kaatuu. Kari Keinonen Sivu 16
Valuutta-asetus Ohjelmassa oletuksena olevat valuutta-asetukset saattavat olla väärät. Valuutta-asetus riippuu esimerkiksi käyttöjärjestelmän ja ohjelman maa-asetuksista sekä ohjelmaversiosta. Kuva 13 Korjataksesi valuutta-asetuksen, valitse Työkalut (Tools) -valikosta Asetukset (Options) -komento ja esiin tulevasta valintaikkunasta Näkymä (View) -välilehti. Kirjoita euron valuuttasymboli kohtaan Symboli: (Symbol). Valitse pudotusvalikosta Asettelu (Placement) -kohtaan kuvassa näkyvä asetus. Tallenna projekti uudelleen tässä vaiheessa. Kari Keinonen Sivu 17
Projektin yhteenvetotiedot Tiedostoille annetaan niin sanottuja metatietoja erilaisten levy- ja Internethakujen helpottamiseksi ja nopeuttamiseksi. Kirjaa yhteenveto- eli metatiedot Tiedosto (File) -valikon Ominaisuudet (Properties) -komennolla esiin tulevaan valintaikkunaan. Otsikko Aihe Avainsanat Kuva 14 Kirjaa Yhteenveto (Summary) -välilehdelle oman projektisi kaikki perustiedot, myös avainsanat. Tallenna projekti uudelleen tässä vaiheessa. Kari Keinonen Sivu 18
Projektin yhteenvetotehtävän asetus Koko projektin kattava yhteenvetotehtävä voidaan asettaa voimaan Työkalut (Tools) -valikon Asetukset (Options ) -valintaikkunan Näkymä (View) -välilehdellä. Kuva 15 Valitse (älä tee tätä) valintaikkunassa Näkymä (View) -välilehdeltä asetus Näytä projektiyhteenvetotehtävä (Show project summary task). Napsauta lopuksi OK-painiketta. Sarakeotsikot Kuva 16 Summatehtävän asettamisen jälkeen aikataulu näyttäisi tältä. Huomaa Tällainen yhteenvetotehtävä voidaan toteuttaa toisellakin tavalla ilman kyseistä asetusta. Se tapahtuu tekemällä projektitaulukkoon ensimmäiseksi kyseinen tehtävä ja jäsentämällä kaikki muut uudet tehtävät kyseisen tehtävän alitehtäviksi, me teemme näin. Tämä tapa mahdollistaa erään mieluisan lisäominaisuuden. Voimme linkittää päätehtävän ja PROJEKTI VALMIS -tehtävän keskenään niin, että linkki automaattisesti päivittää PROJEKTI VALMIS -tehtävän päättymispäivän. Tästä syystä käytämme kyseistä toimintatapaa. Kuva 17 Luo aluksi tehtävät 1 ja 2. Jäsennä sitten PROJEKTIN ALOITUS -tehtävä Sisennä (Indent) -painikkeella (kuva vasemmalla) alitehtäväksi ja kirjoita sen Kesto (Duration) -kohtaan arvoksi nolla. Tallenna projekti taas tässä vaiheessa. Kari Keinonen Sivu 19
Projektiaikataulun luominen Tehtävien syöttäminen Ensimmäisessä aikataulun luontivaiheessa kannattaa tehtävät syöttää karkealla tasolla, siis vain tärkeimmät päätehtävät. Alle on listattu projektin päätehtävät, asetetut välitavoitteet ja niiden alustavat kestoarvot: Kuva 18 Jäsennä PROJEKTI VALMIS -tehtävä tasoa ylemmäs valitsemalla se hiirellä ja napsauttamalla Ulonna (Outdent) -painiketta. Nyt kuvaruudullasi näkyy kuvassa esitetyn mukainen tilanne. Seuraavaksi syötetään päätehtäville tarpeelliset alitehtävät jäsennettynä Sisennä (Indent) -painikkeella yhtä hierarkiatasoa alemmas. Näille tehtäville syötetään myös niiden kesto. Jos joudutaan palauttamaan jokin tehtävä tasoa ylemmäs, valitaan tehtävä ja napsautetaan Ulonna (Outdent) -painiketta. Kuva 19 Voit syöttää tehtävälle PERUSTUSTYÖT alitehtävän napsauttamalla ensin riviotsikkoa (4) hiiren kakkospainikkeella. Valitse esiin ponnahtavasta pikavalikosta Uusi tehtävä (New Task) -komento. Syötä tehtävä ja napsauta lopuksi Sisennä (Indent) -painiketta. Kaikki projektiin liittyvät tehtävät syötetään alkuperäisten määrittelyarvojen mukaan (sivu 10-11). Syötä tehtäville tässä vaiheessa myös kestot (Kuva 20). Tallenna projekti taas tässä vaiheessa. Kari Keinonen Sivu 20
Kuva 20 Kuvassa on tilanne syöttötyön jälkeen. Syötettyäsi taulukkoon kaikki tehtävät ja niiden kestoarvot ohjelma laskee aloituspäivän (Alku - Start) mukaan eri tehtävien valmistumispäivän (Loppu - Finish). Aikataulusi alkaa muotoutua. Tehtävien lopullinen ajoitus syntyy kun linkität tehtävät keskenään niiden riippuvuussuhteiden perusteella. Kuva 21 Kaksoisnapsauta viimeistä tehtäväriviä ja aseta Lisäasetukset (Advanced) -välilehdellä voimaan valinta Merkitse tehtävä välitavoitteeksi (Mark task as milestone). Tallenna projekti taas tässä vaiheessa. Kari Keinonen Sivu 21
Tehtävien linkitys Seuraavaksi linkitetään tehtävät toisiinsa. Yksinkertaisin tapa tehtäväriippuvuuksien luontiin on valita ensin tehtävä, josta toinen tehtävä riippuu. Valitse sitten Ctrl-valinnalla tuo edellisestä riippuva tehtävä. Napsauta Linkitä tehtävät (Link Task) -painiketta. Tällä tavalla saat tehtävien välille luotua oletuslinkin suhteella LA - Lopusta alkuun (FS - Finish-to-Start edellisen tehtävän on oltava valmis ennen seuraavan alkamista). Käytä tehtävien linkityksessä seuraava taulukkoa: Tehtävän rivitunnus Suhde Viive (lag) Tehtävä 1 ja 31 LL (FF) 0 Tehtävä 2 ja 4 LA (FS) 0 Tehtävä 3 ja 10 LL (FF) 0 Tehtävä 4 ja 5 LA (FS) 0 Tehtävä 5 ja 6 LA (FS) 0 Tehtävä 6 ja 7 LA (FS) 0 Tehtävä 7 ja 8 LA (FS) 0 Tehtävä 8 ja 9 LA (FS) 0 Tehtävä 9 ja 10 LA (FS) 0 Tehtävä 9 ja 12 LA (FS) 0 Tehtävä 10 ja 11 LA (FS) 0 Tehtävä 11 ja 16 LL (FF) 0 Tehtävä 12 ja 13 LA (FS) 0 Tehtävä 12 ja 14 LA (FS) 0 Tehtävä 12 ja 15 LA (FS) 0 Tehtävä 15 ja 16 LA (FS) 0 Tehtävä 15 ja 18 LA (FS) 0 Tehtävä 16 ja 17 LA (FS) 0 Tehtävä 17 ja 21 LL (FF) 0 Tehtävä 18 ja 19 LA (FS) 0 Tehtävä 18 ja 23 LA (FS) 0 Tehtävä 19 ja 20 LA (FS) 0 Tehtävä 19 ja 24 LA (FS) 0 Tehtävä 20 ja 21 LA (FS) 0 Tehtävä 22 ja 30 LL (FF) 0 Tehtävä 23 ja 24 LA (FS) 0 Tehtävä 24 ja 25 LA (FS) 0 Tehtävä 23 ja 26 LA (FS) 0 Tehtävä 23 ja 27 LA (FS) 0 Tehtävä 23 ja 29 LA (FS) 0 Tehtävä 24 ja 28 LA (FS) 0 Tehtävä 25 ja 28 LA (FS) 0 Tehtävä 27 ja 25 LA (FS) 0 Tehtävä 29 ja 30 LA (FS) 0 Tehtävä 30 ja 31 LA (FS) 0 LL tarkoittaa tehtävän riippuvuuden suhdetta sen lopusta toisen tehtävän loppuun. Tehtävän on oltava siis valmis ennen kuin toinenkaan tehtävä voi valmistua. AL on alusta loppuun ja AA on alusta alkuun riippuvuus. Lisättyäsi linkin muuta riippuvuuden suhteet taulukossa merkityiksi. Kari Keinonen Sivu 22
Valitse aluksi rivin 1 tehtävä Kalle Kujan autotalli. Valitse Ctrl-valinnalla viimeinen PROJEKTI VALMIS -tehtävä. Napsauta linkki voimaan Linkitä tehtävät (Link Task) -painikkeella. Tehtävien välille syntyy riippuvuuden suhde LA (FS) joka tulee muuttaa riippuvuudeksi LL (FF). Viive Kuva 22 Kaksoisnapsauta yhteysviivaa ja valitse esiin tulevaan valintaikkunaan Lopusta loppuun (LL) (Finish-to-Finish) -tyyppinen riippuvuus. Tehtävä Tee kaikki sivun 22 taulukkoon merkityt yhteydet. Kuva 23 Kuvassa näet tilanteen, kun edellisen sivun taulukon tehtäväriippuvuudet on luotu. Aikataulu ylittää suunnitellun 4 viikkoa. Perustusten valu on myös viivästynyt tavoiteviikonlopun yli, samoin runkotyöt. Kari Keinonen Sivu 23