ASIKKALAN SEURAKUNTA PÖYTÄKIRJA KN11/4-1 Kokousaika 20.04.2011 klo 16.30 18. Kokouspaikka Seurakuntakeskus, Vääksy. Läsnä Heinola Heikki, kirkkoherra, puheenjohtaja Jantunen Marjatta, jäsen Koivisto Marja, jäsen Kuituniemi Riitta, jäsen Kumpulainen Leo, jäsen Niemelä Tauno, jäsen Toukola Heikki, jäsen Virtanen Immo, jäsen Poissa: Riihilahti Saara, jäsen Muut osallistujat Taavila Harri, kirkkovaltuuston puheenjohtaja Muut saapuvilla olevat Raittinen Pirkko-Liisa, talouspäällikkö, sihteeri Asiat 37-47 Allekirjoitus Puheenjohtaja pitäjä Pöytäkirja on tarkastettu Paikka ja aika Asikkala Allekirjoitukset
ASIKKALAN SEURAKUNTA PÖYTÄKIRJA KN11/04-2 Kokouksen avaus Kokouksen aluksi veisattiin virsi 78 ja puheenjohtaja luki piispan pääsiäistervehdyksen. Puheenjohtaja avasi kokouksen. 37 Kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus Kirkkoneuvoston ohjesäännön 5 mukaan kutsu toimitetaan jäsenille viimeistään viisi päivää ennen kokousta. Kutsuun on liitettävä luettelo käsiteltävistä asioista. Kokouskutsu on postitettu 14.04.2011. Päätösesitys (kirkkoherra): Kokous todetaan lailliseksi ja mikäli enemmän kuin puolet jäsenistä on saapuvilla myös päätösvaltaiseksi. Päätös: Hyväksyttiin. 38 tarkastajat Kirkkoneuvoston ohjesääntö 9. Päätösesitys (kirkkoherra): Esitän kirkkoneuvoston hyväksyttäväksi, että pöytäkirjan tarkastajina toimivat kirkkoneuvoston jäsenet, kaksi kerrallaan, vuoronperään aakkosjärjestyksessä. Esitän, että tämän kokouksen pöytäkirjan tarkastajina toimivat Riitta Kuituniemi ja Leo Kumpulainen. Päätös: Hyväksyttiin. 39 Kokouksen työjärjestys Päätösesitys (kirkkoherra): Esitän kirkkoneuvoston hyväksyttäväksi, että kokouksen työjärjestykseksi hyväksytään esityslistan mukainen järjestys. Päätös: Hyväksyttiin.
ASIKKALAN SEURAKUNTA PÖYTÄKIRJA KN11/04-3 40 Jäsenen valitseminen talouden tasapainottamistyöryhmään Kirkkoneuvosto on kokouksessaan 10.3.2010 nimennyt talouden tasapainottamistyöryhmään seuraavat luottamushenkilöt: Heikki Toukola, Harri Taavila, Leo Kumpulainen, Saara Riihilahti ja Merja Kulonen. Merja Kulonen on pyytänyt eroa työryhmästä, koska hän ei ole luottamushenkilönä muutenkaan enää mukana seurakunnan toiminnassa. Päätösesitys (kirkkoherra / talouspäällikkö): Kehoitamme kirkkoneuvostoa nimeämään uuden luottamushenkilön työryhmään. Päätös: Yksimielisesti valittiin Immo Virtanen. Tähän päätökseen voi hakea muutosta kirjallisella oikaisuvaatimuksella Asikkalan seurakunnan kirkkoneuvostolle (KL 24:3).
ASIKKALAN SEURAKUNTA PÖYTÄKIRJA KN11/04-4 41 Talouden tasapainottaminen Talouden tasapainottamistyöryhmä on kokoontunut vuoden 2011 aikana kaksi kertaa. Kirkkoneuvoston jäsenille annetaan tiedoksi talouden tasapainottamistyöryhmän palavereiden asioita. Päätösesitys (kirkkoherra ja talouspäällikkö): Kirkkoneuvosto käy keskustelua talouden sopeuttamisesta. Päätös: Keskusteltiin asiasta. Valtuustoseminaarissa 25.5. jatketaan keskustelua. Tähän päätökseen ei voi hakea muutosta (KL 24:5).
ASIKKALAN SEURAKUNTA PÖYTÄKIRJA KN11/04-5 42 Tilinpäätös vuodelta 2010 Kirkkoneuvosto on kokouksessaan 23.3.2011, 32, hyväksynyt ja allekirjoittanut tilinpäätöksen vuodelta 2010. Tilinpäätös osoittaa, että toimintatuotot olivat 165.701,97 euroa ja toimintakulut 1.690.418,55 euroa, joten toimintakatteeksi jää 1.524.716,58 euroa. Rahoituskulujen jälkeen vuosikate jää alijäämäiseksi 20.072,67 euroa. Poistojen, satunnaisten tuottojen, poistoeron ja varausten vähennysten jälkeen tilikauden alijäämäksi jää 172.017,27 euroa. Edellä mainitut toimintatuotot sisälsivät virheellisesti kuluvan vuoden (vuoden 2011) vuokratuloja 12.514,50 euroa. Tuloslaskelma ja tase on korjattu. Tilinpäätös vuodelta 2010: Tuloslaskelma osoittaa toimintatuottoja 153.187,47 euroa, toimintakulut 1.690.418,55 euroa, joten toimintakatteeksi jää 1.537.231,08 euroa. Rahoituskulujen jälkeen vuosikate jää alijäämäiseksi 32.587,17 euroa. Poistojen, satunnaisten tuottojen, poistoeron ja varausten vähennysten jälkeen tilikauden alijäämäksi jää 184.531,77 euroa. Alijäämä esitetään siirrettäväksi taseeseen edellisten tilikausien yli/alijäämätilille. Päätösesitys (talouspäällikkö): Esitetään kirkkoneuvoston ja edelleen kirkkovaltuuston hyväksyttäväksi. Allekirjoitetaan tasekirja. Päätös: Hyväksyttiin. Esitetään kirkkovaltuuston hyväksyttäväksi. Kirkkoneuvosto allekirjoitti tasekirjan. Tähän päätökseen ei voi hakea muutosta (KL 24:5).
ASIKKALAN SEURAKUNTA PÖYTÄKIRJA KN11/04-6 43 Tilintarkastajan valinta / tilintarkastuspalvelujen hankinta Tilintarkastuspalveluhankinta tehdään hankintalain mukaan. Mikäli tilintarkastuksen arvioidaan maksavan valtuustokauden aikana yhteensä alle 30 000 euroa (alv 0 %), niin seurakunnalla ei ole velvollisuutta kilpailuttaa hankintaa hankintalain mukaan. Lahden alueen seurakuntien talouspäälliköt ovat keskustelleet tilintarkastuspalvelujen kilpailuttamisesta kokouksessaan 8.11.2010. Tällöin on todettu, että tarjouksen pyytäminen hoidetaan siten, että useampi pieni seurakunta pyytää yhdessä tarjouksen tilintarkastuspalveluista. Yhteiseen tarjouskilpailuun lähtivät mukaan Asikkalan, Hartolan, Kärkölän, Padasjoen ja Sysmän seurakunnat. Koska viiden seurakunnan valtuustokauden oletetut tilintarkastuspalkkiot ylittävät 30.000 euron rajan, tarjouspyyntö julkaistiin Hilmassa kutsukilpailuna. Lisäksi tarjouspyyntö lähetettii: KPMG Oy, Clavis, Tilintark.PK-finland Oy, Audiator, Ernst & Young, Tilintarkastus Veijo Uusi-Uitto, Tuokko tilintarkastus Oy ja Deloitte& Touche Oy. Tarjouspyynnössä annettiin kriteerit, joiden perusteella valinta tehdään. Seurakunnat sitoutuvat annetuilla kriteereillä yhdenmukaiseen valintaan. Määräaikaan mennessä saatiin viisi tarjousta. Tarjousten avauspöytäkirja 7.2.2011. Talouspäälliköiden kokouksessa 18.3.2011 pisteytettiin tarjoukset. Tuokko tilintarkastus Oy ja Ernst & Young :n jättämät tarjoukset jätettiin huomioimatta, koska tarjouksia ei oltu tehty tarjouspyynnön mukaisesti. Muiden tarjouksen jättäneiden osalta kaikkien seurakuntien tarjousten koko valtuustokauden kokonaissummat laskettiin yhteen ja annettiin pisteet ennakolta ilmoitettujen kriteereiden mukaisesti seuraavasti: Audiator Deloitte KPMG Hinta Asikkala 8.772,93 7.585,00 8.080,00 Hinta kaikki 29.829,54 28.085,00 30.160,00 Pisteet hinta 58 60 58 Pisteet laatu 20 15 20 Pisteet tarkastaja 20 10 20 Pisteet avustaja 10 5 10 Yhteensä = 108 = 90 = 106
ASIKKALAN SEURAKUNTA PÖYTÄKIRJA KN11/04-7 43 Tilintarkastajan valinta / tilintarkastuspalvelujen hankinta Vaikka kukin seurakunta valitsee itsenäisesti oman tilintarkastusyhteisönsä, tarjouspyynnössä seurakunnat ovat sitoutuneet valitsemaan kokonaistaloudellisesti edullisimman tarjouksen jättäneen tilintarkastusyhteisön. Päätösesitys (talouspäällikkö): Esitän kirkkoneuvoston, ja edelleen kirkkovaltuuston hyväksyttäväksi, että kirkkovaltuusto valitsee toimikaudekseen 2011 2014 hallinnon ja talouden tarkastusta varten kokonaistaloudellisesti edullisimman tarjouksen jättäneen Audiator yhtiöt. Tilintarkastuspalkkiot tilintarkastuskaudelle ovat 8.772,93 euroa ( alv 0 %). Päätös: Hyväksyttiin. Esitetään kirkkovaltuuston hyväksyttäväksi. Tähän päätökseen ei voi hakea muutosta (KL 24:5).
ASIKKALAN SEURAKUNTA PÖYTÄKIRJA KN11/04-8 44 Liittyminen HeTa palvelukeskuksen asiakkaaksi HeTa on projekti, jonka tavoitteena on Suomen evankelis-luterilaisen kirkon talousyksiköiden kirjanpidon ja palkanlaskennan hoidon uudelleenjärjestäminen. Tämä toteutetaan perustamalla kirkkoon kirjanpidon ja palkanlaskennan palvelukeskus. Palvelukeskus tulee hoitamaan keskitetysti tietyt tehtävät seurakuntien, hiippakuntien ja kirkon keskusrahaston kirjanpidosta ja palkanlaskennasta. Palvelukeskus ei vaikuta kirkon talousyksiköiden päätösvaltaan. Seurakuntatalous tulee edelleen olemaan talous- ja työnantajayksikkö, jolle jäävät esimerkiksi työnantajavastuut, rekrytointi, oman budjetin valmistelu ja sen sisällöstä päättäminen. Palvelukeskuksesta tulee osa kirkkohallituksen organisaatiota, mutta samalla se on kuitenkin hyvin itsenäinen. Tavoitteena on perustaa 4-6 toimipistettä, joista yksi tuottaa palvelut ruotsinkielisille seurakuntatalouksille. Kirkkohallituksen täysistunto päätti 22. helmikuuta 2011 kirkon talous- ja henkilöstöhallinnon palvelukeskuksen toimipistepaikkakunnista. Palvelukeskuksen päätoimipiste sijoitetaan Ouluun. Muut suomenkieliset toimipisteet perustetaan Lahteen ja Kuopioon. Ruotsinkielinen toimipiste perustetaan Porvooseen. Lisäksi täysistunto valitsi piloteiksi seuraavat seurakunnat: Oulu, Rovaniemi, Ylivieska, Kiiminki, Kalajoki, Nivala, Oulainen, Haapavesi, Haapajärvi, Sievi, Alavieska, Paltamo, Utajärvi ja Hailuoto. Tavoitteena on, että pilotit ovat ensimmäiset asiakkaat, kun palvelukeskus käynnistää toimintansa vuonna 2012.
ASIKKALAN SEURAKUNTA PÖYTÄKIRJA KN11/04-9 44 Liittyminen HeTa palvelukeskuksen asiakkaaksi Kirkkohallitus tekee selvitystä siitä, milloin kukin seurakuntatalous haluaisi liittyä kirkon talous- ja henkilöstöhallinnon palvelukeskuksen asiakkaaksi. Ensimmäinen mahdollinen liittymisajankohta on vuonna 2012, jolloin palvelukeskus aloittaa toimintansa. Siirtymäkausi kestää aina vuoteen 2017 asti. Kirkkohallitus pyytää, että seurakuntatalouksien kirkkoneuvostot ilmoittavat, mikä olisi seurakuntataloudellenne paras ajankohta liittyä palvelukeskuksen asiakkaaksi. Asiasta on keskusteltu Lahden IT alueeseen kuuluvien seurakuntien talouspäälliköiden kokouksessa 21.3.2010. Esille tuli se seikka, että koska Palvelukeskus saatiin Lahteen, niin me Lahden IT alueen seurakunnat ilmoitamme Kirkkohallitukselle, että haluamme liittyä palvelukeskuksen asiakkaaksi heti kun se käytännössä on mahdollista. Päätösesitys (talouspäällikkö): Esitän kirkkoneuvoston hyväksyttäväksi, että Asikkalan seurakunta liittyy HeTa palvelukeskuksen asiakkaaksi kun se käytännössä on seurakunnalle tarpeellista. Asikkalan srk siirtyminen tulee ajoittaa siten, että huomioidaan taloudelliset näkökohdat, työtehtävien uudelleenjärjestelyt ja työntekijöiden mahdolliset siirtymiset Palvelukeskuksen palvelukseen. Siirtymisestä ja tehtävien muutoksesta käydään taloustoimiston työntekijöiden kanssa asiaankuuluvat keskustelut ja neuvottelut. Päätös: Hyväksyttiin. Tähän päätökseen voi hakea muutosta kirjallisella oikaisuvaatimuksella Asikkalan seurakunnan kirkkoneuvostolle (KL 24:3).
ASIKKALAN SEURAKUNTA PÖYTÄKIRJA KN11/04-10 45 Viranhaltijapäätökset - Kirkkoherran viranhaltijapäätökset: nro 6/2011, kappalaisen virkavapausajan sijaisen palkkaamisen jatkaminen nro 7/2011, Vuosiloma, Halme nro 8/2011, Vuosiloma, Ikävalko nro 9/2011, Vuosiloma, Humpila nro 10/2011, Vuosiloma, Kuitunen nro 11/2011, Vuosiloma, Koskema nro 12/2011, Vuosiloma, Salmi nro 13/2011, Vuosiloma, Raittinen nro 14/2011, Vuosiloma, Salojärvi nro 15/2011, Vuosiloma, Huumo - Talouspäällikön viranhaltijapäätökset: nro 18/ 2011, Sairausloma nro 19/2011, Keittiötyöntekijän valinta nro 20/ 2011, Kopiokoneen hankinta nro 21 /2011, Myrskyssä kaatuneiden puiden myynti nro 22/ 2011, Vuosiloma, Kinnunen nro 23/ 2011, Vuosiloma, Stolt nro 24 /2011, Vuosiloma, Koskema nro 25/2011, Vuosiloma, Lohvansuu nro 26/2011, Vuosiloma, Salminen nro 27/2011, Vuosiloma, Nikkanen Päätösesitys (kirkkoherra / talouspäällikkö): Merkitään tiedoksi. Päätös: Merkitään tiedoksi. Tähän päätökseen ei voi hakea muutosta (KL 24:5).
ASIKKALAN SEURAKUNTA PÖYTÄKIRJA KN11/04-11 46 Tiedotukset 1. Lahdessa on kokoontunut talven 2011 aikana seuraava ryhmä: Matti Piispanen (Nastolan srk), Sirpa Alanne (Lahden srk-y), Kari Sinisalo (Hollolan srk), Kati Metso ja Matti Halme (Heinolan srk) sekä asiantuntijana ja tukena projektipäällikkö Erkki Saarinen Kirkkohallituksesta. He ovat kiinteistötoimen tapaan laatineen kyselyn hautaustoimen tehtäviin liittyvistä asioista. Kyselyn tarkoituksena on selvittää seurakuntakohtaiset näkemykset ja arvioida sitten yhteistyön näkökulmaa, joka utuisessa tulevaisuudessa voisi vaikkapa olla koko Päijät-Hämeen kattava. Kysely on tietojen keräämistä, ei siis millään tavoin yksittäistä seurakuntaa sitova tai velvoittava. Kirkkoneuvostolle jaettiin tutustuttavaksi ja tiedoksi yhteenveto: Päijät- Hämeen hautausmaat kristillisen sanoman pohjalta hiljentymisen ja toivon puistoiksi. Päätösesitys (kirkkoherra): Merkitään tiedoksi. Päätös: Merkitään tiedoksi. Tähän päätökseen ei voi hakea muutosta (KL 24:5).
ASIKKALAN SEURAKUNTA PÖYTÄKIRJA KN11/04-12 47 Oikaisuvaatimusohjeet ja valitusosoitus Puheenjohtaja antoi oikaisuvaatimusohjeet ja valitusosoitukset. Liitetään pöytäkirjaan.
ASIKKALAN SEURAKUNTA PÖYTÄKIRJA KN11/04-13 Kokouksen päätös Puheenjohtaja päätti kokouksen.