Sivu 1 Kokousaika Keskiviikkona 26.10.2016 klo 17-19.30 Kokouspaikka Läsnä Seurakuntatalon kokoushuone Ulvinen Heli, kirkkoherra, puheenjohtaja Hanhimäki Sampo, jäsen Huostila Anja, jäsen Huostila Mari, jäsen Kartano Ulla, jäsen Kerttula Anu, jäsen Laurila Riitta, jäsen Lindholm Sinikka, jäsen Lundström Jorma, jäsen Miettunen Maria, jäsen, poistui 74 käsittelyn aikana klo 18 Selinummi Ilkka, jäsen Veräväinen Matti, jäsen Vitie-Leijala Maiju, varajäsen, poistui 75 käsittelyn jälkeen klo 19.12 Seija Koivisto, sihteeri Käsitellyt asiat 70-80 Allekirjoitukset Puheenjohtaja Heli Ulvinen Sihteeri Seija Koivisto Pöytäkirjan tarkastus Paikka ja aika Hämeenlinna 26.10.2016 Allekirjoitukset Matti Veräväinen Ilkka Selinummi Pöytäkirja yleisesti nähtävänä Paikka ja aika Lammin kirkkoherranvirasto 27.10. 25.11.2016 Todistaa Kirkkoherra Heli Ulvinen Otteen oikeaksi todistaa
70 Kokouksen avaus Sivu 2 Puheenjohtaja avasi kokouksen. Kokouksen aluksi puheenjohtaja luki Ef. 4:25-32. 71 Kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus Kutsu kokoukseen toimitetaan jäsenille viimeistään viisi päivää ennen kokousta. Kutsuun on liitettävä luettelo käsiteltävistä asioista. Kokouskutsu ja esityslista on lähetetty sähköpostina ja postitse 14.10.2016. Päätösesitys (kirkkoherra): Kokous todetaan lailliseksi ja päätösvaltaiseksi. Päätös: Kokous todettiin lailliseksi ja päätösvaltaiseksi. 72 Kokouksen työjärjestyksen hyväksyminen Päätösesitys (kirkkoherra): Esitän seurakuntaneuvoston hyväksyttäväksi, että kokouksen työjärjestykseksi hyväksytään esityslistan mukainen järjestys. Päätös: Hyväksyttiin. 73 Pöytäkirjantarkastajien ja ääntenlaskijoiden valinta Päätösesitys (kirkkoherra): Esitän seurakuntaneuvoston hyväksyttäväksi, että pöytäkirjan tarkastajina toimivat seurakuntaneuvoston jäsenet, kaksi kerrallaan, vuoronperään aakkosjärjestyksessä. Pöytäkirja tarkastetaan kokouksen jälkeen sen valmistuttua. Esitän, että tämän kokouksen pöytäkirjan tarkastajina toimivat Matti Veräväinen ja Ilkka Selinummi. Päätös: Hyväksyttiin.
74 Lähetekeskustelu Hämeenlinnan seurakuntayhtymän kiinteistöstrategiasta Sivu 3 Joulukuussa 2015 talousarviota hyväksyessään Hämeenlinnan seurakuntayhtymän yhteinen kirkkovaltuusto linjasi kiinteistöstrategian laadinnan olevan vuoden 2016 avaintavoitteita. Kiinteistö- ja hautaustoimen johtokunta nimesi kesäkuussa 2015 kiinteistöstrategiaa valmistelevaan työryhmään johtokunnan jäsenistä seuraavat henkilöt: Antti Hieta (pj. Hml-Vanaja), Reetta-Maria Tolonen Salo (Hml- Vanaja), Irja Appelroth (Hml-Vanaja), Liisa Ilonen-Teivonen (Hauho), Jorma Lundström (Lammi) sekä YKV:n pj. Erkki Alanen (Hml-Vanaja) ja kiinteistöpäällikkö Eija Rantala. Sihteeriksi nimettiin kiinteistösihteeri Tuija Niemi-Nikkola. Työtä ohjaamaan valittiin kiinteistö- ja tilastrategioiden asiantuntijaosaaja Johanna Holmström Newsec Asset Management Oy:stä. Kiinteistöstrategiatyöryhmä sai elokuun lopulla 2016 kiinteistö- ja hautaustoimen johtokunnan sille asettaman tehtävän valmiiksi. Kiinteistö- ja hautaustoimen johtokunta tutustui kiinteistöstrategiatyöryhmän materiaaliin ja teki siihen täydennyksiä kokouksessaan 20.9.2016 sekä lähetti sen yhteisen kirkkoneuvoston käsiteltäväksi. Valmistunut kiinteistöstrategiamateriaali esiteltiin seurakuntayhtymän koko henkilökunnalle sekä seurakuntaneuvostojen, yhteisen kirkkovaltuuston ja yhteisen kirkkoneuvoston jäsenille yhteisen kirkkovaltuuston kokouksen edellä 22.9.2016. Yhteinen kirkkoneuvosto tutustui kiinteistöstrategiamateriaaliin kokouksessaan 6.10.2016 69 ja päätti lähettää materiaalin lausunnolle seurakuntaneuvostoille ja henkilöstön edustajille. Lausunnot tulee jättää 2.12.2016 mennessä. Kiinteistöstrategiamateriaali lähetetään esityslistan ohessa. Materiaali koostuu seuraavista kolmesta asiakirjasta: 1. Hämeenlinnan seurakuntayhtymän kiinteistöstrategiatyön kuvaus 2015-2016, 2. Kiinteistöstrategia 2017 2022 Salkutus ja kuntoluokat, 3. Kiinteistöstrategia 2017-2022. Kiinteistöpäällikkö Eija Rantala esittelee asiakirjat kokouksessa. Päätösesitys (kirkkoherra): Seurakuntaneuvosto tutustuu kiinteistöstrategiamateriaaliin ja käy materiaalista lähetekeskustelun. Lähetekeskustelu merkitään tiedoksi. Lammin seurakunnan lausunnon kiinteistöstrategiasta seurakuntaneuvosto antaa kokouksessaan 23.11.2016. Päätös: Merkitään tiedoksi.
Sivu 4 75 Lammin seurakunnan toiminta- ja taloussuunnitelma vv. 2017 2019 ja talousarvio vuodelle 2017 Lammin seurakunnan toiminta- ja taloussuunnitelma 2017: Pidämme huolta lapsista ja nuorista lähetetään seurakuntaneuvostolle tämän esityslistan liitteenä (liite nro 1). Lammin seurakunnan seurakuntaneuvosto päättää omalta osaltaan Lammin seurakunnan toiminta- ja taloussuunnitelmasta 2017-2019 26.10.2016. Tämän jälkeen toiminta- ja taloussuunnitelma lähetetään Hämeenlinnan seurakuntayhtymän yhteisen kirkkoneuvoston käsiteltäväksi. Taloustoimisto tekee talousarvioesitykseen yhteisen kirkkoneuvoston päättämät muutokset ja kirkkoneuvosto lähettää tämän jälkeen koko seurakuntayhtymän toiminta- ja taloussuunnitelman seurakuntiin lausuntokierrokselle. Seurakuntaneuvostot antavat lausuntonsa kyseisestä asiakirjasta yhteisen kirkkoneuvoston kautta yhteiselle kirkkovaltuustolle. Yhteinen kirkkovaltuusto käsittelee ja päättää Hämeenlinnan seurakuntayhtymän toiminta- ja taloussuunnitelman 2017-2019, talousarvion vuodelle 2017 15.12.2016. Liitteenä oleva asiakirja sisältää pääluokkien 1 hallinto ja 2 seurakunnallinen toiminta euromääräisen talousarvion vuodelle 2017. Pääluokka 1 koostuu seurakuntaneuvoston, kirkonkirjojen pidon ja kirkkoherranviraston tehtäväalueiden talousarvioista. Pääluokka 2 koostuu seurakunnallisen toiminnan tehtäväalueiden talousarvioista. Talousarvion 2017 toimintakate (1. ja 2. pääluokka) on 553.746 euroa (vuonna 2016 544.449 euroa), joka on Lammin seurakunnalle annetun talousarvioraamin mukainen. Toimintakatteessa toimintatuottojen osuus on 38.665 euroa ja toimintakulujen osuus 592.411 euroa. Asiakirjassa on tehtäväalueittain ulkoiset toimintatulot, toimintamenot ja työalakate. Talousarviossa varaudutaan +0,3 % palkankorotukseen vuositasolla. Asiakirjassa on tehtäväalueiden sanalliset toimintasuunnitelmat ja avaintavoitteet vuodelle 2017 kirjattu erikseen. Lisäksi asiakirja sisältää ehdotuksen seurakunnallisen toiminnan maksuista ja korvauksista. Seurakunnallisen toiminnan tehtäväalueille tulee laatia toiminnan johtamista, suunnittelua ja määrärahan toteutumisen seurantaa varten käyttösuunnitelma, joka käsitellään ja hyväksytään seurakuntaneuvoston tammi-helmikuun 2017 kokouksessa. Päätösesitys (kirkkoherra): Esitetään seurakuntaneuvoston ja edelleen Hämeenlinnan seurakuntayhtymän yhteisen kirkkoneuvoston ja kirkkovaltuuston hyväksyttäväksi Lammin seurakunnan toiminta- ja taloussuunnitelma vv. 2017-2019 ja talousarvio 2017: Pidämme huolta lapsista ja nuorista. Päätös: Hyväksyttiin.
Sivu 5 76 Henkilöstön kehittämissuunnitelma vuosille 2017-2019 ja koulutussuunnitelma vuodelle 2017 Koulutussuunnitelmaehdotus vuodelle 2017 lähetetään seurakuntaneuvostolle tämän esityslistan ohessa. Päätösesitys (kirkkoherra): Esitän koulutussuunnitelman seurakuntaneuvoston hyväksyttäväksi. Lisäksi esitän, että tuomiokapitulille 15.12.2016 mennessä lähetettävä henkilöstön kehittämissuunnitelma vuosille 2017-2019 annetaan kirkkoherran laadittavaksi ja päätettäväksi. Kehittämissuunnitelma annetaan seurakuntaneuvostolle myöhemmin tiedoksi. Päätös: Hyväksyttiin.
77 Lähetystyön talousarvioavustuksen jakaminen Sivu 6 Vuoden 2015 Lammin seurakunnan vapaaehtoinen lähetyskannatus oli 10.909,86 (v.2014 15.728,21) euroa. Kirkon ulkomaanavun vapaaehtoinen kannatus oli 8.283 (v.2014 6.073,42) euroa. Mikäli noudatetaan talousarvioavustuksen jakamista vapaaehtoisen kannatuksen suhteessa, kuten aiemmin, tuen jakautuminen toteutuisi seuraavalla tavalla: Suomen Lähetysseura 63 % ( 58 % ) = 6.400 euroa Suomen ev.lut Kansanlähetys 18 % ( 27 % ) = 1.800 euroa Kylväjä 8 % ( 3 % ) = 800 euroa Suomen Pipliaseura 5 % ( 5 % ) = 500 euroa Sanansaattajat 4 % ( 4 % ) = 400 euroa Suomen lut.evank.yhd. 2 % ( 3 % ) = 200 euroa Lähetystyön vapaaehtoinen kannatus on pienentynyt edellisestä vuodesta n. 5000 eurolla. Nimikkolähettisopimusten vuositavoitteisiin ei siten ihan päästä (SLS 13.360 + kummisopimukset yht. 840 ; Kansanlähetys 6.700 ). Lisäksi nimikkolähettien tuki toteutuu hyvin epätasaisesti, jos noudatetaan tuen jakamista vapaaehtoisen kannatuksen suhteessa. Tavoitetuki Sanansaattajien kanssa (450 ) täyttyy. Lähetystyön pastori Sari Järä esittää talousarviossa varatun 10.000 euron lähetysavustuksen jakamista uudella mallilla siten, että tuen jakamisessa huomioitaisiin nimikkosopimuksiin liittyvät vuositavoitteet. Mikäli toimitaan viimeksi mainitulla periaatteella, talousarvioavustus jakautuu seuraavasti: Suomen Lähetysseura 57 % = 5.700 euroa Suomen ev. lut. Kansanlähetys 34 % = 3.400 euroa Kylväjä 4,5 % = 450 euroa Suomen Pipliaseura 3 % = 300 euroa Sanansaattajat 1 % = 100 euroa Suomen lut.evank.yhdistys 0,5 % = 50 euroa Päätösesitys (kirkkoherra): Esitän seurakuntaneuvoston hyväksyttäväksi, että talousarviossa varatun 10.000 euron lähetystyön avustus jaetaan lähetystyön pastori Sari Järän esityksen mukaisesti seuraavasti: Suomen Lähetysseura 57 % = 5.700 euroa Suomen ev. lut. Kansanlähetys 34 % = 3.400 euroa Kylväjä 4,5 % = 450 euroa Suomen Pipliaseura 3 % = 300 euroa Sanansaattajat 1 % = 100 euroa Suomen lut.evank.yhdistys 0,5 % = 50 euroa Kirkon ulkomaanavulle (KUA) osoitetaan Kansainvälisen diakoniatyön budjetista talousarvioavustusta 1.700 euroa. Päätös: Hyväksyttiin.
78 Kanta-Hämeen seurakuntien keskusrekisterihanke Sivu 7 Kanta-Hämeen seurakunnat tahtovat virastopalvelut yhteen organisaatioon Lokakuun alussa kokoontuneet kantahämäläisten seurakuntien kirkkoherrat ovat päättäneet yksimielisesti ryhtyä tavoittelemaan kirkonkirjojen pidon siirtämistä yksittäisistä virastoista yhteiseen keskusrekisteriin. Muutoksen jälkeenkin työntekijöitä voi olla eri palvelupisteissä. Keskusrekisterin syntyessä on erikseen tarkasteltava palveluverkon laajuutta sekä yksittäisten palvelupisteiden sijainteja ja aukioloaikoja. Asiaa valmistelemaan nimettiin virkamiestyöryhmä, jonka koollekutsujana on Hämeenlinnan seurakuntayhtymän talousjohtaja Kai Kauppinen. Ryhmä selvittää ensisijaisesti Kanta-Hämeen oman keskusrekisterin perustamisen kustannus-, henkilöstö- ja tilavaikutukset päätöksenteon perustaksi. Lisäksi työryhmälle annettiin tehtäväksi selvittää mahdollisuus liittyä Tampereen keskusrekisteriin. Asia on tarkoitus ratkaista vielä kuluvan vaalikauden aikana. Taustalla valtakunnallinen ohjaus Kirkkohallituksen täysistunto linjasi marraskuussa 2015, että seurakuntien tulee toteuttaa kirkonkirjojen pito jatkossa yksittäisten virastojen sijaan yhteisissä keskusrekistereissä. Pienissä kirkkoherranvirastoissa kirkonkirjojen pidon tehtävien hoitamiseen ongelmia aiheuttavat henkilöstöresurssien vähäisyys ja sijaisuuksien järjestäminen. Työn asiasisältö ja käytettävä tietojärjestelmä edellyttävät aina sekä asiantuntemusta että käyttöoikeuksien luomista. Haasteita tietojärjestelmän käyttäjille tuo digitointiprosessin myötä käyttöön otettava uuden työvälineen hallinta. Ammattitaidon kehittäminen ja palvelutason parantaminen onnistuvat helpommin isommassa yksikössä. Laskelmien mukaan kirkonkirjojen pidon järjestämisen kustannukset ovat tällä hetkellä suuremmissa yksiköissä matalammat kuin yksittäisissä pienissä tai keskisuurissa seurakunnissa. Euroopan parlamentin käsittelyssä olevan tietosuoja-asetuksen arvioidaan toteutuessaan lisäävän henkilörekistereihin liittyvää hallinnointia ja toisaalta edellyttävän yhä parempaa henkilötietolainsäädännön tuntemusta. Kirkkohallitus edellyttää, että kirkonkirjojen pitoon on etsittävä yhdessä yhtenäisiä ja tehokkaita prosesseja. Tällä hetkellä niin kustannukset kuin käytännötkin poikkeavat huomattavasti toisistaan seurakuntien ja keskusrekisterien välillä. Keskusrekisterien tarpeeksi on arvioitu 2 4 per hiippakunta. Esityslistan ohessa on 7.10.2016 päivätty neuvottelumuistio keskusrekisterin perustamiseksi Kanta-Hämeeseen. Päätösesitys (kirkkoherra): Merkitään tiedoksi. Päätös: Merkitään tiedoksi.
Sivu 8 79 Kehitysvammaistyön alueellista hoitamista koskevan uuden yhteistyösopimuksen syntyminen Lahden seurakuntayhtymän yhteinen kirkkoneuvosto käsitteli ja hyväksyi kokouksessaan 14.4.2016 (3/2016, 48 ) sopimuksen kehitysvammaisten hengellisen työn järjestämisestä Kanta- ja Päijät-Hämeen alueen seurakuntien yhteistoimintana. Päätös lähetettiin tiedoksi ja yhteistyösopimus hyväksyttäväksi sopijaseurakunnille 26.4.2016. Sopijaseurakuntia pyydettiin ilmoittamaan sitoutumisensa kehitysvammaistyön hoitamiseen yhteistyösopimuksen mukaisesti 1.8.2016 mennessä. Lammin seurakunnan seurakuntaneuvosto käsitteli ja hyväksyi yhteistyösopimuksen kokouksessaan 25.5.2016, 41. Kyseinen yhteistyösopimus korvaa vuonna 1983 laaditun sopimuksen Etelä-Hämeen erityishuoltopiirin kehitysvammaisten hengellisen huollon järjestämisestä. Lahden seurakuntayhtymän 11.10.2016 lähettämän tiedon mukaan kehitysvammaistyön alueelliseen yhteistyöhön on liittymässä 20 seurakuntaa/ seurakuntayhtymää. Kyseiset seurakunnat / seurakuntayhtymät ovat olleet kaikki mukana myös edellisessä yhteistyösopimuksessa, eikä yksikään edellisessä sopimuksessa mukana olleista seurakunnista/seurakuntayhtymistä jäänyt pois uudesta sopimuksesta. Uusi yhteistyösopimus astuu voimaan 1.1.2017. Yhteistyösopimus on parhaillaan allekirjoitettavana seurakunnissa. Päätösesitys (kirkkoherra): Merkitään tiedoksi. Päätös: Merkitään tiedoksi.
Sivu 9 80 Ilmoitusasiat, onnittelut ja muistamiset - Hämeenlinnan seurakuntayhtymän kiinteistö- ja hautaustoimen johtokunnan 20.9.2016 kokouksen päätökset - Hämeenlinnan seurakuntayhtymän yhteisen kirkkovaltuuston 22.9.2016 kokouksen päätökset - Hämeenlinnan seurakuntayhtymän yhteisen kirkkoneuvoston 6.10.2016 kokouksen päätökset - Tampereen hiippakunnan tuomiokapitulin päätös 21.9.2016: pastori Iina Jokilaakson virkamääräys ajalle 1.12.2016-31.12.2017 Päätösesitys (kirkkoherra): Merkitään tiedoksi. Päätös: Merkitään tiedoksi.
Sivu 10 81 Oikaisuvaatimusohjeet ja valitusosoitus Pöytäkirjaan liitetään Kirkkolain 24 luvun 3-5 :n mukaiset ohjeet oikaisuvaatimuksen tekemisestä sekä todettiin pöytäkirjan pykälät, joista oikaisuvaatimusta eikä valitusta voida tehdä. 82 Kokouksen päättäminen Puheenjohtaja päätti kokouksen.