KIINTEISTÖ- JA HAUTAUSTOIMEN JOHTOKUNTA Sivu 1 Kokousaika Maanantai 28.11.2016 kello 18.00 20.19 Kokouspaikka Keskusseurakuntatalo, Valon Sali, Rauhankatu 14, Hämeenlinna Läsnä Antti Hieta puheenjohtaja Kalervo Aaltonen jäsen Olli Ilomäki jäsen Erkki Jaalama jäsen Tauno Korhonen varajäsen Jorma Lundström jäsen Marja-Leena Nykänen varapuheenjohtaja Marita Pekkarinen varajäsen Aku Talikka varajäsen (saapui klo 18.15 / 73) Reetta-Maria Tolonen-Salo jäsen Erkki Alanen Leena Pietilä Heikki Kilpeläinen Kai Kauppinen Eija Rantala Kari Laiho Tuija Niemi-Nikkola ykv pj ykv vpj ykn talousjohtaja kiinteistöpäällikkö ylipuutarhuri kiinteistösihteeri Käsitellyt asiat 68 82 Allekirjoitukset Puheenjohtaja Antti Hieta Sihteeri Tuija Niemi-Nikkola n tarkistus Paikka ja aika Hämeenlinna 7.12.2016 Allekirjoitukset Marita Pekkarinen Reetta-Maria Tolonen-Salo yleisesti nähtävänä Paikka ja aika Hämeenlinnan kirkkoherranvirasto 9.-23.12.2016 Todistaa Talousjohtaja Kai Kauppinen Otteen oikeaksi todistaa:
KIINTEISTÖ- JA HAUTAUSTOIMEN JOHTOKUNTA Sivu 2 68 Kokouksen avaus Puheenjohtaja avasi kokouksen. 69 Kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus Kokouskutsu ja esityslista on lähetetty jäsenille sekä sähköpostina että kirjepostina 23.11.2016. Johtokunnan kokous todettiin laillisesti kokoon kutsutuksi ja päätösvaltaiseksi. 70 Kokouksen työjärjestyksen hyväksyminen Kokouksen työjärjestykseksi hyväksyttiin esityslistan mukainen järjestys. 71 ntarkastajien ja ääntenlaskijoiden valinta ntarkastajiksi ja ääntenlaskijoiksi valittiin Marita Pekkarinen ja Reetta-Maria Tolonen-Salo.
KIINTEISTÖ- JA HAUTAUSTOIMEN JOHTOKUNTA Sivu 3 72 Ilmoitusasiat Kiinteistö- ja hautaustoimen johtoryhmän muistio 4 / 2016 Palohälytys Idänpään Toimintakeskus Oy, Anttilankatu 4, Hämeenlinna Talousjohtajan päätösesitys: Johtokunta merkitsee ilmoitusasiat tiedoksi. Päätösesitys hyväksyttiin.
KIINTEISTÖ- JA HAUTAUSTOIMEN JOHTOKUNTA Sivu 4 73 Talousarvion toteutuminen 1.1. 31.10.2016 Esityslistan liitteenä 1 on hautaustoimen ja liitteenä 2 kiinteistötoimen talousseuranta ajalta 1.1. 31.10.2016. Pylväät viestittävät kuluneen vuoden toteutuneita kuluja lokakuun loppuun saakka ja katkoviiva näyttää kuluvan vuoden talousarviota, joka on jaettu tasan kaikille kuukausille. Talousjohtajan päätösesitys: Talousarvioseuranta merkitään tiedoksi. Päätösesitys hyväksyttiin.
KIINTEISTÖ- JA HAUTAUSTOIMEN JOHTOKUNTA Sivu 5 74 Hautainhoitorahaston talousarvioehdotus ja toimintasuunnitelma vuodelle 2017 Seurakuntayhtymän hautausmaa-alueet hoidetaan talousarviovaroin, mutta hautojen hoitoon ei kirkkolain mukaan saa käyttää seurakunnan varoja. Seurakuntayhtymällä on korvauksesta hoitoon otettujen hautojen hoitoa varten hautainhoitorahasto. Kun omaiset antavat haudan hoidettavaksi, heidän maksamansa hoitomaksu ohjautuu hautainhoitorahastoon. Hautainhoito-rahasto muodostaa erillisen taseyksikön ja sillä on oma talousarvio. Hautainhoitorahasto sisältyy seurakunnan taseen toimeksiantojen varoihin ja pääomiin. Hauhon, Hämeenlinna-Vanajan, Kalvolan, Lammin, Rengon ja Tuuloksen seurakuntien hautainhoitorahastot on yhdistetty yhdeksi Hämeenlinnan seurakuntayhtymän hautainhoitorahastoksi 1.1.2011 alkaen. Talousarvion tulot muodostuvat määräaikaisten hoitosopimusten pääomasta, kesähoitosopimuksista, vuokra-, korko- ja sijoitustuloista. Huomattavin osa menoista on henkilökunnan palkkausmenot sivukuluineen. Muut menot koostuvat palveluiden ja tarvikkeiden ostoista sekä vuokramenoista. Hoitotyö ajoittuu pääosin touko-syyskuulle ja silloin hoitotyötä varten palkatun henkilökunnan määrä on suurimmillaan. Ehdotus hautainhoitorahaston vuoden 2017 talousarvioksi (numero-osa) on liitteenä 3 ja sopimushautojen toimintasuunnitelma vuodelle 2017 liitteenä 4. Esitys haudanhoitohinnastoksi 1.1.2017 alkaen tuodaan kokoukseen (liite 5). Kiinteistöpäällikön päätösesitys: Johtokunta käsittelee ja hyväksyy liitteen 3 mukaisen hautainhoitorahaston talousarvion vuodelle 2017, liitteen 4 mukaisen sopimushautojen toimintasuunnitelman vuodelle 2017 sekä liitteen 5 mukaisen haudanhoitohinnaston 1.1.2017 ja lähettää ne edelleen yhteisen kirkkoneuvoston vahvistettavaksi. Päätösesitys hyväksyttiin.
KIINTEISTÖ- JA HAUTAUSTOIMEN JOHTOKUNTA Sivu 6 75 Hautaushinnasto Liitteenä 6 on esitys hautaushinnastoksi alkaen 1.1.2017. Esitys sisältää euromääräiset korotukset johtuen yleisten kustannusten noususta. Hautaushinnastossa olevia hintoja on korotettu edellisen kerran vuonna 2013. Kiinteistöpäällikön päätösesitys: Johtokunta käsittelee ja hyväksyy liitteen 6 mukaisen hautaushinnaston alkaen 1.1.2017 ja lähettää sen edelleen yhteisen kirkkoneuvoston vahvistettavaksi. Päätösesitys hyväksyttiin.
KIINTEISTÖ- JA HAUTAUSTOIMEN JOHTOKUNTA Sivu 7 76 Arkkujen laatukriteereihin täsmennyksiä Muovin käyttö arkuissa ja keinokuituverhoilut ovat ongelma sekä krematorioiden työturvallisuuden että ympäristön kannalta. Eri toimijoiden välisissä keskusteluissa arkkujen laatukriteereitä on nyt täsmennetty. Suomen hautaustoiminnan keskusliiton ja Seurakuntapuutarhurit ry:n aloitteesta on arkkuvalmistajien, maahantuojien, hautaustoimistojen, Krematoriosäätiön ja seurakuntien asiantuntijoiden kesken neuvoteltu kuluneen vuoden aikana arkkujen laatukriteereistä (liite 7). Nyt neuvotteluiden perusteella on muotoutunut yhteinen käsitys siitä, mitä arkkujen laatukriteerit voisivat olla. Tarkoituksena on, että jokaisella arkulla on oltava tuoteseloste, josta käyvät ilmi arkun valmistaja, tämän yhteystiedot sekä tieto siitä, että valmistuksessa on käytetty vain hyväksyttäviä materiaaleja. Arkun on kokonaisuutena oltava arkkuhautaukseen ja tuhkaukseen soveltuva. Esimerkiksi keinokuitukankailla verhoiltuja arkkuja ei enää hyväksyttäisi. Arkkujen laatukriteerit on tarkoitus ottaa käytäntöön seurakunnissa ja krematorioissa vuoden 2017 alusta alkaen. Monen seurakunnan hautaustoimen ohjesäännössä on jo aiemmin viitattu laatukriteereihin, jotka ovat puhuttaneet alaa pitkään. Kyse on siis voimassa olevien kriteerien täsmentämisestä. Hautausmaita ja krematorioita ylläpitävät seurakunnat voivat harkintansa mukaan käsitellä asian omassa hallinnossaan. Kiinteistöpäällikön päätösesitys: Johtokunta merkitsee tiedoksi arkkujen laatukriteereihin tehdyt täsmennykset. Johtokunta merkitsi tiedoksi arkkujen laatukriteereihin tehdyt täsmennykset. Hautaustoimistoille lähetetään asia tiedoksi.
KIINTEISTÖ- JA HAUTAUSTOIMEN JOHTOKUNTA Sivu 8 77 Hautamuistomerkkiohjeistus Nykyiset hautamuistomerkkiohjeistot ovat ajalta ennen seurakuntayhtymän muodostumista. Hautamuistomerkkiohjeisto tulee yhtenäistää huomioiden eri hautausmaiden perinteet ja nykytilanne. Muistomerkkiohjeiston periaatteena on säilyttää vanhaa, historiallisesti arvokkaita muistomerkkejä. Toisaalta uusien hautamuistomerkkien tulee sopia niin uusille kuin vanhoillekin alueille ja huomioida hautamuistomerkkien työturvallisuusnäkökohdat. Hautausmaiden muistomerkkiohjeiston yhtenäistämisen tavoitteena on yhdenmukaistaa ohjeet, huomioon ottaen kunkin hautausmaan erityispiirteet, historialliset ja nykyaikaiset alueet. Johtokunta valitsi kokouksessaan 24.3.2015 työryhmään luottamushenkilöistä Erkki Alasen, Anja Huostilan, Maire Lepistön, Erkki Jaalaman ja Irja Appelrothin. Lisäksi työryhmään valittiin viranhaltijoista Kai Kauppinen, Päivi Kettunen ja Kari Laiho. Työryhmä on valmistellut liitteen 8 mukaisen ohjeen hautamuistomerkistä ja sen asettamisesta. Talousjohtajan päätösesitys: Johtokunta käsittelee liitteen 8 mukaisen ohjeen hautamuistomerkistä ja sen asettamisesta sekä lähettää asiakirjan edelleen seurakuntaneuvostoille lausunnon antamista varten. Johtokunta käsitteli liitteen 8 mukaisen ohjeen hautamuistomerkistä ja sen asettamisesta sekä lähettää asiakirjan edelleen seurakuntaneuvostoille lausunnon antamista varten.
KIINTEISTÖ- JA HAUTAUSTOIMEN JOHTOKUNTA Sivu 9 78 Sankarihautausmaiden kunnostus 2016 Vanajan ja Hauhon hautausmaiden sankarihauta-alueiden kunnostustyöt teetettiin urakoitsijalla (Kivityö Kaseva Oy). Lisäksi Kivityö Kasevalta tilattiin Rengon sankarihauta-alueen muistomerkin kunnostustyö. Ahveniston sankarihauta-alueen korkean ristin, kaiteiden ja muurin maalaustyöt tilattiin Maalausliike Remula Oy:ltä. Liitteessä 9 esitetään selvitys toteutuneista kustannuksista. Lisäksi pienempiä kunnostustöitä on tehty hautaustoimen omana työnä kesän ja syksyn aikana mm. Lammin sankarihauta-alueen muistomerkin istutusaltaan peruskorjaus, luonnonkivilaatta- ja nurmialueiden kunnostusta sekä muistolaattojen oikaisua ja pesua. Muistolaattojen pesua jatketaan vielä keväällä 2017. Kiinteistöpäällikön päätösesitys: Johtokunta merkitsee asian tiedoksi. Johtokunta merkitsi asian tiedoksi. Lisäksi todettiin, että työryhmän osoittamat tehtävät on pääosin tehty.
KIINTEISTÖ- JA HAUTAUSTOIMEN JOHTOKUNTA Sivu 10 79 Muut asiat Kai Kauppinen kertoi, että Hauhon huoltoasematontin maanpuhdistus on tehty. Kustannukset olivat maanpuhdistamisesta yhteensä 46.217 euroa (alv 0 %), josta seurakuntayhtymä maksoi puolet ja Hämeenmaan Kiinteistöt Oy puolet. Huoltoaseman rakennusten purkukustannukset olivat 19.488 euroa (alv 0%), joista vastasi Hämeenmaan Kiinteistöt Oy. Newsec Oy:n asiantuntijapalvelukset / kiinteistöstrategian laadinnan kustannukset vuonna 2016 olivat yhteensä 27.924 euroa (sis. alv) ja visualisointikustannukset olivat 3.310 euroa (sis. alv). Seurakuntayhtymä on ilmoittautunut alv-velvolliseksi kiinteistön vuokraustoiminnasta koskien Kaunisniemen leirikeskusta. Leirikeskuksessa on tehty remontti vuonna 2009, jonka kuluista yhtymä sai vähentää arvonlisäverotuksessa remonttikulujen sisältämän alv:n. Samalla yhtymä on sitoutunut vuokraamaan leirikeskuksen ulkopuoliselle toimijalle 10 vuotta eteenpäin. Tästä seuraa, että saadut vuokratulot ovat arvonlisäverollista tuloa ja vuokraustoimintaan liittyvät kulut ovat vähennyskelpoisia. Seurakuntayhtymän puolesta ei havuteta millään hautausmaalla olevia sankarihautoja. Mm. Kalvolan sankarihautojen havutukset ovat hoitaneet reserviläiset. Keskusteltiin hautausmaiden valaistuksen sammuttamisesta yöksi. Kokeilu aloitettaisiin Ahveniston hautausmaalta. Asian käsittely on seuraavassa kokouksessa.
KIINTEISTÖ- JA HAUTAUSTOIMEN JOHTOKUNTA Sivu 11 80 Seuraava kokous Seuraava johtokunnan kokous pidetään tiistaina 14.2.2017 klo 18.00 alkaen kiinteistötoimistossa Verhonkadulla. Johtokunnan kevään 2017 muut kokoukset päätetään helmikuun kokouksessa. 81 Oikaisuvaatimusohjeet ja valitusosoitus an liitettiin Kirkkolain 24 luvun 3-5 :n mukaiset ohjeet oikaisuvaatimuksen tekemisestä sekä todettiin pöytäkirjan pykälät, joista oikaisuvaatimusta eikä valitusta voida tehdä. 82 Kokouksen päättäminen Puheenjohtaja päätti kokouksen.