Tehokkuutta ja vaikuttavuutta tiedonhallintaa kehittämällä Case Valtiokonttori
Valtiokonttori lyhyesti Valtionhallinnon sisäisten konsernipalveluiden kehittäjä ja tuottaja valtion virastojen kumppanina: - talous- ja henkilöstöhallinnon prosessit ja tietojärjestelmät, finanssihallinto - valtion virastojen ja laitosten lakisääteiset tapaturma- ja vahinkovakuutuspalvelut sekä henkilöstön työkykyä ylläpitävän toiminnan tuki Palvelut yksityisille kansalaisille ja yrityksille: - sotilasvamma- ja rikosvahinkokorvaukset, asuntolainojen takaukset ja korkotuet, maksuvapautuspäätökset, perillisittä kuolleiden perintöasiat 350 työntekijää toimipaikat Helsingissä, Kouvolassa ja Lappeenrannassa toimii valtiovarainministeriön hallinnonalalla
Valtiokonttori 19.5.2015 Toimialat Kansalaispalvelut Rahoitus Talous ja henkilöstö Pääjohtaja Johtoryhmä Kieku Hallinto ja kehittäminen Sisäinen tarkastus Tietohallinto
Tehokkuutta ja vaikuttavuutta tiedonhallintaa kehittämällä Case Valtiokonttori 4
Miksi päätetty panostaa tiedonhallinnan kehittämiseen Tiedonhallinnan kehittäminen ja digitaaliseen palvelutoimintaan siirtyminen on yksi Valtiokonttorin strategisista tavoitteista. Valtikka-hankkeen tehtävänä on luoda toiminnallinen ja tekninen perusta toimivalle tietojen hallinnoinnille: - Luoda toimiva tietopääoman elinkaaren hallinta. - Tuottaa digitalisointia ja tiedon elinkaarenhallintaa mahdollistavat tekniset ratkaisut. - Mahdollistaa työssä tarvittavan tiedon nopea ja helppo saatavuus. - Kehittää yhteistä tietoa hyödyntävä, innovatiivinen kulttuuri. Valtikka luo Valtiokonttorin yhteisen tiedonhallinnan perustan, jota substanssitoimialat voivat hyödyntää omassa työssään ja joka Mahdollistaa Valtiokonttorille toimimisen sisäisesti digitaalisesti vuonna 2017 5
Nykytila Tiedonhallinnan kehittämisen lähtökohdat Valtiokonttorissa VAHVUUDET Lakisääteisiin vaatimuksiin vastaaminen Sisällöllisesti toimiva fyysinen arkisto Tiedon- ja asianhallinnan kehittäminen on kirjattu strategiseksi painopistealueeksi Myös toiminnassa vahva tahtotila tiedon- ja asianhallinnan kehittämiseen on laajalti olemassa MAHDOLLISUUDET Saavuttaa merkittävää toiminnan tehostumista palveluprosessien toiminnallisen kehittämisen kautta sekä prosessien automatisointiasteen kasvattaminen teknologiaa hyödyntämällä Luo perustan hyödyntää monipuolisesti tietopääomaamme monipuolisesti ja innovatiivisesti HEIKKOUDET Tiedonhallintaa ja sen kehittämistä ei ole johdettu kokonaisuutena (ei selkeää omistajuutta, rooleja ja vastuita) Koordinoimattomia toimialakohtaisia ratkaisuja ja käytäntöjä (prosessien epäjatkuvuudet) Yhteistyömuotoja yli toimialarajojen ei ole Ei ole kokonaiskuvaa tiedosta, prosesseista tai järjestelmistä Tieto ei ole organisaation tasolla tehokkaasti hyödynnettävissä (ei löydy, käyttöoikeudet, yhteiset käytännöt) UHAT Ei onnistuta vastaamaan sähköistämisen vaatimuksiin ja Valtiokonttori ei siltä osin kykene vastaamaan sille asetettaviin vaatimuksiin (ohjaavat tahot, yhteiskunta, asiakkaat) Toiminnan tehokkuus ja laatu rapautuu Tiedon osa-optimointi jatkuu ja emme kykene toteuttamaan/kehittämään asiakkaillemme tietovarantojamme hyödyntäviä palveluita Toiminnan ja prosessien uudistaminen tehdään teknologialähtöisesti, toiminnan uusiutuminen ei onnistu ja resursseja käytetään tehottomaan palvelutoimintaan 6
Sisäiset Ulkoiset Tavoitetila Valtiokonttorin tiedon- ja asianhallinnan kehittämisen tavoite Tieto joka on tarpeellista tulee olla saatavilla helppokäyttöisesti, kustannustehokkaasti, laadukkaasti ja oikein hyödyntäjälleen kohdistettuna. Ajurit Tavoitetila Kehitystoimenpiteet Vaikuttavuus- ja tuloksellisuustavoitteet Toiminnan läpinäkyvyys Operatiivinen tehokkuus Kehityspanostusten kustannustehokkuus Toimintaympäristön muutokset Sidosryhmien tarpeet Palveluiden sähköistyminen IHMISET Tiedon hyödyntäminen ja jakaminen päivittäisessä työssä on yksilön kannalta vaivatonta ja osa kulttuuria TIETO Valtiokonttorissa yhteiseksi määritetty tieto on laadukasta ja sen jakaminen ja hyödyntäminen on tehokasta JÄRJESTELMÄT Kustannustehokas ja tarpeisiin vastaava kehittäminen mahdollistuu Valtiokonttoritasoisen kokonaisarkkitehtuurin kautta TOIMINTA Valtiokonttoritason yhteiset tiedonhallinnan prosessit, käytännöt ja toimintatavat tukevat tehokasta tiedon käyttämistä, kehittämistä ja resurssien kohdistamista Tiedon ja asianhallinnan kulttuurin muutos tiedon hallinnasta tiedon johtamiseen ja toimivan perustan luominen Toiminnan tehokkuuden parantaminen uusien toimintatapojen ja järjestelmien käyttöönotolla 7
Tiedonhallinnan kehittämisellä tavoiteltavat hyödyt Minulle! Toiminnan tehokkuus kasvanut Ajan säästäminen asiantuntijoilta Meille! Parempi työn laatu Läpinäkyvä päätöksenteko ja vaikuttaminen Riskien parempi hallinta Uudet tietoon perustuvat innovaatiot 19.5.2015 8
Tiedonhallinnan ja sähköisten kanavien kehittämisen viitteellinen aikajana Sisäinen sähköinen kanava Ulkoinen sähköinen kanava Päivittäisen työn tehokkuus ja miellyttävyys - Sisällöt, työkalut ja ihmiset helposti saatavilla Yhdessä toimiminen ja sujuvat palvelut asiakkaille ja kumppaneille - Kaikki toiminta Valtiokonttorin kanssa yhdeltä luukulta 2015 2016 2017 Sisäinen kanava rakennetaan ensin, jotta: 1. Uudenlaiset palvelut ja välineet tulevat tutuksi käyttäjille. 2. Tekninen ratkaisu hiotaan kuntoon oman väen kanssa. 3. Digitaalinen kulttuuri muovautuu kypsemmäksi ennen toimintaa ulkoisten tahojen kanssa. 4. Välttämättömät järjestelmäpäivitykset saadaan tehtyä.
Kohti digitalisaatiota lähtötilanne ja tavoite? Olet tässä Olemme tällä hetkellä tasojen 1 ja 2 välillä. Tavoitetasomme on 5. 10
Sisäisen tiedonhallintakanavan sixpack Intranetin eniten kaivatut asiat / tiedot 1. Tehokas haku 2. Tarvittava tieto aina saatavilla - Ajantasainen sisältövirta, ml. tapahtumat, dashboardit 3. Sisällön tuottamisen helppous matalalla kynnyksellä uutisvirtaan ja muihin sähköisen työpöydän osioihin 4. Oman ajanhallinnan tuki - Kalenteri, vuosikellot 5. Jaetut läsnäolotiedot (= Lync) 6. Sosiaalisuus - Sisällöntuotanto, keskustelut, shoutbox, sisäinen Twitter Kollegat Oma ajanhallinta Tiedonsaanti ja jakaminen
KÄYTTÖ SISÄLTÖ LÄHTÖKOHDAT Kehittämistä tukevat linjaukset Valtiokonttorilla on yksi sisäinen ja yksi ulkoinen sähköinen kanava. Kanavien tarjoamiin palveluihin tulee päästä yhdellä kirjautumisella. Palveluita käytetään ja sisältöjä tuotetaan yhteisten periaatteiden ja sääntöjen mukaisesti. Kaikki tieto on lähtökohtaisesti avointa. Sisältö julkaistaan selattavassa muodossa, dokumenttiliitteitä käytetään harkiten. Sisältö luokitellaan asiasanojen avulla. Palveluiden tulee olla käytettävissä mobiililaitteilla. Toimintaa tuetaan yhteisöllisillä palveluilla. Pyrkimys yhtenäiseen, erinomaiseen käyttäjäkokemukseen ohjaa kehittämistä.
Yhteenveto Tietoa on valtavasti, miten se saadaan hyödynnettyä ja hallintaan? (organisaation sisällä ja yhteiskunnassa laajemminkin) Kun digitalisoidaan nykyistä toimintaa se tulee tuntea hyvin. (jotta ymmärrämme miten se on mahdollista tuottaa digitaalisena) Keskeistä on toimintakulttuurin ja toimintatapojen kehitys ja muutos. Miten saamme yksilökeskeisen tiedon yhteiseksi tiedoksi? Tekniset ratkaisut tulee kehittää siten, että ne vahvistaa tavoiteltavaa toimintakulttuurin muutosta. Pilko kehittäminen hallittaviin osiin. Ole kärsivällinen ja älä yritä ratkaista kaikkia asioita kerralla. Salli kokeilut ja epäonnistumiset.
Kiitos! Lisätiedot:, apulaisjohtaja Tieto- ja kehitys yksikkö Valtiokonttori Puh: 02 955 024 90 / 050 376 0432 Email: Miikka.Saarteinen@valtiokonttori.fi 14