KUNNALLINEN SÄÄDÖSKOKOELMA EU-HANKKEIDEN HALLINNOINTI

KUNNALLINEN SÄÄDÖSKOKOELMA EU-HANKKEIDEN HALLINNOINTI Nakkilan kunta Kh 14.4.2003

2 0. JOHDANTO...3 1. EU-RAHOITUKSEN HAKEMINEN...3 2. KUNNAN OSALLISTUMINEN EU-HANKKEESEEN...4 3. HANKKEEN VALMISTELU...4 4. PÄÄTÖS RAHOITUKSEN HAKEMISESTA...5 5. TOIMENPITEET EU-RAHOITUSPÄÄTÖKSEN JÄLKEEN...6 6. HANKKEEN TALOUDEN HOITAMINEN...6 7. HANKESEURANTA JA RAPORTOINTI...7 8. KILPAILUTTAMINEN EU-HANKKEISSA...8 9 PROJEKTIN PÄÄTTÄMINEN...8 Liitteet Liitteiden internetosoitteet: www.satakunta.fi/eu/ www.mol.fi/esr/ www.te-keskus.fi/web/tesat.nsf/julkaistuttasonroittain/ (Sivulla 5 Uusi EUhakuopas, oikeanpuoleinen vaihtoehdoista) www.ymparisto.fi/palvelut/rahtuki/los/tuet.htm www.wfa.fi www.wfa.fi/tiedotus/rekist.htm www.pori.fi (haku sanalla eu rahoitus )

3 NAKKILAN KUNNAN KUNNALLINEN SÄÄDÖSKOKOELMA EU-HANKKEIDEN HALLINNOINTI Hyväksytty: Kunnanhallitus 14.4.2003/153 Voimaantulo: 2.5.2003 0. JOHDANTO Tämän ohjeen tarkoituksena on yhtenäistää ja selventää EU-osarahoitteisten hankkeiden suunnittelua ja hallinnointia Nakkilan kunnassa. Ohjetta ei ole tarkoitettu EU-rahoituksen oppaaksi. Tässä tarkoituksessa ohjeiden loppuun on liitetty eräitä linkkejä EU-rahoituksesta. Ohjeiden keskeinen sisältö koskee EU-hankkeiden hallinnointia ja taloudenpitoa. EU-hankkeiden toteutuksessa keskeistä on myös noudattaa julkisista hankinnoista annetun lain mukaista kilpailuttamismenettelyä. Samoin hallinnollisiin päätöksiin, mahdollisiin delegointeihin ja hankkeiden oikeisiin dokumentointeihin on kiinnitettävä riittävästi huomiota. 1. EU-RAHOITUKSEN HAKEMINEN Ohjeiden liitteenä on linkkejä ja osoitteita mm. seuraavista rahoituslähteistä: Länsi-Suomen tavoite 2 ohjelma Länsi-Suomen tavoite 3 ohjelma Yhteisöaloitteet Equal Leader + Interreg III Erillisohjelmat Ohjelmien ajankohtaiset hakuohjeet ja hakulomakkeet saa tarvittaessa esim. ko. linkeistä.

4 2. KUNNAN OSALLISTUMINEN EU-HANKKEESEEN Kunta voi osallistua EU:n rahoittamiin hankkeisiin eri tavoin kunnan omana hankkeena, yhteistyöhankkeena, osallisena toisen osapuolen toteuttamassa hankkeessa, EU-rahoituksen välittäjänä tai toimintaa tukevana toisen osapuolen rahoittamassa hankkeessa. 1. Kunnan oma hanke Kunta on vastuussa hankkeen suunnittelusta ja toteutuksesta. Kunnan omassa organisaatiossa tietty hallintokunta ja viranhaltija vastaavat yksin ja yhteistyössä muiden tahojen kanssa hankkeen toteutuksesta. 2. Yhteistyöhanke Hankkeessa on mukana kunnan organisaation ulkopuolisia tahoja, jotka osallistuvat hankkeen toteutukseen ja rahoittamiseen. Nämä voivat olla kotimaisia, muusta EU-maasta tai EU:n ulkopuolisesta maasta. Kunta voi olla kuitenkin vastuussa hankkeen toteutuksesta. Kansainvälisessä hankkeessa osallistujien sitoutuminen tapahtuu joko aiesopimuksella tai hakulomakkeen allekirjoituksella. 3. Kunta osallisena toisen osapuolen toteuttamassa hankkeessa Hankkeen vastuullinen toteuttajaorganisaatio on joku muu kuin kunta, jolloin kunta on vastuussa vain sopimastaan toteutuksen tai rahoituksen osasta. 4. Kunta voi välittää rahoitusta EU-hankkeen toteuttajalle Hankkeen rahoituserät käsitellään kunnan kirjanpidossa toimeksiantojen varoissa ja pääomissa. 5. Yksityisen organisaation hanke Joissakin EU-ohjelmissa hankkeen toteuttaja voi olla yritysorganisaatio, mutta kunnan tehtävänä on olla yhteistyökumppani hankkeessa. 3. HANKKEEN VALMISTELU EU-hankkeiden tulee tukea kunnan kehittämisstrategiaa ja elinkeinostrategiaa. EU-hankkeiden tulee toteutua kunnan talousarvion puitteissa. EU-hankkeet ja hankevalmistelu sisältyvät kunnan normaaliin päätöksentekojärjestelmään.

5 Hankesuunnitelmaan/projektisuunnitelmaan sisällytetään hankkeen tavoitteet, kehittämisvaihtoehdon hyödyt ja kustannukset, toteutustapa ja aikatauluarvio sekä alustava suunnitelma rahoituksen järjestämisestä. On huomioitava myös, että hankkeen seuranta ja raportointi synnyttävät kustannuksia, jotka on jo suunnitteluvaiheessa syytä sisällyttää talousarvioon. Hankesuunnitelmavaiheessa/projektisuunnitelmavaiheessa on saatava myös mahdollisten yhteiskumppanien sitoumukset hankkeen toteuttamiseen. Hankesuunnitelman/projektisuunnitelman toteuttamisesta sovitaan hankkeen aihealueesta vastaavan toimielimen päätöksellä kunnassa (esim. kunnanhallitus tai lautakunta). Jokaiselle EU-hankkeelle on nimettävä sen toiminnasta ja taloudesta vastaava henkilö. Tietoa hyvästä projektisuunnitelmasta saa esim. hallinnon kehittämiskeskuksen julkaisemasta kirjasta Ideasta projektiksi. Kirjan julkaisija on Oy Edita Ab. Tässä projektisuunnittelun käsikirjassa on käsitelty projektin käsitettä, hankesuunnittelun vaiheita, kestävien vaikutusten saavuttamista projektissa, suunnittelun organisointia, suunnittelun analyysejä, projektisuunnitelmien rakennetta ja sisältöä sekä kansainvälistä projektirahoitusta ja tarjoustoimintaa. Satakunnan TE-keskuksen ESR-yksikön julkaiseman ESR Bulletiini 7/2002 tiedotteen mukaan hyvän projektin tunnusmerkit ovat seuraavat: tarvelähtöisyys poikkihallinnollisuus/moniammatillisuus innovatiivisuus yhteisvastuu asiakaslähtöisyys emo-organisaation tuki arviointi- ja tutkimustiedottaminen yhteiskunnallinen vaikuttaminen Kunnanhallitus on päätöksellään 20.10.1997/496 hyväksynyt Nakkilan kuntaa koskevat tilahankkeiden ja toiminnallisen hankkeiden yleissuunnitteluohjeet. 4. PÄÄTÖS RAHOITUKSEN HAKEMISESTA Hankesuunnitelman/projektisuunnitelman hyväksymisen yhteydessä ao. viranomaisen (kunnanhallitus, lautakunta) tulee tehdä päätös rahoituksen hakemisesta. Hankesuunnitelman tai projektisuunnitelman mukainen rahoitushakemus jätetään rahoitusta myöntävälle viranomaiselle.

6 Mikäli kustannuksia ei ole huomioitu talousarviossa tai taloussuunnitelmassa, tulee rahoitusta hakevan viranomaisen tehdä talousarvion muutosesitys tässä vaiheessa tai viimeistään hankkeen asettamispäätöksen yhteydessä. 5. TOIMENPITEET EU-RAHOITUSPÄÄTÖKSEN JÄLKEEN Kun EU-rahoituspäätös on saatu, on todettava asianomaisessa toimielimessä (kunnanhallitus tai lautakunta) EU-viranomaisen myöntämä rahoitus ja siihen liittyvät tukiehdot. Tässä vaiheessa on asianomaisen toimielimen viimeistään tehtävä hankkeen asettamispäätös, joka sisältää ainakin seuraavat kohdat: projektipäällikön tai yhteyshenkilön nimeäminen (riippuu projektin laajuudesta) ohjausryhmän nimeäminen hankkeen talousarvion ja rahoitussuunnitelman hyväksyminen päätös projektin hallinnollisesta johtamisesta ja mahdollisesta henkilöstön palkkaamisesta päätös valtuudesta hyväksyä projekteja koskevat laskut päätös projektia koskevasta nimenkirjoitusoikeudesta mahdolliset tarvittavat delegointipäätökset päätökset projektipäällikön tai ohjausryhmän hankintavaltuuksista (talousarvion ja hankintasäännön puitteissa) päätökset siitä, ketkä vastaavat projektin seurannasta ja kustannusten seurannasta, laskutuksesta, maksatushakemusten laatimisesta sekä tulojen perinnästä päätös kustannuspaikan avaamisesta kunnan kirjanpitoon päätös siitä, kuka/ketkä vastaavat projektikustannusten seurannasta, laskutuksesta, maksatushakemusten laatimisesta ja tulojen perinnästä 6. HANKKEEN TALOUDEN HOITAMINEN Hankkeen päävastuussa oleva toimielin sisällyttää hankkeen talousarvioonsa siten, että ko. kustannuspaikkaan sisällytetään ja kohdennetaan kaikki hankkeesta aiheutuvat menot ja tulot. Lisäksi sovitaan talousseurantaraporttien aikataulusta sekä siitä, kenelle ne toimitetaan. Kirjanpidossa noudatetaan Nakkilan kunnan taloussääntöä sekä saatavien laskutus- ja perintäohjeita ja irtaimenomaisuuden luettelointi- ja poisto-ohjeita soveltuvin osin. Hankkeessa on noudatettava erityisen tarkoin EU-rahoitusviranomaisen avustusehtoja, jotka yleensä koskevat ainakin seuraavia seikkoja:

7 työn suoritusaika maksatushakemukset työllisyysvaikutusten seuranta työvoiman otto ohjausryhmä urakoitsijan valinta avustuksen käytön valvonta ja seuranta tarkastukset tiedottaminen Kullakin EU-rahoitusta myöntävällä viranomaisella on yleensä omat avustusehtonsa ja avustusehdot vaihtelevat myös EAKR-, ESR- ja kansallisen rahoitusosuuden osalta. 7. HANKESEURANTA JA RAPORTOINTI Hankkeen asettamispäätöksen yhteydessä nimetyt viranhaltijat vastaavat hankeseurannasta ja tilityksistä. Erityisesti tilitysvastuuhenkilön nimeäminen on tärkeää, koska tuensaajan velvoitteet, menojen tukikelpoisuuskriteerit, maksatuskäytännöt ja tilityslomakkeet vaihtelevat riippuen rahoituslähteestä. Hankkeen seurannan raportointi jakaantuu talouden seurantaan ja tulosten seurantaan. Sen vuoksi myös hankkeelle asetetut tulosvaatimukset tulee olla realistisia, sillä tuen myöntäjällä on mahdollisuus vaatia jo maksettu tuki joko osittain tai kokonaan palautettavaksi, jos hankkeelle asetetut tavoitteet jäävät toteutumatta. Projektista vastaavan on arkistointiohjeiden mukaisesti talletettava kaikki projektia koskevat asiakirjat, kuten hankkeen valmistelu- ja hakemusmateriaalit, päätökset, pöytäkirjat, kirjeenvaihto ja sopimukset. Laskujen hyväksyjän vastuulla on viimekädessä meno- ja tulokohtamerkintöjen oikeellisuuden varmistaminen. Hankkeen vetäjä ja taloussihteeri vastaavat kunnan omien hankkeiden maksatusten ja tilitysten hoitamisesta ajallaan. Kunnansihteeri pitää yllä yhteistä projektitietokantaa, joka on nähtävissä K-asemassa kohdassa Yhteiset tiedostot. Tositenumerolla varustetusta laskusta otetaan kopio kirjanpitotositteeksi ja alkuperäinen lasku talletetaan projektimappiin. Kirjanpitoon talletettavaan kopioon tulee laittaa leima: "alkuperäinen tosite projektikansiossa". Projektitositteita tulee säilyttää avustuspäätöksessä mainittu aika, yleensä kuitenkin kymmenen vuotta projektin päättymisen jälkeen.

8 8. KILPAILUTTAMINEN EU-HANKKEISSA Nakkilan kunnanhallitus on päätöksellään 18.3.2002/102 hyväksynyt Nakkilan kunnan hankintaohjeet. Hankinnalla tarkoitetaan tavaroiden ja palvelujen ostamista ja vuokraamista sekä urakalla teettämistä. Hankintalainsäädäntö velvoittaa julkisten hankintojen kilpailuttamiseen sekä kilpailumenettelyyn osallistuvien tasapuoliseen ja syrjimättömään kohteluun. EU-hankkeissa on erityisen tärkeää noudattaa hankintoja koskevaa lainsäädäntöä, joita ovat mm: laki julkisista hankinnoista asetus kynnysarvot ylittävistä tavara- ja palveluhankinnoista sekä rakennusurakoista asetus kynnysarvot ylittävistä vesi- ja energiahuollon-, liikenteen ja teletoiminnan alalla toimivien yksiköiden hankinnoista kauppa- ja teollisuusministeriön päätös julkisten hankintojen ilmoitusmenettelystä kuntalaki laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta EU-rahoituspäätökset yleensä edellyttävät hankkeeseen liittyvien hankintojen kilpailuttamista. Hankinnat on kilpailutettava säädösten mukaisesti ja dokumentoitava riittävästi. Erityistä huomiota on kiinnitettävä tarjouspyynnön, arviointikriteerien ja avauspöytäkirjan sekä tarjoajan valinnan oikeellisuuteen. Hallinto-osastolta on saatavissa konsulttien kilpailuttamisessa tarvittavia lomakepohjia ja kilpailuttamista koskevaa tietoa. 9 PROJEKTIN PÄÄTTÄMINEN Projekti tulee kirjata päättyneeksi ja rahoituspäätöksessä mainittuna aikana. Mikäli hanke venyy yli päätetyn aikataulun, tulee tällöin hakea lisäaikaa hankkeen rahoituksesta päättäneeltä viranomaiselta sekä varmistaa kunnan talousarviorahoitus. Hankkeen loputtua siitä laaditaan rahoitusviranomaisen vaatima loppuraportti. Hankkeen loppuraportti toimitetaan asianomaiselle toimielimelle ja kunnanhallitukselle tiedoksi.

Satakuntaliitto Eu.htm Työhallinto - Euroopan sosiaalirahasto Mol fi esr.htm Uusi EU hakuopas Suorahakuopas.htm Rahoitustuet - Lounais-Suomen ympäristökeskus.htm Länsi-Suomen Allianssi - wfa.htm Länsi-Suomen Allianssi - WFAn EU-tiedotus.htm Hakutulokset sanalle 'eu rahoitus' pori fi.htm