SÄHKÖINEN OSTAMINEN TOIMITTAJARIIPPUVUUDEN VÄHENTÄJÄNÄ

Jussi Muilu SÄHKÖINEN OSTAMINEN TOIMITTAJARIIPPUVUUDEN VÄHENTÄJÄNÄ Tietojärjestelmätieteen pro gradu -tutkielma 4.5.2008 Jyväskylän yliopisto Tietojenkäsittelytieteiden laitos Jyväskylä

TIIVISTELMÄ Muilu, Jussi Kustaa Sähköinen ostaminen toimittajariippuvuuden vähentäjänä / Jussi Muilu Jyväskylä: Jyväskylän yliopisto, 2008. 80 s. Tietojärjestelmätieteen Pro Gradu -tutkielma Tässä tutkimuksessa selvitetään kuinka sähköisen ostamisen menetelmien avulla voidaan vähentää yritysten riippuvuutta käyttämistään toimittajista. Toimittajariippumattomuudella tarkoitetaan yrityksen vapautta vaihtaa tarvitsemiensa tuotteiden toimittajaa omien liiketoiminnallisten intressiensä mukaisesti. Tutkimuksessa on tarkoitus selvittää millaiset tekijät aiheuttavat ostavan yrityksen näkökulmasta epäsuotuista riippuvuutta ja kuinka niihin voidaan vaikuttaa uusia, tietoverkkoja hyödyntäviä menetelmiä käyttämällä. Tutkimus perustuu aikaisempaan kirjallisuuteen. Yritystenvälisiä suhteita selvitetään transaktiokustannusteorian pohjalta. Teoreettista tarkastelua täydennetään selvittämällä kustannusten todellisia lähteitä. Sähköisen ostamisen menetelmien hyötyjä verrataan sitten näihin kustannuksiin. Vertailun pohjalta tehdään johtopäätökset menetelmien mahdollisista vaikutuksista. Tutkimuksen keskeisenä tuloksena havaitaan, että sähköisillä menetelmillä voidaan tehostaa suuren toimittajajoukon hallintaa ja siten edesauttaa toimittajien välisen kilpailun lisääntymistä. Suuren toimittajajoukon hallintaa edesauttavat sekä toimittajakandidaattien etsinnän ja vertailun tehostuminen että ostamiseen liittyvien rutiinien automatisoiminen. AVAINSANAT: hankinta, ostaminen, toimittajariippuvuus, sähköinen liiketoiminta, yritysten välinen kauppa

ABSTRACT Muilu, Jussi Kustaa Reducing supplier dependency with electronic procurement / Jussi Muilu Jyväskylä: University of Jyväskylä, 2008. 80 p. Master s Thesis in Computer Science and Information Systems This thesis focuses on studying how supplier dependency can be reduced using electronic procurement technologies. Supplier dependency is seen limiting the freedom of choosing the most suitable supplier and therefore an undesirable situation. The thesis aims to define the factors causing the unwanted dependency and how these causes then can be affected using modern internet technologies to assist in the procurement process. The thesis is based on previous research and literature. The inter-organizational relationships are approached using the transaction cost theory. This theoretical approach is then appended by defining the actual causes of transaction costs in a purchasing process. Then the alleged benefits of electronic procurement are compared to the costs. The comparison is used to make conclusion about the possible effects of electronic procurement to the supplier dependency. The key finding of the study is that new technologies can reduce the governance costs of the supplier relations and which can lead to reduced dependency as companies have better can handle multiple suppliers. The reduced costs are the search costs and the operational costs of the purchasing process. KEYWORDS: procurement, purchasing, supplier dependency electronic commerce, B2B commerce

SISÄLLYSLUETTELO 1 JOHDANTO... 6 2 OSTAJAN ASEMA JA TEHTÄVÄT... 11 2.1 Transaktiokustannusteoria... 12 2.2 Ostaja-toimittaja -suhteet... 16 2.3 Ostotoiminnan tehtävät... 18 2.4 Ostotoiminnan kustannukset ja toimittajariippuvuus... 23 2.4.1 Suorat ostokustannukset... 23 2.4.2 Ostamisen hallintokustannukset... 25 2.4.3 Vaihtokustannukset... 27 3 HANKINTAPROSESSI... 30 3.1 Hankintaprosessin kulku... 30 3.2 Vaihtelevat hankintakäytännöt... 36 3.2.1 Ostajan ja myyjän välinen suhde... 36 3.2.2 Ostamisen toistuvuus ja merkittävyys... 41 3.2.3 Ostajan informaatiotarve... 44 4 TOIMITTAJARIIPUVUUTTA VÄHENTÄVÄT SÄHKÖISEN OSTAMISEN MENETELMÄT... 49 4.1 Taktiset menetelmät... 50 4.1.1 Toimittajahaku ja sähköiset markkinapaikat... 51 4.1.2 Toimittajavalinta... 54 4.1.3 Käänteiset huutokaupat... 55 4.1.4 Sähköiset pörssit... 57 4.2 Operatiiviset menetelmät... 59 4.2.1 Standardikäytännöt... 60 4.2.2 Sähköinen laskutus... 62 4.2.3 Sähköinen neuvottelu ja sähköiset sopimukset... 63 5 JOHTOPÄÄTÖKSET... 66 6 YHTEENVETO... 71 LÄHDELUETTELO... 74

KUVIOT KUVIO 1 Transaktion hallintokustannusten suhde tuotteen erikoisuusasteeseen (Williamson 1991)... 14 KUVIO 2 Ostokustannusten jäävuorimalli (Sakki 2003)... 22 KUVIO 3 Ostoprosessin vuokaavio... 31 TAULUKOT TAULUKKO 1 Sähköisen ostamisen menetelmät... 67 TAULUKKO 2 Toimittajariippuvuuden aiheuttaja ja sähköisen ostamisen menetelmät niiden vähentämiseksi... 69

1 JOHDANTO Hankintatoiminnan merkitys yrityksille on huomattava. Etenkin tuotantoteollisuudessa materiaalihankintojen osuus yrityksen kustannuksista voi olla yli puolet (Kalakota & Robinson, 1999). Hankintakustannukset vaikuttavat paitsi yrityksen tulokseen, myös sen toimintaedellytyksiin. Säästöillä hankinnoissa on mahdollista luoda kilpailuetua markkinoilla, mutta vastaavasti hankintahintojen muutokset, joita ei voida siirtää lopputuotteeseen, aiheuttavat ongelmia. Suuntaus tuotannon erikoistumiseen ja yritysten verkostoitumiseen lisää entisestään ostojen määrää. Tuotantoa ostetaan yhä enemmän ulkopuolisilta toimijoilta. Ostotoiminnan kehittämiselle löytyy siis hyvin selviä perusteluita. Yksi mahdollinen kehityssuunta on toimittajiin liittyvien riskien hallinta, mikä käytännössä tarkoittaa mahdollisuutta eri toimittajavaihtoehtojen käyttämiseen. Tätä mahdollisuutta rajoittaa riippuvuus tietystä toimittajasta. Riippuvuus voi johtua monesta syystä, joista osa on ostavan yrityksen kannalta tarkoituksenmukaisia, mutta osa syistä on ostajan näkökulmasta perusteettomia. Kehittyvä tietojenkäsittely on tuonut paljon uusia mahdollisuuksia ostotoiminnan järjestämiseen ja tällä tutkimuksella pyritään selvittämään tarjoaako se myös ratkaisuja ei-toivottavan riippuvuuden vähentämiseksi. Aivan kuten yleisessä taloustieteellisessä kirjallisuudessa myynti ja markkinointi saavat ostotoimintaa suuremman huomion, myös sähköisen liiketoiminnan kirjallisuus keskittyy yleensä enemmän myyntiin. Painopiste on kuitenkin hienoisesti siirtynyt tasapainoisempaan asemaan toimitusketjun hallinnan noustua keskeisempään rooliin sähköistämisen tehostaessa tiedon kulkua koko arvoketjun alueella. Toimitusketjun kokonaisvaltainen hallinta tarkoittaa kuitenkin samalla toimitusketjun integroitumista yhä tiiviimmiksi kokonaisuuksiksi. Integroiduilla toimitusketjuilla onkin joitakin kiistattomia etuja, mutta myös heikkouksia, joiden johdosta ajattelumalli ei sovi

7 kaikenlaiseen tuotantoon. Sähköistä liiketoimintaa ja ostamista on siis syytä tutkia myös toisenlaisesta näkökulmasta. Toimittajavalinta pitäisi aina pystyä tekemään liiketoiminnallisin perustein. Sen tulisi siis palvella ostavan organisaation omien tavoitteiden täyttämistä. Hyvät toimittajasuhteet edesauttavat tällaisten tavoitteiden saavuttamista pitkällä aikavälillä. Myyvän osapuolen näkökulmasta on puolestaan kannattavaa pyrkiä lukitsemaan asiakkaansa, sillä uusien asiakkaiden hankkiminen aiheuttaa kustannuksia. Ostajan näkökulmasta tällainen lukkotilanne voi kuitenkin olla epäedullinen, sillä tällöin se voi tulla riippuvaiseksi kyseisestä toimittajastaan ja joutua omasta näkökulmastaan epäedulliseen tilanteeseen. Hyvällä yritystenvälisellä yhteistyöllä on kuitenkin mahdollista saavuttaa huomattavia etuja, jolloin riippuvuuden syntyminen on perusteltavissa, mutta ostaja voi joutua riippuvuustilanteeseen myös tahtomattaan, ilman omaa hyötyä. Tällä tutkimuksella onkin tarkoitus selvittää, että voidaanko sähköisen ostamisen menetelmien avulla ehkäistä tällaista ei-toivottavaa riippuvuutta. Seuraavassa on esitetty tutkimuksen kannalta keskeisille käsitteille määritelmät, joiden mukaisesti termejä tässä tutkimuksessa käytetään. Joitakin määritelmiä tarkennetaan myöhemmin tutkimuksessa. Toimittajariippumattomuus: Toimittajariippumattomuus tarkoittaa tilannetta jossa ostajalla on vaihtoehtoisia ratkaisumahdollisuuksia oman tarpeensa tyydyttämiseksi. Vaihtoehtojen tulee olla käytännön liiketaloudellisesti perusteltavissa olevia, jotta tilanne olisi aidosti riippumaton. Saman toimittajan jatkuva käyttäminen ei välttämättä tarkoita riippuvuussuhdetta, sillä vaikka vaihtoehtoisia toimittajavaihtoehtoja olisi, ei vaihtamiselle välttämättä ole perusteluita. Koska tilannetta tarkastellaan ostavan yrityksen näkökulmasta, toimittajariippuvuutta on myös tilanne, jossa vaihtoehtoisia toimittajia olisi, mutta niitä ei tunneta.

8 Sähköinen ostotoiminta: Sähköiselle liiketoiminnalle ja siten myös sähköiselle ostamiselle on lukuisia määritelmiä. Tässä tutkimuksessa määritelmää rajataan informaation välityskanavan pohjalta. Sähköisenä ostamisena on tilanne jossa ostotoimintaan liittyvää informaatiota välitetään tietoverkon kautta. Käytännössä tämä tarkoittaa internetiä, sillä yksityisten verkkojen käyttö on ristiriidassa riippumattomuustavoitteen kanssa. Siirrettävän informaation osalta käytettävä määritelmä on laajahko. Mikäli informaatio liittyy myöhemmin määriteltävään ostoprosessiin, katsotaan sen välittäminen sähköiseksi ostotoiminnaksi. Ostoprosessi: Ostoprosessin rakennetta tarkastellaan tarkemmin omassa luvussaan, joten tässä vaiheessa sen määritellään yleisellä tasolla joukoksi toimintoja, jotka seuraavat tarpeen havaitsemista, ja joiden päämääränä on havaitun tarpeen täyttäminen. Ostettava tuote: Tutkimuksessa käytetään tuotteen määrittelyn laajaa käsitettä. Kyse voi siis olla joko aineellisesta tai aineettomasta tuotteesta. Niissä tapauksissa missä näiden muotojen välillä on oleellista tehdä eroa, käytetään termejä fyysinen tuote kuvaamaan aineellista tuotetta ja termiä palvelu kuvaamaan aineetonta tuotetta. Tutkimuksen tutkimusongelma muotoillaan seuraavasti. Miten sähköisten ostamismenetelmien avulla voidaan vähentää toimittajariippuvuutta? Tämän tutkimuksen tavoitteena on selvittää, millaiset tekijät aiheuttavat eitoivottavaa toimittajariippuvuutta ja tämän jälkeen löytää sellaisia sähköisen liiketoiminnan ratkaisuja, joilla havaittuihin ongelmiin voidaan vastata. Tutkimuksessa nostetaan esiin tilanteita, joissa toimittajariippumattomuuden tavoittelu on perusteltavaa. Tutkimuksessa pyritään kuitenkin huomioimaan tilanteet, joissa riippuvuussuhteelle on myös liiketoiminnalliset perusteet eli riippumattomuutta ei esitetä itseisarvona. Tarkkaa rajanvetoa tai luokittelua siitä, missä tilanteissa riippumattomuuteen tulisi pyrkiä, ei myöskään esitetä.

9 Aikaisempaa tutkimusta ostajan asemasta, sekä yritystenvälisistä suhteista löytyy paljon etenkin liiketaloudellisen kirjallisuuden joukosta. Heide ja John (1990) ovat tutkineet ostajan ja myyjän välistä suhdetta, ja sen syvenemiseen vaikuttavia tekijöitä teollisessa ostamisessa. Heidän tutkimustaan ovat syventäneet Bensaou ja Anderson (1999) tutkimalla autoteollisuuden toimittajarakenteita. Coase (1935) ja Williamson (1985) ovat puolestaan lähestyneet aihetta selvittämällä markkinataloudessa toimivien yritysten rajoja ja keskinäisiä suhteita transaktiokustannusteorian avulla. Cox (2001) on tutkinut ostajan mahdollisuuksia oman aseman parantamiseen toimittajasuhteissa. Sähköistä ostamista on tutkittu myös runsaasti aiemmin. Bakos (1991) on analysoinut sähköisten markkinapaikkojen vaikutuksia yritysten ostotoimintaan. De Boer, Harink ja Heijboer (2002) ovat kehittäneet käsitteellisen mallin sähköisen ostotoiminnan vaikutusten arvioimiseksi. Wu, Zsidisin ja Ross (2007) tutkivat ennakkoasetelmia sähköiseen ostamiseen, sekä sen vaikutuksia toimittajasuhteisiin ja toiminnan tehokkuuteen. Angeles (2006) on puolestaan selvittänyt sähköisen ostamisen käyttöönoton vaikutuksia. Tutkimusmenetelmä on aikaisempaan kirjallisuuteen perustuva käsitteellisteoreettinen tutkimus. Tutkimuksessa sovelletaan ja yhdistetään aikaisempaa teoriaa ja tutkimusta. Yritystenvälisten suhteiden pohjateoriana käytetään transaktiokustannusteoriaa. Teoreettisen pohjan päälle pyritään löytämään aikaisemman tutkimuksen pohjalta niitä käytännön tekijöitä, jotka johtavat teorian esittämään toimintatapaan. Tämän jälkeen pyritään edelleen löytämään sellaisia tekniikoita joilla näihin käytännön ilmiöihin voidaan vaikuttaa, ja siten mahdollisesti muuttamaan itse liiketoiminnan rakennetta teorian ennustamaan suuntaan. Tutkimuksen edetessä havaitaan ei-toivottavan riippuvuuden olevan seurausta ostotoimintojen niukoista resursseista eli niiden riittämättömyydestä

10 toimittajien etsimiseen ja vertailuun. Niukkuuden perusteena on ostamisen hallinnollinen luonne eli se ei tuota lisäarvoa asiakkaalle. Niukoilla resursseilla täytyy huolehtia yrityksen toimintaedellytysten turvaamisesta eli tarvittavien hankintojen suorittamisesta. Toimittajien välinen vertailu ja kilpailuttaminen ovat siten vasta toissijaisia tehtäviä, mihin käytettävissä olevia resursseja ensisijaisten tehtävien hoitaminen rajoittaa. Sähköinen ostaminen ei tarjoa suoria keinoja ostotoimintojen resurssien kasvattamiseen, mutta sen sijaan se tarjoaa mahdollisuuksia toiminnan tehostamiseen. Operatiivisen ostamisen tehostaminen vapauttaa siihen käytettyjä resursseja käytettäväksi muissa ostamiseen liittyvissä toiminnoissa. Toisaalta sähköisillä menetelmillä on mahdollista myös parantaa ostamisen laatua, lisäämättä kustannuksia, jolloin samoilla resursseilla saadaan parempia lopputuloksia. Tutkimus jakautuu uuteen päälukuun. Tässä ensimmäisessä luvussa eli johdannossa on selvitetty tutkimuksen taustaa, tutkimusongelmaa, aiempaa tutkimusta sekä lyhyesti esitelty tutkimuksen eteneminen. Toisessa luvussa perehdytään tarkemmin yritystenvälisiin suhteisiin ja riippuvuutta aiheuttaviin tekijöihin. Luvussa pyritään löytämään etenkin sellaisia tekijöitä jotka aiheuttavat ei-toivottavaa riippuvuutta. Kolmannessa luvussa perehdytään tarkemmin ostamisen käytännön tehtäviin. Tehtäviä käsitellään prosessimallin pohjalta. Neljännessä luvussa pyritään löytämään sellaisia sähköisen ostamisen menetelmiä, jotka tarjoavat ratkaisuja edellisissä luvuissa havaittuihin eitoivottua riippuvuutta aiheuttaviin ongelmiin. Tekniikoita tarkastellaan lähinnä liiketoiminnallisella tasolla. Viidennessä luvussa esitetään tutkimuksen pohjalta tehdyt johtopäätökset. Lopussa oleva yhteenveto kokoaa vielä lyhyesti tutkimuksen oleelliset havainnot.

11 2 OSTAJAN ASEMA JA TEHTÄVÄT Tutkimuksen yhtenä tavoitteena on esittää yritystenvälisen sähköisen kaupankäynnin kenttää hallitsevan toimitusketjujen integroimisen rinnalle (Cox, 2001) myös toisenlainen näkökulma. Toimitusketjun integrointi tarkoittaa käytännössä toimittaja-ostaja suhteen tiivistämistä ja siitä seuraa kasvavaa molemminpuolista riippuvuutta. Riippuvuussuhteeseen liittyy kuitenkin aina riskejä ja siksi joissain tilanteissa on perusteltua tavoitella yhteistyön tiivistämisen sijaan riippumattomuutta. Tutkimuksen tarkoituksena ei ole pyrkiä osoittamaan toimittajariippumattomuuden ylivertaisuutta tai edes paremmuutta, vaan pyrkiä ensin löytämään tilanteita, joissa sitä on syytä tavoitella, ja tämän jälkeen keinoja riippumattomuuden lisäämiseksi. Molemmille näkökulmille voidaan esittää vahvoja liiketoiminnallisia perusteita, siksi myös sähköistä liiketoimintaa tulee käsitellä myös niiden molempien pohjalta. Tässä luvussa selvitetään ostajan ja toimittajan välistä suhdetta, sekä pyritään löytämään toimittajariippuvuutta aiheuttavia syitä. Ensin aihealuetta lähestytään teoreettisen viitekehyksen avulla. Yritystenvälisiä suhteita on määritelty kirjallisuudessa transaktiokustannusteorian avulla. Teorian avulla selvitetään itsenäisesti toimivien ja markkinoilla kauppaa käyvien yritysten perusedellytyksiä. Asiaa lähestytään transaktiokustannusteorian pohjalta. Teoreettisen mallin jälkeen perehdytään tarkemmin ostajan ja myyjän välisiin suhteisiin käytännössä. Kolmantena käsitellään ostotoiminnan tehtäviä, ja luvun lopuksi analysoidaan ostotoimintaan liittyvien kustannusten vaikutusta toimittajariippuvuuden syntymiseen. Tässä vaiheessa selvitetään siis tarkemmin sitä, mistä transaktiokustannukset itse asiassa johtuvat, ja millaisia muita kustannuksia yritystenvälisiin suhteisiin liittyy.

12 2.1 Transaktiokustannusteoria Teoreettisella tasolla yritystenvälisiä suhteita voidaan kuvata muun muassa transaktiokustannusteorian avulla (transaction cost theory). Teorian perusoletuksen mukaan yritystenvälisillä transaktioilla on aina jokin kustannus, ja tämä kustannus on markkinavoima joka ohjaa päätöksentekoa tuotteen hankinnan organisoinnista. Teorian mukainen transaktio tapahtuu siis yrityksen ja sen asiakkaan välillä, jolloin kustannus muodostuu transaktion toteuttamisesta. Yritysten olemassaolon peruste on teorian mukaan näiden transaktiokustannusten välttäminen. Yksinkertaistetussa esimerkissä tuotantoyrityksessä transaktio voisi olla tuotteen myynti, ja kustannukset sitten tuotantokustannuksia. (Williamson, 1985) Teoria perustuu Coasen (1937) esittelemään yrityksen määritelmään, jonka mukaan yritysten olemassaolon keskeinen peruste on hintamekanismiin liittyvien kustannusten minimoiminen. Yritysten muodostaminen on tehokas tapa organisoida tuotantoa, kun hintamekanismin kustannukset estävät tuotannon ohjautumisen täysin markkinavetoisesti eli klassisen markkinatalousteorian mukaisesti. Transaktiokustannusteorialla on vertailtu alun perin lähinnä tuotannon itsenäisesti ja yrityksen sisällä järjestävää hierarkkista organisaatiota ja tuotannon organisaation ulkopuolelta ostavaa markkinamuotoista organisaatiota. Sen käytännön tarkoituksena onkin ollut ensisijaisesti mallintaa yrityksen päätöksentekoa tilanteissa, joissa se pohtii tietyn tuotannon osan mahdollista ostamista ulkopuolelta ja vertaa sitä sisäiseen tuotantoon. (Williamson, 1985.) Sittemmin teoriaa on alettu soveltamaan myös yritystenväliseen, pelkkää kaupankäyntiä syvempään yhteistoimintaan. Markkina ja hierarkia toimivat siis suhteen ääripäinä, jolloin tiivistä yhteistoimintaa harjoittava yritys on näiden hybridi. Hybridissä transaktion hallinto on jakautunut useammalle organisaatiolle, kun markkinoiden tapauksessa hallinnosta vastaa yksin ostava yritys, ja

13 hierarkkisessa organisaatiossa yhden organisaation sisäinen tapahtuma. (Williamson, 1991.) Williamson (1991) määrittelee myös tapaukset, joissa eri yhteistyömuodot tarjoavat suurimmat edut transaktiokustannusten näkökulmasta (KUVIO 1). Vapaasti markkinoilla toimivan yrityksen hallintokulut ovat kolmijaon edullisimmat, kun transaktion kohteena oleva tuote on luonteeltaan yksinkertainen. Edullisuus perustuu mahdollisuuteen tehdä yksinkertaisia ja helposti toimeenpantavia sopimuksia. Tuotteen yksinkertaisuuden oletetaan edesauttavan myös markkinoiden toimivuutta. Kilpailu rajoittaa myyntihinnat lähelle todellisia tuotantokustannuksia. Vastaavasti hierarkkinen organisaatio on tehokkain tuotteen erikoisuusasteen kasvaessa suureksi. Korkea erikoistuminen tekee sopimusneuvottelusta haastavan ja kilpailu voi olla vähäistä. Hybridi sijoittuu näiden kahden välille. Markkinamuotoisen yhteistyön keskeisiä etuja ovat mukautumiskyky kysyntämuutoksiin ja motivaatio toiminnan kehittämiseen. Hierarkkinen organisaatio puolestaan omaa paremmat mahdollisuudet mukautua tilanteisiin, jotka vaativat muutoksia läpi tuotantoketjun, johtuen sen keskittyneestä päätöksenteosta. Hybridi toimii siten eräänlaisena kompromissina näiden muotojen välillä. Siinä pyritään yhdistämään ääripäiden hyviä puolia ja minimoimaan heikkouksia.

14 Transaktion hallintokustannukset Markkina Hybridi Hierarkkinen Tuotteen erikoisuusaste KUVIO 1 Transaktion hallintokustannusten suhde tuotteen erikoisuusasteeseen (Williamson 1991) Tämä tutkimus keskittyy lähinnä hybridin ja markkinamuotoisen yrityksen rajapintaan. Sekä hybridissä että markkinoilla yritystenvälistä suhdetta määritellään sopimuksin. Sopimusten sisällöt poikkeavat kuitenkin selvästi toisistaan. Markkinoilla sopimuksilla säännellään lähinnä itse kauppatapahtumaa, kun taas hybridissä yritysten välinen sopimus käsittelee tarkemmin itse suhdetta. Tässä tutkimuksessa transaktiokustannusteoriaa sovelletaan yritystenväliseen riippuvuuteen, joten on syytä todeta, että riippuvuutta voi esiintyä myös täysin markkinamuotoisesti organisoituneessa tuotannossa. Tutkimuksessa selvitetään myöhemmin riippuvuuden syitä, jolloin perehdytään tarkemmin myös tällaisiin riippuvuussuhteisiin. Tutkimuksen tässä vaiheessa pyritään puolestaan rajaamaan ja määrittelemään riippumattomuuden edellytyksiä pohjateorian avulla. Transaktiokustannusteorian mukaan tällaisena toimittajariippumattomuuden

15 edellytyksenä voidaan pitää tilannetta jossa markkinamuotoinen organisoituminen on perusteltavaa. On myös tärkeää todeta, että tässä tutkimuksessa käsittely on rajattu vain markkinamuotoisten transaktioiden kustannusten vähentämiseen. Rajauksen perusteena on tutkimuksen kohde eli toimittajariippuvuus ja sen mahdollinen vähentäminen. Kokonaisvaltaista arviointia informaatioteknologian käyttöönotosta transaktiokustannusteorian näkökulmasta on esittänyt esimerkiksi Gurbaxani ja Whang (1991). He ovat huomioineet informaatioteknologian vaikutukset sekä markkinatransaktiokustannusten, että organisaation sisäisten hallintokustannusten osalta. Johtopäätöksissään he kuitenkin toteavat todellisten vaikutusten olevan hyvin toimiala- ja tapauskohtaisia. Adler (2001) kirjoittaa kustannusten olevan markkinamuotoisen yhteistyön ohjausmekanismi eli tuotantoa järjestellään kustannusten minimoimiseksi. Hierarkiassa ohjaus puolestaan perustuu ensisijaisesti suoraan valtaan. Siihen, mikä puolestaan ohjaa tämän vallan käyttöä, teoria ei ota kantaa. Adler ei kuitenkaan näe tiivistä yhteistoimintaa näiden välimuotona, vaan kirjoittaa sen perustuvan aivan omaan ohjausmekanismiin: luottamukseen. Adler (2001) laajentaakin Williamsonin (1985) kaksinapaista organisaatioiden rakentumisen mallia kolmiulotteiseksi. Hierarkkisuus ja markkinavetoisuus nähdään mallissa ääripäiden sijaan omina ulottuvuuksina ja kolmantena ulottuvuutena on luottamus. Luottamuksen vaikutus yritystenvälisessä toiminnassa on syytä huomioida myös tässä tutkimuksessa, sillä luottamus vähentää riippuvuuteen liittyvää riskiä. Mutta kuten mainittu, luottamus on vain yksi ulottuvuus yritystenvälisessä suhteessa. Hyvä luottamus osaltaan mahdollistaa riippuvuussuhteen syntymisen, mutta ei suoraan johda siihen. Tässä tutkimuksessa luottamuksen merkitys voidaan ohittaa, sillä vaikka se voikin pienentää riippuvuussuhteeseen liittyviä koettuja riskejä, ei sillä ole suoraa vaikutusta riippumattomuuden tarjoamiin etuihin.

16 Transaktiokustannusanalyysin pohjalta riippumattomuuden edellytyksenä on tilanne jossa tuotteen hankinta kannattaa tehdä vapailta markkinoilta. Lisäksi mahdolliset riippumattomuuden tavoittelun aiheuttamat lisäkustannukset täytyy kyetä kattamaan riippumattomuuden hyödyillä. Jatkossa selvitetään tarkemmin näitä kustannuksia aiheuttavia käytännön toimenpiteitä ja riippumattomuudesta seuraavia hyötyjä. 2.2 Ostaja-toimittaja -suhteet Cox (2001) kirjoittaa ennakoivasta toimittajavalinnasta (proactive supplier selection). Hänen mukaansa ostajien tulisi hankintapäätöksiä tehdessään yleensä pyrkiä etsimään keinoja oman vaikutusvaltansa kasvattamiseen, ja sitä kautta osaltaan riippuvuussuhteen pienentämiseen. Hän näkee ennakoivan saannin kehittämisen (proactive supply development) ja samalla toimitusketjun integroinnin olevan paras ratkaisu vain hyvin rajatulle joukolle valmiiksi vaikutusvaltaisia ostajia. Coxin (2001) mukaan on tärkeää myös huomioida, että myyjäosapuoli toimii vastavoimana ostajan tavoitellessa vaikutusvaltansa kasvattamista. Myyjä nimittäin pyrkii vahvistamaan omaa asemaansa suhteessa, aivan kuten ostaja pyrkii vahvistamaan omaansa. Näin ollen voidaankin olettaa, että ostajan ja myyjän välinen suhde voi ohjautua molemminpuoliseen riippuvuuteen ikään kuin kompromissina. On myös esitetty, että markkinavoimat ohjaisivat yritystenvälistä yhteistyötä tiukan integraation sijasta kohti löyhäkytkentäistä järjestelmää, jossa yhteistyökumppanien valinta on hyvin joustavaa (Balasubramanian & Tewary, 2005). Löyhäkytkentäisen järjestelmän keskeinen ajatus on järjestelmän koostuminen toisistaan täysin erillisistä yksiköistä, jotka kuitenkin selvästi reagoivat toistensa toimintaan (Orton & Weick, 1990). Yritysverkostossa tämä tarkoittaa lähinnä tilannetta, jossa yritykset käyttävät aktiivisesti toistensa palveluita, mutta eivät ole riippuvaisia yhdestä tietystä toimittajasta.

17 Toimittajariippumattomuuteen pyrkiessä yhtenä keskeisimpänä perusteena ovat toimittajaan liittyvät riskit. Helpoin tapa päästä eroon riippuvuudesta, ja siten riskeistä, olisi hankkiutua eroon toimittajista eli organisoida tuotanto hierarkkisesti. Todellisessa liiketoiminnassa tämä on kuitenkin käytännössä mahdotonta. Ulkopuolisten toimittajien käytölle joidenkin tuotannon osaalueiden järjestämiseen on olemassa aina perusteluita. Tässä tutkimuksessa ei siksi selvitetä sellaista vaihtoehtoa, että riippuvuutta pyrittäisiin minimoimaan vähentämällä ulkoisten toimittajien käyttöä. Monet yritystenvälisten suhteiden riskeistä liittyvät yritysten pyrkimykseen maksimoida omaa etuaan. Tämä pyrkimys voi johtaa opportunistiseen käytökseen eli riippuvuussuhteen hyväksikäyttämiseen. Käytännössä opportunistisuus ei ole kuitenkaan automaatio, sillä yritystenväliset suhteet ovat hyvin kompleksisia. Opportunistisuus on kuitenkin todellinen riski ja sitä tulisi siten pyrkiä välttämään. Opportunistista käytöstä voidaan pyrkiä hillitsemään pääasiassa yhdenmukaistamalla yritysten etuja tai kasvattamalla itse opportunistisesti toimivan yrityksen omaa riskiä. Toimittajariippumattomuuden lisääminen on jälkimmäistä, sillä opportunistisesti käyttäytyvästä toimittajasta voidaan hankkiutua eroon. (Heide & John, 1992) Toinen keskeinen toimittajariippuvuuteen liittyvä riski liittyy toimitusvarmuuteen. Vaihtoehtoisten toimituslähteiden puuttuessa yhden toimittajan toimitusongelmat siirtyvät suoraan ostajan ongelmaksi. Pahimmassa tapauksessa toimitukset voivat loppua kokonaan, näin esimerkiksi toimittajan mennessä nurin. (Engblom, 2003.) Riippumattomuus mahdollistaa ostojen hajauttamisen ja siten yhden toimittajan käyttöön liittyvän riskin pienentämisen. Riippuvuuden aiheuttamat riskit eivät ole ainoa syy pyrkiä riippumattomuuteen. Yrityksen reagointikyvyn säilyttäminen on myös

18 tärkeässä roolissa. Raskasrakenteisten organisaatioiden kyky reagoida nopeasti markkinoiden muutoksiin on rajallinen. Tiukat toimittajasuhteet lisäävät organisaation kankeutta, sillä tällöin nopea reagointi markkinoihin edellyttää nopeutta koko nykyiseltä toimitusketjulta. Toimittajariippumattomuus mahdollistaa osaltaan toimitusketjun uudelleen organisoinnin vastaamaan paremmin muuttunutta tarvetta. Reagointikyky ei kuitenkaan yksiselitteisesti parane riippumattomuuden myötä. Reagointikyvyn parantumista on nimittäin pidetty myös yhtenä toimitusketjun integraation keskeisenä hyötynä. Kun kaikki ketjun jäsenet toimivat saman tiedon pohjalta, nopeutuu koko ketjun toiminta. (Christopher, 2000) Kiinteässä yhteistyössä toimivat yritykset pystyvät siten reagoimaan hyvin kysynnän laadun muutoksiin, kun taas kysyntämäärän muutoksiin reagoi paremmin riippumaton yritys. (Katayama & Bennett, 1999) Yritystenvälisten suhteiden pohjalta toimittajariippumattomuutta on hyvä tavoitella tilanteissa, joissa ostavan organisaation asema toimitusketjussa ei ole valmiiksi keskeinen. Tämän lisäksi kysynnän tulisi olla laadullisesti melko stabiilia tai ennustettavaa, mutta kysyntämäärät saavat vaihdella. Riippumattomuutta on myös syytä tavoitella mikäli yhteistyöyritykset pyrkivät opportunistiseen käyttäytymiseen. 2.3 Ostotoiminnan tehtävät Toimittajariippuvuuden syitä voidaan lähteä etsimään organisaation niistä osista, jotka ovat toimittajien kanssa eniten tekemisissä. Käytännössä tämä siis tarkoittaa ostamisesta vastaavia henkilöitä. Kun ensin selvitetään näiden henkilöiden tehtäväkenttää, voidaan sen jälkeen perehtyä tarkemmin, mikä tehtävien hoitamisessa ohjaa riippuvuussuhteiden syntymiseen. Ja siten edelleen pohtia, voiko sähköinen ostaminen tarjota uusia mahdollisuuksia turhasta toimittajariippuvuudesta eroon pääsemiseksi.

19 Ostotoimintaa käsitellään yleensä kirjallisuudessa lähinnä toimitusketjun hallinnan yhteydessä. Yhteys onkin ilmeinen ja erottamaton, joskin toimitusketjun hallinta käsittää huomattavasti laajemman kokonaisuuden. Yleensä termillä tarkoitetaan kaikkea arvoketjun osia raaka-aineiden hankinnasta loppukäyttäjälle toimittamiseen (esim. Essig & Arnold, 2001). Yhden yrityksen kontekstissa toimitusketjun hallinta käsittää asiakassuhteiden hallinnan, sisäisen tavaravirran hallinnan ja toimittajasuhteiden hallinnan (Chopra & Meindl, 2001). Toimitusketjun hallinta voidaan siis katsoa tämän tutkimuksen laajaksi kontekstiksi, jonka yhteen osaan, yksittäisen yrityksen ostotoimintaan, keskitytään tarkemmin. Hankintatoimen strateginen merkitys saa kirjallisuudessa usein myyntiä pienemmän painoarvon. Tämä on ymmärrettävää sillä onhan tehokas ja toimiva myynti jokaisen yrityksen toimintaedellytys. Kuitenkin nykyisessä erikoistuneessa ja verkostoituneessa liiketoimintakulttuurissa, ostotoiminnalla on usein hyvin keskeinen rooli yrityksen tuloksenteossa. Hyvin toimiva ostaminen edesauttaa kilpailuedun saavuttamista, huolimatta yrityksen valitsemasta kilpailustrategiasta, nimittäin tehokkaan hankintatoiminnan aikaansaamat säästöt siirtyvät suoraan yrityksen tulokseen. (Sakki, 2003) Leendersin, Nolletin ja Ellramin (1994) mukaan hankintatoimen keskeisenä tehtävänä on perinteisesti pidetty yrityksen toimintaedellytysten turvaaminen palvelemalla muuta organisaatioita ostamalla niiden tarvitsemat tavarat. Muut yksiköt on siis koettu hankintatoimen asiakkaina ja suorat hankintakustannukset ovat olleet osa niiden budjettia. Tutkijat eivät näe modernia hankintatoimea itsekkäästi omista rajoistaan kiinnipitävänä organisaation palveluyksikkönä, vaan yhtenä osana yhtenäistä toimitusketjua, porttina ja portinvartijana kahden organisaation välillä: ostajan ja toimittajan. Sen tulisi siis olla tiiviissä yhteistyössä, paitsi organisaation sisäisten toimintojen, myös keskeisten toimittajien ja muiden arvoketjun jäsenten kanssa.

20 Kaikki organisaatiot tekevät toimiessaan hankintoja. Hankintojen merkitys niille vaihtelee kuitenkin suuresti. Siksi myös hankintojen organisointi vaihtelee. Kaikki toimijat eivät välttämättä tunnista toiminnassaan strategisia hankintoja eli hankintoja, joilla on oleellinen merkitys yrityksen omaan tuotokseen ja tuloksentekoon. Vastaavasti osalle yrityksistä hankinnat ovat erittäin keskeisessä osassa liiketoimintaa ja sen kannattavuutta, ja siksi myös hankintatoiminta kuuluu niiden keskeisiin sisäisiin kehitysalueisiin. Satunnaiset, ei-strategiset ostot voivat työllistää osto-organisaatiota paljon suhteessa niiden merkitykseen (Baron, Shaw, & Bailey Jr., 2000). Niiden vähäinen merkitys tai kertaluontoisuus ei kuitenkaan aiheuta suoranaista riippuvuussuhdetta toimittajiin. Siten tämä tutkimus keskittyy toistuviin, yrityksen toiminnan kannalta tärkeisiin ostoihin. Quayle (2006) mainitsee erityisesti viisi tehtävää joista hankintatoimen tulee vastata: (1) Vaihtoehtoisten ratkaisujen löytäminen hankintatarpeille, (2) kustannusrakenteen suojeleminen, (3) ostamiseen liittyvien kustannusten minimointi, (4) tarvittavien tarpeiden pitkäaikaisen saannin varmistaminen ja (5) hyvien toimittajasuhteiden ylläpitäminen. Tehtävät ovat jossain määrin ristiriidassa keskenään ja oikean tasapainon löytäminen niiden välille voi olla haastavaa. Ensimmäinen tehtävistä vastaa lähes täysin tämän tutkimuksen aihepiiriä. Vaihtoehtoisten ratkaisujen olemassa oleminen vähentää riippuvuutta tietystä ratkaisusta oli kyseessä sitten tietty toimittaja tai käytetty tekniikka. Koska koko tämä tutkimus käsittelee tarkemmin tätä tehtävää, sitä ei ole syytä tässä yhteydessä käsitellä tarkemmin, vaan pohtia, kuinka muut tehtävät vaikuttavat siihen ja toimittajariippuvuuden muodostumiseen. Tehtävien toteuttamisesta sekä saantivarmuuden turvaaminen että hyvien toimittajasuhteiden hallinta puoltavat toimittajiin sitoutumista. Myyjien yleisenä tavoitteena on sitoa omat asiakkaansa käyttämään omaa palveluaan. He näkevätkin toimittajasuhteen paranevan riippuvuuden lisääntyessä. Vastaavasti saantivarmuutta voidaan huomattavasti parantaa tekemällä