Contents 1 Matkustusohje 2 Matkasuunnitelma 2.1 Matkavakuutus 2.2 Matkakuluista 2.3 Ostolaskut 3 Matkalasku 4 Hyväksyjän hyvä huomata 5 Matkaneuvojan muistilista if (window.showtoctoggle) { var tocshowtext = "show"; var tochidetext = "hide"; showtoctoggle(); } Matkustusohje Yliopiston matkustusohje on sen intrassa. Tämä ohje täydentää sitä laitoskohtaisilla menettelytavoilla. Jos nämä ohjeet ovat keskenään ristiriidassa, niin noudata yliopiston ohjetta, ja ilmoita ristiriidasta tämän ohjeen tekijälle. Tämä ohje koskee sitä tapausta, jossa matkustaja saa palkkaa yliopistolta. Muissa tapauksessa ota yhteyttä matkaneuvojaan, joka on nimetty tuonnempana tässä ohjeessa. (The rules on travel for our university are in its intranet. These instructions augment them with procedures specific to our department. If these two documents contradict each other, then obey the university rules, and notify the creator of this document about the contradiction. These departmental rules have no English translation, sorry. Go through them with your supervisor before starting to organize your trip.) Matkasuunnitelma Pääsääntöisesti matkasuunnitelma tehdään jokaiselle sellaiselle työmatkalle, joka vie työntekijän toiselle paikkakunnalle kuin se, jolla hänen oma työpisteensä on. Jos työmatkalla ei ole etukäteen hyväksyttyä matkasuunnitelmaa, niin siltä ei kerry päivärahaa eikä yliopiston matkavakuutuskaan ole voimassa. Silloin ei myöskään ole selvää, korvaako työnantaja matkakuluja. Matkan suunnittelu alkaa selvittämällä, miltä projektilta sen kulut maksetaan. Laitoksen johtajan päätöksen mukaan tutkimukseen liittyvä matkustus maksetaan pääsääntöisesti projektin omista matkustamiseen varatuista rahoista. Jos on tarpeen matkustaa laitoksen perusrahalla tai projektien Contents 1
yleiskustannuksilla, niin silloin jokaisesta matkasta sovitaan tapauskohtaisesti erikseen laitoksen johtajan kanssa. Matkaan liittyy kolme hallintohenkilöä: Hyväksyjä jonka kanssa matkustaja sopii matkastaan ennen sen alkamista sekä sen maksavasta projektista. Ensisijaisesti hyväksyjä on matkan maksavan projektin vastuullinen johtaja ja/tai matkustajan lähiesimies. Toissijaisesti hyväksyjänä on laitosjohto, esimerkiksi jos ensisijainen hyväksyjä on itse matkustajana, pidempään poissa laitokselta tai häntä ei vielä ole Travel-järjestelmässä. Jos matka maksetaan perusrahalla tai yleiskustannuksilla, niin sen hyväksyjänä on aina laitosjohto. Asiatarkastaja joka tarkastaa matkan jälkeen matkalaskun tiedot. Jos hän on pidempään poissa, niin Travel-järjestelmä ohjaa laskun automaattisesti hänen varahenkilölleen. (Kuopiossa asiatarkastettiin aikaisemmin myös matkasuunnitelma; tämä askel on nyt jätetty pois.) Projektin varoilla matkustettaessa asiatarkastaja on sen talousasioita hoitava taloussihteeri. Perusrahalla tai yleiskustannuksilla matkustettaessa asiatarkastajana on Matkaneuvoja Matkustajan on tarkoitus hoitaa matkajärjestelynsä itsenäisesti tämän ohjeen avulla. Matkaneuvojat neuvovat tarvittaessa niissä asioissa, jotka eivät tällä ohjeella selviä. Neuvojana toimivat tällä hetkellä asiatarkastajat. Tarja Karhu. Rahoituksesta sopimisen jälkeen matkustaja tekee matkasuunnitelman. Ulkomaanmatkan suunnitelma tehdään aina Travel-järjestelmässä. Kotimaanmatkalla matkustaja ja hyväksyjä voivat myös sopia sähköpostin käyttämisestä järjestelmän sijaan: ennen matkaa matkustaja lähettää kotimaan matkasuunnitelmansa hyväksyjälle sähköpostilla, johon hyväksyjä vastaa hyväksyvänsä suunnitelman, ja matkan jälkeen matkustaja tekee järjestelmässä matkalaskun jonka yhdeksi liitteeksi hän laittaa tämän hyväksymisviestin PDF-muodossa. Suunnitelmaan tarvitaan seuraavat tiedot: Mitä-Missä-Milloin? Liitteeksi matkalle kutsuvalta osapuolelta jokin dokumentti, josta ilmenevät matkan aihe, matkakohde ja matkan aika. Esimerkiksi konferenssimatkoissa se on "Call for Participation" hallintomatkoissa se on kokouskutsu yrityspalavereissa yms. se on ote sähköpostikirjeenvaihdosta, josta näkyvät nämä tiedot sekä From:-kenttä, josta näkyy keneltä ja mistä yrityksestä tms. Contents 2
tämä "ok, tapaamme siis silloin" -kuittaus on tullut. Kirjeenvaihdosta voi poistaa kaikki muut tiedot, eli palaverista riittää kertoa vain sen verran, että sen liittyminen kulut maksavaan projektiin voidaan varmistaa esim. projektin tilintarkastusvaiheessa. Matkustajan pitää ottaa tästä liitteestä itselleen myös paperikopio. Jos matka on jostakin syystä niin luottamuksellinen, ettei matkasuunnitelmassa voi ilmoittaa siitä edes näitä perustietoja, niin matkustajan pitää ottaa hyvissä ajoin etukäteen yhteyttä laitosjohtajaan ja perustella, miksi näin on. Laitosjohtaja päättää (tarvittaessa yliopiston hallintoa kuultuaan) voidaanko matka maksaa hankkeen varoista. Jos päätös on myönteinen, niin matkustaja laatii näistä luottamuksellisista tiedoista muistion, jonka laitosjohtaja hyväksyy, ja joka talletetaan hankkeen mappiin. Matkasuunnitelmassaan matkustaja ilmoittaa, mistä muistiosta on kyse ja minne se on talletettu. Näin muistio löytyy esimerkiksi silloin, jos tilintarkastuksessa pyydetään selvitystä siitä, miten tämä luottamuksellinen matka liittyi tarkastettavaan hankkeeseen. Tätä menettelyä käytetään kuitenkin vain jos se on aivan välttämätöntä, ja jokainen sellainen matka käsitellään erikseen omana yksittäistapauksenaan. Maksava projekti jotta myös matkasuunnitelmassa säilyy tieto siitä, mitä matkustaja ja hyväksyjä ovat sopineet. Tämä tehdään siten, että suunnitelma otsikko kirjoitetaankin muodossa "projektin lyhenne: varsinainen otsikko" - projekteillahan on yleensä jokin naseva lyhenne. Perusrahalla matkustettaessa tämä alkuosa olkoon "PR:". Aina kun laskuihin voi antaa maksajan viitteen (englanniksi your ref tms.) niin sellaiseksi annetaan tämä sama lyhenne! Näin hallinto voi yhdistää laskut oikeille projekteilleen. Kulut siltä osin kuin ne ovat jo tiedossa tai arvioitavissa. Asiatarkastaja tarkastaa kulut matkalaskun yhteydessä. Matkasuunnitelman hyväksyminen ei vielä takaa, että siihen merkityt kulut lopulta hyväksytään ja korvataan. Jos on epävarma voidaanko jokin kulu korvata, niin kannattaa kääntyä matkaneuvojan puoleen jo etukäteen. Näillä tiedoilla matkasuunnitelman voi lähettää sen hyväksyjälle. Matkustaja saa hyväksymisestä kuittauksen sähköpostiinsa. Matkavakuutus Yliopisto on ottanut työntekijöilleen matkavakuutuksen, joka on voimassa kaikilla niillä matkoilla, joista on tehty ja hyväksytty matkasuunnitelma. Vakuutuksen ehtoihin ja käyttöohjeeseen kannattaa tutustua ennen matkaa. Samalla kannattaa ladata työmatkapuhelimeen sähköinen 24h vakuutuskortti, jolla voi näyttää vakuutuksen olevan voimassa, jos sitä joutuu käyttämään matkallaan. Matkavakuutus 3
Tavallisesti ylimääräiset kulut maksetaan matkan aikana itse (tai yliopiston maksuaikakortilla, jos sellainen on mukana) ja anotaan niistä korvausta matkan jälkeen vakuutusyhtiöltä. Jos sairastuu matkallaan ja joutuu sen vuoksi muuttamaan matkajärjestelyjään (esimerkiksi vaihtamaan lentolippujaan) niin silloin pitää käydä paikan päällä lääkärissä, joka kirjoittaa todistuksen siitä että matkajärjestelyjä on muutettava. Sen jälkeen muutokset tehdään yhteistyössä vakuutusyhtiön kanssa. Matkakuluista Yleisperiaate on edullisin järkevä matkustustapa kuten ennenkin. Siis normaalisti käytetään 2. luokan matkalippuja, jne. Verovapaat päivärahat ja matkakulujen korvaukset suoritetaan verohallinnon ohjeen mukaisesti, ja Travel-järjestelmä laskee ne automaattisesti. Ohje on pääosin samanlainen kuin aikaisemmin käytetty valtion matkustussääntö. Yliopistojen työehtosopimuksen (TES) tulkinta on, että jos työntekijälle korvataan matkakulut, niin silloin hänelle maksetaan myös päivärahat. Jos työntekijällä on sellainen etätyösopimus jossa etätyöpaikka on toisella paikkakunnalla niin silloin hänen matkansa yliopistolla olevaan työpisteeseen voivat kuulua korvattaviksi. Jos hän käy yliopiston työpisteessään vähintään kerran viikossa, niin silloin näitä matkoja ei korvata hänelle, vaan niitä pidetään työntekijän normaaleina matkoina tavalliselle työpaikalleen. Jos hän käy harvemmin, niin nämä matkat korvataan hänelle, koska niitä pidetään työmatkoina pois hänen tavalliselta työpaikaltaan. Pääsääntöisesti työmatkaan ei yhdistetä lomapäiviä. Jos näin kuitenkin halutaan toimia, niin: Lomapäivät laitetaan jo matkasuunnitelmaan jonka hyväksyjä käsittelee ennen matkaa. Hän voi myös kieltäytyä hyväksymästä sellaista matkasuunnitelmaa; silloin matkustajan pitää tehdä uusi suunnitelma ilman lomapäiviä ja hyväksyttää se. Matkustajan on osoitettava suunnitelmassaan, etteivät työnantajan kulut kasva suuremmiksi kuin jos matka olisi tehty ilman lomapäiviä. Jos työmatka päättyy lomapäiviin, niin silloin matkustaja maksaa itse paluumatkansa kulut. Samoin jos työmatka alkaa lomapäivillä, niin silloin matkustaja maksaa itse menomatkansa kulut. Työnantaja ei maksa lomapäiviltä päivärahaa eikä kulukorvauksia. Helpoin tapa hoitaa matkajärjestelyjä on ottaa yhteyttä verkossa tai puhelimitse yliopiston sopimusmatkatoimistoon, joka on tätä kirjoitettaessa Kaleva Travel (-- Matti Nykänen 08:52, 18 February 2010 (EET)). Sen laskut ilmestyvät automaattisesti Travel-järjestelmään joten matkustajan ei tarvitse huolehtia niistä. Sinne ilmoitetaan laskutusta varten seuraavat Matkakuluista 4
tiedot: Itä-Suomen yliopisto Tietojenkäsittelytieteen laitos matkustajan nimi maksajan viitteeksi sama projektin lyhenne kuin matkasuunnitelman otsikon alussakin laitoksen vastuualue- eli VA-koodi, joka on 306020 (ainakin tilivuonna 2011) matkustajan henkilönumero Se näkyy Travel-järjestelmässä matkasuunnitelman ja -laskun etusivulla nimen edessä. Sen voi myös kysyä matkaneuvojalta tai henkilöstösihteeri Anita Smolanderilta. Huomaa, että kyseessä on uusi UEF-numero, vanhat Joensuun tai Kuopion numerot eivät enää ole voimassa! Ulkomaan lentolippua ostettaessa on pyydettävä tarjous ainakin yliopiston sopimusmatkatoimistolta. Tarjouksia saa kysellä ja lipun saa hankkia muualtakin, jos sen saa sopimusmatkatoimiston tarjousta halvemmalla. Silloin matkasuunnitelmaan on liitettävä sopimusmatkatoimistonkin tarjous, jotta on dokumentoitu, että se todellakin pyydettiin mutta osoittautui kalliimmaksi. Muuten meitä voidaan epäillä sopimuksen tai kilpailutussääntöjen rikkomisesta! (Erityisesti EU-rahoituksen tilintarkastuksissa on tarkkaan tutkittu, että kaikki hankinnat on kilpailutettu. Se on helpointa osoittaa, jos voimme osoittaa toimineemme aina yliopiston kilpailuttamien hankintasopimusten mukaan.) Yliopisto ei maksa kilometrikorvauksia oman auton käytöstä, jos matkaan voisi käyttää myös julkisia kulkuneuvoja. Sen sijaan voi vuokrata auton alennuksella sopimusvuokraamolta. Vuokraamoon ilmoitetaan muuten samat laskutustiedot kuin matkatoimistoon, mutta sinne ei tarvita VA- eikä henkilönumeroa. Voit tarkistaa vuokraamon verkkosivuilta, olisiko yliopistollamme joku muu jo sattunut varaamaan auton samaan aikaan Joensuusta tai Kuopiosta käyttäjätunnuksella ja salasanalla UEF2011. Jos silti haluaa käyttää omaa autoaan, niin matkalaskuun voi laittaa kululajina nimeltä "Oma auto/julkisen mukaan" sen summan, jonka matka olisi maksanut julkisilla kulkuneuvoilla tehtynä (eli käytännössä niiden lippujen hinnat). Näiden kulujen sijaan voi laskuttaa kilometrikorvaukset vain silloin, jos matkaa ei mitenkään olisi voinut tehdä julkisella kulkuneuvolla (paitsi taksilla, sillähän pääsisi kaikkialle minne omalla autollaankin...) ja silloin on matkalaskuun liitettävä lyhyt selostus miksi näin oli. Erityisesti Kuopion ja Joensuun kampusten väliset matkat omalla autolla korvataan Matkahuollon bussilippuhintojen mukaan. Yliopistolla on alennussopimus monien kotimaan hotellien kanssa. Huonetta varattaessa ilmoitetaan samat laskutustiedot kuin autovuokraamoon. Matkakuluista 5
VR:n matkatiliä käyttämällä saa alennusta junalipuista. Huomaa: Matkatilin järjestelyt ovat muuttumassa, kysy matkaneuvojalta onko uudistunut tili jo käytössä. Matkatilin käyttö vaatii internet-asiointitunnuksen. Jos tarvitset tunnuksen, niin ota yhteyttä oman kampuksesi taloussihteeriin: Joensuussa Tarja Karhuun Kuopiossa Leila Tiihoseen. Yliopiston maksuaikakortilla voi maksaa matkakuluja. Vanhaa Joensuun tai Kuopion yliopistojen myöntämää korttia ei saa enää käyttää, vaan sen tilalle on anottava uusi UEF:n kortti! Kortteja on kahdenlaisia: Matkakortti käy vain matkakulujen maksamiseen. Pääsääntöisesti henkilöstölle myönnetään tällaisia kortteja. Osallistumismaksut eivät ole matkakuluja vaan koulutuspalveluja, joten niitä ei valitettavasti voi tällaisella kortilla maksaa. Luottokortti käy myös muiden kulujen maksamiseen. Kortin hakija ja hänen matkaneuvojansa täyttävät yhdessä korttihakemuksen, jonka matkaneuvoja toimittaa laitosjohdon hyväksyttäväksi. Laitosjohdon linjauksen mukaan kortteja myönnetään professoreille ja projektien vastuullisille johtajille. He voivat myös esittää laitosjohdolle perustelujen kera korttien myöntämistä sellaisille alaisilleen, joiden työnkuvaan kuuluu paljon matkustamista. Matkalaskuun kannattaa laittaa korttimaksujen kohdalle maininta "maksettu maksuaikakortilla" helpottamaan korttimaksujen kohdistamista matkoihin taloushallinnossa. Projektin johtaja voi maksaa omalla kortillaan projektinsa matkakuluja silloinkin, kun matkustajana on jokin muu kuin hän itse. Erityisesti silloin pitää mainita "maksettu <johtajan nimi>n maksuaikakortilla". Korttien käytännön asioista vastaa yliopistotasolla Myös matkatoimiston NetGate-järjestelmän käyttöön tarvitaan tämä kortti. Pia Konttinen. Ostolaskut Ostolaskulla laitos ostaa tavaraa tai palveluita suoraan (sen sijaan että matkustaja ensin ostaisi ne omalla luottokortillaan ja sitten saisi rahansa takaisin matkalaskussaan). Matkustaja kirjaa matkasuunnitelmaansa arvioituina kuluina myös ne ostokset, jotka maksetaan ostolaskulla. Niiden kohdalle kannattaa laittaa maininta ostolaskun käytöstä. Maksun saajalle ilmoitetaan yliopiston laskutusosoite ja maksajan viitteeksi projektin lyhenne, kuten edellä mainittiin. Matkaneuvoja auttaa tarvittaessa. Ostolaskut 6
Jos esimerkiksi konferenssin järjestäjät tarjoavat mahdollisuutta maksaa osallistumismaksu (ja joskus myös majoitus tarjoushintaan) laskulla (valinta "bill me" tai vastaava verkkosivulla) sekä riittävät maksuyhteystiedot, niin se voidaan maksaa etukäteen ostolaskuna. Myös matkan aikana voi hankkia palveluita (esimerkiksi majoituksen ellei sitä ole maksettu etukäteen) ostolaskulla jos toimittaja sen sallii; siksi kannattaa ottaa yliopiston laskutusosoite matkalle mukaan. Matkustaja kirjaa nämäkin ostoksensa kuluina matkalaskuunsa. Matkustaja ei näe ostolaskujaan Travel-järjestelmän matkasuunnitelmassaan eikä -laskussaan. Matkahallinto yhdistää ne Rondo-järjestelmästä matkalaskussa arvioituihin kuluihin ennen hyväksymistä. Matkalasku Matkalta palattuaan matkustaja muuttaa matkasuunnitelmansa matkalaskuksi Travel-järjestelmässä eli kohdistaa ennakoista yliopiston matkakortilla maksetut ostokset korjaa todelliset kulut suunnitelmassa arvioitujen tilalle lisää matkan aikana mahdollisesti ilmenneet uudet kulut, ja skannaa PDF-liitteiksi kaikkien kulujen kuitit sekä käytetyt matkalippunsa. Sen jälkeen matkustaja lähettää asiatarkastajalle laskun sähköisesti Travel-järjestelmässä ja alkuperäiset kappaleet kaikista sen liitteiksi skannaamistaan papereista (kuten kuiteista) sisäisessä postissa (koska asiatarkastajan on arkistoitava ne). Asiatarkastaja tarkastaa matkakulut ja tekee tarvittavat korjaukset, jotta hyväksyntään menevän matkalaskun kulut ovat matkustussäännösten mukaiset ja kirjanpidossa oikein. Tällöin hän joutuu poistamaan säännösten vastaiset kulut, vaikka ne olisivatkin olleet jo hyväksytyssä matkasuunnitelmassa. Sitten kun asiatarkastaja on laittanut matkalaskun kuntoon, niin hän lähettää sen edelleen hyväksyjälle. Hyväksyjä tarkistaa ja hyväksyy lopullisen laskun. Matkustaja saa ilmoituksen laskunsa hyväksymisestä, tai muuten lasku palautuu takaisin matkustajalle korjattavaksi. Normaalisti kestää noin työviikon ennen kuin lasku on maksussa. Jos asiatarkastetun matkalaskun hyväksyminen viipyy yli 14 päivää, niin silloin asiatarkastaja voi matkustajan pyynnöstä siirtää sen laitoksen johdon hyväksyttäväksi. (Valitettavasti Travel-järjestelmästä voi tulla matkustajalle ylimääräisiä Matkalasku 7
viesteja, kun hänen matkalaskuaan siirrellään hallinnon sisällä henkilöltä toiselle. Kaikki viestit eivät siis ole korjauspyyntöjä matkustajalle. Anteeksi jo etukäteen.) Hyväksyjän hyvä huomata Käsittele hyväksyttäväksesi tulleet laskut ilman turhia viiveitä, jotta matkustajat saavat rahansa kohtuullisessa ajassa. Jos asiatarkastettu lasku on odottanut hyväksyntääsi jo 14 vuorokautta, niin taloushallinto voi siirtää sen laitosjohdon hyväksyttäväksi. Sinun on syytä ilmoittaa pidemmistä poissaoloistasi sähköisesti Travel-järjestelmään; silloin se osaa ohjata poissaolon aikana kertyvät matkasuunnitelmat ja -laskut automaattisesti varahenkilö(i)llesi. Jotkut rahoitusmuodot asettavat omia rajoitteitaan matkustukselle. Esimerkiksi EAKR-rahoitteiselta projektilta (mukaan lukien Tekesin kautta rahoitetut) voi maksaa vain sellaisten henkilöiden matkakuluja, jotka saavat myös palkkaa samasta projektista. Muista ne sopiessasi matkoista alaistesi kanssa! Tarkista, että matkasuunnitelma on sellainen kuin matkustajan kanssa olet sopinut. Jos sinusta on epäselvää voidaanko joku matkasuunnitelmaan laitettu kulu oikeasti korvata, niin tarkista asia matkaneuvojalta; on parempi, että tällaiset kulut poistetaan jo matkasuunnitelmasta, koska matkalaskusta asiatarkastaja joutuisi ne poistamaan joka tapauksessa jälkikäteen. Tarkista, että matkasuunnitelman otsikossa on maksavan projektisi lyhenne. Matkaneuvojan muistilista Jos matkustaja ei saa yliopistolta palkkaa vaan palkkion (kuten esimerkiksi vastaväittäjät), niin silloin hän ei itse kirjaudu Travel-järjestelmään, vaan matkaneuvoja hoitaa matkalaskutuksen hänen puolestaan yllä kuvatulla tavalla. Jos matkustaja saa yliopistolta pelkät matkakulut (eikä minkäänlaisia korvauksia tehdystä työstä) niin silloin häntä ei edes näy Travel-järjestelmässä, vaan kaikki matkakulut hoidetaankin ostolaskuilla. Matka-apurahat maksetaan palkkajärjestelmän kautta ja maksupäivät ovat samat kuin palkanmaksupäivät. Tällöin tulee huomioida intrassa oleva Certian Prima palkka-ajon aikataulu eli mihin mennessä materiaalin on oltava Certiassa, että maksu ennättää ko. laskentaan. Apurahan maksatuslomake on tiliöitävä, lisättävä organisaatiotiedot, asia- ja numerotarkastettava sekä toimitettava sen jälkeen Certiaan Primaan tehtävää tallennusta varten. Hyväksyjän hyvä huomata 8