Kokonaisarkkitehtuuri Helsinki, 26.10.2011 Jukka Heikkilä Professori, tietojärjestelmät (työinformatiikka) Turun kauppakorkeakoulu Turun yliopisto e-mail: jups@utu.fi tel: +358 50 581 8361
Miksi kokonaisarkkitehtuuri? Kokonaisarkkitehtuurilla (KA) tarkoitetaan menettelyä, jossa nykyiset resurssit tunnistetaan ja täydennetään tavoitteiden saavuttamiseksi, mahdollisesti uudella tavalla. Lisäksi KA-työ yhdistää johdon tavoitteet ja toteuttajien kyvyt toteuttamiskelpoiseksi vaihtoehdoksi. Siten KA-työ sitouttaa ja osallistaa yhteisen mallin avulla sidosryhmät. Parhaimmillaan sen avulla toteutetaan muutokset laadukkaasti siten, että muutosten vaikutukset muihin järjestelmiin ovat tunnistettavissa ja hallittavissa Hallitaan paremmin kuormitusta, hankesalkkua ja aikatauluja (sekä kehittäjä- että käyttäjäorganisaatioissa)
Arkkitehtuurityö Arkkitehtuuri johdetaan toiminnan strategiasta, joka asettaa muutokselle tavoitteet ja resursseista, jotka tavoitteiden toteuttamiseen tarvitaan ja kehitetään. Arkkitehtuurityön aikana kuvataan ja arvioidaan vaihtoehtoisia toimintamalleja, jotka resurssoimalla ja organisoimalla tavoitteisiin päästään. Arkkitehtuurin ansiosta voidaan luodaan yhteiskäyttöisiä osia, arvioida muutosten vaikutukset ja estää tarpeettomasti päällekkäiset toiminnot Toimintamallien edellyttämät integroinnit ja standardit määritellään KA:ssa neljästä näkökulmasta toimintamallit toteuttavat prosessit toimintamalleihin liittyvät ohjelmistot/sovellukset toimintamalleissa tarvittavat tiedot toimintamallit toteuttavat tekniset laitteet ja organisaatiot
- Ammatillinen kehittyminen Teknologiaarkkitehtuuri Kokonaisarkkitehtuuri- Kehikko (mukaellen CMU/SEI) - Kyvykkyyksien kehittäminen - Kokemuksesta oppiminen EA parhaat käytänteet Käsitteet Miten nykytilasta tulevaan EA menetelmä EA tuotokset EA työkalut & kuvauskanta Hallintamalli Liiketoimintaarkkitehtuuri Sovellusarkkitehtuuri Informaatioarkkitehtuuri
Kuulostaa hienolta, mutta miksi nähdä vaivaa? Muutokset ainakin kaksi eri tilannetta mitä meillä on? mitä meillä pitäisi olla? Ketteryys Päällekkäisyyden välttäminen
Kehittämisen suositukset (JHS 179; 2011, Lisäykset Jups)! JHS 179 JHS 171 JHS 172 JHS 173 Laadunhallinta IT-kehittämishankkeissa Kehittämisprojektien ohjaus ja hallinta julkisessa hallinnossa
strategis-toiminnallinen kytkös (JHS 179, 2011) monesti puuttuu, yhä useammin alkaa kuitenkin olla tehtynä JHS 179 yleensä hyvin tehty, mutta arkkitehtuurikytköstä ei ole JHS 171 JHS 172 JHS 173
Strategia ja KA (Ross, Weill & Robertson, 2008, mukaellen) Hankealoite Hankealoite Hankealoite Hankealoite Strategisen muutoksen rajat Operatiivinen toimintamalli Integraatio- ja yhdentoimiuustarpeet Oppiminen & hyödyntäminen Kokonaisarkkitehtuuri Tavoitteet & KPIt Ydinkyvykkyydet EA:n kehittyminen Toteutusympäristö Perusta liiketoiminnan ydinprosessit ja tiedot IT- ja tietojärjestelmät, organisaatio
arkkitehtuurikuvaukset eri tarpeisiin (PAVLAK, A., 2006)
Dynaaminen ka (Mukaellen Van Den Berg & van Steenbergen, 2007) Ohjaus ja hallintamalli Hankkeet Strateginen vuoropuhelu ja tavoiteasetanta Eiarkkitehtuurinmukainen kehittäminen Ratkaisut Arkkitehtuurinmukainen kehittäminen Ratkaisut Arkkitehtuurimenetelmät Dynaaminen KA-prosessi Toimintaarkkitehtuuri Dynaaminen KA Tieto- ja järjestelmäa. Tekninen a.
Opittua Realistiset resurssit Toiminnalliset tavoitteet hyötyjien näkökulmasta ohjaavat kehittämistä Rahoittaja, omistaja ja toteuttaja erillään Laatukontrolli Osallistaminen ja osallistuminen Ideointi ja vaihtoehtojen pohtiminen Muutoksenhallinta (esim. kytkeminen laillisuustarkasteluun ja YTneuvotteluihin) Käytännön projektitoiminta ja kokonaisuuden hallinta myös muutoksissa
ArkkiTEHTUURITYÖN MINIMIROOLITUS Omistajan, yleensä johdon, tehtävänä on huolehtia strategian ja tavoitteiden määrittelystä sekä riittävästä resurssoinnista ja valvonnasta hyötyjen saavuttamiseksi. Toteuttajan tehtävänä on huolehtia arkkitehtuurimenetelmän noudattamisesta (ohjausmallin mukaisesti ml. laillisuustarkastelu, YT-menettely ja riskianalyysi) ja resurssien laadusta kehittämisen, käyttöönoton ja käytön aikana. Laadunvarmistuksen lähtökohtana ovat tavoitteet ja dokumentit, joiden perusteella parannetaan toiminnan taloudellista, oikeudellista ja toiminnallista laatua, sekä varmistetaan yhteentoimivuus. Valvojan tehtävänä on tarkastella sekä kehittämishanketta että toteutettua toimintatapaa pitkällä aikavälillä tavoitteiden saavuttamisen ja verokkien kautta. Edunsaajat?
Johdon sitoutuminen (Siponen, 2011) Johto on ensisijassa kiinnostunut johtamisesta ei niinkään kokonaisarkkitehtuurista? toiminnankehittämisestä?
FEAR ohjausmalli (FEAR ohjausmalli: Heikkilä et al., 2010) Panos-tuotos -, gate- ja osallistavan suunnittelumallin periaatteita noudatellen
esimerkki: yksityiskohtaisemmin Toteuttajien arviointi Tavoiteasetanta (apuna seuraavien arviointiin) Suunnittelu- ja toteuttamiskyky - kokonaisuudenhallinta -- Kuvaukset -- Menetelmät -- Prosessit -- Kehittäminen -- Osaaminen & organisointi -- Johdon ja substanssin tuki KA:työlle -- Yhteensopivuus ja infran JHS - mukaisuus - osaamistarvearvio - henkilöstön osaamis- ja koulutustaso - muutosjohtaminen Input Resurssinäkymät - tämänhetkinen käyttöaste - ydinresurssien kriittisyys - pelivara - resurssinäkymät (omat, ulkoiset, kumppanit, alihankkijat) Infrastruktuurin ajantasaisuus - infran soveltuvuus (laitteet, tilat, materiaalit & kalusto) - palvelu-, vuokra-, leasingsopimukset - edellisten poisto- ja hankintasuunnitelmat Tulosprisma BSC (= Balanced Scorecard) Arkkitehtuurikyvykkyyden kypsyystasomalli JHS-mukaisuuden arviointi: JHS 129 Julkishallinnon verkkopalvelun suunnittelun ja toteuttamisen periaatteet JHS 133 Hakemistotiedot ja niiden ylläpito JHS 143 Asiakirjojen kuvailun ja hallinnan metatiedot JHS 145 Palvelutietojen ryhmittely ja osoitteet asiointia varten monta toimialaa kattavissa julkisen sektorin portaaleissa JHS 146 Julkisuuslain mukaisen tietojärjestelmäselosteen laadintasuositus Means, stds JHS 147 Salassa pidettävien tietojen ja asiakirjojen turvaluokittelu JHS 152 Prosessien kuvaaminen JHS 155 Verkkolaskujen käyttö julkishallinnossa JHS 156 Asiakirjojen ja tietojen rekisteröinti sähköisen asioinnin ja asiankäsittelyn tiedonhallinnassa JHS 157 Asiakaspäätteet julkishallinnossa JHS 158 Paikkatiedon metatiedot JHS 159 ISO OID-yksilöintitunnuksen soveltaminen julkishallinnossa JHS 160 Paikkatiedon laadunhallinta JHS 161 Sähköpostiosoitteet julkishallinnossa JHS 162 Paikkatietojen mallintaminen tiedonsiirtoa varten JHS 164 Tunnistautuminen ja maksaminen sähköisessä asioinnissa VETUMA-palvelun avulla JHS 168 Videoneuvottelun käyttö julkisessa hallinnossa JHS 169 Avoimen lähdekoodin ohjelmien käyttö julkisessa hallinnossa JHS 170 Julkishallinnon XML-skeemat KA-kypsyysarvio (ml. osaamis-, resurssi- ja infrastruktuuritarvelaskelma) Outcome
Esimerkki: yksityiskohtaisemmin Hankealoite
Muutosten hallinta ja KA KA:sta on kokemusten mukaan apua rinnakkaisten hankkeiden muutostenhallinnassa (esim. PV NAF 6.A.2) KA antaa hyvän taustan muutoksenhallinnan kehittämiseksi muutospyyntö, sen käsittely ja muutoksen voimaanastumisesta tiedottaminen osallisille ja KA:iin Ohjausmallia noudattamalla luodaan lisäksi edellytykset käyttää tavoiteltuja ja toteutuneita tavoitteita priorisointiin Edellytykset hankkeiden/järjestelmien yhtenäistämiseen tai lopettamiseen
Muutospyynnön käsittely (Kartturi 2.0, 2011) Päätöksentekotason tunnistaminen Opetustoimi Koulutusaste Organisaatio Soveltuvan muutosprosessin valinta Muutospyynnön käsittely luokittelun mukaan Vaikutusten täydennetty arviointi Muutoksen soveltamisalueen määrittely Muutosaikataulun ja muutossuunnitelman laatiminen Arkkitehtuuridokumentaation muuttaminen / täydentäminen Muutoksen toteuttaminen Muutoksen viestintä Muutostarve, päätöksentekotason tunnist. Esikäsittely & luokittelu Muutospyynnön käsittely Hyväksyminen Muutoksen toteutus Muutosten seuranta Muutospyynnön laatiminen Muutoksen kohteen tunnistaminen Muutospyynnön luokittelu Vaikutusten alustava arviointi Päätös muutoksesta hyväksyminen tai hylkäys Päätöksen kirjaus ja tiedotus Kunkin muutoksen toteutumisen seuranta Jälkiarviointi
Elinkaari ja arkkitehtuuri (Kartturi 2.0, 2011) Esiselvitys Toteutus Käyttöönotto Ratkaisun elinkaariprosessi Alasajo / purku 1 2 3 4 5: Käyttövaihe 6 Määrittely / suunnittelu Tarkistus merkittävien versiopäivitysten yhteydessä Tarkista ja hallitse arkkitehtuuria tarkistuspisteissä
OHJAUSMALLin läpäisevät toiminnot (Mukaellen BABOK, 2009) RACI kommunikointi Laadunvarmistus (esim. ISO-9000, EFQM) ja riskianalyysi organisaation käytänteiden mukaan (esim. SWOT) Hyötyjen varmistus tavoitteiden saavuttamiseksi tai ylittämiseksi
RACI esimerkki
Arkkitehtien merkitys
Kokeneiden arkkitehtien näkemyksiä (Ala-Nikula, 2010) Arkkitehtuuriohjaus toimii paremmin kokonaisuuden laajuudenhallinnassa kuin projektiportfolion hallinnassa Pitää aloittaa varhaisessa vaiheessa ja vaatii toimiakseen vaatii selkeän roolituksen ja vastuutuksen Kolmikanta: hankearkkitehti, ohjelma-arkkitehti ja liiketoiminnasta vastaava prosessi- tai konseptijohtaja = meet-in-the-middle, kommunikoivat ja varmistavat strategisen yhteensovittamisen Taloudellinen päätösvalta pitää keskittää