ilmoitusliite tämä julkaisu on mediaplanetin tuottama teemalehti ilmoitusliite IT-projektit Ketterillä menetelmillä välitöntä palautetta Projektijohtaminen Uusi suomalainen menestystarina projektin- N:o 2. Huhtikuu. 2009 hallinta projektien hallinta vahvistaa taloutta 4AVAINTA PROJEKTI - JOHTAMISEN TUEKSI Jyry Louhisto: Projektiosaamisen lisääminen ja laadun parantaminen on yhteinen kansallinen tehtävä. Karlos Artto Ylin johto sitoutettava projektinhallintaan KARLOS ARTTO Onnistunut projekti Aseta oikeat arvomittarit HAROLD KERZNER
2 ilmoitusliite pääkirjoitus tämä julkaisu on mediaplanetin tuottama teemalehti Taantuma pakottaa niin kotitaloudet, yritykset kuin yhteiskunnankin arvioimaan strategiaansa ja toimintamallejaan uudelleen. Projektit ovat parhaita muutosvälineitä. Yhteinen kansallinen tehtävä suosittelemme sivu 8 Karlos Artto Projektiliiketoiminnan professori, TKK. Jokaisesta projektista opitaan ja oppeja voidaan hyödyntää uusissa projekteissa. Oikeaoppinen projektinjohtoajattelu antaa tehokkaat eväät talouskriisistä selviytymiselle. Vallitseva laskusuhdanne on herättänyt monissa maissa kiinnostuksen projektien hallintaa kohtaan. Ohjelma- ja projektinjohtamisen työtekniikat ja työkalut ovat hyviksi koettuja välineitä myös elvytysmiljardeilla käynnistyviä projektisalkkuja varten. Projektijohtaminen selkeyttää Nykyaikainen projektien hallinta vahvistaa organisaatioi- 1 ta ja taloutta. Se tekee niistä ketterämpiä, tehokkaampia, tuottavampia ja kilpailukykyisempiä. Vähemmillä voimavaroilla saadaan enemmän aikaan. Parhaista projektikäytännöistä hyötyvät kaikki, niin yksilöt, perheet, yritykset kuin kunnat, valtio ja kolmas sektorikin. Aito projektijohtaminen selkeyttää organisaation rakennetta, käsitteistöä ja rooleja, tehostaa yhteistyötä ja viestintää, lisää avoimuutta ja vastuullisuutta sekä parantaa työkulttuuria, päätöksentekoa ja suorituskykyä. Yhteiskunnassa tyytyväisyys kasvaa, ongelmat ja hukkatyö vähenevät, aikaa ja kustannuksia säästyy. Yrityksillä luotettavuus, kannattavuus, liikevaihto ja markkinaosuus kasvavat. Suomesta kärkimaa Monissa maissa suurten valtiollisten projektien hallin- 2 taan kiinnitetään paljon huomiota. Niiden ennakkoarviointia ja päätöksenteon valmistelua ja laatua on parannettu. Johtavat yliopistot ovat mukana alan tutkimuksessa ja koulutuksessa, ja alan kansainvälinen yhteistyö on vilkasta. Tietoa ja kokemuksia on saatavilla. Onko suomalaisilla päättäjillä halua ja kykyä kehittää Suomesta projektinhallinnan kärkimaa maailmassa? Ainutlaatuinen mahdollisuus 3 Projektinhallinnan maailmanjärjestö IPMA ja Projektiyhdistys ry ovat kutsuneet ensi kesäksi Suomeen maailman huippuasiantuntijat 25 maasta esittelemään projektialan parhaita käytäntöjä. Helsinkiin kokoontuu projektipäättäjiä, projektinhallinnan Jyry Louhisto Projektinhallinnan Maailmankongressin johtaja, Projektiyhdistys ry:n toiminnanjohtaja. IPMA ja Projektiyhdistys ry ovat kutsuneet ensi kesäksi Suomeen maailman huippuasiantuntijat 25 maasta esittelemään projektialan parhaita käytäntöjä. asiantuntijoita, tutkijoita ja projektiammattilaisia yli 50 maasta. Koska Maailmankongressi on avoin kaikille kiinnostuneille, suomalaiset saavat nyt ainutlaatuisen mahdollisuuden käydä läpi maailman huippuasiantuntijoiden kanssa alan viimeisimmät tutkimustulokset sekä mittavat käytännön kokemukset muun muassa maailmaa kohdanneista haasteista ja niiden ratkaisukeinoista. Kongressi antaa mahdollisuuden kehittää myös suomalaista projektiosaamista ja siihen liittyvää päätöksentekoa ja koulutusta. Esimerkiksi verkostokeskeisten liiketoimintamallien hallinta on monille vielä kovin haasteellista, mutta kansantaloudelle jo elintärkeää. Kansallinen tehtävä Projektiosaamisen lisääminen ja laadun parantaminen 4 on yhteinen kansallinen tehtävä. Hyvällä projektijohtamisella selätämme taantuman varmemmin, vähemmin kuluin ja paremmin tuloksin. Huolehdi näistä s. 3 1. Osaaminen, asenne, ohjelmistot. Kalibroi arvomittarit s. 4 2. Erityyppiset projektit vaativat johtajilta projektinhallinnan tilanneherkkyyttä. Autamme lukijoitamme onnistumaan! projektinhallinta, n:o 1. maaliskuu 2009 Julkaisija: Suomi Mediaplanet Oy Unioninkatu 18, 00130 Helsinki Aslak de Silva, 09-565 84 025 Toimituspäällikkö: Jarmo Perälä Puhelin: 09-565 84 032 E-mail: jarmo.perala@mediaplanet.com Projektipäällikkö: Outi Keskinen Puhelin: 09-565 84 026 E-mail: outi.keskinen@mediaplanet.com Jaetaan Kauppalehden liitteenä 7.4.2009 info@mediaplanet.fi www.mediaplanet.com Mediaplanetin liikeidea on luoda yhteistyökumppaneilleen uusia asiakkaita. Konseptimme perustuu korkealaatuiseen toimitukselliseen sisältöön, joka saa lukijamme toimimaan. www.iil.com/finland Get the latest tips and techniques from leading industry professionals by leveraging their expertise to deliver successful projects. Immediately apply value-based methodologies and best practices to advance your skills and impact your organization s success. Microsoft Office Project 2007: New Features & Benefits Project Management Fundamentals Tips & Tricks for the Business Analyst Leading Cross Cultural Virtual Teams
ajassa tämä julkaisu on mediaplanetin tuottama teemalehti 1avain ilmoitusliite 3 asenne ja osaaminen ohjelmistot 1 Kalle Kähkönen Johtava tutkija, dosentti 2 Onnistuminen kiinni taidosta ja asenteesta Kysymys: Kuinka varmistaa projektin onnistuminen? Vastaus: Projektipäälliköksi on valittava henkilö, jolla on vaadittavat tiedot, taidot ja oikea asenne. osaaminen Joskus yrityksen johto palkitsee ansioituneen asiantuntijan nimittämällä hänet projektipäälliköksi, vaikka valmiuksia projektin johtamiseen, organisointiin tai koordinointiin ei ole. Väärällä päällikkövalinnalla koko projekti on vaarassa epäonnistua. Kun projektia lähdetään kehittämään, on otettava huomioon paitsi projektipäälliköiden riittävä osaaminen, myös mahdollinen täydennyskoulutuksen tarve. Projektit ovat työelämän megatrendi, jonka volyymi kasvaa räjähdysmäisesti. Yritykset pyrkivät tehokkuuden lisäämiseen projektisoimalla toimintaansa, jolloin henkilöstön projektiosaamisen merkitys kasvaa. Tämä näkyy Tampereen ammattikorkeakoulun projekti- ja prosessijohtamisen lehtori Kai Hintsasen mukaan alan koulutuksen jatkuvasti nousevassa kysynnässä. Projektinhallinnassa kyse on osaamisesta, asenteesta sekä tiedoista ja taidoista. Yrityksen johdon on kyettävä nimittämään projektipäälliköksi oikea henkilö. On tiedettävä, kenellä on vaadittavat tiedot ja taidot sekä oikea asenne eli tarpeellista kuva: abdulaziz almansour osaamista juuri tietyn tyyppiseen projektinhallintaan. Vain näin voidaan varmistua projektin onnistumisesta, huomauttaa Hintsanen. Kovat ja pehmeät taidot Projektiosaamisen koulutustarjonta on monipuolista, etäopiskelusta kokopäiväiseen ja perusteista syventäviin taitoihin asti. Liiketalous, taloushallinto sekä markkinointi ovat Hintsasen mukaan asiantuntijan vinkit Organisaatiolle kehitetään kaikille projektityypeille yhteinen, mutta sopivasti joustava, projektimalli päätöksentekopisteineen. Projektin omistajat sitoutetaan yhteiseen toimintamalliin ja korostetaan heidän rooliaan. Projekteja toimittavasssa yrityksessä myynnin ja myyntiprosessin sitominen projektiprosessiin on tärkeää. Perustetaan projektitoimisto tarkoituksenmukaisella resursoinnilla. 3 Yrityksen johdon on kyettävä nimittämään projektipäälliköksi oikea henkilö. Kai Hintsanen Projekti- ja prosessijohtamisen lehtori. niin sanotuista kovista taidoista projektinhallinnan suosituimmat koulutusalat. Niiden yhdistelmä antaakin vahvan pohjan projektiosaamiselle. Pehmeät taidot, kuten viestintä, vuorovaikutustaidot ja asiakassuhteiden hallinta ovat Hintsasen mukaan jopa aliarvostettuja, vaikka ne usein lopulta ratkaisevat projektin onnistumisen. Koulutuksessa tulee korostaa Panostetaan projektipäälliköiden osaamiseen. Muutetaan yrityksen johtamistapaa projektien johtamisen näkökulmasta. Johto sitoutuu käyttämään aikaansa enemmän projektisalkunhallintaan. Tätä varten perustetaan projektisalkunhallinnan johtoryhmä, jos yrityksen johtoryhmä ei ota tätä tehtäväkseen.! Lähde: Seniorikonsultti Matti Haukka koulutus 1. Projektit ovat koko ajan haasteellisempia mikä vaatii jatkuvaa projektiosamisen päivittämistä. 2. Viestintä, vuorovaikutustaidot ja asiakassuhteiden hallinta vaikuttavat projektin onnistumiseen. 3. Liiketalouden, taloushallinnon sekä markkinoinnin osaaminen antaa projektille vahvan pohjan. kuvat: sxc myös pehmeitä taitoja, ja nykyään niistä puhutaankin jo monissa opetusryhmissä. Pehmeiden taitojen osaamista ja valmiuksia tarvitaan erityisesti suurissa projekteissa, esimerkiksi ilman tiimityöskentelytaitoja projektipäällikkö on pulassa. Koulutus ja käytäntö Yhä koventuvilla työmarkkinoilla työnantajat arvostavat muodolliseen pätevyyteen johtavan koulutuksen ohella myös käytännön työkokemusta. Useat yritykset ovat kiinnostuneita yhteistyöstä oppilaitosten kanssa, ja tarjoavat opiskelijoille tilaisuuden toimia todellisissa projekteissa jo opiskeluaikanaan. On tärkeää, että opiskelija harjaantuu käytännön tilanteisiin jo ennen työelämään siirtymistä. Koulutus ja käytäntö yhdessä lisäävät myös kilpailukykyä valmistumisen jälkeen, kannustaa Hintsanen. Projektiosaaminen vaatii jatkuvasti täydennyskoulutusta ja päivitystä, sillä projektit tulevat koko ajan vaativammiksi. Hintsasen mukaan työelämän täydennyskoulutuskurssit, joissa oppiminen tapahtuu oman työn ohella, ovat kysyttyjä. Yritykset tilaavat myös yrityksen omiin tarpeisiin räätälöityjä kursseja, joilla syvennetään ja päivitetään oman toimialan erikoisosaamista. tarja rannisto toimitus@mediaplanet.com Kehitystyötä Projektiajattelu on levinnyt laajentuvalla ohjelmistopuolella viime vuosien aikana. Ohjelmistoja kehitetään sekä pieniin, toistuviin projekteihin että kompleksisiin projekteihin, joissa osaaminen ja haasteet ovat erilaisia. Lisenssimaksut pois Kehityksessä vastataan yritysten toiveisiin helposti lähestyttävistä ohjelmistoista. VTT:n johtava tutkija, dosentti Kalle Kähkönen kertoo yritysten haluavan eroon raskaista käyttöönottoprojekteista, joissa jo pelkkä henkilöstön koulutus on pitkää ja työlästä: IT-järjestelmistä on kehittymässä palvelu, jonka käyttöönotto on helppoa. Lisäksi on ymmärretty, että yritykset karsivat turhia menojaan ja ovat valmiita maksamaan vain palvelusta. Ohjelmistojen kehityksessä tähän on vastattu niin, että perinteiset lisenssimaksut ovat siirtymässä historiaan. Laajat kokonaisuudet Yrityksissä, joissa projekteja hallitaan tiedonhallinnan kautta, ovat tietovirtojen hallinnanratkaisut avainasemassa. Tällaisten laajojen kokonaisuuksien vaativaan hallintaan tarvitaan erikoistuneita ratkaisuja. Seuranta Tilannetta seurataan jatkuvasti ja toimintaa muutetaan tilanteen vaatiessa. Tarkkaa projektin reaaliaikaista monitorointia varten tarvitaan työkalu. Kähkönen kertookin innostuneesti uutuudesta: Nyt tapahtuva kehitys on älyllisesti mielenkiintoinen. Projektivalvomossa seurataan, mitä projektiympäristössä tapahtuu. Projektipäälliköt ja yrityksen ylin johto valvovat tapahtumia, kilpailijoita ja toimijoiden motivaatioita. Esimerkiksi rakennusprojektin päällikkö voi tietää reaaliaikaisesti tavarantoimituksen tilanteen, missä ja milloin tavara saapuu. Plussaa Erityisen hyvänä seikkana ohjelmistojen kehityksessä Kähkönen pitää sitä, että ratkaisut ovat hinnan jatkuvan pudotuksen vuoksi myös pienten toimijoiden saatavilla.
4 ilmoitusliite tämä julkaisu on mediaplanetin tuottama teemalehti haasteita tavoitearvot seurantaan 2avain arvomittarit kuntoon Kysymys: Miksi projektin onnistumista mittaavien arvojen ennakointi on kokeneillekin projektinjohtajille vaikeaa? Vastaus: Ongelmana on, että monissa yrityksissä projektin johto ei panosta tarpeeksi oikeiden arvomittareiden asettamiseen tai seurantaan. Arvoja tarkistetaan vasta kun projekti on ohi. Oikeiden arvoperustaisten mittareiden asettaminen on kriittinen vaihe projektin onnistumiselle. International Institute for Learning IIL:n johtaja Harold Kerzner, pitää tärkeänä indikaattorien selkeyttä ja luotettavuutta. Huolellisesti suunniteltuina niitä tulisi käyttää mittaamaan myös väliaikaisia progressioita ja arvoja projektin etenemisen aikana. Huolestuttavaa on, että liian usein arvoihin kiinnitetään huomiota vasta, kun projekti on ohi. Pulassa ollaan, kun huomataan, että rahaa on käytetty projektiin, joka olisikin pitänyt keskeyttää tai tavoitteet olisi pitänyt määritellä toisin. Hallittua joustavuutta Tavoittaakseen asetetun arvon projektijohtaminen edellyttää tehokkaaseen kommunikaatioon, yhteistyöhön ja ennakoivaan johtamiseen perustuvaa yrityskulttuuria. Perinteisen projektinjohtamisen tavoiteasetannan Kerzner kokee ongelmallisena: tällöin kriittiset tekijät, tavoitearvot ja tehokkuutta mittaavat indikaattorit määritellään projektin alkuvaiheessa eikä niitä muuteta projektin kuluessa. Joissakin hallintametodeissa joka projektissa käytetään samoja mittareita ja indikaattoreita. Ei huomioida projektien ominaisluonteita ja erilaisia tavoitearvoja. Reagoi muutoksiin Eri ympäristöissä suoritettavat erityyppiset projektit vaativat johtajilta projektinhallinnan soveltamista ja tilanneherkkyyttä sekä muutoskykyä. Maailmanlaajuisesti tunnustettuna projektinjohtamisen asiantuntijana Kerzner näkee arvoperusteisen projektinjohtamisen onnistuneempana mallina. Arvojohdetussa projektissa mittareita muutetaan sekä projektista toiseen että myös saman projektin eri vaiheiden välillä. Arvoperusteisen projektin fokus on odotetun arvon saavuttaminen yhdessä aika-, kustannus- ja tehokkuustavoitteiden kanssa. Harold Kerzner Ph.D., MS (Engineering), MBA. Milloin projekti kannattaa keskeyttää? Joskus projektiseurannan indikaattorit osoittavat, että tavoiteltua arvoa ei saavuteta ja projekti kannattaa keskeyttää. Epäonnistuvien projektien peruminen on välttämättömyys. Valitettavasti yritykset ovat usein hitaita huomaamaan, että projektinjohtamisessa tulee olla myös poistumistie eli projekti pitää voida tarvittaessa keskeyttää. Projektien päättäjät ovat ylintä johtoa ja tavoitearvoissa heijastuvat usein heidän henkilökohtaiset näkemyksensä, joiden epäonnistumista ei haluta nähdä. Päätös täytyy kuitenkin tehdä yrityksen parhaaksi, ja arvot tulee asettaa oman henkilökohtaisen tavoitteen edelle, painottaa Kerzner vakavasti. Epäonnistumisen pelossa ei kannata kuitenkaan loppuun asti välttää riskin ottamista. Kerzner muistuttaa haastavasti, että jos yrityksen kaikki projektit onnistuvat aina, silloin se ei työskentele tarpeeksi tehokkaasti. Projektin todellisesta epäonnistumisesta voi tosissaan puhua vasta silloin, jos siitä ei opita mitään. tarja rannisto toimitus@ mediaplanet.com
tämä julkaisu on mediaplanetin tuottama teemalehti ilmoitusliite 5 Yhteistä projektia rakentamassa lyhyesti onnistunut malli Arvoperusteinen projektijohtaminen sopii hyvin nykytilanteeseen joustavuutensa ansiosta. kuvat:sxc Projektijohtamisesta uusi suomalainen menestystarina. näkökulma Projektiluonteinen vienti on kasvanut Suomessa räjähdysmäisesti. Kun kaikkea ei ole enää kannattavaa tehdä kotimaassa, on yritysten korostettava kilpailuvalttejaan: tuotekehittelyä ja kokonaisuuksien hallintaa. Yhden yhtiön toimittamasta yhdestä projektista ollaan siirrytty monen yhtiön ja projektin malliin. Verkostomaisten projektien johtaminen on alue, jossa Suomesta voisi kehittyä maailman paras projektiviejä, sanoo Osmo Härkönen, Projektiyhdistys Ry:n hallituksen puheenjohtaja. Osmo Härkönen Projektiyhdistys Ry, Hallituksen puheenjohtaja Seppo Halminen PMI Chapter Finland, Hallituksen puheenjohtaja Tehokkuutta toimintaan Suomalaiset yritykset muuttavat toimintaansa yhä enemmän linjavetoisuudesta projektiluonteiseksi. Tuotteiden kehittäminen ja modifiointi projektina tehostaa yrityksen toimintaa huomattavasti. Parhaat projektitiimit muodostetaan tarvittavista asiantuntijoista, ei sillä hetkellä saatavilla olevasta väestä. Projektitoiminnassa tehottomien resurssien poistaminen on yksinkertaista, ja tiimeihin valikoituvat parhaat suorittajat, kuvaa Seppo Halminen, PMI Chapter Finlandin hallituksen puheenjohtaja. Uudenlaiset toimintatavat vaativat myös uudenlaista johtamista. Projektiammattilaisten tarve kasvaa jatkuvasti. Projektijohtaminen keskittyy ihmisten ja tekemisen johtamiseksi. Kapean teknisen osaamisen sijaan on tärkeämpää ymmärtää yrityksen liiketoimintaa ja projektin suhdetta siihen, Halminen jatkaa. Standardit käyttöön Jotta projektijohtaminen kehittyisi vastamaan uudenlaisia haasteita, on siitä oltava yhteinen näkemys jo oppilaitoksista saakka. Projektijohtamisen on oltava standardoidulla pohjalla, jotta toimintatavat olisivat samoja kaikissa ympäristöissä. Tähän liittyy myös kulttuuriosaaminen, valmius toimia erilaisten ihmisten kanssa. Näin työvoiman liikkuvuus helpottuu, ja on mahdollista kehittää Suomen erityisosaamista, Härkönen selittää. Myös tarjolla olevat sertifioinnit varmistavat projektitoiminnan johdonmukaisuuden. Toisiaan tukevat, prosesseihin liittyvät ja henkilökohtaiset sertifikaatit auttavat sekä yritystä että projektipäällikköä toimimaan mahdollisimman tehokkaasti. Kun nyt teroitetaan projektiosaaminen huippuunsa, se sekä auttaa vaikeiden aikojen yli että luo Suomelle tulevaisuudessa todellisen menestystuotteen, Halminen tiivistää. jussi tiihonen toimitus@mediaplanet.com projektijohtaminen Standardoinnilla menestykseen Vientiprojektien määrä on Suomessa nopeassa kasvussa. Verkostomaisen toiminnan myötä samojen kumppanien kanssa tehdään useampia projekteja. Projektiluonteinen toiminta on kustannustehokasta. Yhä harvemmat tuotteet toimitetaan standarditavarana, ja tuotteiden muuttaminen onnistuu parhaiten projekteina. Lyhytkestoisten, ennalta määritetyn mittaisten työsuhteiden väistämättä lisääntyessä ovat projektinhallinnan taidot yhä kysytympiä työmarkkinoilla. Projektipäälliköistä on jatkuva pula. Projektijohtaminen on pitkälti osaamisen johtamista. Sen suurimpia haasteita ja samalla ammattitaidon mittareita - on ihmisten johtaminen ilman suoraa käskyvaltaa. Jotta projektijohtamisesta saataisiin menestyvä vientituote, on toiminta standardoitava koulutuksesta lähtien. Sekä PMI että Projektiyhdistys tukevat ehdotusta projektinhallinnan professuurin perustamisesta, esimerkiksi suunnitteilla olevaan Aalto-yliopistoon. kuva: miguel saavedra Onnistu projekteissa, erotu Osaamisella tehovalmennusta ipman sertifiointeihin. www.ael.fi/projekti Johtava tekniikan alan kouluttaja
6 ilmoitusliite tämä julkaisu on mediaplanetin tuottama teemalehti inspiraatio Kysymys: Miten ketteriä menetelmiä voidaan hyödyntää IT-projektin läpiviennissä? Vastaus: Ketteriä menetelmiä käytettäessä projektin riskejä voidaan hallita paremmin kuin perinteisillä menetelmillä. 3avain riskienhallinta Ketterät menetelmät IT-projektipäällikön työkaluna näkökulma ketterät menetelmät Liiketoiminnassa projektien nopeuden ja sujuvuuden merkitys kasvaa koko ajan. Silti IT-projektit ovat usein edelleen aikaa vieviä ja turhan monimuotoisia. Ketteryydessä on kyse menetelmistä, jotka pyrkivät yhä nopeampaan ja parempaan ohjelmistokehitykseen ITprojektien yksinkertaistamiseksi. Useat ketterät käytännöt tähtäävät lisäksi siihen, että ihmiset oppivat paitsi vastuun kantajiksi myös kulloisenkin projektin tehokkaammaksi toteuttajaksi. Resursseista paras hyöty Ohjelmistokehitysprojektissa on aina käytössä rajalliset resurssit. Ketterillä menetelmillä (engl. agile methodologies) resurssit pyritään suuntaamaan sinne, missä niistä saadaan paras hyöty. Ketterät menetelmät eroavat perinteisistä ohjelmistokehitysmenetelmistä muun muassa siinä, että ne painottavat suoraa ihmisten välistä kommunikointia dokumentoinnin sijaan, selventää TKK:n tietojenkäsittelyopin professori Casper Lassenius. Tavoite vuorovaikutteisen yhteistyön lisäämiseksi vahvistaakin läheistä yhteistyötä asiakkaan kanssa. Menetelmät lisäävät myös joustavuutta, mikä antaa käytännön työtä tekevälle itseorganisoituvalle kehitystiimille enemmän vapauksia päättää itse, miten projektia toteutetaan ja miten tehottomuudet karsitaan. Ketterän menetelmän edut Miten ketteriä menetelmiä voi hyödyntää IT-projektien läpiviennissä? Ketteriä menetelmiä käytettäessä projektin riskejä voidaan hallita paremmin kuin perinteisillä menetelmillä. Koska projektin aikana saadaan välitöntä palautetta projektin sujumisesta, uuteen tietoon ja muutoksiin pystytään reagoimaan välittömästi. Agile-menetelmät vaativat aina soveltamista toimintaympäristöön. Vaikka ketterät menetelmät luontuvat parhaiten lähinnä pienehköihin alle kymmenen hengen projekteihin, joissa koko tiimi istuu samassa huoneessa, niitä voidaan Lasseniuksen mukaan soveltaa myös isompiin sekä hajautettuihin projekteihin. Ongelmat saadaan identifioitua mahdollisimman aikaisessa vaiheessa. Casper Lassenius Kansainvälisesti hajautetut projektit Haasteena kansainvälisessä ohjelmistokehitysprojektissa saattavat olla ongelmat, jotka johtuvat projektiryhmän hajautetusta sijainnista. Erityisesti kansainvälisesti hajautetuissa projekteissa, projektikohtaisia keskeisiä ketterien menetelmien käytäntöjä joudutaan sekä muokkaamaan että lisäämään. Projektista riippuen niitä voidaan täydentää esimerkiksi vaatimusten hallinnan, arkkitehtuurisuunnittelun sekä laadunvarmistuksen osalta. Kun ihmiset eivät tapaa kasvokkain, kommunikaatio hidastuu ja oikeaa tietoa ei aina ole saatavilla. Näiden ongelmien ratkaisussa ketterät kommunikointiteknologiat ja -prosessit ovat tärkeitä muun muassa niiden muunneltavuuden vuoksi. Hajautetussa projektissa kasvokkain toteutettavat neuvottelut korvataan esimerkiksi telepresence-ratkaisuilla. Lassenius ei näekään syytä sille, miksei ketterien menetelmien käyttö kansainvälisesti hajautetuissa projekteissa voisi toimia hyvin. Ominaista näille menetelmille ovat esimerkiksi päivittäiset lyhyet kokoukset, jossa tiimi käy läpi projektin statuksen. Lyhyiden ja tiiviiden statuspalavereiden ansiosta erityisesti projektissa ilmenevät ongelmat saadaan identifioitua mahdollisimman aikaisessa vaiheessa. Motivoitunut tiimi, tyytyväinen asiakas Lassenius painottaa, että ketterät menetelmät eivät muuta tai ratkaise ohjelmistotuotannon perusasioita. Ohjelmistokehityksen luonteen huomioiden ne tarjoavat perinteisiin menetelmiin nähden tehokkaamman tavan toimia. Tämä koetaan sekä asiakkaan kannalta joustavaksi ja päteväksi, että tiimin kannalta motivoivaksi toiminnaksi. Siksi että ketterissä menetelmissä pääfokus on itse ohjelmiston tekemisessä, sekä tiimi että asiakas pystyvät konkreettisesti seuraamaan projektin etenemistä. Ja nimenomaan toteutettujen toiminnallisuuksien kautta, ei esimerkiksi dokumenttien valmistumisen kautta. Toisaalta on muistettava, että kompleksiset ja isot tai turvakriittiset projektit tyypillisesti vaativat dokumentointia, toisin kuin mikä on oletusarvo ketterissä menetelmissä. Projektipäällikölle suurin käytännön etu on siis tyytyväinen asiakas ja motivoitunut tiimi. tarja rannisto toimitus@mediaplanet.com Projektinhallintaa kokemuksella Perigeum Oy on Helsingissä vuonna 2002 perustettu, ulkoistettuun projektinhallintaan ja -valvontaan erikoistunut yhtiö. Projektinhallinnan lisäksi Perigeum tarjoaa teknistä asiantuntemusta Oraclen tietokanta- ja Middleware -tuoteympäristössä sekä Javamaailmassa. Yhtiön asiakkaita ovat suuret yhtiöt ja julkisen hallinnon organisaatiot. räätälöityä Asiakasorganisaation ulkopuolelta tulevan projektipäällikön ajankäyttöä ei häiritse aiemmista projekteista periytyvät työtehtävät, vaan työ voidaan aina aloittaa puhtaalta pöydältä. Kun suunnitellaan ja toteutetaan projekteja, jotka usein vaihtelevat luonteeltaan hyvinkin paljon toisistaan, kokemuksella on korvaamaton merkitys. Tämä on vahvuutemme, sanoo Perigeumin myyntijohtaja raimo mäensivu. Perigeumin projektinjohtajat ovat itsenäisesti työskenteleviä ammattilaisia, jotka osaavat tarvittaessa hankkia asiantuntemusta johtamansa projektin sopimustoimittajien, Perigeumin kolleegojen tai ulkoisten asiantuntijoiden tahoilta. Vastuullemme tulevat projektit ovat aina erilaisia. Tehtävänä on johtaa ne vaadittuun lopputulokseen kunkin hankkeen yksilöllisessä ympäristössä. Yhdistäviä tekijöitä ovat lähinnä projektien vaativuus ja asiakasorganisaatioiden suuri koko sekä pääkaupunkiseutukeskeisyys. Osaamisen, kokemuksen ja yhteistyökyvyn vuorovaikutussuhde on ainoa tapa taata asiak kaalle, että sovitun työn laatu kestää. Sertifioituja projektinjohtajia Kokeneet projektipäällikkömme ovat toimineet monitoimittaja ympäristöissä hankkeen vetäjinä ja mm. sopimusteknisissä asioissa asiakkaan etujen valvojina. Perinteisen IPMA C koulutuksen lisäksi osa projektipäälliköistämme on ketterän Scrum mallin sertifioituja osaajia. Projektipäällikkömme pystyvät aloittamaan projektin jo määrittelyvaiheessa, tai liittymään projektiin sen myöhemmissä vaiheissa. Kysynnän kasvaessa koulutamme jatkuvasti uusia Scrum ammattilaisia joukkoomme.tekniset asiantuntijamme ovat niinikään alansa sertifioituja osaajia, joilla on pitkä työkokemus. Perigeum Oy Insinöörinkatu 3 B 00880 Helsinki Puh. (09) 2511 7260 myynti@perigeum.fi www.perigeum.fi
tämä julkaisu on mediaplanetin tuottama teemalehti ilmoitusliite 7 Projektipäällikölle suurin käytännön etu on tyytyväinen asiakas ja motivoitunut tiimi. kuvat: Jacob Wackerhausen
8 ilmoitusliite tämä julkaisu on mediaplanetin tuottama teemalehti inspiraatio 4avain projekti opettaa Ylimmän johdon mahdollisuus Kysymys: Mikä on projektipäällikön ja ylimmän johdon rooli projekteja toimittavassa yrityksessä? Vastaus: Ylimmän johdon on osallistuttava projektin hallintaan arvioimalla yhdessä projektipäällikön kanssa tavoitteita, riskejä, projektin keskeistä merkitystä sekä liiketoimintasuhteen syventämistä. Projektit ovat luonnollinen osa monen yrityksen liiketoimintaa. Joskus projekti on välttämätön silta eli ainoa keino jakaa avoimesti tietoa yhteistyökumppanin kanssa. Monesti yhteisprojektia käytetään rakentamaan ja vahvistamaan pysyvää yhteistyötä. Projekti on monelle yritykselle väline, jonka kautta voidaan uida yhteistyösuhteeseen asiakkaan kanssa ja ratkaista asiakkaan liiketoiminnan ongelmia yhdessä. Yrityksen käytössä oleva osaaminen ei rajoitu vain oman yrityksen sisälle, ja niinpä projekteissa voidaan ottaa tehokkaasti käyttöön toimittaja- ja kumppaniorganisaatioiden resurssit osana projektiin integroitua kokonaiskyvykkyyttä. TKK:n projektiliiketoiminnan professori Karlos Artto näkee paitsi projektipäällikön myös organisaation ylimmän johdon operationaalisen toimijan roolissa, projektityöläisenä. Johdon tehtävänä on pitää projektia hallinnassa ja ymmärtää sen muutosta tuova merkitys yrityksen kokonaisliiketoiminnassa. Karlos Artto. Vierailumatka Stanfordin yliopistoon professorikollegoita tapaamaan. Taustalla Golden Gate. Projektinhallinnan haasteet Projekteja toimittavassa yrityksessä projektit ovat osa tuotantoa ja järjestelmiä, joilla tuotetaan ratkaisuja asiakkaille. Projektipäällikkö on liiketoimintajohtajaan verrattava keskeinen tekijä, jolla on sananvaltaa ja valtuuksia viedä toimialan bisnestä oikeaan suuntaan. Projekti on vahva, elimellinen osa yritystä. Ylimmän johdon on osallistuttava projektin hallintaan arvioimalla yhdessä projektipäällikön kanssa tavoitteita, riskejä, projektin keskeistä merkitystä sekä liiketoimintasuhteen syventämistä, kertoo Artto. Hänen mukaansa yhtenä projektin hallitsemisen haasteena on toteuttaa useiden osapuolten intressi projektiin osallistuvien eri toimijoiden muodostamassa toimijaverkostossa. Joillakin toimialoilla asioita saatetaan hoitaa hyvä veli -periaatteella, ikään kuin kavereiden kesken, jolloin tieto projektin todellisesta tilanteesta ei kulje organisaation oppimisen pohjaksi eikä ala kehity. Projektista opitaan Artto peräänkuuluttaa avointa, tietoa luovaa yrityskulttuuria, jossa syntyy uutta ymmärrystä: Siten jokaisesta projektista opitaan ja oppeja voidaan hyödyntää uusissa projekteissa. Jos ylin johto ei tiedä projektin kulusta tai ongelmista, kritiikille altistaminen ei onnistu. Tällöin ei voida myöskään oppia. Ongelmat tulee ratkaista yhdessä johdon kanssa. Artto varoittaa myös niin sanotuista piilotettavista kehitysprojekteista, joita toisinaan pannaan toimeen organisaatioissa, joissa ei sallita epäonnistumista. Projektin tai tulosyksikön johtaja toteuttaa salaa, ehkä koemielessä, tärkeänä pitämäänsä projektia eikä tiedota ylintä johtoa. Ongelmana on, että pöytälaatikkoprojektin menestymistä voi olla vaikea arvioida eikä oppeja kyetä jakamaan. Ei tällainen sovi avoimeen yrityskulttuuriin. Epäonnistumisista opitaan usein eniten: siksi pieniä kokeilujakin tulisi voida tehdä avoimesti, myös odotuksien vastaiset tulokset sallien. Kehitysprojekteja toteuttavassa organisaatiossa johdon on osattava päättää, mihin projekteihin resurssit kohdistetaan. On osattava priorisoida Koska yritykseen ei mahdu montaa kehitysprojektia, joihin panostetaan ja keskitytään täysillä, on osattava priorisoida, Artto huomauttaa. Voimavarat on pantava niihin asioihin, joissa kehitystä halutaan eniten. Jos johto ei ole mukana projektien valinnassa, organisaation eri osissa käynnistetään suuren alkuinnostuksen saattelemana paljon pieniin parannuksiin tähtääviä projekteja. Huomiota vaativia projekteja on lopulta liikaa ja tärkeät asiat eivät enää etene. Johdon on seurattava rahoituksen tarvetta tiukasti ja varmistettava projektin kaikissa vaiheissa, että tulos vastaa panostusta. Silloin huomio keskittyy projektiin ja sen tuloksiin, ja projekti kommunikoi yrityksen johdon kanssa johdon odotuksista. tarja rannisto toimitus@mediaplanet.com karlos artton projektimetaforat Projekti on Matka Silta Muutos Ratkaisu Edistys Uutuus Voitto