Muistio 1 (5) Yhteiset asiat -projektiryhmän kokous Aika 15.11.2016 klo 8.30 10.50 Paikka Osallistujat Kelloportinkatu 1B, Tampere (Kokouskeskus Pellava, neuvotteluhuone Tammerkoski) Kari Hakari, projektiryhmän puheenjohtaja, muutosjohtaja Tuukka Salkoaho, Tampere Eero Väätäinen, Nokia Eeva Kyrönviita, Ruovesi Pasi Virtanen, PSHP Jani Tulehmo, Pirkanmaan ELY-keskus Timo Julkunen, KoHo Katri Maahi, Juko Liisa Häkli, Juko (valtio) Aino Hirvonen, KAU Sirpa Sintonen, Pardia Mikko Koponen, Pirkanmaan liitto Satu Tuominen, Pirkanmaan liitto, sihteeri Teemaryhmien puheenjohtajat: Antti Jokela, PSHP, ICT-asiat Raija Ruoranen, PSHP, Henkilöstöasiat Jukka Männikkö, Tampere, Talousasiat Vesa Haapamäki, Virrat, Hankinnat ja logistiikka Virpi Ekholm, Tampere, Kiinteistöt Tarja Puskala, Tampere, Konsernirakenne ja johtaminen Tiina Surakka, PSHP, Osallistuminen Petri Räsänen, Pirkanmaan liitto, Järjestäjän ja tuottajan roolit Kari-Matti Hiltunen, PSHP, Yhteistoiminta-alueasiat Muut osallistujat: Jaakko Herrala, SOTE-projektijohtaja, Pirkanmaan liitto Jukka Alasentie, maakuntaprojektijohtaja, Pirkanmaan liitto Kirsti Kivilinna, Pirkanmaan liitto Anna-Maria Maunu, Tampere Kristiina Karppi, Pirkanmaan ELY-keskus
Muistio 2 (5) Asia 1 Kokouksen avaus ja esityslistan hyväksyminen 2 SOTE- ja maakuntauudistuksen ajankohtaiskatsaus Esittely, keskustelu, jatkotoimenpiteet Puheenjohtaja Kari Hakari avasi kokouksen ja todettiin osallistujat. Hyväksyttiin esityslista. Kari Hakari antoi ajankohtaiskatsauksen kansalliseen valmisteluun, Pirkanmaan SOTE- ja maakuntauudistukseen sekä valtakunnalliseen palvelukeskusten valmistelutilanteeseen. Muutosjohtaja Sinikka Salon vetämän SOTE-uudistuksen toimeenpanon valtakunnallisen valmisteluryhmän alle perustetaan alatyöryhmä ja hanke pohtimaan järjestäjän kansallista toimintamallia. Tässä STM:n ja Sitran yhteishankkeessa on mukana Pirkanmaa, Uusimaa, Varsinais-Suomi, Pohjois- Pohjanmaa ja Pohjois-Savo. Hankkeessa kehitetään ja hahmotellaan järjestäjätoimintoja hankkeeseen osallistuvien toimijoiden kanssa. Hankkeen tavoitteena on luoda edellytykset maakuntien järjestäjäorganisaatioiden toiminnalle 1.1.2019 alkaen. Hankkeeseen palkataan projektipäällikkö, joka tulee työskentelemään osana Pirkanmaan järjestäjän ja tuottajan roolit - teemaryhmää sekä osana kansallista hanketta ja alatyöryhmää. Esivalmistelun hallitus 31.10 on antanut lausunnon SOTE- ja maakuntauudistusta koskevasta hallituksen esitysluonnoksesta. Kaikkien pyydettyjen tahojen lausunnot löytyvät VM:n sivuilta. SOTE- ja maakuntauudistuksen tueksi käynnistetään keväällä valtakunnallinen valmennusohjelma. Valmistelussa on myös valtakunnallinen yhteistyöalusta, joka on tarkoitettu muutosjohtajille, viestintähenkilöille sekä muille keskeisille SOTE- ja maakuntauudistuksen parissa työskenteleville henkilöille. Valtakunnallisten palvelukeskusten valmisteluun liittyen lähipäivinä toteutetaan sähköinen kysely talous- sekä henkilöstö- ja tietohallinnon nykytilanteesta. Uudistuksen maakuntakierrokset on toteutettu sisältäen yhteensä 12 tilaisuutta. Keväällä toteutetaan uusi kierros, kun uudistuksesta on enemmän kerrottavaa. Kristiina Karppi kertoi MAKU-projektiryhmän työskentelytilanteesta. Kaikki MAKU-teemaryhmät ovat aloittaneet työskentelyn. MAKU-työssä on todella paljon yhtymäkohtia erityisesti yhteiset asiat -projektiryhmään ja syötteitä MAKU:n suunnalta on odotettavissa. Valmistelussa on huomioitava myös linkitykset kuntiin ja valtioon. MAKU-projektiryhmän toimintaan liittyviä kysymyksiä voi voi toimittaa Jukalle tai Kristiinalle. Jaakko Herrala selosti SOTE-projektiryhmän työskentelytilannetta. Jaakko antoi katsauksen SOTE-projektiryhmän ja -johtajien vierailusta Mikkeliin, jossa esiteltiin muun muassa Itä-Suomen, Etelä-Savon ja Keski-Suomen vastaavaa
Muistio 3 (5) valmistelua. Jaakko totesi, että yhtenä oppina lienee se, että SOTE-puolella on syytä pohtia palvelulupausta jo etukäteen. Pirkanmaa on myös mukana STM:n ja Sitran SOTE-palvelupakettien kehittämishankkeessa. Hanke koskee kaikkia organisaatioita ja kuntia ja se toteutetaan vuonna 2017. Työllä luodaan tiedolla johtamisen toimintamalli koko Suomeen. Jaakko on mukana myös Kuntaliiton vetämässä SOTE-muutosjohtajien foorumissa, jota kautta saadaan ensikäden tietoa maakunnalliseen valmisteluun. SOTE-valmisteluun liittyviä kysymyksiä voi toimittaa Jaakolle. Yleisenä haasteena ja huomion keskipisteeksi tunnistettiin projekti- ja teemaryhmien väliset yhteistyötarpeet ja koordinaatio. Myös nykyiset lakiluonnokset tulevat muuttumaan merkittävästi, mikä on huomioitava valmistelussa. Keskeinen avoinna oleva asia on muun muassa, kuinka pitkälle viedään järjestäjän ja tuottajan erottaminen sekä kuinka vahva järjestäjä tulee olemaan ja millaiset ovat ohjausjärjestelmät. 3 Teemaryhmien puheenjohtajien katsaukset Teemaryhmien paikalla olleet puheenjohtajat antoivat tilannekatsauksen ryhmien työn etenemistä ao. järjestyksessä. Keskusteltiin teemaryhmien keskinäisen työn yhteensovittamisesta. Teemaryhmien toimittamat diat ovat muistion liitteenä. Linjattiin, että jatkossa puheenjohtajien on toimitettava aineisto etukäteen, mikäli eivät pääse paikalle kokoukseen. 1. ICT-asiat (Antti Jokela, PSHP). 2. Henkilöstöasiat (Raija Ruoranen, PSHP). Dia toimitettiin kokoukseen. 3. Talousasiat (Jukka Männikkö, Tampere). 4. Hankinta ja logistiikka sekä siivous ja ruokahuolto (Vesa Haapamäki, Virrat). 5. Kiinteistöt (Virpi Ekholm, Tampere). Ei paikalla. 6. Konsernirakenne ja johtaminen (Tarja Puskala, Tampere). 7. Osallistuminen (Tiina Surakka, PSHP). Dia toimitettiin kokoukseen. 8. Järjestäjän ja tuottajan roolit (Petri Räsänen, Pirkanmaan liitto). 9. Yhteistoiminta-alue-asiat (Kari-Matti Hiltunen, PSHP). Todettiin tarve jonkinlaisen kysymys-vastine -pohjan luomiselle esivalmisteluvaiheessa esiin nousevien kysymysten, ongelmien ja huomioiden dokumentoimiseksi ja käsittelemiseksi. 4 Muut asiat Työsuunnitelma ja valmistelun välitavoitteet. Projektiryhmän työsuunnitelma on luettavissa osoitteessa http://www.pirkanmaa.fi/yhteiset-asiat-
Muistio 4 (5) projektiryhman-tuottama-materiaali/. Sivuilta löytyy myös muu projektiryhmän materiaali. Työsuunnitelmassa asetetut välitavoitteet: 15.12.2016: Kaikki teemaryhmät ovat järjestäytyneet ja aloittaneet työskentelyn. Teemaryhmien työsuunnitelmat ml. aikataulu- ja resurssitarkastelut ovat valmiit ja käsitelty projektiryhmässä. Perusaineiston keruu ja nykytilankuvausten laadinta on aloitettu. Projektiryhmä kokoontuu 15.12.2016 28.2.2017: Väliraportointi teemaryhmiltä on valmistunut. Väliraporteissa on arvioitu ainakin valmistelun etenemistä asetettujen tavoitteiden suhteen, työn organisoitumista sekä esiin nousseita haasteita ja tarpeita. Yhteiset asiat - projektiryhmä on yhteen sovittanut toimintaansa tarvittavilta osin suhteessa muihin projektiryhmiin ja kaikkiin valmistelun teemaryhmiin. Johtoryhmä kokoontuu 2.3.2017. 1.6.2017: Esivalmistelun raportit ja selvitykset ovat valmistuneet ja johtoryhmä on ne käsitellyt. Johtoryhmä kokoontuu 1.6.2017. Teemaryhmien puheenjohtajia on ohjeistettu mukauttamaan oman ryhmän toiminta ja työsuunnitelmat yllä mainittujen välitavoitteiden mukaisiksi. Keskusteltiin myös henkilöstöjärjestöjen roolista teemaryhmissä. Nimiesityksiä on tullut runsaasti eri henkilöstöjärjestöiltä. Keskeistä on, että teemaryhmiin osallistutaan asiantuntijoina ei henkilöstöjärjestöjen edustajina. Ryhmiin haetaan ensisijaisesti ammatillista osaamista. Johtoryhmä linjaa asiaa kokouksessaan 17.11. Valmistelun tueksi ja projektinhallintaan hankitaan Celkee-järjestelmä. Käyttöoikeudet tulevat projekti- ja teemaryhmien jäsenille. Työkalulla arvioidaan säännöllisesti miten uudistusprosessi etenee Pirkanmaalla. 5 Seuraava kokous ja kevään kokousajat Seuraava kokous pidetään torstaina 15.12.2016 Kokouskeskus Pellavan neuvotteluhuoneessa Tammerkoski, Kelloportinkatu 1B, Tampere Sovittiin kevään 2017 kokousajat ja paikat. Kaikki kokoukset pidetään kokouskeskus Pellavassa, Kelloportinkatu 1B. Kokouksista lähetetään kalenterikutsu. Kevään kokousajat ovat: to 19.1. klo 12-14 Valimo to 23.2. klo 13-15 Tammerkoski to 23.3. klo 13-15 Valimo, Lync-mahdollisuus to 20.4. klo 12-14 Tammerkoski ke 24.5. klo 12-14 Tammerkoski
Muistio 5 (5) to 15.6. klo 13-15 Tammerkoski 6 Kokouksen päättäminen Puheenjohtaja päätti kokouksen klo 10.50.
ICT: Projektiryhmälle informoitavat asiat 15.11.2016 ICT-teemaryhmällä meneillään olevat asiat Nykytilan kartoituksen tekeminen (Sote lähes valmis) Sopimusten luettelointi käynnistymässä (esimerkkinä TRE/PSHP) Kommentointi valtakunnalliseen nykytilanteen kyselyyn Projektiryhmää pyydetään viemään eteenpäin Pirkanmaan edustajat ICT-palveluyhtiöiden selvitys-/perustamistyön johtoryhmiin (nyt niitä ei ole) Lisenssien siirtyminen maakunnalle tai palveluyhtiöille valmistellaan valtakunnallisesti (Microsoft, Oracle, jne.) Kokonaisarkkitehtuurilinjaukset valtakunnallisesti Maakunnan ICT-seminaari + seminaari ICT-toimittajille tammikuu 2017? 15.11.2016 1 www.pirkanmaa2019.fi
Henkilöstöasiat: projektiryhmälle tiedotettavat asiat 15.11.2016 Käynnistämiskokouksessa 10.11.2016 - Todettiin työryhmän kokoonpano (epäselvää on edelleen henkilöstöedustajien lopullinen lukumäärä) - Sovittiin kokouskäytännöt ja -menetelmät - Todettiin teemaryhmälle annettu toimeksianto ja hahmoteltiin tehtäväkenttää sekä vaiheistusta ja aikataulua - Laadittiin alustava työsuunnitelma ja alustava aikataulu (kts. seuraava dia) - Luonnos alatyöryhmistä, joiden kokoonpano tarkistetaan teemaryhmän 12.12. kokouksessa: Henkilöstötietojen keruu, henkilöstöetuuksien selvittely, henkilöstöpolitiikka, yhteistoiminta, muutosjohtamisen suunnittelu, muut erilliset kysymykset - Seuraava kokous 12.12.2016 15.11.2016 1 www.pirkanmaa2019.fi
Henkilöstöasiat-teemaryhmän työsuunnitelman aikataulu 12/2016 6/2017 Joulukuu Tammikuu Helmikuu Maaliskuu Huhtikuu Toukokuu Kesäkuu 16.12. Muilta teemaryhmiltä tulleet toimeksiannot Henkilöstötietojen (siirtyvä henkilöstö) keräyspohja valmis Henkilöstötietojen palautus Henkilöstötietojen koostaminen Yt-neuvottelut (31.5.2017 mennessä ) Henkilöstöpolitiikan ja muutosvalmennuksen läpiviennin valmistelu 15.11.2016 2 www.pirkanmaa2019.fi
Projektiryhmälle informoitavat asiat / Talousasiat Teemaryhmän tehtävänantoa ei pidetty selkeänä (mm. selvitettävien asioiden osalta ICTja Henkilöstöasioiden osalta) Mitä KEHA-keskus selvittää ja mitä teemaryhmät (omaisuus, tietojärjestelmät, henkilöstö)? Tulevatko KEHA-keskusten valmistelemat nykytilan selvityksiin liittyvät kyselyt ICT, talousja henkilöstöasioista työryhmien käyttöön, voiko niihin vielä vaikuttaa ja mikä on kyselyjen aikataulu? Talousasiat ovat aikataulullisesti organisaatiomuutosten viimeinen vaihe ja riippuvaisia muusta etenemisestä. Organisaatiorakenne tulee ratkaista mahdollisimman nopeasti, jotta päästään valmistelemaan maakunnan taloushallinnon järjestämistä. Valmisteluun liittyviä selvityksiä aloitetaan nopeasti. 11.11.2016 1 www.pirkanmaa2019.fi
Projektiryhmälle informoitavat asiat / Talousasiat Maakunnalliseen soteen siirtyvät henkilöt, jotka tekevät työpanoksestaan soteen liittyviä tehtäviä enemmän kuin 0,5 htv:tä. Voiko pienempiä htv-panoksia niputtaa yhteen vai pitääkö yksittäisen henkilön sotetehtävien työpanos olla yli 0,5 htv? YT:t on käytävä kesään mennessä. Mihin päivämäärään mennessä ihmisille kerrotaan, kuka menee soteen? Teemaryhmistä puuttuu hallintoryhmä tai ryhmä muut. Missä valmistellaan virastopalvelut, lakiasiat, päätösvalmistelu, arkisto- ja hallintopalvelut? 11.11.2016 2 www.pirkanmaa2019.fi
Hankinnat ja logistiikka: projektiryhmälle informoitavat asiat 15.11.2016 Kokoontunut 1. kerran Työ jaettu kolmeen alaryhmään Siivous ja ruokahuolto (koollekutsuja Tarja Alatalo) Hankinnat ja logistiikka (koollekutsujana Petteri Paavola), henkilöliikenne (koollekutsujana Erkki Harju). Työsuunnitelma valimisteilla 15.11.2016 1 www.pirkanmaa2019.fi
Hankinnat ja logistiikka: projektiryhmälle informoitavat asiat 15.11.2016 Johtoryhmän linjausta tarvitaan seuraavassa asiassa Palvelukeskukset ovat maakuntien ja valtion yhteisesti omistamia osakeyhtiötä, joiden tehtävänä on julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista annetun lain 15 :n 1 momentin tarkoittamana sidosyksikkönä tuottaa itse tai hankkia ostopalveluina asiantuntija- ja tukipalveluja maakunnalle sekä maakuntakonsernin tytäryhteisölle ja maakunnan palvelulaitokselle sekä valtion viranomaisille siltä osin kuin nämä eivät toimi kilpailutilanteessa markkinoilla Mikä osa tulee olemaan julkista toimintaa? Tehdäänkö valmistelu kahdella skenaariolla? Vähän julkista Paljon julkista Valinnanvapausmallin vaikutus ratkaisevan tärkeä Koskee myös ruokahuollon ja siivouksen palveluita 15.11.2016 2 www.pirkanmaa2019.fi
KoJo: projektiryhmälle tiedotettavat asiat 15.11.2016 KoJo-teemaryhmän työ kytkeytyy sote- ja makuprojektiryhmien työhön ja olisi hyvä, että maakuntaprojektijohtaja Jukka Alasentien ja SOTE-projektijohtaja Jaakko Herralan osallistuvat tarpeen mukaan KoJo-ryhmän toimintaan ja linjauksien laadintaan. KoJo-teemaryhmä vastaa maakunnan konsernirakenteeseen ja johtamisjärjestelmään liittyvien kysymysten kokonaisuudesta. Ei ole tarkoituksenmukaista, että kukin ryhmä selvittää päällekkäin näitä asioita. Toivotaan, että kukin teemaryhmä kartoittaa omat tietotarpeensa liittyen em. kokonaisuuksiin ja toimittaa ne osoitteeseen mikko.koponen@pirkanmaa.fi, josta ne ohjataan kootusti KoJo-teemarymälle. KoJo-teemaryhmällä on monia yhteyspintoja muihin teemaryhmiin. Mietittävä osallistamisen toimintamalleja sekä keinoja tiedonkulun varmistamiseksi ja päällekkäisen tekemisen välttämiseksi. 15.11.2016 1 www.pirkanmaa2019.fi
Yhteiset asiat 15.11.2016 Osallistuminen teemaryhmän kokoonpano Hallintoylihoitaja Tiina Surakka, PSHP, puheenjohtaja Kuntademokratian kehittämispäällikkö Antti Leskinen, Tampere Vanhustyön johtaja Tuula Jutila, Pirkkala Kehittämisjohtaja Tapio Rautava, Sastamala Johtava hoitaja Soile Vuolle, Ylöjärvi Kehittämispäällikkö Ritva Asula-Myllynen, Tampereen kaupunkiseutu Tarja Honkala Invalidiliitto ry / varajäsen Rita Järvinen Kynnys ry Anne Myllylä - Setlementti Tampere ry / varajäsen Petra Karinen YAD Youth Against Drugs Mirva Salonen Leijonaemot ry / varajäsen Maria Länsiö, Tampereen Ensi- ja turvakoti ry Maarit Hirvonen, Muotialan asuin- ja toimintakeskus ry / varajäsen Oili Huhtala, Mielenterveysomaiset Pirkanmaa Finfami ry Carita Sinkkonen Aivoliitto ry / varajäsen Hanna-Leena Kärkkäinen Hengitysliitto ry Hallintoylihoitajan sihteeri Anita Niemelä, PSHP, sihteeri Teemaryhmän ensimmäinen kokous pidetään KESKIVIIKKONA 30.11.2016 klo 8 10 15.11.2016 1 www.pirkanmaa2019.fi
Järjestäjän ja tuottajan roolit: projektiryhmälle tiedotettavat asiat 15.11.2016 Teemaryhmän työ kytkeytyy tiiviisti valtakunnalliseen Sitran ja STM:n yhteishankkeeseen, jossa luodaan edellytyksiä vahvoille maakuntien järjestäjäorganisaatioille. Hankkeeseen palkattava projektipäällikkö työskentelee osana teemaryhmää ja osana valtakunnallista hanketta. Järjestäminen funktiona: ryhmän työn fokus on järjestäjätehtäväkokonaisuudessa. Myöhemmin arvioidaan, miten palvelutuotanto organisoidaan eri palveluntarjoajien/organisaatioiden kesken. Markkinaproblematiikka on huomioitava valmistelussa hyvissä ajoin. Toimivien markkinoiden syntyminen vaatii aikaa ja palveluntuottajilta erityistä osaamista. Teemaryhmän rooli aktiivisena markkinavuoropuhelun avaajana. Tunnistetut teemaryhmät, joiden kanssa keskeisiä valmistelun yhteyspintoja: Konsernirakenne ja johtaminen, Hankinnat ja logistiikka sekä ICT 15.11.2016 1 www.pirkanmaa2019.fi