ASETTAMISPÄÄTÖS 1 (4) fll ff1 rr ifi 23.5.2016 MMM 023:84/2016 MAVIN JA EVIRAN YHDISTÄMISEN TIETOHALLINNON OSA-ALUETTA SELVITTÄVÄN PRO JEKTIN ASETTAMINEN Maa- ja metsätalousministeriö (MMM) on tänään asettanut Mavin ja Eviran yhdistä mistä selvittävän tietohallinnon osa-alueen selvitysprojektin. Toimikausi Projektin toimikausi on 23.5.2016 30.8.2016. Tausta Maa- ja metsätalousministeriö on teettämässä selvitystä Elintarviketurvallisuusviras ton ja Maaseutuviraston yhdistämisestä. Selvitys tukee hallinnonalan rakenteellista kehitystyötä, erityisesti aluehallinnon uudistukseen liittyen. Selvityksessä tullaan kiin nittämään huomiota mahdollisen yhdistämisen hyötyihin ja riskeihin sekä siihen, mitä vaikutuksia yhdistämisellä olisi virastojen lakisääteisen toiminnan vaikuttavuuteen, tuottavuuteen ja tehokkuuteen. Lisäksi selvitetään, miten EU: n maksajavirastotehtä vät tulee järjestää mahdollisessa yhdistämisessä. Selvityksessä otetaan huomioon hallitusohjelman kirjaus byrokratian vähentämisestä, kummankin viraston toiminnan luonne ja asiakasnäkökulma. Selvityksen on määrä valmistua elokuun 2016 loppuun mennessä. Varsinaisen selvityksen tekevät maa- ja metsätalousministeriön entinen osastopääl likkö Heimo Hanhilahti, maa-ja metsätalousministeriön entinen apulaisosastopäällik kö Riitta Heinonen sekä läänineläinlääkäri Hanna Lounela Pohjois-Suomen aluehal lintovirastosta ja yksikön päällikkö Kari Kivikko Hämeen ELY-keskuksesta. Asetetta van selvitystyöprojektin tarkoituksena on selvittää mahdollisen yhdistymisen vaiku tukset tietohallintoon huomioiden tuleva aluehallinnon uudistus. Tehtävät Asetettavan projektin tehtävänä on tukea varsinaista selvitystyötä kuvaamalla Eviran ja Maaseutuviraston tietohallinnon laajuus ja rakenne sekä kuvaamalla mahdollisen yhdistymisen vaikutukset tietohallinnon järjestämiseen liitteenä olevan projek tisuunitelmaluonnoksen mukaisesti. Samalla tulee kuvata myös tietohallintoa tai tietojärjestelmiä koskevat lainsäädännölliset tai toiminnalliset reunaehdot. Tarvittaessa voidaan nostaa esiin myös mahdollisia yhdistämiseen liittyviä kehittämistarpeita. Projektissa on tavoitteena kuulla tarpeelliset tahot ja asiantuntijat ja tuoda esille yh distämiseen (tavoitearkkitehtuuriin pyrkimiseen) liittyvät faktat, vaikutukset, riskit ja mahdollisuudet. Å MAA- JA METSÄTALOUSMINISTERIÖ JORD- OCH SKOGSBRUKSMINISTERIET Å MINISTRY OF AGRICULTURE AND FORESTRY PL 30, 00023 VALTIONEUVOSTO (Helsinki).PB 30, 00023 STATSRÅDET (Helsingfors) P0 Box 30, FI-00023 GOVERNMENT, Finland (Helsinki) puh. 0295 16001 faksi(09) 160 54202 tfn 0295 16001 fax (09) 160 54202 tel. +358 295 16 001 fax +358 9 160 S4202
kit sekä - kuvataan - kuvataan - arvioidaan yhdistymisen (tavoitetilaan siirtymisen) vaikutukset ja ris lähtötilanne ja eri osapuolten näkemykset mahdolliseen yhdistymiseen liittyvät vaihtoehdot yhteisen realistisen tietohallinnollinen tavoitetilasta (tavoitearkkitehtuuri) Projektin lopputuloksena on raportti, jossa Organisaatio Juha Palonen, neuvotteleva virkamies, MMM/RO Seppo Kuosmanen, eläinlääkintöylitarkastaja, MMM/RO Jarmo Vilhunen, neuvotteleva virkamies, MMM/LVO Varajäsen Johanna Knekt, tietohallintojohtaja, Evira Varajäsen Päivi Kasurinen, johtaja, Maanmittauslaitos Varajäsen Ylijohtaja Leena Tenhola, ylijohtaja, Mavi Marja Rantala, ylijohtaja, Maanmittauslaitos Tuija Riukulehto, osastonjohtaja, Mavi Antti Vertanen, tietohallintojohtaja, MMM/HSO Erik Semenius, osastonjohtaja, Evira Risto Artjoki, osastopäällikkö, MMM/RO, puheenjohtaja Ohjausryhmä Projektiryhmä huolehtii selvityksen tekemisestä ja tulosten syntymisestä. Pasi Valli, neuvotteleva virkamies, MMM/HSO Jaana Merta, erityisasiantuntija, MMM/RQ Päivi Virtanen, erityisasiantuntija, MMM/RO Mika Tuikkanen, johtava tietohallintoasiantuntija, MMM/HSD, projektipäällikkö Antti Vertanen, tietohallintojohtaja MMM/HSO Projektiryhmä: essa raporttia täydennetään ohjausryhmän kommenttien pohjalta. Raportti käsitellään seurantaa varten asetetussa/nimetyssä ohjausryhmässä, tarvitta lua varten. - kirjataan suosituksia mahdollista päätöksentekoa ja jatkosuunnitte 2 (4)
3 (4) Ohjausryhmä tukee tarvittavan tiedon kokoamisessa, käsittelee ja kommentoi ra porttiluonnoksia ja hyväksyy lopullisen raportin. Kustannukset ja niiden jakautuminen Kustannusten jakautumisen periaatteet Projektin kustannusten jako noudattaa seuraavia periaatteita: O Kukin hallinnonalan osapuoli vastaa oman projektihenkilöstönsä kustannuksista mukaan lukien mahdolliset matkustus-, työväline-, yms. kustannukset. Työ teh dään virkatyönä. Projektin kustannusarvio Projektissa ei ole muita ulkoisia kustannuksia kuin mahdolliset henkilöiden työvälinei sun ja matkustukseen liittyvät kulut, jotka jokainen projektissa mukana oleva organi saatio kustantaa oman henkilöstönsä osalta. Projektin työmäärät (henkilöresurssit) Arviot työmääristä organisaatioittain ovat seuraavat: MMM Mavi Evira Maanmittauslaitos 35htp 10 htp llhtp 10 htp Kansliapäällikkö 2 1i Jaana Husu-Kallio Johtaja Raimo Vaj ara LI ITTEET - projektisuunnitelmaluonnos 20.5.2016
4 (4) JAKELU - MMM/Osastot - Elintarviketurvallisuusvir-asto - Luonnonvarakeskus - Maanmittauslaitos - Maaseutuvirasto
I fl f fl rtlfi 20.5.2016 Suunnitelma 1 (10) Valtion tieto- ja viestintätekniikkakeskus Valtori selvitys - tietohallinnon osa-alue Mavin ja Eviran yhdistämistä koskeva Projektisuunnitelma (luonnos 0.2)
1.2 Projektin perustelut ja hyödynsaajat 4 1.1 Projektin lähtökohdat, tarve ja päätökset 4 Projektin tausta 4 Sisällys Valtion tieto- ja viestintätekniikkakeskus Valtori 7.2.8 Projektin sopimustenhallinta 9 5.4 Kannattavuuslaskelmatja -analyysit 7 6.3 Ohjausryhmä 7 7.1.2 Projektin raportointimenettelyt 8 7.2 Projektin hallintamenettelyt 8 7.2.2 Projektin työympäristö 8 7.2.3 Projektin aikaisettietoturvajärjestelyt 8 7.2.4 Tulosten dokumentointi 8 7.2.5 Laadunvarmistus 8 7.2.6 Muutostenhallinta 9 7.2.7 Riskienhallinta 9 3.2 Projektin riippuvuudet 5 4 Projektin vaiheet, tehtävät ja aikataulu 6 7.1.1 Projektin ohjaus-ja valvontamenettelyt 8 5.2 Projektin työmäärät (henkilöresurssit) 6 7.2.1 Projektin hallinta-ja työmenetelmät 8 3 Projektin rajaukset ja riippuvuudet 5 6 Projektin organisaatio 7 7 Projektin ohjaus- ja hallinta- ja viestintämenettelyt 8 2.2 Projektin lopputulokset 5 4.2 Projektin tehtävät ja aikataulu 6 5.3 Projektin muut resurssikustannukset 7 5.5 Rahoitus 7 6.2 Projektiryhmä 7 2 Projektin tavoitteet ja lopputulokset 4 2.1 Projektin tavoitteet 4 3.1 Projektin rajauksetja reunaehdot 5 4.1 Projektin päävaiheet 6 5 Projektin kustannusarvio ja rahoitus 6 6.1 Projektin omistaja 7 7.1 Projektin ohjausmenettelyt 8 5.1 Projektin kustannukset 6 ni rn 20.5.2016 Suunnitelma 2 (10)
Suunnitelma 3 (10) rn r n rrtfi 20.5.2016 7.2.9 Projektin työajan ja menojen seurantakäytännöt 9 7.3 Projektin viestintä ja sidosryhmätyö 9 7.3.1 Sidosryhmäyhteistyö 9 7.3.2 Viestinta 9 8 Projektin päättäminen ja jatkotoimenpiteet 9 8.1 Projektin päättäminen ja hyväksymiskriteerit 9 8.2 Jatkotoimenpiteet ja jälkiseuranta 10 Liitteet 10 Valtion tieto- ja viestintätekniikkakeskus Valtori
rn ni rri.fi 20.5.2016 Suunnitelma 4(10) Projektin tausta 1.1 Projektin lähtökohdat, tarve ja päätökset 1.2 Projektin perustelut ja hyödynsaajat Keskushallinnon virastorakenteen uudistaminen sekä valtion aluehallin non ja maakuntahallinnon yhteensovittaminen kuuluvat pääministeri Ju ha Sipilän hallituksen rakennepoliittisiin uudistuksiin, joilla hallitus vah vistaa julkisen talouden kestävyyttä. Maa- ja metsätalousministeriö on teettämässä selvitystä Elintarviketurvallisuusviraston ja Maaseutuviras ton yhdistämisestä. Selvitys tukee hallinnonalan rakenteellista kehitys työtä, erityisesti aluehallinnon uudistukseen liittyen. Selvityksessä tullaan kiinnittämään huomiota mahdollisen yhdistämisen hyötyihin ja riskeihin sekä siihen, mitä vaikutuksia yhdistämisellä olisi vi rastojen lakisääteisen toiminnan vaikuttavuuteen, tuottavuuteen ja te hokkuuteen. Lisäksi selvitetään, miten EU:n maksajavirastotehtävät tu lee järjestää mahdollisessa yhdistämisessä. Selvityksessä otetaan huomioon hallitusohjelman kirjaus byrokratian vähentämisestä, kum mankin viraston toiminnan luonne ja asiakasnäkökulma. Selvityksen on määrä valmistua elokuun 2016 loppuun mennessä. Varsinaisen selvityksen tekevät maa- ja metsätalousministeriön entinen osastopäällikkö Heimo Hanhilahti, maa- ja metsätalousministeriön enti nen apulaisosastopäällikkö Riitta Heinonen sekä läänineläinlääkäri Hanna Lounela Pohjois-Suomen aluehallintovirastosta ja yksikön pääl likkö Kari Kivikko Hämeen ELY-keskuksesta. Tämän projektin tehtävänä on selvittää osana kokonaisselvitystä mah dollisen yhdistymisen vaikutukset tietohallintoon huomioiden tuleva aluehallinnon uudistus. Yhteistoimintasuhteiden kautta projekti kosket taa useita organisaatioita hallinnonalalla, aluehallinnossa ja yksityisellä sektorilla. Projektissa on huomioitava myös nykyinen sopimusympäristö ja ennakoitava vaikutuksia tuleviin hankintoihin ja sopimuksiin. 2 Projektin tavoitteet ja lopputulokset 2.1 Projektin tavoitteet Projektin tavoitteena on kuvata lähtötilanne, määritellä mahdolliseen yhdistymiseen liittyvä yhteinen tavoitetila (tavoitearkkitehtuuri), arvioida yhdistymisen vaikutukset sekä laatia suosituksia mahdollista päätöksen tekoa ja jatkosuunnittelua varten. Tarvittaessa voidaan kuvata erilaisia vaihtoehtoja, vertailla niiden omi naisuuksia/vaikutuksia sekä nostaa esille mahdollisia kehittämistarpeita. Projektissa on tavoitteena kuulla tarpeelliset tahot ja asiantuntijat ja tuo da esille yhdistämiseen (tavoitearkkitehtuuriin pyrkimiseen) liittyvät fak tat, vaikutukset, riskit ja mahdollisuudet. Valtion tieto- ja viestintäteknhikkakeskus Valtori
Suunnitelma 5 (10) m m m.fi 20.5.2016 2.2 Projektin lopputulokset Projektin lopputuloksena on raportti, jossa: - kuvataan - kuvataan - arvioidaan - kirjataan lähtötilanne ja eri osapuolten näkemykset, mahdolliseen yhdistymiseen liittyvä yhteinen realistinen tietohallinnollinen tavoitetila (tavoitearkkitehtuuri), mahdollisesti vaih toehtoja, yhdistymisen (tavoitetilaan siirtymisen) vaikutukset ja ris kit sekä suosituksia mahdollista päätöksentekoa ja jatkosuunnitte lua varten. Raportti käsitellään ja hyväksytään seurantaa varten asetetus sa/nimetyssä ohjausryhmässä, tarvittaessa raporttia täydennetään oh jausryhmän kommenttien pohjalta. 3 Projektin rajaukset ja riippuvuudet 3.1 Projektin rajauksetja reunaehdot 3.2 Projektin riippuvuudet Tässä projektissa tarkastellaan Mavin ja Eviran koko tietohallinnollista toimintaympäristöä ottaen huomioon myös tiedossa olevat kehityspro sessit, kuten aluehallintouudistus. Suosituksissa ja johtopäätöksissä on otettava huomioon mahdollinen yhdistymisen ajankohta ja sitä edeltävät kehityshankkeet. Tässä projektissa ei tarkastella Valtori-siirtoihin liittyvää poikkeamaa, koska sitä on tarkasteltu erillisenä projektina alkuvuonna 2016. Projek tissa huomioidaan kuitenkin tämän projektin tulokset. Lisäksi huomioi daan käynnistyvä ns. yhteisen ympäristön siirtohanke (METAII). Projektissa tarvitaan monipuolista tietoa Mavin ja Eviran tietohallinnon nykytilasta mm. palveluista, arkkitehtuureista, yhteistyösuhteista, sopi muksista ja henkilöstöstä. Projektissa on otettava huomioon seuraavat riippuvuudet: - maksajavirastovaatimukset - nykyiset - nykyiset - nykyinen tietohallinnolle ja -tekniikalle toiminta- ja yhteisyömallit sopimukset ja niiden siirrettävyys teknologia ja kehittämishankkeet Valtion tieto- ja viestintätekniikkakeskus Valtori
- nykytilan kuvaus 1. Valmistelu Projektin vaiheita ovat: 4.1 Projektin päävaiheet 4 Projektin vaiheet, tehtävät ja aikataulu - kuulemisten - mahdolliset - arviointimenettelyn - arviointi - raporttiluonnoksen - virastojen Valtion Valtori tieto-ja viestintätekniikkakeskus www.valtori.fl Evira llhtp Mavi 10 htp MMM 30 htp Seuraavassa arviot työmääristä organisaatioittain. 5.2 Projektin työmäärät (henki löresurssit) tissa mukana oleva organisaatio kustantaa oman henkilöstönsä osalta. Projektissa ei ole muita ulkoisia kustannuksia kuin mahdolliset henkilöi den työvälineisiin ja matkustukseen liittyvät kulut, jotka jokainen projek hön allokoida osittain palvelusopimuksissa jo sovittua työtä. Laajemmis ta toimeksiannoista on sovittava erikseen. Mikäli projektissa hyödynnetään MML(Mitpa)n palveluita, voidaan työ on tämän projektin osalta noin 30 000 euroa. Mikäli projektissa käytetään ulkopuolista konsulttitukea, kustannusarvio 5.1 Projektin kustannukset 5 Projektin kustannusarvio ja rahoitus Projekti päättyy 12.8.2016, jolloin projekti luovuttaa loppuraporttinsa. 4.2 Projektin tehtävät ja aikataulu 5. Loppuraportin viimeistely ja sidosryhmien kuuleminen 4. Katselmointi ja kommentointi kokoaminen kuvaaminen ja käsittely 3. Vaikutusten ja riskien kuvaaminen ja arviointi pohjalta vaihtoehdot 2. Tavoitetilan kuvaaminen - virastojen sidosryhmien - kuuleminen kuuleminen m m m.fi 20.5.2016 Suunnitelma 6 (10)
Suunnitelma 7 (10) m m m.fi 20.5.2016 Maanmittauslaitos 10 htp 5.3 Projektin muut resurssikustannukset 5.4 Kannattavuuslaskelmat ja -analyysit 5.5 Rahoitus Mahdolliset konsulttikulut ja/tai palvelukeskuksen kulut. Muita resurssi tarpeita ei ole. Kannattavuuslaskelmia ei tehdä tässä projektissa. Mahdollisuuksien mukaan tuodaan esiin tietoa ratkaisujen ja/tai niiden edellyttämän kehit tämisen kustannuksista. Mahdolliset konsulttikulut ja/tai palvelukeskuksen kulut (ei virkatyö) ra hoitetaan MMM:n tietohallinnon määrärahoista. 6 Projektin organisaatio 6.1 Projektin omistaja 6.2 Projektiryhmä Kansliapäällikkö Jaana Husu-Kallio. (Selvityksen ohjausryhmä) Projekti on osa laajempaa selvitystyötä. Mika Tuikkanen, johtava tietohallintoasiantuntija, MMM/HSO, projektipäällikkö Päivi Virtanen, erityisasiantuntija, MMM/RO Jaana Merta, erityisasiantuntija, MMM/RO Pasi Valli, neuvotteleva virkamies, MMM/HSO Antti Vertanen, tietohallintojohtaja MMM/HSO 6.3 Ohjausryhmä Risto Artjoki, osastopäällikkö, MMM/RO, puheenjohtaja Juha Palonen, neuvotteleva virkamies, MMM/RO Seppo Kuosmanen, eläinlääkintöylitarkastaja, MMM/RO Jarmo Vilhunen, neuvotteleva virkamies, MMM/LVO Antti Vertanen, tietohallintojohtaja, MMM/HSO Erik Semenius, osastonjohtaja, Evira Varajäsen Johanna Knekt, tietohallintojohtaja, Evira Valtion tieto. ja viestintäteknhikkakeskus Valtori
Varajäsen Päivi Kasurinen, johtaja, Maanmittauslaitos Varajäsen Ylijohtaja Leena Tenhola, ylijohtaja, Mavi Tuija Riukulehto, osastonjohtaja, Mavi Marja Rantala, ylijohtaja, Maanmittauslaitos wwwvaltori.fi Valtion tieto.. ja viestintätekniikkakeskus Valtori taa. Kunkin organisaation edustaja katselmoi projektin tuotokset omasta Projektissa ovat mukana kaikki organisaatiot, joita projektin aihe kosket 7.2.5 Laadunvarmistus projektin omistajalle projektin päättyessä. Projektin tulokset dokumentoidaan loppuraportissa, joka luovutetaan 7.2.4 Tulosten dokumentointi en tietojen käsittelystä omien ohjeidensa mukaan. syy julkaistavat materiaalit. Kukin organisaatio vastaa salassa pidettävi salassa pidettäväksi. Ohjausryhmä/kansliapäällikkö käsittelee ja hyväk Valmiit dokumentit ovat lähtökohtaisesti julkisia, ellei niitä ole merkitty 7.2.3 Projektin aikaiset tietoturvajärjestelyt essa erikseen ohjausryhmän nimeämille henkilöille. Projektiorganisaatio työskentelee projektipäällikön ohjauksessa hajaute työskentelyn ajan. Käyttöoikeudet rajataan projektiryhmälle ja tarvitta MMM perustaa projektille työtilan, jossa kaikki dokumentit säilytetään tusti ja kokoontuu tarpeen mukaan fyysisesti tai videoyhteyksin. män sihteeri. 7.2.2 Projektin työympäristö leja ja jakelua varten perustetaan VYVI-työtila, jota operoi projektiryh Projektissa sovelletaan yleisiä projektinhallinnan käytänteitä. Materiaa 7.2.1 Projektin hallinta- ja työmenetelmät 7.2 Projektin hallintamenettelyt Projekti raportoi ohjausryhmälle/kansliapäällikölle. 7.1.2 Projektin raportointimenettelyt Ohjausryhmä/kansliapäällikkö ohjaa projektin toteutusta. 7.1.1 Projektin ohjaus-ja valvontamenettelyt 7.1 Projektin ohjausmenettelyt 7 Projektin ohjaus- ja hallinta- ja viestintämenettelyt Projektipäällikkö esittelee asiat ohjausryhmälle. m m m.fi 20.5.2016 Suunnitelma 8 (10)
Suunnitelma 9 (10) mmm.fi 20.5.2016 7.2.6 Muutostenhallinta 7.2.7 Riskienhallinta 7.2.8 Projektin sopimustenhallinta näkökulmastaan. Projektin tuloksiin annetaan erikseen myös kommen tointimahdollisuus ennen loppuraportin hyväksymistä. Projektiryhmä käsittelee ja esittää ohjausryhmälle/kansliapäällikölle, jos projektin aikana on tarvetta muuttaa projektisuunnitelmassa mainittuja asioita. Ohjausryhmä/kp hyväksyy muutokset. Tässä projektissa ei sovelleta riskienhallintamenettelyä, koska kyseessä on esiselvitysprojekti. Projekti kuitenkin arvioi myös tehtä vään/tavoitteeseen liittyviä riskejä. Tässä projektissa ei ole tarvetta sopimustenhallintaan, koska kyseessä on esiselvitysprojekti. Projekti kuitenkin arvioi myös tehtä vään/tavoitteeseen liittyvää sopimusym päristöä. 7.2.9 Projektin työajan ja menojen seurantakäytännöt Projektissa mukana olevat organisaatiot voivat oman harkintansa mu kaan seurata omaan työskentelyynsä liittyvää työaikaa ja menoja. 7.3 Projektin viestintä ja sidosryhmätyö 7.3.1 Sidosryhmäyhteistyö 7.3.2 Viestintä Keskeisiä sidosryhmiä kuullaan tarvittaessa projektin aikana. Projektin omistaja vastaa projektiin liittyvästä viestinnästä projektiorga nisaation ulkopuolelle ja hyväksyy viestintätoimenpiteet ja viestinnän si sällöt koko selvitystä koskevan suunnitelman mukaisesti. 8 Projektin päättäminen ja jatkotoimenpiteet 8.1 Projektin päättäminen ja hyväksymiskriteerit Projektin päättämis-ja hyväksymiskriteeri on, että loppuraportti on luo vutettu projektin omistajalle ja hän on hyväksynyt sen. Koko selvityshankkeen määräaika on elokuun loppu 2016. Valtion tieto-ja viestintätekniikkakeskus Valtori
Suunnitelma 10 (10) m m m.fi 20.5.2016 8.2 Jatkotoimenpiteet ja jälkiseu ranta Li itteet Projektin omistaja vastaa jatkotoimenpiteiden järjestämisestä ja jälki seurannasta. Projektissa mukana olevat organisaatiot voivat käyttää projektin tuloksia omassa päätöksenteossaan. Liite 1 Asettamisasiakirja Valtion tieto- ja viestintäteknhikkakeskus Valtori