Korjaamon työkalenteri Käyttöohje Päivitetty 6.9.2011 Korjaamon työkalenteri - 1 -
JOHDANTO... 3 TOIMINNON KÄYTTÖÖNOTTO... 3 ASENTAJIEN MÄÄRITTÄMINEN AJANVARAUSTA VARTEN... 3 TYÖKALENTERIN ASETUKSET... 5 KALENTERIN KÄYTTÖ... 7 KÄYNNISTÄMISVAIHTOEHDOT... 7 KALENTERIRUUDUN KÄYTTÖ... 8 HUOMATTAVAA TYÖKALENTERIN VERKKOKÄYTÖSSÄ... 9 UUDEN VARAUKSEN TEKEMINEN... 9 TYÖMÄÄRÄYKSEN LUOMINEN AJANVARAUKSEN POHJALTA... 10 OLEMASSAOLEVAN TYÖMÄÄRÄYKSEN AVAAMINEN AJANVARAUSKIRJASTA... 10 HIIREN OIKEALLA VARAUKSEN KOHDALLA AVAUTUVAT TOIMINNOT... 11 VARAUKSEN POISTAMINEN... 11 AJONEUVON JA ASIAKKAAN LIITTÄMINEN VALMIIKSI AJANVARAUKSEEN... 11 MÄÄRÄYKSEN KUITTAAMINEN ALOITETUKSI/LOPETETUKSI/VALMIIKSI... 12 PÄIVIEN VÄLILLÄ SIIRTYMINEN... 12 PÄIVÄN TILANTEEN TULOSTAMINEN... 12 VARAUKSEN PITUUDEN MUUTTAMINEN... 12 VARAUKSEN SIIRTÄMINEN (TOISEEN KELLONAIKAAN TAI TOISELLE ASENTAJALLE)... 12 USEIDEN SAMANAIKAISTEN VARAUSTEN KÄSITTELY SAMALLA ASENTAJALLA... 12 VARAUKSEN SIIRTÄMINEN TOISELLE PÄIVÄLLE... 13 VARAUKSEN KOPIOIMINEN TOISELLE PÄIVÄLLE... 13 AJANVARAUKSEN LIITTÄMINEN OLEMASSA OLEVAAN MÄÄRÄYKSEEN... 13 VARAUKSEEN LIITTYVÄN TYÖMÄÄRÄYKSEN TULOSTAMINEN... 13 TEKSTIVIESTIN LÄHETTÄMINEN TYÖN VALMISTUMISESTA... 14 TEKSTIVIESTIEN LÄHETTÄMINEN SEURAAVAKSI PÄIVÄKSI AJAN VARANNEILLE ASIAKKAILLE... 14 VAPAAMUOTOISTEN TEKSTIVIESTIEN LÄHETTÄMINEN... 15 AIKATAULUTTAMATTOMIEN PITKÄAIKAISTÖIDEN KÄSITTELY... 16 VARAUKSEN HAKU REKISTERINUMEROLLA... 16 VARAUSTEN POISTAMINEN AUTOMAATTISESTI KUN TYÖMÄÄRÄYS POISTETAAN... 16 TOISTUVIEN VARAUSTEN TEKO... 16 KÄSITTELY, ONKO VARAOSAT TILATTU KULLEKIN VARAUKSELLE... 17 MUUTA... 18 TÖIDEN YHTEISTUNNIT NÄYTTÄVÄN KAPASITEETTIRUUDUN KÄYTTÖ...18 TYÖKOOSTEEN TULOSTAMINEN... 19 KAPASITEETIN KÄSITTELY... 19 TOIMINNOT HIIREN OIKEALLA... 20 RUUDUN ASETTELU KÄYTTÖTARPEEN MUKAISEKSI... 20 LISÄTIETOJA... 20 Korjaamon työkalenteri - 2 -
JOHDANTO Työkalenteri- eli ajanvaraustoiminnoilla voidaan helpottaa töiden käsittelyä ja aikataulutusta. Varaus on tehty helpoksi hiirellä valittu aika maalaamalla. Sen lisäksi voidaan luoda töihin viikkonäkymä ja nähdä, millä päivällä on vapaata aikaa, ja montako tuntia varauksia on tehtynä. Kalenterilla voidaan myös tehdä varauksia ilman, että niistä tehdään vielä työmääräystä. Tämä vähentää tarvetta poistaa jo tehtyjä määräyksiä. Tässä ohjeessa on ensin käyty läpi työkalenterin käyttö kalenterinäkymässä. Se on ylivoimaisesti yleisin tapa käyttää ajanvarausta. Ohjeen lopussa on kerrottu lisäksi ns. kapasiteettinäkymä, jolta nähdään yleisnäkymänä kahden viikon ajalta, paljonko kullakin päivällä on varattuja ja vapaita tunteja. Käytön lähtökohta on, että työnjohtaja hoitaa keskitetysti ajanvaraukset. Tästä syystä toiminto on suunniteltu niin, että vain yhdeltä koneelta kerrallaan voidaan tehdä muutoksia kalenteriin. Muilla koneilla työkalenteriin saa katsoa, muttei tehdä muutoksia. Tämä on selvää, kun ajatellaan, mitä seuraisi, jos toinen käyttäjä venyttäisi toisella ruudulla avoinna olevaa varausta samaan aikaan eri suuntaan. TOIMINNON KÄYTTÖÖNOTTO Ensiksi rekisteröidään toiminto käyttöön päävalikon kohdasta Lisäohjelmat Muut Lisätoimintojen käyttöönotto. Siellä mennään toiminnon Työkalenteri kohdalle. Sen kohdalla painetaan Rekisteröi toiminto käyttöön ja syötetään FuturSoftilta saatu rekisteröintikoodi. Tämän jälkeen ajetaan vielä joka koneella Asetukset- valikon toiminto Rekisteröi toiminnot, ja käynnistetään ohjelma uudelleen. ASENTAJIEN MÄÄRITTÄMINEN AJANVARAUSTA VARTEN Joka asentajalle, joka halutaan näkyviin ajanvarauksessa, tulee määritellä tehtäväksi ASENTAJA. Tämä siksi, ettei ole mielekästä varata ruudulta saraketta esim. varaosamyyjille. Tehtävä määritellään seuraavasti: Päävalikon välilehdellä Tiedot mennään toimintoon Käyttäjien hallinta. Täällä painetaan Tehtävien hallinta. Tällä ruudulla lisätään ensin tehtävien joukkoon ASENTAJA, ellei sitä ole ennestään. Sitä varten painetaan Tehtävien hallinta. Siellä on lista, johon tehtävä syötetään menemällä jollekin riville ja nuolella alas siirtymällä ensimmäiselle vapaalle riville. Annettava tehtävän koodi on suositeltavaa laittaa 1:ksi, ellei tehtäviä ole ennestään. Korjaamon työkalenteri - 3 -
Ruudulta poistutaan sen jälkeen Sulje- painikkeella, ja mennään kunkin asentajan kohdalle käyttäjien listalla, avataan käyttäjän tiedot ja lisätään asentaja- tehtävä kohdassa Tehtävät. Painetaan siis asentajien kohdalla Lisää tehtävä- ja valitaan tämä tehtävä ASENTAJA. Tallennetaan tiedot OK:lla. Korjaamon työkalenteri - 4 -
TYÖKALENTERIN ASETUKSET Työkalenterin asetukset säädetään kohdassa Korjaamoasetukset Ajanvaraus. Aikapalkki työkalenterissa määrittää, näkyykö aikapalkki työkalenterin vasemmassa reunassa, molemmissa reunoissa, vai joka sarakkeessa. Esimerkiksi jos valitaan joka sarakkeessa, ajan valitseminen työkalenterista voi helpottua, seuraavan kuvan tavoin. Ajanvarauksen automaattipäivitys tarkoittaa, että ajanvarausruudun tilanne päivitetään ruudulle tietyin väliajoin verkkokäytössä. Kyseinen aikaväli määritetään asetuksessa Työkalenterin päivitysväli (sek). Ajanvarausmuistilapun huomautusteksti on vapaasti määritettävä teksti, joka tulostetaan jos ajanvarauksesta tulostetaan asiakkaalle tuloste. Ajanvarausmuistilapun otsikko tulostuu asiakkaalle tulostettavalle ajanvarausmuistilapulle. Ehdota varauksen työmääräykselle varauksen päivämäärää asetuksella valitaan, asettaako ohjelma työkalenterista perustettavalle työmääräykselle päiväykseksi automaattisesti varauksen päivän, kysyykö ohjelma tätä joka kerta, vai tuleeko päiväykseksi kuluva päivä, kuten normaalisti perustettaessa. Korjaamon työkalenteri - 5 -
Kalenterin minuuttiväli määrittää, montako minuuttia on yksi ajanvarauksen varausyksikkö. Oletusarvo on 30. Kaikki kokonaisluvut minuutin ja tunnin väliltä ovat sallittuja. Suositus on 15 tai 30 minuuttia. Korjaamon työaika alkaa ja Korjaamon työaika loppuu ovat tärkeä asettaa käyttöönottovaiheessa. Nämä kalenterin alku- ja loppuajat asetetaan korjaamon aukioloaikoja vastaavaksi. Ajat kirjoitetaan muodossa esim. 8:30. Kaksoispiste siis erottaa tunnit ja minuutit. Oletuskapasiteetti asetusta tarvitaan käytettäessä viikkonäkymää. Tällä määritetään, montako työtuntia korjaamolla on normaalisti käytettävissä päivässä työkapasiteettina. Esimerkiksi jos kaksi asentajaa ja päivän pituus on 8 tuntia, asetetaan tähän siis 16. Työkalenterin päivitysväli on verkkokäytössä käytettävä asetus, joka määrittää, kuinka monen sekunnin välein työkalenterin näkymää päivitetään automaattisesti, jos kyseinen työasema on katselutilassa, jolloin sillä ei voida tehdä muutoksia työkalenteriin. Tämä aikaväli on voimassa, kun päällä on asetus Ajanvarauksen automaattipäivitys. Verkkokäytössä on suositeltavaa asettaa asetukset Ajanvarauksen katselutila ja Työkalenterin päivitysväli päälle niille koneille, joilla kalenteria halutaan vain katsella. Tällöin nämä koneet eivät voi päivittää vahingossa muutoksia työnjohtajan tekemien muutosten päälle. Jos halutaan välttää kaikki päällekkäisyydet, muilla paitsi ajanvarauskoneella voidaan pitää ohjelmat katselutilassa. Myös paperiseen ajanvarauskirjaan kun vain yksi voi kirjoittaa samaan aikaan! Työkalenteri on suunniteltu näyttökoolle minimissään 1024x768. Näyttö kannattaa ehdottomasti asettaa tähän tai suurempaan resoluutioon aina kun mahdollista. Monitorin resoluutio asetetaan esim. menemällä Käynnistä- valikon kohtaan Asetukset Ohjauspaneeli ja Näytön asetukset. Tässä kannattaa tarvittaessa käyttää mikrotukihenkilöä. Uudet monitorit tukevat yleensä vähintään 1280*1024 resoluutiota, jolloin tätä kannattaa käyttää. Korjaamon työkalenteri - 6 -
KALENTERIN KÄYTTÖ KÄYNNISTÄMISVAIHTOEHDOT Ajanvaraus voidaan käynnistää joko - suoraan pääruudulta, Työt- välilehden painikkeesta - työmääräyslistan alareunasta Työkalenteri- painikkeesta - Työmääräyslistalla pikanäppäimellä F10 Kapasiteettinäkymän kautta työkalenteriin päästään siten, että ensin mennään työmääräyslistan Ajanvaraus F9- painikkeella kapasiteettiruudulle (viikkonäkymään), ja sieltä halutun päivän kohdalla painetaan Asentajien varaustilanne (tai F10), jolloin kalenteri aukeaa kyseiseen päivään. Korjaamon työkalenteri - 7 -
KALENTERIRUUDUN KÄYTTÖ Ruudun yläreunassa on ruksi Koko päivä näkymään, jolla määritetään sovitetaanko kalenteri koko ruutuun. Ellei näin tehdä, näkymää joudutaan vierittämään vierityspalkista. Tämä asetus tallentuu konekohtaisesti, ja on yleensä suositeltava. Ruutu on jaettu niin, että vasemmassa yläreunassa on kalenteri, mistä valitaan näytettävä päivä. Sen alla näkyy aina kuluva päivä, johon voidaan palata näin nopeasti. Ruudun oikeassa yläkulmassa näkyy mahdollisen kohdalla olevan varauksen asiakas- ja ajoneuvotieto sekä työmääräyksen numero ja muita määräyksen tietoja, kuten selvitys. Varausten värien selitykset näkyvät myös ruudulla. Ruudussa näkyvät siis vain niiden työntekijöiden sarakkeet, jotka on ohjeen mukaan määritelty asentajiksi. Korjaamon työkalenteri - 8 -
HUOMATTAVAA TYÖKALENTERIN VERKKOKÄYTÖSSÄ HUOM! Jos työkalenteria halutaan katsella usealla koneella, on sivukoneet suositeltavaa määritellä vain ajanvarauksen katselua varten. Tällöin vain yhdellä koneella on työkalenteriin kaikki oikeudet. Tähän on asetus Korjaamoasetukset Ajanvaraus Ajanvarauksen katselutila. Kaikille sivukoneille siis seuraava asetus päälle: Tämä katselutila on siis suositeltavaa sen vuoksi, että jos usealla koneella käytetään normaalissa tilassa kalenteria, ja kumpikin käyttäjä muuttaa samaa varausta, tallentuvat jälkimmäisen käyttäjän muutokset aina viimeisimpänä. Näillä ns. sivukoneilla voidaan ajanvarauksen katselutilassa tehdä kaikki seuraavat toimenpiteet varauksille: - selata päivien tilannetta - tulostaa valitun päivän varaustilanne - aloittaa ja lopettaa töitä - kuitata töitä valmiiksi ja lähettää tekstiviesti työn valmistumisesta - avata varauksen työmääräys - tulostaa määräyksiä Lisäksi voidaan asetuksilla saada katselutilassa olevien koneiden kalenteri päivittymään automaattisesti esimerkiksi 5 sekunnin välein. Jos automaattipäivitys hidastaa toimintaa, voidaan automaattipäivitys jättää pois päältä, ja päivittää kalenterin näkymä painamalla katselutilassa F1 näppäintä. UUDEN VARAUKSEN TEKEMINEN Uusi varaus tehdään maalaamalla taulukosta hiirellä alue, joka halutaan varata. Tämä tapahtuu pitämällä hiiren vasen painike alhaalla. Kun alue on valittu, painetaan F12. Tällöin varauksen aika tallentuu, ja kursori siirtyy varauksen tekstikenttään. F12 näppäimen sijaan voidaan painaa myös hiiren oikeaa painiketta ja avautuvasta valikosta kohtaa Tallenna varaus. Tämän jälkeen tekstikenttään voidaan syöttää vapaa kuvaus kyseisestä työstä, esim. Jarrunestettä vuotaa oikean takapyörän luota. Tämä teksti siirtyy määräystä luotaessa automaattisesti työmääräyksen SELVITYS- kenttään. Kalenterista käsiteltäväksi valittu lappu näkyy väriltään harmaana, ja sillä on vasen-, ylä- sekä alareuna väriltään kirkkaan sininen. Kaikki toimenpiteet ajanvarauksessa kohdistuvat aina valittuun lappuun. Kun lapulle on kirjoitettu selostus, hyväksytään se lopuksi F12:lla. Huom! Kaikki lappuun tehtävät muutokset tulee tallentaa painamalla F12! Korjaamon työkalenteri - 9 -
Kun lappu on pelkkä ajanvaraus, sille ei siis ole liitetty työmääräystä, sen otsikkona näkyy teksti Ajanvaraus ja väri on valkoinen. TYÖMÄÄRÄYKSEN LUOMINEN AJANVARAUKSEN POHJALTA Kun ajanvaraukselle saadaan asiakkaalta vahvistus, siitä yleensä luodaan työmääräys. Tämä tapahtuu painamalla ajanvarauslapun kohdalla F3 näppäintä. Tällöin täytyy olla valittuna se ajanvaraus, jolle työmääräys halutaan luoda. Jotta se tulee valituksi, napsautetaan napsauttaa kyseistä ajanvarausta, jotta se muuttuu harmaaksi. Ohjelma avaa tämän jälkeen normaalin työmääräysruudun, jossa sitten valitaan ajoneuvo, työvaiheet, varaosat yms. määräyksen tiedot. Ajanvaraukselle kirjoitettu teksti siirtyy tällöin määräyksen Selvitys- kenttään. Jos ajanvaraukselle on jo valittu aiemmin asiakas ja/tai ajoneuvo, ne tulevat automaattisesti työmääräykselle. Tästä myöhempänä tarkemmin. Kun työmääräys on hyväksytty, ohjelma palaa takaisin ajanvaraukseen, jossa äskeisen valitun lapun otsikkona näkyy nyt Työmääräys: XXX, värinä on vaalean keltainen sekä ajoneuvon ja asiakkaan tiedot näkyvät lapulla. Jos työmääräykselle asetetaan noutopäivämäärä, tulee se myös ajanvarauslapulle näkyviin. OLEMASSAOLEVAN TYÖMÄÄRÄYKSEN AVAAMINEN AJANVARAUSKIRJASTA Kun ajanvarauksen työmääräystä halutaan muuttaa tai katsella, painetaan F3 näppäintä halutun ajanvarauksen kohdalla. Tällöinkin sitä pitää ensin napsauttaa jotta se muuttuu harmaaksi eli aktiiviseksi. Tällöin määräys avautuu normaaliin tapaan. Korjaamon työkalenteri - 10 -
Asiakkaan tietoihin päästään ajanvarauksella suoraan näppäimellä F8 ja ajoneuvon tietoihin painamalla Ctrl-F8, kuten muuallakin ohjelmassa. Näin esim. asiakkaalle soittamista varten ei tarvitse avata työmääräystä, vaan tietoihin pääsee suoraan, kun valitsee ajanvarauslapun kalenterista. HIIREN OIKEALLA VARAUKSEN KOHDALLA AVAUTUVAT TOIMINNOT Seuraavassa kuva valikosta, joka avautuu kun varauksen kohdalla painetaan hiiren oikeaa näppäintä. Toiminnot, jotka eivät kyseisellä hetkellä ole käytettävissä, näkyvät harmaina. Jos kysymyksessä on esimerkiksi pelkkä varaus, määräystä koskevat toiminnot näkyvät harmaina. Toiminnoista on kerrottu tarkemmin seuraavissa kohdissa. VARAUKSEN POISTAMINEN Varauksen poistaminen löytyy hiiren oikean valikosta, ja poistaa kohdalla olevan varauksen. Kannattaa huomioida että tämä poistaa vain varauksen. Sen lisäksi on poistettava mahdollinen siitä tehty työmääräys. Poistamista ei voi perua. Monesti poistamisen sijaan voi olla käyttökelpoista siirtää varaus toiselle päivälle, jolloin se poistuu alkuperäiseltä. AJONEUVON JA ASIAKKAAN LIITTÄMINEN VALMIIKSI AJANVARAUKSEEN Jos ajanvarausta tehtäessä tiedetään jo asiakas tai ajoneuvo (tai molemmat) eli ne ovat valmiiksi tietokannassa, voidaan ne liittää ajanvaraukseen jo ennen kuin varauksesta on tehty määräys. Näin määräyksen teko nopeutuu ja seuranta helpottuu. Tämä tapahtuu valitsemalla haluttu ajanvarauslappu, ja painamalla hiiren oikeaa (tai F6 / Ctrl+F6 ), jolloin päästään normaaleihin Asiakkaan haku sekä Ajoneuvon haku- ruutuihin. Kun tällaisesta ajanvarauksesta sitten luodaan työmääräys, sinne välittyy asiakas- sekä ajoneuvotiedot suoraan. Korjaamon työkalenteri - 11 -
MÄÄRÄYKSEN KUITTAAMINEN ALOITETUKSI/LOPETETUKSI/VALMIIKSI Kun työmääräys aloitetaan, ajanvarauskalenterista hiiren oikealla päästään käsiksi ohjelman normaaleihin työaikakuittauksiin: Aloita, Lopeta ja Valmis. Niiden toiminta on samanlaista kuin työmääräyslistaltakin. Työaikakuittauksia ei voi tehdä pelkälle ajanvaraukselle (=lappu johon ei ole liitetty määräystä) tai laskutetulle työmääräykselle. Kun työmääräykselle on kuitattu aloituskellonaika, lappu näkyy ruudulla kirkkaan sinisenä (=kello käy! ). Kun työ keskeytetään Lopeta- toiminnolla, määräyksen tila on KESKEN, jolloin varauslappu näkyy kirkkaan keltaisena. Tämän jälkeen työtä voidaan jatkaa, useaan otteeseen, kunnes se kuitataan valmiiksi. Kun työmääräys päätetään valmiiksi, lapun väriksi muuttuu siniharmaa, ja määräyksen tila on VALMIS. Työmääräyksen pääsee myymään normaalisti avaamalla määräyksen F3:lla, ja päättämällä sen myynniksi. Tämän jälkeen ohjelma palaa ajanvaraukseen ja lapun väri on muuttunut vihreäksi. Laskutetut työt näkyvät siis vihreinä. PÄIVIEN VÄLILLÄ SIIRTYMINEN Tämä tapahtuu helpoiten ruudun alareunassa olevilla selauspainikkeilla. Ne ovat Edellinen F9 ja Seuraava F10. Suoraan tiettyyn päivään puolestaan päästään siirtymään napsauttamalla ruudun vasemmassa ylänurkassa olevasta kalenterista. PÄIVÄN TILANTEEN TULOSTAMINEN Valitun päivän tilanne tulostetaan ruudun vasemman alareunan Tulosta- painikkeesta. Tämä tulostaa samat tiedot varauksista kuin ruudulla. VARAUKSEN PITUUDEN MUUTTAMINEN Pituuden muuttaminen tapahtuu napsauttamalla varaus ensin aktiiviseksi. Sen jälkeen mennään lapun alku- tai loppukohtaan, joka näkyy sinisenä. Tällöin ruudulle tulee ns. venytyskuvake, eli nuoli ylös ja alas. Tätä vetämällä alkua tai loppua voidaan muuttaa. VARAUKSEN SIIRTÄMINEN (TOISEEN KELLONAIKAAN TAI TOISELLE ASENTAJALLE) Tämä tapahtuu napsauttamalla varaus aktiiviseksi eli harmaaksi. Sen jälkeen mennään lapun vasempaan reunaan, joka näkyy sinisenä. Tällöin näkyviin tulee kuvake, jossa on nuolet kaikkiin ilmansuuntiin. Tällöin tartu hiirellä kiinni tästä kuvakkeesta, jonka jälkeen ohjelma antaa siirtää varausta sekä sivusuunnassa eri asentajille että ylös ja alas. Tätä voi siis käyttää työn siirtämiseen myöhempään aikaan, jos sen pituus pysyy samana. USEIDEN SAMANAIKAISTEN VARAUSTEN KÄSITTELY SAMALLA ASENTAJALLA Tietylle asentajalle on poikkeustilanteita varten mahdollista tehdä kaksi varausta rinnakkain. Ne voidaan tehdä niin että tehdään varaus vapaaseen kohtaan, ja sen jälkeen siirretään se rinnakkain toisen varauksen rinnalle. Näin esim. jokin tärkeä oheistehtävä voidaan merkitä asentajalle. Korjaamon työkalenteri - 12 -
VARAUKSEN SIIRTÄMINEN TOISELLE PÄIVÄLLE Ajanvaraus voidaan siirtää toiselle päivälle valitsemalla haluttu varauslappu ja valitsemalla hiiren oikealla avautuvasta valikosta kohta Siirrä toiselle päivälle. Tällöin ruudun yläreunaan tulee näkyviin seuraava kohta. Sen jälkeen siirrytään halutulle päivälle ja valitaan ruudun yläreunasta Liitä tälle päivälle tai sama näppäimellä F12. Jos siirto halutaan peruuttaa, se onnistuu peruutuspainikkeesta tai Esc:llä. VARAUKSEN KOPIOIMINEN TOISELLE PÄIVÄLLE Ajanvaraus voidaan myös kahdentaa jos esim. työ jää kuluvana päivänä kesken ja halutaan varata sille jatkoaika toiselta päivältä. Käyttöperiaate on sama kuin edellisessä kohdassa neuvotussa siirtämisessä, mutta nyt alkuperäinen varaus ei häviä. Toiminto löytyy valikosta nimellä Tee kopio toiselle päivälle. AJANVARAUKSEN LIITTÄMINEN OLEMASSA OLEVAAN MÄÄRÄYKSEEN Ajanvaraus voidaan myös liittää olemassa olevaan työmääräykseen, esimerkiksi aiemmin tehtyyn kustannusarvioon. Tämä tapahtuu käynnistämällä hiiren oikealla avautuvasta valikosta kohta Liitä varaus työmääräykseen. Tällöin avautuu työmääräyksen valintaruutu, jossa näkyvät avoimet työmääräykset. Ruudulla voidaan hakea määräystä määräysnumerolla, rekisterillä tai asiakkaalla. Voidaan myös rajata tilan perusteella. VARAUKSEEN LIITTYVÄN TYÖMÄÄRÄYKSEN TULOSTAMINEN Monesti koko korjaamon töiden hallinta tapahtuu pitkälti ajanvarauskirjasta käsin. Päivän työrutiinit on usein hyvä aloittaa sillä, että perustetaan ajanvarauskirjaan merkityille ajoneuvoille työmääräykset, joille niitä ei ole vielä perustettu. Ja niille, joille on jo tehty työmääräykset, tulostetaan nämä työmääräykset päivän alkaessa, jotta ajoneuvot on helppo ottaa vastaan ja antaa työmääräykset asentajille. Eli tällöin määräykset tulostetaan vasta silloin kun niitä tarvitaan. Korjaamon työkalenteri - 13 -
Näitä tarpeita ajatellen, määräyksen tulostus onnistuu menemällä varauksen kohtaan, ja hiiren oikean valikosta käyttämällä toimintoa Tulosta työmääräys. TEKSTIVIESTIN LÄHETTÄMINEN TYÖN VALMISTUMISESTA Jos käytössä on tekstiviestien lähetyspalvelu, tekstiviestin lähettäminen tapahtuu painamalla valikosta varauksen kohdalla hiiren oikean valikosta Kuittaa valmiiksi. Tällöin ohjelma kysyy, lähetetäänkö asiakkaalle tekstiviesti, tai annetaan huomautus, ettei asiakkaalla ole matkapuhelinnumeroa. Viestiä voi vielä muokata ennen lähettämistä. TEKSTIVIESTIEN LÄHETTÄMINEN SEURAAVAKSI PÄIVÄKSI AJAN VARANNEILLE ASIAKKAILLE Työkalenterista voidaan lähettää tekstiviestit seuraavana päivänä ajan varanneille asiakkaille. Tätä käytetään painamalla ensin työkalenteriruudulla hiiren oikeaa näppäintä, ja valitsemalla Lähetä tekstiviestit. Tällöin avautuu ruutu Ryhmätekstiviesti. Tässä näkyy teksti joka lähetetään, ja vastaanottajiin tulevat valitun päivän (päivä, jossa kalenterissa ollaan) ajan varanneet asiakkaat, joiden tiedoissa on gsm numero. Eli edellytyksenä on, että varaukselle on valittuna asiakas (eikä vain käsin kirjoitettuna varaukselle). Tässä vaiheessa voidaan poistaa ruksi niiden kohdalta, joille työnjohtajan mielestä ei tarvita muistutusta. Lähetettävä teksti voidaan muokata yrityskohtaisesti. Tekstin muokkaus löytyy kalenterista hiiren oikealla kohdasta Muokkaa tekstiviestipohjaa. Tässä ruudussa oletusviestiä on helppo muokata, ja alareunassa näkyy, montako merkkiä pitkä viesti on (max 160). Korjaamon työkalenteri - 14 -
VAPAAMUOTOISTEN TEKSTIVIESTIEN LÄHETTÄMINEN Ajanvaraukseen liitetyn työmääräyksen asiakkaalle voidaan lähettää tekstiviesti varauksen kohdalta. Varauksen kohdalla hiiren oikean valikossa on toiminto Tekstiviesti määräyksen asiakkaalle. (Ellei varauksesta ole tehty työmääräystä, voidaan viesti lähettää myös asiakkaiden selausruudulta hiiren oikealla toiminnolla Lähetä tekstiviesti). Tällöin avautuu tekstiviestin kirjoitusruutu. Jottei toimintoa voida käyttää väärin, tuomaan lisäkuluja yritykselle, tallentuvat kaikki viestit järjestelmään. Pääkäyttäjällä on mahdollisuus seurata, mitä viestejä on lähetetty. Asiasta on huomautus ruudulla, joka tekee selväksi, että näihin viesteihin ei päde puhelinsalaisuus, vaan viestit ovat yrityksen arkistoimia dokumentteja. Ruudulla on myös painike Lisää loppuun vakioteksti. Ruudulla oleva teksti voidaan tallentaa vakiotekstiksi painamalla tekstin kohdalla hiiren oikeaa, jolloin näkyviin tulee valinta Aseta nykyinen teksti vakiotekstiksi. Korjaamon työkalenteri - 15 -
AIKATAULUTTAMATTOMIEN PITKÄAIKAISTÖIDEN KÄSITTELY Korjaamolla on yleensä myös töitä joita tehdään kun muilta töiltä ehditään, eli asiakas on esimerkiksi jättänyt ajoneuvon pidemmäksi aikaa kunnostettavaksi. Voi olla myös kunnostettavia moottoreita jne. Näitä voidaan pitää ohjelman muistissa aikatauluttomina töinä. Nämä aikatauluttomat työt ( pitkäaikaistyöt ), voidaan avata minkä tahansa päivän kohdalla painikkeesta Aikatauluttomat työt tai pikanäppäimellä F4. Töitä voidaan siirtää sieltä kuluvalle päivälle, tai päinvastoin eli siirtää joku työ aikatauluttomaksi, normaalilla työn siirto- ja kopiointitoiminnoilla. Eli tietyn työn kohdalla painamalla hiiren oikeaa ja sieltä kopiointia tai siirtoa. Se, ollaanko aikatauluttomissa töissä, nähdään paitsi ruudun otsikosta, myös siitä että kalenteri on tällöin pois näkyvistä ruudulta. VARAUKSEN HAKU REKISTERINUMEROLLA Etsi- painike on työkalenterin alareunassa ja sille on pikanäppäin F2. Tällöin syötetään rekisterinumero, ja jos rekisterillä löytyy varauksia, tulee näkyviin seuraava ruutu koko kalenterin käyttöajalta. Painamalla haluttua määräystä, ohjelma siirtyy kyseiseen päivään kalenterissa. VARAUSTEN POISTAMINEN AUTOMAATTISESTI KUN TYÖMÄÄRÄYS POISTETAAN Monesti voi tapahtua että määräys on tehty jo ennakkoon, ja sille ajanvaraus, kun asiakas peruuttaa työn. Kun poistetaan työmääräys, ja ohjelma havaitsee että sille on tehty varauksia, ohjelma ehdottaa poistamaan ne samalla. Näin aika varautuu kalenterista suoraan. Tämä ei vaadi asetuksia. TOISTUVIEN VARAUSTEN TEKO Usein syntyy tarve merkitä kalenteriin toistuvia varauksia, kuten poissaoloja, lomia, taukoja, hallin siivousta ja pidempiä projekteja. Toiminto käynnistetään työkalenterissa hiiren oikealla näppäimellä. Korjaamon työkalenteri - 16 -
Ruudulla valitaan sen jälkeen asentajat, aikaväli, varattava kellonaika sekä päivämääräväli. Sekä selite. Lopuksi painetaan Lisää varaukset. Kannattaa olla huolellinen jos lisää pitkälle ajalle varauksia, vahinkojen välttämiseksi. KÄSITTELY, ONKO VARAOSAT TILATTU KULLEKIN VARAUKSELLE Työkalenterilla on mahdollisuus kontrolloida, onko varaosat muistettu tilata kutakin ajanvarausta varten. Toiminnon idea on, että varaosat pyritään tilaamaan aina mahdollisuuksien mukaan edellisenä päivänä, ja tällöin kaikista varauksista ei vielä ole ehditty tekemään työmääräyksiä. Varaukselle voidaan merkitä uusi tieto Osat tilattu. Tämä tapahtuu ajanvarauksen kohdalta hiiren oikealla näppäimellä. Valikosta valitaan Merkitse varauksen osat tilatuiksi. Jos tapahtuu vahinko, voidaan merkintä poistaa painamalla uudestaan, jolloin ohjelma kysyy, poistetaanko merkintä. Kun tämä on tehty, varauksen otsikkoriville tulee näkyviin Osat tilattu. Kun halutaan nähdä, onko kaikkiin seuraavan päivän varauksiin tilattu varaosat, voidaan painaa ruudun yläreunassa olevaa ruksia Näytä tilaamattomat. Tätä kautta voidaan siis nähdä nopeasti, onko kaikki osat tilattu. Muistutus siitä, että rajaus on päällä, näkyy tällöin ruudun otsikossa. Muistutuksen tarkoitus on estää, ettei rajaus jää vahingossa päälle, jolloin voidaan vahingossa tehdä varauksia tyhjään kalenteriin. Kun tuotteiden tilaaminen on siis varmistettu, on syytä ottaa ruksi saman tien pois. Korjaamon työkalenteri - 17 -
MUUTA Ruudun alareunassa oleva painike Päivitä ruutu tekee verkkokäytössä sen, että se päivittää toisella koneella tehdyt viimeisimmät muutokset näkyviin. Muistettava että tällöinkin vain yhdellä koneella tehdään muutoksia. Tämä ohje keskittyi työkalenteriin. Mikäli haluat rinnalla apuna kapasiteettiruutua, siitä on olemassa erillinen ohje. TÖIDEN YHTEISTUNNIT NÄYTTÄVÄN KAPASITEETTIRUUDUN KÄYTTÖ Tämä ruutu avautuu työmääräyslista- ruudulta F9:llä tai Ajanvaraus- näppäimellä. Ruutu näyttää seuraavanlaiselta. Ruudun eri osioiden kokoa voi käyttäjä vapaasti muuttaa, sen mukaan paljonko työmääräyksiä päivittäin tulee. Ruudulle mahtuu myös sitä enemmän tietoa, mitä suurempi resoluutio näytöllä on. Vasemmassa ylänurkassa on kalenteri, josta voidaan siirtyä tiettyyn päivään. Kalenterin alla voidaan rajata pois näkyvistä esimerkiksi valmiit tai laskutetut työmääräykset, samoin kuin kustannusarviot. Korjaamon työkalenteri - 18 -
Oikeassa ylälaidassa näkyvät valitun päivän työmääräykset. Sen alla näkyy kohdalla olevan työmääräyksen työvaiheet. Työmääräyslistalla työt ovat aikajärjestyksessä työmääräysten aloitusaikojen perusteella. Alaosassa puolestaan näkyy kuluva ja sitä seuraava viikko, ja kunkin päivän osalta, montako tuntia on varattuna kustakin päivästä. Päivän väri muuttuu sen mukaan, montako prosenttia kustakin päivästä on varattuna. Näin ollen yleiskuvan saaminen on nopeaa, mille päivälle varauksia voidaan ottaa. Ruudun alareunassa on Tulosta kooste toiminto päivän ajanvaraustilanteesta. Jotta työtilanne nähdään asentajittain, voidaan ruudussa selata töitä asentaja kerrallaan, kokonaistilanteen lisäksi. Työntekijöitä voidaan selata ruudun yläosassa olevista nuolista vasemmalle ja oikealle, tai pikanäppäimillä F6 ja F7. TYÖKOOSTEEN TULOSTAMINEN Työkoosteen tulostaminen tapahtuu ruudun alareunan painikkeesta Tulosta kooste. Siihen tulostuu kulloinkin ruudulle valittuna olevan asentajan tai, ellei rajattuna, kaikkien kuluvan päivän työt. Raportilla näkyy työn numero, ajoneuvon tiedot, työlle varattu aika ja aloitus- ja lopetusaika sekä määräyksen kaikki työvaiheet. KAPASITEETIN KÄSITTELY Kullekin päivälle voidaan määritellä kapasiteetti tunteina, joka tarkoittaa, montako työtuntia on käytettävissä. Esimerkiksi jos korjaamossa työskentelee neljä asentajaa, kunkin työaika 7,5 h päivässä, kapasiteetti on 30 h. On kuitenkin järkevää laittaa kapasiteetti keskimääräisen toteutuvan työajan perusteella, huomioiden tauot ym. Oletuskapasiteetti laitetaan asetuksista, jolloin ohjelma ehdottaa sitä. Kapasiteetti löytyy asetuksista Korjaamo 2- välilehdeltä. Kapasiteetin ja varattujen tuntimäärien perusteella ohjelma näyttää päivät erivärisinä, sen mukaan montako prosenttia ajasta on varattuna. Yli kapasiteetin varatut päivät näkyvät punaisella. Korjaamon työkalenteri - 19 -
TOIMINNOT HIIREN OIKEALLA Tällä ruudulla voidaan hiiren oikeaa painamalla, työmääräyksen kohdalla, saada seuraava valikko. Voidaan siis nähdä esimerkiksi määräyksen selvitykset avaamatta määräystä. RUUDUN ASETTELU KÄYTTÖTARPEEN MUKAISEKSI Ruutua voidaan asetella tarttumalla hiirellä välipalkkiin, joka erottaa ruudun ala- ja yläosan. Näin saadaan lisää vapaamuotoista muistiinpanotilaa esiin. Sopiva koko riippuu monitorin koosta ja resoluutiosta, sekä siitä paljonko töitä korjaamossa on päivittäin ja käytetäänkö vapaamuotoista tekstikenttää. LISÄTIETOJA FuturSoft Lars Sonckin Kaari 16 00260 Espoo Vaihde 0207-288 730 Helpdesk 0600-9-4044 helpdesk@futursoft.fi www.futursoft.fi Ohjeen versiohistoria Muutospäivä Tekijä Muutos 6.9.2011 TL Uudistettu ohje mm. kuvitusten suhteen. 19.5.2009 MK Muokattu ala- ja yläviitettä, sekä lisätty lisätietoja -osio Korjaamon työkalenteri - 20 -