Piritta Kantojärvi Fasilitointi luo uutta Menesty ryhmän vetäjänä
Copyright Talentum Media Oy ja Piritta Kantojärvi Kustantaja: Talentum Media Oy Kansi ja taitto: Mirkka Hietanen Piirrokset: Piritta Kantojärvi 978-952-14-1799-3 978-952-14-1800-6 (sähkökirja) BALTO print, Liettua 2012 Anna palautetta: www.talentumshop.fi
Fasilitaattori-kollegan alkusanat Fasilitointia ollut aina, mutta vasta vuosituhannen vaihteessa siitä alettiin puhua enemmän ja siihen alettiin järjestää koulutusta Suomessa. Ensimmäinen suomenkielinen aihetta käsittelevä kirja on kirjoittamani Fasilitaattorin käsikirja, joka ilmestyi vuonna 2007. Olen iloinen siitä, fasilitointi menee eteenpäin ja kehittyy. On hienoa, että kollegani Piritta on tehnyt työkalukirjan Luovan ongelmanratkaisun fasilitoinnista. Sana fasilitointi tulee latinan sanasta facil, joka tarkoittaa helppoa. Fasilitoinnilla tarkoitetaankin ryhmäprosessien helpottamista. Fasilitoinnin ydin on löytää oikea työskentelytapa, jotta ryhmä pystyy toimimaan rakentavasti. Fasilitointia käytetään, kun ryhmällä on jo asian ratkaisemiseen tarvittava tieto. Fasilitoinnilla on ainakin kahdet juuret: psykologiset ja innovatiiviset. Fasilitointi on siis alkanut näiden pohjalta. Laatukaverit lisäävät tähän mielellään vielä kolmannenkin juuren laatujohtamisen. Piritta tuo mukaan ihan uuden näkökulman erityisesti innovaatioiden maailmasta, jossa hän pyörii aktiivisesti. Fasilitaattorina hän 8
soveltaa niin taidepedagogista lähestymistapaa kuin myös hyväksi havaittuja klassisia menetelmiä. Näin saamme uusia työkaluja ja ideoita fasilitointiin nykyaikaisia työskentelytapoja, jotka sopivat tämän päivän organisaatioissa toimiville ihmisille. Piritta kertoo ryhmien vetämisestä ja työkaluista tekijän ja kokemuksen kautta, käytännönläheisesti ja selkeästi. Piritta on ihan ässä! Kädessäsi on kansainvälisestikin katsoen ainutlaatuinen käsikirja, johon on koottu konkreettiset ohjeet ja työkalut hyvien työpajojen vetämiseen oli sitten aiheena ongelmanratkaisu, suunnittelu tai kehitysprosessi. Lukemisen ja fasilitoinnin iloa! Pepe Pepe Nummi on toiminut valmentajana ja fasilitaattorina vuodesta 1998. Hän on Grape People Finland Oy:n toimitusjohtaja, Suomen ensimmäinen sertifioitu ammattifasilitaattori, CPF (Certified Professional Facilitator), sekä Suomen fasilitaattorit ry:n perustajajäseniä ja ensimmäinen puheenjohtaja. 9
Monimutkaistuva maailma edellyttää uusia tapoja yhdistää asiantuntemusta Mitä on fasilitointi ja miksi sitä tarvitaan? Yhä nopeammin monimutkaistuvassa maailmassa asiantuntemuksen yhdistäminen ja osaamisen jakaminen ei ole pelkästään tärkeä menestystekijä vaan peräti selviytymisen avain. Innovointi ei ole pelkästään tuotekehittäjien velvollisuus. Mutta miten koko organisaatiokulttuuri voidaan muuttaa innovatiivisemmaksi aktivoimalla kaikki toimijat mukaan? 10
Kun johtaja ei enää voi löytää kaikkia ratkaisuja yksin, tarvitaan ryhmä asiantuntijoita yhdistämään voimavaransa. Ehkä mukaan tarvitaan sidosryhmienkin edustajia. Miten heidät saadaan innostumaan ja aktivoitumaan? Miten rohkaisemme toisiamme ylittämään sektorirajat ja epämukavuuden pelot, jotta voimme yhdessä luoda aidosti uusia ratkaisuja? Järjestetään siis työpaja! Innovointi ei kuitenkaan parane lisäämällä palavereita eikä sitoutuminen lisäänny keskustelemalla jollei tilanteita fasilitoida hyvin. Kuinka monesti olet ollut työpajassa, joka on tuntunut pelkältä ajan hukalta? Elämä on liian lyhyt hukattavaksi junnaaviin keskusteluihin ja tuloksettomiin ryhmätöihin. Fasilitointi on neutraalia ryhmäprosessin ohjaamista. Sisällön tuottamisesta vastaavat osallistujat he vastaavat viime kädessä myös tekemistään päätöksistä ja toimenpiteistä sekä niiden tekemättä jättämisestä. Fasilitaattorin tehtävänä on avustaa ja sparrata ryhmän työskentelyä puuttumatta asiasisältöön. Hän suunnittelee ryhmätyöprosessin ja valitsee siihen parhaiten sopivat työkalut sekä huolehtii siitä, että ryhmän koko kapasiteetti tulee tehokkaasti hyödynnettyä, jotta tilaisuuden tavoitteet saavutetaan. Fasilitoida voi strategian luomista ja jalkauttamista, muutosten suunnittelua ja jalkauttamista, konfliktien selvittämistä, verkostotapaamisia, tutkimustulosten käsittelyä ja tiimien kehittämisen eri vaiheita. Itse olen erityisen kiinnostunut Luovan ongelmanratkaisun prosessin soveltamisesta organisaation kehittämisen eri tilanteisiin. Ongelmalla tässä tarkoitetaan sellaista ongelmaa, johon ei ole vain yhtä vastausta tai yhtä oikeaa ratkaisua, ja joka ei ole filosofinen ollako vai eikö olla -tyyppinen. Luova ongelmanratkaisuprosessi sopii tilanteisiin, joissa ongelman ratkaiseminen edellyttää mielikuvitusta, useiden vaihtoehtojen esille nostamista. Ongelma voi olla tekninen tai ihmisiin liittyvä, se voi olla nykyhetkessä vaikuttava tai tulevaisuuden mahdollisesti mukanaan tuoma muutos, johon tulee reagoida proaktiivisesti. 11
Ammattifasilitaattori kirjan kirjoittajana Kiinnostuin Luovasta ongelmanratkaisusta (Creative Problem Solving, CPS) todenteolla, kun huomasin, että teen ryhmäprosesseista itseni näköisiä hyvässä ja pahassa. Työpajoissani syntyi satoja ideoita ja perusteellisia toimenpidesuunnitelmia nopeasti, luovasti ja vauhdikkaasti. Tämän kääntöpuoli oli se, että toisinaan kävi jälkeenpäin ilmi, että lähtötilannetta ei ollut analysoitu riittävästi, jolloin toimenpiteet eivät ratkaisseetkaan oikeaa ongelmaa eikä tavanomaisesta päästy oikeasti irti, koska pohdittiin samaa kysymystä kuin ennenkin. Keskityin myös paljon enemmän suuren ideamäärän tuottamiseen kuin ideoiden analysointiin kun itse asiassa päätösten tekeminen on sitä tärkeämpää (ja vaikeampaa), mitä enemmän vaihtoehtoja on. Sitten kuulin, että selkeytysvaihe Luovan ongelmanratkaisun prosessin alussa voi olla jopa 60 prosenttia. CPS-prosessi koostuu kuudesta vaiheesta, joista kolme ensimmäistä liittyy selkeytykseen mistä voinee päätellä, että prosessin suunnitellut henkilö painottaa selkeyttämistä merkittävästi enemmän kuin minä. Päätin tasapainottaa omien työpajojeni prosessit ja auttaa ryhmiä olemaan kärsivällisiä selkeyttäjiä, vaikka se olisi sekä heille että minulle luonteen vastaista. Päätin myös auttaa osallistujia olemaan luovia ideoijia siinä vaiheessa, kun sen aika on, ja tekemään yhtä antaumuksella hyvän analyysin eri vaihtoehdoista. Ehkä fasilitoinnin oppiminen on sinulle helpompaa tämän kirjan avulla. Olen peruskoulutukseltani taiteen maisteri ja toimin ammatikseni fasilitaattorina Grape People -nimisessä yrityksessä. Grape People on erikoistunut organisaatioiden kehittämiseen fasilitoinnin keinoin. Yrityksemme on fasilitoinnin pioneeri Suomessa, ja yhtenä päämääränämme on fasilitoinnin edistäminen kouluttamalla fasilitaattoreita. Intohimonani on opettaa fasilitointitaitoja kaikille, joita aihe kiinnostaa ja vähän niillekin, joita ei. Olen valmistunut kuvataideopettajaksi, mikä näkyy työssäni siinä, että käytän mielellään taidelähtöisiä fasilitointikeinoja aina silloin, kun se tuo lisäarvoa työskentelyyn. 12
Vuosia sitten päätimme keskittyä nimenomaan fasilitointitaitojen valmentamiseen. Fasilitoimme toki itsekin, mutta haluamme valmentaa fasilitaattoreita, koska se on pitkäjänteisesti paljon vaikuttavampaa. On parempi opettaa kalastamaan kuin myydä kaloja. Missiomme on lisätä demokratiaa, hyvinvointia ja innovointia maailmassa sitä kautta, että yhä useampi esimies ja johtaja osaa osallistaa. Miksi kirjoittaa raivorehellinen, konkreettinen kirja luovuudesta? Toimiessani fasilitaattorivalmentajana huomasin, että minulla ei ollut riittävän hyvää oheismateriaalia vain valtavan pitkä ppt-tiedosto, jossa oli muutamia ranskalaisia viivoja joka sivulla. Se ei ollut riittävä tukeakseen valmennuksen oppien siirtymistä arkeen ja fasilitoinnin periaatteiden ja työkalujen kertaamista. Ei myöskään ollut olemassa yhtä kirjaa, joka olisi kattanut Luovan ongelmanratkaisun fasilitointivalmennuksen koko sisällön ja jonka olisin voinut nimetä oheislukemiseksi. Niinpä keväällä 2011 sain idean kirjoittaa kirjan, johon on tiiviisti koottuna fasilitaattorin ydinkompetenssit sekä tavanomaisimmat työkalut CPS-prosessin kaikkiin vaiheisiin. Kirjasta tuli lopulta yleisteos ryhmien vetäjille koska työkalut ovat sovellettavissa niin moniin eri tilanteisiin. Fasilitointi- ja luovuuskirjoja on työpaikkani kirjahyllyt pullollaan, mutta tällaista kokonaispakettia ei ollut vielä tullut vastaan. Fasilitointi- ja CPS-kirjallisuutta on englanniksi runsaasti, mutta usein yksi teos keskittyy yhteen tai muutamaan työkaluun perinpohjaisesti tai teos on teoreettisempi ilman konkreettisia käytännön työkaluja. Creative Education Foundation on julkaissut monia luovaa ongelmanratkaisua käsitteleviä teoksia, mutta niissä ei mennä kovin syvälle fasilitointitaitoihin: siihen, miten menetelmiä käytetään ja miten erilaisia työpajojen prosesseja rakennetaan käytännössä. Epäilin aluksi, että ehkä minulla ei ole mitään uutta kerrottavaa. Onko tuleva kirja täynnä itsestäänselvyyksiä? Maailma on täynnä luovuuskirjoja. Miksi kirjoittaa vielä yksi lisää? 13
Sitten olin palaverissa kahden kollegan kanssa. Toinen esitti idean. Sanoin heti, mikä siinä oli pielessä. Sanat suusta päästettyäni huomasin tappaneeni yhden idean. Enkä ainoastaan sitä vaan ehkä seuraavatkin ideat, jotka näin jäivät syntymättä. Ja olen sentään luovan työskentelyn valmentaja ja tiedän, että näin ei saa tehdä. Yhtä lailla tiedän, miten käyttää väkivallattoman vuorovaikutuksen mallia (NVC) 1, mutta hermostuessani unohdan kaiken oppimani. Aina voi oppia lisää, ja jos ei muuten, niin ainakin oppimalla saman asian monta kertaa eri kanavien kautta. Näin asia ehkä lopulta siirtyy käytäntöön käytöksen tasolle. Jokainen esimies tarvitsee fasilitointitaitoja Tämä kirja antaa konkreettiset työkalut, joiden avulla voi aktivoida koko jengin mukaan toiminnan ja tuotteiden kehittämiseen vähitellen tai radikaalimmin. Aktivointi tapahtuu kahdenkeskisissä kohtaamisissa, kokouksissa ja työpajoissa. Puuseppä-ystävälleni työpaja tarkoittaa tilaa, jossa on saha ja sirkkeli niin myös fasilitoinnissa on kyse konkreettisesta tilasta, jossa tehdään oikeita töitä. Jotta jengin saa aidosti aktivoitua, vaaditaan työskentelyn ohjaajalta neutraaliutta ja läpinäkyvyyttä sekä keskustelun strukturointia: fasilitaattorin taitoja. Käytännön arjessa ryhmän vetäjä on usein itse osa ryhmää eikä neutraalius ole yksiselitteistä. Siirtyminen asiantuntijan roolista fasilitaattoriksi ei ole helppoa. Taito ohjata osallistavia ryhmäprosesseja ja käyttää siinä parhaita mahdollisia, kuhunkin tilanteeseen sopia työkaluja on jo nyt esimiesten, projektipäälliköiden, kehittäjien ja konsulttien ydinkompetenssia ja sen merkitys kasvaa koko ajan. Tämä käsikirja on tarkoitettu heille luovan ongelmanratkaisun ammattimaiseen ohjaamiseen. Luovien työpajojen vetämisessä ei ole kyse ainoastaan siitä, miten ryhmät saadaan tuottamaan paljon villejä ideoita. Ryhmän vetäjän on oivallettava koko prosessi: 14
Vetämiini fasilitointivalmennuksiin tulee yleensä osallistujia, jotka ovat olleet töissä tuotekehityksessä, henkilöstön kehittämisessä tai projektipäällikköinä yli 20 vuotta ja he kertovat oppivansa valtavasti uutta. Ehkä uutta ei ole teoria eivätkä työkalutkaan vaan se, miten jokainen tulee ajatelleeksi niiden käyttämistä omassa työssään. Toivon, että tämä kirja tarjoaa mahdollisuuden pysähtyä hetkeksi pohtimaan omaa toimintaa työpajojen vetäjänä (ja ideointiin osallistujanakin). Jalostamalla tässä kirjassa esitellyt menetelmät pidemmälle ja soveltamalla niitä omaan työhön syntyy varmasti jotain uutta. Miten fasilitointia voi oppia vain kirjan lukemalla? Tämän käsikirjan avulla syvennät taitojasi ryhmien vetäjänä, opit suunnittelemaan toimivia ryhmäprosesseja ja valitsemaan erilaisiin tilanteisiin sopivat työkalut. Näillä eväillä saat samalla osallistujaporukalla lyhyemmässä ajassa aiempaa enemmän aikaiseksi. Toisaalta saatat myös havaita, että perusteellinen ongelmanratkaisuprosessi vie arvioimaasi enemmän aikaa, jotta saadaan aikaiseksi oikeita asioita ja ideoidaan ratkaisuja oikeisiin ongelmiin. Fasilitointivalmennuksissamme Grape Peoplessa olemme havainneet, että osallistujat pitävät fasilitointia ja tässä kirjassa esiteltyjä ryhmätyökaluja yleensä helppoina ja yksinkertaisina kunnes joutuvat kokeilemaan niitä käytännössä ryhmän edessä. Jos itse kerron asioita, voin kontrolloida puheeni kestoa ja tyyliä sekä lopputulosta. Jos laitan ryhmän pohtimaan, annan samalla pois suuren osan vallasta. Ryhmä 15
voi reagoida yllättävin tavoin, ja ideointi voi ajautua aivan eri suuntaan kuin tarkoitin. Siksi työkalut kannattaakin harjoitella niin hyvin, että niitä voi käyttää nopeasti vaihtuvissa tilanteissa tarpeen mukaan. Fasilitointia ei voi oppia kirjaa lukemalla vaan tekemällä. Pelkästään tekemällä saattavat monet yksityiskohdat puolestaan unohtua ja oma toiminta urautua. Niinpä tämän käsikirjan tarkoitus on syventää osaamistasi ja tukea henkilökohtaista kehittymistäsi ryhmien vetäjänä, olit sitten aloittelemassa tai jo ammattifasilitaattori. Mukana on runsaasti työkaluja, jotta ne innostaisivat kokeilemaan vaihtoehtoisia tapoja ja auttaisivat löytämään omiin tilanteisiin parhaiten sopivat. Kirja myös kertoo selkeästi, kuinka työkaluja käytetään ryhmän kanssa ja miten ne sidotaan osaksi työpajan prosessia. Toivottavasti teksti tulee lähelle lukijaa monien käytännön esimerkkien ja tarinoiden välityksellä. Mukana ei ole ainoastaan menestystarinoita, koska arkisempiin tilanteisiin on helpompi samaistua ja pieleen menneistä asioista voi oppia paljon ja mieleenjäävästi. Tarinat auttavat näkemään, miten prosessi etenee ja miten yhdestä menetelmästä jatketaan seuraavaan. Kirjan lopussa on lista työkaluista ja sivunumerot, joilla ne esiintyvät, jotta voit helposti löytää työkalun kuvauksen, kun se mainitaan jossain toisessa yhteydessä. 16