Raportointiklinikka Erasmus Intensiivikurssit & Liikkuvuus Erasmus-seminaari 29.9.2011 Hämeenlinna Ulla Tissari ja Päivi Pihlaja
Session rakenne Erasmus Liikkuvuus Raportoinnin periaatteet Erasmus Intensiivikurssit Raportoinnin periaatteet Sähköisen raportointityökalun käyttö (Demo) Erasmus Intensiivikurssit Talousraportointi
Raportoinnit syksyllä 2011 Liikkuvuuden 2010-11 loppuraportointi 31.10.2011 Intensiivikurssien 2010-11 loppuraportointi 31.10.2011 Raportointiohjeet kannattaa lukea läpi ennen raportoinnin aloittamista! http://www.cimo.fi/erasmus [Valittu toiminto] Osallistujalle Hallinnointi 2010-2011
Raportointiklinikka Erasmus Liikkuvuus Päivi Pihlaja
Siirtomahdollisuudet (MOB) Lukuvuonna 2010-11 toimintojen välillä voi siirtää: - enintään 20 % opiskelijavaihtoapurahoista harjoittelijavaihtoapurahoihin (tai päinvastoin) - enintään 20 % opettajavaihtoapurahoista henkilökuntavaihtoapurahoihin (tai päinvastoin) - enintään 20 % OM-tuesta opiskelija- ja harjoittelijavaihtoon ja/tai opettaja-ja hlökuntavaihtoon - enintään 20 % opettaja- ja henkilökuntavaihdon apurahoista opiskelija- ja harjoittelijavaihtoon - opiskelija- ja harjoittelijavaihtoapurahoista ei saa siirtää muihin toimintoihin.
Siirtomahdollisuudet 2 (MOB) Muita siirtoja ei sallita. Jos korkeakoulu/konsortio päättää tehdä siirtoja, siitä tulee ilmoittaa etukäteen kirjallisesti CIMOon. Tehdyt siirrot raportoidaan myös loppuraportin yhteydessä erillisellä lomakkeella. Maksetut apurahat eivät saa ylittää käytettävissä olevan tuen määrää missään toiminnossa Käytettävissä oleva tuki = myönnetty tuki +/- siirrot Ensi vuonna 2011/12 siirtomahdollisuudet muuttuvat aiempaa joustavammiksi.
OM-tuki Perustuu arvioituun liikkujien määrään Laskutapa: tuki liikkujaa (yksikköä) kohti Kategoriat: 1-25 / 26-100 / 101-400 / 401- Jos määrä arvioitua vähempi, osa voidaan periä takaisin Liikkumavara: 10 % arvioiduista liikkujista Mahdollisuus tehdä siirto muihin kategorioihin
Loppuraportin osat (MOB) 1. Sähköinen raportointityökalu tulostettavat talousraportit ja excel-taulukot liikkujista 2. Ilmoitus tehdyistä siirroista (erill. lomake) 3. Raportti OM-tuen käytöstä (vapaamuotoinen - vain tuen kokonaiskäyttö) 4. Saapuneiden opiskelijoiden ja harjoittelijoiden lukumäärät maittain (sähk. webropol-lomake) 5. Sanallinen raportti Erasmus-liikkuvuudesta (webropol)
Loppuraportin osat (MOB) SÄHKÖISESTI 1. Sähköinen raportointityökalu https://erasmusreporting.cimo.fi/ 4. Saapuneiden opiskelijoiden ja harjoittelujoiden lukumäärät maittain (sähk. webropol-lomake) 5. Sanallinen raportti Erasmusliikkuvuudesta (webropol; Word-pohja kirjoittamisen avuksi) PAPERITSE Tulostetaan toiminnoittain talousraportit (2 kpl / toiminto) ja excel-listat liikkujista allekirjoitukset (laillinen edustaja) 2. Ilmoitus tehdyistä siirroista (erillinen Word-lomake) 3. Raportti OM-tuen käytöstä (vapaamuotoinen)
Sähköinen raportointi, tunnus Korkeakouluittain luotu 1 kpl (tai pyynnöstä useampia) raportointitunnuksia Raportointi 31.10.2011 mennessä Katseluoikeus 30.11.2011 asti
Sähk. raportointi - Muistilista (MOB) Maksetut apurahat eivät ylitä käytettävissä olevan tuen määrää missään toiminnossa Yksittäiselle liikkujalle maksettu tuki ei ylitä apurahan maksimimäärää (poikkeus: force majeure-tapaukset) Vaihtojen kestot ovat sääntöjen mukaiset EILC-kurssin kesto on laskettu mukaan vaihdon kestoon ja EILC-apuraha sisällytetään vaihdon apurahasopimukseen normaalin Erasmus-apurahan lisäksi Vain yksi opiskelijavaihto per opiskelija (ei poikkeuksia edes nolla-apurahalla)
Vaihtojakson kesto SMS+SMP (MOB) Keston raportointi sekä apurahan maksu tapahtuvat toteutuneen keston mukaan Kesto määritellään osallistumistodistuksesta (esim. Letter of Confirmation), jonka vastaanottava korkeakoulu / organisaatio täyttää vaihdon lopuksi
Vaihtojakso, pyöristys (MOB) Pyöristys: Jos vaihdon kesto yli 3 kk, voidaan kesto pyöristää seuraavaan täyteen kuukauteen, jos edellinen täysi kuukausi ylittyy vähintään 2 viikolla (= 14 pv) Keston voi myös raportoida ¼ kuukauden tarkkuudella Vaihtojakson vähimmäis- / enimmäiskesto: määrittely tapahtuu todellisten aloittamis- ja päättymispäivämäärien perusteella: ei voi pyöristää Jos ehdot eivät täyty (tai apurahan kesk. kuukausimäärä sallittua suurempi) force majeursyistä > ilmoitus CIMOon & merkintä raporttiin
Apurahan suuruudet SMS: 200-350 SMP: 200-500 Poikkeus: Bulgaria, Liettua, Romania, Turkki: < 440. Myös nk. nolla-apuraha jos muutoin täyttää kaikki Erasmus-vaihdon ehdot (opas 4.3.) Opettaja- ja henkilökunta: kokonaisapuraha enimmäismäärään vaikuttaa todellinen kesto (1-7 pv / 8-14 pv / 15-42 pv) kohdemaa (päivämohtaiset maksimit ks. opas liite 3)
Tiedon syöttäminen sähköisesti Vaihtojen tiedot syötetään joko Yksitellen tai Koottuina csv-taulukoiksi. Järjestelmä huomauttaa virheellisestä tiedosta Listaus virheiden tarkistaminen
Raporttien tulostaminen Talousraportti Display Allekirjoitettava talousraportti TARK. Ei voi olla enemmän kuin Erasmus-tuki! Tulostetaan 2 kpl toiminnoittain + excel-listat Excel-listat liikkujista Sovita paperille Syötettyjen tiedot näyttävä kokonaisina Vaakamuoto, fonttikoon pienennys
Kiitos!