Päivitetty viimeksi 22.1.2016 NURMIJÄRVEN KUNTA/ ALEKSIA -LIIKELAITOS TYHY-SIB HANKESUUNNITELMA 1. HANKKEEN TAUSTA TYHY-SIB on Sitran koordinoima julkisen sektorin työntekijöiden työhyvinvoinnin edistämiseen liittyvä vaikuttavuusinvestointihanke, jossa hyödynnetään tulosperusteista palkkiomallia. Vaikuttavuusinvestointi on toimintatapa- ja rahoitusinnovaatio, jossa maksetaan vain saavutetuista tuloksista. Varsinaisena tulosperusteisena palvelupalkkiona asiakasorganisaatio maksaa erikseen sovittavan osuuden sairauspoissaolojen vähenemisen ja muun mahdollisen mitattavissa olevan myönteisen kehityksen aikaan saamasta kustannussäästöstä. TYHY-SIB -hankkeessa työnantajan taloudellinen panostus on 15 /henkilö. Tällä se saa käyttöönsä kilpailutetun, laadukkaan ja vaikuttavan palvelukokonaisuuden. Palvelukokonaisuuteen sisältyy taustakartoitus, työkyvyn johtamisen kehittäminen, työkyvyn hallinta, yksilön työkyvyn arviointi ja kehittäminen, työkyvyn vahvistaminen ja ylläpito sekä henkinen hyvinvointi. Sitran lisäksi hankkeessa ovat osarahoittajina ja/tai asiantuntijoina mukana sosiaali- ja terveysministeriö, Työterveyslaitos, Keva, Tampereen yliopisto, Tampereen teknillinen yliopisto ja Finnish Consulting Group. Käytännön toimijoina palvelukokonaisuuden toteutuksessa ovat mukana Aino Health Management, Trainer's House, TietoTaito Group ja Headsted. Sitrasta oltiin kuntaan yhteydessä vaikuttavuusinvestoinnista syksyllä 2014. Helmikuussa 2015 Sitran johtava asiantuntija Mika Pyykkö kävi esittelemässä yleisesti vaikuttavuusinvestointihanketta ja Tyhy-SIB:iä. Huhtikuussa 2015 kunnan johtoryhmässä keskusteltiin aiheesta ja päädyttiin ehdottamaan Aleksia -liikelaitosta pilotoimaan Tyhy-SIB-hanketta. Hankkeen valmistelussa kunnassa olivat mukana Aleksia liikelaitoksen palvelujohtaja Anu Savander-Hämäläinen, hallintojohtaja Jukka Anttila, henkilöstöpäällikö Leena Ojala, talousjohtaja
Pekka Kivilevo, työhyvinvointisuunnittelija Tiina Nurmi ja laskentapäällikkö Anna-Miia Liimatta. Myös Aleksia-liikelaitoksen johtoryhmä osallistui hankkeen valmisteluun. Kunnan ulkopuolelta valmistelukeskusteluihin osallistuivat Mika Pyykkö, toimitusjohtaja Jyrki Eklund Aino Helath Management Oy:stä ja Jussi Savukoski Epiqus Oy:stä. Hanketta valmisteltiin huolellisesti, koska mukaan lähteminen tarkoittaa uudenlaisten toimintatapojen käyttöönottamista esim. työkykyjohtamisessa ja sairauspoissaolojen hallinnassa. Tyhy-SIB -hankkeen talousarviovaikutukset kohdentuvat vuodesta 2017 eteenpäin. Talousvaikutukset tullaan myös huomioimaan vuoden 2017 talousarviota laadittaessa. Kunnanhallitus teki päätöksen hankkeeseen mukaan lähtemisestä kokouksessaan 21.9.2015. Päätös tehtiin kunnanhallituksessa, koska hankesopimus tehdään ainakin kolmeksi vuodeksi ja yli yhden talousarviokauden ajalle sijoittuvat kustannukset kuuluvat kunnanhallituksen päätösvaltaan. Kunnanhallituksen päätös tuli lainvoimaiseksi 21.10.2015. Tyhy-SIB -hankkeen sopijaosapuolina ovat kunta/aleksia -liikelaitos sekä Social Impact Bond (SIB) -instrumenttia hallinnoiva Epiqus Oy. Sopimuskausi on 3 vuotta. Sopimus allekirjoitettiin Sitran antaman aikataulun mukaisesti 25.11.2015. Aleksia -liikelaitoksen sairauspoissaolot ovat vaihdelleet vuosina 2009-2014 siten, että alimmillaan poissaoloja on ollut 16,1 päivää/ henkilö ja korkeimmillaan 23 päivää/ henkilö. Poissaolojen määrä on ollut suurempi kuin kunnassa keskimäärin. Valtakunnallisesti tarkasteltuna Aleksian poissaolot ovat siivous- ja ruokapalvelujen keskitasoa. Aleksiassa on puututtu sairauspoissaolojen suureen määrään mm. noudattamalla kunnan puheeksiotto-ohjeistusta sekä Aktiivinen tuki -toimintamallia. Lisäksi asiassa on konsultoitu turvallisuus ja työhyvinvointiyksikköä ja työterveyshuoltoa esim. ergonomian parantamisessa sekä työyhteisöongelmien käsittelyssä. SAIRAUSPOISSAOLOJEN KEHITYS/ ALEKSIA LIIKELAITOS 2014 2013 2012 Aleksia 22,3 20,4 21,5 Ruokapalvelut 27,3 16,3 20,1 Siivouspalvelut (sis. 15,2 26,1 22,0
hallinto) Koko kunta 16,5 16,0 17,5 Sairauspoissaolojen määrät (sp/ hlö) 2013-2015 TUNNUSLUKUJA V. 2014/ ALEKSIA LIIKELAITOS Henkilötyövuodet Sairauspoissaolojen aiheuttamat sijaiskustannukset Työterveyshuollon kustannukset Aleksia liikelaitos 176,74 179 139 111 675 Ruokapalvelut 101,41 143 359 69 494 Siivouspalvelut 68,88 34 530 37 738 (sis. hallinto?) Aleksia yhteiset/ hallinto 1 250 4 443 Nurmijärvellä toteutettiin vuonna 2015 Kevan Kaari -työhyvinvointikysely, jonka tavoitteena oli kartoittaa työntekijöiden työhyvinvoinnin tilaa ja kokemuksia työn sujuvuudesta. Kyselyn osa-alueet olivat johtaminen työyksikössä, kehityskeskustelut, johtaminen organisaatiossa, työn sujuminen työyhteisössä, työtehtävät ja omat voimavarat sekä asiakkaat ja yhteistyö. Kuntatasoisesti tuloksia voitiin verrata muihin kuntiin ja siinä vertailussa Nurmijärven kunnan tulokset kokonaisuudessa olivat keskitasoa paremmat. Aleksian tulokset kunnassa sisäisesti toimialoihin tai liikelaitoksiin verrattuna ovat keskitasoa. Vastausprosentti jäi kyselyssä alhaiseksi ja koko Aleksiassa se oli 57% (ruokapalvelut 68% ja siivouspalvelut 25%). Aleksian henkilöstöstä n. 80% kokee työhyvinvoinnin pysyneen ennallaan tai menneen parempaan suuntaan viimeisen vuoden aikana. Kyselyyn vastanneista 21% on sitä mieltä, että työhyvinvoinnin kehitys on mennyt selvästi parempaan suuntaan. 84% vastaajista kokee työnantajan tukevan jatkamaan työuralla mahdollisimman pitkään. Vastaajista 85% kokee työssään melko korkeaa tai korkeaa työn imua. Kyselyn perusteella kehityskeskustelujen käyminen ei toteudu täysin: noin 80% kertoo käyvänsä esimiehensä kanssa etukäteen suunnitellun
kehityskeskustelun. Myös työn suunnittelussa pitkällä tähtäimellä työyhteisössä, perehdyttämisessä, työyksikön tavoitteiden tuntemuksessa sekä mahdollisuudessa ammatilliseen kehittymiseen koetaan olevan kehittämisen varaa. Johtoryhmässä tehtiin kyselyn tulosten perusteella johtopäätöksiä henkilöstön työhyvinvoinnista ja siinä nostettiin Aleksian vahvuuksiksi hyvä työilmapiiri, asiakkaat sekä mielekäs työ. Kehittämiskohteiksi nousivat tiedonkulku ja -jakaminen, yhteisten pelisääntöjen luominen ja noudattaminen muutoksissa sekä eri tasoilla yksilöiden oman asenteen kehittäminen suhteessa työkyvyn ylläpitämiseen ja työssä jaksamiseen. 2. HANKKEEN TAVOITTEET 2.1 Hankkeen tavoitteet Sitran näkökulmasta Sitran tavoitteet TYHY-SIB-hankkeessa ovat: 1. Vähentää sairauspoissaoloja ja niihin liittyviä suoria ja epäsuoria kustannuksia Suomen kunnissa: Toteuttaa ennaltaehkäisevää, proaktiivista ja tuloksellista työkykyjohtamista Suomen kunnissa. Koota asiakkaille valmiiksi helppo, laadukas, vaikuttava ja vähäriskinen palvelukokonaisuus, joka sisältää metodin ja työkalut työhyvinvoinnin tasokorotukseen yhteisö- ja yksilötasolla. 2. Löytää Suomen tuloksiin sidottava toimintamalli, jossa yhteiskunnallisesti merkittäviä haasteita ratkaistaan yksityistä rahoitusta hyödyntämällä. 2.2 Hankkeen tavoitteet Aleksia liikelaitoksen näkökulmasta Aleksian näkökulmasta hankkeen tavoitteena on henkilöstön työhyvinvoinnin lisääntyminen, mikä näkyy: sairauspoissaolojen ja sijaiskustannusten vähenemisenä ja työn tuottavuuden lisääntymisenä
työterveyskustannusten pienenemisenä Lisäksi tavoitteena on löytää malli uudenlaisesta vaikuttavasta toimintatavasta työkykyjohtamisessa hyödynnettäväksi koko kunnassa sekä lisätä esimiesten osaamista ja välineitä työkykyjohtamiseen. 3. HANKKEEN JOHTAMINEN JA ORGANISOINTI Hankkeen vastuuhenkilönä kunnassa toimii liikelaitosjohtaja Anu Savander-Hämäläinen ja hänen työparinaan toimii työhyvinvointisuunnittelija Tiina Nurmi. Kunnanjohtaja nimesi hankkeelle ohjausryhmän, johon kuuluvat henkilöstöpäällikkö Leena Ojala, työhyvinvointisuunnittelija Tiina Nurmi, JHL:n pääluottamusmies Taina Karjalainen ja palvelujohtaja Anu Savander-Hämäläinen. Ohjausryhmän tehtävänä on toimia hanketta toteuttavan tahon apuna ja tukena, ohjata yhteistyön etenemistä, seurata hankesuunnitelman toteutumista sekä ohjata hankkeen tuloksellista toimintaa. Ohjausryhmä myös käsittelee hankkeen väli- ja loppuraportit. Hankkeen loppuraportti hyväksytään kunnan johtoryhmässä. Kunnan sisällä yhteistyökumppanieita hankkeessa ovat työterveyshuolto ja työsuojelu sekä talouspalvelut. Hankkeen etenemisestä tiedotetaan säännöllisesti myös Aleksian johtokuntaa sekä kunnan johtoryhmää. 4 HANKKEEN VAIHEET 4.1 Hankkeen käynnistäminen: kesä 2015 - tammikuu 2016 Kunnanhallituksen päätös 21.9.2015, päätös on lainvoimainen 21.10.2015 Työrukkasten ja ohjausryhmän nimeäminen ja vastuista sopiminen Hankesuunnitelman tekeminen Yt-menettely/ Siivouspalvelujen henkilöstökokous (+ruokapalvelujen esimiehet) 18.11.2015
Ruokapalvelujen henkilöstökokous 20.1.2016 Yt-ryhmä 8.12.2015 Sopimuksen allekirjoitus 25.11.2015 Aikatauluista ja toimenpiteistä sopiminen yhteistyökumppaneiden kanssa Henkilökunnalle tiedottaminen, esimiesten sitouttaminen 4.2 Toimenpidevaihe: alkaen helmikuu 2016 Yhteistyökumppaneiden kanssa sovittavat toimenpiteet erillisen aikataulun mukaisesti Ohjausryhmän tapaamiset tarpeen mukaan Dokumentointi Hankkeen jatkuva arviointi 4.3 Hankkeen päättäminen: tammikuu 2019 Hankkeen loppuraportti Tulosten arviointi Tuloksista tiedottaminen yhteistyökumppaneiden kanssa sovittavalla tavalla
5 AIKATAULU Hanke käynnistyy alla olevan aikataulun mukaisesti. Aikataulua tarkennetaan ja täsmennetään hankkeen alettua tarpeen mukaan. Tammikuu Helmikuu Maaliskuu Huhtikuu Toukokuu Syyskuu Nykytilaselvitys tietopyynnön mukaan 15.1. mennessä 7.1.- 5.2 välisenä aikana johdon valmistelevat haastattelut Lyhyt infotilaisuus 20.1. ruokapalvelu- henkilöstölle Työterveyshuollon roolin kartoitus tammikuussa tai helmikuun alussa Tietotaidon toteuttamin haastatteluin Johdon valmennuspäivät 10.2. ja 11.2. 2.3. infotilaisuus koko Aleksian henkilöstölle Sähköinen terveys- ja työkykykysely avautuu 3.3. I Esimiesten valmennuspäivä 8.3. Terveysanalyysien teko aloitetaan maaliskuun lopulla PULSSI muutoksen johtamisjärjestelmän käyttöönotto Johdon ja esimiesten valmennus pulmatilanteiden Ainon ja Headstedin hoitopolut alkavat huhtikuussa terveysanalyysien jälkeen II Esimiesten valmennuspäivä 19.4. Health-Managerjärjestelmän käyttöönotto 20.4.2016 HealthDesk terveyspuhelinpalvelu alkaa 1.5.2016 (siirtyy mahdoll. 1.8.2016 alkaen) III Esimiesten valmennuspäivä 13.9.
käsittelyyn (maalis-huhtikuulla)
6 RESURSSIT JA KUSTANNUKSET Projektin resurssit muodostuvat kuntaorganisaatiossa pääasiassa käytettävästä työajasta. Kustannukset muodostuvat SIB-rahastolle maksettavasta osanottomaksusta 3000, käytetystä työajasta sekä työterveyshuollon kanssa tehtävän yhteistyön kustannuksista. Työterveyshuollon kustannuksiin on vuodelle 2016 budjetoitu 108 000, joista todennäköisesti säästyy osa, kun henkilöstön käynnit työterveyshuollossa vähenevät. SIB-rahastolle maksettava alkukustannus muodostuu kertaluonteisesta osanottomaksusta, joka on 15 / henkilö, yht. 3000. Myöhemmin tulevista kustannuksista Sitra on käyttänyt hankkeen esittelyssä seuraavaa esimerkkiä: Esimerkkilaskelma 200 työntekijän organisaatio Asiakasorganisaatio maksaa toiminnan käynnistyessä kertaluonteisen osanottomaksun 15 euroa/työntekijä eli yhteensä 3000 euroa SIB-rahastolle SIB-rahasto (EpiqusOy) maksaa palveluntuottajakoalitiolle ko. palvelujen (netto)tuotantokustannukset noin 300 euroa/työntekijä/vuosi eli yhteensä noin 60 000 euroa/vuosi Auditoija todentaa sairauspoissaoloissa toimintavuoden aikana tapahtuneet muutokset seuraavan vuoden alussa Sairauspoissaolopäivät vähentyneet toimintavuoden aikana lähtötilanteeseen verrattuna keskimäärin kaksi päivää/työntekijä Asiakasorganisaatio maksaa tulospalkkiona 200 x 2 x 175 euroa (osa sairauspoissaolopäivän hinnasta) eli yhteensä 70 000 euroa SIB-rahastolle, josta puolestaan maksetaan tuotantokustannukset 60 000 euroa (sijoitettu pääoma) 10 %:n tuotto pääomalle 6000 euroa tulospalkkio palveluntuottajille ja hallinnointi- yms. kulut 4000 euroa Ensimmäisen toimintavuoden jälkeen sairauspoissaoloissa tapahtuneen muutoksen todentaminen tehdään puolivuosittain, vertailukohtana aina alkuperäinen lähtötilanne 7 DOKUMENTOINTI
Hankkeeseen liittyvistä kokouksista tehdään asianmukaiset muistiot ja hankkeeseen liittyvät dokumentoinnit tallennetaan Aleksia liikelaitoksen toimesta. 8 HANKKEEN VIESTINTÄ/ TIEDOTTAMINEN Käynnistäminen: Aleksian henkilöstön tiedottaminen: siivouspalvelut + ruokapalvelujen esimiehet 18.11.2015 ruokapalvelujen henkilöstö 20.1.2016 Hankesuunnitelma tiedoksi liikelaitoksen johtokunnalle, kunnan johtoryhmälle, henkilöstöjaokseen, yhteistyöryhmään ja työsuojelutoimikuntaan Toimenpidevaihe: Päätös: 9 HANKKEEN PÄÄTTÄMINEN JA RAPORTOINTI Hanke kestää sopimuksessa määriteltävän ajan. Hankkeesta laaditaan sen päätyttyä raportti, jossa arvioidaan vaikutuksia sekä mahdollisia jatkotoimenpiteitä työkykyjohtamisen kehittämiseksi Aleksiassa ja koko kunnassa.