Tarvepohjainen toimintamalli kotihoitoon: oikea määrä hoitajia oikeassa paikassa oikeaan aikaan Keski-Suomen ikäihmisten ja omaishoidon kärkihankkeen valmistelutilaisuus 3.8.2016
Kysyntä kasvaa, mutta kuinka paljon? Väestöennuste: eri ikäryhmien muutos 2015-2040 Suomi 20-64v 75v+ 120% 75v täyttäneiden osuus väestöstä lähes kaksinkertaistuu vuoteen 2040 mennessä 100% Työikäinen väestö pysyy kuitenkin nykytasolla 80% 60% 40% +95% 20% 0% Meillä ei tule olemaan varaa palkata niin paljon lisää henkilöstöä kuin kehitys vaatisi -20% Hoitajien saatavuus tulee heikkenemään työikäisen väestön osuuden pienentyessä Lähde: Suomen virallinen tilasto (SVT): Väestöennuste [verkkojulkaisu]. ISSN=1798-5137. Helsinki: Tilastokeskus [viitattu: 27.8.2015]. Saantitapa: http://tilastokeskus.fi/til/vaenn/index.html 2
Kuulostaako tutulta? Yleisiä haasteita Asiakkaiden ja omaisten näkökulma Aina tulee eri hoitaja käymään Suunniteltu palveluaika ei toteudu / En saa sitä, mistä maksan Hoitajilla on niin kova kiire / hoitajat tulevat vain kääntymään Hoitajanäkökulma On niin kova kiire / Ei ole aikaa asiakkaiden kohtaamiseen / Asiakaspaikkoja tulee vain koko ajan lisää / emme saa työrauhaa Esimiehet Alueellani on liian vähän hoitajia / On paljon sairauspoissaoloja / Sijaisten metsästämiseen menee tolkuttomasti aikaa Ylempi johto / veronmaksajien näkökulma On paineita parantaa tuottavuutta / Välittömän työajan osuus on alhainen Tehdään vain temppuja eikä katsota mitä asiakas oikeasti tarvitsisi, esim. kuntoutuakseen tai terveystilansa ylläpitämiseen (vaikuttavuus) 3
? Voisiko kotihoidon prosesseja sekä johtamis- ja toiminnanohjausperiaatteita kehittämällä lieventää tai jopa poistaa osan näistä haasteista?
Kaksi ilmiötä heikentävät samanaikaisesti kotihoidon tuottavuutta, hoidon laatua ja työhyvinvointia Tarvepohjaisessa toimintamallissa pyritään poistamaan näiden ilmiöiden juurisyyt 1. Väärä määrä hoitajia ovat väärässä paikassa väärään aikaan Tapa joilla työvoima kohdennetaan tiimeihin/lähipalvelualueille aiheuttaa kroonista vajaamiehitystä Tiimin asiakastarve (ja hoitajien määrä) vaihtelee merkittävästi päivästä toiseen, mutta suunniteltu vuorovahvuus on lähes vakio 2. Kotihoidon ruuhkahuiput..: lisäävät työvoiman tarvetta heikentää palvelun laatua.. sekä hoitajien työhyvinvointia Prosenttia maksimikapasiteetista 100% 90% 80% 70% 60% 50% 40% 30% 20% 10% 0% Välitön asiakastyö Matka-aika* Kapasiteetti 6.30 7.00 7.30 8.00 8.30 9.00 9.30 10.00 10.30 11.00 11.30 12.00 12.30 13.00 13.30 14.00 14.30 15.00 15.30 16.00 16.30 17.00 17.30 18.00 18.30 19.00 19.30 20.00 20.30 21.00 21.30 22.00 5
Asiakastarve (kysyntä) ja hoitajien hoitotyöhön käytettävissä oleva työaika (tarjonta) vaihtelee päivittäin Kysynnän vaihtelu Uudet asiakkaat Palvelun piiristä poistuvat asiakkaat Nykyasiakkaiden palvelutarpeen muutokset (esim. äkillinen palvelutarpeen kasvaminen) Keskeytykset: asiakkaiden vuodeosastojaksot ja sairaalasta kotiutuminen Tarjonnan vaihtelu Sairauspoissaolot (äkilliset ja ennalta tiedossa olevat sairauspoissaolot) Lomat Sijaisten (tai vuokratyövoiman) saatavuus Työvuorosuunnittelun käytännöistä ja säännöistä johtuen käytettävissä oleva hoitajatyöpanos usein vaihtelee (esim. käytännössä käytettävissä oleva hoitajatyöpanos monesti pienenee työvuorojakson loppua kohti) à Lähipalvelualueen toteutuva hoitajatyöpanos ei usein vastaa työvuoron tarvetta! 6
Esimerkki Jos väärä määrä hoitajia on väärässä paikassa väärään aikaan vajaamiehitystilanteita esiintyy vaikka hoitajia olisi riittävästi Esimerkki eräästä kuntayhtymästä Asiakastuntien vaihtelu kuukauden keskiarvosta (viikkotasolla) 60% 40% 20% 0% -20% -40% -60% Tiimi 1 Tiimi 2 Tiimi 3 Kunta Kuntayhtymä 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 Viikko 7
Esimerkki Ilmiö on hyvin yleinen ja se esiintyy myös päivätasolla (1/2) Esimerkki kunta 1 Asiakastuntien vaihtelu kuukauden keskiarvosta (päivätasolla) 40% 30% 20% Alue 1 Alue 2 Alue 3 Kunta 10% 0% -10% -20% -30% 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 Päivä Asiakastarpeen ja hoitajien määrän vaihtelu päivästä toiseen vähenee kun yksikkökoko kasvaa LUOTTAMUKSELLINEN 8
Esimerkki Ilmiö on hyvin yleinen ja se esiintyy myös päivätasolla (2/2) Esimerkki kunta 2 Asiakastuntien vaihtelu kuukauden keskiarvosta (päivätasolla) 30% 20% 10% Alue 1 Alue 2 Alue 3 Kunta 0% -10% -20% -30% 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 Päivä 9
Tiimin todellinen hoitajatarve vaihtelee asiakastarpeen mukaan, mutta suunniteltu vuorovahvuus pysyy lähes vakiona Vuorovahvuus (tunneissa) Työvuoron suunniteltu vuorovahvuus Työvoimapuskuri jolla tiimi varautuu kiireellisiin päiviin Suunniteltu vuorovahvuus ei aina toteudu poissaolojen takia Vajaamiehitys sairauspoissaolojen takia Ylimiehitys (välittömän työajan osuus jää tavoitteesta) Todellinen työvoimatarve Tällä vuorovahvuudella tavoiteltu välittömän työajan osuus toteutuisi Työvoimatarpeen vaihtelu samassa työvuorossa eri päivinä (Eri viikkoja, päiviä tai työvuoroja) 10
Tulevaisuus: mitoitus ajattelusta luovutaan ja siirrytään tarvepohjaiseen resursointiin Tasainen kuormitus on välttämättömyys tasaiselle palvelulaadulle ja kiireen vähentämiselle Vuorovahvuus (tunneissa) Tiimin oman henkilöstön suunniteltu vuorovahvuus Työvoiman tarve (välittömän työajan tavoite toteutuu) Tarpeen mukaan vaihteleva määrä liikkuvia hoitajia Useammassa työvuorossa osa hoitajista ovat lainassa Omat hoitajat riittävät kattamaan asiakastarpeen esim. 30% työvuoroista Tiimin omat hoitajat Tiimin vakituiset työntekijät hoitavat suuremman osan asiakkaiden käynneistä, vähentäen asiakkaiden hoitajien vaihtelua Ylimiehitys (välittömän työajan osuus jää tavoitteesta) Työvoimatarpeen vaihtelu samassa työvuorossa eri päivinä (Eri viikkoja, päiviä tai työvuoroja) 11
Kaksi ilmiötä heikentävät samanaikaisesti kotihoidon tuottavuutta, hoidon laatua ja työhyvinvointia Tarvepohjaisessa toimintamallissa pyritään poistamaan näiden ilmiöiden juurisyyt 1. Väärä määrä hoitajia ovat väärässä paikassa väärään aikaan Tapa joilla työvoima kohdennetaan tiimeihin/lähipalvelualueille aiheuttaa kroonista vajaamiehitystä Tiimin asiakastarve (ja hoitajien määrä) vaihtelee merkittävästi päivästä toiseen, mutta suunniteltu vuorovahvuus on lähes vakio 2. Kotihoidon ruuhkahuiput..: lisäävät työvoiman tarvetta heikentää palvelun laatua.. sekä hoitajien työhyvinvointia Prosenttia maksimikapasiteetista 100% 90% 80% 70% 60% 50% 40% 30% 20% 10% 0% Välitön asiakastyö Matka-aika* Kapasiteetti 6.30 7.00 7.30 8.00 8.30 9.00 9.30 10.00 10.30 11.00 11.30 12.00 12.30 13.00 13.30 14.00 14.30 15.00 15.30 16.00 16.30 17.00 17.30 18.00 18.30 19.00 19.30 20.00 20.30 21.00 21.30 22.00 12
Esimerkki Merkittävä osa kotihoidon haasteista liittyvät joko suoraan tai epäsuorasti ruuhkahuippu -ilmiöön Korkein ruuhkahuippu määrittää resurssitarpeen koko työvuorolle Välittömät asiakastunnit ja hoitajakapasiteetti (työtunnit) päivän eri kellonaikoina* 16 14 12 Työtunnit Matka-aika Asiakastunnit 10 8 6 4 2 0 *Viiden minuutin tarkkuudella 13
Esimerkki Perustuuko ruuhkahuippu vain todelliseen asiakastarpeeseen? Välittömät asiakastunnit eri kellonaikoina (asiakkaiden käyntitiheyden mukaan) 8 6 37 % ruuhkahuipun asiakastyöstä 4 Yli 1 käynti / pv 2 Alle 1 käynti / pv 0 14
Havainnollist ava kuva Palvelutuotannon tasaaminen on välttämättömyys kasvavaan asiakastarpeeseen vastaamiseksi Aika (h) Nykytilanne Tavoite Hoitajakapasiteetti Sijaiset/vuokratyövoima Ulkopuolisen työvoiman tarve vähenee Työvoimapuskuri Ainoastaan aikakriittisiä käyntejä 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 Kellonaika 15
Tarvepohjaisen toimintamallin tavoitteena on tuottavuuden, laadun ja henkilöstön työhyvinvoinnin kehittäminen samanaikaisesti Käytännön tavoitteet ovat toisistaan riippuvaisia Ensisijainen vaikutus Toissijainen vaikutus Välittömän työajan osuuden nostaminen tavoitetasolle Oman työvoiman riittävyyden parantaminen (työvoiman saatavuuden turvaaminen myös äkilliseen tarpeeseen) Tuottavuuden parantaminen (kotihoidon tuntihinnan laskeminen /kustannuskehityksen hillitseminen) Vähemmän virheitä, kerralla oikein Ulkopuolisen tilapäistyövoiman tarpeen vähentäminen Laadukkaiden palvelujen turvaaminen Työn mielekkyys Asiakkaiden hoitajien vaihtuvuuden vähentäminen Työhyvinvoinnin kehittäminen Palvelutuotannon rauhoittaminen ja kiireen vähentäminen toiminnan suunnitelmallisuutta ja tasaisuutta parantamalla Suunnitellun palveluajan toteutuminen (toimenpidekeskeisyydestä kohti asiakkaan kohtaamista) Motivoitunut työvoima, vähemmän kiirettä Toiminnan vaikuttavuuden edistäminen Aikaa asiakkaan kohtaamiseen ja kuntouttavaan työotteeseen 16
Esimerkkejä tarvepohjaisen toimintamallin tuloksista Porvoo Välittömän työajan osuus nousi noin 24% (9%-yks.) (2013à2014). Sijaiskustannukset laskivat 37%, mikä vastaa noin 136 000 vuositasolla. Siilinjärvi Välittömän työajan osuus nousi 54%à61% (1/2015à6/2015) Tämä on merkittävin uudistus työurani aikana. Minulla on nyt enemmän aikaa asiakkaiden kanssa ja voin rauhassa tehdä myös kuntouttavaa työtä. 24 vuotta kotihoidossa työtä tehnyt kodinhoitaja Eija Selkäinaho Porvoosta on erittäin tyytyväinen muutoksiin. Peruspalvelukuntayhtymä Kallio Lyhytaikaisten sijaisten käyttö laski 34% (2012à2013) Rahaa säästyy Laatu paranee Palvelutuotanto rauhoittuu 17
Yhteenveto Perinteisessä kotihoidon toimintamallissa turvaudutaan etukäteissuunnitteluun: joudutaan ennustamaan asioita, jotka ovat heikosti ennustettavissa Tiimin hoitajien käyntilistoja suunnitellaan päiviksi (jopa viikoiksi) etukäteen, mm. koska se on aikaa vievää ilman teknisiä apuvälineitä. Valmiille listoille tarvitaan tekijää / muutokset aiheuttaa häslinkiä. Tiimin käytettävissä oleva työpanos usein ei vastaa tarvetta, koska sekä toteutuva asiakastarve että hoitajien vuorovahvuus vaihtelee työvuoroittain Jos väärä määrä hoitajia on väärässä paikassa väärään aikaan, niin vajaamiehitystilanteita esiintyy joissakin tiimeissä vaikka yksikkötasolla olisi riittävästi hoitajia Tarvepohjaisen toimintamallissa toiminta perustuu lähes reaaliaikaisiin toteutuviin tarpeisiin, jolloin ennustamisen tarve vähenee ja tarve ohjaa toimintaa. Toiminnanohjausjärjestelmän avulla käyntilistasuunnittelua ( kuka tekee mitäkin ) voidaan nopeuttaa niin, että käyntilistat (ideaalitilanteessa) suunnitellaan vasta hetki ennen työvuoron alkamista Tarvepohjaisella toimintamallilla vastataan kysymykseen: kuinka monta hoitajaa tiimeissä/alueilla tarvitaan seuraavassa työvuorossa, ja mistä heidät saadaan?. Resurssipoolilla tasataan hoitajien kuormitusta ja varmistetaan että työvoimaa on tarjolla siellä missä sitä eniten tarvitaan Ruuhkahuippu lisää työvoiman tarvetta, pahentaa hoitajien kiirettä ja heikentää palvelun laatua. Ruuhkahuippu on myös merkittävä este työvoiman joustavalle liikkuvuudelle. Palvelutuotannon tasaaminen on lähes mahdotonta, jos työvuorossa oleva hoitajamäärä ei ole sopeutettu vastaamaan työvuoron asiakastarvetta 18
Lisää aiheesta Nämä julkaisut ovat vapaasti ladattavissa verkosta Tarvepohjainen toimintamalli kotihoitoon: mikä se on ja miten se otetaan käyttöön? www.innokyla.fi/hankkeet Tarvepohjainen toimintamalli kotihoitoon Mikä se on ja miten se otetaan käyttöön? Miten vastata kotihoidon kasvavaan kysyntään? http://shop.kunnat.net/product_detail s.php?p=3014 Kotihoito 2020: 10 askeleen ohjelma kotihoitoon http://www.nhg.fi/uutiset.php?aid=16452 19
Kiitos! Johan Groop, TkT johan.groop@nhg.fi 050-3581610 20