Vihdin kunta, kalusteiden tarjouspyyntö liite 2: Kelpoisuus- ja vähimmäisvaatimukset 1/9 1. Poissulkemisperusteet ja erikseen pyydettävät selvitykset Tarjoaja, joka syyllistyy olennaisesti väärien tietojen antamiseen toimittaessaan pyydettyjä tietoja suljetaan tarjouskilpailusta pois. Vaatimukset ja ehdot koskevat myös tarjoajan mahdollista alihankkijaa siltä osin kuin alihankkija on vaatimuksissa mainittu. Tarjoajan on rekisteröidyttävä tai sitouduttava rekisteröitymään Tilaajavastuu.fi palveluun tai vastaavaan sähköiseen palveluun, joka on tilaajalle maksuton ja sisältää vastaavantasoiset palvelut, josta tilaaja voi halutessaan tarkastaa kelpoisuusvaatimusten täyttymisen työnantajavelvoitteiden osalta. Mikäli rekisteröityminen ei ole mahdollista, tarjoajan on sitouduttava toimittamaan tilaajalle maksutta 3 kk välein tilaajan pyytämiä selvityksiä koko sopimuskauden ajan. Rekisteröitymisvaatimus liittyy tilaajan harmaan talouden ehkäisemiseen. Valitse vastausvaihtoehto, johon sitoudutte: Tilaaja on jo rekisteröitynyt Tilaajavastuu.fi palveluun tai vastaavaan palveluun Tilaaja sitoutuu rekisteröitymään Tilaajapalvelu.fi palveluun tai vastaavaan ennen sopimuksen alkamista Tarjoaja ei voi rekisteröityä em. palveluun, mutta sitoutuu toimittamaan selvitykset vaaditun mukaisesti. Mikäli edellä mainittu rekisteröityminen on jo tehty, mihin palveluun tarjoaja on rekisteröitynyt: Mikäli tarjoaja ei voi perustellusta syystä sitoutua rekisteröitymään Tilaajapalvelu.fi palveluun tai vastaavaan, on annettava perusteltu, miksi rekisteröityminen ei ole mahdollista: 2. Verojen ja sosiaaliturvamaksujen maksaminen Tarjoaja (ja hänen alihankkijansa) on maksanut verot ja sosiaaliturvamaksut. Asia on tarkistettavissa joko Tilaajapalvelu.fi tai vastaavasta palvelusta tai tarjoaja toimittaa maksutta tilaajalle pyynnöstä itsestään ja ilmoittamistaan alihankkijoista veroviranomaisen todistuksen maksetuista veroista ja sosiaaliturvamaksuista tai verovelkatodistuksen tai selvityksen siitä, että verovelkaa koskeva suunnitelma on tehty. Tilaaja pidättää itsellään oikeuden ratkaista, hyväksyykö se sellaisen tarjoajan tarjouksen, jolla on velkaa tai maksusuunnitelma veloista.
Vihdin kunta, kalusteiden tarjouspyyntö liite 2: Kelpoisuus- ja vähimmäisvaatimukset 2/9 Tarjoaja (ja hänen alihankkijansa) on maksanut eläkevakuutusmaksut. Asia on tarkistettavissa joko Tilaajapalvelu.fi tai vastaavasta palvelusta tai tarjoaja toimittaa tilaajalle maksutta pyynnöstä itsestään ja ilmoittamistaan alihankkijoista vakuutuslaitoksen todistuksen maksetuista eläkevakuutusmaksuista tai velkatodistuksen tai selvityksen siitä, että velkaa koskeva suunnitelma on tehty. Tilaaja pidättää oikeuden ratkaista, hyväksyykö se sellaisen tarjoajan tarjouksen, jolla on velkaa tai maksusuunnitelma veloista. Tarjoaja (ja hänen alihankkijansa) noudattavat itseään koskevaa työehtosopimusta sekä seuraavia ILOn yleissopimuksia. Tarjoajan ja alihankkijoiden tulee noudattaa itseään koskevaa työehtosopimusta sekä vähintään ILOn yleissopimuksia 87/1948, 98/1949, 29/1930, 105/1957, 138/1973, 182/1999, 100/1951 ja 111/1958. Tarjoaja sitoutuu pyydettäessä toimittamaan maksutta selvityksen työhön sovellettavasta työehtosopimuksesta tai keskeisistä työehdoista. Selvitystä ei tarvitse liittää tarjoukseen. 3. Rekisteritiedot Tarjoaja (ja hänen alihankkijansa) on merkitty kaupparekisteriin. Tarjoajan on toimitettava pyynnöstä maksutta kaupparekisteriote itsestään ja ilmoittamistaan alihankkijoista. Ulkomaisen tarjoajan on toimitettava maksutta pyynnöstä ja siinä esitetyssä määräajassa vastaavat tiedot sijoittumismaansa lainsäädännön mukaisella rekisteriotteella, joka on käännetty suomen kielelle. Jos tarjoajaa (tai alihankkijaa) ei ole merkitty kaupparekisteriin, tulee hänen selvittää ne seikat, joihin rekisteröimättömyys perustuu. Jos tarjoajaa (tai alihankkijaa) ei ole merkitty kaupparekisteriin, selvitys siitä: Tarjoaja (ja hänen alihankkijansa) on merkitty ennakkoperintärekisteriin, työnantajarekisteriin sekä arvonlisäverovelvollisten rekisteriin. Tarjoajan on toimitettava tilaajalle maksutta pyynnöstä selvitys itsestään ja ilmoittamistaan alihankkijoista koskien rekisteröitymistä em. rekistereihin. Ulkomaisen tarjoajan on toimitettava maksutta pyynnöstä ja siinä esitetyssä määräajassa vastaavat tiedot sijoittumismaansa lainsäädännön mukaisella rekisteriotteella, joka on käännetty suomen kielelle.
Vihdin kunta, kalusteiden tarjouspyyntö liite 2: Kelpoisuus- ja vähimmäisvaatimukset 3/9 4. Taloudellinen ja rahoituksellinen tilanne / Tarjoajan soveltuvuuden vähimmäisvaatimukset ja tarjoukseen liitettävät selvitykset Tarjoajalla on hankinnan laatuun ja laajuuteen nähden riittävät taloudelliset edellytykset hankinnan suorittamiseen. Tätä ominaisuutta arvioidaan vakavaraisuudesta, maksukykyisyydestä, kannattavuudesta ja luottokelpoisuudesta saatujen tietojen perusteella. Tarjoajan luottotietojen tulee olla häiriöttömät. Tarjoaja myös sitoutuu pyydettäessä toimittamaan maksutta luottolaitoksen (Suomen Asiakastieto Oy tai D&B Finland) lausunnon. Lausuntoa ei tarvitse liittää tarjoukseen tarjouksen jättöhetkellä. Tarjoajan tulee pyynnöstä olla valmis toimittamaan tilaajalle maksutta kolmen (3) edellisen vuoden tilinpäätöstiedot. Tarjoajalla on hankinnan laajuuteen ja sisältöön nähden kokemusta vastaavista toimituksista. Tarjoajalla tulee olla kaksi (2) referenssikohdetta tätä hankintaa vastaavista toimituksista viimeisen kolmen (3) vuoden ajalta. Referenssien tulee koskea sen tyyppisiä toimituksia kuin mihin tarjoaja tässä tarjouskilpailussa osallistuu. Mikäli tarjoaja on ollut sopimussuhteessa vastaavasta hankinnasta Vihdin kunnan kanssa, voi tilaaja asettaa itsensä yhdeksi tarjoajan referenssiksi, vaikka tarjoaja ei ole maininnut tarjouksen referenssiluettelossa Vihdin kuntaa. Referenssejä koskevat selvitykset annetaan tarjouspyynnön liitteellä 5 Referenssiluettelo (excel-tiedosto). Ellei käynnistyvällä yrityksellä ole referenssitietoja, tarjoajan (yrityksen) tulee toimittaa niiden sijasta liiketoimintasuunnitelma. 5. Taloudellinen ja rahoituksellinen tilanne / Alihankinta kahdesta referenssistä, joita koskevat tiedot on esitetty liitteessä 5 (Referenssiluettelo) Tarjoajalla ei ole yllä mainittua kahta referenssiä, mutta tarjouksen liitteenä on liiketoimintasuunnitelma. Tarjoaja vastaa alihankkijansa työstä kuin omastaan. Tilaaja varaa itselleen oikeuden pyytää maksutta alihankkijoista vastaavat kelpoisuutta koskevat selvitykset, joita tarjoajalta voidaan edellyttää. Tilaaja voi perustellusta syystä kieltää tietyn alihankkijan käyttämisen. Kyllä, tarjoaja käyttää alihankkijaa/alihankkijoita, joita koskevat tiedot on esitetty liitteessä 4 Alihankkijaluettelo. Samalla tarjoaja vakuuttaa, että alihankkijaluetteloon nimetyt yritykset ovat tilaajavastuulain mukaisesti hoitaneet velvoitteet. Ei, tarjoaja ei käytä alihankkijaa/alihankkijoita
Vihdin kunta, kalusteiden tarjouspyyntö liite 2: Kelpoisuus- ja vähimmäisvaatimukset 4/9 6. Hankintaa koskevat vähimmäisvaatimukset / Toimitusehto, toimitusaika ja hinnat Tarjoajan toimitusehdon tulee olla TOP Vihti tilauksen tehnyt taho, kuljetus vakuutettuna toimittajan lukuun, paikoilleen käyttökuntoon asennettuna, pakkausjätteet pois kuljetettuna vähintään 500 euron (alv 0 %) tilauksissa (Finnterms 2001). Tuotteet toimitetaan perille sisätiloihin tilaajan osoittamaan paikkaan. Toimitusaika on arkisin klo 8-15 välillä ellei tilaajan kanssa muuta sovita. Korkeintaan 500 euron (alv 0 %) tilauksissa tarjoaja on oikeutettu perimään pientoimituslisän, jonka määrä on korkeintaan 10 % tilauksen arvosta tai korkeintaan 50 euroa (alv 0 %). Pientoimituslisää koskeva vastaus vaikuttaa tarjouksen hintavertailussa liitteen 1 (Tarjouspyynnön kaluston erittely) ohella kunkin liitteessä 1 mainitun Tuoteryhmän osalta alla mainitulla tavalla. Ei, tarjoaja ei veloita pientoimituslisää (5 pistettä) Kyllä, tarjoaja veloittaa pientoimituslisää korkeintaan 10 euroa 500 euron tilauksissa alv 0 % (2 pistettä). Pientoimituslisän määrä (euroa tai % tilauksen arvosta): Kyllä, tarjoaja veloittaa pientoimituslisää joka on suurempi kuin 10 euroa (korkeintaan 50 euroa) 500 euron tilauksissa alv 0 % (0 pistettä). Pientoimituslisän määrä (euroa tai % tilauksen arvosta): Tarjoajan tarjoamien sekä muiden sen vakiomallistossa olevien kalusteiden toimitusaika on korkeintaan 30 työpäivää tilauksesta tämän tarjouspyynnön mukaisissa hankinnoissa. Vaatimus ei koske muita kuin vakiomallistoon kuuluvia tuotteita eikä esimerkiksi muihin kuin vakiomallistoihin kuuluvia verhoilukankaita ja levymateriaaleja. Mahdollisissa minikilpailutuksissa toimitusaika voidaan määritellä erikseen. Tarjottujen hintojen tulee sisältää kaikki kulut lukuun ottamatta mahdollista edellisessä kohdassa mainittua pientoimituslisää. Hintojen tulee kattaa tuotteet, toimituskulut, asennus ja asennukseen liittyen pakkausjätteiden pois vienti. Muita kuluja kuin edellä mainittu pientoimituslisä ei saa periä (esim. laskutuslisä, rahti tms.). Tarjouslomakkeella tarjottujen tuotteiden hintojen tulee olla kiinteitä 12/24 kk sopimuksen solmimisesta/koko sopimuskauden. Hintojen kiinteys ja mahdolliset muutokset on kuvattu tarkemmin liitteellä Sopimusluonnos.
Vihdin kunta, kalusteiden tarjouspyyntö liite 2: Kelpoisuus- ja vähimmäisvaatimukset 5/9 Tarjoajan tulee ilmoittaa tarjoamiensa tuotteiden hinnat tarjouspyynnön liitteen 1 Tarjouspyynnön kalusteiden erittely -lomakkeella kappalehintoina euroa/kpl alv 0 %. Kyllä, tarjoaja on täyttänyt liitteen 1 Tarjouspyynnön kalusteiden erittely (excel-tiedosto) ohjeiden mukaisesti Tähän tarjouspyyntöön tarjotuista tuotteista tulee sitoutua koostamaan tilaajalle veloituksetta nettohinnoiteltu hinnasto pdf-formaatissa, mikäli tarjoaja tulee valituksi toimittajaksi. Hinnasto tulee toimittaa tilaajalle pyynnöstä sopimuksen solmimisvaiheessa ja sitä tulee sitoutua päivittämään tarvittaessa sopimuskauden aikana. Muista valikoimissaan olevista tuotteista siinä Tuoteryhmässä missä on tullut valituksi toimittajaksi tarjoajan tulee toimittaa tilaajalle veloituksetta pdf-muotoinen hinnasto, josta myönnetään tilaajan alennusprosentin mukainen alennus. 7. Hankintaa koskevat vähimmäisvaatimukset / Asiakaspalvelu Tarjoajalla tulee olla suomenkielinen asiakaspalvelu. Palvelun tulee olla suomenkielistä vähintään seuraavissa asioissa: asiakaspalvelu, puhelinvaihde, myynti, laskutus ja asennus. Toimittajan asiakaspalvelun tulee lähtökohtaisesti olla toiminnassa työpäivinä maanantaista perjantaihin vähintään klo 9-14. Tarjoajan tulee nimetä Vihdin kunnalle yhteyshenkilö, johon tilaajan edustajat voivat olla yhteydessä suoraan mahdollisen sopimuskauden aikana. Yhteyshenkilöitä voi olla enemmän kuin yksi (esimerkiksi Tuoteryhmäkohtaisesti). Myynnin yhteyshenkilön ei tarvitse olla sama kuin sopimuksen hallinnan yhteyshenkilö. Henkilö tai henkilöt tulee nimetä viimeistään sopimusneuvotteluissa jos tarjoaja valitaan toimittajaksi. Tarjoaja sitoutuu antamaan myymistään tuotteista maksutonta käyttöopastusta tilaajalle (esim. työtuolien säädöt). Tilaajan luona tehtävä kalusteiden mitoituspalvelu (sisustussuunnittelu sisältäen tarvekartoituksen ja kalusteiden sijoitussuunnitelman) hankintakohteeseen minikilpailutuksen euromäärään asti tulee sisältyä veloituksettomana tarjoajan palveluun sopimuskaudella. [vai tulisiko olla sisällöltään suppea-alaisempi vaatimus]
Vihdin kunta, kalusteiden tarjouspyyntö liite 2: Kelpoisuus- ja vähimmäisvaatimukset 6/9 Toimittajan edustajan käynti tilaajan luona on tilaajalle veloituksetonta. Mikäli tilaaja pyytää toimittajan edustajan käymään kohteessa arvioimassa kalustustarvetta, opastamassa käytössä tms., tämän tulee olla tilaajalle veloituksetonta sopimukseen liittyvää palvelua. 8. Hankintaa koskevat vähimmäisvaatimukset / Tilaus, maksuehdot ja laskutus Tilaukset voidaan tehdä maksutta sähköisesti. Sähköisellä tilaamisella tarkoitetaan tässä sähköpostia ja/tai tarjoajan sähköistä tilausjärjestelmää, jonka käyttö on tilaajalle maksutonta. Maksuehdon tulee olla vähintään 21 pv netto. Viivästyskoron tulee olla enintään lain mukainen (korkolaki 340/2002). Tarjoaja sitoutuu laskuttamaan tuotteet tilauskohteittain tilaavan yksikön antamin viitetiedoin, joiden tulee näkyä laskussa. Tarjoajalla tulee olla käytössään sähköinen verkkolaskutus. 9. Hankintaa koskevat vähimmäisvaatimukset / Tarjottaviin tuotteisiin liittyvät vaatimukset Tarjottavien tuotteiden tulee soveltua julkisiin tiloihin ja ammattimaiseen käyttöön jokaisessa hankinnan Tuoteryhmässä. Tarjottujen tuotteiden tulee täyttää julkitilakalusteille asetetut standardit tai vastaavat normit (esim. SFS-EN 16139) sen mukaisesti, mihin kohderyhmään niitä on tarjottu. Tarjottavien tuotteiden tulee olla tarjoajan vakiomalliston kalusteita, joiden saatavuutta ja ominaisuuksia koskevat tämän tarjouspyynnön ja sen liitteiden vaatimukset. Tarjottujen tuotteiden takuun tulee olla vähintään viisi (5) vuotta toimituksesta.
Vihdin kunta, kalusteiden tarjouspyyntö liite 2: Kelpoisuus- ja vähimmäisvaatimukset 7/9 Tarjottujen tuotteiden ja niiden varaosien saatavuustakuun tulee olla vähintään 24 kuukautta sopimuskauden alusta lukien. Saatavuustakuu koskee niitä tuotteita, jotka tarjoaja tarjoaa tämän tarjouspyynnön liitteessä 1 Kalusteiden erittely. Tarjoajalla tulee olla internet-pohjainen tilausjärjestelmä, www-sivusto, sähköinen kuvasto tai vastaava sähköinen toiminto, jonka kautta tilaaja voi maksutta tutustua tuotteisiin ja niiden ominaisuuksiin suomen kielellä. Tarjottavista tuotteista tulee olla maksutta saatavilla suomenkieliset käyttöohjeet. Tarjoajan on tallennettava muistitikulle tarjouksen liitteeksi tuote-esitenippu Tuoteryhmäkohtaisesti niistä liitteen 1 mukaisista Tuoteryhmistä, joihin tarjoaa tuotteita. Tiedot tulee esittää niin tarkasti, että tarjousten ehdottomien vaatimusten toteutuminen on mahdollista tehdä tarjousasiakirjojen perusteella. Yhden Tuoteryhmän tuotteita koskevat esitteet on ladattava yhtenä esitenippuna (esim. Toimistokalusteet). Kaikkien tarjottujen tuotteiden verhoilun (huonekalutekstiilin) tulee täyttää seuraavat vähimmäisvaatimukset: hankauksenkesto vähintään 50 000 Martindalea, nyppyyntymiseli pillinkikerroin vähintään tasolla 4, värinkestävyys vähintään tasolla 4. Tarjottujen tuotteiden kangasverhoilujen tulee olla pestäviä. Pesu voidaan toteuttaa tarjoajan antamien ohjeiden mukaan joko vedellä, höyryllä tai kuivapesuna tuotteesta/kankaasta riippuen. Ainakin yhden edellä mainituista vaihtoehdoista tulee olla mahdollista valita jokaisen tarjotun verhoillun kalusteen osalta. Tarjottujen tuotteiden levymateriaalin formaldehydipitoisuuden tulee olla korkeintaan 0,125 mg/m2h. Tämä on ehdoton vaatimus, mikäli tarjoaja tarjoaa levymateriaalia sisältäviä tuotteita. Tarjottujen tuotteiden verhoilukankaiden tulee täyttää paloturvallisuuden osalta standardien EN1021-1 ja EN1021-2 vaatimukset ja/tai SL 1. Niiltä osin kuin kalusteissa edellytetään olevan kalustelukko, selvitys siitä onko ko. lukko sarjoitettavissa (ei ehdoton kelpoisuus- ja vähimmäisvaatimus). Kyllä, kalusteiden lukot ovat sarjoitettavissa
Vihdin kunta, kalusteiden tarjouspyyntö liite 2: Kelpoisuus- ja vähimmäisvaatimukset 8/9 10. Hankintaa koskevat vähimmäisvaatimukset /Koulutus ja opastus Tarjoajan tulee sitoutua, mikäli tulee valituksi sopimustoimittajaksi, kouluttamaan ja opastamaan tilaajia oman tuotesektorinsa ja kohderyhmänsä mukaisten huonekalujen osalta. Koulutus- ja opetustilaisuuksia voidaan järjestää kunkin liitteen 1 mukaisen Tuoteryhmän osalta 1-2 kertaa vuodessa. Tilaisuudessa voi olla myös muu tai muita ko. Tuoteryhmän sopimustoimittajia. Tilaisuus kutsutaan koolle tilaajan toimesta. Tilaisuudessa toimittaja kertoo ja opastaa oman tuotesektorinsa ja kohderyhmänsä kalusteiden ajankohtaisista asioista, kalusteiden toiminnallisuudesta eri kohteissa ja käyttötarkoituksissa sekä opastaa tilaajia siinä, mitä asioita kalusteita tilatessa tulisi ottaa huomioon. Koulutus- ja opastustilaisuudet ovat tilaajalle veloituksettomia. 11. Hankintaa koskevat vähimmäisvaatimukset /Ympäristö ja laatu Tarjoajalla on sertifioitu ympäristöjärjestelmä (esim. ISO 14001 tai vastaava) tai toimintaa koskeva ympäristömerkki (esim. Pohjoismainen ympäristömerkki tai vastaava) tai muu (esim. yrityksen oma, ei sertifioitu) ympäristöjärjestelmä. Oma järjestelmä voi olla esim. Ekokompassi tai yrityksen oma, itse luotu ympäristöjärjestelmä/-ohjelma. Tarjoajan ympäristöasioiden huomioimista koskeva selvitys tulee liittää tarjouksen liitteeksi. Selvitys tehdään täyttämällä liite 6 Ympäristölomake. Tämän lisäksi tarjoaja voi liittää tarjoukseen muita asiaan liittyviä selvityksiä. Tarjottujen tuotteiden tulee olla tuotettu voimassa olevan ympäristölainsäädännön mukaisesti. Tarjotuissa tuotteissa ei saa käyttää ftalaatteja eikä atsovärejä. Tarjoajan on vastaanotettava tuotteiden pakkausmateriaalit ja toimitettava kierrätettävät materiaalit asianmukaisesti kierrätykseen. Tarjouspyynnön edellytyksenä on tarjoushintaan sisältyvä pakkausjätteen poisvienti. Tarjoajan tulee olla sitoutunut pakkausjätteiden hyötykäyttövelvoitteen toteutumiseen.
Vihdin kunta, kalusteiden tarjouspyyntö liite 2: Kelpoisuus- ja vähimmäisvaatimukset 9/9 Tarjoajan tulee toiminnassaan huomioida laatunäkökohdat. Valitse seuraavista vaihtoehdoista. Tarjoajalla on sertifioitu laatujärjestelmä (esim. ISO 9001 tai vastaava). Tarjoajalla on muu (esim. yrityksen oma, ei-sertifioitu) laatujärjestelmä/-ohjelma. Tarjoajan laatuasioiden huomioimista koskeva selvitys tulee liittää tarjoukseen. Selvitys tehdään täyttämällä liite 7 Laatulomake. 12. Sopimuksen aikainen raportointi ja asiakastyytyväisyys Valitulta toimittajalta edellytetään ostoraportit tuotekohtaisesti (ABC-analyysi) ja euromääräisesti eriteltynä tilaajan yhdyshenkilölle puolivuosittain sopimuskauden aikana. Raporttien tulee olla tilaajalle veloituksettomia. Valittavalta toimittajalta edellytetään, että se sitoutuu toteuttamaan tilaajan toimipisteille vuosittain asiakastyytyväisyyskyselyn, jonka tuloksia hyödynnetään toiminnan kehittämisessä. Asiakastyytyväisyystutkimusten tulokset tulee antaa tilaajan sopimusyhteyshenkilölle tiedoksi ja tietoja tulee käyttää toimittajan toiminnan kehittämiseksi. Asiakastyytyväisyystutkimuksen teko on tilaajalle veloituksetonta. Tarjoajan allekirjoitus allekirjoitus nimenselvennys