Toimintamallin kuvaus 6/2015 Riikka Puusniekka, Sampo Anttila, Anna Kaihlanen
Sisällys Mistä Tajua mut! -toimintamallissa on kyse?... 3 Milloin Tajua mut! -toimintamallia käytetään?... 4 Tajua mut! -toimintamallin hyötyjä... 5 Toimintamallin vaiheet... 7 Vaihe 1 Puheeksiottaminen... 7 Vaihe 2 Tajua mut! -tietojärjestelmän käyttö... 9 Yksilöinti ja yhteystietojen syöttäminen järjestelmään... 9 Käyttäjän mahdollisuus hallita syöttämiään tietoja... 10 Käyttäjän mahdollisuus muokata omia tietoja... 11 Yhteyden syntyminen tietojärjestelmässä... 11 Järjestelmänvalvojan tehtävät... 12 Vaihe 3 Lippuparin muodostuminen... 14 Vaihe 4 Yhteistyö ja siihen valmistautuminen... 18 Tajua mut! -toimintamallista viestiminen... 22 Tajua mut! -toimintamallin jalkauttaminen... 25 Tajua mut! -toimintamallin jatkokehittäminen... 29 Lähteet... 30 Lisätietoa www.espoo.fi/tajuamut Tajua mut Espoo Tajua mut Espoo! tajuamutespoo 2
Mistä Tajua mut! -toimintamallissa on kyse? Tajua mut! -toimintamallin tavoitteena on koordinoidun tuen tarjoaminen lapselle, nuorelle ja hänen perheelleen. Tämä tapahtuu moniammatillista yhteistyötä tiivistämällä ja tiedonkulkua tehostamalla. Käyttämällä toimintamallia ammattilainen huolehtii, että myös muut samasta lapsesta tai nuoresta huolta kantavat ammattilaiset tulevat tietoisiksi annetusta tuesta ja voivat osallistua olemassa olevaan yhteistyöhön. Toimintamalliin sisältyy tietojärjestelmä, jonka avulla ammattilainen voi lapsen tai nuoren ja tarvittaessa huoltajan suostumuksella osoittaa halunsa tehdä yhteistyötä muiden samaa lasta tai nuorta auttavien ammattilaisten kanssa. Toimintamalli perustuu avoimuuteen, yhteistyöhön ja vapaaehtoisuuteen eikä mitään lasta, nuorta tai perhettä koskevia tietoja käsitellä ilman asianomaisia tai heidän lupaansa. Tarjotusta avusta ja tuesta on aina mahdollisuus kieltäytyä. Espoossa Tajua mut! -toimintamallin kohderyhmänä ovat 9-28-vuotiaat lapset ja nuoret sekä heidän perheensä. Toimintamallia voivat käyttää kaikki kohderyhmän kanssa työskentelevät ammattilaiset. Toimintamalli täydentää, mutta ei korvaa muita käytössä olevia toimintatapoja. Sen käyttö ei poista ammattilaisen velvollisuutta aloittaa tukitoimet välittömästi lapsen, nuoren ja perheen kanssa mikäli tähän on tarvetta. Tajua mut! -toimintamalli kuvataan tarkemmin tämän dokumentin seuraavissa kappaleissa. Dokumenttiin sisältyy kuvaus siitä, missä tilanteissa toimintamallia käytetään, miten sitä käytetään ja mitkä ovat sen hyödyt. Dokumentin lopussa kuvataan myös se, miten toimintamallia on jalkautettu Espoossa ja miten toimintamallin kehittämisen osalta edetään lähitulevaisuudessa. Toimintamallikuvauksen lisäksi Tajua mut! -toimintamallin käyttöä tuetaan erillisellä koulutusmateriaalilla sekä käyttäjäoppaalla. Käyttäjäopas löytyy suomen- ja ruotsinkielisenä Tajua mut! -toimintamallin kotisivuilta osoitteesta: www.espoo.fi/tajuamut. Tässä toimintamallikuvauksessa Tajua mut! -toimintamalliin viitataan myös termillä toimintamalli ja kohderyhmään kuuluviin 9-28-vuotiaisiin termillä nuori. Tajua mut! - toimintamalliin koulutetuista ammattilaisista käytetään termejä ammattilainen, toimija sekä käyttäjä, kun puhutaan tietojärjestelmän käytöstä. 3
Milloin Tajua mut! -toimintamallia käytetään? Toimintamallin käyttötilanteet vaihtelevat palvelusta toiseen palvelun luonteesta riippuen. Pääsääntöisesti on sovittu, että ammattilaiset hyödyntävät mallia seuraavissa tilanteissa: ammattilainen kokee, että nuori tarvitsee tukea ammattilainen työskentelee jo säännöllisesti nuoren kanssa tukeakseen häntä ammattilainen tai huoltaja kokee, että nuorta voitaisiin auttaa sellaisilla palveluilla, joiden piirissä hän ei vielä ole on todennäköistä, että nuorta voitaisiin tukea paremmin ammattilaisten välisellä yhteistyöllä Edellä olevien yleisten kriteerien lisäksi on sovittu yhteistyössä eri toimijoiden kanssa toimintokohtaisista ohjeista. Kunkin toiminnon ohje on valmisteltu yhteistyössä kyseisen toiminnon esimiesten ja asiantuntijoiden kanssa. Ohjeita päivitetään tarpeen mukaan ja Tajua mut! -tiimi tukee ammattilaisia sekä ohjeiden laatimisessa että päivittämisessä. Toimintokohtaisten ohjeiden tarkoituksena on helpottaa toimintamallin hyödyntämistä tekemällä käytöstä systemaattista kytkemällä se olemassa olevaan työhön. Toimintamallia tarjotaan esimerkiksi aina tietyntyyppisten asiakkuuksien tai prosessien yhteydessä. Alla on lista valmistuneista ohjeista. Nämä ohjeet ovat saatavissa kunkin toiminnon esimiehiltä tai Tajua mut! -tiimiltä. Espoon kristillinen koulu Espoon kuvataidekoulu Espoon tyttöjen talo Espoon työväenopisto Etsivä nuorisotyö Grundskolorna och gymnasierna i Esbo Koulu- ja opiskeluterveydenhuolto Lastensuojelu Liikuntapalvelut Länsi-Uudenmaan poliisi Maahanmuuttajapalvelut Nuorisopalvelut Perhetyö ja kotipalvelut Peruskoulut ja lukiot Sosiaali- ja kriisipäivystys Suun terveydenhuolto Talous- ja velkaneuvonta Työllisyyspalvelu 4
Tajua mut! -toimintamallin hyötyjä Tajua mut! -toimintamallin tuomia hyötyjä voi tarkastella eri näkökulmista, esimerkiksi nuoren ja perheen, työntekijän, palveluiden johtamisen tai kuntapäätöksenteon näkökulmasta. Ensisijaisesti mallin käytön on tarkoitus hyödyttää nuorta ja hänen perhettään. Kun olemassa oleviin huoliin tartutaan eri ammattilaisten yhteistyönä, on apu monipuolista ja koordinoitua, jolloin nuori ja perhe välttyvät päällekkäiseltä tuelta eri ammattilaisten taholta. Tällöin he välttyvät myös toistuvilta käynneiltä yksittäisten ammattilaisten luona. Kun ammattilaisten on mahdollista tukea nuorta ja hänen perhettään yhdessä, kuva nuoren tai perheen tilanteesta muodostuu laajemmaksi. Usein laajempi ymmärrys auttaa myös tarjoamaan parempia ja paremmin kohdennettua palvelua. Tajua mut! -toimintamallia voi hyödyntää hyvin varhaisessa huolen vaiheessa, jolloin mallin myötä annettava tuki varmistaa sen, ettei pienistä ongelmista pääse kasvamaan suuria eikä inhimillinen kärsimys pääse kasvamaan kohtuuttomaksi. Tuki varhain annettuna on yleensä tehokkainta sekä inhimillisestä että taloudellisesta näkökulmasta. Tajua mut! -toimintamalli tuo monia hyötyjä myös ammattilaiselle. Se mahdollistaa verkostojen löytämisen helpolla ja yksinkertaisella tavalla. Se tuo yhteen myös sellaisia tahoja, jotka eivät välttämättä ole aiemmin tehneet yhteistyötä. Se kytkee yhteen kaupungin, valtionhallinnon sekä kolmannen sektorin toimijat. Mallin myötä verkostoihin tulee mukaan yhä useammin sellaisia toimijoita, joilla on arjen ja vapaa-ajan tuen kannalta merkittävä rooli. Tulevaisuudessa malli mahdollistaa ammattilaisten yhteistyön myös kuntarajojen yli. Tajua mut -toimintamalli tarjoaa useille toimijoille uuden mahdollisuuden olennaisten verkostojen löytämiseen varhaisissa huolen vaiheissa, mitä heillä ei ole aiemmin ollut. Malli tarjoaa mahdollisuuden jakaa oma huoli toisen ammattilaisen kanssa ja jakamalla keventää omaa huolen taakkaa. Se tuo myös mahdollisuuden tulla tietoiseksi siitä, että nuori saa jo tukea. Joskus tieto jo tarjolla olevasta tuesta voi helpottaa ammattilaisen omaa huolta. 5
Hyödyt lapselle/nuorelle/perheelle: tarjoaa monipuolista tukea vähentää palvelusta toiseen pompottelua nuori välttyy olemasta viestinviejä palveluiden välillä helpottaa/yksinkertaistaa asioiden etenemistä antaa nuorelle mahdollisuuden olla objektin sijaan subjekti omassa asiassaan mahdollistaa nuoren päätöksen siitä, ketkä osallistuvat yhteistyöhön antaa nuoren ympärille verkoston ja tunteen, että hänestä välitetään välittäminen jatkuu nuoren elämän siirtymävaiheissa (esim. peruskoulun tai 2. asteen opintojen päättyessä) Hyödyt ammattilaiselle: tieto varhaisesta tuentarpeesta tulee jaetuksi ammattilaisten välillä työntekijä ei ole yksin nuoren kanssa - kumppanuus - tietoisuus eri toimijoista aikaisemmin tiivistää ammattilaisten välistä yhteistyötä helpottaa tiedon jakamista vähentää päällekkäistä työtä parantaa ammattilaisten toiminnan tuloksellisuutta mahdollistaa julkisen, yksityisen ja kolmannen sektorin välisen ja sisäisen yhteistyön toimijalle tulee monipuolisempi ja kokonaisvaltaisempi kuva nuoresta ja hänen elämästään yhteinen väline eri toimijoille, jonka kautta voidaan aloittaa työskentely väline tavoittaa eri alojen ammattilaisia ja eri toimijoiden raja-aidat madaltuvat ymmärrys muiden toimijoiden työstä ja tehtävien merkityksellisyydestä vahvistuvat neutraali lähestymistapa ja väline auttamiseen oppimiskokemus 6
Toimintamallin vaiheet Tajua mut! -toimintamallin voi jakaa neljään eri vaiheeseen: 1) puheeksiottaminen, 2) Tajua mut! -tietojärjestelmän käyttäminen, 3) lippuparin muodostuminen, 4) yhteistyö ja siihen valmistautuminen. Seuraavassa kuvataan tarkemmin toimintamallin eri vaiheita. Vaihe 1 Puheeksiottaminen Tajua mut! -toimintamallin käyttö edellyttää, että ammattilainen ottaa oman huolensa puheeksi keskustelemalla nuoren kanssa. Huoli otetaan puheeksi kasvotusten, jos se vain on mahdollista. Hyvä tapa yhteistyön käynnistämiselle on pyytää nuorelta ja perheeltä apua huolen ratkaisemiseen, sillä avun pyynnöstä kieltäydytään harvoin. Tajua mut! - toimintamallia tarjotaan vasta sen jälkeen, kun on otettu puheeksi nuoren tilanne ja siihen liittyvä huoli. Tajua mut! -toimintamallin tarjoaminen voi tapahtua ensimmäisessä tapaamisessa, jos se siihen soveltuu. Toimintamallin tarjoaminen sopii yleensä hyvin tilanteisiin, joissa kartoitetaan verkostoyhteistyön mahdollisuuksia muutoinkin. Toisinaan tilanne voi kuitenkin vaatia luottamuksellisen suhteen rakentamista pidempään. Jos nuori tai hänen perheensä kieltäytyy toimintamallin käytöstä, sitä voi tarjota myöhemmin uudelleen prosessin edetessä. On olennaista, että lupa saadaan, jotta yhteistyö myöhemmässä vaiheessa on mahdollista. Toimintamallia tarjottaessa nuorelle tai perheelle kerrotaan selkeästi, mistä on kyse ja kysytään, onko mallin hyödyntäminen mahdollista. Kerrottaessa toimintamallista on tärkeää korostaa sitä, että kaikki toiminta on avointa ja perustuu yhteistyöhön; lapsen tai nuoren asioita ei käsitellä ilman asianosaisia tai heidän lupaansa. Toimintamallia tarjotessa on hyvä nostaa esiin ainakin seuraavat asiat: kyseessä on malli, joka auttaa järjestämään monipuolista ja koordinoitua tukea toiminta on avointa; asioita ei käsitellä ilman asianomaisen lupaa tai läsnäoloa kaikki perustuu vapaaehtoisuuteen - tarjotusta avusta on aina mahdollisuus kieltäytyä toimintamallin käyttö edellyttää tietojärjestelmän käyttöä tietojärjestelmään lisätään vain yhteystiedot, jotka säilyvät tietojärjestelmässä määräajan, jonka jälkeen ne poistuvat 7
Lupaa toimintamallin käyttöön voi kysyä esimerkiksi seuraavasti: Meillä Espoossa on otettu käyttöön Tajua mut! -toimintamalli, jota hyödynnetään lapsille, nuorille ja lapsiperheille suunnatuissa palveluissa. Haluamme parantaa sen avulla ammattilaisten välistä yhteistyötä, jotta voisimme tarjota perheille monipuolista tukea mahdollisimman koordinoidusti. Toimintamalliin liittyy ammattilaisten käytössä oleva tietojärjestelmä, johon ammattilainen voi syöttää sellaisen lapsen/nuoren yhteystiedot, jonka kanssa hän työskentelee. Mikäli joku toinen ammattilainen työskentelee saman lapsen/ nuoren kanssa ja syöttää hänestä vastaavat tiedot, järjestelmä lähettää molemmille ilmoituksen, jossa kannustetaan yhteistyöhön. Yhteistyö ei kuitenkaan käynnisty ilman perheen lupaa. Tietojärjestelmään kirjataan ainoastaan lapsen/nuoren yhteystiedot eli nimi, syntymäaika ja puhelinnumero, ei muuta. Tiedot poistuvat tietyn määräajan jälkeen, joka Espoossa on kaksi vuotta. Tiedot voidaan poistaa myös ennen tätä, jos siihen on tarvetta Espoossa on sovittu, että Tajua mut! -toimintamallia käytettäessä ammattilainen kysyy luvan huoltajilta: aina alle 12-vuotiaiden kohdalla 12-vuotiaiden ja tätä vanhempien osalta, jos lapsi tai nuori ei ole ikäänsä tai kehitystasoonsa nähden kykenevä päättämään yhteystietojensa luovuttamisesta suositeltavaa kuitenkin on, että alle 18-vuotiaiden osalta ollaan yhteydessä huoltajiin Luvan kysymistä huoltajilta on käsitelty erikseen jokaisen toiminnon kanssa. Mikäli toimintokohtainen ohje poikkeaa edellä mainitusta, se on kirjattu toiminnon omaan ohjeeseen. Näin on toimittu tähän mennessä ainoastaan lastensuojelussa, jossa on sovittu, että lupa kysytään nuoren lisäksi aina molemmilta huoltajilta. Ammattilaisten tueksi on tuotettu erilaista materiaalia, jota he voivat hyödyntää tarjotessaan toimintamallia. Tällaisia materiaaleja ovat muun muassa julisteet, esitteet, käyttäjäopas, toimintokohtaiset ohjeet sekä espoo.fi/tajuamut -verkkosivuilla oleva materiaali. Materiaaleja on jaettu ammattilaisille Tajua mut! -koulutuksissa. Niitä on toimitettu myös esimiehille jaettavaksi henkilöstölle. 8
Vaihe 2 Tajua mut! -tietojärjestelmän käyttö Tajua mut! -toimintamallissa hyödynnetään tietojärjestelmää, jota kutsutaan Tajua mut! - tietojärjestelmäksi. Tietojärjestelmä tukee nuorten parissa työskentelevien ammattilaisten verkostoitumista kytkemällä saman nuoren kanssa työskentelevät ammattilaiset yhteen. Yhteys ammattilaisten välille syntyy, kun he syöttävät tietojärjestelmään saman nuoren yksilöinti- ja yhteystiedot. Tajua mut! -tietojärjestelmää käytetään nettiselaimen avulla. Järjestelmään kirjaudutaan osoitteesta www.tajuamut.fi. Tietojärjestelmä toimii yleisesti käytössä olevien selainten (Internet Explorer, Mozilla Firefox, Google Chrome, Safari) uudehkoilla versioilla. Espoon kaupungin työntekijöiden työasemien työpöydille on asennettu lisäksi Tajua mut! - pikakuvake, jolla on haluttu helpottaa tietojärjestelmän käyttöä. Pikakuvake hyödyntää Google Chrome -selainta, jolloin myös niiltä hallinnon verkon koneilta, joissa on vielä vanha IE-selain, on mahdollisuus käyttää tietojärjestelmää helposti. Konkreettiset ohjeet tietojärjestelmän käyttöön löytyvät ammattilaisille kootusta käyttäjäoppaasta. Yksilöinti ja yhteystietojen syöttäminen järjestelmään Tajua mut! -tietojärjestelmää voi käyttää kaikki espoolaisia 9-28 -vuotiaita lapsia tai nuoria työssään kohtaavat ammattilaiset, jotka ovat saaneet Tajua mut! -koulutuksen, ja joille on luotu käyttäjätunnukset tietojärjestelmään. Nuoren tietojen lisääminen tietojärjestelmään tapahtuu Liputus -yläkategorian alla. Kirjauduttuaan järjestelmään käyttäjä ohjautuu automaattisesti sivulle, jossa hän voi aloittaa nuoren yksilöinti- ja yhteystietojen lisäämisen. Ensimmäisessä vaiheessa tietojärjestelmään syötetään nuoren sukupuoli etu- ja sukunimi syntymäaika puhelinnumero. Nämä ovat pakollisia tietoja. Halutessaan käyttäjä voi syöttää tietojärjestelmään myös nuoren henkilötunnuksen ja/tai sähköpostiosoitteen. Nämä tiedot eivät kuitenkaan ole tällä hetkellä pakollisia tietoja. Järjestelmään ei ole mahdollista lisätä tietoja lapsen tai nuoren tilanteesta tai toimintamallin käyttöön johtaneista syistä. Halutessaan käyttäjä voi lisätä myös huoltajan etu- ja sukunimen sekä valita huoltajalle statuksen. Statusvaihtoehdot ovat äiti, isä tai laillinen huoltaja. Järjestelmään on mahdollista 9
syöttää joko yhden tai kahden huoltajan tiedot. Vähintään yhden huoltajan yhteystiedot ovat pakollisia tietoja, jos nuori on alaikäinen. Yksilöinti- ja yhteystietojen tallentamisen jälkeen siirrytään seuraavaan vaiheeseen, liputtamiseen. Tässä vaiheessa käyttäjä vahvistaa, että hän on saanut luvan toimintamallin käyttöön nuorelta ja tarvittaessa huoltajalta. Vaihetta ei ole mahdollista suorittaa loppuun, ellei vahvista luvan saamista. Tässä vaiheessa käyttäjä myös kytkee itsensä lisäämäänsä nuoren tietoihin ja ilmaisee näin halunsa tehdä yhteistyötä muiden nuoren kanssa työskentelevien ammattilaisten kanssa. Kun tietojen lisäämisen molemmat vaiheet on suoritettu, järjestelmä kertoo, että nuoren tiedot on tallennettu järjestelmään. Tästä hetkestä alkaen tiedot ovat myös etsivän nuorisotyöntekijän nähtävissä. Ammattilainen näkee järjestelmästä vain niiden nuorten tiedot, jotka hän on sinne itse lisännyt. Hänellä ei ole mahdollisuutta nähdä muiden ammattilaisten lisäämiä tietoja ennen kuin tiedot yhdistyvät ja ammattilaisten väliselle yhteistyölle on saatu lupa (ks. 14). Käyttäjän mahdollisuus hallita syöttämiään tietoja Käyttäjä pääsee tarkastelemaan järjestelmästä lisäämiensä nuorten tietoja Liputuskategorian alta löytyvän lista-toiminnon avulla. Tietoja on mahdollisuus muuttaa, mikäli tiedoissa on tapahtunut muutoksia tai tiedot ovat jostain syystä virheellisiä. Tietojen muuttaminen tapahtuu valitsemalla kyseinen nuori listalta ja siirtymällä hänen tietoihinsa valitsemalla tiedot - välilehti. Kaikkia järjestelmään syötettyjä nuoren tietoja on mahdollista muokata siihen saakka, kunnes toinen ammattilainen lisää saman nuoren tiedot järjestelmään. Tämän jälkeen ainoastaan nuoren yhteystiedot ovat muokattavissa. Järjestelmään syötetyt nuoren yksilöinti- ja yhteystiedot säilyvät tietojärjestelmässä automaattisesti kaksi vuotta. Tiedot poistuvat ennen kahden vuoden määräaikaa, jos nuori täyttää tänä aikana 29 vuotta. Kun kahden vuoden määräaika on umpeutumassa, järjestelmä muistuttaa ammattilaista asiasta lähettämällä asiasta ilmoituksen sähköpostiin. Nuoren yksilöinti- ja yhteystietojen säilymisen kestoa voi tarvittaessa muokata Liputukset - välilehdellä kuitenkin siten, että tietojen säilymisaika on enintään kaksi vuotta muokkaushetkestä. Lähtökohtaisesti käyttäjällä tulee olla hyvät perusteet tietojen säilymisajan muokkaukselle. Esimerkiksi päättyvä asiakkuus ei ole riittävä peruste. Perusteista sovitaan toimintokohtaisesti, ja ne voidaan tarvittaessa kirjata toimintokohtaisiin ohjeisiin. 10
Nuorella on mahdollisuus perua antamansa lupa toimintamallin käytölle, jolloin käyttäjän tulee poistaa järjestelmästä lisäämänsä nuoren tiedot. Tietojen poisto tapahtuu Liputukset - välilehdellä. Käyttäjän mahdollisuus muokata omia tietoja Tietojärjestelmään on talletettu jokaisesta työntekijästä tietyt käyttäjä- ja organisaatiotiedot käyttäjätunnuksia luotaessa. Yhdellä käyttäjällä voi olla useampi työntekijätili, jos hän työskentelee useammassa toimipisteessä. Käyttäjät pääsevät muokkaamaan omia tietojaan navigaatiovalikon kohdasta Omat tietoni. Muokata voi etu- ja sukunimeä, sähköpostiosoitetta, puhelinnumeroa sekä salasanaa. Yhteyden syntyminen tietojärjestelmässä Tajua mut! -tietojärjestelmään tulevien nuorten tietojen seuraamisesta vastaavat etsivät nuorisotyöntekijät nuorisolakiin (7 ) perustuen. Laki antaa nuoren yksilöinti- ja yhteystietojen luovuttamisen salassapitosäännösten estämättä etsivälle nuorisotyölle, jos viranomainen katsoo, että nuori tarvitsee tukea päästäkseen palvelujen ja muun tuen piiriin. Kun kaksi ammattilaista on lisännyt tietojärjestelmään saman nuoren tiedot, syntyy yhteys, josta etsivä nuorisotyöntekijä saa tiedon. Yhteyden muodostumisen jälkeen etsivä nuorisotyöntekijä liittää itsensä järjestelmässä syntyneeseen yhteyteen ja ottaa yhteyttä nuoreen ja tämän jälkeen tarvittaessa myös huoltajaan ja pyytää luvan yhteistyön käynnistämiselle. Yhteys nuoreen ja huoltajaan pyritään saamaan viiden arkipäivän sisällä yhteyden syntymisestä. Saatu lupa kirjataan tietojärjestelmään, jonka jälkeen tietojärjestelmässä syntyy lippupari. Tietojärjestelmä tiedottaa tästä automaattisesti käyttäjiä lähettämällä heille sähköpostilla ilmoituksen, joka sisältää lippuparin yhteysnumeron sekä lippupariin kytkeytyvien ammattilaisten yhteystiedot. Käyttäjä voi yhteysnumeron avulla tarkastaa tietojärjestelmästä, kenestä nuoresta on kysymys. Nuoren tiedot löytyvät tietojärjestelmästä Yhteydet -yläkategorian alla olevan listatoiminnon avulla. Valitsemalla listalta nuoren käyttäjä näkee myös muiden kyseisessä lippuparissa mukana olevien käyttäjien yhteystiedot. Lippupariin liittyvät ammattilaiset eivät ota yhteyttä toisiinsa tässä vaiheessa, vaan odottavat, että etsivä nuorisotyöntekijä ottaa yhteyttä sopiakseen yhteistyön käynnistämisestä. Etsivillä nuorisotyöntekijöillä on mahdollisuus muokata kaikkien tietojärjestelmään syötettyjen nuorten yksilöinti- ja yhteystietoja. Liputus-yläkategorian listatoiminnon avulla 11
etsivä nuorisotyöntekijä näkee kaikkien tietojärjestelmään lisättyjen nuorten tiedot, kun peruskäyttäjä näkee vain niiden nuorten tiedot, jotka hän on itse tietojärjestelmään lisännyt. Tarvittaessa etsivä nuorisotyöntekijä pystyy myös poistamaan yksittäisen nuoren tiedot, epäämään yksittäiseltä käyttäjältä yhteistyöluvan sekä näkemään yhteyden muodostuttua ammattilaisten yhteystiedot Yhteydet -yläkategorian listatoiminnon kautta. Etsivällä nuorisotyöntekijällä on myös mahdollisuus muodostaa yhteyksiä käsin, jos ne jäisivät muodostumatta tietojärjestelmässä automaattisesti. Tällainen tilanne voi muodostua esimerkiksi silloin, jos käyttäjät ovat lisänneet nuoren tiedot hieman eri ulkoasussa (esimerkiksi etunimien määrä) tai tehneet kirjoitusvirheen tietoja syöttäessään. Tästä syystä etsivät nuorisotyöntekijät käyvät läpi tietojärjestelmään lisättyjen nuorten listaa säännöllisesti löytääkseen yhteydet, joita järjestelmä ei madollisesti huomaa. Järjestelmänvalvojan tehtävät Järjestelmänvalvojan tehtävänä on hallinnoida sekä käyttäjien että etsivien nuorisotyöntekijöiden käyttäjätilejä. Käyttöliittymä on suunniteltu näitä tehtäviä varten eikä sen kautta pysty esimerkiksi tarkastelemaan järjestelmään lisättyjen nuorten tietoja. Järjestelmänvalvojan käyttöliittymän navigaatiovalikko poikkeaa käyttäjien ja etsivän nuorisotyöntekijän valikoista. Se sisältää seuraavat ylätason kategoriat: Käyttäjähallinto, Organisaatiohallinto sekä Omat tietoni. Organisaatioiden ja toimipaikkojen lisääminen ja hallinnointi Järjestelmänvalvoja voi navigaatiovalikon Organisaatiohallinto -yläkategorian avulla lisätä tietojärjestelmään uusia organisaatioita ja toimipaikkoja sekä muokata tai poistaa olemassa olevia. Pelkän organisaation lisääminen ei ole mahdollista, vaan samassa yhteydessä uutena lisättävään organisaatioon pitää liittää aina toimipaikka. Organisaatiota ja toimipaikkaa lisätessä pakollisia tietoja ovat organisaation osalta nimi sekä toimipaikan osalta nimi, katuosoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero, postinumero ja -toimipaikka. Yhteen organisaatioon voi liittää useita toimipaikkoja. Järjestelmänvalvoja voi muokata kaikkia organisaatioiden ja toimipaikkojen tietoja. Toimipaikan poistaminen järjestelmästä onnistuu vasta, kun kaikki siihen liitetyt työntekijät on poistettu kyseisestä toimipaikasta. Samoin organisaation poistaminen on mahdollista vasta kun sen kaikki toimipaikat on poistettu. Käyttäjien lisääminen ja hallinnointi Järjestelmänvalvoja voi navigaatiovalikon Käyttäjähallinto -yläkategorian avulla lisätä tietojärjestelmään uusia käyttäjiä, muokata tai poistaa olemassa olevia. Uutta käyttäjää lisättäessä pakollisia tietoja ovat etunimi, sukunimi, sukupuoli, sähköpostiosoite, 12
käyttäjätunnus sekä salasana. Käyttäjää ei voi lisätä, ellei siihen samalla liitä työntekijätiliä. Työntekijätili liitetään johonkin olemassa olevan organisaation toimipaikkaan. Samalla valitaan työntekijätilin käyttäjäryhmä. Järjestelmänvalvoja voi asettaa käyttäjäryhmäksi joko käyttäjän tai etsivän nuorisotyöntekijän. Työntekijätiliin määritellään lisäksi sähköpostiosoite sekä puhelinnumero. Yhteen käyttäjätiliin voi liittää useita työntekijätilejä. Rakenne on luotu ajatellen ammattiryhmiä, jotka työskentelevät useassa työpisteessä tai yksikössä. Käyttäjätiliä ei voi poistaa ennen kuin kaikki siihen liitetyt työntekijätilit on poistettu. Kun viimeinen työntekijätili poistetaan, poistuu myös käyttäjätili. Työntekijätiliä puolestaan ei voi poistaa, mikäli käyttäjä on kyseistä työntekijätiliä käyttäen lisännyt tietojärjestelmään nuorten tietoja eikä ole poistanut niitä. Mikäli käyttäjä kuitenkin halutaan poistaa huolimatta siitä, että hän on lisännyt tietojärjestelmään nuorten tietoja eikä ole niitä poistanut, täytyy hänen lisäämänsä nuorten tiedot siirtää jonkun toisen käyttäjän lisäämiksi. Järjestelmänvalvoja ei voi suorittaa tätä siirtoa itsenäisesti vaan hänen täytyy olla yhteydessä palveluntarjoajan käyttötukeen. Kun palveluntarjoaja on siirtänyt tiedot toisen käyttäjän lisäämiksi, on käyttäjän poistaminen mahdollista. Järjestelmänvalvoja voi muokata kaikkia käyttäjien tai etsivien nuorisotyöntekijöiden tietoja. Tästä syystä järjestelmänvalvoja toimii käyttäjien ja etsivien nuorisotyöntekijöiden lähitukena. Hän voi esimerkiksi vaihtaa salasanan tai käyttäjätunnuksen sekä päivittää yhteystiedot pyydettäessä. Käytännössä käyttäjät tai etsivät nuorisotyöntekijät pystyvät tekemään useimmat näistä toimenpiteistä itsenäisesti. Useiden käyttäjien, organisaatioiden ja toimipaikkojen lisääminen lomakkeella Järjestelmänvalvoja voi lisätä käyttäjiä, organisaatioita ja toimipaikkoja myös erillisen Excellomakkeen avulla. Lomakkeen ensimmäiselle välilehdelle syötetään lisättävien organisaatioiden ja niihin kytkettävien toimipaikkojen tiedot, toiselle välilehdelle syötetään lisättävien käyttäjien tiedot sekä kolmannelle välilehdelle syötetään käyttäjätileihin ja toimipaikkoihin kytkettävien työntekijätilien tiedot. Täytetyn lomakkeen lataaminen tietojärjestelmään tapahtuu Organisaatiohallinto-yläkategorian Lataa -toiminnon avulla. Tietojärjestelmä tarkastaa ennen lataamista, että lomakkeeseen on täytetty kaikki tarvittavat tiedot ja ettei se sisällä virheitä. Mikäli tarkastuksessa ei löydy virheitä tai puutteita, lomake on mahdollista ladata tietojärjestelmään. Lomakkeen käyttäminen on järkevää etenkin silloin, kun ollaan lisäämässä useita käyttäjiä samanaikaisesti. Tervetuloviesti Uutta käyttäjää lisättäessä järjestelmänvalvoja voi asettaa tietojärjestelmän lähettämään uudelle käyttäjälle tervetuloviestin. Viesti on mahdollista lähettää joko heti tai myöhemmin. Tervetuloviestin avulla uusi käyttäjä voi ottaa käyttäjätilinsä itsenäisesti käyttöön. Espoossa tilien käyttöönotto tehdään koulutuksen yhteydessä, joten tätä toimintoa ei ole käytetty. 13
Vaihe 3 Lippuparin muodostuminen Tajua mut! -toimintamallissa ammattilaiset löytävät toisensa toimintamalliin sisältyvän tietojärjestelmän kautta. Kun kaksi ammattilaista lisää saman nuoren tiedot järjestelmään, tiedot yhdistyvät. Yhteyden muodostumisen jälkeen etsivä nuorisotyöntekijä on ensin yhteydessä nuoreen ja tämän jälkeen tarvittaessa huoltajaan ja pyytää luvan yhteistyön aloittamiselle. Yhteys pyritään saamaan viiden arkipäivän sisällä. Yhteydenotto nuoreen tapahtuu Tajua mut! -tietojärjestelmään syötettyjen yhteystietojen pohjalta. Jos nuoren puhelinnumeroa ei ole syötetty tietojärjestelmään, on sovittu, että nuoren yhteystietoja etsitään esimerkiksi Facebookin, Fonecta Finderin ja etsivän nuorisotyön oman asiakasrekisterin kautta. Etsivä nuorisotyöntekijä voi pyytää yhteystietoja myös nuoren tiedot järjestelmään syöttäneeltä ammattilaiselta, mikäli yhteystietoa ei muutoin helposti löydy. Onkin tärkeää, että ammattilaiset kirjaavat nuoren/huoltajan yhteystiedot tietojärjestelmään mahdollisimman tarkasti. Myös sähköpostiosoite on hyvä kirjata, sillä sähköposti on yleisesti nuorten käytössä. Kun etsivä nuorisotyöntekijä ottaa yhteyttä nuoreen, hän keskustelee nuoren kanssa ainakin seuraavista asioista (muistilista etsivälle nuorisotyölle): nuorelle kerrotaan, miksi häneen ollaan yhteydessä: Olet jutellut Tajua mut! - toimintamallista xx:n ja xx:n kanssa, ja olet sopinut heidän kanssaan, että yhteystietosi voidaan laittaa Tajua mut! -tietojärjestelmään. Kuulostaako tämä tutulta, muistatko, että tällaisesta on ollut puhetta? Jos nuori ei muista mistä on kysymys, kerrotaan asiasta uudelleen. varmistetaan, että nuori on antanut luvan Tajua mut! -toimintamallin käyttämiselle tiedustellaan nuoren kuulumisia kysytään lupaa yhteistyön aloittamiselle varmistetaan, että nuorelle on ok, että molemmat toimijat ovat mukana yhteistyössä? Kysytään, haluaisiko hän mukaan vielä jonkun muun tahon (perheenjäsen/sukulainen/kaveri, joku muu toimija)? Jos kyllä, kysytään myös heidän yhteystietonsa. Tiedustellaan haluaisiko nuori, että myös etsivä nuorisotyöntekijä osallistuu tapaamiseen? kysytään nuorelta, haluaisiko hän tavata etsivää nuorisotyöntekijää etukäteen ja sopia hänen kanssaan, mistä asioista nuori haluaa tapaamisessa puhua ja mistä asioista hän ei halua puhua. jos nuori ei halua tavata etukäteen, tapaamisen sisältöjä on hyvä käydä läpi puhelimessa tarkistetaan, onko nuoren ja huoltajien yhteystiedot riittävät tiedustellaan nuorelta tapaamisaikaan ja -paikkaan liittyen, milloin hänelle sopisi parhaiten tavata ja missä hän haluaisi tavata 14
kysytään nuorelta, onko hänellä toiveita tapaamisen tarjoilun suhteen, mikäli tarjottavaa on mahdollista järjestää kerrotaan, että häntä voidaan tulla vastaan tapaamiseen kerrotaan prosessin etenemisestä eli siitä, mitä tapahtuu tämän puhelun jälkeen: Seuraavaksi soitan näille sovituille toimijoille ja kysyn heille sopivia ajankohtia tapaamiselle. Sitten olen yhteydessä sinuun ja varmistan, että ajankohta sopii myös sinulle. puhelu lopetetaan positiivisiin sanoihin: nuorta kehutaan vaikkapa siitä, että hän on ollut rohkea tai että on mukavaa aloittaa/jatkaa yhteistyötä hänen kanssaan Etsivä nuorisotyöntekijä on yhteydessä tarvittaessa myös huoltajaan. Vasta tämän jälkeen hän ottaa yhteyttä toimintamallia käyttäneisiin ammattilaisiin. Espoossa on sovittu, että kun kyse on peruskouluikäisestä nuoresta, vastuun yhteistyön käynnistämisestä, valmistelusta ja toteuttamisesta, voi ottaa myös nuorisopalveluiden nuorisonohjaaja, jonka työtehtäviin tämä on sisällytetty. Lippuparin muodostuessa tilanne voi olla kolmenlainen: 1. Toimintamallia käyttäneet toimijat työskentelevät jo yhdessä, yhteinen verkosto on jo olemassa. Tällöin jatketaan sillä, ja kutustaan mukaan nuoren mahdollisesti toivomia lisätahoja. 2. Toinen toimintamallia käyttänyt toimija tekee verkostotyötä nuoren tukemiseksi, toinen ei. Tällöin liitetään toinen toimija olemassa olevaan verkostoon nuoren suostumuksella (=ei muodosteta päällekkäisiä verkostoja) 3. Kumpikaan toimija ei tee verkostotyötä nuoren tukemiseksi. Tällöin valmistellaan ja toteutetaan tapaaminen nuoren, toimintamallia käyttäneiden tahojen ja mahdollisten muiden nuoren toivomien tahojen kanssa. Avuksi voidaan pyytää verkostotyön ammattilainen. Nuoren sekä toimintamallia käyttäneiden toimijoiden yhteistyöverkostojen tilanne on huomioitava, kun tapaamista ruvetaan valmistelemaan ja yhteistyötä rakentamaan. Tarkoitus ei ole luoda päällekkäisiä verkostoja tai tapaamisia, vaan kytkeä Tajua mut! - toimintamallin pohjalta syntyvät tapaamiset jo olemassa olevaan yhteistyöhön ja verkostoihin. Etsivä nuorisotyöntekijä selvittää, mikä yllä kuvatuista tilanteista kuvaa toimintamallia käyttäneiden tahojen keskinäistä yhteistyötä parhaiten ja valmistelee tapaamiset tilanteen vaatimalla tavalla. Tapaamiseen osallistuvat Tajua mut! -toimintamallin yhdistämät ammattilaiset, nuori sekä tarvittaessa hänen huoltajansa. Myös etsivä nuorisotyöntekijä voi olla mukana tapaamisessa. Nuori ja/tai huoltaja voivat halutessaan pyytää mukaan muita heitä auttavia 15
ammattilaisia tai muita tärkeitä henkilöitä. Alaikäisten osalta olisi hyvä, että tapaamisessa olisi mukana aina huoltaja ja/tai muu lähiomainen. Tavoitteena on saada kaikki toimintamallia käyttäneet ammattilaiset kokoon tuomaan omaa osaamistaan yhteistyöhön. Etsivä nuorisotyöntekijä sopii nuoren, huoltajien sekä toimijoiden ja muiden mukaan haluttavien tahojen kanssa ensimmäisen yhteistyötapaamisen järjestelyistä. Mikäli koetaan, että etsivää nuorisotyöntekijää ei tarvita yhteistyövaiheessa, voidaan vastuu yhteistyön valmistelusta ja toteuttamisesta siirtää alkuyhteydenottojen jälkeen toiselle toimintamallia käyttäneistä ammattilaisista. Etsivä nuorisotyöntekijä tukee tätä ammattilaista kertomalla nuoren kanssa käydystä keskustelusta ja nuoren toiveista tapaamiselle. Etsivä nuorisotyöntekijä muistuttaa ammattilaista myös verkostoyhteistyön hyvistä toimintaperiaatteista, joita toivotaan noudatettavan Tajua mut! -toimintamallin pohjalta käynnistyvässä yhteistyössä. Tapaamisen etukäteisvalmistelu on erittäin tärkeää: Yhteydenotot nuoreen ja huoltajaan sekä toimijoihin antavat eri osapuolille ensivaikutelman tulevista tapaamisista. Nuoren kanssa keskusteleminen ja turvallisen ilmapiirin luominen jo puhelimessa on tärkeää. Näillä voidaan vaikuttaa tapaamisen kulkuun ja yhteistyöhön merkittävästi. Tapaamisen etukäteisvalmistelua ja yhteistyötä kuvataan tarkemmin kappaleessa Vaihe 4. Yhteistyö ja siihen valmistautuminen. Toiminta kieltäytymistilanteissa Nuori tai hänen huoltajansa voivat kieltäytyä yhteistyöstä. Seuraavassa on kuvattu toimenpiteitä, joita noudatetaan kieltäytymistilanteissa. Miten toimitaan, kun nuori kieltäytyy yhteistyöstä? Alle 18-vuotiaan nuoren kohdalla ollaan pääsääntöisesti yhteydessä aina myös huoltajaan. Jos alaikäinen nuori kieltäytyy yhteistyöstä, mutta huoltaja toivoo tätä, voidaan yhteistyö käynnistää ensin huoltajan kanssa. Nuoren kanssa on tärkeää keskustella yhteistyöstä, niin että hän ymmärtää yhteistyön tarkoituksen ja hyödyt. Mikäli yli 18-vuotiaalle nuori kieltäytyy yhteistyöstä, hänelle tarjotaan etsivän nuorisotyön asiakkuutta. Jos nuori ei halua etsivän nuorisotyön asiakkaaksi, hänelle tarjotaan etsivän nuorisotyön yhteystietoja, jotta hän voi halutessaan olla itse yhteydessä etsivään nuorisotyöhön. Nuoren kanssa voidaan myös sopia siitä, että etsivä nuorisotyöntekijä soittaa nuorelle uudelleen tietyn ajan kuluttua. 16
Yhteydenoton aikana nuorelta tiedustellaan, voiko etsivä nuorisotyöntekijä olla yhteydessä toimintamallia hyödyntäneisiin ammattilasiin ja informoida heitä siitä, että tietojärjestelmässä on syntynyt yhteys, mutta nuori/huoltajat eivät halua toistaiseksi yhteistyötä toimijoiden kesken. Entä jos huoltaja kieltää yhteistyön, mutta nuori on antanut luvan? Nuoren ollessa alle 12-vuotias, kuullaan ensisijaisesti huoltajaa. Mikäli huoltaja kieltää yhteistyön, sitä ei ole mahdollista käynnistää. Mikäli huoltaja kieltää yhteistyön alle 18- vuotiaan, mutta yli 12-vuotiaan nuoren kohdalla, yhteistyö voidaan käynnistää, jos nuori tätä toivoo. Kyseessä on lapsen etu ja yli 12-vuotiaan voidaan katsoa olevan riittävän kypsä ilmaistakseen halunsa yhteistyöhön. Jos huoli kasvaa nuoren tai huoltajan kanssa käydyn puhelun aikana, toimijan on hyvä tehdä konsultaatiosoitto lastensuojeluun ja mahdollisesti lastensuojeluilmoitus. On tärkeää muistaa, että Tajua mut! -toimintamallin käyttö ei koskaan korvaa lastensuojeluilmoituksen tekemistä. Entä jos nuori ei anna lupaa huoltajien olla mukana? Tilanteissa, joissa nuori ei toivo, että huoltaja osallistuu yhteistyötapaamiseen, tapaaminen voidaan järjestää myös ilman huoltajaa. Ennen tapaamista ja tapaamisen aikana pyritään selvittämään, miksi nuori ei halua huoltajia mukaan, ja pyritään edistämään tilannetta suuntaan, jossa myös huoltajan olisi mahdollista olla mukana. On tärkeää, että nuori saa itse päättää, ketä tapaamiseen kutsutaan. Hänen toiveestaan tapaamiseen voidaan kutsua myös joku muu läheinen ja nuoren arjessa mukana oleva henkilö kuin huoltaja. Läheisiä voidaan kutsua mukaan yhteistyöhön myös myöhemmässä vaiheessa. 17
Vaihe 4 Yhteistyö ja siihen valmistautuminen Yhteistyötapaaminen valmistellaan aina huolella. Valmisteluissa kuullaan erityisesti nuoren ja huoltajan toiveita yhteistyöstä. Valmisteluvaiheessa on tärkeää muistaa, että ammattilaiset eivät pohdi etukäteen nuoren elämään liittyviä ratkaisuja keskenään. Toimijoille voidaan kuitenkin kertoa jo etukäteen nuoren toiveita palaverissa käsiteltävistä asioista. Muistilista tapaamisen valmisteluun: tapaamispaikan varaaminen: Yhteistyötapaamiset pyritään järjestämään lapselle, nuorelle tai perheelle luontevassa ja rennossa paikassa (turvallinen, viihtyisä, kodinomainen, epävirallinen, rauhoittava) tarjottavien hankkiminen kutsun lähettäminen tarvittavat välineet varattava mukaan tapaamiseen: kyniä, fläppipaperi tms. mikäli tapaamiseen osallistuu perheen nuorempia lapsia, olisi heille hyvä varata tekemistä tapaamisen ajaksi tulkin tilaaminen tarvittaessa: tulkin maksaja sovitaan erikseen tapauskohtaisesti eri nuorten kohdalla voi toimia erilaiset menetelmät: mieti, kannattaisiko tapaamisessa käyttää muitakin toimintatapoja kuin vain puhe esim. verkostokartta, voimakortit jne. Jos et itse tunne nuorta hyvin, voit kysyä asiaa nuorelta ja/tai olla yhteydessä nuoren tuntevaan tahoon ja kysyä lisävinkkejä Miten toimintamallia käyttänyt taho valmistautuu tapaamiseen? toimijan tulisi olla avoin yhteistyölle tapaamiseen tuodaan oma tieto ja osaaminen, toimijan ei tarvitse olla kaikkien alojen ammattilainen toimijan on tärkeä olla valmis kuulemaan nuoren tarpeita: jos nuori ei tule kuulluksi, hän voi passivoitua eikä ota vastuuta omasta hyvinvoinnistaan ja omien asioidensa hoitamisesta tarkoitus on yhdessä etsiä ratkaisuja ja toimintamalleja: toimijan ei tulisi luoda etukäteen käsitystä tapaamisen lopputuloksesta toimija voi pohtia etukäteen omaa kehonkieltään, puheen sävyä ja aitoa läsnäoloa: näitä ihmiset toisistaan lukevat tavoitteena on ratkaisukeskeinen toimintapa: valmistaudu tekemään konkreettisia toimenpiteitä nuoren tukemiseksi ja työskentelemään myös tapaamisten välissä Tapaamisen ja yhteistyön on tarkoitus olla nuoren ja perheen tarpeista lähtevää, voimavaraistavaa ja myönteisten asioiden tunnistamiseen pyrkivää. Tapaamisissa pyritään edistämään dialogisuutta eli avointa keskustelua, jossa tavoitellaan yhteistä ymmärrystä. 18
Parhaat ratkaisut eri tilanteisiin löytyvät yleensä, kun erilaisille näkemyksille annetaan tilaa ja osapuolet saavat kokemuksen kuulluksi tulemisesta. Tapaamiseen on tärkeää luoda tervetullut ja positiivinen tunnelma sekä arvostava ilmapiiri. Hyvä tunnelma saavutetaan varmimmin, kun jokaisella on tunne, että juuri minun on tärkeää olla paikalla. Ammattistatus ei ole tällöin oleellinen asia tapaamisessa. Tärkeintä on, että jokainen tapaamiseen osallistuva on valmis tekemään konkreettisia toimenpiteitä nuoren tukemiseksi. Tarkoituksena on luoda yhdessä hyvää. Tapaamisen valmistelija toimii tapaamisessa yleensä puheenjohtajana. Puheenjohtajan tehtävänä on: huolehtia, että tapaaminen etenee aikataulussa jakaa puheenvuorot ja varmistaa, että kaikkien ääni tulee kuuluviin ohjata keskustelua voimavarojen, ratkaisujen ja mahdollisuuksien suuntaan pitää keskustelun aiheessa huolehtia, että yhteistyö etenee asiakaslähtöisesti: nuorella ja hänen perheellään on riittävästi tilaa puhua ja tuoda esiin omat toiveensa ja tarpeensa varata aikaa riittävästi jatkosuunnitelman ja yhteenvedon tekemiseen Etukäteen on sovittava, kuka kirjaa tapaamisessa sovitut asiat ylös: toimenpiteiden kirjaaminen usein riittää toimenpiteet voidaan kirjoittaa tapaamisessa fläpille, jolloin jokainen voi kirjata itse itseään koskevan toimenpiteen. Yksi toimija voi kirjata ne tapaamisen jälkeen sähköiseen muotoon ja jakaa muille tapaamisessa olleille. Näin itse tapaamisessa ei välttämättä tarvita erillistä kirjaajaa. jaetaan sovitut asiat kaikille: näin kaikki ovat tietoisia omista, mutta myös muiden toimenpiteistä On tärkeää kiinnittää tapaamisessa huomiota myös seuraaviin asioihin: puhutellaan etunimillä vältetään ammattikieltä ja -lyhenteitä kaikkien ääni tulee kuuluviin, aito kuuntelu nuorelle jää kokemus siitä, että hän saa tukea ja apua nuori saa positiivista palautetta ollaan kannustavia ja kerrotaan nuoren olevan rohkea, koska on hakenut apua järjestetään tila niin, että kaikki näkevät toinen toisensa ja viihtyvät, tuolit esimerkiksi ympyrään 19
Tapaamisen eteneminen: 1. Aloitus: tavataan yhdessä ennalta sovitussa paikassa toivotetaan kaikki tervetulleeksi kahvitus (vieraanvaraisuudenosoittaminen) mahdollisuus alkurupatteluun ja kannustukseen (ryhmäytyminen) esittelykierros: kuka olen? mistä tunnen nuoren? nuori kertoo mistä tuntee ammattilaiset nuoren pitää saada äänensä ja omat toiveensa kuuluviin heti alussa käydään läpi tapaamisen toiveet: Mikä on hyvä lopputulos? Näin jokainen pääsee tuomaan esiin toiveensa palaverin suhteen ja syntyy yhteinen ymmärrys tapaamisen tarkoituksesta asetetaan yhdessä tapaamiselle tavoite toiveiden pohjalta kierrokset aloitetaan nuoresta, lopetetaan nuoreen 2. Keskustelu: jokainen puhuu omista toimistaan ja mahdollisuuksistaan eikä määrittele toista, toisen roolia tai toisen huolia osallistujille on tärkeää päästä puhumaan omasta huolesta. Ilman tätä mahdollisuutta, osallistuja voi kokea, ettei ole tullut kuulluksi. Teemaa kierretty kuin kissa kuumaa puuroa 3. Jatkosuunnitelman tekeminen: tärkeintä on synnyttää jatkamisen mahdollisuus työskentelylle tehdään selkeä ja mahdollisimman konkreettinen jatkosuunnitelma yhdessä sovitaan miten ja milloin kukin tukee nuorta on tärkeää, että toimenpiteet ovat mahdollisimman konkreettisia ja että jokaisella on oma tehtävä ja se on toimijalle selvä käydään vielä läpi, että kaikki palaverissa sovitut asiat, ovat selviä kaikille jatkosta sopiminen: Tavataanko? Milloin tavataan? Ollaanko samalla porukalla? Keitä mukaan seuraavaan tapaamiseen? Jos ei tavata, niin miten huolehditaan toimenpiteiden seuraamisesta? työskentely jatkuu myös tapaamisten välillä jatkosta sopimiselle on varattava riittävästi aikaa 4. Lopetus: kiitetään osallistujia palaute ja fiilisten läpikäyminen 20
kaikki poistuvat kokoustilasta samaan aikaan, jolla varmistetaan ettei nuorelle jää mielikuvaa, että keskustelua jatketaan hänen poistuttuaan nuoren saattaminen voi olla hyvä tapa, voi vaihtaa vielä kokouksen päätteeksi ajatuksia ja tunnelmia. nuorelle mahdollisuus olla yhteydessä sähköpostitse tms. palaverin jälkeen, jos nuori haluaa antaa palautetta tai jos joku asia on jäänyt epäselväksi 21
Tajua mut! -toimintamallista viestiminen Tajua mut! -toimintamallista viestimisen tavoitteena on välittää oikeaa ja ajantasaista tietoa toimintamallista, tehdä se tutuksi ja kannustaa sen käyttöön. Viestinnällä pyritään myös vähentämään mahdollisia ennakkoluuloja uutta toimintamallia kohtaan. Tajua mut! -toimintamallin viestintä jakautuu yleiseen ja kohdennettuun viestintään. Yleinen viestintä on kaikille suunnattua, kun taas kohdennettu viestintä suunnataan erityisesti espoolaisille lapsille, nuorille ja heidän huoltajilleen sekä lasten, nuorten ja lapsiperheiden parissa toimiville ammattilaisille. Ammattilaisille toteutettavassa viestinnässä huomioidaan koulutuksiin osallistuvat tahot sekä muut keskeiset sidosryhmätoimijat. Kohdennettua viestintää suunnataan myös luottamushenkilöille. Tajua mut! -toimintamallin pääviestit Kaikille yleisesti: lapsi, nuori ja hänen perheensä saa tukea koordinoidusti ammattilaisten välinen yhteistyö tiivistyy ja helpottuu ehkäisevä työ vahvistuu, korjaava sekä päällekkäinen työ vähenee ja näiden myötä yhteiskunnan varat säästyvät Lapset, nuoret ja perheet: sinusta välitetään ammattilaiset haluavat tukea sinua yhdessä tuen saanti helpottuu, kun luukulta toiselle kulkeminen vähenee toiminta on vapaaehtoista, mitään ei tehdä ilman sinun lupaasi Ammattilaisille: Tajua mut! -toimintamalli luo rakenteen, joka mahdollistaa yhteistyön kaikkien lasten, nuorten ja perheiden parissa työskentelevien ammattilaisten kesken lapsen ja nuoren hyvinvoinnin kokonaiskuva saadaan näkyväksi laajemmin tiedon vaihto helpottuu ammattilainen saa tukea työlleen toiselta ammattilaiselta 22
Viestintäkanavat Tajua mut! -toimintamallille on luotu oma visuaalinen ilme, jota hyödynnetään kaikessa viestinnässä. Visuaalinen ilme näkyy muun muassa verkkosivuilla ja some-viestinnässä, koulutus- ja markkinointimateriaaleissa, kuten esitteissä, julisteissa, flyereissa, rannekkeissa ja kynissä. Tajua mut! -toimintamallin viestinnässä hyödynnetään aktiivisesti eri kanavia, joiden kautta lähestytään eri kohderyhmiä. Yleistä viestintää toteutetaan verkkosivujen (www.espoo.fi/tajuamut) kautta. Sivuilla on tarjolla sekä yleistä että yksityiskohtaisempaa tietoa toimintamallista tekstien, oppaiden ja videoiden muodossa. Yleistä viestintää toteutetaan myös instagramin ja twitterin kautta sekä virallisilla mediatiedotteilla. Kansallisesti merkittäviä kanavia ovat erilaiset ammattilaisille suunnatut koulutustilaisuudet ja tapahtumat. Eniten viestintää kohdennetaan lasten ja nuorten parissa työskenteleville ammattilaisille, jotka ovat keskeisessä roolissa viestiessään asiasta lapsille, nuorille ja heidän perheilleen. Ammattilaiset saavat tietoa toimintamallista Tajua mut! -koulutuksista, työskentelyn tueksi tehdystä käyttäjäoppaasta ja toimintokohtaisista ohjeista. Päivitettyä, tuoretta tietoa ammattilaiset saavat yleisten verkkosivujen lisäksi neljästi vuodessa ilmestyvästä sähköisestä uutiskirjeestä, facebook-sivuilta sekä intranetin kautta, mikäli työskentelevät Espoon kaupungilla. Eri toimintojen esimiehille viestitään kohdennetusti toimintamallin käyttöönoton yhteydessä sekä erillisillä esimieskirjeillä, joissa kerrotaan toimintamallin käyttöönoton etenemisestä, ja jonka yhteydessä toimitetaan käyttöönottoa kuvaavia ajantasaisia lukuja. Jokaisesta toimintamallin käyttöön ottaneesta tahosta on nimetty vähintään yksi Tajua mut! -yhdyshenkilö, joka kuuluu Tajua mut! -yhdyshenkilöverkostoon. Verkosto tapaa vähintään muutaman kerran vuodessa ja jakaa tietoa, kokemuksia ja kehittää mallia yhteistyössä eteenpäin. Yhdyshenkilöverkosto sulautuu tulevaisuudessa todennäköisesti kouluttajaverkostoon, joka muodostuu, kun uusi kouluttajarakenne otetaan syksyllä 2015 käyttöön. Nuoret ja huoltajat saavat tietoa toimintamallista pääasiassa kohtaamiensa ammattilaisten kautta. Ammattilaiset voivat hyödyntää näissä kohtaamisissa tilanteeseen varta vasten tuotettuja esitteitä. Nuoret saavat tämän lisäksi tietoa erilaisissa heille suunnatuissa tilaisuuksissa sekä erilaisten markkinointimateriaalien kautta. Tulevaisuudessa nuorten tiedottamista tehostetaan nuorisovaltuuston sekä oppilaskuntien kanssa tehtävän yhteistyön avulla. Nuorten huoltajille tarjotaan tietoa myös koulujen vanhempainiltojen sekä koulujen Wilma-järjestelmän kautta. 23
Kaikessa viestinnässä pyritään huomioimaan eri kieliversiot. Ammattilasille suunnattua materiaalia on tällä hetkellä sekä suomeksi että ruotsiksi. Lapsille, nuorille ja perheille suunnattu materiaali on suomen- ja ruotsinkielistä. Verkkosivuilla on toimintamallista tietoa myös englanniksi ja syksystä 2015 alkaen vähintään myös venäjäksi ja somaliksi. 24
Tajua mut! -toimintamallin jalkauttaminen Tajua mut! -toimintamalli on tarkoitettu kaikille 9-28 -vuotiaiden espoolaisten lasten ja nuorten parissa toimiville ammattilaisille. Ammattilaisia on koulutettu Tajua mut! - toimintamallin käyttäjiksi toukokuusta 2014 alkaen. Kesäkuuhun 2015 mennessä Tajua mut! -koulutuksen oli saanut 1343 ammattilaista. Alla olevassa listassa on esitetty tahot, jotka on koulutettu Tajua mut! -toimintamallin käyttäjiksi: Sivistystoimi: Suomen- ja ruotsinkieliset koulut ja lukiot Oppilas- ja opiskelijahuolto: Peruskoulujen ja lukioiden kuraattorit ja psykologit Liikuntapalvelut Nuorisopalvelut Kirjastot Työväenopisto Sosiaali- ja terveystoimi: Oppilas- ja opiskelijahuolto: Koulu- ja opiskeluterveydenhuolto Muita: Lapsiperheiden perhetyö: perheohjaus ja kotipalvelu Suun terveydenhuolto Mielenterveys- ja päihdepalvelut Lastensuojelun avopalvelut ja jälkihuolto Perheneuvolat Lastenpsykiatrian avohoitoyksikkö (konsultaatiotiimi) Talous- ja velkaneuvonta Maahanmuuttajapalvelut Työllisyyspalvelut Sosiaali- ja kriisipäivystys Omnian ammatilliset pajat, kuraattorit, oppilaanohjaajat ja erityisopettajat Espoon Poliisi Espoon seurakunnat Vamos Espoo SPR Nuorten turvatalo, Espoo Espoon Tyttöjen talo Espoon Steinerkoulu Espoon kristillinen koulu SVEPS Ungdomsverkstad Espoon kuvataidekoulu Tanssikoulu DCA Espoon aikuislukio 25
Tajua mut! -koulutukset ovat olleet kestoltaan pääsääntöisesti 2,5 tuntia, josta toimintamallin käsittelyyn on käytetty 1,5 tuntia ja tietojärjestelmän kuvaamiseen ja sen harjoitteluun 45 minuuttia. Osioiden välissä on pidetty 15 minuutin tauko. Koulutusten lopussa osallistujat ovat saaneet käyttöönsä henkilökohtaiset tunnukset tietojärjestelmään, jonka jälkeen toimintamallin ja siihen sisältyvän tietojärjestelmän käyttö on ollut mahdollista. Pääsääntöisesti eri toimijatahojen koulutukset on pidetty yhtäjaksoisesti saman päivän aikana. Koulujen kohdalla on kuitenkin toimittu niin, että toimintamalliosio ja tietojärjestelmäosio on pidetty eri päivinä. Toimintamalliosio on pidetty ensin suuremmalle joukolle ja tietojärjestelmäosioita on järjestetty useampia yhden päivän aikana, niin että koulujen henkilöstö on voinut osallistua niihin portaittain. Projektin aikana koulutusten vetämisestä ovat vastanneet kaksi päätoimista projektikoordinaattoria. Koulutusten sisältöjä ja rakennetta on kehitetty projektin edetessä niistä saadun palautteen perusteella. Tajua mut! -toimintamallin jalkauttamisprosessi: 1. Toimintamallin yleisesittely - toimialan, tulosalueiden ja palvelualueiden johtoryhmät - keskijohto ja lähiesimiehet - ohjeistuksesta vastaavan työryhmän/ henkilön nimeäminen toiminnosta 2. Toimijatahokohtaisen ohjeen laatiminen ja yhdyshenkilön nimeäminen - toimintokohtaisen ohjeen työstäminen; Tajua mut! -tiimi antaa tukea ohjeen laatimisessa, mutta vastuu työstämisestä on toimijataholla - ohjeen deadline sovitaan keskijohdon kanssa, oltava vähintään luonnosvaiheessa ennen koulutusta - valmiit ohjeet toimitetaan projektitiimille, joka vastaa eri toimintojen ohjeiden arkistoinnista - toimijataho nimeää Tajua mut! -yhdyshenkilön - Tajua mut! -tiimistä nimetään toiminnolle yhdyshenkilö, joka hoitaa muun muassa koulutukset ja niiden käytännönjärjestelyt 26
3. Koulutuksiin liittyvistä käytännön asioista sopiminen - esimiehen/keskijohdon kanssa - linjataan koulutettavat toimijat ja koulutusajankohdat - ryhmäkoot: o toimintamalliosiossa osallistujia voi olla niin paljon kuin koulutustilaan mahtuu. Iso ryhmä kuitenkin vaikeuttaa keskustelua. o tietojärjestelmäosio = ehdoton maksimi osallistujamäärä on 20 henkeä - koulutustilojen varaukset. Tilavarauksessa huomioitava, onko koulutettavilla mahdollisuus käyttää omia koneita o toimintamalliosio: tykki, kangas, kone tai tikku o tietojärjestelmäosio: tykki, kangas, nettiyhteys vähintään osallistujille sekä tietokone/tabletti vähintään joka toisella koulutettavalla - toimijatahon toimitettava seuraavat tiedot koulutuksiin osallistuvista viikkoa ennen koulutusta: o etunimi, sukunimi, työsähköpostiosoite, työpuhelinnumero o työpiste, ammattinimike, sukupuoli - Tajua mut! -tiimissä sovitaan koulutuksen vetäjä - Tiimin kalenterein merkitään mahdollisuuksien mukaan kustakin koulutuksesta seuraavat tiedot: o ajankohta: jos koulutuksen ajankohta poikkeaa tilavarauksesta, se kirjataan kalenteriin. o yhdyshenkilö: nimi ja puhelinnumero o koulutuksen osoite o koulutuksen osallistuvien määrä o lisäksi, jos tiedossa: tila muita yksityiskohtia ja normaalista poikkeavat tiedot o kalenterikutsu koulutukseen lähetetään kaikille tiimin jäsenille 4. Koulutus - koulutusmateriaali (diat + toimijatahokohtainen ohje) tikulla tai omalla koneella - koulutuksessa jaettava materiaali: o osallistujalista o harjoitustunnukset ja oikeat tunnukset o sakset, kynä o julisteita ja esitteitä jokaiselle koulutukseen osallistuvalle (noin 20 kpl/hlö) o Sitran käsikirja esimiehelle o Tajua mut! -toimintamallin käyttäjäopas kiertämään koulutuksessa 27