Viestintä toimintaympäristön muutoksissa, teemojen johtaminen & yhteenveto Yritysviestinnän perusteet A21A00100 Visa Penttilä! Johdatus yritysviestintään! Viestintä! Asiakassuhteissa! Sijoittajasuhteissa! Mediasuhteissa! Työyhteisössä! Toimintaympäristön muutoksissa teemojen johtamisessa o 2
Agenda 1. Teemojen johtaminen 2. Yritysviestinnän osa-alueita 3. Lopputyön ohjeistusta Toimintaympäristön muutokset Yhteiskunnalliset, sosiaaliset, poliittiset ja ympäristölliset muutokset tuovat haasteita ja mahdollisuuksia organisaatiolle - ja niiden viestinnälle (vrt. Gregory 2013, 82 83) Esimerkiksi teknologiset muutokset olleet esillä erilaisissa sidosryhmäsuhteissa kurssilla Erilaisilta organisaatiolta odotetaan vastauksia/kannanottoja useisiin esiin nouseviin kysymyksiin Luotaaminen, varautuminen ja osallistuminen teemojen johtamista Käsite lähellä kriisiviestintää Jos viestintä ymmärretään välittäväksi toiminnoksi organisaation ja sen ympäristön välillä, niin se on olennainen osa teemojen johtamista
Teemat (issues) (Juholin 2013) Organisaatiot eivät viesti aina itsestään, vaan myös itselleen tärkeistä asioista, teemoista (vrt. sidosryhmäviestinnän kohdennettuus) Teemoja voidaan pitää poikkeuksellisen kiinnostavina tai kriittisinä organisaation kannalta Ei välttämättä pelkästään negatiivisia asioita (joskin usein nähdään sellaisina) Julkisella keskustelulla voi olla vaikutuksia organisaation legitimiteettiin ja sen on hyvä osallistua siihen Toisaalta: Think of an issue as a gap between your actions and stakeholder expectations. (Issue management council) Teemojen jaottelua Omat teemat vs. muiden teemat Toimintaa tukevat vs. toimintaa uhkaavat teemat Teemoilla omat elinkaarensa Teemat sidosryhmien kääntöpuolena usein tietyt teemat keräävät ympärilleen erilaisia sidosryhmiä Teemoilla myös moraalinen luonteensa (vrt. Bowen & Heath 2005) Teemojen tunnistaminen Heikot signaalit toimintaympäristössä vrt. Mitkä asiat voivat kehittyä kriiseiksi? (Cornelissen 2014, 182) Miksi luodataan ja minkälaisin resurssein? Mahdollisuuksien rajallisuus kaikkeen ei voi lähteä mukaan Mitä luodataan? Esimerkiksi tiettyjä sidosryhmiä? Missä toimintaympäristössä? Sosiaalinen media, julkinen mediakeskustelu, alueellinen rajaus Miten luodataan? Kuka on vastuussa prosessista? Esim. Bowen (2002): ylimmän johdon tehtäväaluetta (Juholin 2013)
Luotaamisen/teemojen johtamisen tekniikoita Destep- ja swot-analyysit Organisaation ympäristön ja historian tuntemus Teemojen tunnistaminen ja sidosryhmien luokittelu tärkeyden ja asenteen mukaan (vrt. Gregory 2007) -> viestintästrategiat Asenne/tärkeys Heikko Vahva Teeman vastustus Teeman tukeminen Ongelmalliset Ei-olennaiset Vastustajat Tukijat (Cornelissen 2014) Viestintästrategioita erilaisille teemoille 1. Suojautuminen (buffering) Ei reagointia, päätösten lykkääminen 2. Erojen kaventaminen (bridging) Teemojen tunnustaminen ja niihin mukautuminen (Esimerkiksi ympäristöraportointi) 3. Aktiivinen puolustaminen (advocacy) Kampanjointi, lobbaustyö yleisen mielipiteen muuttamiseksi Vrt. Lehdistötilaisuudet, joihin kutsutaan erilaisten näkemysten edustajia vuoropuhelun mahdollistamiseksi vastapuolen syleilyä kuoliaaksi? Erilaiset koulutukselliset lähestymistavat (public education); yhteisödialogit Erilaiset viestintästrategiat voidaan nähdä ilmiöiden kehystämisen (framing) kautta (Cornelissen 2014)
Teemojen johtamista? Consumption of sugar sweetened beverages, artificially sweetened beverages, and fruit juice and incidence of type 2 diabetes; systematic review, meta-analysis, and estimation of population attributable fraction (British medical journal) Teemojen johtamista?
Teemojen ennakointia Teemojen johtamista & viestintää
Poliittinen vaikuttaminen teemojen johtamisena Paluu strategiseen viestintään Viestintää, joka tukee organisaation mission, vision ja arvojen toteuttamista Strategisen viestinnän ymmärtäminen konstitutiivisena se luo merkityksiä ja suhteita Strateginen viestintä voidaan nähdä esimerkiksi Viestintästrategiassa = suunnitelma organisaation viestinnästä Strategiaviestinnässä = miten strategiaa luodaan viestinnällä ja miten organisaation toimintaa koordinoidaan strategian viestimisen kautta
Strategista viestintää sopiiko kaikille? Viestintää asiakassuhteissa vuorovaikutteisesti
Sijoittajaviestinnän sääntely & muokattavuus Media sidosryhmänä & kanavana
Työyhteisöviestinnän merkitys Osaamistavoitteet: Kurssin suoritettuaan opiskelija ymmärtää viestinnän merkityksen yrityksen liiketoiminnassa tiedostaa dialogisuuden ja osallistumisen merkityksen yrityksen ja sidosryhmien välillä tuntee viestinnän keskeiset periaatteet ja prosessit osana sidosryhmäsuhteita, yritysidentiteetin rakentamista ja maineenhallintaa hahmottaa digitaalisen viestinnän ja median strategisen roolin yritysviestinnässä osaa etsiä, lukea ja hyödyntää tieteellisiä artikkeleita kykenee argumentoivaan suulliseen ja kirjalliseen esittämiseen osaa toimia rakentavasti tiimityössä 09/12/15 20
Vielä lopputyöstä Prosessikirjoituksen opettelua paluuta aikaisempiin teksteihin ja niiden muokkaamista! Jos ette ole palauttaneet yksittäistä esseetä, niin voitte vielä sisällyttää sen lopputyöhön 1. Tehtävänanto 2. Lähteiden käyttö, viitteet ja lähdeluettelo 3. Rakenne Lopputyötä varten Kun kaikki viisi opetusviikkojen teemoja käsittelevää esseetä on kirjoitettu, on tehtävänä vielä yhtenäisen loppuraportin kirjoittaminen. Tämä tarkoittaa johdannon kirjoittamista n. 1 sivu: Johdannossa esitellään käsiteltävät aihealueet, esitetään raportin tavoite, kerrotaan työn rajauksista, näkökulmista ja muista ratkaisuista tarpeen mukaan sekä motivoidaan lukija kiinnostumaan tekstin sisällöstä. esseiden muokkaamista loppuluvun kirjoittamista 1 2 sivua: Loppuluvussa tehdään lyhyt yhteenveto aiemmissa osioissa esitetystä; nostetaan esiin ja kerrataan lyhyesti olennaisimmat asiat yhdistellen niitä toisiinsa - JA Omana osuutenaan loppulukuun liitetään lyhyt, muutaman kappaleen pituinen pohdinta omasta oppimisesta kurssilla (ennen kaikkea itseänne varten) Kansisivu + sisällysluettelo + lähdeluettelo lopussa Laitoksen nimi 09/12/15 22
Lopputyötä varten Yksittäisten esseiden sisältöä ja rakennetta muokataan - kehittämiskohteita Lukemalla tehtävänanto kertaalleen ja varmistamalla, että essee vastaa sitä Tarkistamalla sisältö ja argumentaatio (tarvitaanko lisälähteitä? Voisiko ilmiötä havainnollistaa esimerkillä? Onko esseessä omaa pohdintaa ja erottuuko se tekstissä? Onko esseessä jotain tarpeetonta/onko se liian lyhyt (650 800 sanaa)? Onko esseessä punainen lanka?) lisäämällä lukijaa ohjailevaa metatekstiä (onko tekstin lukijalle selvää, missä mennään, mikä on esseen tarkoitus? ) selkeyttämällä kappaleiden aloitusvirkkeet ja kappalejako (vastaako kappaleen sisältö ensimmäistä virkettä? Liittyvätkö esseen kappaleet toisiinsa? Onko esseessä irrallisia parin virkkeen kappaleita?) hiomalla väliotsikoiden sisältöä (vastaako esseen otsikko sisältöä?) tarkistamalla viitteiden ja lähteiden merkintään liittyvät yksityiskohdat (lukekaa http://viestinnantietoaines.aalto.fi/tieteellinen/viittteetjalahteet.htm; toisen harjoituskerran diat) kiinnitetään huomiota käsitteiden määrittelyyn Kieliasu viimeistellään niin, että se vastaa suomen kielen oikeinkirjoituksen ohjeita (erityisesti yhdyssanat ja pilkutus!) Laitoksen nimi 09/12/15 23 Lähteiden käyttö, viitteet ja lähdeluettelo Käyttäkää osoitettuja lähteitä + etsikää vähintään yksi oma lähde Kun viittaatte tekstissä lähteeseen, merkitkää se: Gaines-Ross (2010) esittää erilaisia taktiikoita yrityksen kriisiviestinnästä. Yrityksen viestintäfunktion asemaan ei ole yksiselitteistä ratkaisua (Gregory 2014). Yrityksen viestintäfunktion asemaan ei ole yksiselitteistä ratkaisua. Se voi olla funktionaalisesti, tehtäväkohtaisesti tai projektimuotoisesti järjestetty. (Gregory 2014.) Kieliasun tarkistuksen yhteydessä katsokaa myös, että viitteissä nimet ja vuosiluvut ovat oikein Referoikaa tekstiä mieluummin omin sanoin suorat lainaukset usein kömpelöitä
Esimerkkejä lähteiden merkinnöistä merkitkää kaikki lopputyön loppuun Tärkeintä on että kaikki käyttämänne lähteet löytyvät lähdeluettelosta (ja ettei siellä ole mitään ylimääräistä) Esimerkki: Kirjan osio Karmark, E. 2013. Corporate branding and corporate reputation. Teoksessa The Handbook of Communication and Corporate Reputation, toim. C. E. Carroll. A John Wiley & Sons, Ltd., Publication, West Sussex. 446 458. Esimerkki: Artikkeli (näihin ei tule nettiosoitteita!) Edelman, D. C. 2010. Branding in the digital age. Harvard business review 88(12). 62-69. Esimerkki: Luento Penttilä, V. 2015. Viestintä liiketoiminnassa keskeisiä lähtökohtia. Luento Aalto-yliopiston kauppakorkeakoulussa 3.11.2015. Helsinki. Esimerkki: Video Koschmann, M. 8.5.2012. What is organizational communication? [videotiedosto]. Haettu 14.9.2015 osoitteesta https://www.youtube.com/watch?v=e5oxyglgmuy Laitoksen nimi 09/12/15 25 Rakenne - otsikoinnit Otsikoikaa esseenne otsikko kertoo rajauksestanne ja käsittelemästänne aiheesta Työntekijöiden rooli kriisiviestinnässä Väliotsikoiden syytä olla informatiivisia (jos käytätte niitä) otstkot Johdanto, Yhteenveto, Rajaukset eivät ole tarpeellisia Otsikoikaa myös lopputyö kokonaisuutena
Rakenne - johdanto Johdannossa esitetään, mitä esseellä halutaan sanoa tämän on hyvä tulla esiin jo ensimmäisessä kappaleessa Sosiaalinen media on mullistanut yritysten ja niiden sidosryhmien väliset viestintäsuhteet. Samaan aikaan yrityksiltä edellytetään avoimuutta ja perinteinen media kaivaa ristiriitoja yritysten sanojen ja tekojen välillä (Christensen & Cornelissen 2011). Yksittäinen teko, tiedote, blogi, twiitti tai video voi saada aikaan vyöryn, jota yrityksen on vaikea ennakoida ja hallita (Gaines-Ross 2010). Poikkeustilanteista on tämän myötä tullut osa yritystoiminnan arkipäivää, ja tarve suunnitelmalliselle kriisiviestinnälle on kasvanut. Konstitutiivinen viestintäparadigma korostaa kuitenkin kaikkien yksittäisten puhujien merkitystä (Christensen & Cornelissen 2011). Miten sitten yrityksen sisäinen moniäänisyys voi toimia kriisitilanteissa, joissa yrityksen pitäisi viestinnällään pystyä minimoimaan vahingot tai kääntämään tilanne jopa edukseen - ovatko yrityksen työntekijät kriisiviestinnän uhka vai mahdollisuus? Rakenne - käsittely Tarkistakaa, ettei esseessä varsinainen käsittely tapahdu Yhdessä/kahdessa isossa kappaleessa (raskasta lukea) Yhden virkkeen mittaisissa kappaleissa (hajanaisuus) Teoreettisten näkökulmien lisäksi voitte havainnollistaa omin esimerkein käsiteltyjä asioita Lisäksi voitte linkittää esseitä toisiinsa kommentoimalla yhtäläisyyksiä tai eroavaisuuksia niiden välillä Muistakaa väitteissänne erilaisten varmuusasteiden käyttö: ehkä, mahdollisesti, esimerkin valossa näyttäisi siltä jne.
Rakenne - yhteenveto Esseiden viimeisen kappaleen on hyvä koota yhteen esseen keskeinen sanoma! Painottaessaan moniäänisyyttä konstitutiivinen viestintäkäsitys näyttäytyy kriisiviestinnän näkökulmasta lähinnä kaoottiselta, onhan perinteisesti eritoten kriisiviestinnän nähty edellyttävän yhtenäisyyttä ja vahvaa suunnitelmallisuutta. Työntekijät ovatkin kriisitilanteissa edelleen viestinnän keskeinen kohde työmotivaation ja sitoutumisen säilyttämisen näkökulmasta. Kun yritysten mahdollisuudet ehkäistä ennalta kriisejä ovat vähentyneet, pitäisi työntekijät kuitenkin tässä esseessä kuvatuin tavoin nähdä ensisijaisesti viestijöinä: he toimivat jatkuvassa vuorovaikutuksessa sekä työssään että työn ulkopuolella lukuisten eri sidosryhmien kanssa ja ovat siksi eturintamassa havaitsemassa kriisejä, viestimässä niiden aikana ja rakentamassa uudelleen luottamusta ja positiivista yrityskuvaa. Siksi näkemys, jonka mukaan organisaatio rakentuu vuorovaikutuksessa, on omiaan kiinnittämään huomioita yhteisen ymmärryksen synnyttämiseen organisaation arvoista, maineesta ja luottamuksesta sekä itse kriisitilanteesta ja siitä selviytymisestä. Tämän myötä kriisiviestintä on enemmänkin osa strategista johtamista kuin pelkkä viestintäammattilaisten pahan päivän varalle laatima suunnitelma. Lopputyön muotoilu Palauta työ yhtenä Word-tiedostona Nimeä tiedosto muotoon sukunimi_etunimi_essee Leipätekstissä Times new roman; fonttikoko 12; riviväli 1; reunojen tasaus Käyttäkää automaattisia tyylejä otsikoissa -> automaattinen sisällysluettelo Palautukset harjoitusryhmän sivulle lopputyö-kansioon Lopputyön kokonaismitta on ohjeellinen pääasia on, että esseet ovat 650 800 sanan mittaisia
Lähteet Bowen, S. A. 2002. Elite executives in issues management: The role of ethical paradigms in decision making. Journal of Public Affairs, 2(4), 270-283. Bowen, S.A. and Heath, R.L., 2005. Issues management, systems, and rhetoric: Exploring the distinction between ethical and legal guidelines at Enron. Journal of Public Affairs, 5(2), pp.84-98. Cornelissen, J. 2014. Corporate communication. London: Sage. Gregory, A. (2007). Involving stakeholders in developing corporate brands: The communication dimension. Journal of Marketing Management, 23(1-2), 59-73. Gregory, A. 2013. Corporate Reputation and the Discipline of Communication Management. Teoksessa The Handbook of Communication and Corporate Reputation, toim. C. E. Carroll. A John Wiley & Sons, Ltd., Publication, West Sussex. 81-93. Issue management counsil, 2015. Clarification of terms. http://issuemanagement.org/learnmore/clarification-of-terms/, viitattu 9.12.2015. Juholin, E. 2013. Communicare!. Kopijyvä, MIF