Tietojärjestelmän kehittäminen syksy 2003 Ryhmä C2 <tjkc2@tuug.fi> Väliraportti 4 14.11.2003 Päivi Laiterla Tomas Windahl Toni Nikkanen Antti Lehto
Table of Contents 1 Johdanto...2 2 Rajaus... 2 2.1 ACE-tiimin kehittäminen...3 2.2 UUJ... 3 2.3 Rich Picture uudistetusta järjestelmästä...4 3 Mittarit... 6 3.1 P-tason mittarit...6 3.2 IO-tason mittarit...8 4 Oliomallinnus... 10 5 Tietovuokaaviot... 11 5.1 Liittymäkaavio... 11 5.2 1. tason tietovuokaavio... 12 6 Projektiaikataulu... 13 1
1 Johdanto Survey Inc. on tunnettu amerikkalainen markkinointitutkimusyritys, jolla on useita toimipisteitä Yhdysvalloissa. Yrityksen asiakaskuntaan kuuluu useita tunnettuja ja suuria liikeyrityksiä. Survey Inc. tarjoaa muun muassa asiakasprofilointeja, erilaisia tyytyväisyystutkimuksia, tulosanalyyseja ja markkinoinnin kehittämisprojekteja. Organisaatioltaan Survey Inc. on jaettu toimintojen mukaan jaoksiksi, joissa toimii useita osastoja. Survey Inc. päämääriä ovat projektien tehokas toteuttaminen, tuloksen tekeminen ja asiakastyytyväisyys. Kehitysprojektissa etsitään keinoja näiden tavoitteiden konkreettiseen toteuttamiseen ja mittaamiseen yrityksen toimintatapojen kehittämisen kautta. Neljäs väliraportti jatkaa kehitysprosessia IO-tasolla asiakkaan kanssa löydetyn rajauksen mukaisesti. Tehty rajaus ja muut rajausvaihtoehdot esitellään raportin alussa. Rich Picture kuvaus on päivitetty vastaamaan tulevaa, kehitysprosessin jälkeistä tilannetta yrityksessä. Oliomallinnuksella etsitään kehitettävän järjestelmän mahdollisia entiteettejä ja liittymä- sekä tietovuokaavioilla mallinnetaan yrityksen tiedonkulkuprosesseja. IO-tason mittarit esittävät IO-tason kehityskohteiden mittaamiseksi kiinnitettyjä kriteerejä ja niiden pohjalta tehtäviä johtopäätöksiä. IO-tason mittarit on kiinnitetty vastaamaan P-tasolla esitettyjä mittareita. 2 Rajaus Asiakkaalle tarjottiin kahta erilaajuista rajausvaihtoehtoa: Suppea rajaus: ACE-järjestelmän ja ACE-tiimin toiminnan tehostaminen. Vanhojen projektitietojen saatavuuden parantaminen siirtämällä paperitiedostot koneelle ja järjestelmän käytettävyyden parantaminen. Tällöin myös AE:n tekemien projektitarjousten nopeus ja tarkkuus paranee. Laajempi rajaus: ACEn toiminnan lisäksi kehitetään yrityksen käynnissä olevien projektien aikataulutuksen tehokkuutta. Job Order Database yhdistetään Experience Databasen ja ACE-järjestelmän kanssa.yrityksen kaikille toimijoille eli AE:lle, SAM:lle sekä osastoille lisätään uudistetun järjestelmän käyttömahdollisuus. Molemmissa vaihtoehdoissa varsinainen laitteiston kehittäminen jätetään ulkopuolelle ja laitteistoa hankitaan tai uudistetaan vain niiltä osin kun uusi järjestelmä sitä vaatii. Valittu rajaus: Valituista rajauksista asiakkaat valitsivat laajemman sekä ACE-tiimin toiminnan tehostamisen että käynnissä olevien projektien aikataulutuksen parantamisen kattavan 2
vaihtoehdon. Tarjotun vaihtoehdon katsottiin kehittävän yrityksen toimintaa kokonaisvaltaisesti eikä vain tiettyyn osa-alueeseen (ACE-tiimi) keskittyen. Projektitarjousten teon nopeuttaminen on tärkeä osa kehitysprojektia ja ACEjärjestelmän toimimattomuus nykytilassa on pystytty osoittamaan. Käynnissä olevien projektien aikataulutus ja seuranta ei kuitenkaan riittävästi helpotu vain ACE-tiimin toimintaa parantamalla vaan vaatii kokonaisvaltaisempaa muutosta ja koko yrityksen kattavan järjestelmän suunnittelemista. Asiakas toivoo uudistusten voivan tapahtua niin, että olemassa olevaa laitteistokantaa ei jouduta uusimaan kokonaisuudessaan. Jos järjestelmän toimivuus vaatii laitteistouudistuksia, yrityksessä ollaan valmiita niihin minimikustannuksin. Toimittajayritys hoitaa järjestelmän käyttöönoton vaatiman koulutuksen Survey Inc.:ssä. Suppeampi rajaus hylättiin koska haluttiin kokonaisvaltaisempi uudistus, eikä ainoastaan vanhojen järjestelmien uudelleenkuorrutusta. 2.1 ACE-tiimin kehittäminen Projektitarjouksen tekemisen nopeutta ja tarkkuutta pyritään parantamaan ACE-tiimin toiminnan tehokkuutta parantamalla. Nykyään paperiarkistoissa olevat vanhat projektitiedot siirretään tietokoneelle ja Experience Databasea ja ACE-järjestelmää muokataan käytettävämmäksi ja tarkemmaksi. Tällöin ACE-tiimi pystyy tuottamaan kulu- ja kestoarvioita nopeammin AE:n käyttöön, jolloin AE:n toimintaedellytyksen paranevat. 2.2 UUJ Käynnissä olevien projektien tietokanta Job Order Database yhdistetään Experience Databasen ja ACE:n kanssa. Uuden järjestelmän nimeksi tulee UUJ. JOD:iin kirjataan käynnissä olevien projektien tiedot ja työvaiheet sekä viittaukset aikaisempiin projektitietoihin Experience Databasessa. Uuteen järjestelmään on pääsy kaikilla yrityksen toimijoilla. Töiden eteneminen kirjataan järjestelmään, josta yrityksen toimijat saavat tiedot käyttöönsä reaaliaikaisina. Etenemistä voidaan verrata suoraan myös tehtyyn projektiaikatauluun. Tämä helpottaa projektin etenemisen seuraamista ja aikataulujen päivittämistä. Asiakas haluaa järjestelmän tietojen olevan saatavissa työntekijän olinpaikasta riippumatta, joten tarjoamme asiakkaalle ensisijaisesti internet-selainpohjaista käyttöliittymää järjestelmään. Tarjottava ratkaisu on tässä tilanteessa mielestämme 3
sopivin myös asiakkaan laitteistokannan kirjavuuden vuoksi. 2.3 Rich Picture uudistetusta järjestelmästä Rich Picture esittää Survey Inc.:in toimintaa suunnitellun järjestelmäkehityksen toteutumisen jälkeen. Vanhat tietojärjestelmät ja tietokannat ACE, Experience Database ja Job Order Database on yhdistetty uuteen tietojärjestelmään UUJ. Järjestelmä sisältää vanhat projektitiedot, joita hyödynnetään projektitarjousten tekemisessä sekä käynnissä olevien projektien aikataulutuksessa. Lisäksi järjestelmään kirjataan käynnissä olevien projektien eteneminen. Käyttöoikeus järjestelmään on ACE-tiimin lisäksi yrityksen muillakin toimijoilla, AE:lla, SAM:lla ja osastojen päälliköillä. ACE-tiimi tuottaa AE:n työstämien projektien pohjalta laskentamateriaalia projektien kestoista ja kuluista ACE-järjestelmän tarjoamien vanhoja projektitietoja hyödyntäen. Näiden avulla AE tekee asiakkaalle tarjottavat projektitarjoukset. Hyväksytyn projektitarjouksen pohjalta SAM tekee toteutettavan projektin aikataulut ja jakaa työt osastoille. Osastot kirjaavat töiden etenemistä tietojärjestelmään, jonka kautta SAM voi valvoa projektien etenemistä. Tarvittaessa aikatauluja muokataan uudelleen. 4
5
3 Mittarit 3.1 P-tason mittarit Kehitettävän järjestelmän hyötyjä pyritään arvioimaan seuraavien mittareiden avulla. Tunniste Tavoitteen nimi Prioriteetti Lähde ASGN154 ACE-tiimin toiminnan tehostaminen 1 (Korkea) Antti Tavoitteen kuvaus ACE-tiimin toiminnan tehokkuudesta riippuu pitkälti kuinka nopeasti tarjous saadaan tehtyä. Alkuehdot ACE-tiimi saa riittävät tiedot työnsä pohjaksi AE:lta Arviointi Tavoitteen arviointi s käytetään uoritetaan, kun järjestelmä on ollut yhden vuoden käytössä. Arviointikriteereinä seuraavia asioita: - ACE-tiimin yhtä tarjousta kohden tekemän työn määrä ennen ja jälkeen järjestelmän käyttöönoton. - ACE-tiimiltä yhtä tarjousta varten tehtävään työhön kuluttama aika ennen ja jälkeen järjestelmän käyttöönoton. Johtopäätökset Mikäli voidaan osoittaa, että implementoitu järjestelmä on parantanut ACE-tiimin toimintaa arvionti-osion mukaisesti voidaan olettaa AE:n työn tehostuvan ja tarjouksen teon nopeutuvan ja siten asiakastyytyväisyyden paranevan. 6
Tunniste Tavoitteen nimi Prioriteetti Lähde HEWD511 KVBH611 Projektien AE:n toiminnan aikataulujen tehostaminen laadinnan 21 (Keskitaso) (Korkea) Antti Tavoitteen kuvaus AE:n toiminnan tehokkuudesta tehostaminen riippuu kuinka nopeasti tarjous saadaan tehtyä. Tavoitteen Alkuehdot kuvaus AE Oikein saa ja tarvitsemansa nopeasti laadittu tiedot aikataulu ACE-tiimiltä. parantaa yrityksen työtehoa ja tuottavuutta. Alkuehdot Arviointi Tavoitteen Työ on myyty. arviointi suoritetaan, kun järjestelmä on ollut yhden vuoden käytössä. Arviointi Arviointikriteereinä Tavoitteen arviointi käytetään suoritetaan, seuraavia kun järjestelmä asioita: on ollut yhden vuoden käytössä. Arviointikriteereinä - AE:n yhtä käytetään tarjousta seuraavia kohden asioita: tekemän työn määrä ennen ja jälkeen - järjestelmän Miten nopeasti käyttöönoton. uuden projektin saamisen jälkeen aikataulut on laadittu ennen - AE:n ja jälkeen yhtä järjestelmän tarjousta yhtä käyttöönoton. tarjousta kohden kuluttama aika ennen ja jälkeen - järjestelmän Miten hyvin käyttöönoton. aikataulut pitävät paikkaansa projektien todellisen etenemisen Johtopäätökset Mikäli kanssa voidaan ennen osoittaa, ja jälkeen että uuden implementoitu järjestelmän järjestelmä käyttöönottamisen. on nopeuttanut AE:n Johtopäätökset toimintaa Mikäli voidaan arvionti-osion osoittaa, että mukaisesti implementoitu voidaan järjestelmä oletta asiakkaan on parantanut saavan aikataulujen näiltä osin tarjouksensa laadintaa (SAM:n nopeammin. toimintaa) arvionti-osion mukaisesti voidaan olettaa yrityksen sisäisen joustavuuden ja kannattavuuden parantuneen. 7
3.2 IO-tason mittarit Tunniste Tavoitteen nimi Prioriteetti Lähde FGH74G Vanhan projektin hakeminen 1 (Korkea) Tomas Tavoitteen kuvaus Vanhojen projektien tietojen löytymisen ja hakemisen nopeuttaminen tehostaa vanhojen tietojen käyttöä. Alkuehdot Tiedetään, että vastaava projekti on toteutettu aiemminkin. Arviointi Tavoitteen arviointi s käytetään uoritetaan, kun järjestelmä on ollut yhden vuoden käytössä. Arviointikriteereinä seuraavia asioita: - Kuinka kauan kestää halutun projektin löytäminen ennen ja jälkeen järjestelmän käyttöönoton. - Kuinka kakuan kestää löydetyn projektin tietojen hakeminen ennen ja jälkeen järjestelmän käyttöönoton. Johtopäätökset Mikäli voidaan osoittaa, että implementoitu järjestelmä parantaa vanhojen raporttien saatavuutta yrityksen kokemusperäisen tiedon käytettävyys ja sitä kautta uusien töiden arviointi ja tekeminen helpottuu. Tunniste Tavoitteen nimi Prioriteetti Lähde JT86KL Järjestelmän käyttäjien tyytyväisyys 1 (Korkea) Päivi Tavoitteen kuvaus Käyttäjien tyytyväisyys heijastuu suoraan työtehoon. Alkuehdot Työolosuhteet ovat yleisesti ottaen kunnossa. Arviointi Tavoitteen arviointi suoritetaan, kun järjestelmä on ollut yhden vuoden käytössä. Arviointikriteereinä käytetään seuraavia asioita: - Käyttäjille järjestetään työtyytyväisyyskysely ennen ja jälkeen järjestelmän käyttöönoton. Johtopäätökset Mikäli voidaan osoittaa, että implementoitu järjestelmä parantaa työtekijöiden tyytyväisyyttä heijastuu se suoraan yleiseen työilmapiiriin ja yrityksen työteho ja sitä kautta tulos paranee. Työtyytyväisyyden voidaan myös katsoa vähentävän yrityksen kuluja stressistä johtuvien sairaspoissaolojen vähenemisen muodossa. 8
Tunniste Tavoitteen nimi Prioriteetti Lähde LT12BC Aikataulujen paikkansapitävyys 1 (Korkea) Päivi Tavoitteen kuvaus Heti alussa oikein laadittu aikataulu tehostaa osastojen työtehoa. Alkuehdot Projektin vaatimat resurssit on määritelty. Arviointi Tavoitteen arviointi suoritetaan, kun järjestelmä on ollut yhden vuoden käytössä. Arviointikriteereinä käytetään seuraavia asioita: - Miten tarkasti uuden projektin aikataulut saadaan laaditta ennen ja jälkeen järjestelmän käyttöönoton. - Miten hyvin aikataulut pitävät paikkaansa projektien todellisen etenemisen kanssa ennen ja jälkeen uuden järjestelmän käyttöönottamisen. Johtopäätökset Mikäli voidaan osoittaa, että implementoitu järjestelmä on parantanut aikataulujen laadintaa voidaan olettaa yrityksen tyhjäkäynnin vähenevän ja tuloksen paranevan. 9
4 Oliomallinnus 1 Projekti nro nimi kesto 1 1 n Tarjous nro nimi hinta kesto n 1 Asiakas nimi nro n n Suoritus nro nimi aika pääproj. 1 n Osasto nro nimi päällikkö n Aikataulu nro projekti tekijä 10
5 Tietovuokaaviot 5.1 Liittymäkaavio Asiakas Tarjouksen hyväksyminen Tarjous Tarjouspyyntö Suoritus/toimitus Maksu Lasku Survey Inc. 11
5.2 1. tason tietovuokaavio UUJ T1 Asiakas Tarjouspyyntö Tarjous Toimitustiedot Arviotiedot Projektitiedot etenemistiedot Suoritustiedot Vanhojen proj. tiedot Tarjouksen hyväksyminen 1. Tarjouksen teko Laskunmaksu Lasku Aikataulutiedot Vanhojen proj. tiedot 3. Projektin suoritus Projektin tiedot Aikataulut 4. Kirjanpidon & laskutuksen hoitaminen 2. Aikataulun laadinta projektille 12
6 Projektiaikataulu Tehtävä arv. työmäärä Aloitusaika Valmis% Tot. työmäärä Valmistumisaika Esitutkimus 50 6.10.2003 100,00% 40 31.10.2003 Projektinhallinta 20 14.10.2003 20,00% 8 28.3.2004 Vaatimusmäärittely 10 17.10.2003 30,00% 10 31.10.2003 Suunnittelu 60 24.10.2003 0 % 30 29.11.2003 Dokumentaatio 50 6.10.2003 0 % 20 30.1.2004 Implementaatio 200 29.11.2003 0 % 30.1.2004 Testaus 50 30.1.2004 0 % 28.2.2004 Käyttöönotto 50 28.2.2004 0 % 28.3.2004 13