Riskienhallinta DTV projektissa. Digi-tv vastaanottimella toteutetut interaktiiviset sovellukset

Transkriptio

1 Teknillinen korkeakoulu 61 Riskienhallinta DTV projektissa Digi-tv vastaanottimella toteutetut interaktiiviset sovellukset Versio Päiväys Tekijä Kuvaus Oskari Pirttikoski Ensimmäinen versio Oskari Pirttikoski Lisätty versionhallinta, muutettu ulkoasu ja päivitetty riskilista Oskari Pirttikoski Ulkoasua muokattu Oskari Pirttikoski Lisätty sisällysluettelo ja kappaleiden numerointi. Riskienhallinta DTV projektissa Sivu 1/6

2 Teknillinen korkeakoulu 62 Sisällysluettelo 1 Riskienhallinta DTV projektissa Projektin kuvaus Riskienhallinnan tavoitteet Riskienhallintamenetelmät ja käytännöt Riskilista Riskienhallinnan käytännöt Vastuu riskienhallinnasta Liite A Riskilista Liite B Riskienhallintasessiot Riskienhallinta DTV projektissa DTV projektissa toteutetaan Digita oy:lle Digi-TV:n interaktiivisuutta lisäävä järjestelmä. Projekti on samalla Teknillisen Korkeakoulun Ohjelmatyökurssin harjoitustyö. Projekti on tarkemmin kuvattu projektisuunnitelmassa, tässä dokumentissa projekti esitellään vain siinä laajuudessa mitä riskienhallintaan liittyvät ratkaisut vaativat. 1.1 Projektin kuvaus Dtv projektissa on mukana seuraavat kolme intressiryhmää: projektiryhmä, asiakas eli Digita Oy sekä Ohjelmatyökurssin henkilökunta. Projektiryhmään kuuluu seitsemän opiskelijaa. Ryhmä vastaa projektin toteutuksesta. Projektin tehtävänanto on asiakkaalta. Asiakas vastaa tehtävänantoon liittyvästä ohjauksesta ja tarjoaa testausympäristön projektiryhmän käyttöön. Ohjelmatyökurssin henkilökunta, erityisesti ryhmän mentor, tarkkailee ja auttaa kehittämään projektin hallintaa. Dtv projekti on samalla sekä tutkimus- että tuotekehitysprojekti. Projektin alkuun sijoittuva tutkimusosuus heikentää mahdollisuuksia suunnitella projektia tarkasti loppuun saakka. Tutkimusosuudesta seuraa epävarmuustekijöitä, eli riskejä jotka vaativat reagointia projektiryhmältä mahdollisimman nopeasti projektin alkuvaiheessa. Näinollen projektissa on selvä tarve projektin seuraamista ja ohjaamista helpottaville menetelmille. 1.2 Riskienhallinnan tavoitteet Yksinkertaiset riskienhallintamenetelmät ja -käytännöt tarjoavat riittävän pohjan Dtv projektin tarpeisiin. Käyttöönotettavilla menetelmillä ja käytännöillä pyritään erityisesti seuraaviin seikkoihin: Riskien havaitsemiseen Riskeistä keskustelemiseen ja riskien arvioimiseen Riskeihin liittyvän päätöksenteon nopeutumiseen Riskienhallinta DTV projektissa Sivu 2/6

3 Teknillinen korkeakoulu 63 Riskien dokumentoimiseen Tässä dokumentissa esitellään Dtv projektissa käytettävät riskienhallinta-menetelmät ja käytännöt sekä riskienhallintaan liittyvät vastuut projektissa. 1.3 Riskienhallintamenetelmät ja käytännöt Projektin ensisijainen riskienhallintamenetelmä on riskilista. Riskilista on menetelmänä tarpeeksi yksinkertainen, jotta sitä voidaan hyödyntää viikottaisissa projektipalavereissa. Viikottainen riskien seuraaminen on edellytys riskienhallinnan onnistumiselle. Riskilista on lisäksi selkeä tapa kommunikoida riskejä palavereiden aikana ja se toimii riskienhallinnan dokumentaationa. Projektin viikoittaiset palaverit tarjoavat hyvät mahdollisuudet ylläpitää järjestelmällistä riskienhallintakäytäntöä. Riskienhallintaosuus otetaan mukaan viikottaisiin palavereihin, jolloin riskienhallinnasta tulee luonteva osa projektin ohjausta ja päätöksentekoa. Jos viikoittainen riskien seuraaminen osoittautuu liian tiiviiksi tahdiksi, voidaan riskejä seurata harvemmin. Tämä erityisesti silloin kun projekti on suunnitellusti rauhallisemmassa vaiheessa ja viikon aikana ei tapahdu mitään merkittävää. Viikoittaisen palaverikäytännön lisäksi osa projektin muistakin käytännöistä tukee riskienhallintaa. Näistä erityisesti tehtävä, eli Action Point (AP) menetelmän käyttö. Jokaisen kokouksen lopussa käydään läpi keskeneräiset asiat ja määrätään asian hoitaminen tehtäväksi yhdelle tai useammalle jäsenelle. Samalla voidaan jakaa riskien edellyttämät toimenpiteet tehtävinä jäsenten kesken. Tehtävien toteutumista seurataan seuraavissa projektipalavereissa ja tehtäviä tarkennetaan tai uudelleen jaetaan kunnes ne on saatu suoritettua Riskilista Riskilista on käytännössä yksinkertainen MS Excel taulukko. Taulukkoon kirjataan seuraavat kentät: 1. Havaittu: Päivämäärä jolloin riski on havaittu ja analysoitu. 2. Muutettu: Päivämäärä jolloin riskin tietoja on viimeksi muutettu. 3. Riskin nimi: Lyhyt nimi jolla riski voidaan tunnistaa. 4. Riskin kuvaus: Riittävä, mutta kompakti kuvaus riskistä. 5. Riskin vakavuusaste: Riskin vakavuusaste asteikolla 1 5, jossa 1 on heikko ja 5 erittäin vakava. 6. Riskin toteutumistodennäköisyys: Riskin toteutumistodennäköisyys asteikolla 1 10, jossa 1 on 10% ja 10 on 100%. 7. Riskin painoarvo: Riskin suhteellinen painoarvo saadaan kertolaskulla vakavuusasteesta ja toteutumistodennäköisyydestä. Painoarvon perusteella saadaan esille tärkeimmät riskit. 8. Toimenpiteet: Toimenpiteet joilla riski voidaan poistaa tai sen painoarvoa voidaan laskea. Riskienhallinta DTV projektissa Sivu 3/6

4 Teknillinen korkeakoulu Vastuuhenkilöt: Henkilöt jotka vastaavat riskin poistamisesta tai vaikutusten minimoimisesta 10. Varasuunnitelma: Toimenpiteet joihin joudutaan jos riski toteutuu. Liitteessä A on esitetty ensimmäinen versio listasta Riskienhallinnan käytännöt Projektipalavereissa noudatetaan ennalta sovittua asialistaa, joka lähetetään yleensä sähköpostilla ryhmäläisille ennen palaveria tai sovitaan viimeistään palaverin alussa. Viimeisenä kohtana asialistalla on tehtävien (AP) jako, jota edeltää vapaamuotoinen keskustelu avoimista asioista ja siitä mitä projektissa pitäisi seuraavan viikon aikana tehdä. Riskilistan täyttäminen on sopiva käytäntö aloittaa tämä vapaampi keskustelu ja mahdollisesti ohjata sitä. Keskustelun päätyttyä ryhmällä on jonkin asteinen yhteinen käsitys projektin tilanteesta ja riskeistä. Tässä vaiheessa listaan voidaan kirjata lopulliset tiedot riskeistä ja niiden vaatimista toimenpiteistä. Kun tämän jälkeen siirrytään jakamaan tehtäviä, voidaan riskilistaan kirjatut toimenpiteet jakaa ryhmäläisten kesken muiden tehtävien (AP) joukossa. Riskilistaan tehdyt muutokset ja lisäykset perustellaan lisäksi tämän dokumentin liitteessä B. Liitteeseen kirjoitetaan oma kappale jokaisesta riskienhallintasessiosta. 1.4 Vastuu riskienhallinnasta Tehokas riskienhallinta edellyttää, että kaikki työryhmän jäsenet kantavat vastuun oman osaalueensa riskienhallinnasta ja osallistuvat keskusteluun kun muiden osa-alueiden riskeistä keskustellaan. Lisäksi yhden henkilön on oltava vastuussa tietojen kokoamisesta ja riskilistan ylläpidosta. Pitää kuitenkin korostaa, että tähän tehtävään kuuluu vain riskienhallinnan tekniset järjestelyt, ei itse riskienhallinta. Riskienhallinta DTV projektissa Sivu 4/6

5 Teknillinen korkeakoulu 65 2 Liite A Riskilista Havaittu Muutettu Riski Kuvaus Henkilöriski Ryhmän jäsenet eivät ole sitoutuneita suorittamaan projektia loppuun Vaatimusten muuttuminen Koska projekti kestää suhteellisen pitkään ja alalla taphatuu paljon, voi asiakas nähdä tarpeelliseksi muuttaa projektin vaatimuksia Vakavuus [1-5] Todennäköisyys Painoarvo [0-5] Toimenpiteet Varamieskäytäntö Projektin vaiheet suunnitellaan asiakkaan kanssa yhdessä. Pyritään myös yleiskäyttöisiin ratkaisuihin heti alussa. Riskienhallinta DTV projektissa Sivu 5/6 Vastuuhenkilöt Varasuunnitelma

6 Teknillinen korkeakoulu 66 3 Liite B Riskienhallintasessiot Alustavat riskit kirjattiin listaan Projektipalaverin jälkeen riskilistaan lisättiin seuraavat riskit: Sony, Kokonaisuuden toteutettavuus, Eri valmistajien tuotteiden yhteensopivuus ja Testausaikataulu. Sonyn lähetysjärjestelmään liittyvä riski on merkittävä, koska projektin suunnittelema järjestelmä edellyttää tiettyjä erikoisominaisuuksia. Erityisesti Stream Event:ien lähettäminen on ominaisuus joka on tärkeä projektille mutta jota Sonyn järjestelmä ei välttämättä tue Projektin riskit kartoitettiin T1 vaiheessa esiin tulleiden ongelmien pohjalta. Riskit jaettiin yleisiin teknisiin riskeihin, editorin riskeihin ja projektinhallinta riskeihin. Yleisissä riskeissä vahvistui tieto ettei MHP päätelaiteita ole vieläkään saatavilla joten testausta tuotantoympäristössä ei voida järjestää. Lisäksi lisättiin uusi koordinaattitietoa siirtävä komponentti listaan. Tämän komponentin tekniikkaan ei nähty liittyvän riskejä. Editorin suurimmat riskit liittyvät MPEG-2 kuvan purkamiseen tarvittavaan kirjastoon. Kirjaston löytäminen ja integroiminen Java sovellukseen on ongelma ja lisäksi kirjaston lisensointi. Editorin riskeihin lisättiin myös käyttäjähaastatteluihin liittyvät aikatauluriskit ja Mika totesi että haastattelut voidaan tehdä myös toisella vähemmän aikaa vievällä tavalla. Projektin henkilöriskin todennäköisyyttä voitiin tässä vaiheessa myös pienentää, koska ei ole esiintynyt merkkejä jäsenten keskeyttämisestä. Riskienhallinta DTV projektissa Sivu 6/6