Yhteinen kirkkovaltuusto 31.3.2011 25 YHTEISEN KIRKKOVALTUUSTON KOKOUS Aika torstai 31.3.2011 klo 18.00 19.20 Paikka Toimitalon juhlasali, Eerikinkatu 3 A Osallistujat (liite 1), liitetään erikseen pöytäkirjaan Kokouksen aluksi kirkkoherra Jukka Järvensivu piti hartauden. 21 KOKOUKSEN AVAUS Puheenjohtaja avasi kokouksen. Merkittiin. 22 KOKOUKSEN LAILLISUUS Kuulutus kokouksesta asialistoineen on ollut nähtävillä seurakuntien ilmoitustaululla 21. - 31.3.2011. Kokouskutsu esityslistoineen on toimitettu kokoukseen osallistumiseen oikeutetuille viimeistään viikkoa ennen kokousta. Kuulutus kirkkovaltuuston kokouksesta on pöytäkirjan liitteenä 1 22. Kirkkovaltuusto toteaa kokouksen laillisuuden. Todettiin.
Yhteinen kirkkovaltuusto 31.3.2011 26 23 KOKOUKSEN PÄÄTÖSVALTAISUUS Ennen päätösvaltaisuuden toteamista suoritetaan nimenhuuto, hyväksytään ilmoitetut esteet ja todetaan varajäsenet. Kirkkovaltuusto hyväksyy ilmoitetut esteet ja toteaa varajäsenet sekä kokouksen päätösvaltaisuuden. Liite 1 23. Kirkkovaltuusto hyväksyi ilmoitetut esteet ja totesi varajäsenet. Nimenhuudossa todettiin, että läsnä oli 42 varsinaista jäsentä ja 12 varajäsentä eli yhteensä 54/61. Kokous todettiin päätösvaltaiseksi. 24 PÖYTÄKIRJAN TARKASTAJIEN JA ÄÄNTENLASKIJOIDEN VALITSEMINEN Kirkkovaltuusto valitsee pöytäkirjan tarkastajat, jotka samalla toimivat ääntenlaskijoina. Pöytäkirjan tarkastajiksi valittiin Henna Einola ja Siv Sandberg. 25 VARAJÄSENEN NIMEÄMINEN KIRKKONEUVOSTON PUHEENJOHTAJALLE JA VARAPUHEENJOHTAJALLE KIRKKOVALTUUSTOON Kirkkojärjestyksen 8. luvun 7 :n mukaan kirkkoneuvoston puheenjohtajan ja varapuheenjohtajan tai heidän molempien ollessa estyneinä kirkkoneuvoston määräämän jäsenen on oltava saapuvilla kirkkovaltuuston kokouksessa. Hän saa ottaa kokouksessa osaa keskusteluun, mutta ei päätöksen tekemiseen, ellei hän ole valtuutettu.
Yhteinen kirkkovaltuusto 31.3.2011 27 Kirkkoneuvoston nimeämänä edustajana vuosina 2009 2010 on ollut kirkkoneuvoston jäsen Pentti Korhonen. Kirkkovaltuusto merkitsee tiedokseen, että yhteinen kirkkoneuvosto on päättänyt nimetä kirkkovaltuustoon vuosiksi 2011 2012 kirkkojärjestyksen 8. luvun 7 :n tarkoittamaksi edustajaksi, joka on saapuvilla kirkkovaltuuston kokouksessa kirkkoneuvoston puheenjohtajan ja varapuheenjohtajan ollessa estyneitä, kirkkoneuvoston ja kirkkovaltuuston jäsen, asianajaja VT Merja Ainasojan. Esityksen mukaan. 26 MIRKKA TORPAN LUOTTAMUSTEHTÄVÄN LAKKAAMINEN KM Mirkka Torppa on valittu lapsityön johtajan virkaan 1.8.2011 lukien. Seurakunnan viranhaltija ei voi toimia yhteisen kirkkovaltuuston varajäsenenä, joten Mirkka Torppa on pyytänyt, että kirkkovaltuusto toteaisi hänen luottamustoimensa lakanneeksi. (KL 8:4,2, KJ 7:2,3) Kirkkovaltuusto päättää todeta, että Mirkka Torpan luottamustehtävä yhteisen kirkkovaltuuston varajäsenenä päättyy 1.8.2011 lukien. Esityksen mukaan. 27 LILLEMOR WENNERSTRÖMIN YM. VALTUUSTOALOITE Valtuutetut Lillemor Wennerström, Ann-Sofie Hurme, Kim Fröman, Folke Åminne ja Eivor Huldén tekivät kirkkovaltuustossa 12.6.2008 aloitteen Lastenkirkko.fi verkkosivuston ruotsinkielisen version laatimisesta.
Yhteinen kirkkovaltuusto 31.3.2011 28 Lastenkirkko.fi on suurten seurakuntayhtymien ja Kirkon tiedotuskeskuksen yhteisesti kustantama palvelu, jossa me olemme vain osatoimija. Palvelua koordinoidaan Vantaan seurakuntayhtymästä. Käytännössä siellä on yksi tiedottaja hoitaa palvelua oman työnsä ohella. Aloite annettiin tiedotustoimiston valmisteltavaksi, ja tiedotuspäällikkö Paula Heino selvitti mahdollisuutta toteuttaa aloitteessa esitetty ruotsinkielinen sivusto. Aloitteen tekoaikaan eivät Lastenkirkko.fi valtakunnallisen palvelun resurssit eivät sitä mahdollistaneet, ja tilanne on edelleen valitettavasti sama. Aloitteen toive on kuitenkin viety eteenpäin Vantaan seurakuntayhtymän viestintäpäällikkö Aila Alarodulle. Kirkkovaltuusto päättää, että Lillemor Wennerströmin ym. aloite merkitään loppuun käsitellyksi. Aloitteessa esitetty toive on viety eteenpäin Lastenkirkko.fi verkkosivustoa ylläpitävälle Vantaan seurakuntayhtymälle. Esityksen mukaan. 28 JAANA KOSKENNIEMEN JA PENTTI HUOVISEN VALTUUSTOALOITE Jaana Koskenniemi ja Pentti Huovinen tekivät kirkkovaltuustossa 3.5.2007 seuraavan aloitteen: Kirkollisessa kalenterissa joka sunnuntaille on annettu psalmi-, vanhan testamentin-, kirje- ja evankeliumitekstit. Me allekirjoittaneet esitämme, että jokaisen sunnuntain raamatunjakeet ja kohdat (esim. PS. 28:1-2, 6-9; Joos. 24:21-27; Hepr. 12:25-29; Luuk 6:27-31) voitaisiin ilmoittaa kirkollisten ilmoitusten yhteydessä jossain sopivassa ilmoituksen kohdassa, esimerkiksi vasemmassa yläreunassa, jossa useimmiten on tyhjää tilaa. Itse tekstejä ei ilmoitetukseen luonnollisestikaan mahdu. Näin joka sunnuntaille tärkeät raamatunjakeet olisivat kaikkien lukijoiden saatavilla etukäteen, tulivatpa he kirkkoon tai eivät.
Yhteinen kirkkovaltuusto 31.3.2011 29 Aloite annettiin tiedotustoimiston valmisteltavaksi. Tiedotustoimisto on ryhtynyt noudattamaan aloitteessa esitettyä käytäntöä vuodesta 2008 alkaen. Sunnuntain teksti on varsinaisten seurakuntakohtaisten ilmoitusten lopussa. Asiaa yhteisessä kirkkoneuvostossa 17.3.2011 käsiteltäessä vastauksena kirkkovaltuuston puheenjohtaja Pentti Huovisen kommenttiin hallintojohtaja Hannu Kallio katsoi, että esittelyssä pitäisi puhua sunnuntain teemasta sunnuntain tekstin asemasta. Jäsen Merja Ainasoja esitti, että kirkollisten ilmoitusten yhteydessä esitetään päivän teema, sunnuntain Raamatun tekstikohdat sekä nettiviittaus näihin tekstikohtiin. Jäsen Seija Hemling kannatti esitystä. Hallintojohtaja muutti esittelyään Ainasojan esityksen mukaiseksi. Kirkkoneuvosto päätti, että kirkollisten ilmoitusten yhteydessä esitetään päivän teema, sunnuntain Raamatun tekstikohdat sekä vielä nettiviittaus näihin tekstikohtiin. Kirkkovaltuusto päättää, että Jaana Koskenniemen ja Pentti Huovisen aloite merkitään loppuun käsitellyksi, koska aloitteessa esitetty käytäntö on toteutettu ja muilta osin päätetty toteuttaa. Käsittely Valtuutettu Aila Laitinen piti vastausaikaa aloitteeseen pitkänä, minkä hallintojohtaja Kallio myönsi. Aloitteiden valmistelun nopeuteen tullaan kiinnittämään huomiota sekä erityisesti siihen, että toimenpiteistä annetaan vastaus viiveettä. Esityksen mukaan 29 RAILI PAJULAN VALTUUSTOALOITE Raili Pajula teki kirkkovaltuustossa 24.9.2009 seuraavan aloitteen: TEOSTOMAKSUJEN MAKSAMINEN KAUNEIMMAT JOULULAULUT TILAISUUKSISTA Seurakuntien jäsenmäärät pienenevät. Kirkon ja kansalaisen kohtaamisesta
Yhteinen kirkkovaltuusto 31.3.2011 30 puhutaan paljon. Joulun aikaan kansalaiset hakeutuvat kirkon yhteyteen. Kauneimmat joululaulut tilaisuudet keräävät Turussakin kirkon täyteen. Silloin kukaan ei kysy minkä seurakunnan jäsen olet tai oletko ollenkaan kirkon jäsen. Teosto perii näistä tilaisuuksista oman osansa. Koska tilaisuudet ovat yleistä seurakukuntatyötä kirkon hyväksi, niin Teoston perimistä kustannuksista pitäisi seurakuntayhtymän huolehtia. Esitän, että Turun Kaarinan seurakuntayhtymä ottaa vastatakseen kauneimpien joululaulujen Teostokorvaukset. Seurakuntayhtymä on vuodesta 2009 lähtien maksanut 8 prosenttia vuosittaisesta teostomaksusta. Muu osuus maksusta on jyvitetty jäsenmäärän suhteessa seurakuntien maksettavaksi. Yhtymän osuuteen sisältyvät mm. Kauneimmat joululaulut tilaisuudet, joten aloitteessa esitetty on toteutunut. Kirkkovaltuusto päättää, että Raili Pajulan aloite Kauneimmat joululaulut tilaisuuksien teostomaksujen maksamisesta seurakuntayhtymän määrärahoista merkitään käsitellyksi. Aloitteessa esitetty käytäntö on toteutunut vuodesta 2009 lähtien. Esityksen mukaan. 30 N ULKOISTEN TILINTARKASTUSPALVELUJEN HANKINTA VUOSIKSI 2011 2014 Kirkon yleiskirjeen 35/2010 mukaan kirkkojärjestyksen 15 luvun 10 pykälään on tullut muutos, jonka mukaan vain ammattitilintarkastaja tai tilintarkastusyhteisö hoitaa seurakuntien tilintarkastuksen valtuustokaudesta 2011-2014 alkaen. Seurakuntavaaleissa 2010 valittu yhteinen kirkkovaltuusto valitsee vähintään yhden tilintarkastajan ja yhden varatilintarkastajan tai näiden sijasta tilintarkastusyhteisön valtuustokauden ajaksi. Tilintarkastajan ja varatilintarkastajan tulee olla JHTT-, KHT- tai HTM-tilintarkastaja taikka JHTT-, KHT- tai HTM-tilintarkastusyhteisö. Tilintarkastusyhteisön on määrättävä päävastuulliseksi tilintarkastajaksi JHTT-, KHT- tai HTM-tilintarkastaja. Tilintarkastajalta ei edellytetä
Yhteinen kirkkovaltuusto 31.3.2011 31 seurakunnan jäsenyyttä. Tarkastuspalvelulla tarkoitetaan kirkkojärjestyksen 15 luvun 11-13 pykälien mukaista hallinnon ja talouden tarkastamista. Lakisääteisen tilintarkastuksen tekijä tarkastaa myös erikseen määriteltyjä kohteita, esimerkiksi EUprojektiin ja rakennusavustuksiin liittyvät tilitykset. Sopimuspohjaisten ITyhteistyöalueiden isäntäseurakunnissa tarkastuksen kohteena myös tietohallinto ja tietoturvallisuus. Kirkkojärjestyksen mukaan tilintarkastajien on tarkastettava mm. se, onko seurakunnan sisäinen valvonta järjestetty asianmukaisesti, joten ulkoisen tilintarkastuksen toimittajaksi ei tule valita samaa yhteisöä, joka tekee sisäistä tarkastusta. Sen vuoksi järjestettiin erikseen, joskin samanaikaisesti, sisäisen ja ulkoisen tarkastuksen kilpailutus. Turun ja Kaarinan seurakuntayhtymä kilpailutti vuosien 2007 2010 ulkoisen tilintarkastuksen ja vuoden 2007 ulkoisen tilintarkastuksen suoritti kirkkovaltuustossa 14.6.2007 kilpailutuksen perusteella valittu tilintarkastusyhteisö. Markkinaoikeus kumosi 23.7.2008 kirkkovaltuuston 14.6.2007 tekemän päätöksen vuoden 2007 kilpailutukseen osallistuneen ja valitsematta jääneen tilintarkastusyhteisön vaatimuksesta. Seurakuntayhtymä valitti Korkeimpaan hallinto-oikeuteen, joka ei 7.1.2009 antamassaan päätöksessä muuttanut Markkinaoikeuden päätöstä. Sen vuoksi kirkkoneuvosto päätti 15.1.2009, että kirkkovaltuuston 14.6.2007 valitsemia varatilintarkastajia Pentti Leppänen KHT, KTM Teija Seppänen ja Maija- Riitta Härmälä-Haverinen, HTM pyydetään suorittamaan vuoden 2008 tilintarkastus, minkä kirkkovaltuusto merkitsi tiedokseen 12.2.2009. Kirkkovaltuusto valitsi kokouksessaan 9.12.2009 valtuustokauden kahden viimeisen vuoden 2009-2010 tilintarkastajiksi Pentti Leppäsen, KHT, KTM Teija Seppäsen ja Maija-Riitta Härmälä-Haverisen, HTM sekä kolme varatilintarkastajaa. Vuosien 2011 2014 ulkoisen tilintarkastuksen hankintamenettelynä käytettiin avointa menettelyä ja käytännön toteuttamisesta tehtiin asiantuntijasopimus julkisiin hankintoihin ja sopimusoikeuteen erikoistuneen PTCServices Oy:n kanssa. Kilpailutuksen puitejärjestelyllä tarkoitetaan yhden tai usean hankintayksikön ja yhden tai usean toimittajan välistä sopimusta, jonka tarkoituksena on vahvistaa tietyn ajan kuluessa tehtäviä hankintasopimuksia koskevat ehdot, kuten hinnat ja suunnitellut määrät. Turun ja Kaarinan seurakuntayhtymällä on kirjanpitolaissa tarkoitetulla tavalla määräysvalta Turun Diakoniasäätiössä, joka siten yhdistellään seurakuntayhtymän konsernitaseeseen. Sen vuoksi seurakuntayhtymän kilpailutus suoritettiin
Yhteinen kirkkovaltuusto 31.3.2011 32 puitejärjestelynä, jolloin saatiin joustavuutta Diakonisäätiön mahdollisiin tilintarkastushankintoihin samalta toimittajalta. Kirkkoneuvoston kokouksessaan 13.1.2011 hyväksymä tarjouskilpailua koskeva hankintailmoitus liitteineen julkaistiin 21.1.2011 www.hankintailmoitukset.fi ilmoituskanavassa. Hankintailmoitus liitteineen Turun ja Kaarinan seurakuntayhtymän ulkoisen tilintarkastuksen puitejärjestelyn kilpailutuksesta on seuraava: Liite 1 30. Hankinnasta julkaistiin lisäksi korjausilmoitus www.hankintailmoitukset.fi ilmoituskanavassa 9.2.2011. Korjausilmoituksella muutettiin referenssiä koskevaa vaatimusta seuraavasti: vastaavan kokoisen seurakunnan henkilömäärää laskettiin 450:stä 300:an. Muutoksesta johtuen tarjousten jättöaikaa pidennettiin 10 päivällä siten, että tarjoukset tuli jättää 21.2.2011 klo 15.45 mennessä. Tarjouksen jättivät seuraavat tilintarkastusyhteisöt: Audiator-yhtiöt, KPMG Julkishallinnon Palvelut Oy ja PwC Julkistarkastus Oy. Kaikki tarjoajat jättivät tarjouksensa asetettuun määräaikaan mennessä ja kaikki annetut tarjoukset täyttivät tarjoajia koskevat vaatimukset. Tarjousten avauspöytäkirja on seuraava: Liite 2 30. Hankinnan valintaperusteena oli kokonaistaloudellinen edullisuus. Kokonaistaloudellisen edullisuuden vertailuperusteet oli kuvattu tarjouspyynnön kohdassa 8. Hintavertailu 60% Halvin kokonaisvertailuhinta saa täydet pisteet. Muiden tarjoajien pisteet lasketaan kaavalla: halvin hinta/vertailtava hinta x 60 pistettä. Hintavertailun lopputulos on seuraava: Hintavertailutaulukko ( /h) Tarjoaja Kokonaisvertailuhinta Pisteet 1. Audiator 228 60 pistettä 2. KPMG 232 59 pistettä 3. PwC 250 54,7 pistettä
Yhteinen kirkkovaltuusto 31.3.2011 33 Laatuvertailu 40 % jakautuen seuraaviin alakohtiin Tarjouspyynnössä oli ilmoitettu kunkin vertailtavan laatutekijän painoarvot ja pisteytykset. vastuunalaisen tilintarkastajan referenssit, 20 % Vastuunalaisen ulkoisen tarkastajan osaaminen arvioitiin hankinnan kohdetta sisällöltään vastaavien referenssien perusteella. Vertailussa arvostettiin nimetyn vastuunalaisen tilintarkastajan kokemusta ulkoisen tilintarkastuksen toimeksiannoista samankokoisten (yli 300 henkilöä palveluksessa) seurakuntatalouksien tarkastamisesta = sisällöltään nyt hankinnan kohdetta vastaava ulkoisen tilintarkastuksen referenssi. Vähimmäisvaatimuksena oli yksi (1) hankinnan kohdetta vastaava referenssi ulkoisesta tarkastuksesta. Tarjousten vertailussa otettiin huomioon vähimmäisvaatimukset ylittävä osaaminen. Vertailussa huomioitiin enintään viisi (5) hankinnan kohdetta vastaavaa referenssiä. Kustakin hankinnan kohdetta vastaavasta referenssistä sai 4 pistettä ja maksimissaan kohdasta sai 20 pistettä. Tarjoajat saivat referensseistä pisteitä seuraavasti: Tarjoaja Pisteet 1. KPMG 20 pistettä 2. Audiator 0 pistettä 3. PwC 0 pistettä vastuunalaisen tilintarkastajan varahenkilön referenssit, 20 % Vastuunalaisen ulkoisen tarkastajan varahenkilön osaaminen arvioitiin hankinnan kohdetta sisällöltään vastaavien referenssien perusteella. Vertailussa arvostettiin nimetyn vastuunalaisen tilintarkastajan varahenkilön kokemusta ulkoisen tilintarkastuksen toimeksiannoista samankokoisten (yli 300 henkilöä palveluksessa) seurakuntatalouksien tarkastamisesta = sisällöltään nyt hankinnan kohdetta vastaava ulkoisen tilintarkastuksen referenssi. Vähimmäisvaatimuksena oli yksi (1) hankinnan kohdetta vastaava referenssi ulkoisesta tarkastuksesta. Tarjousten vertailussa otettiin huomioon vähimmäisvaatimukset ylittävä osaaminen.
Yhteinen kirkkovaltuusto 31.3.2011 34 Vertailussa huomioitiin enintään viisi (5) hankinnan kohdetta vastaavaa referenssiä. Kustakin hankinnan kohdetta vastaavasta referenssistä sai 4 pistettä ja maksimissaan kohdasta sai 20 pistettä. Tarjoajat saivat referensseistä pisteitä seuraavasti: Tarjoaja Pisteet 1. PwC 4 pistettä 2. Audiator 0 pistettä 3. KPMG 0 pistettä Tarjouskilpailussa vertaillut tarjoukset sijoittuivat paremmuusjärjestyksessä seuraavasti: Tarjoaja Hintapisteet Laatupisteet Kokonaispisteet 1. KPMG 59 20 79 2. Audiator 60 0 60 3. PwC 54,7 4 58,7 Hankintakilpailun voitti KPMG Julkishallinnon Palvelut Oy. Kirkkovaltuusto päättää, että seurakuntayhtymän ulkoisten tilintarkastuspalvelujen hankintasopimus vuosiksi 2011 2014 tehdään KPMG Julkishallinnon Palvelut Oy:n kanssa. Käsittely Vt. talous- ja suunnittelujohtaja Irma Hokka esitteli kilpailutuksen taustaa ja toteuttamistapaa. Kilpailutuksen toteuttajaksi palkattiin ulkoinen konsultti, jotta edellisen kilpailutuskerran virheiltä vältyttäisiin. Referenssivaatimuksia muutettiin HILMA-portaalissa esitetyn lisäkysymyksen johdosta. Valtuutettu Janne Aso tiedusteli talous- ja suunnittelujohtajalta, mikä on hankinnan kokonaisarvo. Irma Hokka vastasi, ettei tarkkaa summaa tiedetä. Hallintojohtaja Kallio täydensi, että kokonaisvertailuhinta kuvaa eri ammattitaito-osaamisen yhteenlaskettua tuntiveloitusta euroissa. Näin tarkastajien paikalla olosta riippuen yhden tarkastuspäivän hinta on yleensä enemmän kuin 1.000 euroa. Edellisellä kerralla kilpailutettaessa tarkastuksen laajuudeksi arvioitiin noin 15 päivää. Koko nelivuotiskauden kustannus ulkoisen ja sisäisen tarkastuksen osalta yhteensä tulee nousemaan useaan kymmeneen tuhanteen euroon. Kirkkovaltuusto päätti, että seurakuntayhtymän ulkoisten
Yhteinen kirkkovaltuusto 31.3.2011 35 tilintarkastuspalvelujen hankintasopimus vuosiksi 2011 2014 tehdään KPMG Julkishallinnon Palvelut Oy:n kanssa. 31 N SISÄISTEN TILINTARKASTUSPALVELUJEN HANKINTA VUOSIKSI 2011 2014 Kirkon yleiskirjeen 35/2010 mukaan kirkkojärjestyksen 15 luvun 10 pykälään on tullut muutos, jonka mukaan vain ammattitilintarkastaja tai tilintarkastusyhteisö hoitaa seurakuntien tilintarkastuksen valtuustokaudesta 2011-2014 alkaen. Tarkastuspalvelulla tarkoitetaan kirkkojärjestyksen 15 luvun 11-13 pykälien mukaista hallinnon ja talouden tarkastamista. Lakisääteisen tilintarkastuksen tekijä tarkastaa myös erikseen määriteltyjä kohteita, esimerkiksi EUprojektiin ja rakennusavustuksiin liittyvät tilitykset. Turun ja Kaarinan seurakuntayhtymä on arkkihiippakunnassa 42 seurakuntatalouden sopimuspohjaisen IT-alueen isäntäseurakunta. Sopimuspohjaisten ITyhteistyöalueiden isäntäseurakunnissa tarkastuksen kohteena myös tietohallinto ja tietoturvallisuus. Kirkkojärjestyksen mukaan tilintarkastajien on tarkastettava mm. se, onko seurakunnan sisäinen valvonta järjestetty asianmukaisesti, joten sisäisen tarkastuksen tekijäksi ei valita samaa yhteisöä, joka tekee ulkoista tarkastusta. Turun ja Kaarinan seurakuntayhtymän sisäisen tarkastuksen on vuodesta 1978 lähtien suorittanut taloustarkastajan ominaisuudessa Ilkka Yli-Räisänen, KHT, joka on ilmoittanut irtisanoutuvansa 30.6.2011. Näin ollen vuosiksi 2011-2014 tulee tehdä myös sisäisten tilintarkastuspalvelujen hankinta. Sen vuoksi järjestettiin erikseen, joskin samanaikaisesti, sisäisen ja ulkoisen tarkastuksen kilpailutus. Vuosien 2011 2014 sisäisen tarkastuksen hankintamenettelynä käytettiin avointa menettelyä ja käytännön toteuttamisesta tehtiin asiantuntijasopimus julkisiin hankintoihin ja sopimusoikeuteen erikoistuneen PTCServices Oy:n kanssa. Kirkkoneuvoston kokouksessaan 13.1.2011 hyväksymä tarjouskilpailua koskeva hankintailmoitus liitteineen julkaistiin 21.1.2011 www.hankintailmoitukset.fi ilmoituskanavassa. Hankintailmoitus liitteineen Turun ja Kaarinan seurakuntayhtymän sisäisen tarkastuksen kilpailutuksesta oli seuraava: Liite 1 31.
Yhteinen kirkkovaltuusto 31.3.2011 36 Hankinnasta julkaistiin lisäksi korjausilmoitus www.hankintailmoitukset.fi ilmoituskanavassa 9.2.2011. Korjausilmoituksella muutettiin referenssiä koskevaa vaatimusta seuraavasti: vastaavan kokoisen seurakunnan henkilömäärää laskettiin 450:stä 300:an. referensseiksi hyväksyttiin seurakuntatalouden lisäksi yritystalousreferenssi Muutoksesta johtuen tarjousten jättöaikaa pidennettiin 10 päivällä siten, että tarjoukset tuli jättää 21.2.2011 klo 15.45 mennessä. Tarjouksen jättivät seuraavat tilintarkastusyhteisöt: BDO Oy ja Tuokko Tilintarkastus Oy. Molemmat tarjoajat jättivät tarjouksensa asetettuun määräaikaan mennessä ja annetut tarjoukset täyttivät tarjoajia koskevat vaatimukset. Tarjousten avauspöytäkirja on seuraava: Liite 2 31. Hankinnan valintaperusteena on kokonaistaloudellinen edullisuus. Kokonaistaloudellisen edullisuuden vertailuperusteet oli kuvattu tarjouspyynnön kohdassa 10. Hintavertailu 60% Halvin kokonaisvertailuhinta saa täydet pisteet. Muiden tarjoajien pisteet lasketaan kaavalla: halvin hinta/vertailtava hinta x 60 pistettä. Hintavertailun lopputulos on seuraava: Hintavertailutaulukko ( /h) Tarjoaja Kokonaisvertailuhinta Pisteet 1. Tuokko 258 60 pistettä 2. BDO 320 48,4 pistettä Laatuvertailu 40 % jakautuen seuraaviin alakohtiin Tarjouspyynnössä oli ilmoitettu kunkin vertailtavan laatutekijän painoarvot ja pisteytykset. vastuunalaisen sisäisen tarkastajan referenssit, 20 % Vastuunalaisen sisäisen tarkastajan osaaminen arvioitiin hankinnan kohdetta sisällöltään vastaavien referenssien perusteella.
Yhteinen kirkkovaltuusto 31.3.2011 37 Vertailussa arvostettiin nimetyn vastuunalaisen sisäisen tarkastajan kokemusta erityisesti sisäisen tilintarkastuksen toimeksiannoista, jotka ovat sisältäneet IT (järjestelmäkontrollien) tarkastusta sekä tarkastuskokemusta samankokoisten (yli 300 henkilöä palveluksessa) seurakunta- tai yritystalouksien tarkastamisesta = sisällöltään nyt hankinnan kohdetta vastaava referenssi. Kustakin tarjoajan ilmoittamasta referenssistä sai pisteitä vain mikäli referenssin osalta täyttyi sekä IT-järjestelmäkontrollien tarkastaminen että vaatimus yli 300 henkilön seurakunta- tai yritystalouden tarkastamisesta. Vähimmäisvaatimuksena oli yksi (1) hankinnan kohdetta vastaava referenssi sisäisestä tarkastuksesta. Tarjousten vertailussa otettiin huomioon vähimmäisvaatimukset ylittävä osaaminen. Vertailussa huomioitiin enintään viisi (5) hankinnan kohdetta vastaavaa referenssiä. Kustakin hankinnan kohdetta vastaavasta referenssistä sai 4 pistettä ja maksimissaan kohdasta sai 20 pistettä. Tarjoajat saivat referensseistä pisteitä seuraavasti: Tarjoaja Pisteet 1. BDO 4 pistettä 2. Tuokko 4 pistettä vastuunalaisen sisäisen tarkastajan varahenkilön referenssit, 20% Vastuunalaisen sisäisen tarkastajan varahenkilön osaaminen arvioitiin hankinnan kohdetta sisällöltään vastaavien referenssien perusteella. Vertailussa arvostettiin nimetyn vastuunalaisen sisäisen tarkastajan varahenkilön kokemusta erityisesti sisäisen tarkastuksen toimeksiannoista, jotka ovat sisältäneet IT (järjestelmäkontrollien) tarkastusta sekä tarkastuskokemusta samankokoisten (yli 300 henkilöä palveluksessa) seurakunta- ja yritystalouksien tarkastamisesta = sisällöltään nyt hankinnan kohdetta vastaava referenssi. Kustakin tarjoajan ilmoittamasta referenssistä sai pisteitä vain mikäli referenssin osalta täyttyi sekä IT-järjestelmäkontrollien tarkastaminen että vaatimus yli 300 henkilön seurakunta- tai yritystalouden tarkastamisesta. Vähimmäisvaatimuksena oli yksi (1) hankinnan kohdetta vastaava referenssi sisäisestä tarkastuksesta. Tarjousten vertailussa otettiin huomioon vähimmäisvaatimukset ylittävä osaaminen.
Yhteinen kirkkovaltuusto 31.3.2011 38 Vertailussa huomioitiin enintään viisi (5) hankinnan kohdetta vastaavaa referenssiä. Kustakin hankinnan kohdetta vastaavasta referenssistä sai 4 pistettä ja maksimissaan kohdasta sai 20 pistettä. Tarjoajat saivat referensseistä pisteitä seuraavasti: Tarjoaja Pisteet 1. Tuokko 0 pistettä 2. BDO 0 pistettä Tarjouskilpailussa vertaillut tarjoukset sijoittuivat paremmuusjärjestyksessä seuraavasti: Tarjoaja Hintapisteet Laatupisteet Kokonaispisteet 1. Tuokko 60 4 64 pistettä 2. BDO 48,4 4 52,4 pistettä Hankintakilpailun voitti Tuokko Tilintarkastus Oy. Kirkkovaltuusto päättää, että seurakuntayhtymän sisäisten tilintarkastuspalvelujen hankintasopimus vuosiksi 2011 2014 tehdään Tuokko Tilintarkastus Oy:n kanssa. Kirkkovaltuusto päätti, että seurakuntayhtymän sisäisten tilintarkastuspalvelujen hankintasopimus vuosiksi 2011 2014 tehdään Tuokko Tilintarkastus Oy:n kanssa. 32 VARSINAIS-SUOMEN KARJALAISSEUROJEN PIIRIN AVUSTUSANOMUS Karjalan Liitto ry ja Varsinais-Suomen Karjalaisseurojen piiri organisoivat Turussa 17. - 19.6.2011 järjestettävät Karjalaiset Kesäjuhlat. Kesäjuhlat on vuosittainen suurjuhla, joka on järjestetty eri paikkakunnilla vuodesta 1949 alkaen. Osallistujia tapahtumaan odotetaan 12.000 15.000. Tapahtuma toteutetaan pääosin Varsinais-Suomen Karjalaisseurojen piirin jäsenseurojen avulla talkoilla ja se on mittava taloudellinen ponnistus piirille, jonka normaali vuotuinen talousarvio on noin 2.000 euroa.
Yhteinen kirkkovaltuusto 31.3.2011 39 Kirkkoneuvosto on 22.4.2010 265 merkinnyt saaduksi Varsinais-Suomen Karjalaisseurojen piiri ry:n 7.4.2010 päivätyn 10.000 euron avustusanomuksen Karjalaisten kesäjuhlien 2011 toteuttamiseen ja päättänyt, että asia käsitellään vuoden 2011 talousarvion laatimisen yhteydessä. Tarkoituksena oli, että myönteisessä tapauksessa avustuksesta olisi tehty talousarvioon erillispäätös tai summa voitu sijoittaa kirkkovaltuuston käyttövaraukseen. Valitettavasti kyseinen avustusanomus on talousarvion 2011 laadintavaiheessa jäänyt käsittelemättä. Varsinais-Suomen Karjalaisseurojen piiri ry on 10.2.2011 uudistanut avustusanomuksensa ja liittänyt mukaan tapahtuman ohjelman nykyversion. Kesäjuhlien teema on Turun kulttuuripääkaupunkivuoden hengessä Kulttuurien kohtaamisia. Teemalla pyritään tuomaan esiin karjalaisten ja varsinaissuomalaisten kulttuurien kohtaamista sotien jälkeen, perinteisen karjalaisen ja modernin urbaanin nykypolven kulttuurin kohtaamista sekä suomalaisten ja maahanmuuttajien kohtaamisia karjalaisten kokemuksia hyödyntäen. Kesäjuhlien talousarvio ja ennakkotieto ohjelmasta on seuraava: Liite 1 32. Päivien sisältö painottuu luonnollisesti karjalaiseen kulttuuriin ja sisältää sekä asiapainotteista että toiminnallista ohjelmaa. Hengellistä osiota ovat lauantaina ortodoksinen vigilia ja luterilainen iltakirkko sekä sunnuntaina ortodoksinen liturgia ja luterilainen messu sekä päiväjuhlan päätteeksi paluumatkalle lähtevien ekumeeninen siunaaminen. Avustusta vastaan seurakuntayhtymälle tarjotaan 1/1 sivun ilmoitus juhlien käsiohjelmassa ja näkyvyys tapahtuman www-sivulla. Vt. talous- ja suunnittelujohtaja esittää, että avustuspyyntöön vastataan 10.000 euron avustuksella. Johtoryhmä puoltaa ehdotusta. Kirkkovaltuusto päättää myöntää vuoden 2011 käyttövarauksestaan Varsinais-Suomen Karjalaisseurojen piiri ry:lle 10.000 euron avustuksen Karjalaisten Kesäjuhlien 2011 toteuttamiseen. Avustuksen saajan tulee jälkikäteen toimittaa Turun ja Kaarinan seurakuntayhtymälle tilitys, josta ilmenee, että avustus on käytetty anottuun tarkoitukseen.
Yhteinen kirkkovaltuusto 31.3.2011 40 Käsittely Valtuutettu Janne Aso ja kirkkoherra Martti Hirvonen ilmoittivat olevansa esteellisiä asian käsittelyyn. Hallintojohtaja Hannu Kallio selosti asian taustaa. Seurakuntayhtymän avustuksia on annettu kristillisten järjestöjen lisäksi yksittäistapauksissa myös sellaisille järjestöille, joiden toiminnassa edistetään kirkon tarkoitusperien mukaisia asioita. Esittelystä näkyy, miten kristillinen sanoma on mukana Karjalaisten Kesäjuhlilla. Kyse on kerta-avustuksesta. Valtuutettu Helmi-Riitta Toivari kannatti lämpimästi avustuksen myöntämistä, mutta tiedusteli alkuperäisen anomuksen kohtaloa, johon vt talous- ja suunnittelujohtaja Irma Hokka vastasi sen muutostilanteessa valitettavasti kadonneen. Kirkkovaltuusto päätti myöntää vuoden 2011 käyttövarauksestaan Varsinais- Suomen Karjalaisseurojen piiri ry:lle 10.000 euron avustuksen Karjalaisten Kesäjuhlien 2011 toteuttamiseen. Avustuksen saajan tulee jälkikäteen toimittaa Turun ja Kaarinan seurakuntayhtymälle tilitys, josta ilmenee, että avustus on käytetty anottuun tarkoitukseen. 33 LAINAN OTTAMINEN HANNUNIITUN ASUINTALOJEN TOISEN VAIHEEN TALOJEN A JA B PERUSKORJAUSTA VARTEN Hannunniitun asuintalojen 1. vaiheen talojen C ja D peruskorjaus on valmistunut ja nyt käynnistyy 2. vaihe eli talojen A ja B peruskorjaus. Taloihin C ja D varauduttiin ottamaan lainaa 3,6 milj., mutta lainaa nostettiin vain 3,0 milj., jonka arveltiin riittävän. Peruskorjauksen aikana tuli ilmi monia yllätyksiä purettavissa rakenteissa ja siten kustannusarvio, joka oli n. 4,05 milj. ylittyi n. 650.000 eurolla, jolloin kokonaiskulut olivat n. 4,7 milj.. Tämän ylityksen kattamiseksi tulee ottaa lisää lainaa n. 650.000 euroa taloihin C ja D. A- ja B-talojen peruskorjauksen kustannusarvio on 4,4 milj., josta säästetyllä asuintalovarauksella pystytään kattamaan 0,2 milj.. Lainaa tarvitaan siten 4,2 milj.. Koska C- ja D-taloihin tarvitaan lisälainaa 650.000 ja A- ja B-talojen lainatarve on 4,2 milj., on kokonaislainan tarve 4,85 milj.. Lainatarjouspyynnöissä varaudutaan yhteensä 5,0 milj. euron lainaan. Kiinteistötoimisto pyysi lainatarjoukset seurakuntayhtymän käyttämiltä
Yhteinen kirkkovaltuusto 31.3.2011 41 pankeilta, Nordea Pankilta, Sampo Pankilta ja Turun Seudun Osuuspankilta. Tarjouspyyntö kuuluu seuraavasti: LAINATARJOUSPYYNTÖ Turun ja Kaarinan seurakuntayhtymä omistaa mm. Hannunniitun asuintalot, joihin kuuluu neljä taloa ja niitä yhdistävät yleiset osat. Talot ovat valmistuneet 1964 1966. Ne ovat alun perin toimineet vanhusten asuntoina, mutta niiden luonne on viime vuosina muuttunut siten, että osa asukkaista on opiskelijoita ja muita nuorehkoja henkilöitä. Asuntoja on kaikkiaan 216 kappaletta ja ne ovat pääosin pieniä yksiöitä. Asuintalot ovat keskuskirjanpidon omaisuutta ja ne on rahoitettu aravalainoilla, joiden aravarajoitukset ovat voimassa vuoteen 2021 asti. Huoneistot remontoidaan kauttaaltaan, talotekniikka uusitaan ja julkisivut lämpöeristetään uudelleen ja pinnoitetaan tiililaattaelementeillä. Peruskorjaus tehdään kahdessa vaiheessa. Ensimmäinen vaihe, talo D, yhdysosa E ja talo C, valmistuu 25.2.2011 ja sitä varten on otettu lainaa 3.000.000 euroa. Toinen vaihe, talojen B ja A peruskorjaus alkaa 4.4.2011 ja valmistuu 30.6.2012. Urakoitsijat on valittu kilpailutuksen jälkeen. Peruskorjaus maksaa 4.000.000 euroa. Ensimmäisen vaiheen mittavat lisätyöt aiheuttivat 1.000.000 euron rahoitusvajeen ja se rahoitetaan nyt otettavan lainan kanssa, joten lainoitustarve on yhteensä 5.000.000 euroa. Pyydämme tarjoustanne 5 miljoonan euron lainasta. Laina-ajaksi on ajateltu 20 vuotta. Lainan lyhennykset tulisivat olemaan kesäkuussa ja joulukuussa, jolloin vältytään jaksotuskirjauksilta, ensimmäinen lyhennys joulukuussa vuonna 2011. Laina sidotaan 12 kk:n euriboriin tai mahdollisesti pankin omaan indeksiin. Laina tulee nostettavaksi urakoitsijoiden maksupostien mukaisesti sen jälkeen kun kirkkovaltuusto on tehnyt lainanottopäätöksen. Lainaa koskevat tarjoukset tullaan käsittelemään seurakuntayhtymän kirkkoneuvostossa ja kirkkovaltuustossa, joten tarjousta koskevista tiedoista tulee julkisia. Pyydämme hinnoittelemaan tarjouksen maaliskuun 1. päivän tasossa, jotta tarjousvertailu olisi mahdollisimman yksiselitteinen ja tasapuolinen. Lainan vakuudeksi voimme tarvittaessa antaa kiinteistökiinnityksen, mutta viime
Yhteinen kirkkovaltuusto 31.3.2011 42 vuosina sellaisia ei ole tarvittu, koska verotusoikeuden on katsottu riittävän. Lainatarjousta koskeviin mahdollisiin kysymyksiin vastaa vuokrauspäällikkö Leo Saarinen, puh. 040 3417 273. Kunnioittavasti Leo Saarinen vuokrauspäällikkö Kaikki pankit antoivat tarjouksen. Nordea Pankin tarjous on seuraava: Liite 1 33. Sampo Pankin tarjous on seuraava: Liite 2 33. Turun Seudun Osuuspankin tarjous on seuraava: Liite 3 33. Saadut tarjoukset ovat vertailukelpoiset. Laina-aika tarjotulle korolle vaihtelee 10 ja 20 vuoden välillä ja kaikki pidättävät itselleen oikeuden tarkistaa lainasta perittävän koron marginaalia joka viiden tai kymmenen vuoden päästä. Lisäksi Nordea Pankki tarjosi vaihtoehtoa valuutanvaihtosopimuksen kautta hankittavaksi lainaksi, mutta sitä ei esitetä otettavaksi. Tarjousten perusteella lainan korko on sidottu 12 kk:n euriboriin ja edullisimman tarjouksen korkomarginaalista antoi Sampo Pankki, jolla korkomarginaali on 0,65 %, Nordea Pankilla ja Turun Seudun Osuuspankilla korkomarginaali on 0,75 %. Lisäksi Sampo Pankin lainannoston kulut ovat alhaisimmat. Johtoryhmä puoltaa tehtyä ehdotusta. Kirkkovaltuusto päättää, että Sampo Pankki Oyj:stä otetaan viiden miljoonan euron suuruinen laina Hannunniitun asuintalojen peruskorjausta varten. Lainan korko ja muut ehdot määräytyvät saadun tarjouksen mukaisesti. Kirkkoneuvosto oikeutetaan määrittämään muut mahdolliset lainaa koskevat ehdot.
Yhteinen kirkkovaltuusto 31.3.2011 43 Käsittely Kiinteistöjohtaja Seppo Kosola selitti periaatetta, jonka mukaan lainamäärä oli määritelty. Seurakuntayhtymällä on vakiintunut käytäntö rahoittaa tämän kaltaiset asuintalojen peruskorjaukset lainavaroin, jolloin remonttikustannukset saadaan oikeudenmukaisella tavalla siirrettyä vuokriin. Valtuutettu Sari Silvo tiedusteli, mikä on asuntojen neliövuokra remontin jälkeen. Kiinteistöjohtaja Kosola selvitti, että pienissä asunnoissa 13 euroa on kipuraja, jonka yli vuokrat eivät voi mennä. Vuokratasomme Jaanin asuintaloissa on 9 euron tasolla ja Engelin- ja Mikaelinpuiston asunnoissa 11 euron tasolla. Hannunnittun vuokra nousee lähelle 13 euroa, mutta tämä on ensimmäinen perusteellinen peruskorjaus, joka tulee kalliiksi. Valtuutettu Uolevi Lahti piti vuokrien nousua noin 40 prosentilla liiallisena. Hallintojohtaja Kallio vastasi Lahdelle, että valitettavasti uusilla vuokrilla saadaan katettua vain remonttilainan hoito ja talon käyttökustannukset. Näin talojen remonttia edeltävälle arvolle ei riitä tuottoa. Valtuutettu Lahti piti vuokrien nousua 9 euron tasolta 12,5 euron tasolle joka tapauksessa liiallisena. Kirkkovaltuusto päätti, että Sampo Pankki Oyj:stä otetaan viiden miljoonan euron suuruinen laina Hannunniitun asuintalojen peruskorjausta varten. Lainan korko ja muut ehdot määräytyvät saadun tarjouksen mukaisesti. Kirkkoneuvosto oikeutettiin määrittämään muut mahdolliset lainaa koskevat ehdot. 34 RIVITALOTONTIN VUOKRAAMINEN LEMMONTIELTÄ TURUSTA KASTUSTA Turun ja Kaarinan seurakuntayhtymällä on rakentamaton rivitalotontti Turussa osoitteessa Lemmontie 1 (kiinteistötunnus 853-082-0026-0014). Tontti on aikaisemmin ollut vuokrattuna yksityiselle yhtiölle, mutta se ei pystynyt hoitamaan rakentamisvelvoitettaan eikä maksamaan tontin vuokraa ja tällöin tonttivuokrasopimus täytyi purkaa. Tontilla on voimassa oleva asemakaava kaavamerkinnältään AR eli rivitalorakennusten korttelialue. Tontin pinta-ala on 3.263 m 2 ja tontin
Yhteinen kirkkovaltuusto 31.3.2011 44 rakennusoikeus on 978 kerros-m 2. Karttaliite kuuluu seuraavasti: Liite 1 34. Yhteinen kirkkovaltuusto on hyväksynyt Turun ja Kaarinan seurakuntayhtymän maankäyttösuunnitelman. Tämän suunnitelman mukaan pyritään saamaan tuottavaan käyttöön myös ne alueet, joita ei tarvita seurakunnan ydintoimintaan. Lisäksi maanluovutusperiaatteena on maan vuokraaminen ja vuosivuokran määrä tulee olla vähintään 5 % maan arvosta. Kyseinen Lemmontien tontti on tarkoitettu rivitalorakentamiseen ja sitä ei tarvita seurakunnalliseen käyttöön. Kun tontti rakentuu, laskee myös seurakuntayhtymän siitä maksama kiinteistövero kymmenesosaan nykyisestä. Kiinteistötoimisto ilmoitti tontin vuokrauksesta Turun Sanomissa 15.1.2011. Ilmoituksessa pyydettiin kirjalliset tarjoukset rivitalotontin vuosivuokrasta ja ne tuli toimittaa Turun ja Kaarinan seurakuntayhtymälle 31.1.2011 klo 15.00 mennessä. Lisäksi ilmoituksessa mainittiin, että vuokra-aika on 50 vuotta ja että vuokraaja pidättää oikeuden hyväksyä yhden tai hylätä kaikki tarjoukset. Määräaikaan mennessä saapui 4 tarjousta, jotka ovat nähtävänä kokouksessa. Tontin vuokrasopimusluonnos kuuluu seuraavasti: Liite 2 34. Kirkkovaltuusto päättää vuokrata osoitteessa Lemmontie 1 sijaitsevan rivitalotontin (kiinteistötunnus 853-082-0026-0014) 50 vuodeksi tontista korkeimman vuosivuokratarjouksen antaneelle Rakennus-Koskinen Oy:lle ja valtuuttaa kiinteistöjohtajan allekirjoittamaan vuokrasopimuksen. Kirkkolain 14. luvun 4. :n mukaan seurakunnan kiinteän omaisuuden vuokraamista koskeva päätös on alistettava tuomiokapitulin vahvistettavaksi. Kirkkovaltuusto päätti vuokrata osoitteessa Lemmontie 1 sijaitsevan rivitalotontin (kiinteistötunnus 853-082-0026-0014) 50 vuodeksi tontista korkeimman vuosivuokratarjouksen antaneelle Rakennus-Koskinen Oy:lle ja valtuuttaa kiinteistöjohtajan allekirjoittamaan vuokrasopimuksen. Kirkkolain 14. luvun 4. :n mukaan seurakunnan kiinteän omaisuuden vuokraamista koskeva päätös on alistettava tuomiokapitulin vahvistettavaksi.