SISÄISEN AUDITOINNIN MENETTELYOHJE Versio 5.0 21.1.2014 JYVÄSKYLÄN YLIOPISTO
1 AUDITOINNIN MENETTELYOHJEEN SOVELTAMISALA Sisäisen auditoinnin menettelyohjetta sovelletaan Jyväskylän yliopiston laadunhallintajärjestelmän auditoinneissa yliopisto-, tiedekunta-, erillislaitos- ja laitostasolla sekä yliopistopalveluissa. Tässä ohjeessa edellä mainituista organisaation osista käytetään termiä yksikkö. Jyväskylän yliopiston laatupolitiikan mukaan laadunhallintaa arvioidaan säännöllisesti sisäisin auditoinnein, itsearvioinnein ja muin arviointimenettelyin. Laadunhallintajärjestelmä muodostuu yhteisössä tunnetun vastuunjaon, hyviksi todettujen toimintatapojen ja käytänteiden sekä niihin kohdennettujen voimavarojen kokonaisuudesta. 2 SANASTO (AAKKOSISSA) Asiantuntija-auditoija Asiantuntija-auditoija on auditoitavaa teemaa tunteva auditoija. Auditoija Auditoija on yliopiston työntekijä tai opiskelija, joka arvioi yksikön laadunhallintaa auditointiteeman alueella. Auditoijana toimimisen edellytyksenä on, että auditoija on riippumaton auditoitavasta yksiköstä. Hänen tulee olla käynyt sisäisen auditoinnin koulutus. Auditoinnin yhdyshenkilö Auditoinnin yhdyshenkilö on yksikön työntekijä, jonka kanssa auditointia yliopistotasolla koordinoiva henkilö on yhteydessä auditoinnin järjestelyasioissa. Auditointiaineisto Auditointiaineisto on kirjallinen materiaali, jonka yksikkö toimittaa auditoijille. Auditointiaineiston dokumenteista sovitaan valmistelukokouksessa. Auditointihaastattelu Auditointihaastattelu on auditoijien ja yksikön edustajien keskustelutilaisuus auditointiteemasta auditoitavassa yksikössä. Auditointikriteerit Auditointikriteerit ovat lainsäätäjän, sopimuskumppaneiden, yliopiston johdon tai yksikön johdon asettamia vaatimuksia tai menettelyjä, joita auditoitavien yksikköjen tulee noudattaa. Auditointinäyttö Auditointinäyttönä ovat dokumentit tai muu todennettavissa oleva informaatio auditointikriteerien mukaisesta toiminnasta. Auditointiohjelma Auditointiohjelma on sisäisten auditointien aikataulu, josta näkyvät auditoitavat yksiköt, niiden auditoinnin yhdyshenkilöt (yleensä laatuvastaava), auditoijat, valmistelukokouksen aika ja paikka, auditointihaastattelujen aika ja paikka sekä raportoinnin vaiheet. Auditointiohjelma on sisäisten auditointien verkkosivulla. 2 (8)
Auditointiraportti Pääauditoija kirjoittaa auditointiraportin, jossa raportoi auditoinnin aineistoista, kuten itsearvioinnista ja dokumenteista sekä auditointihaastattelusta syntyneen auditointiryhmän käsityksen yksikön laadunhallinnasta auditointiteeman alueella. Auditointiryhmä Auditointiryhmä koostuu pääauditojasta ja yhdestä tai useammasta asiantuntija-auditoijasta. Auditointiteema Auditointiteemalla tarkoitetaan aihealuetta, jota auditoidaan ja jonka hyviä käytäntöjä ja kehittämiskohteita auditoijat tuovat esiin. Auditoitava yksikkö Yksiköllä tarkoitetaan yliopisto-, tiedekunta-, erillislaitos- tai laitostasoa. Sisäinen auditointi voi kohdistua mille tahansa näistä tasoista, jolloin yksi tai useampi yksikkö on auditoinnin kohteena eli auditoitavana yksikkönä. Itsearviointi Itsearviointi on auditoinnin prosessiin kuuluva yksikön näkemys auditointiteeman alueesta. Itsearvioinnissa yksikkö vastaa kirjalliseen kyselyyn. Sisäinen auditointi Sisäinen auditointi on järjestelmällinen, riippumaton ja dokumentoitu prosessi, jossa yliopisto hankkii auditointinäyttöä auditointikriteerien täyttämisestä. Sisäisen auditoinnin tuloksena yksikkö saa koulutettujen auditoijien näkemyksiä hyvistä käytännöistään ja myös kehittämiskohteista. Valmistelukokous Valmistelukokous on ennen auditointia yksikössä pidettävä palaveri, jossa sovitaan auditoinnin järjestelyistä. 3 TEEMOITTAINEN AUDITOINTI Kullakin auditoinnilla on tietty, kaikille auditoitaville yksiköille sama teema. Yliopiston hallitus tarkastusvaliokunnan esityksestä (https://www.jyu.fi/hallinto/valiokunnat/tarkastusvaliokunta) hyväksyy vuosittain yhden tai useamman auditointiteeman. Auditoitava yksikkö saa palautteena auditointiraportissa auditoijien näkemysten mukaiset hyvät käytänteensä ja kehittämiskohteet. 4 AUDITOINTIRYHMÄ Laatuauditoinneista vastaa laatupäällikkö. Auditoinnin valmistelu-, toteutus- ja raportointityö voidaan jakaa laadunhallintatyössä olevien kesken. Auditoijana voi toimia yksi pääauditoija tai pääauditoija ja yksi tai useampia asiantuntija-auditoijia, jotka tuntevat auditoinnin kohteena olevan yksikön sisältöaluetta tai auditoitavaa teemaa. Kun audi- 3 (8)
tointiteema koskettaa opiskelijoita, auditointiryhmään pyritään saamaan myös opiskelijaedustus. Auditoijat ovat auditoitavasta yksiköstä riippumattomia henkilöitä. Pääauditoija vastaa auditoinnin suunnittelusta, toteutuksesta ja raportoinnista. Hän myös antaa auditoinnista palautteen ensimmäistä kertaa asiantuntija-auditoijana toimivalle henkilölle. 5 AUDITOINTIOHJELMA Laatupäällikkö tai hänen valtuuttamansa henkilö laatii auditointiohjelman, joka on näkyvissä yliopiston laadunhallinnan verkkosivulla (https://www.jyu.fi/laatu). 6 AUDITOINTIPROSESSIN KULKU JA AIKATAULU Auditoinnin kohteena on yksikön toiminnan tietty osa-alue eli teema, joka vaihtelee vuosittain. Yksikölle edellisellä auditointikerralla suositeltujen kehittämiskohteiden edistymisen auditoijat käyvät auditoinnissa lyhyesti läpi, vaikka auditoinnin teema olisi täysin eri kuin edellisellä kerralla. 7 ITSEARVIOINTI Yksikön itsearviointi tukee auditoijien työskentelyä ja rakentaa pohjaa auditointitilaisuuden vuoropuhelulle. Laatupäällikkö tai hänen valtuuttamansa, sisäistä auditointia koordinoiva henkilö toimittaa yksiköille auditointiteemaa käsittelevän itsearviointilomakkeen. Yksikkö kokoaa edustavan ryhmän arvioimaan auditointiteeman mukaista toimintaansa ja palauttaa arviointivastauksensa lomakkeella määräaikaan mennessä itsearviointia koordinoivalle henkilölle. 8 VALMISTELUKOKOUS Auditointia edeltää valmistelukokous yksikössä. Pääauditoija tai koko auditointiryhmä keskustelee yksikön edustajien kanssa seuraavat asiat: Auditointiprosessin kulku ja aikataulu Auditointiin osallistuvat ja heidän yhteystietonsa Auditointiteema Auditointiaineisto Yksikön itsearviointi auditointiteemasta Auditointitilaisuuden aikataulu Raportointi Kokouksesta kirjoittaa muistion yksikön edustaja. 4 (8)
9 AUDITOINTIIN OSALLISTUVAT Auditointiin osallistuvat yksikön toiminnan ja sen laadunhallinnan keskeiset henkilöt, jotka yksikkö nimeää. Yksikön johtaja ja laatuvastaava ovat paikalla auditointitilaisuudessa. Yksikkö lähettää auditoijille listan auditointiin osallistuvista henkilöistä auditointiaineiston lähettämisen yhteydessä. 10 AUDITOINTIAINEISTO Auditointiaineiston dokumentteina ovat itsearviointi, muu lisäaineisto, jonka yksikkö katsoo kuuluvan laatudokumentaatioon sekä yksikön laadunhallinnan käsikirja. Lisäksi yksikkö voi antaa harkintansa mukaan lisäaineistoa. Auditoijat voivat edellyttää aineiston sisältävän tiettyjä dokumentteja. Yliopistotason aineistoa, kuten yliopiston strategioita, ohjelmia, johtosääntöä jne., jotka yksikönkin toimintaa linjaavat, ei toimiteta. Verkkolinkeissä viitattuihin asiakirjoihin tulee olla pääsy auditoinnin aikana. Niitä ei tarvitse etukäteen toimittaa paperimuodossa auditoijille muuten kuin pyydettäessä. Auditoitavan yksikön edustaja toimittaa pääauditoijalle auditointiaineiston pääosin kirjallisena. Pääauditoija kopioi sen tai osia siitä harkintansa mukaan asiantuntija-auditoijalle. Niiltä osin, kun aineisto on saatavilla verkosta ja on sisällöltään tukimateriaalia, pääauditoijalle riittää toimittaa verkkosivujen linkit. Jos aineistoon kuuluu painettuja materiaaleja, yksikkö toimittaa niitä auditoijien lukumäärän mukaisesti. Laatupäällikkö liittää aineistoon sisäisen auditoinnin edellisen raportin ja siitä jätetyn kehittämiskohteiden parantamissuunnitelman. 11 AUDITOINTITILAISUUDEN AIKATAULU Auditointitilaisuus alkaa joko aloituspalaverilla (max ½ t) tai suoraan auditointihaastatteluilla. Aloituspalaveri voidaan sivuuttaa, mikäli auditointia edeltävässä valmistelukokouksessa ovat olleet läsnä kaikki auditointiin osallistuvat tai muuten yksikkö katsoo sen tarpeettomaksi. Mikäli aloituspalaveri pidetään, siinä käydään läpi auditoinnin kulku. Haastattelut kestävät korkeintaan 2½ tuntia. Auditoijat voivat haastatella yhdessä samaa ryhmää tai erikseen kahta (tai useampaa, jos auditoijia on enemmän kuin kaksi) ryhmää. Haastateltavat voidaan pyytää eri ryhminä paikalle. Haastatteluun osallistuvat etukäteen sovitut (ks. Auditointiin osallistuvat) henkilöt. Haastattelujen jälkeen auditoijat pitävät korkeintaan puoli tuntia kestävän yhteenvetoneuvottelun, jonka aikana he kokoavat auditoinnissa esiin tulleiden asioiden pääkohdat esitettäväksi loppupalaverissa. Auditoijat kertovat auditointihavaintojensa pääkohdat korkeintaan puoli tuntia kestävässä auditoinnin loppupalaverissa. Merkittävimmät kehittämisehdotukset kerrotaan jo tässä yhteydessä. 5 (8)
12 RAPORTOINTI Auditoinnin valmistelukokouksessa sovitaan auditointitulosten raportoinnista. Samalla sovitaan yksikön kanssa myös raportin julkisuudesta. Yksikkö voi niin halutessaan pitää raportin sisäisenä asiakirjanaan. Laatupäällikkö vastaa auditointiraporttien yhteenvedon laatimisesta. Auditoijat kirjoittavat auditointiraportin. Raportissa auditoijat esittävät näkemyksenä auditointiteeman yleisestä tilasta auditoidussa yksikössä sekä teeman aiheesta yksikössä havaitut hyvät käytännöt ja kehittämissuositukset. Auditoijat perustavat näkemyksensä itsearviointiin, muuhun auditointiaineistoon ja auditointihaastatteluun. Päävastuu auditointiraportista on pääauditoijalla. Auditointi raportoidaan viikon kuluessa, ja pääauditoija lähettää sen allekirjoittamanaan yksikköön etukäteen sovitulle henkilölle. Mikäli yksikkö ei kommentoi raporttia, se allekirjoittaa sen. Yksikön halutessa kommentoida raporttia kommentit lähetetään pääauditoijalle viikon kuluessa. Tämän jälkeen pääauditoija muuttaa raporttia, jos toteaa kommentit aiheellisiksi. Aiheettomiksi katsomistaan kommenteista hän keskustelee yksikön johtajan ja laatuvastaavan kanssa. Yhteisymmärrykseen päästyään pääauditoija ja auditoidun yksikön edustaja allekirjoittavat raportin. Jos yhteisymmärrykseen ei päästä, raporttiin merkitään poikkeavat näkemykset. Yksikön edustaja lähettää alkuperäisen auditointiraportin laatupäällikölle, joka arkistoi sen. Raportin kopio jää auditoituun yksikköön. Yksikkö toimittaa raportin myös kaikille auditoijille. 13 KEHITTÄMISSUOSITUSTEN TOIMEENPANOSUUNNITELMA Yksikkö raportoi kuukauden kuluttua laatupäällikölle, mitä toimia kehittämissuosituksiksi esitetyille asioille on tehty, tai mikäli kehittäminen vie aikaa, suunnitelman, miten kohdetta kehitetään ja missä aikataulussa. 14 AUDITOINNIN ARVIOINTI Auditointihaastattelun päätteeksi yksikkö voi antaa palautetta auditoijille auditoinnin sujuvuudesta ja muista vaikutelmista. Myöhemmin yksiköitä pyydetään arvioimaan lyhyesti verkossa täytettävällä lomakkeella auditointikokemustaan ja sen hyödyllisyyttä. Auditointien palautteet käsitellään laadunohjausryhmässä. 15 AUDITOINNISTA TIEDOTTAMINEN Suositeltavaa on, että auditoinnin jälkeen yksikkö järjestää omalle henkilökunnalleen tilaisuuden, jossa kerrotaan sisäisen auditoinnin tuloksista, erityisesti yksikössä havaituista hyvistä käytänteistä ja kehittämissuosituksista. 6 (8)
LIITE Liitetaulukko 1. Auditointiprosessi yksikön näkökulmasta Tapahtuma Ajoitus Toimijat Auditoitavan yksikön itsearviointi auditointiteemasta Valmistelukokous Auditointiaineiston toimittaminen auditoijille Auditointiin osallistuvien nimilistan toimittaminen auditoijille Noin 2 kuukautta ennen auditointia Noin 4 viikkoa ennen auditointia Valmistelukokouksen jälkeen mahdollisimman pikaisesti Valmistelukokouksessa tai viimeistään noin 3 viikkoa ennen auditointia Yksikön edustajat Yksikön edustajia, yleensä vähintään johtaja ja laatuvastaava sekä auditoijat. Yksikön edustaja, yleensä laatuvastaava, toimittaa pääauditoijalle auditointiaineiston. Yksikön edustaja, yleensä laatuvastaava, toimittaa nimilistan pääauditoijalle. Auditointitilaisuus Kesto 2½ - 3 tuntia Auditointiin osallistuviksi ilmoitetut, auditoijat ja mahdollisesti laadunhallintatyön asiantuntija, joka kirjaa keskustelun Auditoinnin kommentointi auditoijille Raportin kommentit Raportin allekirjoitus Raportin lähettäminen laatupäällikölle ja auditoijille Informointi yksikössä Kehittämiskohteiden parantamissuunnitelma Palaute auditoinnista Puolen tunnin kuluttua auditointihaastattelun päättymisestä Viikon kuluessa raportin saamisesta Välittömästi, kun yksikkö on hyväksynyt raportin. Välittömästi lopullisen allekirjoituksen jälkeen Lopullisen allekirjoituksen jälkeen Kuukauden kuluttua raportin allekirjoituksesta Noin kuukauden kuluttua auditoinnista Auditointiin osallistuneet voivat antaa välitöntä palautetta auditoinnista auditoijille. Yksikkö toimittaa kommentit sähköpostitse pääauditoijalle viikon kuluessa siitä, kun pääauditoija on viikon kuluessa auditoinnista toimittanut yksikölle raporttiluonnokseen. Yksikön johtaja allekirjoittaa auditointiraportin. Auditoitu yksikkö toimittaa allekirjoitetun auditointiraportin laatupäällikölle ja auditoijille Yksikön johtaja informoi yksikköään auditoinnin tuloksista esim. laitoskokouksessa. Yksikkö toimittaa parantamissuunnitelman laatupäällikölle. Kun yksikön auditointiprosessi on päättynyt kehittämiskohteiden parantamissuunnitelmaan, auditointihaastatteluun osallistuneet antavat laatupäällikölle palautteen (Korppikyselyssä). 7 (8)
LIITE Liitetaulukko 2. Auditointiprosessi auditoijan näkökulmasta Tapahtuma Ajoitus Toimijat Valmistelukokous Auditointiaineistoon tutustuminen Auditoijien neuvottelu Noin 4 viikkoa ennen auditointia Valmistelukokouksen jälkeen saatuun auditointiaineistoon tutustutaan mahdollisimman pian. Viimeistään noin viikko ennen auditointia Pääauditoija ja asiantuntija-auditoijat. Puhetta johtaa pääauditoija. Pääauditoija ja asiantuntija-auditoijat kukin tahollaan Pääauditoija ja asiantuntija-auditoijat yhdessä Auditointitilaisuus Kesto 2½ - 3 tuntia Auditointiin osallistuviksi ilmoitetut, auditoijat ja mahdollisesti laadunhallintatyön asiantuntija, joka kirjaa keskustelun Välitön palaute Pääauditoija Pääauditoija ja asiantuntija-auditoijat keskustelevat korkeintaan puolen tunnin ajan auditoinnin jälkeen kehittämistoimista. Merkittävimmät kehittämistoimet kerrotaan auditoidulle yksikölle välittömästi. Raportointi Viikon kuluessa auditoinnista Pääauditoija kirjoittaa auditointiraportin asiantuntija-auditoijien avustamana. Pääauditoija toimittaa auditointiraportin yksikköön etukäteen sovitulle henkilölle Raportin mahdollinen korjaaminen Lopullinen allekirjoitus Viikon kuluessa raportin saamisesta Viikon kuluessa raportin kommenteista tai jos yksikkö ei ole kommentoinut raporttia, välittömästi yksikön hyväksymisen saavuttua Pääauditoija ja asiantuntija-auditoijat arvioivat yksikön kommenttien aiheellisuuden, tarvittaessa korjaavat raporttia ja lähettävät uuden raporttinsa yksikköön allekirjoittamista varten. Pääauditoija toimittaa allekirjoittamansa auditointiraportin yksikköön. 8 (8)