Microsoft Word-tekstinkäsittelyohjelman opas
Tähän oppaaseen on koottu opiskelussa tarvittavia Word-ohjelman perustoimintoja. Pidemmälle vietyjä ohjeita löytyy opaskirjoista ja muista lähteistä. Tämä opas palvelee sellaisia aikuisopiskelijoita, jotka eivät ole tottuneita ohjelman käyttäjiä ja tarvitsevat nopeat ja selkeät ohjeet juuri tarvitsemiensa toimintojen suorittamiseen. Tämä opas on laadittu Opetushallituksen rahoittaman Kesäyliopistojen tvt- hankkeen mahdollistamana. Hankkeessa on mukana kahdeksan kesäyliopistoa. Oppaan ohjeet on laatinut Ari Paanala, joka on myös taittanut oppaan.
Sisällysluettelo Sisällysluettelon teko ja päivittäminen 4 Kansisivun teko, sivunumeroinnin aloittaminen vasta leipätekstisivulta 6 Lisää uusi osio 8 Alaviitteiden teko 8 Tavutuksen lisääminen 9 Taulukon lisääminen ja muotoilu 9 Kuvan lisääminen 10 Pikanäppäimet 11 Mistä lisäohjeita? 12
Ohjeet on laadittu suomenkieliselle Word2003 versiolle. Suluissa on englanninkielinen komento (command). Sisällysluettelon teko ja päivittäminen Sisällysluettelo voidaan luoda kolmella eri tavalla. Tässä käydään läpi yleisin tapa ja siihen liittyvät toimenpiteet. Tekstiä kirjoittaessasi voit edistää sisällysluettelon nopeaa käyttöönottoa käyttämällä: kuvassa näkyvää tyyli-kohtaa. Tavallista tekstiä kirjoittaessasi käytä tyyliä Normaali ja otsikoita ja otsikoiden eri tasoja kirjoittaessasi käytä Otsikko 1, Otsikko 2 ja Otsikko 3 -tasoja. Kun olet kirjoittanut tekstisi voi lisätä Sisällysluettelon seuraavalla tavalla: Mene kursorilla siihen kohtaan mihin haluat sisällysluettelon tulevan. Sisällysluettelo voi sijaita missä tahansa kohtaa tekstiä, mutta yleensä sen paikka on alussa. Valitse ylävalikosta seuraavasti: Lisää (Insert) -- > Viite (Reference) Hakemisto ja luettelot (Index and Tables). Saat tämän näköisen valikon josta voi valita Sisällysluettelo (Table of Contents) -välilehden. Voit kokeilla eri vaihtoehtojen vaikutusta sisällysluettelon muokkaantumiseen mm. ottaa sivunumerot päälle ja pois jne.
Kahta muuta tapaa voit tarkastella Word-ohjelman omista ohjeista ja opetella esimerkiksi merkitsemään itse ne tekstin osat joita käytetään sisällysluettelon pohjana. Sisällysluettelon päivittäminen tapahtuu niin, että menet hiirellä luettelon ensimmäisen rivin vasempaan reunaan ja klikkaat kursorin siihen. Tämän jälkeen luettelo maalautuu harmaaksi ja painamalla F9-funktionäppäintä saa sisällysluettelon päivittymään. Voit valita haluatko päivittää pelkät sivunumerot vai päivittää koko sisällysluettelon. Jos haluat liikkua suoraan sisällysluettelon johonkin tiettyyn kohtaan paina ctrl-näppäin pohjaan ja klikkaa sisällysluettelon sitä otsikkoa mihin haluat siirtyä. Word siirtää sinut klikkaamasi kohdan alkuun.
Kansisivun teko, sivunumeroinnin aloittaminen vasta leipätekstisivulta Kansisivun teko tapahtuu yleensä siten, että määritellään sivunumerot alkamaan vasta ns. toiselta sivulta. Jos teet vain normaalia sivunumerointia ilman kansilehteä yms. monipuolisempia vaatimuksia voit valita sivunumeroinnin ylävalikosta Lisää (Insert) ja Sivunumerot (Page Numbers). Jos haluat tehdä esimerkiksi kansilehden tai muita monimutkaisia vaihtoehtoja niin pääset niihin käsiksi helpoiten Näytä ylävalikosta Yläja alatunnistekohta (Tämä vaihtelee eri Word versioissa).
Sivun asetukset kohdasta valitsemalla saa näkyville seuraavanlaiset valinnat: Jos kursorisi on sillä sivulla mistä haluat aloittaa sivunumeroinnin voit ottaa käyttöön: Tiedosto (Page Setup) Asettelu (Layout) - -> Käyttöalue (Apply to): kohdasta valinnasta Tästä eteenpäin (This point forward). Tällöin Word ymmärtää, että tämä on ensimmäinen sivu ja kansilehti jää ilman sivunumeroa ja että sitä ymmärrettäisiin ensimmäiseksi sivuksi. HUOMAA! Jaat tässä tekstisi osioihin joihin tulee erilliset sivunumeroinnit. Kansisivuosiossa sivunumeroa ei näy ja se voidaan laittaa alkamaan seuraavassa osiossa mistä numerosta tahansa. Tämän jälkeen saat sivunumeroinnin voit aloittaa painamalla: Kohtaa Lisää sivunumero.
Lisää uusi osio Lisää (Add) Vaihto (Break) toiminnon kautta saat tehtyä vaihtoa eri osioihin eli uudelle sivulle, palstalle ja saat myös tehtyä vaihdon seuraavalla sivulle jne. Alaviitteiden teko Ala- tai loppuviitteet saat tehtyä seuraavalla tavalla: Lisää (Insert) Viite (Reference) Alaviite (Footnote)
Valinnan jälkeen pääset seuraavanlaiseen ikkunaan: Sijainnista voi valita tuleeko viite tekstiin alaviitteeksi vai loppuviitteeksi. Muodosta voi valita numeron muodon, mahdollisen oman merkin joka kuvaa alaviitettä jne. Kannattaa myös huomata, että koskeeko viitteet koko tekstiä vai vain tiettyä tekstin osaa. Tavutuksen lisääminen Työkalut (Tools) Kieli (Language) Tavutus (Hyphenation) Taulukon lisääminen ja muotoilu Word:ssa voi lisätä taulukkoja useammalla tavalla. Voit lisätä yksinkertaisen taulukon esimerkiksi seuraavalla tavalla: Kuten huomaat taulukon voit tehdä piirtämällä itse Taulukko (Sheet) (Piirrä Taulukko) tai Lisää (Add) Taulukko (Sheet). Lisää taulukko -valikossa voi itse päättää montako saraketta ja montako riviä taulukossasi on. Samalla voit valita millä tavalla taulukko sovitetaan käytettävissä olevaan tilaan.
Jos käytät monimutkaisempia taulukoita esimerkiksi työselostuksien osana tai haluat tuoda Excel-taulukkolaskennasta kustannusarvioita yms. Word:n osaksi kannattaa käyttää Lisää Objekti -toimintoa tai kopioida Excelin taulukosta tietty kohta ja liittää se osa Excel-taulukkoa suoraan Word-dokumentin osaksi. Kuvan lisääminen Kuvan lisääminen tapahtuu samalla tapaan kuin jonkun Objektin lisääminen. Valikosta Lisää (Add) Kuva (Picture) Tiedostosta (From files).
Pikanäppäimet Jos haluat nopeuttaa Word:n käyttöä, kannattaa opetella pikanäppäimien käytön. Niitä on myös syytä opetella välttääksesi hiirikäden, joka saattaa edellyttää lääkärinhoitoa ja pitkääkin lepoa. Pikanäppäimet koostuvat yleensä erikoisnäppäimistä (Ctrl, Shift/vaihto, Alt ja Tab). Ctrl tulee sanasta Control. Shift-näppäin on sama näppäin jonka alas painamalla saa kyseisestä kirjaimesta ison kirjaimen. Alt-näppäin tulee sanoista Alternate. Peruspikanäppäinkomennot joita kannattaa opetella käyttämään ovat: Komento Selitys Tarkennukset ctrl-z Undo / kumoa kirjoitus Tämän pääasiallisin tarkoitus on kumota muutokset joita olet tehnyt ennen viimeistä poistoa. Tällä voi myös muuttaa Wordin muuttaman ison alkukirjaimen pieneksi, jos huomaa muutoksen heti ja automaattimuotoilut on päällä. ctrl-x Cut / Leikkaa Leikkaa maalaamasi osan tekstistä pois. Voit liittää sen myöhemmin muualle. ctrl-c Copy / Kopioi Kopioi maalamasi osan liittääksesi sen myöhemmin eri kohtaan tai toiseen ohjelmaan. ctrl-v Paste / Liitä Liitä äskeinen kopioimasi tekstiin. ctrl-y Repeat / Toista Voit tehdä samaa toimintoa monta kertaa peräkkäin. ctrl-f Find / Etsi Samasta komennosta löytyy myös Replace / Korvaa toiminto jonka käyttöä kannattaa harjoitella ensimmäisenä helpoissa teksteissä. ctrl-b Bold / Lihavoi Teksti, jonka lihavoit jälkikäteen, tulee olla valittu maalaamalla. ctrl-i Cursive / Kursivoi Valitse teksti maalaamalla.
Pikanäppäinkomennot löytyvät valikoiden teksteistä hiirellä klikattavan kohdan vierestä. Pikanäppäimien opettelu nopeuttaa kirjoittamistasi monella tapaa. Netistä löydät erilaisia listauksia pikanäppäimistä ja niitä löytyy koko Windowsista ja eri ohjelmista melko huikea määrä! Jos käytät esimerkiksi nettiselainta, sähköpostia ja Exceliä tai muita ohjelmia, samaan aikaan voit painaa Alt-näppäimen pohjaan ja painamalla Alt pohjassa samaan aikaan Tab -näppäintä pääset nopeammin siirtymään eri ohjelmien välillä. Yksi nopeuttava keino esimerkiksi jälkeenpäin huomatun virheen korjaamiseen muutaman sanan päässä takanapäin saa monen tarttumaan hiireen. Tämä on turhaa, koska voit siirtyä kyseiseen sanaan painamalla Ctrl-näppäimen pohjaan ja painamalla nuolinäppäimiä haluttuun suuntaan oikealle tai vasemmalle. Kyseinen valinta vie kursoria aina yhden sanan tai erikoismerkin verran eteenpäin. Painamalla ylös- ja alas -näppäimiä voi siirtyä edelliseen rivivaihdon / kappaleen alkuun. Mistä lisäohjeita? Word on Microsoft Oy:n ohjelmisto ja kyseisen yhtiön sivuilta löytyy hyvät ohjeet eri Microsoft ohjelmien käyttöön. Näin myös Word:n. Kannattaa ohjeita etsiessä lähteä aluksi selvittää mikä Word-versiota käytät. Tämä löytyy valikosta Ohje-valikosta, kohdasta Tietoja Microsoft Office Wordista: