Zarafa Ryhmätyökalu 6.40 Käyttöopas

Zarafa Ryhmätyökalu 6.40 Käyttöopas

S i v u 2 Zarafan Ryhmätyökalu, käyttöopas versio 4.0 Tekijänoikeus 2011 Zarafa BV. Tämän asiakirjan kuvat ja tekstit on lisensoitu Zarafa BV:lle Creative Commons Attribution-Share Alike 3.0 Unported lisenssillä ( CC-BY-CA ). Tarkempia tietoja lisenssistä saatavilla Creative Commonsin verkkosivuilta. CC-BY-SA-lisenssi määrää, että mikäli lavität tätä asiakirjaa tai jotakin versiota siitä, sinun tulee myös esittää alkuperäisen dokumentin URL-osoite (http://doc.zarafa.com/6.40/user_manual/en- US/pdf/Zarafa_Collaboration_Platform-6.40.0-User_Manual-en-US.pdf). Kaikki tavaramerkit ovat niiden omistajien omaisuutta. 1. ESITTELY... 5 2. ZARAFA WEBACCESS... 5 2.1. ALOITTAMINEN... 5 2.2. KANSIOIDEN HALLINTA... 6 2.2.1. Tulostaminen... 6 2.2.2. Ikkunan koon muuttaminen... 6 2.2.3. Poistetut kohteet -kansion tyhjentäminen... 6 2.2.4. Kohteiden palauttaminen... 6 2.2.5. Viestien merkitseminen luetuiksi... 7 2.2.6. Ominaisuudet... 7 2.3. KANSIO- JA KALENTERIOIKEUDET MUILLE KÄYTTÄJILLE... 7 2.3.1. Henkilön lisääminen... 7 2.3.2. Oikeuksien muuttaminen... 7 2.3.3. Henkilön poistaminen... 8 2.3.4. Avaa jaetut kansiot... 8 2.4. SÄHKÖPOSTI... 8 2.4.1. Postin lähettäminen... 8 2.4.1.1. 2.4.1.2. Automaattiset sähköpostiosoite-ehdotukset... 9 Liitteet... 9 2.4.1.3. 2.4.1.4. Lähettäjä-kenttä... 9 Sähköpostiluonnoksen tallentaminen... 10 2.5. SÄHKÖPOSTIVIESTIIN UPOTETTU KUVA (INLINE IMAGE)... 10 2.5.1. Poista/siirrä/kopioi sähköposteja... 11 2.5.1.1. Sähköpostin poistaminen... 12 2.5.1.2. 2.5.1.3. Sähköpostin siirtäminen... 12 Sähköpostin kopioiminen... 12 2.5.1.4. Postin tallentaminen tiedostona... 12 2.5.1.5. 2.5.1.6. Näkymän vaihtaminen... 13 Haku... 13 2.5.2. Arkistoidut sähköpostit... 14 2.5.3. Liitteiden lataaminen... 14 2.5.4. Kohteiden liittäminen sähköpostiin... 14 2.6. KALENTERIN KÄYTTÄMINEN... 15 2.6.1. Kokouksen ja kokouskutsujen luominen... 15 2.6.2. Kokouskutsun kuittaaminen... 17 2.7. KALENTERIN ERI NÄKYMÄT... 17 2.7.1. Kokousten siirtäminen/poistaminen... 18 2.7.1.1. 1.1.1.1. Kokouksen siirtäminen... 18 Kokouksen poistaminen... 18 2.8. RYHMÄKALENTERI... 18 2.8.1. Käyttäjän lisääminen aikajanaan... 18 2.8.2. Käyttäjän poistaminen aikajanasta... 19 2.8.3. Käyttäjäryhmän lisääminen aikajanaan... 19

S i v u 3 2.8.4. Lataa ryhmä ikkuna... 19 2.8.5. Ei pääsyä viesti... 19 2.8.6. Kaikki osallistujat, Vapaa/varattu-palkki... 19 2.8.7. Kokouksen luominen tai poistaminen... 20 2.8.8. Kokouksen raahaaminen hiirellä... 20 2.8.9. Zoomauksen vaihtaminen... 20 2.8.10. Näytettävien päivien määrä... 20 2.8.11. Aikajanan selaus... 21 2.9. TEHTÄVÄT... 21 2.9.1. Tehtävätoisto... 21 2.9.1.1. 2.9.1.2. Tehtävätoiston lisääminen/muuttaminen... 22 Toiston poistaminen tehtävästä... 22 2.9.2. Tehtäväpyynnöt... 22 2.9.2.1. 2.9.2.2. Tehtävän määrääminen toiselle käyttäjälle... 22 Tehtäväpyynnön hyväksyminen ja siitä kieltäytyminen... 23 2.9.2.3. Palauta hylätty tehtävä itsellesi... 23 2.10. YHTEYSTIEDOT... 23 2.10.1. Uusi yhteystieto... 23 2.10.2. Yksityiskohtaiset yhteystiedot... 23 2.11. JAKELULISTAT... 25 2.11.1. Jakelulistan luonti... 25 2.12. JAETTUJEN KANSIOIDEN SUOSIKIT... 26 2.13. SÄÄNNÖT... 26 2.14. ASETUKSET... 27 2.14.1. Ominaisuudet-lehti... 27 2.14.2. Postin kirjoittaminen lehti... 28 2.14.3. Poissaolovastaus-lehti... 29 2.14.4. Kalenteri-lehti... 29 2.14.5. Osoitekirja-lehti... 29 2.14.6. Pikakuvakkeet-lehti... 29 2.15. FIREFOXIN LISÄOSAT... 29 2.15.1. Zarafan Liitteiden raahaus Drag n Drop -lisäosa... 30 2.15.2. Zarafan Ilmoitus uudesta postista ( New Mail Notification ) -lisäosa... 30 2.15.3. Asetukset... 30 2.16. WEBACCESSIN LISÄASETUKSET... 30 2.16.1. WebAccess oletussähköpostina... 30 2.16.2. Windows-esimerkit... 30 2.16.3. Linux-esimerkit... 32 2.16.4. Zarafa WebAccessin lisääminen mailto: -käsittelijäksi Firefoxissa... 32 3. OUTLOOKIN KONFIGUROINTI (KÄYTTÄEN ZARAFAN WINDOWS-OHJELMISTOA)... 33 3.1. OUTLOOK-OHJELMAN ASENNUS... 33 3.1.1. Ohjelman asennus... 33 3.1.1.1. Ohjeet Outlookin versioille XP(2002) ja 2003... 33 3.1.1.2. 3.1.1.3. Ohjeet Outlook 2000:lle... 34 Ohjeet Outlook 2007:lle... 34 3.1.2. Käynnistä Outlook... 34 3.2. OUTLOOKIN YHTEYSTYYPPI... 35 3.2.1. Online... 35 3.2.2. Tarkistus käynnistäessä... 35 3.2.3. Välimuistillinen Zarafa-moodi... 35 3.2.4. Parhaan yhteystyypin valinta... 35 3.3. LISÄKONFIGUROINTI... 35 3.3.1. Välityspalvelimen asetukset... 36 3.3.2. Muut yhteysasetukset... 36 3.4. JAETTUJEN KANSIOIDEN SUOSIKIT... 36 4. OUTLOOKIN KÄYTTÄMINEN... 36 4.1. OFFLINE-TYÖSKENTELY... 37 4.1.1. Sähköpostin lähettäminen offline-käytön aikana... 37

S i v u 4 4.1.2. Offline-käytön rajoitukset... 37 4.2. KANSIOIDEN HALLINTA... 38 4.2.1. Jaetun kansion luominen... 38 4.2.2. Kansioiden jakaminen (oikeuksien asettaminen)... 38 4.2.3. Jaettujen kansioiden lisääminen tai avaaminen... 39 4.2.4. Muiden Zarafa-käyttäjien varastojen lisääminen ja poistaminen... 40 4.3. POISTETTUJEN KOHTEIDEN PALAUTUS... 41 4.4. VAPAA/VARATTU-PÄIVITYKSET... 41 4.5. RESURSSIT... 41 4.6. POISSAOLOVASTAUS ( OUT OF OFFICE )... 42 4.6.1. Poissaolovastauksen asettaminen toiselle käyttäjälle... 43 4.7. SÄÄNNÖT... 43 4.8. ALLEKIRJOITUKSET... 44 4.9. SÄHKÖISET ALLEKIRJOITUKSET JA SALAUS... 44 4.9.1. Varmenteen saaminen... 44 4.9.1.1. 4.9.1.2. Varmenteet AD:n kautta... 44 Varmenteet yksityisen CA:n kautta... 44 4.9.2. Salattujen sähköpostien asetusten tarkistus... 45 4.9.3. Varmenteen käyttäminen... 46 4.10. FAKSIOMINAISUUS... 46 4.11. DELEGOIMINEN... 46 4.11.1. Käyttäjän puolesta lähettämisen luvat... 46 4.11.2. Nimissä lähettäminen... 47 4.12. LUOKITTELU... 47 4.12.1. Räätälöidyn luokan luominen Outlook 2007:ssä... 47 4.12.2. Räätälöidyn luokan lisääminen Outlook 2000/2003:ssa... 48 4.12.3. Luokittele kohteita ja lajittele luokittain... 48 4.13. VIESTIN ERÄÄNTYMINEN... 48 5. KALENTERIOHJELMIEN KONFIGUROINTI (KÄYTTÄEN CALDAV:IA JA ICAL:IA)... 49 5.1. MAC OS X ICAL -OHJELMA... 49 5.2. SUNBIRD-OHJELMAN OPAS... 50 5.3. EVOLUTION-OHJELMAN KONFIGUROINTI... 51 5.4. MATKAPUHELIMEN VALMISTELU... 52 5.4.1. Aktiivisynkronointi-pohjainen konfigurointi... 52 5.4.2. Iphone-pohjainen konfigurointi... 54

S i v u 5 1. Esittely Zarafa on työryhmäratkaisu, joka yhdistää Outlookin käyttömukavuuden sekä Linux-palvelimen joustavuuden ja vakauden. Se tarjoaa monipuolisen verkkoliittymän, Zarafa WebAccessin, sekä loistavia integrointimahdollisuuksia kaikenlaisten ohjelmistojen kanssa, mukaanluettuna suosituimmat matkapuhelinsovellukset. Suurin osa Zarafan Ryhmätyökalun komponenteista ovat lähdekoodiltaan avoimia, AGPLv3-lisenssin alaisia, ja siten vapaasti ladattavissa Zarafan yhteisöversiona. Myös joitakin lähdekoodiltaan suljettuja komponentteja on tarjolla: Zarafa Windows -ohjelmisto, joka tarjoaa Outlook-integroinnin Zarafan BES-integrointi, joka tarjoaa yhdistettävyyden BlackBerry Enterprise Serverin kanssa Zarafa ADS-lisäosa, joka tarjoaa Active Directory -integroinnin Zarafa Backup-työkalut Nämä komponentit sekä eräät suurille laitteistoille suunnatut lisäominaisuudet ovat saatavilla ainoastaan osana Zarafan kaupallisia versioita ja yhdistettyinä tukisopimukseen. Vaihtoehtoisesti saatavilla on useita hallinnoituja Zarafan ryhmätyöratkaisuja. Tässä ohjekirjassa kerrotaan Zarafan perusominaisuuksista käyttäjän näkökulmasta katsoen. Aiheita ovat: Outlook-integrointi käyttäen Zarafan Windows-ohjelmistoa, Zarafa WebAccessin verkkoliittymän käyttö, yhdistettävyys CalDAVin ja icalin sallivien ohjelmistojen kanssa, sekä synkronointi matkapuhelinsovellusten kanssa, kuten: BlackBerry, Google Android, Windows Mobile ja Apple iphone. 2. Zarafa WebAccess Tässä osiossa kuvaillaan Zarafa WebAccessin käyttämistä. WebAccess on Zarafan Ryhmätyökalun tarjoama verkkopohjainen käyttöliittymä, jonka käyttöön tarvitaan melko uusi versio Mozilla Firefoxista (suositeltu selain) tai Microsoft Internet Explorerista. Nykyisin Zarafa WebAccess tukee suurinta osaa Microsoft Outlookin toiminnoista melko kattavasti. On kuitenkin huomioitava, ettei verkkopohjainen käyttöliittymä ole toiminnallisuudessaan ja käytettävyydessään verrattavissa alkuperäiseen ohjelmaan (esimerkiksi Microsoft Outlookiin). 2.1. ALOITTAMINEN Zarafa WebAccessiin päästään osoitteesta https://login.eteinen.fi. WebAccess on käännettynä useille eri kielille, joita voit valita kirjautumisruudussa. Kuva 2.1: Kirjautuminen

S i v u 6 Kun käyttäjä on kirjautunut sisään, hän pääsee tarkastelemaan kaikkia Outlook-kansioitaan sekä jaettuja kansioita. Perustoiminnot löytyvät painikkeina yläpalkista. Hiiren vasemmalla näppäimellä saadaan valikko lisätoiminnoista. Huom! Jotkut kansioiden toiminnoista ovat saatavilla ainoastaan hiiren oikealla näppäimellä aukeavasta oheisvalikosta. Kuva 2.2: Uusi-valikko 2.2. KANSIOIDEN HALLINTA (Ali)kansioiden luominen, siirtäminen, uudelleennimeäminen, kopioiminen ja poistaminen tapahtuu hiiren oikealla näppäimellä aukeavasta valikosta. Kuva 2.3: Kansion valikko Outlookin oletuskansioita, kuten Saapuneet viestit ( Inbox ), Kalenteri ( Calendar ) tai Yhteystiedot ( Contacts ) ei ole mahdollista nimetä uudelleen. 2.2.1. Tulostaminen WebAccessissa voidaan tulostaa sähköposteja, tapaamisia ja yhteystietoja Tulosta-painikkeella. Kun kalenteri avataan päivä-, viikko- tai kuukausinäkymään, näistä on mahdollista tulostaa yhteenveto. 2.2.2. Ikkunan koon muuttaminen Aivan kuten Outlookissa, ikkunoiden kokoa voidaan säätää niin korkeus- kuin leveyssuunnassakin. Tämä tapahtuu viemällä hiiren osoitin kahden ikkunan liitoskohtaan ja vetämällä hiirellä haluttuun suuntaan. 2.2.3. Poistetut kohteet -kansion tyhjentäminen Poistetut kohteet ( Deleted items ) -kansio voidaan tyhjentää valitsemalla hiiren oikean näppäimen valikosta Tyhjennä kansio ( Empty folder ). Tämä toiminto löytyy (hiiren oikealla näppäimellä aukeavasta valikosta) vain Poistetut kohteet ( Deleted items ) ja Roskaposti ( Junk E-mail ) -kansioissa (mikäli jälkimmäinen on olemassa). 2.2.4. Kohteiden palauttaminen Kun kohde poistetaan Poistetut kohteet ( Deleted items ) tai Roskaposti ( Junk e-mail ) -kansiosta, se on silti toistaiseksi palautettavissa. Valitse jompikumpi kansio ja paina Palauta kohteet ( Restore items ) -painiketta

S i v u 7 ylävalikosta. Palautettaviksi voidaan valita joko kaikki tai tietyt kohteet. Kohteet palautuvat niiden alkuperäisiin sijainteihin. Jos kohteita poistetaan tästä listasta, ne poistuvat lopullisesti. Kuva 2.4: Kohteiden palauttaminen 2.2.5. Viestien merkitseminen luetuiksi Kansion kaikki viestit voidaan merkitä luetuiksi painamalla hiiren oikeaa näppäintä kansion päällä ja valitsemalla aukeavasta valikosta Merkitse kaikki viestit luetuiksi ( Mark all as read ). Huomioi, että vastaanottajalle ei lähetetä kuittausta valitessasi tämän toiminnon, vaikka olisit asetuksista valinnut vastaanottokuittauksen. 2.2.6. Ominaisuudet Lisätietoja kansiosta on saatavilla valitsemalla hiiren oikean näppäimen valikosta valitaan ( Properties ). Datan ja kohteiden määrä näkyvät avautuvassa ikkunassa. Saadaksesi lisätietoja datan määrästä, valitse Kansion koko ( Folder Size ). Sieltä näet kaikki alikansiot ja niiden datamäärän kansiokohtaisesti. 2.3. KANSIO- JA KALENTERIOIKEUDET MUILLE KÄYTTÄJILLE Kuten Outlookissa, myös WebAccessissa voidaan muokata kansioiden käyttöoikeuksia, jolloin ne voidaan jakaa esimerkiksi työkavereiden kanssa. Käyttöoikeudet löytyvät klikkaamalla hiiren oikealla näppäimellä kansion kohdalla, valitsemalla Ominaisuudet ( Properties ) ja sen jälkeen Oikeudet ( Permissions ) -välilehti. 2.3.1. Henkilön lisääminen - Klikkaa Lisää ( Add ) -painiketta. - Kun osoitekirja avautuu, valitse henkilö jolle haluat antaa oikeudet ja klikkaa Ok. Nimi ilmestyy listaan. - Huomioi, että sinun täytyy antaa tässä ruudussa henkilölle oikeudet; oletuksena hänellä ei ole mitään oikeuksia. - Tallenna ja sulje klikkaamalla Ok. Kuva 2.5: Oikeudet 2.3.2. Oikeuksien muuttaminen - Klikkaa henkilöä, jonka oikeuksia haluat muuttaa. - Nyt voit määrittää oikeudet joko manuaalisesti tai valitsemalla valmiin profiilin valikosta. - Tallenna ja sulje klikkaamalla Ok.

S i v u 8 2.3.3. Henkilön poistaminen - Klikkaa poistettavan henkilön kohdalla. - Klikkaa Poista ( Remove ) -painiketta. - Tallenna ja sulje klikkaamalla Ok. 2.3.4. Avaa jaetut kansiot Jaettuja kansioita voidaan tarkastella WebAccessin kautta. Klikkaa Avaa jaetut kansiot ( Open shared folder ) kansiolistasta, ja saat eteesi kuvan mukaisen ikkunan. Kuva 2.6: Avaa jaetut kansiot Valitulta käyttäjältä voidaan avata yksittäinen kansion (kuten kalenteri) tai kokonainen kansioryhmä. Avatut kansiot tallentuvat WebAccess-profiiliin, joten seuraavalla kerralla samat kansiot ovat näkyvillä. Kansio suljetaan valitsemalla Sulje muisti ( Close store ) oikeanpuoleisen hiirinäppäimen valikosta. 2.4. SÄHKÖPOSTI 2.4.1. Postin lähettäminen 1. Paina Uusi ( New ) -painiketta vasemmasta yläkulmasta. Uuden postin kirjoitusikkuna avautuu. 2. Voit lisätä liitetiedostoja klikkaamalla Liitteet ( Attachments ) -painiketta tai paperiliitinkuvaketta. 3. Voit tallentaa sähköpostin klikkaamalla levykekuvaketta. Tällöin se tallentuu Luonnokset ( Drafts ) -kansioon. 4. Merkataksesi postin tärkeäksi tai suurella tärkeysasteella olevaksi, klikkaa huutomerkkikuvaketta (!). Kuva 2.7: Luo sähköposti 5. Voit lisätä vastaanottajia syöttämällä heidän sähköpostiosoitteensa Vastaanottaja ( To), Kopio ( Cc ), tai Piilokopio ( Bcc ) -kenttiin manuaalisesti, tai voit valita henkilön Osoitekirjasta ( Address Book ). Pääset tarkastelemaan Osoitekirjaa klikkaamalla jotakin edellä mainituista kentistä. Huom! Jos asetat useita vastaanottajia, erota ne toisistaan puolipisteellä (;). 6. Osoitekirjassa näet sisäiset käyttäjät oletuksena (ellet ole valinnut toisin asetuksista). Muuttamalla valintaa kohdasta Näytä nimet osoitekirjasta ( Show names from the: ) voit vaihtaa osoitteiden lähdettä. Voit myös käyttää pikahakua, kirjoittamalla haettavan nimen hakukenttään vasemmalla.

S i v u 9 Kuva 2.8: Osoitekirja Huom! Versiosta 6.30.0 eteenpäin on mahdollista lisätä koko yrityksen kattavia, määriteltyjä osoitelistoja Osoitekirjaan. Lisätietoja osoitelistoista on saatavilla palvelinoppaasta. 2.4.1.1. Automaattiset sähköpostiosoite-ehdotukset Kirjoitettaessa sähköpostiviestiä tai yhteystietoja Vastaanottaja- ( To ), Kopio- ( Cc ) tai Piilokopio- ( Bcc ) -kenttiiin, järjestelmä ehdottaa osoitteita syötettyjen merkkien perusteella. Nämä vaihtoehdot näkyvät rivin alla listassa, ja niistä voidaan valita jokin hiiren tai näppäimistön avulla. Tarjotut vaihtoehdot pohjautuvat hiljattain käytettyihin osoitteisiin ja yhteystietoihin. Osoitteiden poistaminen tästä listasta on mahdollista siirtämällä valinta osoitteen kohdalle (käyttämällä näppäimistön alaspäin-nuolta tai siirtämällä hiiren osoitin sen kohdalle ilman klikkaamista). Osoite poistuu, mutta palautuu tähän listaan uudelleen, kun sitä käytetään seuraavan kerran. Kuva 2.9: Automaattinen täydentäminen Huom! Versiosta 6.30.0 eteenpäin on mahdollista lisätä Osoitekirjaan koko yrityksen kattavia osoitelistoja. Lisätietoja saatavilla Zarafan Ylläpitäjän Oppaasta. 2.4.1.2. Liitteet Sähköpostiviestiin voidaan syöttää liitetiedostoja klikkaamalla Liitteet-painiketta Luo Sähköposti -ikkunassa. Aukeavassa ikkunassa voidaan valita ladattavat liitetiedostot. Zarafan versiosta 6.40.4 eteenpäin on mahdollista ladata useampi liite kerralla; aikaisemmissa versioissa vain yhden tiedoston lataaminen kerrallaan on mahdollista. Huom! Jotta useampi liite voidaan ladata kerralla, tulee Adobe Flashin olla asennettuna. 2.4.1.3. Lähettäjä-kenttä Lähettäjänä toimivaa henkilöä/osoitetta on mahdollista vaihtaa. Tämä valinta löytyy Vastaanottaja ( To ) - kentän yläpuolelta. Jos mitään ei ole valittuna, käytetään oletusosoitetta.

S i v u 10 Kuva 2.10: Lähettäjän valitseminen Huomioi, että Lähettäjä ( From )-kenttä on näkyvillä ainoastaan silloin, kun osoitteita on lisätty siihen asetusten kautta. Asetuksiin päästään ruudun oikeasta alakulmasta klikkaamalla Asetukset ( Settings ) ja valitsemalla Postin kirjoittaminen ( Compose Mail ) -välilehti. Kuva 2.11: Lähettäjäosoitteiden lisääminen Tärkeää! Jos saat seuraavanlaisen viestin yrittäessäsi lähettää postia jonkun muun nimissä, ota yhteys ylläpitoon: Sinulla ei ole oikeuksia lähettää kyseisen käyttäjän nimissä. ( You are not allowed to send as the given user. ) Zarafan versiosta 6.20 eteenpäin tarjolla on kaksi mahdollista toimia toisen käyttäjän edustajana: 1. Edustajana toimiminen: käyttäjä antaa edustajalle luvan lähettää postia käyttäjän nimissä. Tässä tapauksessa sähköpostiviestin tai kokouskutsun Lähettäjä-kentässä lukee <edustaja> puolesta <käyttäjä>. 2. Käyttäjänä esiintyminen: ylläpitäjä antaa käyttäjälle B oikeudet lähettää käyttäjän A nimissä. Tässä tapauksessa sähköpostin vastaanottaja ei näe, että käyttäjä B lähetti viestin; Lähettäjä-kentässä näkyy ainoastaan käyttäjä A. Ennen versiota 6.20 käyttäjien itsensä oli mahdollista lähettää sähköpostia käyttäjän puolesta hänen postilaatikkonsa kautta. Tällä tavoin sähköpostin lähettäjä kävi aina selkeästi ilmi. Esimerkiksi käyttäjän Pete kirjautuessa sisään info -käyttäjän postilaatikkon ja lähettää postia ei-aktiivisena info -käyttäjänä, vastaanottaja näkee lähettäjänä tiedon: pete@esimerkki.com puolesta info@esimerkki.com. Zarafan versiosta 6.20.0 alkaen on mahdollista lähettää sähköpostia toisen käyttäjän nimissä ilman puolesta - mainintaa. Turvallisuussyistä tämä uusi nimissälähetysoikeus on ainoastaan järjestelmän ylläpitäjän konfiguroitavissa. Käyttäjä itse voi aina hylätä asetuksen, ja entisenlaiset puolestalähetysoikeudet ovat yhä käyttäjän itsensä asetettavissa. Huomioi, että edustajana toimiminen kumoaa aina käyttäjänä esiintymisen. Käyttäjällä on aina oikeus valita, ettei anna toisen käyttäjän esiintyä nimissään. 2.4.1.4. Sähköpostiluonnoksen tallentaminen Voit tallentaa sähköpostin Luonnokset ( Drafts ) -kansioon klikkaamalla levykekuvaketta. Toinen vaihtoehto on sähköpostiviestin automaattinen tallentaminen. Tämä toiminto on valittavissa asetusten kautta, Postin kirjoittaminen ( compose mail ) -välilehdestä. Valitse Tallenna lähettämätön viesti joka X minuuttia ( Autosave unsent every: X minutes ). Minuutit tarkoittavat aikaväliä, jolloin Webaccess tallentaa viestin automaattisesti. Tämä koskee vain viestejä, joita ei ole vielä lähetetty. 2.5. SÄHKÖPOSTIVIESTIIN UPOTETTU KUVA (INLINE IMAGE) Zarafa 6.30 -versiosta eteenpäin on mahdollista lisätä sähköpostiviestiin upotettuja kuvia (niin kutsuttuja inline imageja ). Lisätäksesi upotetun kuvan, klikkaa Liitteet ( Attachments ) ja valitse kuva. Upotettujen kuvien lisääminen on mahdollista, mikäli käytössä on HMTL-muoto. (Katso Luo posti tässä muodossa ( Compose mail in this format ), joka löytyy Asetukset-valikosta ( Settings ) välilehdestä Luo Sähköposti ( Compose mail ).) Liitteen viereen ilmestyy vaaleansininen ruksikuvake. Liittääksesi kuvan sähköpostiviestiin, klikkaa kuvaketta. Upotettu kuva liitetään paikkaan, jossa kursori on viimeksi ollut.

S i v u 11 Kuva 2.12: Vaaleansininen ruksikuvake, jolla kuva syötetään upotettuna kuvana sähköpostiviestiin Kuva 2.13: Upotettu kuva Muuttaaksesi kuvan kokoa, klikkaa kuvaa hiiren oikealla näppäimellä ja valitse Kuvan ominaisuudet ( image properties ). Ilmestyvä ponnahdusikkuna mahdollistaa kuvan korkeuden ja leveyden sekä muiden ominaisuuksien, kuten rajauksen ja kohdentamisen muokkaamisen. Kuva 2.14: Kuvan ominaisuuksien muokkaus Upotettu kuva voidaan poistaa suoraan sähköpostiviestistä samalla tavoin ku in tekstiä poistetaan. 2.5.1. Poista/siirrä/kopioi sähköposteja Oheisessa kuvassa näkyvä oheisvalikko ilmestyy klikkaamalla sähköpostiviestiä hiiren oikealla näppäimellä. Tämän valikon kautta suoritetaan suurin osa kopioimis-, siirto- ja poistotoiminnoista. Viesti on myös mahdollista ladata tiedostona. Kuva 2.15: Sähköpostiviestin valikko

S i v u 12 2.5.1.1. Sähköpostin poistaminen On muutamia eri tapoja poistaa sähköpostiviestejä: - Näppäimistön Delete-näppäimellä - Poista ( Delete ) -toiminnolla hiiren oikean näppäimen valikon kautta - Klikkaamalla punaista ruksia WebAccessin työkalupalkissa 2.5.1.2. Sähköpostin siirtäminen Yksittäisen kohteen siirtämiseen voidaan käyttää raahausominaisuutta. Tällöin hiiren osoitin asetetaan kohteen päälle, jota halutaan siirtää, klikataan ja pidetään hiiren vasen näppäin pohjassa koko ajan siirrettäessä hiiren osoitinta, kunnes se on sen kansion yllä, johon sähköpostiviesti halutaan siirtää. Kuva 2.16: Postin siirtäminen Huomioi, että siirtämisen aikana kansioiden nimet hiiren osoittimen alla ovat korostettuina. Korostus merkitsee sen kansion, johon viesti siirtyy vapautettaessa näppäin. Kun halutaan siirtää useampia kohteita, valitaan ensin kaikki siirrettävät kohteet (vain parhaillaan näkyvissä olevia kohteita voidaan siirtää). Peräkkäiset kohteet valitaan klikkaamalla ensimmäistä kohdetta, painamalla näppäimistöltä Shift-näppäintä ja pitämällä se pohjassa. Ennen kuin Shift-näppäin vapautetaan, klikataan hiirellä joukon viimeistä siirrettävää kohdetta. Kaikki ensimmäisen ja viimeisen klikatun kohteen välissä olevat kohteet näkyvät korostettuina. Kun halutaan siirtää useampia kohteita, jotka eivät ole peräkkäin, pidetään Control-näppäin (<Ctrl>) pohjassa klikattaessa kutakin siirrettävää kohdetta. Tämän jälkeen päästetään irti Control-näppäimestä, asetetaan hiiren osoitin jonkin valitun viestin päälle ja raahataan ne haluttuun kansioon. Kohteita voidaan siirtää myös klikkaamalla kopioi/siirrä -painiketta kuvan osoittamalla tavalla. Lisäksi kohteet voidaan siirtää raahaamalla myös työpöydälle. Lisätietoja tästä ominaisuudesta saatavilla osiosta Zarafan lisäosa liitteiden raahaamiseen. 2.5.1.3. Sähköpostin kopioiminen Kun viestejä halutaan kopioida, niitä ei voida raahata hiirellä kuten edellä, sillä raahaus ainoastaan siirtää kohteet kopioimatta niitä. Tällöin tulee käyttää kuvassa olevaa kopioi/siirrä -painiketta. (Katso edellisestä kappaleesta ohjeet useamman kohteen valitsemiseksi.) Kuva 2.17: Kopioi/siirrä - painike 2.5.1.4. Postin tallentaminen tiedostona Zarafan 6.40.5-versioista eteenpäin sähköpostiviestejä on mahdollista ladata WebAccessista suoraan tietokoneelle. Tämä tapahtuu viestin oheisvalikosta löytyvällä Tallenna tiedostona ( Save Email as a File )-painikkeella.

S i v u 13 Kuva 2.18: Tallenna tiedostona -painike 2.5.1.5. Näkymän vaihtaminen Kuva 2.19: Postinäkymän valikko WebAccessissa sähköpostiviesteillä on oma oletusnäkymänsä (lista saapuneista viesteistä Lähettäjä- ja Vastaaotettu -kolumneilla). Aivan kuten Outlookissa, näkyviä palkkeja voidaan kutienkin lisätä tai poistaa. Klikkaa Lähettäjä ( From ) -kenttää hiiren oikealla näppäimellä ja valitse Kentänvalitsin ( Field chooser ) - vaihtoehto. Kuva 2.20: Kentänvalitsin Posteja voidaan lajitella klikkaamalla haluattua palkkia. Oletuksena postit lajitellaan päiväyksen mukaan. 2.5.1.6. Haku Kun haluat löytää tietyn viestin, klikkaa Etsi ( Search ) -painiketta ylävalikosta. Hakupalkki ilmestyy ruutuun. (Piilottaaksesi sen, klikkaa uudestaan Haku ( Search ) -painiketta.)

S i v u 14 Kuva 2.21: Hakukriteerit Hakupalkkiin voidaan kirjoittaa hakukriteeri tai valita mitä viestin osaa haku koskee. Esimerkiksi jos muistat osan haettavan viestin aiheesta, voit valita Aihe ( Subject ) alasvetovalikosta. Paina etsintäpainiketta (kiikarikuvake) tai Enter-näppäintä näyttääksesi haun tulokset. Tämän jälkeen sähköpostiviestilista päivittyy siten, että siinä näkyvät ainoastaan hakuasi vastaavat sähköpostiviestit. Kuva 2.22: Haun tulokset Kun haku on valmis, voit klikata Tyhjennys ( Clear ) -näppäintä (punainen ympyräkuvake) palataksesi normaalinäkymään, jossa ovat kaikki sähköpostiviestisi. Jos haluat poistaa hakupalkin, voit klikata Haku ( Search ) - painiketta ylävalikosta. 2.5.2. Arkistoidut sähköpostit Arkistoidut viestit näytetään lyhennettyinä listassa ja ovat tunnistettavissa kuvan mukaisen kuvakkeen avulla. Kun posti avataan, se palautetaan ja kuvake vaihtuu ennalleen. Kuva 2.23: Arkistoitu viesti Huom! Arkistointiominaisuuden tarjoaa Zarafan Arkistoija, joka on Zarafan ryhmätyökalusta erillinen tuote. Tuote julkaistaan näillä näkymin vuoden 2010 loppupuoliskolla. 2.5.3. Liitteiden lataaminen Liitteet voidaan ladata yksitellen klikkaamalla liitettä hiiren oikealla näppäimellä ja valitsemalla Tallenna kohde nimellä. Zarafan versiosta 6.40.5 eteenpäin on mahdollista ladata kaikki liitteet sähköpostiin yhdellä kertaa zipkansiona. Tämä tapahtuu klikkaamalla Lataa kaikki liitteet -painiketta. Kuva 2.24: Viestin liitteet 2.5.4. Kohteiden liittäminen sähköpostiin Huom! Kohteiden liittämisominaisuus on saatavilla Zarafan versiosta 6.40.4 eteenpäin. Kohteiden lisääminen liitteeksi ja niiden välittäminen eteenpäin sähköpostin tekstiosassa tapahtuu seuraavalla tavalla:

S i v u 15 Kuva 2.25: Kohteiden liittämisikkuna 1. Klikkaa Liitä kohteita -painiketta tai kuvaketta, jossa on kirjekuori ja paperiliitin. Huom! Viestien välittäminen nopeasti eteenpäin on mahdollista, kun ne asetetaan liitteeksi. Klikkaa Välitä kohteita -kolumnia viestilistassa. 2. Selaa viestilistaa ja valitse kohteet, jotka haluat liittää. Kuva 2.26: Uusi sähköpostiviesti, johon kohde on liitetty Huom! Kohteita voidaan syöttää joko tekstinä tai liitteinä, tekemällä toivottu valinta. Oletuksena kohteet syötetään liitteinä. Huom! Alkuperäisessä viestissä olevia liitteitä ei välitetä edelleen uuden viestin kanssa. 2.6. KALENTERIN KÄYTTÄMINEN 2.6.1. Kokouksen ja kokouskutsujen luominen 1. Valitse Kalenteri ( Calendar ). 2. Klikkaa Uusi ( New ) -painiketta. Uuden tapaamisen ikkuna avautuu.

S i v u 16 Kuva 2.27: Uusi tapaaminen 3. Kirjoita kokouksen aihe ja tarvittaessa myös sijainti. 4. Valitse aloitus- ja lopetusaika. 5. Valinnaista: jos valitset muistutuksen, saat ponnahdusikkunan eteesi ennen kokouksen alkua. Muistutuksen ajankohta ennen kokousta on säädettävissä Muistutus ( Reminder ) -vaihtoehdon vieressä olevassa kentässä. Kun muistutuksen aika koittaa, ruutuun ilmestyy ponnahdusikkunassa lista muistutuksista, jolloin voit joko avata kohteen, hylätä sen, hylätä kaikki kohteet tai asettaa Torkku ( Snooze ) -ajastimen, jolloin muistutus toistuu valitun ajan kuluttua uudelleen. Huom! Sinun tulee sallia selaimesi asetuksista ponnahdusikkunoiden ( popup ) avautuminen. Kuva 2.28: Muistutus 6. Kutsu osallistujia ( Invite attendees ) -painikkeesta voit lähettää kutsun työtovereillesi. Voit lisätä osallistujia kirjoittamalla heidän sähköpostiosoitteensa Vastaanottajaksi ( To ) eroteltuina toisistaan puolipisteellä. Voit myös klikata Vastaanottaja ( To ) -painiketta ja valita vastaanottajan Osoitekirjasta ( Address Book ). Osallistuja vastaanottaa kokouskutsun, jonka hän voi hyväksyä, alustavasti hyväksyä, kieltäytyä tai ehdottaa kokoukselle toista aikaa. Kuva 2.29: Kokouskutsu 7. Kun valitset Aikataulu ( Scheduling ) -välilehden, näet useiden henkilöiden varattu/vapaa-tilat. Tällä tavalla voit helposti aikatauluttaa kokouksen kaikille sopivaksi ja nähdä tarkalleen, ketkä ovat varattuja, poissa toimistolta tai vapaana. Jos osallistujia on jo kutsuttu tähän kokoukseen ja he ovat ehdottaneet uutta aikaa, nämä ehdotukset

S i v u 17 näkyvät tässä ikkunassa. Kuva 2.30: Aikataulutus Kuva 2.31: Osallistuja- ja Resurssivalinta 8. Työtovereita voit lisätä klikkaamalla Lisää ( Add ) -painiketta. 9. Jos käyttäjä on lisätty osallistujaksi, voit merkata hänet Tarvittavaksi ( Required ) tai Vaihtoehtoiseksi ( Optional ) osallistujaksi. Käyttäjä on myös mahdollista merkitä kokoukseen vaadittavaksi resurssiksi, kuten kokoushuone tai jokin kokousväline. Huomioi, että vain ylläpitäjä voi luoda valittavissa olevia resursseja. 10. Seuranta ( Tracking ) -välilehden kautta näet osallistujalistan ja osallistujien vastauksen tilan. Kuva 2.32: Seuranta 2.6.2. Kokouskutsun kuittaaminen Jos joku toinen käyttäjä kutsuu sinut kokoukseen, saat kutsun sähköpostilla. Kutsun yläosasta löytyy painikkeet Hyväksy ( Accept ), Alustava ( Tentative ), Kieltäydy ( Decline ) ja Ehdota uutta aikaa ( Propose New Time ). Kuva 2.33: Kokouspyynnön vastauspainikkeet Valitsemalla Ehdota uutta aikaa ( Propose New Time ) voit ehdottaa uutta kellonaikaa ja päivämäärää kokouksen järjestäjälle, jolloin hän saa siitä viestin ja voi joko hyväksyä muuttuneen ajan tai kieltäytyä siitä. 2.7. KALENTERIN ERI NÄKYMÄT WebAccess-kalenterissa on viisi eri näkymää: - Päivänäkymä - Työviikkonäkymä - Viikkonäkymä

S i v u 18 - Seitsemän päivän näkymä (kuten Työviikko, mutta seitsenpäiväinen) - Kuukausinäkymä Näkymiä voidaan vaihtaa yläpalkin painikkeiden avulla. Kalenterinäkymän vasemmassa ylälaidassa sijaitsee päivämääränvalitsin, jonka avulla voidaan vaihtaa näkymä toiseen päivään, viikkoon tai kuukauteen. 2.7.1. Kokousten siirtäminen/poistaminen 2.7.1.1. Kokouksen siirtäminen Voit siirtää kokouksen toiseen ajankohtaan valitsemalla sen hiirellä ja raahaamalla toiseen aikaan kalenterissa. Jos haluttu aika ei ole näkyvillä tässä ruudussa, avaa ensin kokous tuplaklikkaamalla sitä tai valitsemalla Avaa ( Open ), ja kirjoita sen jälkeen uusi kokouspäivämäärä. 2.7.1.2. Kokouksen poistaminen Voit poistaa kokouksen valitsemalla Poista ( Delete ) hiiren oikean valikosta, tai klikkaamalla joko yläpalkin Poista ( Delete ) -painiketta tai näppäimistön Delete/Del-näppäintä. 2.8. RYHMÄKALENTERI Ryhmäkalenteri-toiminnolla voit avata jonkun muun käyttäjän kalenterin. On mahdollista myös nähdä usean käyttäjän kalentereita samassa näkymässä. Klikkaa Avaa jaettu kalenteri ( Open Multi User calendar ) päästäksesi katselemaan kalentereita. Huom! Tämä ominaisuus ei sisälly Zarafan Community-versioon. Kuva 2.34: Ryhmäkalenteri 2.8.1. Käyttäjän lisääminen aikajanaan 1. Klikkaa Lisää käyttäjä ( Add User ) -painiketta yläpalkista. Osoitekirja avautuu. Kuva 2.35: Aikajana 2. Valitse käyttäjä ja klikkaa Ok. 3. Käyttäjä ilmestyy aikajanaan, ja hänen tapaamisensa näytetään siinä.

S i v u 19 2.8.2. Käyttäjän poistaminen aikajanasta 1. Valitse käyttäjä rastittamalla valinta hänen nimensä vierestä. 2. Klikkaa Poista käyttäjä ( Remove User ) -painiketta yläpalkista. 2.8.3. Käyttäjäryhmän lisääminen aikajanaan 1. Klikkaa Lataa ryhmä ( Load Group ) -painiketta yläpalkissa. Ryhmäikkuna aukeaa. Kuva 2.36: Käyttäjäryhmät 2. Valitse ryhmä vasemmalta listasta ja klikkaa Ok. 3. Ryhmän käyttäjät ja kokousmerkinnät tulevat näkyviin aikajanaan käyttäjittäin. 2.8.4. Lataa ryhmä ikkuna Lataa ryhmä ( Load Group ) -ikkuna voidaan avata klikkaamalla yläpalkin painiketta. Ikkuna sisältää kaksi listaa, joista vasemmanpuoleinen näyttää olemassa olevat käyttäjäryhmät ja oikeanpuoleinen ryhmään kuuluvat käyttäjät, kun ryhmä on ensin valittu vasemmalta. Lisätäksesi tai poistaaksesi ryhmän tai käyttäjän, valitse se ja klikkaa plus- tai miinuspainikkeita listan oikealta reunalta. Muista, että lisätäksesi tietyn käyttäjän sinun tulee ensin valita ryhmä. 2.8.5. Ei pääsyä viesti Kun olet lisännyt käyttäjän aikajanaan, on mahdollista ettei sinulla ole tarvittavia oikeuksia tehdä muutoksia hänen kalenteriinsa tai edes nähdä sen sisältöä. Jos sinulla ei ole oikeuksia luoda kokouksia, käyttäjän nimen perässä on kuvake. Jos sinulla ei ole mitään oikeuksia, koko aikajana on merkitty punaisella ja varoitusviesti on näkyvillä. Kuva 2.37: Ei pääsyä viesti 2.8.6. Kaikki osallistujat, Vapaa/varattu-palkki Aikajanan yläpuolella oleva palkki näyttää Ryhmäkalenteriin ladattujen käyttäjien Vapaa/varattu-tiedot. Palkista näkyy myös, onko tapahtumaan asetettu määrite Alustava ( Tentative ), Varattu ( Busy ) vai Poissa toimistolta ( Out of Office ).

S i v u 20 Kuva 2.38: Kaikki osallistujat/vapaa varattu palkki 2.8.7. Kokouksen luominen tai poistaminen Luodaksesi uuden kokouksen tuplaklikkaa aikajanaa halutun käyttäjän kohdalla. Uuden kokouksen luonti-ikkuna avautuu. Poistaaksesi kokouksen valitse se ja paina punaista ruksia. 2.8.8. Kokouksen raahaaminen hiirellä Kokousta voidaan siirtää avaamalla se ja muuttamalla alkamisaikaa. Käytännössä suositaan kuitenkin kokoukseen raahamista hiirellä, joka tapahtuu klikkaamalla sitä, pitämällä hiiren vasen näppäintä pohjassa ja vetämällä kokous haluttuun ajankohtaan. Tämän jälkeen hiiren näppäin vapautetaan. Kokouksen kohdistamisen helpottamiseksi hiiren osoitinta seuraa punainen korostuspalkki, joka osoittaa sen ajankohdan, johon kokous siirtyy mikäli hiiren näppäin vapautetaan. Kuva 2.39: Kokoukseen raahaaminen hiirellä Mikäli riittävät oikeudet on myönnetty, kokous on myös mahdollista raahata toisen käyttäjän kalenteriin. Tämä tapahtuu raahaamalla kokous yllä kuvaillulla tavalla toisen käyttäjän riville punaisen osoittimen avulla. 2.8.9. Zoomauksen vaihtaminen Aikajanassa näkyvien päivien zoomausta voidaan vaihtaa kuvassa olevasta alasvetovalikosta, joka sijaitsee Ryhmäkalenterin vasemmassa yläreunassa. Tämä asetus ei tallennu, vaan palautuu Asetuksissa määriteltyyn oletusvaihtoehtoon, kun Ryhmäkalenteri avataan seuraavan kerran. Kuva 2.40: Zoomaus 2.8.10. Näytettävien päivien määrä Aikajanaan ladattavien sekä kerralla näytettävien päivien määrää (zoomausta) vaihdetaan avaamalla Asetukset ( Settings ) -ikkuna. Kalenteri ( Calendar ) -välilehdestä löytyvät asetukset Ryhmäkalenterinäkymää ( Multi User Calender View) varten. Näitä asetuksia käytetään joka kerran, kun Ryhmäkalenteri avataan.

2.8.11. Aikajanan selaus S i v u 21 Aikajanassa näytettävä ajanjakso voidaan vaihtaa käyttämällä yläpalkista löytyviä edellinen/seuraava-näppäimiä. Näillä voidaan siirtyä eteen- tai taaksepäin joko yhdellä päivällä tai kokonaisella jaksolla (jakso on se päivien määrä, joka on ladattuna aikajanaan). Kuva 2.41: Näytettävän aikajanan valinnat 2.9. TEHTÄVÄT Tehtävät ( Tasks ) -kansiossa voidaan hallita tehtävälistaa. Luodaksesi uuden tehtävän, toimi näin: 1. Valitse kansio Tehtävät ( Tasks ). 2. Klikkaa Uusi ( New ) -painiketta. Uusi tehtävä ( New task ) -ikkuna avautuu. Kuva 2.42: Uusi tehtävä 3. Täytä tarvittavat kentät. Tämä ikkuna näyttää hyvin paljon samalta kuin Uusi tapaaminen ( New Appointment ) - ikkuna. 4. Paina Tallenna ( Save ) -painiketta kun olet valmis. Tehtävä näkyy tämän jälkeen Tehtävälistassa. Kuva 2.43: Tehtävälista Tehtävälistaan voi lisätä tehtäviä myös toisella tapaa. Tehtävälistan ylimmällä rivillä on tekstikenttä, johon voit suoraan syöttää aiheen ja tallentaa sen painamalla Enter-näppäintä. Tämä on nopea tapa luoda uusia tehtäviä. 2.9.1. Tehtävätoisto Tehtävätoisto-ominaisuus on saatavilla Zarafan 6.40.4-versiosta eteenpäin.

S i v u 22 Kuva 2.44: Tehtävätoisto 2.9.1.1. Tehtävätoiston lisääminen/muuttaminen Ainoastaan tehtävän omistaja voi muokata toistuvaa tehtävää. 1. Valitsemalla Toistuminen tehtäväikkunassa olevasta valikosta saadaan esiin toistumisikkuna. 2. Valitse ikkunassa toivottu toistumistiheys (Päivittäin, Viikoittain, Kuukausittain, Vuosittain). 3. Määritelläksesi tehtävän toistumisen, valitse toinen seuraavista vaihtoehdoista: - Toista tehtävä säännöllisin väliajoin: Klikkaa Toistumiskaavan oikeassa laidassa olevia vaihtoehtoja asettaaksesi tehtävän toistumaan tietyin väliajoin. - Toista tehtävä säännöllisesti sen jälkeen, kun se on suoritettu loppuun: Klikkaa Luo uusi tehtävä ( Regenerate a new task ) ja kirjoita kenttään haluamasi toistumisväli. Huom! Toistuvat tehtävät ilmestyvät tehtävälistaan yksi kerrallaan. Kun käyttäjä merkitsee tehtävän yhden toiston suoritetuksi, seuraava toistuminen ilmestyy listalle. 2.9.1.2. Toiston poistaminen tehtävästä 1. Avaa toistuva tehtävä. 2. Klikkaa Toistuminen tehtäväikkunassa olevasta valikosta. 3. Klikkaa Poista toistuminen. 2.9.2. Tehtäväpyynnöt Sen lisäksi, että käyttäjä voi luoda tehtäviä itselleen, niitä on mahdollista määrätä muille käyttäjille lähettämällä heille tehtäväpyyntö. Tämä ominaisuus on saatavilla Zarafan versiosta 6.40.4 eteenpäin. Kuva 2.45: Tehtäväpyyntö 2.9.2.1. Tehtävän määrääminen toiselle käyttäjälle 1. Klikkaamalla tehtäväikkunan valikossa olevaa Tehtävän määrääminen -asetusta saadaan näkyviin tehtäväpyyntökentät. 2. Kirjoita käyttäjän sähköpostiosoite Vastaanottaja-kenttään. Käyttäjän osoite voidaan myös valita klikkaamalla valikossa olevaa Tarkista nimet -painiketta tai ehdotuslistasta, joka ilmestyy käyttäjän nimeä kirjoitettaessa. 3. Merkitse tai tyhjennä valinnat Säilytä päivitetty kopio tehtävästä omassa tehtävälistassa sekä Lähetä minulle

S i v u 23 tilaraportti, kun tehtävä on suoritettu. 4. Kirjoita tekstikenttään ohjeita tai tietoja tehtävästä. 5. Klikkaa Lähetä. Huom! Mikäli toistuva tehtävä määrätään toiselle käyttäjälle, tehtävästä luodaan kopio tehtävälistaan. Kopioita ei kuitenkaan päivitetä. Mikäli Lähetä minulle tilaraportti, kun tehtävä on suoritettu -vaihtoehto on valittu, tilaraportti lähetetään jokaisesta suoritetusta tehtävän toistumisesta. 2.9.2.2. Tehtäväpyynnön hyväksyminen ja siitä kieltäytyminen 1. Avaa tehtävä tai tehtäväpyyntö. 2. Klikkaa Hyväksy tai Kieltäydy. 2.9.2.3. Palauta hylätty tehtävä itsellesi 1. Avaa hylätty tehtävä. 2. Klikkaa Palauta tehtävälistaan. 2.10. YHTEYSTIEDOT Yhteystiedot ( Contacts ) -kansiossa voidaan yhteystiedot näyttää joko kortti- tai listanäkymänä. Näkymän vaihto tapahtuu yläpalkissa olevilla painikkeilla. Voit lähettää sähköpostia yhteystiedon henkilölle valitsemalla hiiren oikean näppäimen valikosta Sähköpostiviesti ( E-mail message ). Yhteystietonäkymän oikealla puolella sijaitsevien kirjainten avulla voit nopeasti nähdä kaikki yhteystiedot, jotka alkavat tietyllä kirjaimella. Kuva 2.46: Yhteystiedot 2.10.1. Uusi yhteystieto Uuden yhteystiedon luominen tapahtuu Uusi ( New ) -painikkeella yläpalkista. Uusi Yhteystieto ( New contact ) - ikkunassa voit täyttää henkilön tiedot. Voit valita alareunasta Yksityinen ( Private ) piilottaaksesi yhteystiedon niiltä henkilöiltä, joilla on oikeus tähän kansioon. 2.10.2. Yksityiskohtaiset yhteystiedot Zarafan 6.30-versiosta eteenpäin WebAccessissa on mahdollisuus tarkastella yhteystietoja yksityiskohtaisesti. Kuva 2.47: Yksityiskohtaiset yhteystiedot Yhteystiedot ( Contacts ) -kansiossa on tällöin painikkeet tekstien sijaan. Klikkaamalla painiketta saat kyseisen kentän tiedot. Alta löydät kuvat Koko nimi ( Full Name ), Puhelinnumero ( Phone Number ) ja Osoite ( Address ) -kentistä.

S i v u 24 Kuva 2.48: Yksityiskohtaiset nimitiedot Kuva 2.49: Yksityiskohtaiset puhelinnumerotiedot Kuva 2.50: Yksityiskohtaiset osoitetiedot Osoitekenttiä on kolmenlaisia: Koti ( Home ), Työ ( Business ) ja Muu ( Other ). Allaolevassa kuvassa näkyy porrasvalikko, jolla näiden osoitteiden välillä voidaan vaihdella. Osoitetyypin vieressä olevasta merkistä nähdään, mitkä osoitteet on jo syötetty. Kuva 2.51: Pudotusvalikko osoitetyypin valitsemiseksi Zarafa WebAccessissa on myös saatavilla erilaisia vaihtoehtoja puhelinnumerotyypeille. Puhelinnumeron tyyppiä muutetaan käyttämällä porrasvalikkoa, joka ilmestyy klikattaessa puhelinnumerokentän vieressä sijaitsevaa pientä nuolta. Myös tässä valikossa ruksitettu puhelinnumerotyyppi merkitsee jo syötettyä tietoa.

S i v u 25 Kuva 2.52: Porrasvalikko puhelinnumerotyypin valitsemista v arten. 2.11. JAKELULISTAT Jakelulistan käyttäminen sähköpostia laadittaessa tapahtuu samalla tavoin kuin yhteystietojen lisääminen sähköpostiviestiin; valitsemalla jakelulista osoitelistasta. Kun jakelulista on valittu, kaikki sähköpostiosoitteet siirretään valittuun kenttään. 2.11.1. Jakelulistan luonti Valitse Yhteystiedot ( Contacts ) -kansio, jonka haluat lisätä jakelulistaan ja valitse Uusi ( New ) -painikkeen alta Jakelulista ( Distribution list ). Kuva 2.53: Uusi jakelulista Valitse jäsenet ( Select members ) -painikkeella voit valita henkilöitä Osoitekirjasta lisättäväksi jakelulistalle. Lisää uusi ( Add new ) -painikkeella voit lisätä uuden henkilön suoraan jakelulistalle kirjoittamalla hänen nimensä ja sähköpostiosoitteensa. Kuva 2.54: Lisää uusi sähköpostiosoite

Poista ( Remove ) -painikkeella voit poistaa henkilöitä jakelulistasta. Valitse poistettavat henkilöt hiirellä klikkaamalla. Voit myös lisätä muistiinpanoja jakelulistaan Muistiinpanot ( Notes ) -välilehdestä. 2.12. JAETTUJEN KANSIOIDEN SUOSIKIT S i v u 26 Jaettujen kansioiden ( Public Folder ) alta löytyvä Suosikit-kansio ( Favourites ) sisältää pikakuvakkeet usein käytettyhin jaettuihin kansioihin. Lisätäksesi kansion Suosikeihin, klikkaa jaettua kansiota hiiren oikealla näppäimellä ja valitse Lisää suosikeihin ( Add to favourite folder ). Tällöin ilmestyy Lisää suosikeihin ( Add to Favourite Folder ) -ikkuna, jossa sanotaan Kirjoita suosikkikansion nimi (oletuksena kansiolle annetaan sama nimi). Oletusasetuksena vain valittu kansio lisätään suosikkikansioon ilman alikansioita (ellei toisin ole määritelty). Kuva 2.55: Lisää suosikeihin -ikkuna 2.13. SÄÄNNÖT Säännöt ( Rules ) -toiminto suorittaa saapuville viesteille automaattisesti toimintoja, jotka on määritelty tietyin kriteerein; viestejä voidaan siirtää, kopioida, poistaa tai välittää edelleen. Toimintoa sovelletaan heti viestin saapuessa Zarafan palvelimelle, joten käyttäjän ei tarvitse olla kirjautuneena sisään säännön soveltamiseksi. Sääntöjä voidaan luoda ja muokata klikkaamalla yläpalkista Säännöt ( Rules ). Painike on näkyvissä vain silloin kun jokin postikansioista on valittuna. Kuva 2.56: Säännöt -painike Painikkeesta saadaan esille kuvan kaltainen keskusteluikkunan. Täällä sääntöjä voidaan lisätä, muokata ja poistaa. Täällä voidaan myös muokata sääntöjen prioriteettiä; ainoastaan ensimmäistä sääntöä sovelletaan silloin, kun olemassa on useita samaan sähköpostiviestiin vaikuttavia sääntöjä. Valitse sääntö, jota haluat siirtää ja klikkaa Ylös ( Up )- tai Alas ( Down ) -painiketta. Poista ruksi säännön edestä, mikäli haluat estää sen käytön poistamatta sitä kokonaan. Vain ruksatut säännöt vaikuttavat sähköposteihin. Kun olet valmis, klikkaa Ok tallentaaksesi muutokset. Kuva 2.57: Sääntölista Luodaksesi uuden säännön, klikkaa Uusi ( New ) painiketta sääntölistaikkunassa. Kuvassa oleva ikkuna ilmestyy. Ikkuna on sama kuin se, jossa voit tehdä muutoksia olemassaoleviin sääntöihin. Tämä ikkuna aukeaa valitsemalla

S i v u 27 haluttu sääntö ja klikkaamalla Muokkaa ( Edit ) -painiketta. Kuva 2.58: Lisää/Muokkaa sääntöä Lisäys/muokkaus-ikkunassa voit kirjoittaa lyhyen kuvauksen säännölle Säännön nimi ( Rule name ) -kenttään. Tällä nimellä tunnistat säännön myöhemmin sääntölistalta. Seuraavaksi sinun tulee asettaa säännön toteutumisen ehdot. Voit valita ehdoksi viestin lähettäjän, osan viestin aiheesta, viestin tärkeyden, vastaanottajan tai sen, että viesti on lähetetty ainoastaan sinulle. Näitä ehtoja voidaan myös yhdistellä saadaksesi ne vastaamaan paremmin sääntöä, jota olet luomassa. Kaikkien määriteltyjen ehtojen tulee täyttyä, jotta sähköpostiviestin katsotaan kuuluvan säännön piiriin. Huomioi, että vaikka on mahdollista määritellä ehdoksi sekä vastaanottaja ( sent to ) että vastaanottajana ainoastaan minä ( sent only to me ), on mahdollista, ettei sääntö käytännössä toimi näiden ehtojen ollessa ristiriidassa. Lopuksi sinun tulee valita, mitä ehdot täyttävälle viestille tehdään. Se voidaan siirtää tai kopioida toiseen kansioon, poistaa tai välittää toiselle henkilölle. Kun valitset siirron tai kopioinnin, sinun tulee määritellä kohdekansio klikkaamalla alleviivattua tekstiä. Tällöin avautuu lista sähköpostikansioistasi, joista voit valita kohdekansion. Sulje ikkuna painamalla Ok. Jotta sääntö tallentuu, sinun tulee sulkea myös sääntöikkuna klikkamalla Ok. 2.14. ASETUKSET Asetusikkuna aukeaa klikkaamalla WebAccessin oikeassa alakulmassa sijaitsevaa Asetukset ( Settings ) -linkkiä. Ikkuna sisältää kuusi välilehteä, jotka on kuvailtu tässä kappaleessa. 2.14.1. Ominaisuudet-lehti Kuva 2.59: Asetukset; Ominaisuudet Ominaisuuksista löytyvät seuraavat asetukset: - Kieli ( Language ): oletuskielen asettaminen WebAccessiin - Väriteema ( Color theme ): valittavissa ovat hopea, valkoinen ja oletus (sininen) - Automaattinen uloskirjautuminen ( Automatic logout ): käytä tätä valintaa, kun haluat lisätä sähköpostin käytön turvallisuutta. WebAccess kirjaa sinut ulos palvelusta automaattisesti valitun ajan kuluttua, mikäli sitä ei ole käytetty.

S i v u 28 - Aloituskansio ( Startup folder ): kansio joka avautuu sisäänkirjautumisen jälkeen. - Näytettävien kohteiden määrä per sivu ( Number of items displayed per page ). - Lukupaneeli ( Reading pane ): sähköpostien esikatselupaneelin näkymisen ja sijainnin asettaminen. Valitse Oikealla ( Right ), Alhaalla ( Bottom ) tai Ei käytössä ( Off ). - Uuden postin tarkistusaika ( New mail check timeout ): oletuksena WebAccess tarkistaa joka viides minuutti, onko uusia posteja saapunut. - Lukukuittauspyyntöihin vastaaminen ( How to respond to requests for read receipts ): valitse yksi vaihtoehdoista. - Edustajien muokkaus... ( Edit delegates.. ) avaa ikkunan, jossa voidaan valita ne käyttäjät, jotka voivat toimia kyseisen käyttäjän edustajina. He voivat avata käyttäjän varaston ja lähettää viestejä (sähköposteja, kokouskutsuja tai vastauksia kutsuihin) hänen puolestaan. - Päivitä tulokset joka (X) sekunti ( Results refresh every (x) seconds ) määrittelee, kuinka usein tarkennetun haun tulokset päivittyvät ja päivittyvätkö ne lainkaan. 2.14.2. Postin kirjoittaminen lehti Kuva 2.60: Asetukset; Postin kirjoittaminen - Vastausosoitteet ( Reply-to addresses ) ovat osoitteita, joihin käyttäjän lähettämän sähköpostin vastaanottaja vastaa valitessaan Vastaa-toiminnon. - Kirjoita posti tässä muodossa ( Compose mail in this format ): postien kirjoittaminen Vain teksti - tai HTMLmuotoisena ( rikastettuna muotoiluna). - Sulje alkuperäinen viesti vastatessa/välitettäessä ( Close original message on reply or forward ): listanäkymässä olevan postin tuplaklikkaaminen avaa viestin ponnahdusikkunaan. Tällä valinnalla viesti saadaan sulkeutumaan joko Vastaa tai Välitä-toimintoa klikattaessa. - Pyydä aina vastaanottokuittaus ( Always request a read receipt ): tällä valinnalla pyydetään automaattisesti lukukuittaus jokaiseen lähetettyyn postiin. - Tallenna lähettämätön viesti joka... ( AutoSave unsent every:... minutes ): tallentaa lähettämättömän viestin automaattisesti tietyin väliajoin. - Kursorin sijainti vastatessa ( Cursor position when replying ) määrittelee tekstin syöttämisen aloituskohdan postiin vastattaessa. - Aseta Lähettäjänä toimivat sähköpostiosoitteet ( Set FROM email addresses ) määrittelee osoitteet, joita voidaan käyttää postin Lähettäjänä. Osoite lisätään käyttämällä + -näppäintä ja poistetaan valitsemalla osoite ja klikkaamalla - -näppäintä. Sähköpostia kirjoitettaessa Lähettäjä voidaan valita pudotusvalikosta Vastaanottajakentän ylälaidasta. Tässä pudotusvalikossa sijaitsevat tässä asetuksessa määritellyt osoitteet. - Muokkaa allekirjoituksia... ( Edit signatures... ) avaa Allekirjoitukset-ikkunan, jossa allekirjoituksia uusiin ja välitettäviin sähköposteihin voidaan hallinnoida.

S i v u 29 Kuva 2.61: Allekirjoitukset 2.14.3. Poissaolovastaus-lehti - Tässä välilehdessä käyttäjä voi merkitä itsenä olevaksi poissa toimistolta tai toimistolla. Automaattisesti kaikkiin saapuviin viesteihin lähetettävä vastausviesti voidaan määritellä täällä. Postilaatikoiden tukkiutumisen estämiseksi automaattinen vastausviesti lähetetään tiettyyn sähköpostiosoitteen vain kerran päivässä. 2.14.4. Kalenteri-lehti - Työpäivän alku ( Start ) ja Työpäivän loppu ( End of workday ) määrittelevät sen osan kalenterista, joka näkyy merkittynä työpäiväksi. - Korkeus ( Vertical size ) määrittelee kalenterin koon pystysuorassa suunnassa. Käyttäjien, joilla on käytössään suurikokoinen näyttö, kannattaa harkita tämän asetuksen asettamista valinnalle Suuri ( Large ). - Kalenterin resoluutio ( Calendar resolution ) määrittelee pienimmän ajanjakson, jonka mukaan tapaamiset järjestetään. - Muistutusten oletusasetus ( Default Reminder ) määrittelee, asetetaanko muistutus oletuksena tapahtumiin. Mikäli näin tehdään, tällä asetuksella voidaan myös määritellä kuinka kauan ennen tapahtuman alkua muistutus tapahtuu. Seuraavat asetukset koskevat Ryhmäkalenteria: - Näytettävien päivien määrä ( Number of days displayed ) määrittelee Ryhmäkalenterissa oletuksena näkyvien päivien määrän. - Ladattavien päivien määrä ( Number of days loaded ): mikäli tämä luku on suurempi kuin näytettävien päivien määrä, ylimääräiset päivät saadaan näkyviin vierittämällä. 2.14.5. Osoitekirja-lehti - Aseta oletuksena oleva Osoitekirja ( Default selected folder/addressbook ) määrittelee oletuksena käytettävän osoitekirjakansion, kattaen koko Zarafa WebAccessin. 2.14.6. Pikakuvakkeet-lehti Tässä välilehdessä voidaan asettaa ja poistaa pikakuvakkeita käytöstä. Kaikki saatavissa olevat näppäimistön pikakuvakkeet löytyvät myös listattuina täältä. 2.15. FIREFOXIN LISÄOSAT Koska Zarafa WebAccess on verkkosovellus, se ei toimi aivan samalla tavalla kuin ei-verkkopohjaiset ohjelmistot. Erityisesti integrointi työpöydän kanssa on haasteellista verkkosovelluksille. Ratkaisuna tähän Zarafan internetsivustolta on mahdollista ladata kaksi lisäosaa Mozilla Firefoxille, joka on käyttäjien keskuudessa käytetyin selain.

2.15.1. Zarafan Liitteiden raahaus Drag n Drop -lisäosa S i v u 30 Asentamalla tämän lisäosan, on mahdollista raahata kansioita uuden sähköpostiviestin päälle niiden liittämiseksi viestiin. Kansioita on mahdollista raahata kerralla yksi ja useampi kappale. 2.15.2. Zarafan Ilmoitus uudesta postista ( New Mail Notification ) -lisäosa Zarafan lisäosa postin tarkistamiseksi mahdollistaa Zarafan saapuneiden viestien tarkistamisen ilman WebAccessin tai Outlookin avaamista. Zarafa-kuvake näkyy Firefox-selaimen oikeanpuoleisessa alakulmassa ja ilmoittaa käyttäjälle saapuvasta sähköpostiviestistä. Tuplaklikkaamalla kuvaketta käyttäjä ohjautuu suoraan WebAccessiin. 2.15.3. Asetukset Lisäosan asetuksia päästään muokkaamaan klikkaamalla Zarafa-kuvaketta hiiren oikealla näppäimellä. -Liitännäisen aktivoiminen ja deaktivoiminen ovat mahdollisia. -WebAccessin url-osoite ja käyttäjänimi tulee täyttää. Kuva 2.57: Zarafan Ilmoitus uudesta postista -lisäosan asetukset -Lisäasetukset mahdollistavat liitännäisen muokkaamisen muuttamalla postin tarkistusten väliaikaa ja aktivoimalla/deaktivoimalla ilmoituksen uudesta viestistä. WebAccessin avaamistarve on mahdollista määritellä tuplaklikkaamalla Zarafa-kuvaketta ja aktivoimalla/deaktivoimalla WebAccessin automaattinen sisäänkirjautuminen. 2.16. WEBACCESSIN LISÄASETUKSET 2.16.1. WebAccess oletussähköpostina Zarafan 6.20-versiosta eteenpäin WebAccess on mahdollista määritellä oletussähköpostiksi. Allaolevat kolme esimerkkiä kuvailevat WebAccessin asettamisen oletussähköpostiksi, jota käytetään käyttäjän klikatessa linkkiä, jossa lukee lähetä. 2.16.2. Windows-esimerkit Windowsissa (kaikille käyttäjille): Windows Registry Editor Version 5.00 [HKEY_LOCAL_MACHINE\SOFTWARE\Clients\Mail\Zarafa Web Client] @="Zarafa Web Client" [HKEY_LOCAL_MACHINE\SOFTWARE\Clients\Mail\Zarafa Web Client\DefaultIcon] @="%windir%\\zarafa.ico" [HKEY_LOCAL_MACHINE\SOFTWARE\Clients\Mail\Zarafa Web Client\Protocols] [HKEY_LOCAL_MACHINE\SOFTWARE\Clients\Mail\Zarafa Web Client\Protocols\mailto] "URL Protocol"="" [HKEY_LOCAL_MACHINE\SOFTWARE\Clients\Mail\Zarafa Web

S i v u 31 Client\Protocols\mailto\DefaultIcon] @="%windir%\\zarafa.ico" [HKEY_LOCAL_MACHINE\SOFTWARE\Clients\Mail\Zarafa Web Client\Protocols\mailto\shell] [HKEY_LOCAL_MACHINE\SOFTWARE\Clients\Mail\Zarafa Web Client\Protocols\mailto\shell\open] p.29 [HKEY_LOCAL_MACHINE\SOFTWARE\Clients\Mail\Zarafa Web Client\Protocols\mailto\shell\open\command] @="rundll32.exe url.dll,fileprotocolhandler http://<server>/<user>/mailto/index.php?action=mailto&to=%l" [HKEY_LOCAL_MACHINE\SOFTWARE\Clients\Mail\Zarafa Web Client\shell] [HKEY_LOCAL_MACHINE\SOFTWARE\Clients\Mail\Zarafa Web Client\shell\open] @="Zarafa Web Client" [HKEY_LOCAL_MACHINE\SOFTWARE\Clients\Mail\Zarafa Web Client\shell\open\command] @="rundll32.exe url.dll,fileprotocolhandler http://<server>/<user>/mailto/index.php?action=mailto&to=%l" [HKEY_LOCAL_MACHINE\Software\Classes\mailto] "EditFlags"=hex:02,00,00,00 "URL Protocol"="" @="URL:MailTo Protocol" [HKEY_LOCAL_MACHINE\Software\Classes\mailto\DefaultIcon] @="%windir%\\zarafa.ico" [HKEY_LOCAL_MACHINE\Software\Classes\mailto\shell] [HKEY_LOCAL_MACHINE\Software\Classes\mailto\shell\open] [HKEY_LOCAL_MACHINE\Software\Classes\mailto\shell\open\command] @="rundll32.exe url.dll,fileprotocolhandler http://<server>/<user>/mailto/index.php?action=mailto&to=%l" Windowsissa (vain nykyiselle käyttäjälle): [HKEY_CURRENT_USER\SOFTWARE\Clients\Mail\Zarafa Web Client] @="Zarafa Web Client" [HKEY_CURRENT_USER\SOFTWARE\Clients\Mail\Zarafa Web Client\DefaultIcon] @="%windir%\\zarafa.ico" [HKEY_CURRENT_USER\SOFTWARE\Clients\Mail\Zarafa Web Client\Protocols] [HKEY_CURRENT_USER\SOFTWARE\Clients\Mail\Zarafa Web Client\Protocols\mailto] "EditFlags"=hex:02,00,00,00 "URL Protocol"="" @="URL:MailTo Protocol" [HKEY_CURRENT_USER\SOFTWARE\Clients\Mail\Zarafa Web Client\Protocols\mailto\DefaultIcon] @="%windir%\\zarafa.ico" [HKEY_CURRENT_USER\SOFTWARE\Clients\Mail\Zarafa Web Client\Protocols\mailto\shell] [HKEY_CURRENT_USER\SOFTWARE\Clients\Mail\Zarafa Web Client\Protocols\mailto\shell\open] [HKEY_CURRENT_USER\SOFTWARE\Clients\Mail\Zarafa Web Client\Protocols\mailto\shell\open\command] @="rundll32.exe url.dll,fileprotocolhandler http://<server>/<user>/mailto/index.php?action=mailto&to=%l" [HKEY_CURRENT_USER\SOFTWARE\Clients\Mail\Zarafa Web Client\shell] [HKEY_CURRENT_USER\SOFTWARE\Clients\Mail\Zarafa Web Client\shell\open] @="Zarafa Web Client" [HKEY_CURRENT_USER\SOFTWARE\Clients\Mail\Zarafa Web Client\shell\open\command] @="rundll32.exe url.dll,fileprotocolhandler http://<server>/<user>/mailto/index.php?action=mailto&to=%l" [HKEY_CURRENT_USER\Software\Classes\mailto]

S i v u 32 "EditFlags"=hex:02,00,00,00 "URL Protocol"="" @="URL:MailTo Protocol" [HKEY_CURRENT_USER\Software\Classes\mailto\DefaultIcon] @="%windir%\\zarafa.ico" [HKEY_CURRENT_USER\Software\Classes\mailto\shell] [HKEY_CURRENT_USER\Software\Classes\mailto\shell\open] [HKEY_CURRENT_USER\Software\Classes\mailto\shell\open\command] @="rundll32.exe url.dll,fileprotocolhandler http://<server>/<user>/mailto/index.php?action=mailto&to=%l" 2.16.3. Linux-esimerkit 1. Make a new script file mailto.sh. 2. Put the following lines in the file: #!/bin/bash ADDRESS=`echo $1 cut -f 2 -d : -` # Logs this to syslog... just helps to make sure it is working properly logger "Opening Zarafa mail client, addressed to $ADDRESS" firefox "http://<server>/<user>/mailto/index.php?action=mailto&to=$address" 3. Replace http://<server>/<user>/mailto/ with your your server's path 4. Save the file in /home/yourusername/, then 'chmod uog+rwx mailto.sh' the file from a console. 5. Now type "gnome-default-applications-properties" on a console or go to System>Preferences>MorePreferences>Preferred Applications. 6. In mail reader change to custom and specify the path of mailto.sh file path would be /home/<user>/mailto.sh %s. 2.16.4. Zarafa WebAccessin lisääminen mailto: -käsittelijäksi Firefoxissa Kun klikkaat URL-sähköpostiosoitetta ( mailto: -osoitetta) Firefoxissa, se yrittää avata sähköpostiohjelman. Firefoxilla on lista käytettävien sähköpostiohjelmien vaihtoehdoista, joista on mahdollista valita oletussähköposti. Kun haluat Zarafa WebAccessin käsittelevän mailto: -linkit Firefoxissa, toimi näin: 1. Kirjoita about:config osoitepalkkiin ja paina Enteriä. Ohita vakuusvaroitus. 2. Laita filterboxiin gecko.handlerservice. 3. Tuplaklikkaa kohdetta gecko.handlerserviceallowregisterfromdifferenthost. Tämä vaihtaa kohteen arvon false -vaihtoehdosta true -vaihtoehtoon. 4. Liitä tämä koodi osoitepalkkiin korvaamalla https:url/to/your/zarafa/webaccess sillä URL-osoitteella, jota käytät päästäksesi Zarafa WebAccess -installointiisi (yleensä tämä on se URL-osoite jota käytät päästäksesi WebAccessin sisäänkirjautumisruutuun ) ja paina Enter: javascript:window.navigator.registerprotocolhandler("mailto", "https://url/to/your/zarafa/webaccess&url=%s","zarafa WebAccess") 5. Osoitepalkin alla on viesti, jossa kysytään, haluatko käyttää Zarafa WebAccessia sovelluksena mailto: -linkkejä käsiteltäessä. Klikkaa Lisää sovellus ( Add Application ) -painiketta. 6. Seuraavan kerran kun klikkaat mailto: -linkkiä, ilmestyy ruutu, josta voit valita haluamasi sovelluksen. Valitse Zarafa WebAccess ja ruksita halutessasi valintalaatikko, joka löytyy tekstin Muista valintani mailto:-linkeille ( Remember my choice for mailto: links ) vierestä. Klikkaa sitten Ok.

S i v u 33 Tästä eteenpäin voit käyttää Zarafa WebAccessia suoraan klikatessasi mailto: -linkkiä Firefoxissa. Huomioi, että sinun on oltava sisäänkirjautuneena (tai oltava Single Sign On -ominaisuuden käyttäjä), jotta toiminto toimii kunnolla. 3. Outlookin konfigurointi (käyttäen Zarafan Windows-ohjelmistoa) 3.1. OUTLOOK-OHJELMAN ASENNUS Zarafan asentamisella on kaksi edellytystä: Outlook 2000 tai uudempi sekä käyttäjän luominen Zarafan palvelimelle. Huom! On suositeltavaa, että viimeisimmät täydennysosat ja korjaustiedostot ovat asennettuina. Seuraavat vaiheet ovat välttämättömiä Zarafan asennuksessa: 3.1.1. Ohjelman asennus Varmista, että oletussähköpostisovelluksena on Outlook; Ohjauspaneeli > Internet > Sovellukset ( Control Panel > Internet > Applications ) Aseta Zarafan CD asemaan, odota levyn automaattista käynnistymistä ja valitse ylin vaihtoehto, Windows-ohjelma ( Windows Client ). Tai, mikäli olet saanyt levyn muualta: tuplaklikkaa kansiota zarafaclient.msi. Mikäli käytät Outlook XP (2002) tai 2003 -versiota, seuraa ohjeiden kohtaa 2a. Mikäli käytät Outlook 2000 -versiota, seuraa ohjeiden kohtaa 2b. Mikäli käytät Outlook 2007 -versiota, seuraa ohjeiden kohtaa 2c. Huom! Versiossa 5.10 Zarafa otti käyttöön MSI-asentajan Zarafa-ohjelmalle.exe-asentajan tilalle. Mikäli olet vaihtamassa uudempaan versioon Zarafan versiosta, joka on vanhempi kuin 5.10, suosittelemme poistamaan vanhemman Zarafa-ohjelman ennen kuin ajat uuden MSI-asentajan. Mikäli et poista vanhaa ohjelmaa, Windowsin ohjelmistolistassasi näkyy kaksi Zarafa-ohjelmaa. Huom! Zarafa-ohjelma 5.xx ei ole yhteensopiva Zarafa-palvelimen 6.xx-version kanssa. Zarafa kysyy 6.00-version asennuksen aikana, haluatko päivittää olemassaolevat kansiot. Valitse tämä vaihtoehto, mikäli et halua enää yhdistettävän Zarafa 5.20-palvelimeen. 3.1.1.1. Ohjeet Outlookin versioille XP(2002) ja 2003 Uuden sähköpostiprofiilin luominen (XP ja 2003): 1. Siirry Ohjauspaneeli > Sähköposti > Näytä profiilit... ( Control Panel > Mail > Show Profiles... ) 2. Klikkaa Lisää ( Add ) ja kirjoita nimi, esimerkiksi Zarafa. Klikkaa Ok. 3. Lisää Zarafa-palvelin tähän profiiliin (Outlook XP ja 2003): 4. Valitse Luo uusi sähköpostitili ( Create a new mail account ) ja klikkaa Seuraava -> ( Next -> ) keskusteluikkunassa, joka ilmestyy profiilin lisäämisen jälkeen (tai Sähköpostitilit... ( Email Accounts... ) - vaihtoehdon valitsemisen jälkeen Outlookissa tai Postiasennuksessa). 5. Valitse viimeinen vaihtoehto (Muut palvelintyypit, Extra server types ) ja klikkaa Seuraava-> ( Next-> ). Valitse Zarafa 6 Server ja klikkaa taas Seuraava ( Next ). 6. Kirjoita osoite tai palvelimen järjestelmän nimi Palvelin-kenttään ( Server ). 7. Vaihtoehtoisesti voit valita HTTPS-yhteydet silloin, kun ne ovat valittavissa. 8. Täytä käyttäjän sisäänkirjautumistiedot kenttiin Käyttäjänimi sekä Salasana ( Username ja Password). 9. Valitse yhteystyyppi kolmesta vaihtoehdosta:

S i v u 34 -Online -Välimuistillinen Zarafa-moodi ( Cached Zarafa mode ) -Havaitse käynnistäessä ( Detect at Startup ) 10. Valitse Ok muutaman kerran sulkeaksesi ikkunat. Huom! Lisätietoa näistä kolmesta yhteystyypistä löytyy otsikon Outlookin yhteystyyppi ( Outlook connection type ) alta. Huom! Outlook XP:ssä valittavana on ainoastaan Online-tyyppi. 3.1.1.2. Ohjeet Outlook 2000:lle 1. Luo uusi sähköpostiprofiili (Outlook 2000) 2. Siirry Ohjauspaneeli > Sähköposti ( Control Panel > E-mail ) 3. Valitse profiilin nimi, esimerkiksi Zarafa ja klikkaa Seuraava ( Next ). 4. Klikkaa Lisää.. ( Add.. ) -> Zarafa Server -> Ok tässä ikkunassa. 5. Kirjoita osoite tai palvelimen järjestelmän nimi Palvelin-kenttään ( Server ). Vaihtoehtoisesti: valitse HTTPS-yhteydet, jos ne ovat valittavissa. 6. Täytä käyttäjän sisäänkirjautumistiedot kenttiin Käyttäjänimi sekä Salasana ( Username ja Password ). 7. Klikkaa Lisää.. ( Add.. ) -> Outlook osoitekirja ( Outlook address book ) -> Ok. 8. Klikkaa Ok. 3.1.1.3. Ohjeet Outlook 2007:lle 1. Siirry Ohjauspaneeli > Sähköposti > Näytä profiilit.. ( Control Panel > Mail > Show Profiles... ) 2. Klikkaa Lisää.. ( Add.. ) ja kirjoita nimi, esimerkiksi Zarafa. Klikkaa Ok. 3. Valitse vaihtoehto Konfiguroi manuaalisesti palvelinasetukset tai lisäpalvelintyypit ( Manually configure server setting or additional server types ) ja klikkaa Seuraava ( Next ). 4. Valitse Muu ( Other ), Zarafa Server ja klikkaa Seuraava ( Next ). 5. Kirjoita osoite tai palvelimen järjestelmän nimi Palvelin-kenttään ( Server ). 6. Vaihtoehtoisesti voit valita HTTPS-yhteydet silloin, kun ne ovat valittavissa. 7. Täytä käyttäjän sisäänkirjautumistiedot kenttiin Käyttäjänimi sekä Salasana ( Username ja Password ). 8. Klikkaa Ok. Tämän käyttäjän henkilökohtaiset sekä jaetut kansiot ilmestyvät Outlookiin varastoituina, kun palvelin lisätään tällä tavoin. 9. Klikkaa Viimeistele ( Finish ) profiilin viimeistelemiseksi. 3.1.2. Käynnistä Outlook 1. Käynnistä Outlook ja varmista, että lisätty profiili on käytössä. 2. Tätä voi säädellä keskusteluikkunan alakulmassa valitsemalla Ohjauspaneeli > Sähköposti > Profiilit ( Control Panel > Mail > Profiles ). 3. Syötetyn käyttäjän henkilökohtainen sähköpostilaatikko sekä jaetut kansiot ilmestyvät Outlookiin varastoituina.

S i v u 35 3.2. OUTLOOKIN YHTEYSTYYPPI Outlookilla on oletuksena jatkuva yhteys Zarafan palvelimeen, eikä se varastoi kansioita ja kohteita paikalliselle kovalevylle. Zarafan versiosta 6.00 eteenpäin on mahdollista synkronoida henkilökohtaiset Outlookissa olevat tiedot paikalliselle kovalevylle. Näin päästään helposti tarkastelemaan sähköposteja, tehtäviä tai yhteystietoja myös ilman internet-yhteyttä. Tämä toiminto on saatavilla vain, mikäli yhteydetön varasto on sallittu (katso lisätietoja allakuvailluista yhteystyypeistä). Palvelinyhteyden suhteen tarjolla on kolme vaihtoehtoa: Online, Tarkistus käynnistettäessä ( Detect at Startup ) ja Välimuistillinen Zarafa-moodi ( Cached Zarafa Mode ). Nämä kolme esitellään allaolevissa kappaleissa. 3.2.1. Online Online-tyyppi toimii samalla tavalla kuin aikaisemmissa Zarafa-versioissa. Voit käynnistää Outlookin, kun verkkoyhteys palvelimeen on auki. Kun verkkoyhteys ei ole saatavilla, sähköposteja, tehtäviä tai yhteystietoja ei päästä tarkastelemaan. 3.2.2. Tarkistus käynnistäessä Outlookin Tarkistus käynnistettäessä ( Autodetect Offline/Online ) -tyyppi tarkistaa käynnistyksen yhteydessä voiko palvelin saada yhteyden. Kun Outlookilla on yhteys Zarafan palvelimeen, kaikki kohteet synkronoidaan yhteydettömään muistiin. Verkkoyhteyden kadotessa Outlook ei vaihda offline-muistiin automaattisesti, vaan Outlook on käynnistettävä uudelleen offline-muistin käyttöönottamiseksi. Kun verkkoyhteyttä ei ole saatavilla Outlookia käynnistettäessä, näytetään ponnahdusikkuna, jossa kysytään haluatko työskennellä offline-tilassa. Huom! Tarkistus käynnistettäessä -tyypin toiminta offline-tilassa on kuvailtu kappaleessa 3.2.3 Välimuistillinen Zarafa-moodi. Online-toiminta on kuvailtu ylläolevassa kappaleessa 3.2.1 Online. 3.2.3. Välimuistillinen Zarafa-moodi Kolmas yhteystyyppi on Välimuistillinen Zarafa-moodi ( Cached Zarafa-mode ). Tämä tyyppi on samankaltainen kuin MS Exchangen välimuistillinen moodi. Tämän tyypin valitessaan käyttäjä työskentelee aina offline-tilassa. Kun verkkoyhteys on saatavilla, kaikki kohteet synkronoidaan offline-muistiin. Yhteys Zarafa-palvelimeen on välttämätön kun Outlook-profiilia konfiguroidaan ensimmäisen kerran,. Kun profiili on luotu ja Outlook käynnistetään, kaikki kansiot ja kohteet synkronoidaan. Huom! Offline-käytön rajoituksista on kerrottu kappaleessa 4.1.2 Offline-käytön rajoitukset. 3.2.4. Parhaan yhteystyypin valinta Käyttäjätyyppi Käyttäjä, joka työskentelee aina samalla, kiinteällä PC:llä toimistossa Käyttäjä, joka käyttää ns. roaming-profiileja ja kirjautuu sisään useilla kiinteillä PC:illä toimistossa Käyttäjä, joka työskentelee kiinteällä PC:llä etätoimistolta käsin käyttäen internet-yhteyttä, jossa on pieni siirtonopeus Käyttäjä, jonka kannettava tietokone on pääasiassa toimistossa Käyttäjä, jonka kannettava tietokone on pääasiassa pois toimistosta Käyttäjä, joka työskentelee päätepalvelimella ( Terminal Server ) Taulukko 3.1: Yhteystyyppivaihtoehdot Zarafan profiilityyppi Online Online Välimuistillinen Zarafa-moodi Tarkistus käynnistettäessä Välimuistillinen Zarafa-moodi Online 3.3. LISÄKONFIGUROINTI Versiosta 6.20 eteenpäin saatavilla on kaksi uutta asetusta Zarafa-palvelinyhteyden parantamiseksi.

S i v u 36 Kuva 3.1: Yhteystyypit 3.3.1. Välityspalvelimen asetukset Mikäli Zarafan palvelimen on tavoitettavissa ainoastaan välityspalvelimen kautta, on välityspalvelimen tiedot mahdollista syöttää ohjelmiston asetuksiin. 3.3.2. Muut yhteysasetukset Konfiguroitavissa on lisäksi kaksi muuta yhteysasetusta: Pakkaaminen: Poista valinta, mikäli et haluat dataa pakattavan. Oletuksena tämä asetus on voimassa. Palvelinyhteyden aikakatkaisu: Yhteyden laadusta riippuen on mahdollista muuttaa Zarafa palvelinyhteyden aikakatkaisua. Oletusaika on 30 sekuntia. 3.4. JAETTUJEN KANSIOIDEN SUOSIKIT Luodaksesi mahdollisimman hyödyllisen pikakuvakkeen käytetyimpiin jaettuihin kansioihin, käytä jaettujen kansioiden listauksesta löytyvää Suosikit-kansiota. Kansion lisääminen Suosikit-kansioon tapahtuu klikkaamalla jaettua kansiota hiiren oikealla näppäimellä ja valitsemalla Lisää Zarafan Suosikit-kansioon ( Add to Zarafa favourite folder ). Outlook 2007:ssä ilmestyy Lisää suosikeihin -ikkuna (kuva 79). Outlook 2000/2003:ssa pikakuvake lisätään suoraan Suosikit-kansioon. Oletuksena vain valitut kansiot lisätään suosikkikansioon ilman niiden alikansioita. Mikäli halutaan toisin, tämä on määriteltävä erikseen. Kuva 3.2: Lisää suosikeihin -ikkuna (Office 2007) 4. Outlookin käyttäminen Zarafa Outlook -ohjelma ei merkittävästi muuta tapaa, jolla Outlookin kanssa työskennellään. Käyttäjälle on kuitenkin tarjolla muutamia lisäominaisuuksia sen seurauksena, että Outlook käyttää varastona Zarafan keskuspalvelinta.

S i v u 37 4.1. OFFLINE-TYÖSKENTELY Zarafan 6.10.00-versiosta eteenpäin on mahdollista työskennellä yhteydettömässä tilassa ilman erillisten työkalujen, kuten Zarafa Livesyncin käyttöä; kaikki offline-toiminnot on sisäänrakennettu Zarafan Outlookohjelmaan. nämä Zarafan Windows-ohjelman toiminnot korvaavat aikaisempien versioiden Zarafa LiveSync - työkalun. Kun Outlook käynnistetään välimuistillisessa Zarafa-moodissa ( Cached Zarafa mode ) tai Tarkistus käynnistettäessä -tilassa ( Detect a Startup ), tarjolla on ylimääräinen synkronointiliitännäinen. Synkronoinnin aikana synkronointipainikkeessa näkyy etenemispalkki. Kuva 4.1: Synkronointiliitännäisen painikkeet Konfigurointipainikkeella synkronointi voidaan aikatauluttaa. Kun ensimmäinen synkronointi käynnistetään, se aloitetaan Yleisestä Osoitekirjasta ( Global Address Book ). Yleisen Osoitekirjan jälkeen synkronoidaan Saapuneet viestit ( Inbox ). Viimeisimmät viestit synkronoidaan ensin. Alkusynkronoinnin aikana uusia sähköpostiviestejä ei vastaanoteta. Uudet sähköpostiviestit palautetaan ensimmäisen synkronoinnin valmistuttua tai kun Outlook käynnistetään uudelleen synkronoinnin aikana. Uusi sähköpostiviesti lähtee kuitenkin samantien synkronoinnin aikana. 4.1.1. Sähköpostin lähettäminen offline-käytön aikana Kun sähköpostia lähetetään offline-tilassa, viesti säilyy Lähtevissä viesteissä ( Outbox ). Lähettääksesi viestin saatuasi jälleen yhteyden palvelimeen, sinun tulee valita Lähetä & Vastaanota ( Send & Receive) -painike. Konfiguroimalla lähetys- ja vastaanottoasetukset voit aikatauluttaa myös tämän toiminnon. Kuva 4.2: Lähetys- ja vastaanottoasetukset 4.1.2. Offline-käytön rajoitukset Huomioitavaa offline-toimintoa käytettäessä: -Nykyisellä versiolla ei ole mahdollista synkronoida jaettujen kansioiden suosikkeja eikä edustajien postilaatikoita. -Jaetut kansiot ja postilaatikot avataan suoraan palvelimelta kuten Online Zarafa -moodissa. Tämän vuoksi ne eivät ole saatavilla työskenneltäessä offline-tilassa.

S i v u 38-1000Mb:n suuruisen postilaatikon synkroinointi kestää noin tunnin, kun käytössä on nopeudeltaan 100Mb/s oleva verkkoyhteys Zarafan palvelimeen. -Offline-tilassa jaettuja postilaatikoita ei voida avata eikä kansioiden suojausasetuksia muokata. -Avaa toisen käyttäjän kansio ( Open the other user s folder ) -painike ei toimi Välimuistillisessa moodissa. -Tällä hetkellä jaettuja postilaatikoita ja kalentereita voidaan avata vain Avaa jaetut kansiot ( Open shared folders ) ja Avaa Ryhmäkalenteri ( Open a shared calendar ) -painikkeilla, joka löytyvät Outlookin kalenteriosiosta. -Mikäli jaettua kansiota ei voida avata offline-tilassa olemisen jälkeen, istunto ei ole saatavilla palvelimelta. Avataksesi jaetun kansion uudestaan, sinun tulee uudelleenkäynnistää Outlook uuden istunnon aloittamiseksi. 4.2. KANSIOIDEN HALLINTA 4.2.1. Jaetun kansion luominen Oletuksena on, että jokainen käyttäjä voi luoda kansioita ja kohteita Jaetuissa kansioissa ( Public folders ). Näiden uusien kohteiden oikeudet on kuitenkin asetettu siten, että muut käyttäjät voivat ainoastaan lukea kansioita. Kun haluat antaa muille luvan kirjoittaa kansioon, sinun tulee korjata lupia; esimerkiksi antaa lupa kirjoittamiseen ja kohteiden poistamiseen ryhmälle Kaikki ( Everyone ). (Lisätietoja kappaleessa Kansioiden jakaminen.) 4.2.2. Kansioiden jakaminen (oikeuksien asettaminen) Oikeusrakenne on luotu joustavaksi. Oikeuksien asettaminen on mahdollista kansioittain, ja jokainen kansio perii sen kansion oikeusasetukset, jonka sisään se on luotu. Myös jokainen kohde perii sen kansion oikeudet, johon se kuuluu. Ennen kuin kansio voidaan luoda ja muut käyttäjät voivat tarkastella sitä, oikeudet tulee asettaa toivotunlaisiksi. Tehdäksesi tämän, klikkaa kansiota hiiren oikealla näppäimellä ja valitse Ominaisuudet ( Properties ). Kuva 4.3: Kansion ominaisuudet

S i v u 39 Kuva 4.4: Kansion lupien asettaminen Ilmestyvässä ikkunassa voit valita kansion ominaisuuksia koskevia asetuksia. Viimeinen välilehti sisältää oikeusasetukset. Ylimpänä välilehdessä on lista käyttäjistä ja heille asetetuista oikeuksista. Käyttäjän valinnan jälkeen oikeudet voidaan valita sivun alalaidasta. Profiilin poimiminen alasvetovalikosta helpottaa tätä valitsemalla automaattisesti usein käytetyt asetukset. Käyttäjiä voidaan lisätä ja poistaa käyttäjälistassa olevilla painikkeilla. Esimerkiksi, kun haluat antaa Petekäyttäjälle oikeudet lukea ja kirjoittaa kansiossa oleviin kohteisiin, klikkaa ensin Lisää.. ( Add.. ). Valittuasi Peten ja klikattuasi Ok, Peten nimi ilmestyy listalle. Tämän jälkeen voidaan asettaa oikeat valintaruudut; mahdollistaaksesi vain lukemisen ja kirjoittamisen, valitse Lue kohteita ( Read items ) ja Muokkaa kohteita ( Edit items ) kohdassa Kaikki ( All ). Oikeudet Kuvaus Luo kohteita ( Create items ) Käyttäjä voi luoda kohteita Lue kohteita ( Read items ) Käyttäjä voi lukea kohteita Muokkaa kaikkia kohteita ( Edit all Käyttäjä voi muokata kaikkia kohteita items ) Muokkaa omia kohteita ( Edit own Käyttäjä voi muokata ainoastaan omia items ) kohteitaan Poista kaikki kohteet ( Delete all items ) Käyttäjä voi poistaa kaikki kohteet Poista omat kohteet ( Delete own Käyttäjä voi poistaa vain omia kohteitaan items ) Luo alikansioita ( Create subfolders ) Käyttäjä voi luoda alikansioita Kansio näkyvissä ( Folders visible ) Käyttäjä voi tarkastella kansiota Kansion oikeudet ( Folder Käyttäjä voi muuttaa kansion oikeuksia permissions ) Taulukko 4.1: Oikeuksien selitteet Mikäli käyttäjälle ei ole valittuna yhtään valintaruutua, oikeuksien kieltäminen on voimassa eikä käyttäjä pääse kansioon. Oletuksena käyttäjällä on ainoastaan luku- ja kirjoitusoikeus omiin kansioihinsa, sekä oikeus luoda kansioita Jaettuihin kansioihin. Joka kohteen myötä omistaja tallentuu. Tällä tavoin käyttäjä voi asetetuista oikeuksista riippuen poistaa ainoastaan omia kohteitaan, ei muille käyttäjille kuuluvia kohteita. Postilaatikon omistaja voi aina muokata tai poistaa kaikki kohteet omasta postilaatikostaan riippumatta kohteiden omistajasta. Käyttäjille on mahdollista antaa ylläpito-oikeudet, jolloin heillä on pääsy koko Zarafan järjestelmään. Ylläpitooikeudet omaavilla käyttäjillä on mahdollisuus muuttaa sekä jaettujen kansioiden että kunkin järjestelmässä olevan käyttäjän oikeuksia. Ylläpitäjä voi myös avata kaikki kansiot ja kohteet. Huom! Muutos version 5.10 jälkeen: Kaikki kansion Access Control Listat (ACL:t) on liitetty yhteen käyttäjää varten. Ryhmille annetut oikeudet lisätään tällä tavoin, jotta käyttäjä saa kaikki ne oikeudet, jotka hänen on mahdollista saada näiden ryhmien kautta. Täten käyttäjä saa parhaan mahdollisen yhdistelmän käyttöoikeuksia, jota on konfiguroitu käyttäjälle sekä niille ryhmille, joihin käyttäjä kuuluu. 4.2.3. Jaettujen kansioiden lisääminen tai avaaminen Lisätäksesi jaettuja kansioita, tarkastellaksesi niitä tai kirjoittaaksesi niihin, sinun tulee toimia seuraavalla tavalla: Klikkaa Outlookista Kansio ( File ) ja Avaa jaetut kansiot ( Open Shared Folders ).

S i v u 40 Kuva 4.5: Kansio-valikko Valitse keskusteluikkunasta käyttäjä ja kansiotyyppi, jotka haluat avata, klikkaa sitten Ok. Kuva 4.6: Käyttäjän ja kansion valinta Mikäli valitset Saapuneet viestit (pysyvä) ( Inbox (permanent) ), kansio avataan ja ylimääräinen postilaatikko lisätään Outlookin kansiolistaan. Tämä kansio ilmestyy erilliseen Outlook-ikkunaan, jossa kansiot on merkitty (väliaikainen) (temporary). Tämän kansion tarkasteleminen tai siihen kirjoittaminen on mahdollista vain, kun omistaja on antanut siihen oikeudet. Katso edellisestä kappaleesta, kuinka oikeudet asetetaan. 4.2.4. Muiden Zarafa-käyttäjien varastojen lisääminen ja poistaminen Sellaisten postilaatikoiden (kutsutaan myös varastoiksi) poistaminen, jotka on lisätty postilaatikkolistaan, tapahtuu seuraavalla tavalla: Klikkaa postilaatikkoa hiiren oikealla näppäimellä. Kuva 4.7: Kansion ominaisuuksien valinta Valitse Ominaisuudet ( Properties ). Klikkaa sitten Lisäominaisuudet... ( Advanced.. ). Valitse välilehti Lisäominaisuudet ( Advanced ) Zarafa-palvelimen ikkunasta.

S i v u 41 Kuva 4.8: Zarafa-palvelimen keskusteluikkuna Klikkaa Poista ( Remove ) poistaaksesi tai Lisää ( Add ) lisätäksesi postilaatikon. Klikattuasi Lisää, valitse käyttäjä lisätäksesi hänen postilaatikkonsa ja salliaksesi postilaatikon ilmestyvän Outlookin kansiolistaan. 4.3. POISTETTUJEN KOHTEIDEN PALAUTUS Koska Zarafa käyttää niin kutsuttua Soft Delete -järjestelmää, Outlookin näkymästä poistamasi viestit ovat vielä palautettavissa. Tämä näkymä aukeaa valitsemalla Työkalut ( Tools ) > Palauta poistetut kohteet ( Recover Deleted Items ). Kuva 4.9: Poistettujen kohteiden palautus Valitse kohteet, jotka haluat palauttaa ja klikkaa Palauta ( Restore ) -painiketta palauttaaksesi kohteet siihen kansioon, josta ne on poistettu. Suurin osa kohteista palautuu Poistetut kohteet ( Deleted items ) -kansioon. Mikäli valitset Poista ( Delete ), kohteet poistetaan järjestelmästä lopullisesti, eikä niitä enää pystytä palauttamaan. Palvelimelle on määritelty näille kohteille tietty aika, jonka jälkeen kohteet poistetaan. 4.4. VAPAA/VARATTU-PÄIVITYKSET Kun uusi tapaaminen on luotu käyttäjän kalenteriin, Zarafa päivittää käyttäjän Vapaa/Varattu-tiedon ( Free/Busy ). Päivitys tapahtuu hieman sen jälkeen, tapaaminen on luotu tai sillä hetkellä, kun Outlooki suljetaan. Muut käyttäjät eivät suoraan näe tätä muutosta Vapaa/Varattu-listauksessaan. Tapaamiseen on sitä luotaessa mahdollista kutsua osallistujia. Mikäli näin tehdään, listaus päivittyy siten, että siinä näkyvät käyttäjien Vapaa/Varattu-ajat. Tämä helpottaa uuden tapaamisen suunnittelua. Jotta Vapaa/Varattu-aikoja voidaan käyttää, Jaetun varaston ( Public Store ) on oltava käytössä Zarafan palvelimella. Kaikki Vapaa/Varattu-ajat on varastoitu piilotettuun kansioon Jaetussa varastossa. Mikäli käyttäjä ei ole kirjautunut sisään Outlookiin tai WebAccessiin, eikä ole luonut kohdetta kalenteriin, Vapaa/Varattu-ajat eivät ole saatavilla. 4.5. RESURSSIT Resurssit-toiminto ( Resources ) avulla voidaan helposti tarkistaa ja aikatauluttaa kokoushuoneiden, kokoustekniikan, autojen tai muiden rajallisten kohteiden saatavuus yrityksessä. Resurssit toimivat kokouspyyntöjen kautta. Halutessasi aikatauluttaa jonkin resurssin, toimi seuraavalla tavalla: 1. Luo uusi tapaaminen Outlookissa. 2. Avaa välilehti Aikataulutus ( Scheduling )

S i v u 42 Kuva 4.10: Vapaa/Varattu-tiedot 3. Lisää resurssin nimi tai valitse resurssi Yleisestä osoitekirjasta. 4. Muuta kuvake Vaadittava osallistuja ( Required attendee ) kuvakkeeksi Resurssi tai väline ( Resource or equipment ). Kuva 4.11: Valitse vaihtoehto Resurssit 5. Lisää muut kokoukseen osallistujat. 6. Valitse vapaa ajankohta Vapaa/Varattu-aikojen avulla ja lähetä kokouskutsu kaikille osallistujille. 7. Mikäli valittu resurssi on vapaana kyseisenä ajankohtana, ilmestyy ponnahdusikkuna, joka ilmoittaa resurssin olevan onnistuneesti varattu. Kuva 4.12: Resurssin onnistuneen varauksen jälkeen ilmestyvä ponnahdusikkuna 8. Mikäli resurssi ei ole saatavilla, tulee valita toinen vapaana oleva ajankohta. Huom! Kun suunnittelet koko päivän kestävää tapahtumaa, varmista että tapahtuma on merkitty varattuna tai poissa toimistolta ( Out of Office ) -ominaisuudella. Oletuksena kaikki tapahtumat on merkitty vapaa - ominaisuudella, eivätkä ne näy Vapaa/Varattu-ajoissa. 4.6. POISSAOLOVASTAUS ( OUT OF OFFICE ) 1. Varmista, etttä parhaillaan auki oleva kansio kuuluu siihen käyttäjätiliin, johon haluat asettaa automaattivastauksen.

S i v u 43 2. Klikkaa Oulookin Työkalut ( Tools ) -valikosta Poissaolovastaus ( Out of Office ). 3. Tässä ikkunassa voit asettaa automaattivastauksen viestin sekä kytkeä toiminnon päälle tai pois. 4. Kun Outlook käynnistetään ensimmäistä kertaa automaattivastauksen asettamisen jälkeen, näytetään ponnahdusikkuna, jossa kysytään, haluaako käyttäjä sammuttaa automaattivastauksen. 5. Automaattivastauksen viesti on sama kuin se, joka voidaan asettaa WebAccessin kautta. 4.6.1. Poissaolovastauksen asettaminen toiselle käyttäjälle Poissaolovastauksen asetuksia voidaan muokata myös toisen Zarafa-käyttäjän puolesta, mikäli muokkaavalle käyttäjälle on annettu vähintään sihteerioikeudet. 1. Avaa varasto Outlookissa. 2. Klikkaa varastoa kansiolistassa. 3. Seuraa yllä kuvailtuja poissaolovastauksen asettamisen vaiheita. 4. Muiden käyttäjien poissaolovastauksia voidaan tällä hetkellä hallinnoida ainoastaan Outlookissa. Tämä ei (vielä) ole mahdollista WebAccessissa. Huom! Poissaolovastauksia voidaan myös sekä toimittaa että asettaa myös jaettuihin kansioihin. 4.7. SÄÄNNÖT Valitse se kansio Saapuneista viesteitä ( Inbox ), johon haluat luoda säännön, ja klikkaa Outlookin Työkalut ( Tools )- valikosta Säännöt ja Huomautukset ( Rules and Alerts ). Täällä voidaan asettaa sääntöjä, jotka käsitellään palvelimella uuden viestin saapuessa. Kuva 4.13: Sääntöjen luominen On olemassa tiettyjä rajoituksia koskien sitä, minkälaisia sääntöjä voidaan luoda. Säännön ehto voi olla missä muodossa tahansa. Huom! Outlook 2003 ja 2007 -versioissa luoduille säännöille asetataan automaattisesti määre vain tällä koneella. Tämä määre tulee poistaa, jotta palvelin pystyy noudattamaan sääntöä. Viestejä voidaan ainoastaan kopioida, siirtää tai poistaa; muut toiminnot eivät tällä hetkellä ole saatavilla. Muiden sääntöjen luominen on mahdollista, mutta palvelin ei noudata niitä. Esimerkkeinä tällaisista muista säännöistä ovat vaikkapa sähköpostiviestin lähettäminen tulostimeen tai sen automaattisesti edelleen lähettäminen toiseen

S i v u 44 sähköpostiin. Paikallisia sääntöjä voidaan kuitenkin suorittaa manuaalisesti klikkaamalla Käytä sääntöjä nyt ( Run rules now ) -painiketta, joka löytyy Säännöt ja Huomautukset ( Rules and Alerts ) -ikkunasta. Huom! Sääntöjä voidaan käyttää ainoastaan Outlook 2002/XP:ssä ja sitä myöhemmissä versioissa. Outlook 2000 ei ole tuettu. 4.8. ALLEKIRJOITUKSET Allekirjoituksia voidaan asettaa Asetukset ( Options ) -valikossa Outlookissa. Huomioi, että Outlookissa asettamasi allekirjoitukset ovat erillisiä WebAccessissa asetetuista. Allekirjoitus tulee asettaa molempiin ohjelmiin erikseen. 4.9. SÄHKÖISET ALLEKIRJOITUKSET JA SALAUS S/Mime-varmenteiden käyttö on mahdollista Zarafan 6.10-versiossa ja sitä myöhemmissä versioissa. Varmenteet mahdollistavat sähköpostiviestien sähköisen allekirjoittamisen ja/tai viestien salauksen. Tässä kappaleessa kuvaillaan manuaalinen toimintatapa. Varmenteen automaattinen käyttäminen on mahdollista Active Diretory -tuen (ADS) avulla. Automaattista käyttöä ei kuvailla lainkaan tässä oppaassa; sen sijaan palvelinoppaasta löydät lisätietoja aiheesta. 4.9.1. Varmenteen saaminen Varmenteen saamisen edellytyksenä on rekisteröityminen varmentajalla ( Certificate Authority, CA), joka on varmenteita myöntävä luotettu taho. Varmentajan suhteen on olemassa muutamia vaihtoehtoja: voit käyttää Active Directory :a CA:na tai rekisteröityä yksityisen CA:n piiriin, joita ovat esimerkiksi CaCert (www.cacert.org). 4.9.1.1. Varmenteet AD:n kautta -Yrityksen AD on konfiguroitu toimimaan CA:na. -Avaa Internet Explorer. -Mene osoitteeseen http://<domainserver>/servcrt. Mikäli osoite on erilainen, kysy oikea URL-osoite ylläpitäjältä. -Varmenteen generoimiseksi, klikkaa Pyydä varmennetta ( Request a certificate ) -linkkiä ja seuraavalla sivulla linkkiä Käyttäjävarmenne ( User Certificate ). -Varmenne asetetaan Outlookiin automaattisesti. -Mene CA:n sivustolle. 4.9.1.2. Varmenteet yksityisen CA:n kautta -Rekisteröi sähköpostiosoitteesi ja luo varmenne. -Käytä Firefoxia varmenteen noutamiseksi. -Siirry Firefoxissa Työkalut ( Tools ) Asetukset ( Options ) välilehti Lisäasetukset ( Advanced Options ) välilehti Salaus ( Encryption ) painike Näytä varmenteet ( View certificates )

S i v u 45 Kuva 4.14: Varmenteiden hallinta -Valitse oikea varmenne ja klikkaa painiketta Muokkaa ( Backup ). -Syötä salasana. -Tallenna varmenne nimellä PKCS12 file. -Avaa Outlook. -Mene Työkalut ( Tools ) (Outlook 2003 -versiossa Asetukset ( Options )) välilehti Turvallisuus ( Security ) painike Tuo/Vie ( Import/Export ) painike Selaa ( Browse ) -Valitse oikea.p12-tiedosto. -Syötä edellinen salasana. -Syötä kenttään Sähköinen käyttäjänimi ( Digital ID Name ) se sähköpostiosoite, jota varten varmenne on luotu. -Paina Ok-näppäintä kahdesti. 4.9.2. Salattujen sähköpostien asetusten tarkistus -Siirry Työkalut ( Tools ) Asetukset ( Options ) välilehti Turvallisuus ( Security ) painike Valinnat ( Settings ) -Tarkista, ovatko sähköpostiosoitteesi S/MIME-asetukset kentässä Turvallisuusasetukset nimi ( Security settings Name ) Kuva 4.15: Turvallisuusasetukset

4.9.3. Varmenteen käyttäminen Kun varmenne on syötetty Outlookiin, sitä voidaan käyttää sähköpostien sähköiseen allekirjoittamiseen tai salattujen sähköpostiviestien vastaanottamiseen. S i v u 46 Kun avaat uuden sähköpostiviestin tai vastaat sähköpostiviestiin, näet kaksi uutta kuvaketta: viestien sähköisen allekirjoittamiskuvakkeen sekä sähköpostiviestin sisällön ja liitteiden salaamiskuvakkeen. 4.10. FAKSIOMINAISUUS Versiosta 6.20 eteenpäin on mahdollista lähettää faksi Outlook 2003/2007:n ja kolmannen osapuolen, kuten Hylafaxin, kautta. Faksin lähettäminen tapahtuu seuraavalla tavalla: Avaa uusi sähköpostiviesti-ikkuna klikkaamalla Kansio ( File ) -valikkoa, valitsemalla Uusi ( New ) ja Sähköpostiviesti ( Mail Message ) Siirry Asetukset ( Options ) Muotoilu ( Format ) ja valitse Pelkkä teksti ( Plain text ) Täytä Vastaanottaja ( To ) -kenttä syntaksilla [fax: <faksinumero>], jossa <faksinumero> korvataan faksilaitteen todellisella puhelinnumerolla. Täytä Lähettäjä ( From ) sekä Aihe ( Subject ) -kentät. sillä ne näkyvät faksin kansilehdellä. Syötä viestin sisältö kuten normaalissa sähköpostiviestissä. Klikkaa Lähetä ( Send ). Kuva 4.16: Uusi faksi Huom! Jotta faksin lähettäminen on mahdollista, järjestelmän ylläpitäjän tulee asentaa ohjelmisto tai muokata palvelimen asetuksia. Lisätietoja ylläpitäjälle faksitoiminnon asentamiseksi on saatavilla alla olevasta linkistä: http://zarafa.com/wiki/index.php/fax_server_integration 4.11. DELEGOIMINEN Zarafan 6.20-versiosta eteenpäin on saatavilla kahdenlaisia delegointitoimintoja: Käyttäjän puolesta tai Käyttäjän nimissä lähettäminen. 4.11.1. Käyttäjän puolesta lähettämisen luvat Puolestalähettämisen luvat: mikäli käyttäjä antaa toiselle käyttäjälle oikeuden, jälkimmäinen käyttäjä voi lähettää kohteita toisen käyttäjän puolesta. Tällaisessa tapauksessa sähköpostiviestissä tai kokouskutsussa Lähettäjätietona näkyy Lähettäjä: <edustaja> <käyttäjä>n puolesta. Edustajien lisääminen tapahtuu Outlookin Asetukset ( Options ) -valikossa. Esimerkiksi, kun Pete menee info-käyttäjän sähköpostilaatikkoon ja lähettää viestin passiivisena käyttäjänä info, vastaanottaja näkee Lähettäjä-kentässä tiedon: pete@example.com puolesta info@example.com Edustajien lisääminen on mahdollista Outlookin Asetukset ( Options ) -valikossa (katso alla oleva kuva).

S i v u 47 Kuva 4.17: Edustajat 4.11.2. Nimissä lähettäminen Nimissälähettämisen luvat: järjestelmän ylläpitäjä voi antaa käyttäjälle B oikeuden lähettää käyttäjän A nimissä. Tällöin vastaanottaja ei näe käyttäjän B lähettäneen viestin; Lähettäjä-kentässä näkyy ainoastaan käyttäjä A. Ylläpitäjän oppaasta löytyy lisätietoja Lähetä käyttäjän nimissä -asetusten konfiguroimisesta. Kuva 4.18: Näytä Lähettäjä-kenttä uudessa sähköpostiviestissä Huom! Turvallisuussyistä ainoastaan Zarafa-palvelimen ylläpitäjä voi konfiguroida puolestalähetysluvat. Nimissälähetysluvat ovat kuitenkin aina käyttäjän itsensä kumottavissa ja hän pystyy edelleen asettamaan vanhat puolesta-oikeudet. Huom! Mikäli saat seuraavan (paluu)viestin lähettäessäsi sähköpostia toisen käyttäjän nimissä tai puolesta, ota yhteys ylläpitäjääsi: You are not allowed to send as the given user. Huom! Zarafa-versiossa 6.20 tapahtuneen nimissälähetysoikeuksien käyttöönoton seurauksena aikaisemmat puolestalähetysoikeudet nollaantuvat päivitettäessä versioon 6.20 tai sitä myöhempään. Tämän vuoksi joko ylläpitäjän tai delegoivan käyttäjän tulee antaa oikeudet tai luvat uudestaan. Huomio, että puolestalähetysluvat kumoavat aina nimissälähetysluvat. Näin ollen on aina käyttäjän valittavissa, ettei anna toisen käyttäjän (väärin)käyttää nimissälähetyslupia. 4.12. LUOKITTELU Versiosta 6.20 eteenpäin on mahdollista luokitella Outlookin kohteita oletusluokkiin sekä räätälöityihin luokkiin. 4.12.1. Räätälöidyn luokan luominen Outlook 2007:ssä 1. Luodaksesi räätälöidyn luokan, klikkaa Luokittele ( Categorize ) -painiketta Outlookin työkalupalkissa ja valitse Kaikki luokat ( All categories ). 2. Valitse ilmestyvästä Väriluokat ( Color categories ) -ikkunasta Uusi ( New ) lisätäksesi uuden luokan. 3. Täytä ilmestyvään Lisää uusi väriluokka ( New category ) -ikkunaan luokan nimi, valitse luokkaa edustava väri sekä pikanäppäin halutessasi. Klikkaa Ok, ja uusi luokka lisätään automaattisesti luokkalistaan Väriluokkaikkunaan.

S i v u 48 Kuva 4.19: Luokat Outlook 2007:ssä Kuva 4.20: Luokan lisääminen Outlook 2007:ssä 4.12.2. Räätälöidyn luokan lisääminen Outlook 2000/2003:ssa 1.Avaa uusi sähköpostiviesti ja valitse tehtäväpalkista Asetukset ( Options ). 2.Valitse Luokat ( Categories ) ja Pääluokkalista ( Master category list ). 3.Kirjoita uuden luokan nimi ja lisää se Lisää ( Add ) -näppäimellä. 4.Vahvista luokan luominen painamalla Ok auki olevissa ikkunoissa. Kuva 4.21: Luokan lisääminen Outlook 2000/2003:ssa 4.12.3. Luokittele kohteita ja lajittele luokittain Luokitellaksesi kohteen (luokittelu on mahdollista Sähköpostin, Yhteystietojen ja Kokousten suhteen), klikkaa kohdetta hiiren oikealla näppäimellä, valitse Luokittele ( Categorize ) ja klikkaa haluttua luokkaa. Kohteet järjestetään luokittain avaamalla Näytä ( View ) -valikko, valitsemalla Luokitteluperuste ( Arrange by ) tai Nykyinen näkymä ( Current view ) ja sitten Luokat ( Categories ). 4.13. VIESTIN ERÄÄNTYMINEN Versiosta 6.20 eteenpäin on mahdollista asettaa lähtevällä sähköpostille erääntymisaika. Sähköpostia kirjoitettaessa erääntymisajan voi määritellä Asetusten ( Options ) alta, kohdasta Lisää asetuksia ( More options ), josta Viestiasetukset ( Message Options ) -ikkuna aukeaa.

S i v u 49 Merkitse Erääntymisaika ( Expires after ) -asetus ja määrittele erääntymisaika. Kuva 4.22: Viestiasetukset 5. Kalenteriohjelmien konfigurointi (käyttäen CalDAV:ia ja ical:ia) Tässä kappaleessa kuvaillaan CalDAV- ja ical-ohjelmien konfiguroiminen käyttämään Zarafan palvelinta. Zarafaical-yhdyskäytävä mahdollistaa sen, että käyttäjät voivat tarkastella Zarafa-kalentereitaan sellaisten asiakasohjelmien avulla kuten Sunbird, Evolution ja Mac ical. Zarafan kalenterikansioihin pääsemiseksi käyttäjälle on tarjolla seuraavat vaihtoehdot: Kaikille ohjelmille, lukuunottamatta Mac OS X ical:ille, tulee käyttää: URL http://server:8080/ical http://server:8080/caldav Kalenteri Käyttäjän oma oletuskalenteri ical:in kautta (ei suositella) Käyttäjän oma oletuskalenteri http://server:8080/caldav/<otheruser> Toisen käyttäjän kalenterilista http://server:8080/caldav/<user>/ <calendar> http://server:8080/caldav/<user>/ <calendar>/<subcal> http://server:8080/caldav/public/ <calendar> URL Calendar Mac OS X ical -ohjelmalle tulee käyttää: Käyttäjän itse luoma kalenteri käyttäjän (omassa) varastossa Käyttäjän itse luoma alikalenteri itse luodussa kalenterissa Kalenterikansio jaetussa kansiossa URL Mac OS X ical -ohjelmalle http://server:8080/caldav http://server:8080/caldav/<otheruser> http://server:8080/caldav/public Kalenteri Käyttäjän kalenterilista Muiden käyttäjien kalenterilista Jaettujen kansioiden lista Huom! <otheruser> ja <user>/<calendar> ovat saatavilla vain, mikäli luparakenne on muokattu asianmukaiseksi. Huom! Mac OS X ical-ohjelma on täysin testattu ja tuettu versioon 10.5.6 asti. 5.1. MAC OS X ICAL -OHJELMA 1. Käynnistä ical Finderissä: klikkaa Siirry ( Go ) > Sovellukset ( Applications ) > ical.

S i v u 50 2. Valitse ical valikosta ja valitse Ominaisuudet ( Preferences ). Kuva 5.1: ical -pudotusvalikko 3. Klikkaa + -merkkiä luodaksesi uuden tilin. Kuva 5.2: Käyttäjätilin asetukset 4. Täytä ikkunaan tarvittavat tiedot. Lisää palvelimeksi: http://server:8080/caldav/ 5. Klikkaa Lisää ( Add ) noutaaksesi käyttäjän kalenterin. Kuva 5.3: Käyttäjätili on luotu 5.2. SUNBIRD-OHJELMAN OPAS 1. Käynnistä Sunbird-ohjelma. 2. Valitse Tiedosto ( File ) valikkopalkista ja valitse Uusi kalenteri ( New Calendar ) 3. Valitse vaihtoehto Verkossa ( On the Network ), ja klikkaa Seuraava ( Next ).

S i v u 51 Kuva 5.4: Uuden kalenterin sijainti 4. Valitse icalendaria varten icalendar-vaihtoehto. Kirjoita sijainniksi: http://server:8080/ical. Kuva 5.5: ical-tiedot 5. Valitse CalDAV:ia varten CalDAV-vaihtoehto. kirjoita sijainniksi : http://server:8080/caldav. Kuva 5.6: CalDAV-tiedot 5.3. EVOLUTION-OHJELMAN KONFIGUROINTI 1. Käynnistä Evolution-ohjelma. 2. Klikkaa Uusi ( New )-valikkoa. Valitse Kalenteri ( Calendar). 3. Täytä tarvittavat tiedot ja poista valinta Käytä SSL.ää ( Use SSL). URL-valinnat ovat samanlaiset kuin Sunbirdissä.

S i v u 52 Kuva 5.7: CalDAV-tiedot Z-Push -ohjelmiston konfigurointi kämmentietokoneiden (PDA-laite) sekä älypuhelinten (Smartphone) synkronoimiseksi palvelinpohjaisella ratkaisulla. Z-push on saatavilla avoimen lähdekoodin periaatteella Sourceforgesta http://z-push.sourceforge.net. Z-Push -ohjelmisto mahdollistaa sen, että kämmentietokoneiden ja älypuhelinten käyttäjät voivat synkronoida sähköpostiaan, yhteystietojaan, kalenterikohteitaan ja tehtäviään suoraan yhteensopivalta palvelimelta käyttäen UMTS-, GPRS-, WiFi- tai GSM-tietoyhteyksiä. Seuraavissa laitteissa Z-Push on sisäänrakennettuna tukena: PocketPc 2002 ja 2003 Windows Mobile 5 ja 6 Nokia E-sarja Sony Ericsson P990, W950 ja M600 Kaikki muut ActiveSync:in kanssa yhteensopivat laitteet Apple Iphone Laitteet voidaan synkronoida, koska Z-Push -moduuli emuloi palvelinpuolella MS Exchange -palvelinta, mahdollistaen näin synkronoinnin onnistumisen ilman tarvetta asentaa erillisiä synkronointiohjelmistoja käyttäjien laitteisiin. Z-Push tukee seuraavia backend-palvelinteknologioita: Zarafa Zarafa-työryhmäratkaisu perustuu Microsoft Outlookin ulkoasuun ja tuntumaan, mikä mahdollistaa sähköpostien ja tapaamisten jakamisen Outlookilla sekä verkkopohjaisella rajapinnalla. IMAP on laajasti käytetty sähköpostiprotokolla kansiotuella. Maildir on yksinkertainen sähköpostiratkaisu, joka on saatavilla lähes kaikissa Linux-järjestelmissä. Kaikki sähköpostit varastoidaan tiettyihin palvelimella oleviin kansioihin. Vcard Tuote, jolla synkronoidaan vcardin tiedostoja kämmentietokoneella olevien yhteyksien kanssa. 5.4. MATKAPUHELIMEN VALMISTELU Sinun tulee vain lisätä viestipalvelin aktiivisynkronoinnin palvelinlistaasi määrittelemällä Z-Push:in apachepalvelimen osoite estäen SSL, paitsi jos olet jo asettanut SSL:n apache-palvelimellesi. Lisäksi sinun tulee asettaa oikea käyttäjänimi ja salasana (domain jätetään huomioimatta, voit määritellä sen ainoastaan sanalla domain tai jollakin muulla satunnaisella merkkijonolla) ja käydä sitten läpi normaalit aktiivisynkroinoinnin asetukset. Kun olet valmistellut matkapuhelimesi, sinun pitäisi pystyä synkronoimaan laitteesi vain painamalla Synkronointi ( Sync ) -näppäintä Aktiivisynkronoinnissa (ActiveSync). 5.4.1. Aktiivisynkronointi-pohjainen konfigurointi Seuraavat ohjeet on laadittu PocketPC:lle, mutta ne ovat sovellettavissa WM 5/6:lle sekä viestinvälitykselle: Avaa aktiivisynkronointi ja valitse aseta laitteesi synkronoimaan sen kanssa ( set up your device to sync with it ).

S i v u 53 Kuva 5.8: Aktiivisynkronoinnin esittelu. Kirjoita palvelinosoitteesi (ilman http-tekstiä tai muita URL-osia). Kuva 5.9: Palvelimen osoite Määrittele käyttäjätunnuksesi sekä salasanasi. Sinun tulee määritellä myös domain, mutta sitä ei käytetä Z- Push:issa, joten voit kirjoittaa kohtaan vain domain tai jonkin muun satunnaisen tekstin. Valitse tallenna salasana ( save password ), mikäli haluat synkronoida automaattisesti. Kuva 5.10: Käyttäjätilin tiedot 4.Valitse synkronoitavat.

S i v u 54 Kuva 5.11: Synkroinoinnin vaihtoehdot 5.Paina Viimeistele ( Finish ) ja aloita synkronointi painamalla Synkronoi ( Sync ). 5.4.2. Iphone-pohjainen konfigurointi Seuraavat vaiheet ovat sovellettavissa Iphonelle. 1.Avaa Asetukset ( Settings ) ja kosketa Posti, Yhteystiedot, Kalenterit -kohtaa ( Mail, Contacts, Calendars ). 2.Kosketa Lisää käyttäjätili ( Add Account ) -kohtaa ja Microsoft Exchange -kohtaa. Kuva 5.12: Posti, Yhteystiedot, Kalenterit -asetukset. valittu protokolla/palveluntuottaja 3.Syötä käyttäjätiedot ja kosketa Seuraavaa ( Next ). Kuva 5.13: Käyttäjäasetukset