Opiskelijakunta OSAKO VIESTINTÄSTRATEGIA 2015 2017
Viestintästrategian rooli Opiskelijakunta OSAKOssa viestintä ymmärretään osaksi kaikkea opiskelijakunnan toimintaa. OSAKO viestii erityisesti rekrytoidakseen jäseniä, tukeakseen ja palvellakseen opiskelijoita sekä ylläpitääkseen toimivaa työyhteisöä ja yhteistyökumppanuuksia. Jokainen OSAKOn toimija on myös viestijä. OSAKOn viestintästrategia on laadittu vuoden 2014 aikana erikseen nimetyssä työryhmässä. Viestintästrategian päätehtävä on varmistaa, että viestintä tukee vuosille 2014 2017 asetettujen strategisten tavoitteiden saavuttamista. Viestintästrategia ohjaa OSAKOn viestintää yleisellä tasolla, ja siinä määritellään viestinnän suuret linjat: strategisten arvojen merkitys viestinnässä, ydinviestit ja tavoitetila. Viestintästrategiassa on myös taktinen taso, johon kuuluvat keinot tavoitteiden saavuttamiseksi sekä painopistealueet, joihin panostetaan strategiakauden aikana. Valittu suunta perustuu strategian lisäksi viestinnän nykytila-analyysiin. Myös viestinnän organisointi, odotetut tulokset ja seuranta on määritelty pääpiirteissään. Viestintästrategia päivitetään opiskelijakunnan strategian uudistamisen yhteydessä. Viestintäkanavat, kohdeja yhteistyöryhmät, toimenpiteet, vastuunjako ja resursointi sekä erilaiset viestintäohjeet kirjataan vuosittain päivitettävään viestintäsuunnitelmaan, joka on toisin sanoen viestintästrategian toteuttamissuunnitelma.
OSAKOn arvot viestinnässä Jatkuvuus Perehdytetään uudet toimijat perusteellisesti OSAKOn viestintään. Dokumentoidaan toiminta huolellisesti perinteensiirron varmistamiseksi. Viestitään tunnistettavasti ja suunnitelmallisesti toimijoiden vaihtumisesta huolimatta. Pidetään aktiivisesti yhteyttä aiempiin toimijoihin. Yhteisöllisyys Kehitetään OSAKOa opiskelijoiden omana ja heitä yhdistävänä yhteisönä. Kommunikoidaan aktiivisesti läheisten sidosryhmien kanssa. Tuetaan oamkilaista opiskelijakulttuuria. Avoimuus Avataan arkipäivän toimintaa opiskelijoille ja sidosryhmille. Tuodaan kerätyn palautteen tulokset ja vaikutukset julki. Madalletaan kynnystä osallistua OSAKOn toimintaan tiedottamalla eri mahdollisuuksista. Huolehditaan, että päätöksentekoon liittyvät dokumentit ja toimintaa tukevat materiaalit ovat saatavilla. Opiskelijaläheisyys Reagoidaan ja vastataan aidosti opiskelijoiden palautteeseen ja ideoihin. Viestitään yhdessä OSAKOn toiminnassa mukana olevien toimijoiden kanssa. Huomioidaan eri ryhmät viestinnässä. Viestitään selkeästi ja ymmärrettävästi. Ydinviestit OSAKO on aidosti osa Oamkia. OSAKO on kaikkien Oamkin opiskelijoiden yhteinen. OSAKO on asiantunteva opiskelijoiden edunvalvoja. OSAKOssa toimiminen tukee opiskelijan ammatillista kehitystä.
Viestinnän nykytila VAHVUUDET OSAKOn viestinnän perustyökalut ovat kunnossa. Viestintä perustuu osaamiseen ja asiantuntijuuteen; opiskelijoille välitetään tietoa ja neuvoja, opiskelija-aktiiveille taitoja ja päättäjille toiveita sekä näkemyksiä. OSAKOn viestintä on vakaata, sillä viestintää toteutetaan säännöllisesti ja tasalaatuisesti useiden eri kanavien kautta. Yleiskuva opiskelijakunnasta on positiivinen, ja halu kehittyä entistä paremmaksi on vahva. HEIKKOUDET OSAKOlla ei ole selkeää brändiä eikä sitä tukevaa markkinointia. Imago on yksipuolinen, sillä opiskelijat liittävät OSAKOn lähinnä opiskelijakorttiin ja suurimpiin tapahtumiin. Opiskelijakunnan tekemää edunvalvonta- ja vaikuttamistyötä ei tunneta, eikä OSAKOssa toimimista osata markkinoida houkuttelevasti. Viestintä tavoittaa kohderyhmät puutteellisesti. Aika- ja raharesurssien niukkuus rajoittaa viestinnän mahdollisuuksia. MAHDOLLISUUDET Viestinnän huolellisella suunnittelulla kehitetään ja vahvistetaan OSAKOn nykyisiä viestintäkäytäntöjä. OSAKO brändätään selkeämmin. Tuutorit, koulutusalajärjestöt ja OSAKO-alumnit aktivoidaan mukaan viestintään brändiä rakentamaan ja muita viestintäkanavia tukemaan. Pidetyllä opiskelijatiedotteella tavoitetaan kerralla suuri määrä opiskelijoita. Aktiivinen sidosryhmäviestintä avaa uusia yhteistyö- ja vaikuttamismahdollisuuksia sekä ylläpitää jo toimivia suhteita. UHAT OSAKO ei onnistu erottumaan tietotulvassa, eivätkä viestit saavuta tai kiinnosta kohderyhmiä. Ilmaisen Facebooknäkyvyyden romahtamisen myötä OSA- KOn viestintä menettää yhden kulmakivistään. Uusia toimijoita ei ole tarpeeksi, jotta viestintää voitaisiin toteuttaa laadukkaasti. Opiskelijakorttiin liittyvät ongelmat ja tapahtumien heikko laatu romuttavat OSA- KOn maineen, joka nojaa vahvasti juuri näihin toiminnan osa-alueisiin. Kyvyttömyys ymmärtää viestinnän merkitys rampauttaa koko OSAKOn viestinnän kehittämisen ja vaurioittaa OSAKOn mainetta.
Tavoitetila OSAKO viestii suunnitelmallisesti ja tunnistettavasti. Viestintä on kiinnostavaa, laadukasta ja asiantuntevaa, ja se motivoi opiskelijoita aktiivisuuteen ja sidosryhmiä yhteistyöhön. Sekä viestintäkanavat että viestin tyyli ja muoto osataan valita vastaanottajan mukaan. OSAKOn viestintä rakentaa ja tukee yhteisöllisyyttä sekä oamkilaisuutta. Toimiva sisäinen viestintä mahdollistaa toiminnan saumattoman jatkuvuuden. OSAKO ja sen toiminta tunnetaan niin Oamkissa kuin sen ulkopuolellakin. Opiskelijat tietävät, mitkä ovat OSAKOn tehtävät, ja tuntevat toiminnan eri osa-alueet ja opiskelijakunnan tarjoamat vaikuttamismahdollisuudet. Oamkin henkilökunta tiedostaa ja tunnustaa opiskelijakunnan roolin keskeisenä osana ammattikorkeakoulua. Oamkin ulkopuoliset sidosryhmät ovat tietoisia yhteistyömahdollisuuksista, OSAKOn tekemästä vaikuttamistyöstä sekä opiskelijakunnan roolista opiskelijoiden edustajana. Kohti tavoitetta Keinot mitä on tehtävä nykytilan kehittämiseksi ja tavoitetilan saavuttamiseksi Koulutetaan ja kouluttaudutaan mahdollisimman aktiivisesti Laaditaan viestintäsuunnitelma vuosittain Perustetaan brändityöryhmä Uudistetaan toimijoiden rekrytointi Uudistetaan opiskelijatiedote Luodaan ja ylläpidetään kestäviä sidosryhmäsuhteita Panostetaan sisällön kiinnostavuuteen Ollaan näkyvillä ja läsnä myös kampuksilla Panostetaan tapahtumien laatuun Tehdään yhteistyötä koulutusalajärjestöjen kanssa Huomioidaan erityisryhmät Panostetaan sujuvaan sisäiseen viestintään Painopistealueet mikä on tärkeää ja mihin panostetaan Sidosryhmäyhteistyö ja suhdetoiminta Brändäys Edunvalvontatyön esille tuominen Yhteisöllisyys
Viestinnän organisointi Pääsihteeri Kulttuurisihteeri Koulutussihteeri Edustajiston puheenjohtaja Hallituksen puheenjohtaja Päävastuu viestinnän kokonaisuudesta Jäsenrekrytointi Sidosryhmä- ja mediasuhteet Lausunnot medialle Kriisiviestintä (Lukuvuosikalenteri) Päävastuu ulkoisen viestinnän toteuttamisesta, koordinoinnista ja suunnittelemisesta (uutiskirjeet, www-sivut, tiedotteet, sosiaalinen media, blogi) Uuden opiskelijan opas Tuutoriviestintä Kannanotot Lausunnot medialle Hallituksen ja edustajiston välinen viestintä Kannanotot Lausunnot medialle Kriisiviestintä Hallituksen varapuheenjohtaja Hallituksen puheenjohtajiston kesken vuosittain jaettavat vastuualueet Hallituksen jäsen Päätoimittaja Päävastuu toimiston sisäisestä viestinnästä Yhteydenpito opiskelijaedustajiin Koulutusalajärjestöviestintä Yhteydenpito Oamkin ja OSAKOn alumneihin Omien tapahtumien ja koulutusten markkinointi Koulutusalajärjestöviestintä oman sektorin osalta Osakolainen yhteistyössä taittajan kanssa OSAKOn VIESTINTÄTIIMIN muodostavat pääsihteeri, kulttuurisihteeri sekä hallituksen jäsen, joka on lähtökohtaisesti tapahtumavastaava. Tarvittaessa tiimiin kutsutaan Osakolaisen päätoimittaja. Viestintätiimin tehtävänä on seurata vuosittaisen viestintäsuunnitelman toteutumista ja tarvittaessa tehdä siihen muutoksia.
Seuranta ja arviointi Viestinnän seurannan ja arvioinnin tarkoituksena on kehittää sekä OSAKOn strategista että operatiivista viestintää. Päävastuu säännöllisestä seurannasta ja arvioinnista on OSAKOn viestintätiimillä. Tiimi arvioi kahdesti vuodessa OSAKOn viestintää sekä viestintästrategian että -suunnitelman pohjalta. Hallituskauden puolivälissä suunnitelmaa päivitetään tarpeellisilta osin ja hallituskauden lopulla laaditaan uusi suunnitelma tulevalle vuodelle. Viestintäsuunnitelmaan kirjataan jokaisen valitun toimenpiteen yhteyteen konkreettinen tavoite, eli odotettu tulos, jonka toteutumista voidaan seurata. Seurannassa käytetään sekä laadullisia että määrällisiä mittareita, jotka valitaan toimenpiteestä riippuen. Seuraavan vuoden viestintäsuunnitelmaa laadittaessa viestintää tarkastellaan kokonaisvaltaisesti seuraavien osa-alueiden kautta: Viestintä osana OSAKOn johtamista Viestinnän organisointi ja vastuunjako Osaamisen kehittäminen Sidosryhmäyhteydet Verkkojulkisuus Tapahtumajulkisuus Näitä osa-alueita tarkasteltaessa huomioidaan erityisesti, kuinka hyvin valittuja painopistealueita on onnistuttu kehittämään.