RAPORTTI 1 (7) Sisäisen tarkastuksen raportti vuodelta 2013 1. Yleistä 1.1. Sisäisen tarkastuksen järjestäminen Sisäisen tarkastus järjestettiin sisäisen valvonnan yleisohjeen mukaisesti. Kuntayhtymän johtajan ja sisäinen tarkastajan laatima sisäisen tarkastuksen työsuunnitelma hyväksyttiin koulutuskuntayhtymän hallituksen kokouksessa tammikuussa 2013. Toiminnan tuloksellisuuden arvioinnin viitekehyksenä käytettiin Balanced scorecard (BSC) - mallin neljää (4) näkökulmaa; toiminnan vaikuttavuus, palveluprosessin sujuvuus ja taloudellisuus, henkilöstön aikaansaannoskyky ja asiakaspalvelun laatu sekä Euroopan laatupalkintomalli EFQM:n yhdeksää (9) arviointialuetta. Sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan arviointikehikkona käytettiin soveltuvin osin Valtiovarain controller -toiminnon suosituksen mukaista COSO - ERM -mallia. The Committee of Sponsoring Organisations of Treadway Commission. ERM - Enterprise Risk Management, integrated framework 2003, KPMG Oy Ab 2009.
RAPORTTI 2 (7) 1.2. Resurssit Koulutuskuntayhtymän hallitus muutti laskentapäällikön viran kokopäiväiseksi sisäisen tarkastajan viraksi 1.1.2013 alkaen. Sisäinen tarkastaja avusti kuntayhtymän johtajaa hänen valvontavelvollisuutensa täyttämisessä. Sisäinen tarkastaja toimi tarkastuslautakunnan sihteerinä ja pöytäkirjanpitäjänä 1.2.2013 alkaen. Tilikaudella 2013 lautakunnalla oli seitsemän (7) kokousta. Sisäinen tarkastaja osallistui kuuteen (6) ammattitaitoa ylläpitävään ja kehittävään koulutuspäivään. 2. Sisäisen tarkastuksen työsuunnitelman toteutuminen vuonna 2013 2.1. Tarkastuksen laajuus ja kohteet Sisäisen tarkastuksen työsuunnitelman sisältöä ja tarkastusten kohdentumista valmisteltiin yhteistyössä tilintarkastajien kanssa. Sisäinen tarkastus toteutettiin Pohjois-Karjalan koulutuskuntayhtymän oppilaitoksissa ja yhteisissä palveluissa: Helmi- ja maaliskuu: Ammattiopisto Lieksa Maaliskuu: Ammattiopisto Nurmes Huhtikuu: Ammattiopisto Valtimo Huhtikuu: Ammattiopisto Outokumpu Toukokuu: Aikuisopisto Kesäkuu: Yhteiset palvelut Elokuu: Ammattiopisto Kitee Syyskuu: Ammattiopisto Niittylahti Loka-, marras- ja joulukuu: Ammattiopisto Joensuu tekniikka ja kulttuuri Marras- ja joulukuu: Ammattiopisto Joensuu palvelut Aloituskeskustelussa käsiteltiin: 1. edellisen sisäisen tarkastuksen suositukset ja 2. tarkastettavan yksikön odotukset sisäisessä tarkastuksessa käsiteltävistä asioista. Sisäinen tarkastus kohdistui seuraaviin osa-alueisiin: toiminnan tuloksellisuus; strategiset ja toiminnalliset tavoitteet, opetuksen järjestäminen, hallinnon tarkastus; lakien, sääntöjen, ohjeiden ja päätösten noudattaminen ja esimiesten ja toimielinten sisäisen tarkkailun toimivuus.
RAPORTTI 3 (7) Tarkastuksiin osallistui yhteensä noin 110 henkilöä. Lisäksi sisäinen tarkastaja toteutti kuntayhtymän johtajan toimeksiannosta selvityksiä ja täsmätarkastuksia. 2.2. Parhaiden käytäntöjen tunnistaminen ja levittäminen Sisäinen tarkastaja osallistui toiminnan kehittämiseen keräämällä ja jakamalla tietoa kuntayhtymän parhaista käytännöistä. Sisäinen tarkastaja konsultoi johtavia viranhaltijoita ja esimiehiä heidän pyynnöstään riskien tunnistamisessa ja arvioinnissa sekä sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan suunnitelmien laadinnassa. 2.3. Keskeiset havainnot Toiminnan tuloksellisuus Koulutuksenjärjestäjän ammatillisen koulutuksen järjestämisluvassa määritettävä opiskelijamäärä on keskeinen toiminnan tuloksellisuuteen ja sen kehittymiseen vaikuttava tekijä. Vuosille 2014-2016 ajoittuva opiskelijamäärän pieneneminen edellyttää sekä koulutuksenjärjestäjä- että oppilaitostasolla merkittäviä toiminnallisia ja taloudellisia kehittämistoimenpiteitä. Kuntayhtymän eri oppilaitosten vetovoimaisuuden ylläpitäminen jatkossa on kriittinen riski ja mahdollisuus. Tavoitteeksi asetettujen opiskelijamäärien saavuttaminen edellyttää yhteishakujärjestelmään liittyvien muutosten onnistuneen läpiviennin; mm. erillishaun järjestäminen, lisäksi myös erinomaista onnistumista opiskelijarekrytoinnissa ja sitä tukevassa markkinoinnissa. Toiminnalliset tulokset vaihtelevat oppilaitosten ja koulutusalojen välillä erityisesti: työllistymisessä, opintojen keskeyttämisessä, tutkinnon läpäisyasteessa ja erityisopetuksen onnistumisessa. Tarkastushetkellä osassa oppilaitoksia oltiin merkittävästi jäljessä työpaikkaohjaaja-koulutukselle ja opettajien työelämäjaksojen toteutumiselle asetetuista tavoitteista. Työvoimakoulutukseen liittyvien ostojen suuret kausivaihtelut tuovat merkittävän haasteen osaamisen sekä tilojen ja laitteiden ylläpidolle suvantovaiheiden yli.
RAPORTTI 4 (7) Tarkastushavainnon mukaan toiminnan ja talouden yhteensovittamiseen liittyneet toimenpiteet ovat olleet taloudellista suorituskykyä mittaavien tulosten mukaan onnistuneita tilikaudella 2013. Opetuksen järjestäminen Tarkastushavainnon mukaan koulutuksen järjestäjä on hyväksynyt opinto-ohjausta ja henkilökohtaista opiskelusuunnitelmaa koskevat yhteiset toimintaohjeet osana opetussuunnitelman kaikille pakollista yhteistä osaa ammatillisesta koulutuksesta annetun lainsäädännön mukaisesti. Sekä aloittavien että jatkavien ryhmien ryhmänohjaajille tulee varata ensimmäiseen jaksoon riittävä aikaresurssi hops-keskustelujen laadukkaaseen toteuttamiseen. Esimiesten tulee varmistaa riittävillä seurantatoimenpiteillä, että työssäoppimisen eri osapuolet tietävät omat tehtävät ja niihin sisältyvät vastuut ja osaamisvaatimukset (mm. tutkinnon perusteiden tunteminen koko tutkinnon osalta, työpaikkaohjaajakoulutukset). Oppilaitosten esimiesten tulee tarvittaessa varmentaa, että opiskelijoiden arviointiin liittyvät merkinnät tehdään opiskelijahallintojärjestelmään PKKY:n opiskelija-arviointiohjeen ja siihen sisältyvän aikataulun mukaisesti. Kurre-työjärjestysohjelman raportteihin pohjautuvien havaintojen mukaan opetustilojen käyttöasteet vaihtelevat edelleen merkittävästi eri tilojen kesken. Hallinnon tarkastus Pistokokein tehtyjen tarkastushavaintojen mukaan opiskelijamäärien ilmoittamiseen liittyvillä kontrolleilla saatiin kohtuullinen varmuus opiskelijamäärien ilmoittamisesta opetus- ja kulttuuritoimen rahoituksesta annetun lain (1705/2009) ja asetuksen (1766/2009) mukaisesti 20.9.2013 laskentapäivänä. Tilastointipäivän perustietojen keräämiseen ja ilmoittamiseen liittyvä prosessia sekä siihen liittyvää toimintaohjetta ja sen noudattamista on varmennettu oppilaitos- ja tiimitasoilla toteutettavilla kehittämistoimenpiteillä. Tarkastushavainnon mukaan koulutuksen järjestäjä on hyväksynyt järjestystä koskevat yhteiset toimintaohjeet (järjestyssäännöt) ammatillisesta koulutuksesta säädetyn lainsäädännön mukaisesti. Koulutuksenjärjestäjän tulee valvoa turvalliseen opiskeluympäristöön liittyvien suunnitelmien noudattamista ja toteutumista. Valmisteilla olevan uuden opiskelijahuoltalain voimaantulo lisää koulutuksenjärjestäjän vastuuta opiskelijoiden hyvinvointia, ml. turvallisuutta, edistävien toimenpiteiden toteutumista varmentavan valvonnan järjestämisessä.
RAPORTTI 5 (7) Lakisääteisiin tehtäviin liittyvien säännösten ja määräysten noudattamiseen liittyvässä sisäisessä valvonnassa ei ole havaittu raportoitavia puutteita tilikaudella 2013. Tarkastushavainnon mukaan omaisuuden hoidon valvontaan liittyvien tehtävien ja vastuiden määrittäminen on kesken. Hankintaprosessin toteutumista voimassa olevien säännösten ja ohjeiden mukaisesti tulee varmentaa säännöllisesti toteutettavalla valvonnalla. Sopimustoimintaan ja sopimusehtojen noudattamiseen liittyvät kontrollitoimenpiteet varmistivat osaltaan sen, että sopimuksista ei ole aiheutunut oppilaitoksille negatiivisia seuraamuksia vuoden 2013 aikana. Esimiesten ja toimielinten sisäisen tarkkailun toimivuus Sisäisten tarkastusten yhteydessä: a) keskusteltiin sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan perusteista ja b) tarkennettiin sisäisen tarkkailun ja riskienhallinnan tehtäviä ja vastuita PKKY-, oppilaitos- ja esimiestasolla (vrt. Kuntalain uudet määräykset, 15.6.2012/325). Oppilaitosten ja yhteisten palvelujen organisaatio- ja yhteistyörakenteissa on tehty merkittäviä muutoksia tilikauden 2013 aikana. Uusien vastuualuejakojen ja vastuuhenkilöiden myötä valvontatoimenpiteiden toteuttaminen ja vastuut ovat jatkuvan muutosprosessin kohteena. Muutoksista johtuen keskeisiin prosesseihin liittyvien toimintakuvausten päivittäminen ja kuvauksiin sisältyvien, toiminnan tuloksellisuutta ja lainmukaisuutta varmentavien kontrollien (valvontatoimenpiteiden) määrittäminen on kesken sekä koulutuksenjärjestäjä- että oppilaitostasolla. Tarkastushavainnon mukaan toimialueiden laatimia riksimatriiseja tulisi kehittää jatkossa siten, että niissä tunnistettaisiin tavoitteiden saavuttamista uhkaavien riskien ohella myös tavoitteiden saavuttamista edistäviä mahdollisuuksia ja vahvuuksia ja niiden hyödyntämistä: johtamisessa, päätöksenteossa, toiminnan ja toimintarakenteiden kehittämisessä sekä yhteistyössä strategisten kumppaneiden kanssa. Väärinkäytösriskien ennaltaehkäisyn näkökulma osana kokonaisvaltaista riskienhallintaa on sisällytetty osaan oppilaitosten ja yhteisten palvelujen riskimatriiseista. Sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan edellyttämän asiantuntemuksen varmentamiseksi tarvitaan edelleen säännöllisiä koulutuksia.
RAPORTTI 6 (7) Tarkastushavainnon mukaan sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan järjestäminen kokonaisuutena on kehittynyt suunnitelmallisesti koulutuskuntayhtymässä tilikaudella 2013. Sisäisen tarkastuksen 2012 vuosiraportin suositusten toteutuminen Suositukset sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan kehittämiseen: Valtuuston päätti kuntayhtymän sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan perusteista 27.11.2013. Hallintosääntöön sisältyviä määräyksiä sisäisestä valvonnasta ja riskienhallinnasta tarkennettiin tehtävä- ja työjaon sekä vastuiden osalta 1.1.2014 alkaen. Rehtorien johdolla laaditut sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan suunnitelmat tilikaudelle 2013 hyväksyttiin oppilaitosten johtokunnissa. Yhteisten palvelujen vastuuhenkilöiden laatimat suunnitelmat käsiteltiin hallinnollisessa johtoryhmässä. Toimintakuvausten päivittämistä ja kuvauksiin sisältyvien, toiminnan tuloksellisuutta ja lainmukaisuutta varmentavien kontrollien (valvontatoimenpiteiden) määrittämistä jatketaan keväällä 2014 toteutettavassa kuvausten päivityksessä. 2.4. Raportointi ja seuranta Rehtorin kanssa käydyssä loppukeskustelussa todettiin sisäisen tarkastajan havainnot ja suositukset sekä varmistuttiin asioiden oikeellisuudesta. Tarkastusten yhteenvetoraportit toimitettiin kuntayhtymän johtajalle, rehtorille tai yhteisten palvelujen vastuuhenkilölle ja tilintarkastajalle. Tarkastuksissa annettujen suositusten toimeenpanon seuranta toteutetaan puolen vuoden kuluttua tarkastuksesta. Varsinainen suositusten toimeenpanon ja vaikuttavuuden arviointi tehdään seuraavan sisäisen tarkastuksen yhteydessä. Koulutuskuntayhtymän sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan järjestämisestä sekä sisäisen tarkastajan työsuunnitelman toteutumisesta ja havainnoista raportoitiin koulutuskuntayhtymän hallitukselle ja tarkastuslautakunnalle.
RAPORTTI 7 (7) 3. Suositukset sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan kehittämiseen Koulutuskuntayhtymän sisäisen valvonnan yleisohje päivitetään kokonaisvaltaiseen lähestymistapaan perustuen. Sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan edellyttämän asiantuntemuksen kehittämistä jatketaan säännöllisillä koulutuksilla. Kuntayhtymän toimialueet laativat omaa toimialuetta koskevan riskienhallintasuunnitelman talousarvion laadinnan yhteydessä. Sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan järjestäminen arvioidaan dokumentoidusti tilinpäätöksen 2014 yhteydessä; keskeiset johtopäätökset, tilikauden aikana mahdollisesti toteutetut kehittämistoimenpiteet ja sisäiseen valvontaan ja riskienhallintaan liittyvät kehittämistarpeet tulevaisuudessa. Sisäinen tarkastaja Tuomo Hurskainen