Hankeohje 27.9.2010, v. 1.1.
Aluksi Tämän hankeohjeen on laatinut Lappeenrannan kaupunkikonsernin hanketoimintaa ohjaava, kaupunginjohtajan asettama, EU- ja elinkeinotyöryhmä. Tässä ohjeessa sanoilla hanke ja projekti tarkoitetaan samaa. Hankeohje luo yhtenäiset toimintamallit ja pelisäännöt Lappeenrannan kaupunkikonsernissa toteuttaville sekä kaupungin rahoittamille hankkeille. Sen tarkoituksena on toimia myös Lappeenrannan kaupunkikonsernin hanketoimintaan perehdyttävänä ja toimintaa ohjaavana oppaana. Hankeohje on jokaisen hankevastaavan käsikirja, jota tulee noudattaa. Mikäli EU-säädökset tai rahoittajan antamat ohjeet kuitenkin poikkeavat tästä ohjeesta, ovat ne aina ensisijaisia. Hankeohjeessa on kolme osaa; ensimmäinen osa on yleinen osa. Toisessa osassa on ohjeet Lappeenrannan kaupunkikonsernin toimijoille, jotka suunnittelevat EU-rahoituksen tai muun ulkopuolisen rahoituksen hakemista ja kaupungin omarahoituksen käyttöä. Kolmas osa ohjeistuksesta on tarkoitettu kaupungin ulkopuolisille organisaatioille, jotka hakevat Lappeenrannan kaupungin rahoitusta toteuttamilleen hankkeilleen. Lisäksi hankeohjeen liitteistä löytyy yksityiskohtaisempia ohjeita ja lisätietoa erilaisista rahoituslähteistä sekä hyödyllisiä linkkejä keskeisiin EU-tiedonlähteisiin ja malleja hankkeiden toteutuksessa tarvittaviin asiakirjoihin. Tämä hankeohje on hyväksytty kaupunginhallituksessa 27.9.2010 ja sitä päivitetään tarpeen mukaan. Viimeisimmän päivitetyn hankeohjeen löydät sähköisessä muodossa: - Lappeenrannan kaupungin intranet -sivuilta osoitteesta: dokumentit>yleinen>ohjeet>hankeohje - Lappeenrannan kaupungin internet-sivuilta osoitteesta: http://www.lappeenranta.fi/hankkeet - Lappeenrannan kaupungin yleiseltä palvelimelta osoitteesta: z:\julkinen\hankeohje - Sevara PSA-projektihallintajärjestelmästä Lappeenrannan kaupunki Kehittämisyksikkö 27.9.2010 Hankeohje 27.9.2010, v. 1.1 2/33
SISÄLLYSLUETTELO LIITE HANKE-ESITYSPOHJA... 4 1 YLEISTÄ... 5 1.1 HANKKEET OSANA LAPPEENRANNAN KAUPUNGIN TOIMINTAA... 5 1.1.1 LAPPEENRANTA 2012 -STRATEGIA... 5 1.1.2 YLEISET PERIAATTEET JA VASTUUT... 5 1.2 HANKETYÖ... 5 1.2.1 PÄÄASIALLISET RAHOITUSLÄHTEET... 6 1.2.2 LAPPEENRANNAN KAUPUNGIN ROOLIT HANKKEISSA... 6 1.3 LAPPEENRANNAN KAUPUNGIN RAHOITTAMIEN HANKKEIDEN ARVIOINTIKRITEERIT... 7 2 KAUPUNGIN KOORDINOIMAT HANKKEET... 9 2.1 HANKEVALMISTELU... 9 2.1.1 HANKEIDEA... 9 2.1.2 HANKESUUNNITELMA... 9 2.1.3 SOPIMUKSET... 10 2.1.4 RAHOITUS- JA MAKSATUSHAKEMUKSET... 10 2.1.5 RISKIEN HALLINTA JA ENNAKKOARVIOINTI... 10 2.2 RAHOITUSPÄÄTÖKSET... 10 2.2.1 KAUPUNGIN RAHOITUSPÄÄTÖS... 10 2.2.2 RAHOITTAJAN RAHOITUSPÄÄTÖS... 11 2.3 HANKKEEN ORGANISOINTI... 11 2.3.1 HANKKEEN ORGANISOINTI... 11 2.3.2 OHJAUSRYHMÄ... 12 2.3.3 JOHTORYHMÄ... 12 2.3.4 HANKEVASTAAVA... 12 2.3.5 HANKKEEN HENKILÖSTÖ... 14 2.4 HANKETOIMINNASSA HUOMIOITAVIA ASIOITA... 14 2.4.1 HANKEKANSIO... 14 2.4.2 KILPAILUTTAMINEN... 15 2.4.3 SEVERA PSA -PROJEKTINHALLINTA... 15 2.4.4 HANKKEEN VALVONTA JA ARVIOINTI... 16 2.4.5 HANKEAINEISTON SÄILYTYS... 16 2.5 HANKKEEN TALOUS... 16 2.5.1 EU- JA ELINKEINOPOLIITTINEN MÄÄRÄRAHA JA HANKKEEN MUU RAHOITUS... 16 2.5.2 HANKEKIRJANPITO JA PROJEKTINUMERO... 17 2.5.3 TUKIKELPOISET KUSTANNUKSET... 17 2.5.4 MUUT YHTEISÖT MM. KAUPUNKIKONSERNIN JÄSENET TAI MUUT YHTEISÖT OSATOTEUTTAJINA... 18 2.5.5 LUONTAISSUORITUS OMARAHOITUSOSUUTENA... 18 2.5.6 ARVONLISÄVERO... 18 2.6 ARKISTOINTI... 18 2.6.1 EU -HANKKEEN TOSITTEIDEN ARKISTOINTI... 18 2.6.2 MUIDEN EU-ASIAKIRJOJEN ARKISTOINTI... 20 2.7 TIEDOTTAMIEN JA VIESTINTÄ... 20 2.8 HANKKEEN LOPETTAMINEN... 21 Hankeohje 27.9.2010, v. 1.1 3/33
2.9 HANKEKOULUTUS... 21 3 KAUPUNGIN RAHOITTAMAT HANKKEET... 22 3.1 HANKEVALMISTELU... 22 3.1.1 HANKKEESTA INFORMOIMINEN... 22 3.1.2 RAHOITUSESITYKSEN TOIMITTAMINEN... 22 3.1.3 HAKEMUKSEN KÄSITTELY EU- JA ELINKEINOTYÖRYHMÄSSÄ... 22 3.1.4 HAKEMUKSEN KÄSITTELY HAKUVAIHEESSA... 23 3.1.5 KAUPUNGIN PÄÄTÖKSEN TOIMITTAMINEN HAKIJALLE... 23 3.2 HANKETOIMINNASSA HUOMIOITAVIA ASIOITA... 24 3.2.1 PÄÄRAHOITTAJAN PÄÄTÖS JA MAHDOLLINEN PÄÄTÖSKÄSITTELY... 24 3.2.2 KAUPUNGIN EDUSTAJAN OSALLISTUMINEN HANKKEEN OHJAUSRYHMÄTYÖSKENTELYYN... 24 3.2.3 MAKSATUSHAKEMUKSIEN TOIMITTAMINEN... 24 3.2.4 SEURANTATIETOJEN SEKÄ VÄLI- JA LOPPURAPORTTIEN TOIMITTAMINEN... 24 3.2.5 JATKORAHOITUSPÄÄTÖKSET... 25 3.2.6 MUUTOKSET HANKESUUNNITELMASSA... 25 3.2.7 OSARAHOITETTAVISTA PROJEKTEISTA TIEDOTTAMINEN... 25 4 YHTEYS- JA LISÄTIEDOT... 26 4.1 YHTEYSTIEDOT... 26 4.2. LISÄTIETOJA... 27 4.2.1 EU-RAHOITUSLÄHTEET KAUDELLA 2007 2013... 27 4.2.2 EUROOPAN ALUEKEHITYSRAHASTON ETELÄ-SUOMEN TOIMENPIDEOHJELMA 2007 2013... 27 4.2.3 ESR -OHJELMA MANNER-SUOMESSA... 28 4.2.4 ALUEELLINEN YHTEISTYÖ -TAVOITE... 28 4.2.5 MANNER-SUOMEN MAASEUDUN KEHITTÄMISOHJELMA... 28 4.2.6 EU:N ERILLISOHJELMAT... 29 4.3 LINKKEJÄ... 29 4.4 VERSIOPÄIVITYKSET... 31 LIITE Hanke-esityspohja Hankeohje 27.9.2010, v. 1.1 4/33
1 YLEISTÄ 1.1 Hankkeet osana Lappeenrannan kaupungin toimintaa 1.1.1 Lappeenranta 2012 -strategia Kaiken Lappeenrannan kaupunkikonsernin toteuttaman tai rahoittaman hanketoiminnan tulee tukea Lappeenrannan kaupunginvaltuuston 9.11.2009 hyväksymän Lappeenranta 2012 -strategian toteuttamista (linkki). Strategiassa asetetun vision mukaan Lappeenranta on vuonna 2012 - tulevaisuuden tiennäyttäjä, jonka asukkailla on hyvän ja terveen elämän edellytykset - kansainvälinen, energinen yliopistokaupunki, joka kantaa vastuun ympäristöstä ja ilmastosta - innovatiivinen ja uuteen kannustava kohtauspaikka ihmisille, yrityksille ja yhteisöille Lappeenrannan strategiset päätavoitteet 2012 ovat: - vakaalla pohjalla oleva talous - laadukkaat ja kestävällä tavalla tuotetut peruspalvelut - turvallinen ja vetovoimainen elinympäristö - kansainvälisesti arvostettu EU-Venäjä välinen toimija, jossa on uudistunut ja monipuolistunut yritystoiminta - kansallinen edelläkävijä kuntarakenteen, toimintatapojen ja yhteistyökäytäntöjen - uudistajana - hyvä ja innostava työnantaja, joka perustaa toimintansa yhteiseen luottamukseen - aktiivinen työllisyyden edistäminen, tuloksena paraneva työllisyys 1.1.2 Yleiset periaatteet ja vastuut Kaupungin kannalta hankkeet eivät ole itseisarvo, vaan välineitä, joilla toteutetaan kaupungin kehittämisstrategiaa. Hankkeiden avulla kaupungin strategisia kehittämiskohteita pystytään toteuttamaan tehokkaammin, laajemmassa mittakaavassa tai nopeammassa aikataulussa. Hankkeet sitovat aina kaupungin omia resursseja, ja siksi on tärkeätä, että hanke tuottaa aina tunnistettavaa lisäarvoa, joka tuodaan esille jo hankkeen valmistelussa ja osallistumisen päätösvaiheissa. Vastuu omaa alaansa koskevan EU-ohjelmakehityksen, työohjelmien jne. seuraamisesta ja kehitysideoiden tuottamisesta on kaupunkikonsernin jokaisella toimialalla, yksiköllä ja yhtiöllä. 1.2 Hanketyö Hanke - on selkeästi asetettuihin, mitattaviin tavoitteisiin pyrkivä - ajallisesti rajattu kertaluonteinen tehtäväkokonaisuus - toteuttamisesta vastaa sitä varten perustettu, johtosuhteiltaan selkeä organisaatio - sillä on käytettävissään selkeästi määritetyt resurssit Hankkeella - parannetaan olemassa olevan toiminnan tasoa - lisätään tuotannon ja palveluiden määrää sekä saatavuutta Hankeohje 27.9.2010, v. 1.1 5/33
- luodaan edellytyksiä uusien työpaikkojen, palveluiden ja innovaatioiden syntymiselle - kohennetaan ympäristön tilaa Hankkeilla pyritään pitkäaikaisiin ja kestäviin vaikutuksiin. Onnistunut hanketyö johtaa uuden toiminnan itsenäiseen ja kannattavaan kehitykseen hankkeen loputtua. Hanketoiminnan lisäarvo syntyy - hanke toteuttaa kaupungin valittua strategiaa - saa osarahoitusta avustuksena EU:n ja/tai kansallisesta tuesta - työllisyysvaikutuksista - toimintojen ja menetelmien tehostumisesta - työmotivaation ja osaamisen valmiuksien lisääntymisestä - kansainvälisten yhteistyöverkkojen synnyttämisestä ja vahvistamisesta. Arvioitaessa lisäarvoa tulee huomioida - oman rahoituksen ja avustusrahoituksen panos-tuotos suhteet ja - avustusten aiheuttama mahdollinen riippuvuus esim. valtion ja EU:n viranomaisten päätöksenteon aikatauluista ja niihin liittyvistä riskeistä. 1.2.1 Pääasialliset rahoituslähteet Lappeenrannan kaupunkikonsernin toimijoilla on mahdollista hakea EU:lta lisärahoitusta toteuttamiinsa hankkeisiin kahdesta pääasiallisesta lähteestä; alueellisten rahoitusviranomaisten kautta EU:n rakennerahasto-ohjelmista tai suoraan komission kautta EU:n erillisohjelmista. Muuta ulkopuolista rahoitusta voidaan hakea muun muassa alueellisilta rahoitusviranomaisilta (Etelä- Karjalan liitto, ELY-keskus) ja valtionhallinnolta (ministeriöt). 1.2.2 Lappeenrannan kaupungin roolit hankkeissa Lappeenrannan kaupungin rooli hankkeissa määräytyy sen mukaan, mikä on kaupungin vastuu, rahoitus ja henkilöstön rooli hankkeen toteuttamisessa. Lappeenrannan kaupunki voi toteuttaa ja osallistua muun muassa seuraavan tyyppisiin hankkeisiin: Oma hanke Toteuttajana on yksi tai useampia yksiköitä kaupungin organisaatiosta, joista yhdellä on hankkeen veto- ja koordinointivastuu. Kaupunki vastaa kokonaisuudessaan hankkeen hallinnoinnista, toteuttamisesta ja tarvittavan henkilöstön rekrytoinnista. Hankekielellä ilmaistuna Lappeenranta on hankkeessa koordinaattori tai päätoteuttaja. Yhteishanke Toteuttajana on yksi tai useampia yksiköitä kaupungin organisaatiosta, mutta myös muita osapuolia kaupungin organisaation ulkopuolelta, mahdollisesti myös muista EU-maista. Yhdellä kaupungin yksiköllä on kuitenkin hankkeen veto- ja koordinointivastuu. Kaupungilla saattaa olla vastuu myös rahoituksen jakamisesta eri hankeosapuolille. Kyseessä on kaupungin kannalta vaativin hanketyyppi. Vetäjänä kaupunki vastaa hankkeen koossa pitämisestä, hankkeen taloudesta ja tavoitteiden toteutumisesta. Monikansallisissa hankkeissa vain koordinaattori on juridisessa vastuussa rahoituksen myöntäneeseen tahoon esimerkiksi EU:n Hankeohje 27.9.2010, v. 1.1 6/33
komissioon päin. Muut osapuolet eivät ole yhtä sitovasti mukana hankkeen toteutuksessa. Lappeenranta on tässäkin tapauksessa hankkeen koordinaattori tai päätoteuttaja. Osallisuus- tai kumppanuushanke Toteuttajana on yksi tai useampia yksiköitä kaupungin organisaatiosta, mutta myös muita osapuolia kaupungin organisaation ulkopuolelta, mahdollisesti myös muista EU-maista. Koko hankkeen veto- tai koordinointivastuu on jollakin muulla osapuolella kuin kaupungilla (mahdollisesti jopa ulkomaisella osapuolella), mutta kaupunki vastaa omasta osuudestaan/alahankkeestaan koko hankekokonaisuudessa. Lisäksi kaupunki saattaa joutua vastaamaan hankkeesta yhteisvastuullisesti eli jonkun hankeosapuolen ollessa kykenemätön hoitamaan osuuttaan, on jäljelle jäävien osapuolien vastattava myös tästä osuudesta. Lappeenranta on tällöin partneri, kumppani tai (osa)toteuttaja. Rahoitushanke Hankkeen toteutuksesta vastaa kaupungin ulkopuolinen taho. Kaupunki toimii ainoastaan hankkeen rahoittajana tai rahoituksen välittäjänä ilman toiminnallista vastuuta jonkun muun tahon (esimerkiksi alueella toimivan oppilaitoksen, järjestön, tms.) vetämässä hankkeessa. Kaupungilla on osarahoittajana oikeus saada halutessaan edustajansa hankkeen ohjausryhmään. Ohjausryhmän jäsenenä kaupungilla on mahdollisuus valvoa, että kaupungin rahoitusosuutta käytetään sovitulla tavalla sekä omalta osaltaan myötävaikuttaa siihen, että hankkeen tavoitteet saavutetaan. Rahoitettavilla hankkeilla on yleishyödyllinen merkitys ja ne tukevat välillisesti kaupungin kehitystä. Lappeenranta on tällöin hankkeen (osa)rahoittaja. Ohjelmasopimus Kaupunki ja sen ympäristökunnat, tielaitos, ympäristökeskus, merenkulkupiiri, tullilaitos, ELY-keskus sekä Etelä-Karjalan liitto voivat tehdä keskenään ohjelmasopimuksia, joissa määritetään erikseen kulloinkin tapahtuvat toimenpiteet, rahoituskehykset ja keskinäiset vastuu- ja organisaatiosuhteet. Lappeenranta on tällöin em. sopimuksen mukaisesti esim. koordinaattori tai rahoittaja. 1.3 Lappeenrannan kaupungin rahoittamien hankkeiden arviointikriteerit Kaikkia Lappeenrannan kaupungin rahoitettavaksi esitettäviä hankkeita arvioidaan seuraavista näkökulmista: Kaikkien rahoitettavien hankkeiden tulee vastata seuraaviin valintakriteereihin: 1. Hanke on Lappeenrannan kaupungin strategian ja muun mahd. strategian mukainen 2. Hakemuksessa kuvattu toiminta liittyy olennaisesti tuen hakijan tehtäviin, toiminta-ajatukseen ja strategiaan 3. Hanke on toteutuskelpoinen 4. Hanke on taloudellinen ja kustannustehokas 5. Hakija kykenee toteuttamaan hankkeen (riittävä kokemus ja ammattitaito sekä taloudelliset edellytykset) 6. Hanke ei ole toiminnoiltaan päällekkäinen muiden rahoitettavien hankkeiden kanssa Seuraavat valintakriteerit ovat hankevalintaa ohjaavia. Hankkeen valintaa tukee, jos hankkeella vastataan seuraaviin valintakriteereihin: Hankeohje 27.9.2010, v. 1.1 7/33
1. Hanke luo uusia yrityksiä ja/tai edistää merkittävästi yrittäjyyttä ja/tai elinkeinoelämä on vahvasti sitoutunut hankkeeseen 2. Hanke luo uusia työpaikkoja (ei hanketyöpaikkoja) ja/tai säilyttää olemassa olevia työpaikkoja 3. Hankkeella turvataan työvoiman saatavuutta 4. Hanke parantaa yritysten osaamistasoa ja kilpailukykyä 5. Hanke lisää alueen vetovoimaisuutta asuinpaikkana ja/tai yritysten sijaintipaikkana 6. Hanke edistää kansainvälistymistä 7. Hankkeen toimintaidea on uusi ja innovatiivinen 8. Hanke tuottaa pysyvää ja/tai pitkäaikaista lisäarvoa 9. Hanke on usean eri toimijan yhteistyössä toteuttama ja/tai synergiaetuja luova ja/tai verkostoitumista edistävä 10. Hanke on maakunnallisesti ja/tai kansallisesti vaikuttava 11. Hankkeesta on välitöntä lisäarvoa Lappeenrannan kaupungille 12. Toimialakohtainen asiantuntija puoltaa hankkeen käynnistymistä Hankeohje 27.9.2010, v. 1.1 8/33
2 KAUPUNGIN KOORDINOIMAT HANKKEET 2.1 Hankevalmistelu 2.1.1 Hankeidea Valmisteltavien kehitys- ja hankeideoiden tulee olla sellaisia, että tarpeet niiden toteuttamiselle ovat olemassa riippumatta siitä saavatko ne EU- tai muuta ulkopuolista rahoitusta. Hankeidea kuvataan sellaisella tarkkuudella, että sitä voidaan arvioida ennen yksityiskohtaisen hankesuunnitelman jatkamista, keskeyttämistä tai vaihtoehtoisten toteuttamistapojen käyttöä. Tämä tulee huomioida varsinkin silloin, mikäli on odotettavissa, että hankehakemuksen laatiminen vaatii erityisen paljon henkilötyötä (mm. ENPI-hankkeet). Toimijan esittämä idea kirjataan jo tässä vaiheessa toteuttajayksikön toimesta hankeideana Severan PSA - projektinhallinta ohjelmistoon (linkki intranetin etusivulla). Hankeidean pohjalta toimialan tai yksikön johto valmistelee kaikista hankkeista esityksen EU- ja elinkeinotyöryhmän käsiteltäväksi. Hanke-esityksen käsittelyssä tulee huomioida, että EU- ja elinkeinotyöryhmä kokoontuu pääsääntöisesti kerran kuukaudessa (aikataulun voi tarkistaa työryhmän sihteerinä toimivalta EUasiamieheltä) ja että työryhmän esityslista lähetetään viikkoa ennen kokousta. Työryhmän käsittelyn jälkeen hanke-esitys viedään kaupunginhallituksen, kaupunginjohtajan tai kehitysjohtajan käsiteltäväksi. Hanke-esitys, joka sisältää lyhyen kuvauksen hankkeen taustasta, tavoitteista, toimenpiteistä, tuloksista sekä hankeajan, kustannusarvion ja rahoitusesityksen, tulee esittää liitteenä olevalla pohjalla ja sen maksimipituus on 2 sivua + kustannus- ja rahoitustaulukot. Hankkeen toteuttaminen hankerahoituksella ei poista normaaliin menettelyyn kuuluvaa lautakuntien tai toimialojen päätösvaltaa ja seurantavastuuta urakoiden kilpailuttamiseen, töiden ja kustannusten hyväksymiseen jne. kuuluvissa asioissa. 2.1.2 Hankesuunnitelma Hankesuunnitelmassa määritetään mitä tehdään, kuka tekee, milloin ja miten. Siinä täsmennetään: - tausta, tarkoitus ja tavoitteet - hankkeen organisointi ja hankkeesta vastaava (osallistujat, vastuut, valtuudet, valvonta, tositteiden tarkastamis- ja hyväksymismenettelyt) - tehtävien työnjako ja aikatauluarvio, mahdollisen ulkopuolisen työpanoksen tarve - kustannusarvio eriteltynä vuosittain ja hankkeen vaiheittain - rahoitus, kaupungin omarahoitus, EU- ja kansallinen rahoitus, muu ulkopuolinen rahoitus, - alv:n tukikelpoisuus - hankesopimus, yhteishankkeen sopimus * kts. alla - seuranta - sidosryhmäselvitys, (sitoumukset, sopimusosapuolten tehtävät, resurssit, vastuut, seuraamukset laiminlyönneistä ja hankkeessa hankitun omaisuuden omistusoikeus ) Hankeohje 27.9.2010, v. 1.1 9/33
2.1.3 Sopimukset Mikäli haettavassa hankkeessa on useampia partnereita/osatoteuttajia, tekevät ne osallistumis- ja rahoituspäätöksensä hankesuunnitelman perusteella. Kaupungin toimiessa hankesuunnitelman valmistelijana ja hankkeen koordinaattorina kuuluvat muiden osallistujatahojen kirjalliset sitoumukset yhteishankkeen toteuttamisesta, rahoituksesta ja muista panoksista hankesuunnitelmaan. Sopimuksen allekirjoittavat kaikki yhteishankkeen osapuolet. Myös sellaisista hankkeista joissa kaupunki toimii osatoteuttajana, tulee laatia kirjalliset sopimukset hankkeen päätoteuttajan kanssa. Kirjallinen sitoumus voi hankkeen hakuvaiheessa olla ns. aiesopimus. Aiesopimukset muutetaan varsinaisiksi sopimuksiksi hankkeen käynnistyessä tai viimeistään hankkeen saadessa rahoituspäätöksen. Sopimuksissa määritetään yhteistyötahojen vastuut ja velvoitteet, rahoituspanoksen suuruus euroina sekä työpanoksen määrä euroina ja tunteina. Sopimuksissa on noudatettava rahoittajan ohjeita ja ehtoja. 2.1.4 Rahoitus- ja maksatushakemukset Hankesuunnitelmaan perustuva EU- ja kansallisen rahoituksen hakemus laaditaan rahoittajan lomakkeelle, johon liitetään hankesuunnitelma tarvittavilta osiltaan, samoin kuin rahoittajatahon vaatimat muut liitteet, esim. työllisyys- ja ympäristövaikutusten arviointilomakkeet. Hakemuksen allekirjoittavat delegoinnista riippuen, joko Lappeenrannan kaupungin nimenkirjoittajat tai kaupunkiyhtiöiden tai sen tytäryhtiöiden toimitusjohtajat. Hakemuksessa ilmoitetaan hankkeesta vastuullinen hankeorganisaatio ja yhteyshenkilö tai hankevastaava, joka vastaa hankkeen hallinnosta, toteutuksesta ja seurannasta. Hankkeeseen liittyvät seurantaraportit, maksatushakemukset jne. allekirjoittavat po. hankevastaava edellyttäen, että asianomainen delegointipäätös on tehty kaupunginhallituksen tai kaupunginjohtajan päättäessä hankkeesta. Muutoin maksatustilitykset ja niiden liitteet allekirjoitetaan kaupungin toimintasäännön mukaisesti ja siten kuin tukipäätöksessä tai sen ohjeistuksessa on sanottu. 2.1.5 Riskien hallinta ja ennakkoarviointi Riskien hallinnan tehtävänä on vähentää hankkeen toteuttamiseen liittyvää epävarmuutta. Jo suunnitteluvaiheessa tulee kartoittaa mahdolliset tunnistettavissa olevat riskit, arvioida niiden todennäköisyyttä sekä ennakoida vaihtoehtoisia toteuttamismalleja. Hankkeen onnistumisen kannalta keskeistä on arvioida tulosten saavutettavuutta, aikataulun pitävyyttä ja kustannusten toteutumista. 2.2 Rahoituspäätökset 2.2.1 Kaupungin rahoituspäätös Kaupunginhallitus, kaupunginjohtaja tai kehitysjohtaja päättää hankehakemukseen osallistumisesta ja hankkeen omarahoitusosuuden varaamisesta talousarviossa varatusta EU- ja elinkeinopoliittisesta hankemäärärahasta, kehittämisyksikön hankerahasta, Lappeenrannan teknillisen yliopiston avustuksesta tai toimialan omasta talousarviokehyksestä sekä tekee varaukset kaupungin taloussuunnitelmiin hankkeen tuleville toimintavuosille. Tämä siksi, että usein hanke voidaan aloittaa heti, kun hakemus on kirjattu saapuneeksi siitä päättävälle EU:n tai kansalliselle viranomaiselle ja kustannukset voivat kirjautua hankkeelle siitä Hankeohje 27.9.2010, v. 1.1 10/33
alkaen. Riski mahdollisesta EU- tai kansallisen rahoitusosuuden pienentämisestä tai kielteisestä päätöksestä jää näin ollen kaupunginhallitukselle ja se katetaan päätetystä omarahoitusosuudesta. 2.2.2 Rahoittajan rahoituspäätös Etelä-Suomen Työllisyys- ja kilpailukyky - ohjelman projekteissa maakunnan yhteistyöryhmä (MYR) linjaa rahoittajien kanssa kunakin vuonna laaditussa maakunnan yhteistyöasiakirjassa EU- ja kansallisten tukien suuntaamisen maakunnassa ja tekee suuremmissa hankkeissa rahoituskelpoisuuspäätöksen. EU- ja kansallisen osuuden rahoituspäätöksen tekee kulloinkin hankkeen rahoituksesta vastaava rahoitusviranomainen (Kaakkois- Suomen ELY-keskus, Kaakkois-Suomen Ympäristökeskus, eri ministeriöt, Etelä- Karjalan liitto). ENPI -rahoituksella toteutettavat hankkeet valitsevat Etelä-Karjalan liiton, Etelä-Savon maakuntaliiton ja Kymenlaakson liiton valitsema ENPI -valintakomitea, jossa on myös ulkoministeriön ja Venäjän Federaation/Pietarin kaupunkihallinnon ja Leningradin lääninhallinnon edustajat. ENPI -hallintokomitea samoine edustajatahoineen hyväksyy varsinaiset rahoitussopimukset rahoittajaviranomaisen (Etelä-Karjalan liitto) ja hakijan välillä. Hallintoviranomainen päättää EU:n sekä Suomen että Venäjän kansalliset rahoitusosuudet. ENPI -hankekustannukset eivät ole tukikelpoisia ennen kuin tuki sopimus Grant Contract - on allekirjoitettu. Yhteistyö- ja erityisohjelmiin kuuluvissa EU-hankkeissa päätökset tehdään komission kutakin ohjelmaa hallinnoivassa pääosastossa tai sen valtuuttamassa yksikössä. Jokaisen tällaisen hakemuksen osalta kustannusten tukikelpoisuus on selvitettävä erikseen. Mikäli hankkeen rahoitussuunnitelma ja kustannusarvio muuttuvat rahoittajan päätöksessä oleellisella tavalla hakemuksesta, on asia käsiteltävä uudelleen EU- ja elinkeinotyöryhmässä ja hankkeen päätöksentekijäelimessä. Rahoitussuunnitelmien ja kustannusarvioiden muutos on hyväksyttävä myös hankepartnereiden päätöksenteossa 2.3 Hankkeen organisointi 2.3.1 Hankkeen organisointi Seuraavia menettelytapoja noudatetaan kaikissa Lappeenrannan kaupunkikonsernin koordinoimissa hankkeissa. - Rahoittajan hyväksymä hakemus, rahoitusehdot ja hakemuksen perusteena ollut hankesuunnitelma muodostavat hankkeen käsikirjan, jonka mukaan toteutus tapahtuu. - Hankkeen toteuttaminen aloitetaan yleensä aloitus-/käynnistyskokouksella, johon koko hankkeen toteuttajakunta ja rahoittajaviranomainen osallistuvat. Tässä perehdytään hankkeen suunnitelmaan, tavoitteisiin ja sisältöön rahoituspäätökseen, sen ehtoihin ja vaatimuksiin määritetään työnjako sitoutetaan eri toimijat tehtäviinsä käynnistetään toiminta Hankeohje 27.9.2010, v. 1.1 11/33
2.3.2 Ohjausryhmä Ohjausryhmä kootaan hankkeen keskeisten toimijoiden/sidosryhmien edustajista. Lappeenrannan kaupungin hallinnoimissa hankkeissa kaupunki asettaa puheenjohtajan, sihteerinä toimii hankevastaava, joka huolehtii ohjausryhmän koolle kutsumisesta, esityslistan valmistelusta ja pöytäkirjan laatimisesta. Malleja esityslistoista ja pöytäkirjoista löytyy kaupungin palvelimelta (z:\ julkinen\hankeohje). Ohjausryhmään kuuluvat aina myös taloudesta vastaava sekä rahoittajan asettama valvoja. Infrastruktuurin toteuttamishankkeissa työmaakokoukset saattavat osittain korvata ohjausryhmän. Tällöinkin rahoittajan valvoja on kutsuttava kokouksiin. Ohjausryhmän toiminnassa (myös työmaakokouksissa) otetaan huomioon rahoituspäätöksessä sille asetetut tehtävät ja vaatimukset. Ohjausryhmän toimenkuvasta sovitaan ja tehdään muistio ensimmäisessä kokouksessa. Ohjausryhmän yleisiä tehtäviä ovat - sitoutua edistämään hankesuunnitelman toteutumista - hyväksyä hankkeen työsuunnitelmien aikataulut rahoituspäätöksen puitteissa - seurata ajallisten, toiminnallisten, taloudellisten ja laadullisten tavoitteiden toteutumista - käsitellä osaltaan hankkeen raportointi ja maksatustilityksen hakemukset - ohjata hankkeen sisällöllistä suuntaamista Ohjausryhmä voi tehdä esityksiä rahoituspäätöksen tai sen ehtojen muuttamiseksi, mutta lopullisen päätöksen tekee aina rahoittava viranomainen. 2.3.3 Johtoryhmä Hankkeelle voidaan nimetä myös epävirallinen johtoryhmä, joka kokoontuu ohjausryhmää useammin ja ohjaa hankkeen käytännön toimintaa. 2.3.4 Hankevastaava Jokaiselle hankkeelle on nimettävä sen toiminnasta sekä taloudesta vastaava henkilö tai henkilöt, jotka ovat toteuttajaorganisaation vakinaista henkilökuntaa. Hankevastaava voi olla päätoiminen, osa-aikainen tai toimia oman toimen ohessa hankkeesta riippuen. Hankevastaavan lisäksi hankkeelle voidaan nimetä projektipäällikkö, joka yhdessä hankevastaavan kanssa sopii alla esitettyjen hankevastaavan tehtävien hoitamisesta. Mikäli hanke on useamman toimialan tai yksikön yhteinen, on nimettävä myös näiden osuuksien vastuuhenkilöt. Mikäli hanke toteutetaan erikseen perustettavassa hankeorganisaatiossa, tarvitaan lisäksi seuraavat kaupunginhallituksen, lautakunnan tai yhtiön päätökset: 1. Talousarvion hyväksyminen 2. Hankehallinnon vastaavan nimeäminen ja toimivaltuudet 3. Hankkeen laskujen hyväksyminen 4. Hankevastaavan hankintavaltuudet 5. Ohjausryhmän nimeäminen ottaen huomioon myös rahoittajan edustajan 6. Kirjanpidon, kustannusseurannan, laskutuksen, maksatustilitysten ja tulojen perinnän hoitaminen, toteuttaminen ja vastaaminen Hankeohje 27.9.2010, v. 1.1 12/33
Hankeorganisaatio asetetaan kertaluonteisesti annettua tehtävää varten. Se vastaa hankkeen tavoitteiden saavuttamisesta. Hankkeen päätyttyä organisaatio puretaan, kuitenkin vasta sitten kun lopulliset maksatustilitykset on tehty ja loppuraportti hyväksytty. Purkamisen yhteydessä tulee huolehtia siitä, että hankkeen kirjanpito- ja päätösmateriaali on järjestetty siten, että vaikkei hankehenkilöstöä olisi enää hakijatoimijan palveluksessa, hankkeen hakenut ja toteuttanut toimija voi esitellä hankkeen kulun ja hankkeeseen osoitettujen varojen käytön mahdollisille kansallisille tai EU:n tilintarkastuselimille. Hankevastaavan ja/tai projektipäällikön tehtävät Hankevastaavan nimeää hallinnointivastuussa oleva toimiala-/ johtaja. Hankevastaava vastaa hankkeen johtamisesta, hankesuunnitelman toimeenpanosta, EU:n ja kansallisen rahoituspäätöksen ohjeiden ja ehtojen noudattamisesta, suunnittelusta ja toteutuksen valvonnasta. Hankevastaavan ja/tai projektipäällikön tehtäviä ovat: - hankeryhmän johtaminen - vastuu taloudellisten ja toiminnallisten tavoitteiden saavuttamisesta - tavoitteen seurannan kehittäminen ja toteuttaminen (seuranta-/toimintaraportti, budjettiseuranta, tulosten ja vaikuttavuuden arviointi) - hankkeen kirjanpidon järjestäminen yhdessä taloudesta vastaavan kanssa siten, että hankkeen kustannukset ohjautuvat kirjanpitoon hankkeelle annetun projektinumeron mukaan - vastuu hankkeen kirjaamisesta kaupungin Severa PSA -hankkeenhallintaan ja asianomaisten tietojen päivittämisestä (kts. hankekansio) - ohjausryhmän kokousten valmistelu ja pöytäkirjan pito - toimeksiantosopimusten ja kilpailuttamisasiakirjojen valmistelu ja toteuttaminen (ulkopuoliset konsultit, asiantuntijat, urakat) - raportointivastuu ohjausryhmälle, toimijalle ja EU- ja kansalliselle rahoittajalle tämän hankekohtaisten ohjeiden ja ehtojen mukaisesti - raportointivastuu kaupungin kehittämisyksikölle (EU- ja elinkeinotyöryhmälle), taloushallinnolle ja tarkastuslautakunnalle kaupungin toimintasäännön mukaisesti - vastuu hankkeen dokumentoinnista toimiajan ja mahdollisia muita tarkastustoimenpiteitä varten - yhteydenpito sidosryhmiin, rahoittajiin ja muihin hankkeisiin - hankkeen markkinointi ja tiedottaminen - hankeaineiston säilyttäminen sääntöjen mukaisesti Hankevastaava huolehtii riittävän hankehenkilöstön nimeämisestä tai palkkaamisesta hankkeen rahoitusehdot, sisältö ja laajuus huomioon ottaen. Lisäksi hankehenkilöstön palkkaamisessa tulee noudattaa kaupunkikonsernin rekrytointiohjeita. Hankevastaava määrittää kunkin henkilön tehtävät ja aseman hankkeessa. Hankevastaava toimii hankehenkilöstön esimiehenä. Muu hankehenkilöstö koostuu asiantuntijoista, suunnittelijoista, valvojista ja avustavista henkilöistä. Hankevastaava vastaa raportoinnin oikeellisuudesta ja oikea-aikaisuudesta. Raportoinnin tulee olla analyyttistä, mikä edellyttää, että tuloksia ja vaikuttavuutta verrataan hankesuunnitelmassa esitettyihin tavoitteisiin ja budjettiin. Hankeohje 27.9.2010, v. 1.1 13/33
2.3.5 Hankkeen henkilöstö Hankkeen rahoitussuunnitelmaa tehtäessä on selvitettävä, onko hankkeessa mahdollisuus käyttää ns. vakinaista henkilökuntaa vai onko hankkeeseen palkattava henkilöstö erikseen. Tässä on eri rakennerahastoissa erilaista käytäntöä tehtävistä riippuen. Hankehenkilöstö palkataan hankkeen kestoajaksi. Hankkeessa työskentelevien on pidettävä kokonaistyöaikakirjanpitoa (Severa PSA-projektinhallinta). Tämä koskee kaikkia hankkeissa työskenteleviä kaupungin virkojen, toimien tai työsuhteiden haltijoita, jos heidän palkkakustannuksiaan vyörytetään hankkeiden maksettavaksi. 2.4 Hanketoiminnassa huomioitavia asioita 2.4.1 Hankekansio Lappeenrannan kaupunkikonsernin hallinnoiman hankkeen hankekansiossa säilytetään: - kaupungin päätös hankkeeseen osallistumisesta sekä rahoituspäätökset, työllistämis-, käyttö- ja investointimäärärahojen osuuksineen - rahoitushakemus liitteineen - hankesuunnitelma aikatauluineen - yhteistyöosapuolten osallistumissitoumukset (aiesopimus) - yhteistyöosapuolten sopimukset (hankesopimus) - rahoituspäätökset ohjeineen ja ehtoineen - organisaatiokaavio, josta ilmenee hankkeen henkilöt, tehtäväkuvat ja laskujen hyväksyjät - hankkeen etenemisen seuranta-asiakirjat - ohjausryhmän, työmaakokousten jne. pöytäkirjat liitteineen, taloudellinen loppuselvitys - rahoittajalle toimitetut maksatustilitykset ja maksatustilityksen liitteet taustalaskelmineen - hankkeen hankinnoista, alihankinnoista ja konsultoinnista jne. tehdyt tarjoukset, kilpailutukset ja niiden perusteella tehdyt sopimukset - työllisyysvaikutusten arviot, alussa, päättyessä, 2 ja 5 vuoden kuluttua - hankkeessa toteutetun omaisuuden omistukseen liittyvistä rajoituksista hankkeen määräämän rajoituskauden aikana - kirjeenvaihto - tarkastuslausunnot Kirjanpidon tuloslaskelmat, pääkirja-ajot, kopiot maksuliikenteen tiliotteista ja alkuperäinen tositemateriaali säilytetään omassa hankkeen kirjanpitokansiossaan hankkeen toteuttaneella toimialalla tai tulosyksikössä. Hankkeissa, joissa kaupunkikonserni on osarahoittajana, tehdään myös hankekansio, johon tallennetaan: - päätös kaupungin osallistumisesta hankkeeseen sekä rahoituksen osoittamisesta - hankkeen ja hallinnoijaorganisaation kuvaus - hankkeesta vastaavan ja ohjausryhmän tiedot - ohjausryhmän pöytäkirjat - hallinnoijan kanssa käyty kirjeenvaihto, saadut selvitykset ja raportit - kaupungin rahoitusosuuden maksatuksen seuranta - tarkastuslausunnot Hankeohje 27.9.2010, v. 1.1 14/33
Hankekansion tulee löytyä toteuttavan yksikön yleiseltä palvelimelta, niin että dokumentteihin on pääsy myös yksikön johdolla. Lisäksi hankkeen tärkeimmät dokumentit ja hankkeen ajantasainen toimintasuunnitelma tulee löytyä Severa PSA-järjestelmästä. Jos säilytettäviä asiakirjoja on vain sähköisessä muodossa, on varmistettava niihin pääsy ja tarkastettavuus aina asiakirjojen säilyttämistä määräävien ehtojen mukaisesti. 2.4.2 Kilpailuttaminen Kaikessa hanketoiminnassa tulee noudattaa kaupungin hankintasäännön mukaista ja hankintalainsäädännön mukaista kilpailuttamiskäytäntöä. Näiden pääperiaatteena on hankintojen, palveluiden ja työsuoritusten tehokas ja avoin kilpailuttaminen sekä tarjoajien ja toimittajien tasapuolinen ja syrjimätön kohtelu. Hankinta- ja tarjouspyynnöistä on tiedotettava riittävän laajasti (HILMA) ja rajoitetussa tarjouskilpailussa riittävän monelle. EU kynnysarvot ylittävistä hankinnoista tulee ilmoittaa EU:n laajuisesti ja ilmoitus on julkaistava EU tasolla myös EU:n julkisten hankintojen seurantapalvelussa eli sähköisellä ilmoituskanavalla (TED-tietokanta). Hankinta- ja/tai urakkapäätös on tehtävä tarjouspyynnössä esitettyjen, ennalta asetettujen laatu, hinta yms. perusteiden mukaan. Saaduista tarjouksista on valittava joko halvin tai kokonaistaloudellisesti edullisin. Kaupungin omaan työvoiman käyttö ilman kilpailua on perusteltava osatehtävän vähäisyydellä tai kokonaistaloudellisuudella. Hankkeiden rahoitusehdot sisältävät tarkkoja ohjeita kilpailuttamisesta ja kaikki hankinnat onkin hyvä kilpailuttaa. Alle 2 000 euron hankinnat ovat ns. pienhankintoja, jolloin riittää kevyempi kilpailuttamismenettely ja kirjalliset tarjoukset voidaan pyytää esim. puhelimitse tai sähköpostilla. Yli 2 000 euron hankinnoissa järjestetään tarjouskilpailu tukikelpoisuusohjeen mukaisesti. Sekä hintavertailuista että kilpailuttamisesta tulee tehdä selkeät dokumentit ja kaikki aineisto on säilytettävä. Kilpailutussäännösten noudattamista edellytetään myös osatoteuttajilta. Laki tilaajan selvitysvelvollisuudesta ja vastuusta ulkopuolista työvoimaa käytettäessä (1233/06) velvoittaa työn tilaajan selvittämään, että hänen sopimuskumppaninsa on hoitanut lainmukaiset velvoitteensa. Tilaajavastuulain velvoitteet tulee huomioida kaikissa hankinnoissa, joiden arvo ilman arvonlisäveroa on 7 500 euroa tai yli. Tarkemmat ohjeet: - Intranet > Yleinen > Ohjeet > Hankintaohjeet - Etelä-Karjalan hankintapalveluiden extranet 2.4.3 Severa PSA -projektinhallinta Hankkeen seurantaa ja valvontaa varten Lappeenrannan kaupunkikonsernilla on käytössä Severa PSA - projektinhallinta -järjestelmä. Järjestelmä sisältää ajan tasalla olevan tiedon kaikista Lappeenrantakonsernin hallinnoimista yli 30 000 euron hankkeista. Hanketietojen päivittämisestä vastaa kunkin hankkeen hankevastaava. PSA -projektinhallintaan kuuluu myös oma osuus niille ulkopuolisten hallinnoimille hankkeille, joissa Lappeenrannan kaupunki on osarahoittajana. Kaupungin hankevastaava tai sovittaessa partneri- ja osatoimijat päivittävät tiedot osarahoitushankkeistaan järjestelmään. Hankeohje 27.9.2010, v. 1.1 15/33
2.4.4 Hankkeen valvonta ja arviointi Kaupungin sisäinen tarkastus ja tilintarkastajat (yhtiöissä kunkin oma tilintarkastus) valvoo hankkeiden toimintaa ja taloutta. Tämän lisäksi EU:n tai kansallisen rahoittajien tarkastajilla sekä Euroopan yhteisöjen tilintarkastustuomioistuimen tarkastajilla sekä komission tilintarkastuspääosastolla ja petosten tarkastuspääosastolla on oikeus suorittaa tarkastustoimenpiteitä hankkeen toiminnasta ja varainkäytöstä. Ohjelmien evaluoinnin toimeksi saaneet evaluaattorit voivat myös suorittaa ennakko- ja väliarviointeja hankkeen toteutumiskaudella tai jälkiarviointeja aina 3-5 vuotta ohjelman päättymisen jälkeen. 2.4.5 Hankeaineiston säilytys Hankeaineiston säilytysajat saattavat vaihdella ohjelma- ja tukikohtaisesti. Rakennerahastojen koordinaatioasetuksen mukaan EU-hankkeen kaikki aineisto on säilytettävä 5 vuotta komission ko. ohjelmaan Suomelle maksamasta viimeisestä maksuerästä lukien komission tarkastuksia varten. Esim. tavoite 2 ohjelma 2007 2013 päättyy 31.12.2013, viimeinen maksuerä hankkeelle on mahdollista maksaa 31.12.2015, mutta viimeinen maksuerä Suomelle saattaa tulla vasta syksyllä 2017, jolloin materiaali, päättyneen hankkeen asiakirjat ja tositteet, on säilytettävä ainakin 31.12.2022 saakka. Hankevastaava huolehtii siitä, että kaupungin ja hankkeen rahoittajan ohjeita ja vaatimuksia noudatetaan. 2.5 Hankkeen talous Hankkeiden suunnittelu ja toteutus ovat sidoksissa kaupungin normaaliin päätöksentekojärjestelmään. Hankkeen tulee liittyä kunnan toimialaan, päämääriin ja strategioihin. Luottamushenkilöhallinto päättää, missä kaikessa kaupunki on mukana hyväksyessään kaupungin elinkeino-, kansainvälistymis- ja osaamisstrategiat, erilliset hanke-esitykset ja päättäessään vuotuisen talousarvion. 2.5.1 EU- ja elinkeinopoliittinen määräraha ja hankkeen muu rahoitus Lappeenrannan kaupunki varaa talousarviossaan EU- ja elinkeinopoliittisen määrärahan kaupunginhallituksen käyttöön. Määrärahaa hallinnoi EU- ja elinkeinotyöryhmä ja kehittämisyksikkö. Määrärahan käyttösuunnitelman vahvistaa kaupunginhallitus, joka päättäessään hankkeen hakemisesta varaa määrärahasta hankkeen tarvitseman vuotuisen omarahoituksen osuuden. Vuotuisesta määrärahasta 2/3 tulee käyttää investointihankkeisiin. Myös toimiala/toimija voi osarahoittaa hankkeita omasta käyttö- tai investointiosastaan. Hankkeen rahoitukseen osallistuvat ulkopuoliset tulot kirjataan hankkeelle ja käytetään hankkeen kokonaisrahoitukseen. Hankkeesta tehtävän päätöksen tulee sisältää kannanotto siitä toteutetaanko hanke omin varoin, jollei hankerahoitusta saada haetun suuruisena tai lainkaan. Investointihanke Kun hanke on luonteeltaan investointihanke (aktivoitavat hankintamenot yli 5 v), käsitellään se talousarvion investointiosassa. Useamman vuoden aikana toteutettava hanke jaetaan eri vuosille. Investointiosassa esitetään hankkeen kokonaiskustannusarvio sekä tarvittava määräraha talousarviovuonna ja suunnitelmavuo- Hankeohje 27.9.2010, v. 1.1 16/33
sina. Lisäksi esitetään hankkeeseen jo käytetyt määrärahat, jos se on keskeneräinen. Tuloarviona esitetään hankkeen investointimenoihin saatavat rahoitusosuudet ja siihen kuuluvat yksityiset maksusuoritukset. Käyttötaloushanke Käyttötaloushankkeena (koulutus, avustus, jne.) käsiteltävän hankkeen toteuttamiseksi tarvittava määräraha irrotetaan EU- ja elinkeinopoliittisesta määrärahasta kyseessä olevan toimialan käyttötalousarvion katteeksi hankkeen tosiasiallisen käytön mukaan, jollei toimiala ole varannut siihen rahoitusta. Hankekustannukset ja rahoitustuotot sisällytetään myös toimialojen ja tulosyksiköiden käyttösuunnitelmiin. 2.5.2 Hankekirjanpito ja projektinumero Hankkeen kirjanpito on järjestettävä siten, että kirjanpidosta voidaan tarvittaessa tulostaa pääkirjatuloste vientiselitteineen tai muu kirjanpidollinen ote ja tuloslaskelma maksatustilityksen liitteeksi sekä hankkeen seurannan tarpeisiin. Kirjanpitojärjestelmästä tulee saada tarvittaessa tulostettua yhteenveto kaikista EUrahoitusta saavista hankkeista. EU-hankkeille voidaan joko varata oma numerosarja tai ottaa käyttöön lisätunniste (toimintonumero) osoittamaan, että kyseessä on EU-hanke. Jokaiselle hankkeelle tulee avata oman projektinumero, jota käytetään menoja ja tuloja kirjattaessa. Projektinumero on varattava käyttöön jo ennen kun hankkeelle on syntynyt tukikelpoisia kustannuksia. Jos useampivuotinen hanke (yleensä enintään 3 vuotta) on jaettu eri vaiheisiin tai rahoituskohteisiin, joiden kustannukset halutaan eritellä kirjanpidossa, tarvitaan kirjaustunnisteesta sopiva osa, esim. aluekoodi tähän tarkoitukseen. Useampivuotinen hanke ei kuitenkaan voi jatkua ohjelman rahoituskaudelta toiselle. Jos hankkeeseen liittyy paljon kuluja, jotka eivät ole tukikelpoisia, voidaan tukikelpoisuutta osoittamaan ottaa lisätunniste. Aiheuttamisperiaatteen mukaan EU-hankkeelle kirjataan kaikki sen aiheuttamat kulut ja silti saadaan eriteltyä tukikelpoiset kulut maksatustilityksen laadintaa varten. Tuen myöntäjälle laadittavista menoselvityksistä poistetaan ei-tukikelpoiset menot. Tukikelpoisuusmerkintää koodattaessa on otettava huomioon myös tukipäätöksessä todettu menojen tukikelpoisuusaika. Tilinpäätösvaiheessa hankkeen menot ja tulot on jaksotettava oikealle tilikaudelle. 2.5.3 Tukikelpoiset kustannukset Tukikelpoisten, hyväksyttävien kustannusten tulee olla - hankkeelle välttämättömiä - vain hankkeen toteutusajalta - tosiasiallisesti maksettuja (hankkeen hallinnoijan tai yhteistyökumppanin jo maksamat ja kirjanpitoon maksetuksi kirjatut) - rahoituspäätöksessä hyväksyttyjä kululajeja - luotettavilla kirjanpitodokumenteilla todennettuja Kustannuksilla tulee olla suora yhteys hankkeeseen; ilman niitä hanketta ei voida toteuttaa. Ne ovat siis hankkeen kannalta välttämättömiä. Mikäli kustannus aiheutuu ilman hankettakin, se ei voi olla tukikelpoinen. Hankkeelle välttämättömät kustannukset ovat niitä hankkeen toteuttajalle ja yhteistyökumppaneille muodostuneita lisäkustannuksia, joita hankkeen toimenpiteet aiheuttavat. Hankeohje 27.9.2010, v. 1.1 17/33
Hyväksyttäviä kustannuksia voi muodostua vain niihin kululajeihin, jotka rahoituspäätöksessä on hyväksytty. Jos päätöksessä ja siihen liittyvässä hyväksytyssä hankesuunnitelmassa ei ole esim. vuokrakuluja, ei hankkeelle voi maksaa toimitilojen kustannuksia. Jos hankkeelle aiheutuu muita kuin päätöksessä hyväksyttyjä kustannuksia, voidaan menetellä kahdella tavalla: joko haetaan rahoittajalta muutosta kustannusarvioon tai todetaan, että kustannukset ovat kyllä hankkeen aiheuttamia, mutta eivät tukikelpoisia eikä niitä näin ollen esitetä maksatushakemuksessa hyväksyttäviksi kustannuksiksi. Jälkimmäisessä tapauksessa ne jäävät toteuttajaorganisaation maksettaviksi. 2.5.4 Muut yhteisöt mm. kaupunkikonsernin jäsenet tai muut yhteisöt osatoteuttajina Mikäli hankkeeseen osallistuu muita osapuolia osatoteuttajina (konsernin jäsen) ja kilpailuttamista ei tehdä, vaan hankehakemuksessa on mainittu nämä toimijat hankkeen partnereina tai osatoteuttajina, täytyy niiden toteuttaa todellisten, katteettomien kustannusten kirjaamisperiaatetta. Tällaisella toimijalla tulee olla oma hankekirjanpitonsa, josta saadaan pääkirjanote. Hankkeen kustannuksiksi kirjataan vain ja ainoastaan todelliset kustannukset, jotka perustuvat alkuperäisiin tositteisiin. Toimija tekee kaupungille alimaksatushakemuksen liitteenään pääkirjanote tositejäljennöksineen. Tärkeää on, että hankekirjanpidon vaatimus sen toteuttajan osalta ymmärretään jo hankkeen alkaessa, jotta kustannukset saadaan helposti kirjattua omalle hanketilille. 2.5.5 Luontaissuoritus omarahoitusosuutena Yksityisen sektorin luovuttama luontoissuoritus voidaan laskea tietyissä hanketyypeissä osaksi yksityistä omarahoitusta. Luontoissuoritus on kyseessä silloin, kun ulkopuolinen organisaatio luovuttaa hankkeen käyttöön vapaaehtoistyöpanoksena, raaka-aineina tai maan, kiinteistön ja pitkäaikaishyödykkeiden hankintana ilman korvausta. Edellytyksenä on, että luontoissuoritus on hyväksytty rahoittajan toimesta ennakolta hankesuunnitelman rahoituksen osaksi. Talkootyöksi hyväksytään vain sellainen työ, josta jouduttaisiin muiden tekemänä maksamaan. Talkootyötä seurataan tuntikirjanpidolla. 2.5.6 Arvonlisävero Arvonlisävero on tukikelpoinen ainoastaan silloin, kun tuensaaja on tosiasiallisesti lopullisesti vastannut sen kustannuksista. Kuntien itse toteuttamissa hankkeessa arvonlisävero jää lopulliseksi kustannukseksi ja on tukikelpoinen meno (sisäasiainministeriön lausunto 16.5.2002). Muiden toteuttajien suositellaan hakemaan verottajan lausunto hankkeen arvonlisäveron käsittelystä. Edellä olevan mukaan vähennysjärjestelmän arvonlisävero ei ole tukikelpoista. 2.6 Arkistointi 2.6.1 EU -hankkeen tositteiden arkistointi Hankeohje 27.9.2010, v. 1.1 18/33
Kirjanpitolaki määrittelee, että kirjanpidon tositteet säilytetään vähintään 6 vuotta. Lappeenrannan kaupungissa tositteiden säilytysaika on tällä hetkellä 6 vuotta. EU vaatii, että kaikki rakennerahastokauden 2000 2006 EU-hankkeita koskevien alkuperäisten tositteiden säilytysaika on kolme vuotta siitä, kun Suomelle on lähetetty viimeinen maksatus. Tästä johtuen rakennerahastokauden 2000 2006 EU-tositteet säilytetään vuoden 2013 loppuun. EU vaatii, että kaikki rakennerahastokauden 2007 2013 EU-hankkeita koskevien alkuperäisten tositteiden säilytysaika on vuoteen 2022. Koska joidenkin tositteiden osalta säilytysaika on jopa 15 vuotta, on päätetty seuraavanlaisesta toimintatavasta EU-tositteiden osalta. Hankkeita koskevat alkuperäiset tositteet säilytetään hankekansiossa siellä tulosyksikössä, jossa hanketta hallinnoidaan. Poikkeuksena tästä ovat sähköiset ostolaskut, joista kansiossa on paperikopiot. Tässä ohjeessa on kerrottu kuinka erilaisia tositteita käsitellään. Tositteiden säilyttäminen on hankevastaavan vastuulla. Säännöllisin väliajoin hankkeesta tulostetaan pääkirja, jonka avulla tarkastetaan, että kaikki tositteet ovat kansiossa. Pääkirjasta merkitään tositenumerot alkuperäisiin, kansiossa oleviin tositteisiin. Kun hanke päättyy, hankevastaava on vastuussa, että alkuperäiset tositteet ovat tämänkin jälkeen löydettävissä. Näin ollen mahdollisia tarkastuksia varten tositteita ei tarvitse keräillä eri arkistoista. Tilintarkastajat suorittavat EUhankkeen päätyttyä lopputarkastuksen, jos rahoittaja niin vaatii tai rahoituspäätöksessä niin mainitaan. Viimeistään tässä vaiheessa tulee kontrolloitua, että kaikki alkuperäiset tositteet löytyvät samasta kansiosta. OSTORESKONTRAT Lappeenrannan kaupunki kierrättää ostolaskut sähköisesti. Lisäksi kaupungilla on valmius verkkolaskujen vastaanottoon. Sähköinen lasku on virallinen alkuperäinen tosite. Suomessa kansalliset säännökset sallivat alkuperäisten tositteiden säilyttämisen sähköisessä muodossa. Myös EU-komissiolta on tullut päätös 27.12.2002, jonka mukaan asiakirjat voidaan säilyttää yleisesti hyväksyttäviä tietojärjestelmiä käyttäen (CDrom, atk-järjestelmät), jotka täyttävät hyväksytyt turvastandardit. Ostolaskut saapuvat toimittajilta suoraan skannauspisteeseen, jossa ne skannataan sähköiseen muotoon tai vaihtoehtoisesti tulevat jo suoraan verkkolaskuina. Tämän vuoksi ostolaskuista ei enää saa alkuperäistä paperilaskua. Hankkeesta/hankemapista vastaava henkilö tulostaa hankemappiin paperikopion (laskun lisäksi myös kohdasta, joissa näkyy laskun tiliöinti sekä kiertoloki, josta näkyy laskun tarkastus- ja hyväksymismerkinnät) siinä vaiheessa, kun lasku tulee hänelle sähköisesti tarkastus/hyväksymiskierrokselle. Kopioon voi laittaa maininnan, että alkuperäinen lasku on sähköisessä muodossa. Pääkirjatulosteesta merkitään laskuun jälkikäteen tositenumero. Jokaiselle laskun käsittelijälle jää lasku myös oman Basware Thin Client - ohjelman arkistoon. Alkuperäisten, sähköisessä muodossa olevien ostolaskujen katseluun on mm. taloushallinnossa käytössä Monitor ohjelma, jota esim. tilintarkastajat voivat käyttää tarkastuksen yhteydessä. KIRJANPIDON TOSITTEET Alkuperäinen tosite tiliöidään, otetaan vastaanotto- ja hyväksymismerkinnät. Tämän jälkeen tositteesta otetaan kopio. Kopioon kirjoitetaan seuraava teksti: EU-tosite. Alkuperäinen tosite sijaitsee; Alkuperäisen tositteen sijaintipaikka. Tositteen käsittelijän allekirjoitus Vaihtoehtoisesti Etelä-Karjalan hankintapalveluiden kautta on mahdollista tilata leimasimia, joissa on oheinen teksti valmiina. Leimasimen väri on violetti. Yhdenmukaisen leimasimen käyttö on suositeltavaa. Hankeohje 27.9.2010, v. 1.1 19/33
Kopio lähetetään taloushallinnon laskentayksikköön kirjattavaksi ja säilytettäväksi. Alkuperäinen tosite säilytetään hankekansiossa tulosyksikössä, jossa hanketta hallinnoidaan. PANKKITOSITTEET Pankkitapahtumista tulosyksiköt pyytävät tositteet taloushallinnosta/maksuliikenneyksiköstä. Maksuliikenneyksikköön tulee aina etukäteen lähettää tiedoksi tiliöintikohta + kopio maksatushakemuksesta, jonka mukaan saapuneet hankerahat kirjataan toimialoille tuloksi. KUUKAUSIPALKAT Palkkatositteiden osalta pääkirjan liitteeksi pyydetään oman yksikön palkanlaskennasta (esim. Saita) palkkaluettelo henkilöistä, joille on maksettu palkkaa hankkeesta. Henkilötilierittelyttelyn ja projektinumeron avulla palkanlaskijat pystyvät löytämään palkkaluettelot henkilöittäin. Henkilötilierittelyt säilytetään 2 vuotta, joten pyytäkää palkkaluettelo tämän ajan kuluessa. TUNTIPALKAT Tuntipalkat kirjataan tulosyksiköstä tulleen työajankäyttöilmoituksen perusteella. Henkilötilierittelyttelyn ja projektinumeron avulla palkanlaskijat pystyvät löytämään palkkaluettelot henkilöittäin. Henkilötilierittelyt säilytetään 2 vuotta, joten pyytäkää palkkaluettelo tämän ajan kuluessa. Palkkaluettelo pyydetään oman yksikön palkanlaskennasta (esim. Saita). Myös työajankäyttöilmoitukset tulee säilyttää. VARASTO Varasto-otoista asiakas saa laskutusluettelon. Huom! Kaikkiin laskuluetteloihin tulee ottaa esimiehen hyväksymismerkintä. Kaikkiin laskuihin jotka tulevat asiakkaalle (varasto, konekeskus, teke) ja kirjanpitoon vain linjasiirtona, pitää ottaa hyväksymismerkintä ja säilyttää hankemapissa. 2.6.2 Muiden EU-asiakirjojen arkistointi Kun EU-projekteissa syntyy myös muita asiakirjoja kuin tositteita, niin ko. prosessia varten on laadittu asiakirjahallinnan suunnitelmaan oma tehtävänsä. Se löytyy kunkin viraston omasta suunnitelmasta. Siinä on määritelty asiakirjojen säilytysajat. Erityisesti on kiinnitettävä huomiota pysyvästi säilytettäviin asiakirjoihin. 2.7 Tiedottamien ja viestintä Tiedottamisessa noudatetaan sekä kaupunginhallituksessa 27.9.2010 hyväksyttyä kaupunkikonsernin viestintäohjetta että hankkeen rahoitusehdoissa mainittuja viestintäohjeita. Se on ladattavissa kaupungin intranetistä, osoitteesta: Dokumentit > Yleinen > Ohjeet Hankesuunnitelmassa määritetään hankkeen markkinoinnin ja tiedottamisen tavoitteet, välineet ja sekä sisäiset että ulkoiset kohderyhmät. EU-rahoitukseen kytkeytyy rahoituksen tiedottamisvelvollisuus ja tarkat ohjeet siitä, millaisin visuaalisin aspektein ja tunnuksin hankkeen kohde tulee varustaa. Samoin asiakirjoissa ja julkaisuissa on tarpeen käyttää myös rahoittajan tunnuksia. Käynnissä olevista hankkeista ylläpidetään listaa kaupungin internet -sivuilla, osoitteessa: www.lappeenranta.fi -> Kaupunki-info > Hanketoiminta. Listaan päivitetään hankkeen perustiedot seuraavasti: - Hankkeen nimi - Virallinen hankekoodi - Hankevastaava / yhteyshenkilö - Hankkeen kotisivut (jos olemassa) Hankeohje 27.9.2010, v. 1.1 20/33
- Hankkeen lyhyt kuvaus - Kaupungin rooli - Rahoitustiedot (kustannusarvio, tukiosuus, rahoitusohjelma, kaupungin osuus) - Tulokset (kun hanke on päättynyt) Rakennerahastohankkeiden viestintäohjeet: www.rakennerahastot.fi 2.8 Hankkeen lopettaminen Hankkeelle on EU- ja kansallisissa rahoituspäätöksissä määrätty kestoaika, josta poikkeaminen tapahtuu vain rahoittajan päätöksellä. Hankkeen päättyessä hankevastaava tekee loppuraportin ohjausryhmälle, toimijoille, kehittämisyksikölle ja rahoittajalle, tämän vaatimusten ja ehtojen mukaan ennen kuin siirtyy pois hankkeesta. Hankeorganisaatio puretaan, kirjanpitoon ilmoitetaan projektinumeron sulkemisesta ja vapauttamisesta. Rahoittajan hyväksymä loppuraportti on usein tuen viimeisen maksuerän ehtona. Hankekansio tallennetaan kaupungin yleiselle palvelimelle ja soveltuvin osin myös sähköisenä Severa PSA projektinhallintajärjestelmään. Kirjanpitomateriaali tallennetaan toimijalla liitteenä olevan arkistointiohjeen mukaisesti mahdollisia kaupungin sisäisen tarkastuksen, kansallisten tukien tai EU:n eri pääosastojen tai tilintarkastustuomioistuimen tarkastajia tai ohjelmien evaluaattoreiden jälkitarkastuksia varten. 2.9 Hankekoulutus Lappeenrannan kaupunki järjestää kaksi kertaa vuodessa hankekoulutusta, joka on tarkoitettu uusille hanketoimijoille. Koulutuksessa käsitellään tämän projektiohjeen soveltamista. Lisäksi järjestetään tarpeen mukaan teemoitettua koulutusta mm. alv-asioista, kilpailuttamisesta ja hankinnoista, projektien johtamisesta yms. Hankeohje 27.9.2010, v. 1.1 21/33