HALLITUS Aihe Aika Paikka HALLITUKSEN KOKOUS nro 4/2011 Keskiviikko 15.6.2011 kello 9.15 Hallituksen kokoushuone HR 144 Kokouksen alussa on rehtorin katsaus. Asialistat Hallintojohtajaa A 6 Kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus A 7 Oulun yliopiston johtosäännön muuttamine en ja erillisiää laitoksia koskevat muutokset A 8 Oulun yliopiston riskienhallintapolitiikan hyväksyminenn Talousjohtaja B 6 Oulun yliopiston toiminta- ja talousraportti, alkuvuosi 2011 Rehtori C 3 Neliportaisen tutkijanurajärjestelmän periaatteet ja vakinaistamispolun (tenure track) käyttöönottaminen Oulun yliopistossa Koulutusrehtori D 2 Koulutuksen johtosääntö D 3 Koulutuksen erillistenn yksiköiden ja opiskelijapalveluiden organisointi
HALLITUS PÖYTÄKIRJA A 6/2011 Kokous n:o 4, 15.6.2011 kello 9.15 Hannu Pietilä, 553 4080 Jäsenet Läsnä lisäksi Hans Söderlund, tutkimusprofessori Pekka Erkkilä, Executive Vice President Lea Kauppi, pääjohtaja Leena Mörttinen, johtaja Erkki Ormala, Vice President Sanna Järvelä, professori Markku Mäkivuoti, hallintopäällikkö Markku Savolainen, professori Milja Seppälä, fil. yo. Raija Ukkola, ylivirastomestari Lauri Lajunen, rehtori Taina Pihlajaniemi, tutkimusrehtori Olli Silvén, koulutusrehtori Hannu Pietilä, hallintojohtaja Sami Klemola, talousjohtaja 1 Kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus Oulun yliopiston johtosäännön mukaan hallintoelin on päätösvaltainen kun puheenjohtaja mukaan luettuna vähintään puolet jäsenistä on läsnä. Kutsu monijäsenisen hallintoelimen kokoukseen on lähetettävä viimeistään kolme arkipäivää ennen kokousta, ellei hallitus ole toisin päättänyt. Hallitus päätti kokouksessaan 17.8.2009, että kokouskutsu lähetetään sähköisesti. Kutsu kokoukseen on lähetetty 10.6.2011. Päätösesitys: Päätös: Hallitus toteaa kokouksen laillisesti kokoonkutsutuksi ja päätösvaltaiseksi. Todettiin. Hallituksen puheenjohtaja Tutkimusprofessori Hans Söderlund Hallintojohtaja Hannu Pietilä
HALLITUS PÖYTÄKIRJA A 7/2011 Kokous n:o 4, 15.6.2011 kello 9.15 Hannu Pietilä, 553 4080 Jäsenet Läsnä lisäksi Hans Söderlund, tutkimusprofessori Pekka Erkkilä, Executive Vice President Lea Kauppi, pääjohtaja Leena Mörttinen, johtaja Erkki Ormala, Vice President Sanna Järvelä, professori Markku Mäkivuoti, hallintopäällikkö Markku Savolainen, professori Milja Seppälä, fil. yo. Raija Ukkola, ylivirastomestari Lauri Lajunen, rehtori Taina Pihlajaniemi, tutkimusrehtori Olli Silvén, koulutusrehtori Hannu Pietilä, hallintojohtaja Sami Klemola, talousjohtaja 2 Oulun yliopiston johtosäännön muuttaminen ja erillisiä laitoksia koskevat muutokset Oulun yliopiston hallitus on hyväksynyt Oulun yliopiston johtosäännön 14.8.2009. Johtosääntö perustui uuden yliopistolain voimaantuloon ja sen hetkisiin rakenteisiin ja prosesseihin. Tämän jälkeen yliopiston johtamisjärjestelmää, rakenteita ja prosesseja on kehitetty edelleen. Yhtenä keskeisenä kehittämiskohteena ovat olleet koulutuksen prosessien ja siihen liittyvien tukipalveluiden kehittäminen. Tässä kokouksessa on tarkoitus vahvistaa uusi koulutuksen johtosääntö ja yhteisten opetus- ja koulutuspalveluiden sekä koulutuksen erillisten yksiköiden organisointi. Mikäli muutokset hyväksytään, edellyttää se myös Oulun yliopiston johtosäännön muuttamista. Erillisistä laitoksista lakkaa kielikeskus sekä koulutus- ja tutkimuspalvelut (KOTU) niiden yhdistyessä täydentävien opintojen keskukseksi (TOK). Koulutusprosessia koskevat määräykset on tarkoitus keskittää koulutuksen johtosääntöön ja poistaa ne yliopiston johtosäännöstä lukuun ottamatta keskeisiä rakenteellisia asioita. Uutena kohtana johtosääntöön on lisätty tutkijakoulua (UniOGS) koskevat määräykset. Liitteenä esitys Oulun yliopiston johtosäännön muutoksiksi (liite HA 7/2011). Liitteeseen on otettu vain ne yliopiston johtosäännön kohdat, jotka liittyvät muutokseen. Muutokset on merkitty vahvennuksella.
Johtosääntöön liittyvät - ja kohtanumeroinnit muutetaan muutoksia vastaavasti hallituksen päätöksen jälkeen. Päätösesitys: 1. Hallitus päättää yhdistää kielikeskuksen sekä koulutus- ja tutkimuspalvelut uudeksi täydentävien opintojen keskukseksi (TOK). Henkilöstön siirrot suoritetaan erikseen asiaa koskevan työryhmän raportin linjausten mukaisesti. 2. Hallitus hyväksyy Oulun yliopiston johtosäännön muutokset liitteen HA 7/2011 mukaisesti. Muutokset tulevat voimaan 1.8.2011 lukien. Ennen tätä ajankohtaa voidaan ryhtyä valmisteleviin toimenpiteisiin muutoksen toteuttamiseksi. Päätös: Hyväksyttiin esityksen mukaisesti. Otettiin muutettu johtosääntö pöytäkirjan liitteeksi hyväksytyssä muodossa (liite HA 7/2011). Hallituksen puheenjohtaja Tutkimusprofessori Hans Söderlund Hallintojohtaja Hannu Pietilä
OULUN YLIOPISTON JOHTOSÄÄNTÖ Muutettu 8 15.12.2010 (HA 17/2010) Muutettu 2, 8, 21, 23, 25 15.6.2011 (HA 7/2011) Lisätty 14a 15.6.2011 (HA 7/2011) Yleiset säännökset 1 Johtosäännön perusta Yliopiston hallitus on yliopistolain 14 :n nojalla 17. päivänä elokuuta 2009 hyväksynyt seuraavan johtosäännön, jota noudatetaan yliopiston toiminnassa sen lisäksi mitä yliopistolaissa (558/2009), sen nojalla annetussa asetuksessa ja laissa yliopistolain voimaanpanosta (559/2009) on säädetty. 2 Muut johtosäännöt Sen lisäksi mitä harjoittelukouluista on säädetty yliopistolaissa ja -asetuksessa, harjoittelukoulun asemasta, hallinnosta ja toiminnasta määrätään harjoittelukouluja koskevassa johtosäännössä. Talousasioiden hoidosta, taloussuunnittelusta ja sisäisestä valvonnasta annetaan yksityiskohtaisia määräyksiä taloussäännössä. (HA 7/2011) Opintoasiain hallinnosta, opetuksesta ja opiskelijoista annetaan tarkemmat määräykset erillisessä Oulun yliopiston koulutuksen johtosäännössä. Hallitus voi hyväksyä yliopiston noudatettavaksi muitakin johtosääntöjä. Yliopiston tehtävät ja toimintaprofiili 3 Yliopiston tehtävät Yliopiston tehtävänä on edistää vapaata tutkimusta sekä tieteellistä ja taiteellista sivistystä sekä antaa tutkimukseen perustuvaa ylintä opetusta. Tehtäviään hoitaessaan yliopisto hyödyntää monitieteisyyttä, edistää elinikäistä oppimista, toimii vuorovaikutuksessa muun yhteiskunnan kanssa sekä edistää tutkimustulosten ja taiteellisen toiminnan yhteiskunnallista vaikuttavuutta.
2 Yliopisto järjestää toimintansa siten, että tutkimuksessa, taiteellisessa toiminnassa, koulutuksessa ja opetuksessa varmistetaan korkea kansainvälinen taso eettisiä periaatteita ja hyvää tieteellistä käytäntöä noudattaen. 4 Yliopiston toimintaprofiili Yliopistoa kehitetään kansainvälisesti korkeatasoisena tiedeyliopistona yhteistyössä tutkimuslaitosten, korkeakoulujen, elinkeinoelämän ja julkisen sektorin toimijoiden kanssa. Yliopisto määrittelee yksityiskohtaisemman toimintaprofiilinsa sekä painoalansa strategiassaan. Organisaatio ja johtaminen 5 Yliopiston johtaminen Yliopistoa johdetaan yhteisesti hyväksyttyjen periaatteiden, kokonaistavoitteiden ja yliopistostrategian sekä siitä johdettujen toimenpideohjelmien mukaisesti. Kokonaisvastuu yliopiston tuloksellisuudesta on yliopiston hallituksella ja rehtorilla. Tulosyksiköt vastaavat taloudestaan ja tuloksellisuudestaan sekä siitä, että sovitut tavoitteet toteutuvat. 6 Yleinen hallinto ja toimikausien pituus Yliopiston yleistä hallintoa hoitavat hallitus, rehtori, vararehtorit, yliopistokollegio ja hallintopalvelut sekä muut erikseen asetetut toimielimet. Hallituksen toimikauden pituudesta päättää yliopistokollegio. Muiden monijäsenisten hallintoelinten samoin kuin dekaanien ja yksiköiden johtajien toimikauden pituus on neljä kalenterivuotta, ellei muuta ole määrätty. Opiskelijajäsenet valitaan kuitenkin kahdeksi kalenterivuodeksi kerrallaan. Yliopistossa on seuraavat tiedekunnat: 1) humanistinen tiedekunta 2) kasvatustieteiden tiedekunta 3) luonnontieteellinen tiedekunta 7 Tiedekuntajako
3 4) lääketieteellinen tiedekunta 5) taloustieteiden tiedekunta ja 6) teknillinen tiedekunta. Tiedekunnan perustamisesta ja lakkauttamisesta päättää yliopiston hallitus. 8 Erilliset laitokset (HA 7/2011) Yliopistossa on seuraavat tiedekuntiin kuulumattomat erilliset laitokset: 1) Kajaanin yliopistokeskus 2) kirjasto 3) koe-eläinkeskus 4) mikroskopian ja nanoteknologian keskus 5) Sodankylän geofysiikan observatorio 6) Thule-instituutti ja 7) Täydentävien opintojen keskus. Erillisten laitosten perustamisesta ja lakkauttamisesta päättää yliopiston hallitus. 9 Muut yksiköt Yliopistossa voi olla sen perustehtävien toteuttamiseksi hallituksen perustamia tieteen- ja koulutusalakohtaisia tai tieteidenvälisiä ja muita yksiköitä sekä monitieteisyyttä tukevia yhteistoimintaelimiä ja -rakenteita. Yksiköt voivat olla myös yhteisiä toisten yliopistojen sekä muiden yhteisöjen kanssa. Hallituksen kokoonpano ja tehtävät 10 Hallituksen kokoonpano Hallituksessa on 7 tai 9-14 jäsentä. Yliopistokollegio päättää hallituksen jäsenten lukumäärästä. Hallituksessa tulee olla edustettuina seuraavat yliopistoyhteisön ryhmät: 1) yliopiston professorit; 2) muu opetus- ja tutkimushenkilöstö sekä muu henkilöstö; ja 3) opiskelijat. Kustakin 2 momentissa tarkoitetusta ryhmästä voi olla jäseniä enintään puolet näistä ryhmistä valittavien jäsenten yhteenlasketusta määrästä. Yliopistokollegio päättää eri ryhmiin kuuluvien henkilöiden lukumäärästä.
4 Vähintään 40 prosenttia hallituksen jäsenistä tulee olla muita kuin 2 momentissa tarkoitettuja henkilöitä. Heidän tulee edustaa monipuolisesti yhteiskuntaelämän ja yliopiston toimialaan kuuluvien tieteiden tai taiteiden asiantuntemusta. Edellä 2 momentissa tarkoitetut hallituksen jäsenet valitsee asianomainen yliopistoyhteisön ryhmä sen mukaan kuin yliopistolaissa ja tässä johtosäännössä määrätään, ja 4 momentissa tarkoitetut jäsenet valitsee yliopistokollegio. Hallituksen jäsenenä ei voi olla yliopiston rehtori, vararehtori, tiedekunnan tai muun välittömästi hallituksen alaisuudessa olevan yksikön johtaja eikä yliopistokollegion jäsen tai varajäsen. Hallitus valitsee yhden 4 momentissa tarkoitetuista jäsenistä puheenjohtajakseen ja yhden varapuheenjohtajakseen. 11 Hallituksen tehtävät Hallituksen tehtävänä on: 1) päättää yliopiston toiminnan ja talouden keskeisistä tavoitteista, strategiasta ja ohjauksen periaatteista; 2) päättää yliopiston toiminta- ja taloussuunnitelmasta sekä talousarviosta ja laatia tilinpäätös; 3) vastata yliopiston varallisuuden hoidosta ja käytöstä, jollei hallitus ole siirtänyt toimivaltaa rehtorille; 4) huolehtia kirjanpidon ja varainhoidon valvonnan järjestämisestä; 5) hyväksyä yliopiston toiminnan kannalta merkittävät tai periaatteelliset sopimukset ja antaa lausunnot yliopistoa koskevissa periaatteellisesti tärkeissä asioissa; 6) hyväksyä yliopistolain 48 :n mukainen opetusministeriön kanssa tehtävä sopimus yliopiston puolesta; 7) valita rehtori sekä erottaa rehtori, jos siihen on tehtävän luonne huomioon ottaen hyväksyttävä ja perusteltu syy; 8) hyväksyä johtosäännöt ja muut vastaavat yleistä järjestäytymistä koskevat määräykset sekä päättää yliopiston toimintarakenteesta; 9) tehdä opetusministeriölle ehdotus yliopiston koulutusvastuun muuttamisesta; 10) päättää yliopistoon valittavien opiskelijoiden määrästä; sekä 11) päättää yliopiston osakkuudesta osakeyhtiössä ja muissa yhteisöissä, jollei hallitus ole siirtänyt toimivaltaa rehtorille Hallituksen tehtävänä on lisäksi valita suoraan rehtorin alaisuudessa toimiva johtava henkilöstö, jollei se ole siirtänyt tehtävää muulle yliopiston toimielimelle.
5 Rehtori ja vararehtorit 12 Rehtori, tutkimusrehtori ja koulutusrehtori Yliopistossa on rehtori ja enintään kolme vararehtoria, joista yhtä vararehtoria kutsutaan tutkimusrehtoriksi ja yhtä koulutusrehtoriksi. Hallitus valitsee vararehtorit rehtorin esityksestä sekä päättää heidän tehtävistään. Hallitus voi vapauttaa vararehtorit tehtävistään, jos siihen on tehtävän luonne huomioon ottaen hyväksyttävä ja perusteltu syy. Rehtorin ja vararehtoreiden toimikausi on viisi vuotta, josta voidaan erityisestä syystä poiketa. Heidät voidaan valita tehtäviinsä enintään kahdeksi peräkkäiseksi toimikaudeksi. Rehtori johtaa yliopiston toimintaa ja päättää niistä yliopistoa koskevista asioista. joita ei ole säädetty tai määrätty muun toimielimen tehtäväksi. Rehtori vastaa yliopiston tehtävien taloudellisesta, tehokkaasta ja tuloksellisesta hoitamisesta. Rehtorin tehtävistä on säädetty yliopistolain 17 :ssä. Rehtori asettaa johtamisen tueksi yliopiston johtoryhmän. Johtoryhmän tehtävänä on tukea rehtoria yliopiston johtamisessa ja kehittämisessä sekä strategian toimeenpanossa. Rehtori voi siirtää toimivaltaansa kuuluvan asian yliopiston muun toimielimen tai henkilön ratkaistavaksi. Rehtori on vapautettu vakinaiseen toimeensa kuuluvista tehtävistä. Vararehtorit voidaan vapauttaa vakinaiseen toimeensa kuuluvista tehtävistä. Rehtorin ollessa estynyt hänen tehtäviään hoitavat vararehtorit hallituksen päättämällä tavalla. Yliopistokollegio 13 Yliopistokollegion kokoonpano ja tehtävät Yliopistokollegioon kuuluu 20 jäsentä, joilla on henkilökohtaiset varajäsenet. Yliopistokollegion jäsenistä 8 edustaa professoreita, 6 muita opettajia, tutkijoita ja muuta henkilökuntaa sekä 6 opiskelijoita. Professoreita edustavista jäsenistä ja varajäsenistä tulee olla vähintään yksi kustakin tiedekunnasta. Yliopistokollegion tehtävänä on: 1) päättää hallituksen jäsenmäärästä sekä hallituksen ja sen jäsenten toimikauden pituudesta; 2) valita yliopistolain 15 :n 4 momentissa tarkoitetut jäsenet yliopiston hallitukseen; 3) vahvistaa yliopistolain 15 :n 2 momentissa tarkoitettujen yliopistoyhteisön ryhmien valinnat hallituksen jäseniksi;
6 4) vapauttaa hallituksen jäsenen tehtävästään hallituksen esityksen perusteella; 5) valita yliopiston tilintarkastajat; 6) vahvistaa yliopiston tilinpäätös ja toimintakertomus sekä päättää vastuuvapauden myöntämisestä hallituksen jäsenille ja rehtorille; 7) päättää vahingonkorvauskanteen nostamisesta hallituksen jäsentä, rehtoria ja tilintarkastajaa vastaan; 8) päättää hallituksen jäsenen vapauttamisesta tehtävästään yliopistolain 65 :n 3 momentin mukaisesti; sekä 9) nimetä toimikunta, jonka tehtävänä on valmistella 10 :n 4 momentissa tarkoitettujen hallituksen jäsenten valinta. Yliopistokollegio valitsee keskuudestaan puheenjohtajan ja varapuheenjohtajan. Tutkimus- ja koulutusneuvostot 14 Tutkimus- ja koulutusneuvostojen kokoonpano ja tehtävät Yliopistossa on tutkimusneuvosto ja koulutusneuvosto. Tutkimusneuvosto tukee yliopiston hallitusta ja rehtoria tieteellisen tutkimuksen edistämisessä ja tiedepoliittisen keskustelun ylläpitämisessä, tekee tutkimuspolitiikkaan liittyviä aloitteita sekä arvioi tutkimustoiminnan laatua. Koulutusneuvosto tukee yliopiston hallitusta ja rehtoria opetuksen edistämisessä, tekee koulutuspolitiikkaan liittyviä aloitteita ja aloitteita opetuksen kehittämiseksi sekä arvioi koulutuksen laatua. Rehtori nimeää neuvostoihin 6-14 jäsentä. Tutkimusneuvoston puheenjohtajana toimii tutkimusrehtori ja koulutusneuvoston puheenjohtajana koulutusrehtori. Neuvostojen jäsenten tulee edustaa alansa asiantuntemusta sekä mahdollisimman monipuolisesti yliopistossa edustettuna olevia tieteen- ja koulutusaloja. Hallitus voi päätöksellään täsmentää neuvostojen tehtäviä. Neuvostot pitävät vähintään kerran vuodessa yhteiskokouksen. Tutkijakoulu (University of Oulu Graduate School/UniOGS (HA 7/2011) 14a Yliopistossa on tutkijakoulutuksen edistämiseksi ja järjestämiseksi tutkijakoulu. Tutkijakoulun hallintoa hoitavat tutkijakoulun dekaani sekä johtoryhmä. Tutkijakoulun dekaanin nimeää rehtori tutkimusneuvostoa kuultuaan tiedekuntien dekaanien toimikautta vastaavaksi ajaksi. Johtoryhmän nimeää tutkimusrehtori. Tohtorikoulutuksen seuraamiseksi ja arvioimiseksi tutkijakoulun dekaani nimeää tohtorikoulutustoimikuntia.
7 Tutkijakoulun dekaanin tehtävistä sekä muiden tutkijakoulun toimielinten kokoonpanosta ja tehtävistä määrätään Oulun yliopiston koulutuksen johtosäännössä. (HA 7/2011) Hallintopalvelut 15 Hallintopalvelujen tehtävät Yliopistossa on perustoimintoja tukevien ja perusrakennetta ylläpitävien keskitettyjen toimintojen hoitamiseksi hallintopalvelut. Hallintopalvelujen tehtävänä on hoitaa mahdollisimman tuloksellisesti ja taloudellisesti ne tehtävät ja palvelut, jotka viranomaistehtävinä sille kuuluvat tai on muutoin tarkoituksenmukaista järjestää yliopistossa keskitetysti. Hallintopalvelujen tehtävistä ja sisäisestä tehtäväjaosta päätetään rehtorin hyväksymässä työjärjestyksessä. 16 Hallintojohtaja Hallintopalveluja johtaa hallintojohtaja. Hallintojohtaja vastaa hallintopalvelujen tuloksellisuudesta yliopiston rehtorille. 17 Hallintojohtajan tehtävät Hallintopalveluille kuuluvat asiat ratkaisee hallintojohtaja, ellei sisäisessä työjärjestyksessä ole toisin määrätty. Hallintojohtaja voi siirtää asian hallintopalvelujen muun henkilön ratkaistavaksi. Rehtori voi yksittäistapauksessa ottaa ratkaistavakseen sellaisenkin asian, joka muutoin olisi hallintopalvelujen henkilön ratkaistava. 18 Vastuualueet Tehtäviensä hoitamiseksi hallintopalvelut jakaantuu vastuualueisiin. Vastuualueista sekä niiden johtovastuusta päättää rehtori.
8 19 Vastuualueen johtaja/päällikkö Vastuualueen johtaja/päällikkö johtaa, kehittää ja valvoo alueensa toimintaa sekä vastaa alueensa tuloksellisuudesta ja taloudesta hallintojohtajalle. Hallintojohtaja ratkaisee epäselvissä tapauksissa, mille vastuualueelle asia kuuluu. Hallintojohtajan estyneenä ollessa hänen tehtäviään hoitaa talousjohtaja, ellei tehtävien hoitamisesta toisin päätetä. Vastuualueen johtajan/päällikön estyneenä ollessa hänen tehtäviään hoitaa hallintojohtajan määräämä henkilö. 20 Hallintopalvelujen henkilökunta Hallintopalvelujen henkilökunta sijoitetaan 19 :ssä mainituille vastuualueille. Hallintopalveluissa voi olla myös vastuualueiden ulkopuolista yhteistä henkilökuntaa. Hallintojohtaja päättää henkilökunnan sijoittamisesta vastuualueille. Hallintopalveluihin kuuluu lisäksi se yliopiston henkilökunta, jonka sijoittamisesta ei toisin määrätä. Tiedekunnat 21 Tiedekuntien hallinto Tiedekuntien hallintoa hoitavat tiedekuntaneuvosto, dekaani, sekä varadekaanit. Tiedekunnassa on tutkimuksen ja koulutuksen edistämistä varten tutkimustoimikunta ja koulutustoimikunta. (HA 7/2011) 22 Tiedekuntaneuvostot Tiedekuntaneuvostoon valitaan 8-18 jäsentä ja yhtä monta varajäsentä. Mikäli dekaaniksi valitaan henkilö, jota ei ole vaaleissa valittu tiedekuntaneuvoston jäseneksi, tiedekuntaneuvoston jäsenmäärä kasvaa yhdellä. Tiedekuntaneuvostojen jäsenmäärästä ja eri ryhmiin kuuluvien henkilöiden lukumäärästä päättää hallitus.
9 Yliopistolain 15 2 momentissa mainittujen yliopistoyhteisön ryhmien tulee olla edustettuina tiedekuntaneuvostossa. Kustakin ryhmästä tulee olla jäseniä vähemmän kuin puolet hallintoelimen koko jäsenmäärästä. Tiedekuntaneuvoston muut kuin opiskelijajäsenet valitaan vaaleilla siten kuin tässä johtosäännössä määrätään. Opiskelijajäsenet valitsee ylioppilaskunta. Tiedekuntaneuvosto voi kutsua täysivaltaiseksi jäsenekseen vaaleilla valittujen jäsenten lisäksi enintään kolme yliopiston ulkopuolista jäsentä. 23 Tiedekuntaneuvostojen tehtävät (HA 7/2011) Tiedekuntaneuvoston tehtävänä on: 1) hyväksyä tiedekunnan toimenpideohjelma, joka toteuttaa yliopistostrategiaa; 2) hyväksyä toimenpideohjelmasta johdettu henkilöstösuunnitelma, joka professuurien osalta esitetään yliopiston rehtorin vahvistettavaksi; 3) hyväksyä toiminta- ja taloussuunnitelman yleiset perusteet; sekä 4) vastata tiedekunnan toiminnan laadusta. Tiedekuntaneuvosto voi siirtää tämän johtosäännön mukaan päätösvaltaansa kuuluvan asian tiedekunnan muun toimielimen tai henkilön ratkaistavaksi. 24 Dekaani Rehtori nimeää dekaanin tiedekuntaneuvostoa kuultuaan. Dekaani valmistelee tutkimus- ja koulutusdekaanien valinnan tiedekuntaneuvostoa kuultuaan. Rehtori nimeää varadekaanit dekaanin esityksestä. Rehtori voi vapauttaa dekaanin tai varadekaanin tehtävästään, jos siihen on tehtävän luonne huomioon ottaen hyväksyttävä ja perusteltu syy. 25 Dekaanin tehtävät (HA 7/2011) Dekaanin tehtävänä on: 1) johtaa tiedekunnan strategista suunnittelua sekä tiedekunnan toimintaa; 2) vastata tiedekunnan taloudesta ja toiminnan tuloksellisuudesta yliopiston rehtorille; 3) vastata tiedekunnan resursseista; 4) hyväksyä tiedekunnan ja sen eri yksiköiden toiminta- ja taloussuunnitelmat; 5) nimeää tiedekunnan tutkimus- ja koulutustoimikunnat; sekä
10 6) päättää niistä tiedekuntaa koskevista asioista, joita ei ole säädetty tai määrätty muun toimielimen tehtäväksi. Dekaani voi siirtää tämän johtosäännön mukaan päätösvaltaansa kuuluvan asian muun toimielimen tai henkilön ratkaistavaksi. 26 Tiedekunnan tutkimustoimikunta Tiedekunnan tutkimustoimikuntaa johtaa tutkimusdekaani. Tutkimustoimikunnan tehtävänä on valmistella tiedekunnan tutkimuksen toimenpideohjelma, arvioida tutkimustoiminnan laatua ja osallistua professuureja koskevan henkilöstösuunnitelman valmisteluun. Tutkimustoimikunnalle voi kuulua myös muita tiedekuntaneuvoston tai dekaanin sille delegoimia tehtäviä. 27 Tiedekunnan koulutustoimikunta Tiedekunnan koulutustoimikuntaa johtaa koulutusdekaani. Koulutustoimikunnan tehtävänä on valmistella tiedekunnan koulutuksen toimenpideohjelma ja opetussuunnitelmat sekä arvioida koulutustoiminnan laatua. Koulutustoimikunnalle voi kuulua myös muita tiedekuntaneuvoston tai dekaanin sille delegoimia tehtäviä. 28 Tiedekunnan yksiköt Tiedekunta voi koostua tutkimuksen ja opetuksen järjestämistä varten hallituksen päätöksen mukaisesti osastoista, laitoksista tai instituuteista, joita kutsutaan jäljempänä yksiköiksi. Hallitus voi antaa lisämääräyksiä yksiköiden hallinnon järjestämisestä sekä yksikköneuvostojen kokoonpanosta ja valinnasta. 29 Yksiköiden hallinto Yksiköiden hallintoa hoitaa johtaja ja enintään kaksi varajohtajaa.
11 Yksiköihin voidaan valita myös monijäsenisiä toimielimiä. Toimielinten rakenteista, tehtävistä ja vastuista päättää tiedekuntaneuvosto ottaen huomioon hallituksen mahdollisesti antamat lisämääräykset. 30 Yksikön johtaja Yksikön johtajan nimeää dekaani yksikköneuvostoa tai henkilöstöä ja opiskelijoita kuultuaan. Varajohtajan nimeää dekaani yksikön johtajan esityksestä. Dekaani voi vapauttaa yksikön johtajan tai varajohtajan tehtävästään, jos siihen on tehtävän luonne huomioon ottaen hyväksyttävä ja perusteltu syy. 31 Yksikön johtajan tehtävät Yksikön johtajan tehtävänä on, ellei tiedekuntaneuvosto ole toisin päättänyt: 1) johtaa, valvoa ja kehittää yksikön toimintaa sekä vastata yksikön toiminnan tuloksellisuudesta ja taloudesta dekaanille sekä 2) tehdä esitys yksikön toiminta- ja taloussuunnitelmaksi. Mikäli yksiköllä on yksikköneuvosto, yksikön johtajan tehtävänä on lisäksi: 3) antaa tälle toimielimelle selonteko tiedekuntaneuvoston tai dekaanin toiminta- ja taloussuunnitelmaa koskevista päätöksistä sekä toiminta- ja taloussuunnitelman toteutumisesta; sekä 4) huolehtia yksikköneuvoston asioiden valmistelusta. 5) Yksikön johtaja ratkaisee ja hoitaa lisäksi muut yksikölle kuuluvat asiat, joita ei ole erikseen säädetty tai määrätty jonkun muun toimielimen tehtäväksi. Yksikön johtaja voi siirtää tämän johtosäännön mukaan päätösvaltaansa kuuluvan asian muun toimielimen tai henkilön ratkaistavaksi. Erilliset laitokset 32 Erillisen laitoksen hallinto Erillisen laitoksen hallintoa hoitavat johtokunta ja johtaja. Laitokselle voidaan valita myös varajohtaja. Varajohtajan nimeää rehtori. Johtokunnan asettaa rehtori neljäksi kalenterivuodeksi kerrallaan.
12 Laitoksen johtajan esityksestä rehtori voi päättää, että johtokunnan sijasta laitokselle valitaan ohjausryhmä tai johtoryhmä. Rehtori voi vahvistaa johtajalle ja varajohtajalle keskinäisen tehtäväjaon. 33 Erillisen laitoksen johtokunnan tehtävät Erillisen laitoksen johtokunnan tehtävänä on: 1) kehittää ja ohjata laitoksen toimintaa, tehdä sitä koskevia esityksiä ja antaa lausuntoja; 2) arvioida laitoksen toiminnan vaikuttavuutta, tuloksellisuutta ja taloudellisuutta; 3) päättää erilliselle laitokselle myönnettyjen resurssien käytön perusteista; 4) käsitellä toiminta- ja taloussuunnitelma, henkilöstösuunnitelma sekä muut laitoksen toimintaan oleellisesti vaikuttavat suunnitelmat ja esitykset; sekä 5) antaa laitokselle tarvittaessa työjärjestys. Johtokunta voi siirtää toimivaltaansa kuuluvan asian johtajan ratkaistavaksi. 34 Erillisen laitoksen johtajan tehtävät Laitoksen johtajan tehtävänä on: 1) johtaa, valvoa ja kehittää laitoksen toimintaa sekä vastata laitoksen tuloksellisuudesta johtokunnalle ja yliopiston rehtorille; 2) tehdä esitys laitokselle toiminta- ja taloussuunnitelmaksi; 3) päättää ja vastata laitokselle myönnettyjen resurssien käyttämisestä johtokunnan tai rehtorin päättämien perusteiden mukaisesti; 4) huolehtia johtokunnassa käsiteltävien asioiden valmistelusta; sekä 5) ratkaista ja hoitaa muut laitokselle kuuluvat asiat, joita ei ole erikseen säädetty tai määrätty jonkun muun ratkaistavaksi. Laitoksen johtaja voi siirtää toimivaltaansa kuuluvan asian tai asiaryhmän johtokunnan tai laitoksen henkilön ratkaistavaksi. Tilintarkastajat 35 Yliopiston tilintarkastajat Yliopistokollegio valitsee kaksi tilintarkastajaa. Toisen tilintarkastajan tulee olla KHT-yhteisö ja toisen JHTT- tilintarkastaja. JHTT- tilintarkastajalle valitaan henkilökohtainen varamies.
13 Toimikausi päättyy ja uuden tilintarkastajan toimikausi alkaa uuden tilintarkastajan valinnasta päättävän yliopistokollegion kokouksen päättyessä, jollei uutta tilintarkastajaa valittaessa päätetä toisin. Tilintarkastajat toimittavat yliopiston tilintarkastuksen ja antavat tilintarkastuskertomuksen yliopistokollegiolle viimeistään tilivuotta seuraavan huhtikuun loppuun mennessä. Vaalit 36 Yliopiston hallintovaalit Hallituksen jäsenistä professoreita, muita opettajia, tutkijoita ja muuta henkilöstöä edustavat jäsenet sekä yliopistokollegion ja tiedekuntaneuvostojen jäsenistä professoreita, muita opettajia, tutkijoita ja muuta henkilöstöä edustavat jäsenet ja varajäsenet valitaan välittömillä ja salaisilla vaaleilla. Opiskelijajäsenet edellisiin toimielimiin valitsee ylioppilaskunta. Yliopistokollegio vahvistaa hallitukseen vaaleilla valittujen jäsenten sekä ylioppilaskunnan valitsemien jäsenten valinnat. 37 Henkilökunnan kuuluminen yliopistoon Yliopiston hallintoelinten jäseniä ja varajäseniä valittaessa henkilökuntaan kuuluviksi katsotaan: 1) yliopistoon päätoimisessa työsopimussuhteessa oleva henkilö; 2) henkilö, joka yliopiston suostumuksella päätoimisesti harjoittaa tutkimustyötä yliopistossa tai avustaa tutkimustyön tekemisessä; sekä 3) henkilö, joka on määrätty erikoislääkärikoulutusohjelman vastuuhenkilöksi. Opiskelijaksi katsotaan henkilö, jolla on oikeus suorittaa yliopistossa tutkinto ja joka on ilmoittautunut läsnä olevaksi opiskelijaksi. Opiskelijaksi ei kuitenkaan katsota henkilöä, joka 1 momentin mukaan kuuluu henkilökuntaan. 38 Monijäsenisen hallintoelimen jäsenen ja varajäsenen toimikausi Hallintoelimen jäsen tai varajäsen, joka ei enää kuulu siihen ryhmään, josta hänet on valittu, pysyy kuitenkin hallintoelimen jäsenenä tai varajäsenenä toimikautensa loppuun. Jos jäsen ei enää kuulu yliopistoon tai hänelle on myönnetty ero hallintoelimen jäsenyydestä, tulee varajäsen hänen tilalleen jäljellä olevaksi toimikaudeksi. Jos varajäsen ei enää kuulu yliopistoon tai
14 hänestä tulee hallintoelimen jäsen taikka hänelle on myönnetty ero, hallintoelin määrää uuden varajäsenen jäljellä olevaksi toimikaudeksi ellei muualla ole toisin määrätty. 39 Vaalilautakunta Rehtori asettaa vaalilautakunnan, jonka tehtävänä on huolehtia vaalien toimeenpanoon liittyvistä tehtävistä. Tarkempia määräyksiä vaaleista ja vaalilautakunnasta sekä 38 :n 2 momentissa tarkoitetun varajäsenen määräämisestä annetaan vaalijohtosäännössä. Asioiden käsittely 40 Esittelymenettely Yliopiston hallitus, yliopistokollegio, rehtori, tiedekuntaneuvosto ja dekaani tekevät päätöksensä esittelystä. Muilta osin esittelymenettelyn käyttämisestä päättää rehtori. Esittelymenettelyä ei kuitenkaan noudateta opintosuoritusta arvosteltaessa. Hankintoja koskevat päätökset tehdään esittelystä vain, jos hankinnan arvo ylittää 20 000 euroa. Hallintopalvelut voi antaa ohjeita esittelymenettelystä. 41 Hallintoelimen koollekutsuminen ja päätöksenteko Hallintoelin kokoontuu milloin puheenjohtaja tai hänen ollessaan estynyt varapuheenjohtaja katsoo sen tarpeelliseksi tai milloin vähintään kolme jäsentä sitä ilmoittamansa asian käsittelyä varten kirjallisesti pyytää. Hallintoelin on päätösvaltainen, kun puheenjohtaja mukaan luettuna vähintään puolet jäsenistä on läsnä. Päätöksenteosta on säädetty yliopistolain 29 :ssä. Hallintoelin on päätösvaltainen arvostellessaan opintosuoritusta, kun kokouksen puheenjohtajan lisäksi päätöksentekoon oikeutettuja jäseniä on läsnä vähintään kolme.
15 42 Kokouskutsu Kutsu monijäsenisen hallintoelimen kokoukseen on lähetettävä viimeistään kolme arkipäivää ennen kokousta, ellei hallintoelin ole osaltaan toisin päättänyt. Kokouskutsussa on mainittava käsiteltävät asiat. Kiireellisessä tapauksessa hallintoelin voi läsnä olevien jäsenten yksimielisellä päätöksellä ottaa käsiteltäväkseen asian, jota ei ole kokouskutsussa mainittu. Hallintoelimen jäsen, joka on estynyt osallistumasta kokoukseen, on velvollinen ilmoittamaan esteestä hyvissä ajoin ennen kokousta. 43 Esittelylistat ja pöytäkirja Asioista, jotka päätetään monijäsenisissä hallintoelimissä esittelystä, laaditaan esittelylistat. Esittelylistaan merkitään päätöksentekoon osallistuneiden nimet ja kunkin asian kohdalle tehty päätös. Esittelylistat muodostavat hallintoelimen pöytäkirjan, jonka allekirjoittavat puheenjohtaja sekä esittelijä taikka puheenjohtaja ja pöytäkirjanpitäjä. 44 Toimituskirjat Hallintoelimen kokouksessa käsitellyistä asioista laaditut toimituskirjat allekirjoittaa puheenjohtaja ja varmentaa esittelijä, tai milloin esittelymenettelyä ei ole, kokouksen sihteeri. Hallituksessa käsitellyistä asioista laaditut toimituskirjat allekirjoittaa kuitenkin puheenjohtaja tai rehtori ja varmentaa esittelijä. Rehtorin, dekaanin ja päätösvaltaa käyttävän muun henkilön ratkaisemien asioiden toimituskirjat allekirjoittaa asian ratkaisija ja varmentaa esittelijä. Henkilöstön kelpoisuusvaatimukset 45 Yleiset kelpoisuusvaatimukset Oulun yliopiston tehtävään valittavalta edellytetään sellaista koulutusta, kokemusta ja muiden kuin kotimaisten kielten taitoa kuin kyseisen tehtävän menestyksellinen hoitaminen edellyttää. Nämä edellytykset määritellään kunkin tehtävän osalta ennen kuin tehtävää ryhdytään täyttämään. Henkilöstöltä vaadittavasta suomen ja ruotsin kielen taidosta säädetään valtioneuvoston asetuksella.
16 46 Erityiset kelpoisuusvaatimukset Jos tehtävään kuuluu jonkun yksikön tai toimialan johtaminen edellytetään siihen valittavalta henkilöltä ylempää korkeakoulututkintoa, perehtyneisyyttä tehtäväalaan ja tehtävän edellyttämää johtamiskokemusta. 47 Professori Professorin tehtävään valittavalta edellytetään tohtorin tutkintoa, korkeatasoista tieteellistä tai taiteellista pätevyyttä, kokemusta tieteellisen tutkimuksen johtamisesta, kykyä antaa korkeatasoista tutkimukseen perustuvaa opetusta ja ohjata opinnäytteitä sekä näyttöjä edustamansa tutkimusalan kansainvälisestä yhteistyöstä. Hakijan ansioita arvioitaessa otetaan huomioon tieteelliset julkaisut ja muut tutkimustulokset, joilla on tieteellistä tai taiteellista arvoa, opetuskokemus ja pedagoginen koulutus, taito tuottaa oppimateriaalia, muut opetustoimessa saavutetut ansiot, opetusnäyte sekä ohjatut väitöskirjat. Lisäksi otetaan huomioon hakijan aktiivisuus tiedeyhteisön toiminnassa, tarvittaessa käytännöllinen perehtyneisyys tehtäväalaan, menestyminen täydentävän tutkimusrahoituksen hankkimisessa sekä ulkomainen tieteellinen työskentely ja kansainväliset tehtävät. Taiteellisen pätevyyden arvioinnista sekä professorin tehtävään vaadittavasta käytännöllisestä perehtyneisyydestä tehtäväalaan voidaan antaa erillisiä ohjeita. 48 Tutkimusprofessori Tutkimusprofessorin tehtävään edellytetään vastaavia ansioita kuin professorin tehtävään, kuitenkin niin, että ansioita arvioitaessa otetaan erityisesti huomioon tieteellinen työ ja tuloksellinen toiminta tutkimusryhmän johtamisessa sekä menestyminen täydentävän tutkimusrahoituksen hankkimisessa ja näytöt kansainvälisestä tutkimusyhteistyöstä. Mikäli tehtäviin ei liity merkittävästi opetusta, opetusansioiden painoarvo on professorin tehtävää vähäisempi. 49 Yliopistotutkija Yliopistotutkijan tehtävään valittavalta edellytetään soveltuvaa tohtorin tutkintoa ja näyttöjä tieteellisestä tutkimustyöstä sekä tehtävässä tarvittavaa opetustaitoa. Tehtävä edellyttää kykyä johtaa tutkimusryhmää ja hankkia täydentävää tutkimusrahoitusta.
17 Tehtävää täytettäessä arvostetaan ulkomaista tieteellistä työskentelyä ja näyttöjä kansainvälisestä yhteistyöstä. 50 Yliopistonlehtori ja kliininen opettaja Yliopistonlehtorin ja kliinisen opettajan tehtävään valittavalta edellytetään soveltuvaa tohtorin tutkintoa ja kykyä antaa laadukasta tutkimukseen perustuvaa opetusta ja ohjata opinnäytteitä. Yliopistonlehtorin ja kliinisen opettajan tehtäviin hakeneiden henkilöiden ansioita arvioitaessa otetaan huomioon tieteellinen työ, tarvittaessa käytännöllinen perehtyneisyys tehtäväalaan, opetuskokemus ja pedagoginen koulutus, taito tuottaa oppimateriaalia sekä muut opetustoimessa saavutetut ansiot. Hyvä opetustaito osoitetaan opetusnäytteellä. 51 Tutkijatohtori Tutkijatohtorin tehtävään edellytetään soveltuvaa tohtorin tutkintoa ja kykyä itsenäiseen tieteelliseen työhön sekä tehtävässä tarvittavaa opetustaitoa. 52 Yliopisto-opettaja Yliopisto-opettajan tehtävään edellytetään soveltuvaa ylempää korkeakoulututkintoa ja hyvää opetustaitoa. Erityisesti arvostetaan laajaa tehtäväalueen osaamista, pedagogista koulutusta, taitoa tuottaa oppimateriaalia ja antaa opetusta monipuolisesti. Hyvä opetustaito osoitetaan opetusnäytteellä. 53 Tohtorikoulutettava Tohtorikoulutettavan tehtävään edellytetään ylempää korkeakoulututkintoa ja hyväksyttyä tutkimussuunnitelmaa. Lisäksi edellytetään tutkinnon suorittamisen yhteydessä ja muutoin osoitettua kykyä ja motivoitumista jatko-opintoihin ja tohtorin tutkinnon suorittamiseen tutkimussuunnitelman mukaisesti.
18 54 Päätöksenteko henkilöstöasioissa Henkilöstön ottamisesta ja irtisanomisesta päättää rehtori. Hän voi päätöksellään siirtää tämän tehtävän yliopiston muun toimielimen tai henkilön ratkaistavaksi. Henkilöstön rekrytoinnin perusteena on ennalta määritelty tehtävän edellyttämä kelpoisuus ja sen muut vaatimukset. Rekrytointitilanteessa kaikkia hakijoita on kohdeltava yhdenvertaisesti ja huomioon ottaen sukupuolten välinen tasa-arvo. 55 Rekrytointimenettely Jokaisen tehtävän täyttämisen tarpeellisuus harkitaan tulosyksikön henkilöstösuunnitelman pohjalta ottaen huomioon yksikön ja yliopiston henkilöstötarve kokonaisuutena. Avoimet tehtävät ilmoitetaan haettavaksi käyttäen kulloinkin sopivaksi harkittavaa julkaisutapaa. Haettavaksi ilmoittaminen hoidetaan keskitettynä palveluna hallintopalveluista. Tehtävät toimitetaan tarpeen mukaan kansainväliseen hakuun. Tehtävä voidaan täyttää poikkeuksellisesti myös haettavaksi ilmoittamatta, mikäli tehtävän täyttö edellyttää välitöntä rekrytointia ja tiedossa on henkilö, jolla on siihen erityinen asiantuntemus ja pätevyys. Hallintopalvelut ja rehtori voivat ohjeistaa tarkemmin henkilöstön rekrytointi- ja tehtävien täyttöprosessia. Voimaantulo- ja siirtymäsäännökset 56 Voimaantulo Tämä johtosääntö tulee voimaan 1 päivänä tammikuuta 2010. Jos asian käsittely on kesken tämän johtosäännön tai sen muutoksen tullessa voimaan, jatkotoimet siirtyvät sille hallintoelimelle, jolle asia tämän johtosäännön tai sen muutoksen mukaan kuuluu. Ennen tämän johtosäännön voimaantuloa voidaan ryhtyä sen täytäntöönpanon edellyttämiin toimenpiteisiin.
HALLITUS PÖYTÄKIRJA A 8/2011 Kokous n:o 4, 15.6.2011 kello 9.15 Hannu Pietilä, 553 4080 Jäsenet Läsnä lisäksi Hans Söderlund, tutkimusprofessori Pekka Erkkilä, Executive Vice President Lea Kauppi, pääjohtaja Leena Mörttinen, johtaja Erkki Ormala, Vice President Sanna Järvelä, professori Markku Mäkivuoti, hallintopäällikkö Markku Savolainen, professori Milja Seppälä, fil. yo. Raija Ukkola, ylivirastomestari Lauri Lajunen, rehtori Taina Pihlajaniemi, tutkimusrehtori Olli Silvén, koulutusrehtori Hannu Pietilä, hallintojohtaja Sami Klemola, talousjohtaja 3 Oulun yliopiston riskienhallintapolitiikan hyväksyminen Riskienhallinnan tehtävänä on tukea yliopistoa sen perustehtävien toteuttamisessa, strategiassa asetettujen tavoitteiden saavuttamisessa, erityisosaamisalueiden kehittämisessä sekä henkilöstön, opiskelijoiden ja omaisuuden suojaamisessa erilaisilta vahingoilta. Tavoitteena on mahdollistaa yliopiston häiriötöntä, laadukasta ja kustannustehokasta toimintaa, ennakoimalla ja ehkäisemällä ongelmatapahtumia varautumalla niihin ennakolta. Riskienhallinta on siten myös keskeinen osa toiminnan laadunvarmistamista. Riskienhallintatyö painottuu ennaltaehkäisevään toimintaan. Riskienhallinnalla edistetään yleistä riskitietoisuutta ja turvallisuusnäkökulman huomioonottamista jokapäiväisessä toiminnassa. Riskienhallinta auttaa myös varautumista erilaisiin häiriötilanteisiin ja poikkeusoloihin. Riskienhallinta auttaa päätöksentekoon osallistuvia saamaan oikeaa tietoa riittävästi päätöksentekoa varten. Riskienhallinnalla varmistetaan, että yliopiston johtamis-, suunnittelu- ja päätöksentekoprosesseissa on käytettävissä riittävästi tietoa yliopiston tai yksiköiden olemassaoloon ja toimintaan liittyvistä riskeistä ja että yliopiston ja sen yksiköiden johdolla on kaikki tarpeellinen tieto merkittävistä riskeistä ja niiden ennaltaehkäisyn edellytyksistä, suunnitelmat toteutuvien riskien hallitsemiseksi ja riittävät käsittelyjärjestelmät vahinkojen hoitamiseksi.
Yliopistolain mukaan yliopiston hallituksen tehtävänä on päättää yliopiston toiminnan ja talouden keskeistä tavoitteista, strategiasta ja ohjauksen periaatteista. Koska riskienhallinta on osa kaikkia näitä toimintoja, on tarkoituksenmukaista, että yliopiston hallitus linjaa myös riskienhallinnan keskeiset periaatteet sekä riskienhallinnan organisoinnin ja vastuut. Yliopiston turvallisuuden johtoryhmä on valmistellut asiaa koskevan dokumentin, joka on nimetty Oulun yliopiston riskienhallintapolitiikaksi. Riskienhallintapolitiikka sisältää riskienhallinnan peruskäsitteistön määrittelyn osana yliopiston toimintaa, esityksen riskienhallinnan organisoinniksi ja vastuiksi sekä riskienhallinnan seurannan ja raportoinnin periaatteet. Toiminnallisesti riskienhallinta on tarkoitus kytkeä kiinteäksi osaksi yliopiston toiminnanohjausta. Liitteenä yliopiston turvallisuuden johtoryhmän esitys Oulun yliopiston riskienhallintapolitiikaksi sekä asiaa koskeva esitys (liite HA 8/2011). Päätösesitys: Päätös: Hallitus hyväksyy turvallisuuden johtoryhmän valmisteleman esityksen Oulun yliopiston riskienhallintapolitiikaksi. Hyväksyttiin esityksen mukaisesti. Otettiin riskienhallintapolitiikka pöytäkirjan liitteeksi hyväksytyssä muodossa (liite HA 8/2011). Hallituksen puheenjohtaja Tutkimusprofessori Hans Söderlund Hallintojohtaja Hannu Pietilä
Liite HA 8/2011 Oulun yliopiston riskienhallintapolitiikka V. 1.0 Turvallisuuden johtoryhmä, 23.5.2011 1 (6) ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- OULUN YLIOPISTON RISKIENHALLINTAPOLITIIKKA Yliopiston hallitus on vahvistanut tämän politiikan / / Oulun yliopiston riskienhallintatyön tehtävänä on tukea yliopistoa sen strategiassa määriteltyjen tehtävien toteuttamisessa sekä henkilöstön, opiskelijoiden ja omaisuuden turvaamisessa erilaisilta riskeiltä. Riskienhallintatyö painottuu ennaltaehkäisevään toimintaan; näin varmistetaan yliopiston toiminnan jatkuminen häiriöittä ja keskeytyksittä laadukkaalla ja kustannustehokkaalla tavalla. Yleisen riskitietouden lisääminen ja turvallisuusnäkökulman huomioon ottaminen on osa yliopiston jokapäiväistä toimintaa. Riskienhallinta on osa yliopiston johtamis-, suunnittelu- ja päätöksentekoprosessia. Tässä riskienhallintapolitiikassa määritellään riskienhallinnan periaatteet ja tavoitteet, riskienhallinnan organisointi ja vastuut sekä riskienhallinnan seurantaan ja raportointiin liittyvät keskeiset periaatteet. Sisällysluettelo 1. Riskienhallintaan liittyviä käsitteitä...2 2. Riskienhallinnan periaatteet ja tavoitteet...2 3. Riskienhallintaprosessi...3 4. Riskienhallinnan organisointi ja vastuut...5 5. Riskienhallinnan seuranta ja raportointi...6 6. Riskienhallintapolitiikan vahvistaminen...6 Liite 1. Yliopiston riskityypit Liite 2. Riskien hallintatoimenpiteitä Liite 3. Yliopiston riskienhallinnan vastuut ja tehtävät Liite 4. Riskien yhteenvetotaulukko (malli) 23.5.2011 / KR
Liite HA 8/2011 Oulun yliopiston riskienhallintapolitiikka V. 1.0 Turvallisuuden johtoryhmä, 23.5.2011 2 (6) ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 1. RISKIENHALLINTAAN LIITTYVIÄ KÄSITTEITÄ 1 Riski on määrätyn vaarallisen tai ei-toivotun tapahtuman esiintymistaajuuden tai esiintymistodennäköisyyden ja seurauksen yhdistelmä. Riskien toteutumisen seuraukset ovat aina negatiiviset, riskistä seuraa taloudellisia menetyksiä tai muita vahinkoja organisaatiolle tai sidosryhmille. Laajentaen voidaan riskin toteutumiseksi katsoa myös se, että jokin myönteinen asia jää tapahtumatta. (SFS-IEC 60300-3-9) Tapahtumatta jäävä myönteinen asia voi olla esimerkiksi mahdollisuus erityiseen kehittymiseen tai muuhun menestymiseen. Riskienhallinta on toimintaa ja päätöksentekoa riskien ja niiden vaikutusten poistamisen, pienentämisen, siirtämisen tai pitämisen suhteen. Laajasti määriteltynä riskienhallinnalla tarkoitetaan kaikkea organisaatiossa tehtävää toimintaa riskien ja niistä aiheutuvien vahinkojen vähentämiseksi. Riskienhallinta on johtamista, suunnittelua ja käytännön tekoja, johon kukin organisaatioon kuuluva osallistuu omassa roolissaan. (SFS-IEC 60300-3-9) Riskienhallintapolitiikka on organisaation julkilausuma ylätason toimintamalli, jossa kuvataan perusteet riskienhallintapäämäärien ja -tavoitteiden määrittelylle ja katselmoinnille. Riskienhallintaprosessissa tunnistetaan ja arvioidaan riskit ja vastataan niihin riskeihin, jotka saattavat uhata organisaation tavoitteiden saavuttamista ja toiminnan jatkuvuutta. Riskienhallintaprosessiin kuuluvat myös riskien seuranta ja riskeistä raportointi. (SFS-IEC 60300-3-9) 2. RISKIENHALLINNAN PERIAATTEET JA TAVOITTEET Riskienhallinnan tehtävä on tukea yliopistoa sen perustehtävien toteuttamisessa, strategiassa asetettujen tavoitteiden saavuttamisessa, erityisosaamisalueiden kehittämisessä sekä henkilöstön, opiskelijain ja omaisuuden suojaamisessa erilaisilta vahingoilta. Tavoitteena on mahdollistaa yliopiston häiriötöntä, laadukasta ja kustannustehokasta toimintaa, ennakoimalla ja ehkäisemällä ongelmatapahtumia, varautumalla niihin. Riskienhallinta on siten myös toiminnan laadunvarmistamista. Riskienhallintatyö painottuu ennaltaehkäisevään toimintaan. Riskienhallinnalla edistetään yleistä riskitietoutta ja turvallisuusnäkökulman huomioonottamista jokapäiväisessä toiminnassa. Riskienhallinta myös auttaa varautumista erilaisiin häiriötilanteisiin ja poikkeusoloihin. Riskienhallinta auttaa päätöksentekoon osallistuvia saamaan oikeaa tietoa riittävästi päätöksentekoa varten. Riskienhallinnalla varmistetaan, että yliopiston johtamis-, suunnittelu- ja päätöksentekoprosesseissa on käytettävissä riittävästi tietoa yliopiston tai yksiköiden olemassaoloon ja toimintaan liittyvistä riskeistä, ja että yliopiston ja sen yksiköiden johdolla on kaikki tarpeellinen tieto merkittävistä riskeistä ja niiden ennaltaehkäisyn edellytyksistä, suunnitelmat mahdollisesti toteutuvien riskien hallitsemiseksi ja riittävät käsittelyjärjestelmät vahinkojen hoitamiseksi. 1 SFS-IEC 60300-3-9: Luotettavuusjohtaminen. Osa 3: Käyttöopas. Luku 9: Teknisten järjestelmien riskianalyysi 23.5.2011 / KR
Liite HA 8/2011 Oulun yliopiston riskienhallintapolitiikka V. 1.0 Turvallisuuden johtoryhmä, 23.5.2011 3 (6) ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- Riskienhallinta on tukiprosessina yliopistoyhteisön kaikessa toiminnassa, mm. tavoitteiden asettamisessa ja niiden saavuttamisen tarvitsemien resurssien varaamisessa toiminnan vuosisuunnittelussa toimivaltuuksien ja vastuiden määrittelyssä päätöksenteko- ja sopimusmenettelyssä palveluiden ja hankkeiden valmistelussa ja toteuttamisessa henkilöstön koulutusohjelmien laadinnassa raportointi-, viestintä- ja julkaisumenettelyissä toimintatapojen ja suoriutumisen seuranta- ja arviointimenettelyissä. Kaavio 1. Riskienhallinta on osa yliopiston johtamisjärjestelmää. Hyvin toteutettu riskienhallinta ja riskien huomioiminen käytännön työssä voidaan palkita yliopistossa käytössä olevilla palkitsemistavoilla. 3. RISKIENHALLINTAPROSESSI Riskienhallintaprosessissa Tunnistetaan yliopistoa koskevia riskejä sekä analysoidaan niiden mahdollisia vaikutuksia toiminnalle. Riskikartoituksessa tunnistetut riskit nimetään. Tunnistettujen riskien arviointi perustuu riskin aiheuttavan tapahtuman toteutumisen todennäköisyyden ja tapahtuman vaikutuksen arviointiin. Näiden perusteella arvioidaan riskin suuruus. Otetaan tehdyt riskikartoitukset huomioon päätöksenteossa niin, että riskien toteutumista pyritään ennaltaehkäisemään sekä otetaan kantaa riskienhallintamenetelmiin. Raportoidaan keskeisistä riskeistä johdolle säännöllisesti. Seurataan riskien kehittymistä ja tilaa sekä riskejä ennaltaehkäiseviä toimenpiteitä. 23.5.2011 / KR
Liite HA 8/2011 Oulun yliopiston riskienhallintapolitiikka V. 1.0 Turvallisuuden johtoryhmä, 23.5.2011 4 (6) ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- Kaavio 2 Riskienhallintaprosessi Riskien tunnistaminen, arviointi ja seuranta koskee kaikkea yliopiston toimintaa, myös ulkoisilta palveluntoimittajilta hankittuja palveluita. Tarkasteltava kohde voi olla yliopiston tai yksikön kokonaistoiminta ja sen yleisarviointi, tai tarkemmin rajattu kohde esim. tietty koulutusohjelma, yksikön toiminta, palveluprosessi tai hanke. Yliopiston riskit voidaan jaotella strategisiin riskeihin, taloudellisiin riskeihin, toiminnan riskeihin ja vahinkoriskeihin. Keskeisiä riskityyppejä ovat näihin sisältyvinä strategisen suuntautumisen ja johtamisen riskit ja niihin liittyvät talouden riskit, henkilöriskit, toiminta- ja tuotantoriskit, turvallisuusriskit, tietoriskit, sopimusriskit ja maineriskit. Tarkemmin riskejä kuvataan liitteessä. Riskienhallintamenetelmiä ovat riskin välttäminen, poistaminen, pienentäminen, siirtäminen ja hyväksyminen. Riskin välttäminen tarkoittaa riskiä aiheuttavasta toiminnasta luopumista. Riskin poistaminen kokonaan on harvoin mahdollista ilman merkittäviä lisäkustannuksia. Riskin pienentämisellä pyritään riskin toteutumisen ennaltaehkäisemiseen, sekä toteutuneen riskin seurauksien vakavuuden ja kustannusten pienentämiseen. Riskejä siirretään ensisijaisesti vakuuttamalla, mahdollisesti myös ulkoistamisen ja sopimustoiminnan kautta. Riskin pitäminen omalla vastuulla edellyttää päätöksentekoa hyväksyttävyys- ja siedettävyystasoista. Yliopiston vakuutussuoja ja vakuutusratkaisut perustuvat riskikartoituksiin sekä määräajoin tarkastettavaan vakuuttamissuunnitelmaan. Riskin hallitsemiseen vaaditut toimenpiteet merkitään aikatauluineen ja vastuuhenkilöineen riskien yhteenvetotaulukkoon, jota käytetään myös riskienhallinnan seurantavälineenä. Aiempien toimenpiteiden vaikutusta riskin muuttumiseen mitataan riskien uudelleenarvioinneissa. Riskienarviointi uudistetaan määräajoin sekä aina toiminnan muuttuessa merkittävästi. 23.5.2011 / KR
Liite HA 8/2011 Oulun yliopiston riskienhallintapolitiikka V. 1.0 Turvallisuuden johtoryhmä, 23.5.2011 5 (6) ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 4. RISKIENHALLINNAN ORGANISOINTI JA VASTUUT Vastuu yliopiston riskienhallinnasta on yliopiston hallituksella. Se hyväksyy yliopiston riskienhallintapolitiikan. päättää riskienhallinnan järjestämisestä ja ottaa riskinäkökulman, vahvuudet ja mahdollisuudet huomioon päättäessään keskeisistä tavoitteista, strategiasta, rahoituksen ja ohjauksen periaatteista. Hallitus valvoo yliopiston kokonaisvaltaisen riskienhallinnan riittävyyttä ja tehokkuutta. Valvontatehtävässään se voi käyttää apuna sisäisen tarkastuksen toimintoa. Riskienhallinnan toimeenpanon kokonaisvastuu on rehtorilla, joka vastaa siitä, että yliopistossa on määritelty riskienhallintapolitiikka ja ohjeet ja että riskienhallinta on organisoitu asianmukaisesti. Riskienhallinnan edistämiseksi ja johtamiseksi ylin johto asettaa yliopiston riskienhallintatyölle vuosittaiset tavoitteet, joihin vastaamisesta yksiköt raportoivat. Yliopiston riskienhallinnan ohjausryhmän 2 tehtävänä on yliopiston riskienhallintaan liittyvien linjausten ja ohjeistusten valmistelu sekä niiden toteutumisen seuranta. Ohjausryhmä määrittelee riskikartoitusten toteuttamisperiaatteet ja -tavat sekä varmistaa, että kartoitusten tulosten edellyttämät toimenpiteet toteutetaan. Lisäksi ohjausryhmä huolehtii yliopistoyhteisön riskien ennaltaehkäisyyn ja hallintaan liittyvän tietoisuuden ylläpidosta sekä suunnittelee turvallisuutta edistävää ja riskejä vähentävää koulutustarjontaa. Riskienhallinnan kokonaisuuteen liittyvistä koordinointi- ja kehittämistehtävistä, raportoinnista ja seurannasta vastaa riskienhallintavastaava 3 tai -vastaavat. Riskienhallinnan toteuttamisesta vastaavat tiedekuntien ja erillislaitosten johto sekä yksiköiden ja palveluiden johtajat, omien toimintavastuidensa laajuudella. Näiden vastuulla on myös seurata ja valvoa toimenpiteiden riittävyyttä. Riskienhallinnan toteutumista seurataan, ja siitä raportoidaan muun toimintaraportoinnin yhteydessä. Merkittävimpien riskien koordinointi- ja kehittämistehtävistä, raportoinnista ja seurannasta nimetään vastuut seuraavasti: strategisten riskien osalta rehtori ja yliopiston ohjausryhmä, taloudellisten riskien osalta talousjohtaja, toiminnan riskien osalta hallintojohtaja, IT-riskien osalta tietohallintojohtaja, henkilö ja turvallisuusriskien osalta henkilöstöjohtaja, turvallisuuspäällikkö ja tietoturvapäällikkö turvallisuuden toimenpideohjelman mukaisesti. 2 Ohjausryhmänä toimii yliopiston johtoryhmä. 3 Rehtori voi nimetä tehtävävastuun ottavat. 23.5.2011 / KR