Soveltuvuusarvioinnit Helsingin yliopiston urapalvelut www.helsinki.fi/urapalvelut/ Tähän dokumenttiin kootut tiedot perustuvat ura- ja rekrytointipalvelujen järjestämiin soveltuvuusarviointiluentoihin (1.3.2005 ja 26.4.2006). Ensimmäisessä tilaisuudessa psykologi Sannamari Ahola (S&S Consulting) ja jälkimmäisessä psykologi Jaana Ylipaavalniemi (S&S Consulting) kertoivat oman kokemuksensa pohjalta henkilöarvioinneista. Sannamari Ahola on työskennellyt alalla yli kuusi vuotta ja on sertifioitu psykologisten henkilöarviointien asiantuntija. Jaana Ylipaavalniemi on toiminut psykologisten arviointien parissa vuodesta 2002 ja tekee henkilöstökonsulttina työkseen mm. soveltuvuusarviointeja. Omien kokemusten ja näkemysten lisäksi lähteinä on käytetty Hyvän henkilöarvioinnin käsikirjaa (Honkanen & Nyman, 2001) ja Henkilöarviointi työelämässä -kirjaa (toim. Honkanen, 2005). Henkilöarviointia määrittävä lainsäädäntö kuvaa huhtikuun 2006 tilannetta. Search & Selection - S&S Consulting Oy Ab:hen voi tutustua yrityksen verkkosivuilla. http://www.ssconsulting.fi/ Rekrytointiyritysten sivuilta löytyy myös avoimia työpaikkoja, joita ei välttämättä ole muualla ilmoitettu avoimiksi, joten yritysten sivuilla kannattaa vierailla. Mihin soveltuvuusarviointeja käytetään? Yritykset ulkoistavat rekrytointejaan enenevässä määrin. Henkilöarviointeja tehdään tänä päivänä miltei kaikissa työntekijäryhmissä ja kaikilla organisaatiotasoilla. Soveltuvuusarviointeja käytetään myös muulloin kuin rekrytointi- ja valintatilanteissa, esimerkiksi organisaatioiden sisäisinä resurssikartoituksina työntekijöiden potentiaalia ja kehittämistarpeita arvioitaessa, sisäisten siirtojen ja muutosten yhteydessä, oppilaitosvalinnoissa sekä osana uraohjausta. Henkilöarviointi on työntekoon liittyvien henkilökohtaisten ominaisuuksien arviointia. Menetelminä käytetään ko. tarkoitukseen suunniteltuja tutkittuja menetelmiä. Soveltuvuusarvioinnissa ei arvioida mielenterveyttä, vaan keskitytään työnantajan tehtäväkohtaisesti määrittelemiin soveltuvuuden kriteereihin. Arviointien tarkoituksena on lisätiedon tuottaminen. Arvioinnilla pyritään minimoimaan valintoihin liittyviä riskejä. Arvioinnissa selvitetään hakijoiden edellytyksiä pärjätä työssä eli ennustetaan hakijoiden menestystä ko. työtehtävässä. Soveltuvuusarvioinnin hyödyt Arvioinnin pohjalta konsultti välittää työnantajalle ensivaikutelmaa syvemmän, objektiivisen, ulkopuolisen ja puolueettoman näkemyksen ( second opinion ) hakijoiden ominaisuuksista ja helpottaa näin hänen valintaansa. Ammattitaitoinen konsultti ei tee valintapäätöstä toimeksiantajan puolesta, vaan antaa ainoastaan päätöksen tueksi tutkittuun tietoon perustuvan näkemyksensä. Arvioinnilla päästään pintaa syvemmälle, eikä valinta perustu ensivaikutelmaan kokonaisuus ratkaisee. ja vaarat Työnantaja välttelee omaa vastuutaan Etsitään pelkästään hyvää tyyppiä, ei ammattitaitoista työntekijää Soveltuvuuden kriteerit ovat pielessä tai niitä ei ole mietitty Rekrytointi kapeutuu eli kaikkia riskejä vältellään, esim. särmikkäät ja ujot, mutta muuten soveltuvat hakijat karsiutuvat
Lopputulos: konsultti antaa lausunnon Ammattitaitoinen konsultti antaa toimeksiantajalle selkeitä suosituksia hakijan soveltuvuudesta haettuun tehtävään ja perusteita sille, mihin mahdolliset varaukset soveltuvuudessa liittyvät. Toimeksiantaja tekee kuitenkin lopullisen valinnan. Millaisilla menetelmillä arvioidaan? Soveltuvuuden kriteerit Konsultti ja toimeksiantaja muotoilevat yhdessä ennen arviointia soveltuvuuden kriteerit, jotka pohjautuvat siihen, millaista henkilöä työnantaja etsii. Kriteereistä löytyy usein asenteeseen, vuorovaikutukseen, työskentelytyyliin ja kykyihin liittyviä ominaisuuksia. Konsultin tehtävänä on luoda ymmärrys tehtävästä ja rakentaa kriteerien pohjalta soveltuvuusarviointi, joka mittaa mahdollisimman tarkasti määriteltyjä ominaisuuksia. 1. Haastattelu Soveltuvuusarvioinnissa tietoa kerätään useilla menetelmillä: haastattelemalla, työsimulaatioilla sekä persoonallisuus- ja kykytesteillä. Näistä haastattelu on ehdottomasti tärkein menetelmä ja kuuluu aina osaksi arviointipäivää. Haastattelut voivat olla strukturoituja tai avoimia. Usein käytetään jotain haastattelumuotoa tältä väliltä: keskustelussa on tietyt teemat, joihin liittyen saadaan tietoa kaikilta hakijoilta. Toisaalta annetaan keskustelun myös soljua asioihin, jotka nousevat spontaanisti esiin haastattelutilanteessa. Haastattelu kestää yleensä 1-1,5 tuntia. Konsultin kanssa käydään ansioluettelo yhdessä läpi. Konsultin huomion voivat kiinnittää esim. epäselvyydet, pitkät aukot työhistoriassa, joista ei ole mitään selvennystä, tai perustelemattomat siirrot. Ansioluettelon läpikäynti antaa hyvin kuvaa henkilön historiasta ja auttaa konsulttia luomaan käsityksen hakijan aikaisemmista tehtävistä ja kokemuksista. Ansioluettelosta konsultti haluaa löytää helposti tärkeät tiedot: työkokemuksen, koulutuksen, tämänhetkisen tilanteen sekä henkilö- ja yhteystiedot, joten sen tekemiseen ja kertaamiseen ennen haastattelua kannattaa panostaa. 2. Testit Testit ovat osa arviointia. Arviointipäivä räätälöidään tehtävä- ja toimeksiantokohtaisesti. Menetelmiksi valitaan mitattavien ominaisuuksien kannalta olennaiset tehtävät. Ollakseen luotettava testin täytyy pohjata johonkin teoriaan. Kykytesteillä voidaan mitata esimerkiksi kielellisiä tai matemaattisia taitoja tai loogista päättelyä. Kykytehtävät ovat usein aikarajoitteisia. Kykytesteissä hakijaa verrataan muihin testin tehneisiin, ns. normiryhmän muodostavien suoriutumiseen. Kykytesti ei ole älykkyystesti, vaan sillä pyritään mittaamaan haetun tehtävän kannalta oleellisia ja näin olen spesifimpiä kykyjä ja taitoja. Kykytestit kannattaa tehdä, jos mahdollista, omalla äidinkielellään, sillä pienikin jäykkyys kielessä saattaa vaikuttaa tuloksiin. Työnantajalle ei ole merkitystä, millä kielellä hakija kykytehtävät täyttää, vaan niissä suoriutuminen on tulkinnallisesti tärkeämpää. Persoonallisuustestejä ovat mm. itsearviointimenetelmät, jotka ovat usein kyselylomake-tyyppisiä. Persoonallisuustesteihin kuuluvat myös ns. projektiiviset testit, joita ovat esim. musteläiskä-, lauseentäydennys- ja piirustustehtävät.
Erilaiset testit luotaavat persoonallisuutta ja mittaavat ongelmanratkaisukykyä sekä tuovat täydentävän näkökulman haastatteluun. Testit ovat usein soveltuvuusarvioinnin osa, joka herättää eniten kysymyksiä ja kritiikkiä. Psykologeilla ei ole lupa näyttää tai käydä testejä yksityiskohtaisesti läpi julkisuudessa. Internetistä löytyy paljon tietoa ko. aiheesta, mutta kaikki sieltä löytyvä tieto ei ole luotettavaa. Testeihin ei myöskään ole olemassa oikeita ja vääriä vastauksia, joten oikeiden vastausten tai tulkintojen etsiminen ja harjoittelu ennen soveltuvuusarviointia ei ole mielekästä. 3. Työsimulaatiot Simulaatiot ovat yleistynyt tapa arvioida henkilön työssä suoriutumista. Arvioinnissa pyritään luomaan tilanteita, joita työnhakija saattaisi kohdata hakemassaan työssä. Simulaatiossa voidaan luoda erilaisia tilanteita ja saada hakijan suoriutumisesta viitteitä case-näytteen perusteella. Toinen paljon käytetty työsimulaatio-tehtävä on ns. postikori-menetelmä. Postikoritehtävässä hakija laitetaan yllättävään tilanteeseen, jossa hän joutuu esimerkiksi käytännössä organisoimaan asioita ja valikoimaan toimenpiteitä. Käytettynä osana monimenetelmällistä arviointiprosessia simulaatioiden antamat tiedot ja havainnot ovat varsin informatiivisia. Työsimulaatiot ovat olleet myös hyvin pidettyjä arviointimenetelmiä työnhakijoiden keskuudessa. Työsimulaatioiden edelleen kehittäminen on mielekäs tapa saada informaatiota hakijoista ja heidän toiminnastaan käytännön tilanteissa. 4. Ryhmätilanteet Ryhmätilanteessa hakijat keskustelevat ja ratkaisevat ajankohtaisia työelämän ongelmakysymyksiä ja - tilanteita. Ryhmätehtäviin ei myöskään ole olemassa oikeaa toimintamallia. Itselle ominaisimman kuvan ryhmätoiminnastaan voi välittää esim. kuvittelemalla tilanteen oikeaksi työelämän tilanteeksi tai palaveriksi. Työnhaku on usein kilpailutilanne. Kannattaa varautua tapaamaan myös muita samaa paikkaa hakevia kandidaatteja esim. ryhmätilanteessa. Hakija voi suhtautua luottavaisesti käytettyihin menetelmiin, koska niiden käyttäjä on asiantunteva psykologi, joka osaa suhtautua menetelmiin kriittisesti, hän tietää niiden vahvuudet ja heikkoudet. Testeistä suoriutuminen Motivaatio Henkilön motivaatiota arvioidaan mm. haastattelussa. Motivaatio on erittäin merkittävä tekijä työhönotossa ja voi jopa päihittää työkokemuksen. Hakijan motivaatio tulee esille muun muassa syistä, jotka ovat saaneet henkilön hakemaan työtä, ja odotuksista, joita hänellä on työtä kohtaan. Suoriutuminen ja jännittäminen Yleensä kaikki jännittävät ainakin jonkin verran haastattelu- ja arviointitilanteissa, mutta yleensä se ei häiritse suoriutumista. Päinvastoin: jännittäminen kertoo myös motivaatiosta ja pieni määrä adrenaliinia veressä parantaa suoritusta. Tietysti voimakas jännittäminen voi nousta suorittamisen esteeksi sellaisessa tapauksessa, jossa hakija on hakeutumassa paljon esilläoloa vaativiin tehtäviin, eikä saa jännittämistään kuriin. Yksi heikosti nukuttu yö ei tutkimusten mukaan vaikuta testisuoriutumiseen vaikka itsellä saattaa olla epämukava olo. Sen sijaan akuutista elämänkriisistä, lukivaikeudesta ja äidinkielisyydestä (muu kuin suomi) kannattaa konsultille kertoa soveltuvuusarvioinnin yhteydessä. Jos on kovin sairas, esim. kuumetta, kannattaa arviointipäivää siirtää.
Valmistautuminen Soveltuvuusarviointipäivään voi valmistautua kuin mihin tahansa vaativaan työ- tai opiskelupäivään: levätä kunnolla ja rentoutua. Haastattelua varten kannattaa miettiä jo etukäteen, miksi hakee kyseistä työtä. Arvioinnissa kysymyksiin ei ole olemassa oikeita vastauksia, eikä tehtävät ja tilanteet ole ennakoitavissa. Omaan mielialaan ja itseluottamukseen voi kuitenkin vaikuttaa esimerkiksi mielikuvaharjoituksilla, keskittymällä ja rentoutumalla. Lainsäädäntö ja hakijan oikeudet Henkilöarviointia määrittävät lait ja suositukset Alaa säätelevä ohjeistus on vielä melko tuore, mutta suosituksilla ja lainsäädännöllä pyritään lisäämään hakijoiden oikeuksia ja arviointien läpinäkyvyyttä. Henkilötietolaki (1999) on ns. yleislaki Laki yksityisyyden suojasta työelämässä (2004) täydentää henkilötietolakia Yhdenvertaisuuslaki (2004) säätelee syrjintäasioita * Sertifikaatti (vuodesta 2003 alkaen): psykologiliitto myöntää arvioijalle, joka sitoutuu noudattamaan hyvän henkilöarvioinnin periaatteita ja jolla on vähintään viiden vuoden työkokemus arviointityöstä (www.henkiloarviointi.net) Hyvän henkilöarvioinnin käsikirja (Honkanen & Nyman, 2001) Henkilöarviointi työelämässä (toim. Honkanen, 2005) Lait löydät valtion säädöstietopankista >> www.finlex.fi Testien lainmukaisuudesta vastaa työnantaja Työnantaja vastaa, että käytettävät testimenetelmät ovat luotettavia testien suorittajat ovat asiantuntijoita saadut tiedot ovat virheettömiä Toimeksiantajalle eli työnantajalle osoitettu vastuu on suuri. Työnantajan tulee myös aina määritellä soveltuvuuden kriteerit ja arvioinnin tavoite: miksi arviointi suoritetaan ja mihin tarkoitukseen tietoa kerätään. Arviointia varten tietoja kerätään ensisijaisesti henkilöltä itseltään, ja tarvittaessa hänen luvallaan myös esim. suosittelijoilta, joita hakijan kannattaa pitää ajan tasalla. Työttömyyden kohtaaminen on tänä päivänä konsultille arkipäivää eikä se ole este työpaikan saamiselle. Hakijan oikeudet Hakijalla on oikeus
saada tietoonsa ja tarkistaa hänestä säilötyt henkilötiedot kieltäytyä arvioinnista saada tietoonsa arvioinnin tavoite ja aikataulu sekä riittäväsi tietoa käytetyistä menetelmistä olla kertomatta arkaluontoisista asioista saada palaute maksutta itselleen samanlaisena kuin se annetaan toimeksiantajalle Arvioinnista kieltäytymisellä voi olla hakijan kannalta negatiivisia vaikutuksia, vaikka se ei lain mukaan saa kuitenkaan olla syynä rekrytointiprosessissa sivuuttamiseen. Ammattitaitoinen rekrytoija on myös tietoinen siitä, ettei haastattelussa saa kysyä esim. perhesuunnitteluun liittyvistä asioista. Kirjallinen raportti on toimeksiantajan omaisuutta. Tulosten uudelleenhyödyntäminen edellyttää toimeksiantajan, arvioitavan ja arvioinnin tehneen konsultin lupaa. Usein lausunnot eivät kelpaa toiseen tarkoitukseen, sillä arviointi tehdään aina tehtäväkohtaisesti. Toiseen tehtävään nähden heikkoutena pidetty ominaisuus voi nousta toisessa tehtävässä vahvuudeksi. Hakijan kannattaa itse olla aktiivinen ja pyytää palautetta omasta arvioinnistaan. Vaikka ei tulisi valituksi, palautetta voi hyödyntää itsetuntemuksen kehittämisessä. Palautetta ei välttämättä tyrkytetä, mutta hakijalla on aina oikeus saada suullinen palaute, ja lisäksi kirjallinen lausunto, mikäli sellainen on tehty. Laki ei vaadi, että lausunnot kirjoitetaan. Arviointipäivästä kannattaa muutenkin ottaa hyöty irti: harvalla on aikaa työn ja opiskelun lomassa pysähtyä moneksi tunniksi miettimään syventyneesti omaa kiinnostustaan haettua tehtävää kohtaan tai pohtimaan omia vahvuuksiaan ja heikkouksiaan työntekijänä. Arviointipäivän sisältö Arviointipäivä kestää keskimäärin 6-8 tuntia. Yksittäisistä testeistä ei voida tehdä pitkälle meneviä johtopäätöksiä. Arvioinnin lopputulos ja kokonaisuus ovat kuitenkin usein varsin luotettavia, jos arvioinnissa on käytetty useita menetelmiä ja arvioinnin tekee ammattitaitoinen konsultti. Esimerkki arviointipäivästä: Aloitus klo 09 Tietoa päivän rakenteesta ja kulusta Orientoivat tehtävät Kykytehtävät aamupäivällä (>> useimmat hakijat pirteämpiä kuin iltapäivällä) Lounastauko Haastattelu 1-1,5 tuntia ennen tai jälkeen lounaan Iltapäivällä ryhmätilanne, työsimulaatio ja persoonallisuustestejä Vinkkejä arviointipäivään: Pyri olemaan vaihtuvissa tilanteissa oma itsesi näin olet uskottava. Erilaisten roolien ylläpito paljastuu tulosten tulkintavaiheessa Ole ajoissa paikalla! Sinusta otetaan päivän aikana valokuva muistin tueksi. Älä hämmenny! Jos et ymmärrä jotain tehtävää, kysy rohkeasti Tee kykytehtävät äidinkielelläsi. Vaikka et pääse niissä loppuun asti se ei useinkaan tarkoita, että lopputulos olisi huono Informoi omasta tilanteestasi, jos arvioit, että se vaikuttaa suoriutumiseesi (esim. akuutti elämänkriisi tai luki-häiriö) Pidä lounastauko Jos mahdollista, tee kaikki tehtävät saman päivän aikana