1 Virkailijan käyttöohje kotiyliopistoon Versio 3.0
2 Sisällysluettelo SISÄLLYS...2 1. YLEISTÄ KÄYTTÖOHJEESTA...3 2. KIRJAUTUMINEN JA ALKUTOIMET...3 2.1. Kirjautuminen sisään järjestelmään...3 2.2. Virkailijan tietojen asettaminen...4 3. HAKEMUKSEN KÄSITTELY KOTIYLIOPISTOSSA...5 3.1. Opiskelijan uuden hakemuksen valinta ja avaaminen...5 3.2. Hakemuksen sivujen katsominen...6 3.3. Tarkastusmerkinnän lisääminen hakemukseen (henkilö- ja opiskelutiedot sekä liitteet)...7 3.4. Hakemuksen hylkääminen ilman käsittelyä...8 3.5. Hakemuksen siirtäminen toiselle käsittelijälle...9 3.6. Hakemuksen irrottaminen käsittelijältä...9 3.7. Tarkastele opiskelijan muita hakemuksia...9 4. LAUSUNTO- JA LISÄTIETOPYYNNÖT...10 4.1. Tee lisätietopyyntö opiskelijalle...10 4.2. Tee puoltolausuntopyyntö...11 4.3. Hakemuksen käsittelyn jatkaminen lisätieto- tai puoltolausuntopyynnön tekemisen jälkeen...12 4.4. Lisätietojen ja liitteiden muokkaaminen tai poistaminen...13 4.5. Lisätietopyyntöön vastaaminen...14 5. HAKEMUKSEN PUOLTOPÄÄTÖKSEN TEKEMINEN...16 5.1. Puoltolausunnon kirjaaminen lisätietopyynnöt-välilehdellä...17 5.2. Puoltopäätöksen tekeminen...17 5.3. Puoltopäätöksen peruminen...19 6. MUUT TOIMINNOT...20 6.1. Käsittelyhistoria...20 6.2. Yhteenveto hakemuksesta...21 6.3. Hakemuksen tulostaminen...21 6.4. Käsiteltyjen opinto-oikeushakemuksien ja päätöksien tarkastelu...22 6.5. Hakuehtojen syöttönäytön käyttöohje...23 6.6. Uloskirjautuminen...24
3 1. Yleistä käyttöohjeesta Tämän käyttöohjeen avulla kotiyliopiston opintoasianhallinnon käyttäjällä on mahdollista käsitellä opiskelijoiden tekemiä joustavan opinto-oikeuden hakemuksia, muokata hakemuksia ja lisätä hakemukseen liitteitä ja lisätietoja. Painikkeiden valitseminen tapahtuu painamalla hiiren vasemmanpuoleista painiketta painikkeen päällä. Selaimen Back (Takaisin) -painikkeen käyttöä tulee välttää. Tähdellä (*) merkityt kentät ovat hakemuksessa pakollisia eli niitä ei saa jättää tyhjäksi. Edellytyksenä on että opintoasiainhallinnon käyttäjän kotiyliopisto on mukana järjestelmässä ja käyttäjällä on käyttäjätunnus ja salasana järjestelmään kirjautumista varten sekä käyttöoikeudet toimia järjestelmän virkailijakäyttäjänä. Kotiyliopiston pääkäyttäjä huolehtii opintoasiainhallinnon käyttäjien rekisteröinnistä ja profiilien luonnista virkailijoille. 2. Kirjautuminen ja alkutoimet 2.1. Kirjautuminen sisään järjestelmään Käyttäjä kirjautuu sisään järjestelmään omalla käyttäjätunnuksella ja salasanallaan. Edellytykset: Käyttäjällä on tunnus ja salasana järjestelmään tai tunnistautumisessa käytettävän yliopiston sisäiset tunnukset (jos käytetään varmennettua tunnistautumisjärjestelmää). Tärkeää: Selaimen ei saa antaa tallentaa käyttäjätunnusta ja salasanaa! Varmista selaimen asetuksista, että salasanan tallennus on pois päältä ennen kirjautumista. Selain voi kysyä lupaa tallentamiselle, mutta lupaa ei tule antaa. Tämä koskee erityisesti julkisissa tiloissa olevia päätteitä. Virkailijoiden ei ole suositeltavaa käyttää palvelua julkiselta päätteeltä. 1 Valitse yliopistosi kirjautumissivulla sivulla olevasta listasta. 2 Selaimesi ohjautuu oman yliopistosi kirjautumissivulle, jossa käytät kotiyliopistosi atk-tunnuksia. Käyttäjätunnus ja salasana ovat siis samoja, joita käytät oman kotiyliopistosi atk-järjestelmissä. Huom! Älä tallenna salasanaa etenkään yhteiskäyttöisissä työasemissa! Alla on kaksi esimerkkiä kirjautumissivusta (Helsingin ja Tampereen yliopisto)
4 2.2. Virkailijan tietojen asettaminen On tärkeää, että virkailijan tiedot järjestelmässä ovat ajan tasalla. Edellytykset: Käyttäjä on kirjautunut järjestelmään käyttäjätunnuksellaan. 1. Järjestelmä ohjautuu suoraan Omat tiedot -sivulle. Tarvittaessa pääset sinne myös painamalla omaa nimeäsi oikeassa alanurkassa.
5 2. Valitse Virkailijan tiedot Omat tiedot -sivun ylälaidasta 3. Varmista oikeaksi tai kirjoita sähköpostiosoitteesi kenttään. 4. Vahvista tiedot valitsemalla Tallenna muutokset. 3. Hakemuksen käsittely kotiyliopistossa 3.1. Opiskelijan uuden hakemuksen valinta ja avaaminen Käsittelijä avaa opiskelijan uuden opinto-oikeushakemuksen ja ottaa sen käsiteltäväksi. Hakemuksen käsittelyyn ottamisen jälkeen hakemus siirtyy Lähtevät opiskelijat -> Saapuneet hakemukset -kansiosta Lähtevät opiskelijat -> Käsittelyssä olevat -kansioon, jonka alta hakemuksen käsittelyä voi seuraavalla kerralla jatkaa. Edellytykset: Opiskelijan opinto-oikeushakemus on lähetetty käsittelyyn. Opintooikeushakemusta ei ole vielä otettu kotiyliopiston käsittelyyn, hyväksytty (puollettu) tai siirretty takaisin opiskelijalle lisätietojen täydentämistä varten. Käyttäjä on kirjautunut ja tunnistettu opintoasianhallinnan käsittelijäksi. Saapuneissa hakemuksissa esitetään virkailijan omaan tiedekuntaan/osastoon saapuneet hakemukset, jos virkailijan tietoihin on määritelty tiedekunta/osasto. Jos tiedekunta/osastorajausta ei ole ovat näkyvissä kaikki saapuneet hakemukset. (kts. Virkailijan tietojen asettaminen/omat tiedot). 1. Valitse Lähtevät opiskelijat -> Saapuneet hakemukset. Näytölle listautuvat kaikki saapuneet hakemukset (voi olla useita sivuja). 2. Valitse Avaa sen hakemuksen kohdalta jota haluat käsitellä. Voit selata hakemuksen tietoja valitsemalla välilehtien painikkeita ja lisätä kommentteja hakemukseen. Vaihtoehtoisesti voit tarkentaa hakua (eli rajata luettelossa esitettyjen
6 hakemuksien määrää) valitsemalla Hakuehtojen syöttö. Hakuehtojen syöttönäytön käyttöohjeet löytyvät luvusta 6.5). 3. Voit ottaa hakemuksen itsellesi käsittely valitsemalla Ota hakemus käsittelyyn. 4. Jos sinulla on yliopistosi tai tiedekuntasi esikäsittelijän oikeudet, voit myös siirtää hakemuksen toiselle henkilölle käsittelyyn valisemalla Siirrä hakemus toiselle käsittelijälle ja valise seuraavalla sivulla henkilö tai ryhmä, jolle siirrät hakemuksen. 5. Takaisin hakemusluetteloon pääset toiminnolla Palaa hakemusluetteloon. 3.2. Hakemuksen sivujen katsominen Käsittelijä saa katsottua hakemuksen välilehtien tiedot selaamalla välilehtiä. Edellytykset: Käyttäjä on vastaanottanut opiskelijan lähettämän opintooikeushakemuksen ja ottanut sen käsittelyyn saapuneista hakemuksista. 1. Valitse Lähtevät opiskelijat -> Käsittelyssä olevat. Näyttöön tulee oletusarvoisesti käsittelijän omat hakemukset, tai hakemukset jotka on siirretty käsittelijälle tai käsittelijän käsittelijäryhmälle, joista voit valita hakemuksen valitsemalla Avaa haluamasi hakemuksen kohdalta. Voit toistaa haun valitsemalla toiminnon Hae omat keskeneräiset. Tai Voit tarkentaa hakua valitsemalla Hakuehtojen syöttö (eli rajata luettelossa esitettyjen hakemuksien määrää). Tai Voit hakea kaikki kotiyliopiston käsittelyssä olevat hakemukset valitsemalla toiminnon Hae kaikki, jolloin saat listaan myös muiden käsittelijöiden hakemukset. 2. Voit selata hakemuksen tietoja valitsemalla välilehtien painikkeita ja jos hakemus on käyttäjän käsittelyssä (vastuukäsittelijä), voit lisätä
7 kommentteja (=lisätietoja) hakemukseen tai muuttaa hakemuksen sisältämiä tietoja. 3.3. Tarkastusmerkinnän lisääminen hakemukseen (henkilö- ja opiskelutiedot sekä liitteet) Käyttäjä avaa ja tarkastaa hakemuksen henkilö- ja opiskelijatietot, hakemukseen mahdollisesti liitetyt HOPS-otteen, opintosuoritusotteen tai hakemukseen liitetyt opintokohtaiset esitiedot. Käyttäjä tarkistaa täyttävätkö opiskelijan hakemat opinnot haettujen opintojen vaatimat ehdot. Edellytykset: Käsittelijä on avannut kotiyliopistoon saapuneen uuden opintooikeushakemuksen ja ottanut sen käsiteltäväksi. 1. Voit merkitä tarkastusmerkinnän hakemuksen henkilöteitoihin ja opiskelutietoihin henkilö- ja opiskelutiedot välilehdillä. 2. Pääset tarkastelemaan hakemuksen liitteitä ja lisäämään tarkistusmekinnän Liitteet -välilehdellä. Välilehdellä esitetään luettelo kaikista hakemukseen liitetyistä liitteistä.ja liitteiden tunnistetiedot. 3. Valitse Avaa halutun liitteen kohdalta, liitteen tyyppi näkyy liitteen tiedoissa. 4. Nyt voit tarkastella valitsemasi liitetiedoston tietoja 5. Jos liitetiedosto on voimassa ja se ei sisällä viruksia, voit avata tai ladata liitteen omalle koneellesi valitsemalla Lataa tiedosto (linkki on esitetty liitetiedoston nimen perässä,jos lataus on mahdollista) 6. Voit lisätä kakkiin liitteisiin tarkistusmerkinnän valisemalla Lisää liitteiden tarkastusmerkintä. 7. Takaisin liitteisiin pääset valitsemalla Palaa liitteet-pääsivulle. Voita myös lisätä tarkastusmerkinnän eri kohteisiin valitsemalla hakemuksen käsittely sivulla Lisää tarkistusmerkintä hakemukseen ja valitsemalla kohde, johon lisäät tarkistusmerkinnän sekä tarvittaessa perusteluja. 1. Aloita valitsemalla alasvetovalikosta toiminto Lisää tarkistusmerkintä hakemukseen.
8 2. Valitse tarkastettava kohde pudotusvalikosta ja kirjoita selvitys Perustelut-kenttään. 3. Tallenna tarkastusmerkintä valitsemalla Tallenna tarkastusmerkintä. Tai Palaa ilman tallennusta valitsemalla Palaa hakemuksen käsittelyyn. 3.4. Hakemuksen hylkääminen ilman käsittelyä Käsittelijä hylkää hakemuksen, koska hakemus on pahoin puutteellinen tai ilmeisesti pilailutarkoituksessa täytetty (ns. Aku Ankka -hakemus). Edellytykset: Opiskelijan opinto-oikeushakemus on saapunut järjestelmään käsiteltäväksi. Käyttäjä on hakemuksen vastuukäsittelijä. 1. Valitse Hylkää hakemus ilman käsittelyä. 2. Kirjoita perusteet hylkäyksestä kenttään ja hylkää hakemus valitsemalla Vahvista hakemuksen hylkäys.
9 3.5. Hakemuksen siirtäminen toiselle käsittelijälle Käsittelijä siirtää hakemuksen toiselle käsittelijälle tai käsittelijäryhmälle. Edellytykset: Opiskelijan opinto-oikeushakemus on saapunut järjestelmään käsiteltäväksi. Käyttäjällä on järjestelmässä esikäsittelijän oikeudet tai hän on ottanut hakemuksen itselleen käsittelyyn. Esikäsittelijä ryhmään kuluvalla käsittelijällä on oikeus siirtää hakemus suoraan saapuneet-kansiosta, muilla käsittelijöillä siirto toiminnallisuus löytyy Hakemuksen käsittely -välilehdeltä. 1. Siirrä hakemus toiselle käsittelijälle valitsemalla Siirrä hakemus toiselle käsittelijälle. 2. Valitse vastuukäsittelijä ja/tai käsittelijäryhmä jolle hakemus siirtyy. 3. Täytä perustelut-kenttä 4. Vahvista siirto valitsemalla Vahvista hakemuksen siirto. 5. Takaisin pääset valitsemalla Peruuta. 3.6. Hakemuksen irrottaminen käsittelijältä Käyttäjä irroittaa hakemuksen nykyiseltä (vastuu-)käsittelijältä. Hakemus palautuu alkutilaan odottamaan käsittelyä kotiyliopistossa. Edellytykset: Opiskelijan opinto-oikeushakemus on saapunut järjestelmään käsiteltäväksi. Käyttäjä on ottanut hakemuksen käsittelyyn. 1. Irrota hakemus valitsemalla Irrota hakemus käsittelystä. 2. Perustele irrotus Perustelut-kenttään 3. Irrota hakemus valitsemalla Vahvista hakemuksen irrotus käsittelijältä. 3.7. Tarkastele opiskelijan muita hakemuksia Käsittelijä hakee tarkasteluun nykyisen käsittelyssä olevan hakemuksen opiskelijan muut hakemukset ja päätökset. Edellytykset: Käsittelijä on avannut jonkun puoltohakemuksen. Puoltohakemuksen tehneellä opiskelijalla on aikaisempia hakemuksia.
10 1. Tarkastele muita hakemuksia valitsemalla Katso hakijan muut hakemukset. 2. Järjestelmä listaa kaikki löytämänsä hakijaa koskevat hakemukset hetun ja opiskelijanumeron perusteella. 3. Valitse Avaa haluamasi hakemuksen kohdalla. 4. Lausunto- ja lisätietopyynnöt 4.1. Tee lisätietopyyntö opiskelijalle Käyttäjä liittää opiskelijan lähettämään ja/tai käsittelijän muokkaamaan hakemukseen lisätietopyynnön, joka on näkyvissä kaikille käsittelijöille ja opiskelijalle. Jos käsittelijä pyytää lisätietoja opiskelijalta, hakemus siirtyy takaisin opiskelijalle. Edellytykset: Käsittelijä on ottanut hakemuksen käsittelyyn ja päättänyt ottaa kantaa hakemuksen sisältöön tai jatkokäsittelyyn. 1. Aloita valitsemalla Tee lisätietopyyntö opiskelijalle. 2. Täytä Vastauksen määräpäivä ja Perustelut-kenttä. 3. Valitse Tallenna/lähetä lisätietopyyntö. Tai
11 Palaa takaisin (tekemättä lisätietopyyntöä) valitsemalla Palaa hakemuksen käsittelyyn. 4.2. Tee puoltolausuntopyyntö Käyttäjä pyytää käsittelemäänsä opinto-oikeushakemukseen puoltolausuntoa opettajalta tai puoltoja antavalta käsittelijäryhmältä. Edellytykset: Käsittelijä on ottanut hakemuksen käsittelyyn ja päättänyt pyytää puoltolausuntoja hakemukseen. 1. Aloita Valitsemalla Tee puoltolausuntopyyntö. 2. Valitse pyynnön saaja valikosta Pyyntö käsittelijälle. 3. Valitse käsittelijä luettelosta 4. Lähetä puoltolausuntopyyntö valitsemalla Tallenna ja lähetä puoltolausuntopyyntö. Tai Palaa takaisin tallentamatta/lähettämättä valitsemalla Palaa hakemuksen käsittelyyn Tai valitse käsittelijäryhmä: 5. Valitse käsittelijäryhmä alasvetovalikosta
12 6. Lähetä puoltolausuntopyyntö valitsemalla Tallenna ja lähetä puoltolausuntopyyntö. Tai Palaa takaisin tallentamatta/lähettämättä valitsemalla Palaa hakemuksen käsittelyyn. 4.3. Hakemuksen käsittelyn jatkaminen lisätieto- tai puoltolausuntopyynnön tekemisen jälkeen Käsittelijä jatkaa hakemuksen käsittelyä, kun hän on saanut pyytämänsä lisätiedot tai puoltolausunnon tai peruutta lähettämänsä lisätieto- tai lausontopyynnöt. Edellytykset: Käsittelijä on kirjautunut järjestelmään ja hän on avannut Lähtevät opiskelijat -> Käsittelyssä olevat -kansion. Kierroksella olevan hakemuksen tunnistaa linkistä ja turkoosista väristä hakemuksen tilassa: Jos kaikkiin lisätietopyyntöihin on vastattu, hakemuksen tila on sama, mutta linkki ja turkoosi väri poistuvat. 1. Aloita valitsemalla Avaa hakemuksen kohdalla. 2. Valitse Jatka hakemuksen käsittelyä. 3. Kirjoita tarvittaessa perustelut. 4. Valitse Vahvista hakemuksen käsittelyn jatkaminen. 5. Jos hakemus on kierroksella, järjestelmä tekee varmistuskyselyn käyttäjälle: Perutaanko voimassaolevat lisätieto- ja puoltolausuntopyynnöt? 6. Käyttäjä voi valita kolmesta eri vaihtoehdosta: Vaihtoehto Perutaan ja jatketaan peruu pyynnöt ja ottaa hakemuksen takaisin käsittelyyn. Vaihtoehto Ei peruta palauttaa hakemuksen käsittelijälle (jos esim. käsittelijä halutaan vaihtaa), mutta ei peru pyyntöjä. Vaihtoehto Keskeytä palaa takaisin tekemättä mitään. Pyyntöjen perumisen jälkeen kukaan muu kuin vastuukäsittelijä ei voi
13 lisätä hakemukseen lisätietoja tai antaa lausuntoja (ellei vastuukäsittelijä tee uutta pyyntökierrosta). 7. Hakemuksen käsittelyn jatkaminen ei onnistu -tilanne: Viesti: Hakemuksella on vielä keskeneräisiä käsittelytietoja tai liitteitä, hakemuksen käsittelyn jatkaminen ei onnistu! Tämä tarkoittaa sitä, että opiskelija on käsitellyt lisätietopyyntöä, mutta ei ole lähettänyt hakemustaan takaisin. Hakemuksen käsittely ei voi jatkua kotiyliopistossa, ennen kuin opiskelija lähettää hakemuksen takaisin tai vaihtoehtoisesti hakemuksen (vastuu-) käsittelijä käy ensin poistamassa keskeneräiset lisätiedot ja/tai liitteet ja jatkaa hakemuksen käsittelyä lisätietojen poiston jälkeen (jatketaan uudestaan kohdasta 2.). Eli, jos hakemukseen on liitetty lisätietoja tai liitteitä, joita opiskelija ei ole vielä vahvistanut (keskeneräisiä), hakemuksen käsittelyn jatkaminen ei onnistu, ennen kuin keskeneräiset lisätiedot/liitteet on poistettu. Käyttäjä saa ilmoituksen asiasta kun hän on jatkamassa hakemuksen käsittelyä ja hänen tulee poistaa keskeneräiset lisätiedot ja liitteet hakemuksesta TAI lisätä vastaavat tiedot uudestaan vahvistettuina tietoina hakemukseen. Katso tarkemmat tiedot poistosta lisätietojen ja liitteiden käsittelyyn liittyvistä toimintokohtaisista ohjeista ( lisätietojen ja liitteiden muokkaaminen tai poistaminen ). 4.4. Lisätietojen ja liitteiden muokkaaminen tai poistaminen Hakemuksen vastuukäsittelijä voi poistaa hakemukseen liitettyjä keskeneräisiä lisätietoja tai liitteitä (opiskelijan vastaus lisätietopyyntöön), sekä muokata itse lisäämiään lisätietoja ja liitteitä. Edellytykset: Käsittelijä on kirjautunut järjestelmään ja hän on avannut hakemusluettelon Lähtevät opiskelijat -> Käsittelyssä olevat. Vielä lisätieto- tai puoltolausuntopyyntökierroksella olevan hakemuksen tunnistaa turkoosista taustaväristä hakemuksen tilassa: Jos kaikkiin lisätietopyyntöihin on vastattu, hakemuksen tila on edelleen sama, mutta turkoosi väri poistuu. 1. Aloita valitsemalla Avaa hakemuksen kohdalla.
14 2. Valitse hakemuksen välilehti Lisätiedot tai Liitteet ja siirry yksittäisen lisätiedon muokkaamiseen valitsemalla luettelosta Avaa lisätietoriviltä. 3. Jos kyseessä on käyttäjän itse lisäämä lisätieto, hän voi muokata tietoja ja tallentaa tehdyt muutokset Tallenna lisätieto -toiminnolla. Muutoin käyttäjä voi poistaa lisätiedon Poista lisätieto-toiminnolla tai jos käyttäjä on hakemuksen vastuukäsittelijä, hän voi myös vaihtaa lisätiedon näkyvyystietoja. Jos lisätieto (tai liite) ei ole voimassa Kesken (ei vahvistettu), pitää se poistaa ennen kuin hakemuksen vastuukäsittelijä voi jatkaa hakemuksen käsittelyä. Tällöin kyseessä on opiskelijan lisäämä lisätieto, jota hän ei ole vielä vahvistanut osaksi hakemusta (lähettänyt kotiyliopistoon). 4. Valitse Poista lisätieto 5. Jos poisto onnistuu, järjestelmä antaa ilmoituksen lisätiedon poistamisesta Tiedot poistettu ja siirtyy takaisin lisätietojen selausnäytölle. Poistettu lisätieto jää edelleen talteen (tietokantaan), mutta sitä ei enää jatkossa esitetä missään hakemuksen käsittelynäytöillä (ei voimassa). 4.5. Lisätietopyyntöön vastaaminen Käsittelijä vastaa kohdeyliopiston käsittelijän lisäämään lisätietopyyntöön. Edellytykset: Kotiyliopiston vastuukäsittelijä on lähettänyt hakemuksen kohdeyliopistoon, ja se on otettu käsittelyyn kohdeyliopistossa.
15 Jos hakemuksen käsittelijällä kohdeyliopistossa, on kysyttävää, hän tekee hakemukseen lisätietopyynnön. Tällöin hakemuksen tilana esitetään Kohdeyliopisto pyytää lisätietoja: Hakemuksen ollessa Kohdeyliopisto pyytää lisätietoa -tilassa, kohdeyliopisto pyytää lisätietoja kotiyliopistolta. Tällöin Hakemuksen tila -kentän Kohdeyliopisto pyytää lisätietoja teksti toimii suorana linkkinä lisätietopyynnöt näytölle. KUN VASTAAT SINULLE ESITETTYYN LISÄTIETOPYYNTÖÖN: 1. Valitse Lisätietopyynnöt -välilehti: Avoimet lisätietopyynnöt ja antamasi vastaukset ovat listattuna: 2. Valitse Avaa haluamasi lisätietopyynnön kohdalla: 3. Lue lisätietopyyntö. Voit vastata lisätietopyyntöön suoraan samalla sivulla, tai vaihtoehtoisesti jatkaa kohdasta 4. Jos vastaat lisätietopyyntöön suoraan, katso ohjeet kohdasta 9. lähtien. 4. Valitse Palaa lisätietopyyntöjen selaukseen: 5. Siirry välilehdelle Lisätiedot 6. Valitse Lisää uusi lisätieto: 7. Kirjoita Selite tai perustelut -kenttään lisätietopyyntö (esim. Vastaus 2.3.2005 -lisätietopyyntöön ), johon aiot vastata ja lisätieto -kenttään itse vastaus. 8. Valitse Tallenna lisätieto. On toivottavaa, että vastaat pyyntöön mahdollisimman pian. Lisätiedon
16 tallennuksen jälkeen voimassaolevat lisätietopyynnöt merkitään Ei voimassa olevaksi ja lisätty lisätieto merkitään voimassaolevaksi. 9. Vastaaminen suoraan lisätietopyyntö sivulla Kirjoita vastauksesi Vastaus lisätietopyyntöön*-kenttään. Tallenna kirjoittamasi vastaus valitsemalla toiminto Tallenna ja lähetä vastaus pyyntöön. Huomaa, että et voi tallentamisen jälkeen enää muokata vastaustasi. Jos avoimia lisätietopyyntöjä on useita, muut lisätietopyynnöt jäävät voimaan. 5. Hakemuksen puoltopäätöksen tekeminen Käsittelijä tarkastaa opinto-oikeushakemuksesta opiskelijan hakemat opintojaksot, vertailee opiskelijan hakemia kursseja HOPSiin tai opintorekisteriotteeseen, saa näkyville opiskelijan aikaisemmat hakemukset. Käsittelijä voi antaa kullekin haetulle opintojaksolle puoltolausunnon kirjaamalla asiasta lausunnon ja kommentin hakemukseen. Käsittelijä ei muuta hakemusta, vaan pelkästään lisää puoltolausunnon/kommentin hakemukseen. Edellytykset: Käsittelijä on ottanut hakemuksen käsittelyyn ja päättänyt ottaa kantaa hakemuksen sisältöön tai jatkokäsittelyyn. Vaihtoehtoisesti käsittelijä on saanut puoltolausuntopyynnön hakemuksen vastuukäsittelijältä. 1. Aloita valitsemalla Kirjaa puoltolausunto. 2. Hakemuksen tietoihin pohjaten puolla tai ole puoltamatta opinto-oikeutta haettuihin opintojaksoihin. Puollot merkitään kunkin opintojakson kohdalle Tila-kenttään. 3. Kirjaa puoltolausunto lausunto/perustelut-kenttään (pakollinen, jos opintojaksoja ei puolleta). 4. Tallenna puoltolausunto valitsemalla Tallenna ja vahvista puoltolausunto. Tai Palaa takaisin ilman kirjaamista valitsemalla Palaa hakemuksen käsittelyyn. Tallennuksen jälkeen puoltolausunto on nähtävillä hakemuksen käsittelyhistoriassa. Lisäksi järjestelmä tiedottaa asiasta vastuukäsittelijää sähköpostilla.
17 5. Hakemuksen vastuukäsittelijä voi siirtyä suoraan tältä näytöltä (puoltolausunnon antamisen jälkeen) kirjaamaan puoltopäätöstä valitsemalla toiminnon Siirry tekemään puoltopäätös. 5.1. Puoltolausunnon kirjaaminen lisätietopyynnöt-välilehdellä Käsittelijä tarkastaa opinto-oikeushakemuksesta opiskelijan hakemat opintojaksot, vertailee opiskelijan hakemia kursseja HOPSiin tai opintorekisteriotteeseen, saa näkyville opiskelijan aikaisemmat hakemukset. Käsittelijä voi antaa kullekin haetulle opintojaksolle puoltolausunnon kirjaamalla asiasta lausunnon ja kommentin hakemukseen. Käsittelijä ei muuta hakemusta vaan pelkästään lisää puoltolausunnon/kommentin hakemukseen. Edellytykset: Käsittelijä on saanut puoltolausuntopyynnön hakemuksen vastuukäsittelijältä. 1. Aloita hakemuksen käsittely valitsemalla Avaa. 2. Valitse hakemuksen välilehti Lisätietopyynnöt ja aloita puoltolausunnon kirjaaminen valitsemalla luettelosta Avaa puoltolausuntopyyntöriviltä. 3. Hakemuksen tietoihin pohjaten puolla tai ole puoltamatta opinto-oikeutta haettuihin opintojaksoihin. Puollot merkitään kunkin opintojakson kohdalle Tila-kenttään. 4. Kirjaa puoltolausunto lausunto/perustelut-kenttään (pakollinen jos opintojaksoja ei puolleta). 5. Tallenna lausunto valitsemalla Tallenna ja lähetä vastaus pyyntöön. 6. Palaa takaisin valitsemalla Palaa lisätietopyyntöjen selaukseen. 5.2. Puoltopäätöksen tekeminen
18 Käsittelijä tekee päätöksen hyväksyä (puolto) tai hylätä (ei puolleta) hakemuksen. Jos hakemus hyväksytään (puolletaan) siirtyy se kohdeyliopiston käsittelyyn. Hylätty (ei puollettu) hakemus merkitään ei puollettu -tilaan. Edellytykset: Käsittelijä on ottanut hakemuksen käsittelyyn. Hakemus on tarkistettu ja se on sisältönsä sekä kotiyliopiston resurssien pohjalta puollettavissa. Kaikki hakemuksen sisältämät opintojaksot on merkitty tilaan Puollettu tai Ei puollettu ja myönteisessä päätöksessä, ainakin yksi niistä on puollettu. 1. Aloita valitsemalla Tee puoltopäätös ja lähetä kohdeyliopistoon. 2. Tee hakemusta koskeva päätös valitsemalla Päätös-vetovalikosta oikea valinta: 3. Täytä Opinto-oikeuden myöntämistä puolletaan ajalle -kenttään opintooikeuden päättymisajankohta. 4. Kirjoita päätös hakemukselle tekstikenttään tai kirjoita perustelut hylätylle hakemukselle/hakemuksen osalle. Voit myös halutessasi ladata pohjatiedot perustelut-kenttään käyttämällä toimintoa Hae puoltolausunnot. Tämä hakutoiminto palauttaa kenttään kaikkien annettujen puoltolausuntojen tekstit, jotka koskevat tätä hakemusta (esitetään peräkkäin). Käsittelijä muokkaa näistä lopulliset perustelut esimerkiksi poistamalla tarpeettomaksi katsomansa tekstit. 5. Merkitse tieto JOO-laskutuksen piiriin kuulumisesta valitsemalla vetovalikosta oikea kohta. Syötä perustelut-kenttään syy, jos hakemus ei kuulu JOO-laskutuksen piirin.
19 6. Valitse päätöksentekijä. 7. Vahvista päätös (joka lähettää hakemuksen samalla kohdeyliopistoon) valitsemalla Vahvista hakemusta koskeva päätös. Päätöstä ei voi tehdä jos osa opintojaksoista on tilassa Haettu, eli jokaisen kurssin kohdalle on tehtävä ennen päätöstä puoltomerkintä. Järjestelmä voi antaa vahvistuksesta virheilmoituksen Et voi lähettää hakemusta, koska et ole vielä merkinnyt kaikkia opintojaksokohtaisia puoltoja: Tämä tarkoittaa, että virkailijan on puollettava haettuja opintoja ennen kuin hakemus voidaan lähettää kohdeyliopistoon. Puoltamisen ohje on kohdassa 4.3 Kirjaa puoltolausunto. Jos päätöksen vahvistaminen onnistuu, lähetetään hakemus samalla kohdeyliopistoon. Huomioi, että et voi enää palauttaa hakemusta kotiyliopiston käsittelyyn päätöksen vahvistamisen jälkeen! Voit palata takaisin vahvistamatta (päätöstä ei tallenneta) valitsemalla Palaa hakemuksen käsittelyyn 5.3. Puoltopäätöksen peruminen Käsittelijällä on tarve perua itsensä tai toisen virkailijan tekemä puoltopäätös ja tehdä uusi puoltopäätös. Jos päätös perutaan, siirtyy hakemus takaisin kotiyliopiston käsittelyyn (käsittelyssä oleviin hakemuksiin). Lisäksi päätöksen perumisesta tehdään merkintä käsittelyhistoriaan. Peruttua päätöstä ei esitetä opiskelijalle (asetetaan ei voimassaolevaksi). Perumisen yhteydessä hakemus otetaan uudelleen käsittelyyn (päätöksen perujasta tulee hakemuksen vastuukäsittelijä). Edellytykset: Hakemus esitetään käyttäjälle käsitellyissä hakemuksissa (käyttäjällä oikeudet nähdä hakemus), ja hakemusta koskien on tehtyä kotiyliopiston päätös, mutta hakemusta ei ole vielä otettu käsittelyyn kohdeyliopistossa. Hakemus on siis esimerkiksi tilassa Odottaa kohdeyliopiston käsittelyä tai Hylätty kotiyliopistossa. 1. Aloita valitsemalla ensin hakemus, jota peruminen koskee, Käsitellyt hakemukset hakemusluettelosta. 2. Käynnistä perusmistoiminto valitsemalla hakemuksen käsittelynäytöltä toiminto Päätöksen peruminen. Tällöin pääset hakemuksen käsittelyhistoriaan tarkastelemaan nykyistä päätöstä. 3. Jos haluat perua näytöllä esitetyn päätöksen, syötä/täytä näytön alareunassa olevaan kenttään Perustelut päätöksen perumiselle, joka on pakollinen tieto. 4. Valitse lopuksi toiminto Peru päätös ja palauta hakemus käsittelyyn.
20 5. Tai, palaa takaisin vahvistamatta (päätöstä ei peruta) valitsemalla Palaa hakemuksen käsittelyyn. 6. Huomioi, että peruttaessa saat viestiriville (näytön yläreunaan), tiedon päätöksen perumisen onnistumisesta. Huomioi, että hakemusta koskien on tämän jälkeen tehtävä uusi päätös, jotta hakemus siirtyy kohdeyliopiston käsittelyyn. Jos kohdeyliopisto on jo ottanut hakemuksen käsittelyyn, tai jopa tehnyt sitä koskevan päätöksen, on hakemus ensin irroitettava vastuukäsittelijältä, tai (pahimmassa tapauksessa) jopa peruttava kohdeyliopiston tekemä päätös. 6. Muut toiminnot 6.1. Käsittelyhistoria Virkailija voi tarkastella hakemuksen käsittelyhistoriaa. Käsittelijähistoria-näyttöjen tiedot eivät ole käyttäjän muokattavissa. Edellytykset: Käyttäjällä on käsiteltävänä lähtevän opiskelijan hakemus. 1. Valitse Lähtevät opiskelijat -> Saapuneet hakemukset -kansio, tai Valitse Lähtevät opiskelijat -> Käsittelyssä olevat -kansio, tai Valitse Lähtevät opiskelijat -> Käsitellyt hakemukset -kansio Näyttöön tulee oletusarvoisesti käsittelijän omat hakemukset (joita voi olla useita sivuja). 2. Valitse Avaa sen hakemuksen kohdalta, jonka käsittelyhistoriaa haluat katsella. 3. Valitse Käsittelyhistoria-välilehden painike. Näyttöön tulee lista kaikista valitun hakemuksen käsittelyhistoriatiedoista (voi olla useita sivuja). 4. Valitse haluamasi käsittelyhistoriarivi painamalla Avaa valitsemasi rivin kohdalla. Näyttöön avautuvat valitun käsittelyhistoriarivin tiedot. Voit palata takaisin hakemuksen käsittelyhistorian selaukseen painamalla Palaa käsittelyhistorian selaukseen -painiketta.
21 Käsittelyhistoria-näytöiltä voidaan poistua valitsemalla jokin muu hakemuksen välilehdistä, palaamalla hakemusluetteloon, tai valitsemalla jokin muu päävalikon toiminto. 6.2. Yhteenveto hakemuksesta Käsittelijä voi tarkastella yhteenvetoa hakemuksen tiedoista, valitsemalla ensin toiminnon Yhteenveto hakemuksesta, joka löytyy Hakemuksen käsittely -välilehdeltä. 1. Aloita valitsemalla Katso yhteenveto hakemuksesta. 2. Siirryt näytölle johon on koottu kaikki perustiedot hakemuksestasi. Tarvittaessa voit tulostaa hakemuksen tiedot käyttäen selaimesi tulostustoimintoa (kts. kohta 3.). 3. Valitse selaimen valikosta ( File tai Tiedosto ) toiminto Print tai Tulosta. 6.3. Hakemuksen tulostaminen Hakemuksen tulostaminen tapahtuu valitsemalla Tulosta hakemus lomakkeena ja odotellaan sen valmistuminen. Valmistunut tuloste ladataan omalle koneelle ja avataan ja tulostetaan esimerkiksi Adobe Reader-ohjelmalla. Hakemus tulostuu pdflomakkeena, ei listauksena kuten edellisessä kohdassa. 1. Aloita valitsemalla Tulosta hakemus lomakkeena, joka löytyy Hakemuksen käsittely -välilehdeltä. 2. Siirryt tulosteen käynnistysnäytölle, jossa voit valita hakemukseen tulostettavat tiedot:
22 3. Valitse Käynnistä raportin tulostus. 4. Lataa valmistunut hakemuksen pdf-tuloste Raportointi -> Valmiit raportit -sivulta painamalla vihreää Hakemus-linkkiä: 5. Avaa ladattu raportti esimerkiksi Adobe Reader-ohjelmalla ja käytä sen tulostus-toimintoa. 6.4. Käsiteltyjen opinto-oikeushakemuksien ja päätöksien tarkastelu Käsittelijä siirtyy käsiteltyjen hakemuksien käsittelyyn. Oletusarvoisesti käsittelijälle haetaan kaikki hänen itsensä järjestelmässä aikaisemmin käsittelemät hakemukset. Jos aikaisempia hakemuksia on useita, käsittelijä voi valita hakemuksista sen jota haluaa tarkastella tarkemmin. Käsittelijälle näytetään valitun hakemuksen tiedot ja kaikki hakemukseen liittyvät päätökset. Edellytykset: Kotiyliopistossa on olemassa käsiteltyjä hakemuksia. Käsittelijällä on oikeus selata ja tarkastella oman organisaationsa käsiteltyjä puoltohakemuksia. 1. Aloita valitsemalla Lähtevät opiskelijat -> Käsitellyt hakemukset. 2. Voit valita luettelosta haluamasi hakemuksen ota haluat tarkastella valitsemalla Avaa. 3. Voit tarkastella hakemuksen tietoja sekä sen käsittelyhistoriaa. 4. Takaisin hakemusluetteloon pääset valitsemalla Palaa hakemusluetteloon.
23 6.5. Hakuehtojen syöttönäytön käyttöohje Hakunäyttö (kts. kuva 1) mahdollistaa hakuehtojen syötön ja tietueiden haun käynnistämisen. Hakunäytöillä voi esiintyä alasvetovalikoita ja erilaisia poimintoja, joita käyttämällä asetat hakukriteerit. Näytöllä haetaan tietokannasta tietoja syötettyjen kriteerien mukaan ja järjestetään ne haluttuun järjestykseen (Järj. ja Suunta). Kuva: Hakunäyttö Näytön työtila koostuu seuraavista käyttöliittymäelementeistä: Kenttä. Kentän nimi kertoo mihin tietoon syöttämäsi hakuehto kohdistuu. Ehto. Hakuehdolla määritellään, miten tietoja haetaan. Jos jätät ehdon tyhjäksi, mutta syötät hakuarvon, niin hakuehtona käytetään oletusarvoisesti yhtäsuuruutta '=', eli haetaan täsmälleen syöttämääsi arvoa (eli = ). Mahdolliset arvot valintalistassa ovat: '=' haetaan täsmälleen samaa arvoa '<' haetaan pienempää kuin '>' haetaan suurempaa kuin '<=' haetaan pienempää tai yhtä suurta kuin '>=' haetaan suurempaa tai yhtä suurta kuin '!=' haetaan erisuurta kuin 'arvo puuttuu' haetaan tietueita, joista tämä tieto puuttuu 'arvo löytyy' haetaan tietueita, joista tämä tieto löytyy 'sisältää' haetaan tietueita, joissa antamasi merkkijono esiintyy 'ei sisällä' haetaan tietueita, joissa antamasi merkkijono ei esiinny. Sisältää ja ei sisällä -hakuehtojen yhteydessä hakuarvossa pitää käyttää seuraavia erikoismerkkejä: Prosentti '%' tai tähti '*' tarkoittavat mitä tahansa merkkijonoa. Kysymysmerkki '?' tarkoittaa mitä tahansa yhtä merkkiä.
24 Esim. Jos haluat etsiä kaikki tietueet, joiden nimi on 'nen'-loppuinen, anna hakuarvoksi '%nen' (tai '*nen'). Hakuehdon valintalista sisältää vain hakukentän tyypille soveltuvat ehdot, eikä näin ollen aina välttämättä sisällä tässä dokumentissa esitettyjä kaikkia vaihtoehtoja. Arvo. Haussa käytettävä hakuarvo, joka syötetään syöttökentän määräämällä tavalla (esim. valitset valintalistasta haluamasi arvon). Järjestys. Lajittelujärjestyksellä määrätään, millä tiedolla lajitellaan ensisijaisesti (1.), millä toissijaisesti (2.), jne. Kenttään syötetään siis lukuarvo ykkösestä ylöspäin. Suunta. Järjestyssuunta kertoo, lajitellaanko hakutulokset kentän arvojen mukaan nousevaan vai laskevaan järjestykseen. Jos jätät järjestyssuunnan tyhjäksi mutta lajittelujärjestys kentässä on jokin arvo, niin kyseinen sarake lajitellaan nousevaan järjestykseen. Toimintopainikkeet. Hakunäytöllä on oletuksellisesti seuraavat painikkeet: Suorita haku -painikkeella käynnistät syöttämiesi hakuehtojen mukaisen haun tietokannasta. Edelliset hakuehdot -painikkeella tuot edellisellä kerralla syöttämäsi hakuehdot näytölle, eli voit täydentää edellisessä haussa käyttämiäsi ehtoja. Valitettavasti vanhat hakuehdot katoavat muistista, mikäli käyt haun jälkeen muilla näytöillä, eli tätä ominaisuutta voit hyödyntää vain jos teet useita hakuja peräkkäin. Palaa suorittamatta hakua -painikkeella siirrytään selausnäytölle suorittamatta hakua. 6.6. Uloskirjautuminen 1. Valitse oikealta hakemistosta Kirjaudu ulos. 2. Jos käytit yhteiskäytössä olevaa selainta ja varmista, ettei tunnuksesi tai salasanasi jäänyt koneen muistiin. Tyhjennä lopuksi selaimen välimuisti ja sulje selain.