PERSONEC HR-JÄRJESTELMÄ Käyttöohje Yksikön johtaja Personec HR-järjestelmä sisältää valtion palkkausjärjestelmän (yliopistot) arviointilomakkeet, joihin tallennetut tiedot siirtyvät järjestelmässä VPJ-arviointiprosessin mukaisesti. Järjestelmässä olevat ja sinne tallentuvat tiedot näkyvät käyttäjille kullekin määritellyn käyttäjäroolin mukaisesti, toisin sanoen kukin käyttäjä näkee vain hänelle sallitut tiedot. Roolit määräytyvät VPJ-prosessin mukaisesti. Työntekijällä on oikeus omiin tietoihinsa, esimiehillä työntekijöidensä tietoihin ja yksikön johtajalla oman yksikkönsä henkilökunnan tietoihin. Arviointiryhmien jäsenillä on lukuoikeudet oman arviointiryhmänsä tehtävänkuvauslomakkeisiin ja vaativuustasotietoihin sitten kun ao. lomakkeet ovat tulossa arviointiryhmän käsittelyyn. Työnantajapäätöksen jälkeen työntekijä, esimies ja yksikön johtaja näkevät tehdyn päätöksen sekä prosessin aikana annetut arviointitiedot. Sisäänkirjautuminen Personec HR-järjestelmä toimii Internet Explorer 6 tai 7-selaimella ja Mozilla FireFox (2.0) - selaimella. Personec HR:ää käytetään Lapin yliopiston verkossa. Sisäänkirjautuminen järjestelmään tapahtuu osoitteessa: https://secure.personec.com/hr/ulapland/personahre/ Käyttäjätunnus on sama kuin muihin yliopiston järjestelmiin (esim. mmeikala). Ensimmäisellä kirjautumiskerralla syötä sinulle sisäisellä postilla jaettu salasana, joka tulee vaihtaa ensimmäisen kirjautumisen yhteydessä. Huom! Selaimen Back-näppäin ei toimi järjestelmässä! Salasanan muuttaminen Salasanan tulee olla vähintään 8 ja enintään 32 merkkiä pitkä. Se ei saa olla mikään kolmesta edellisestä salasanasta eikä se saa sisältää erikoismerkkejä (esim. %), skandeja (å, ä, ö) tai välilyöntejä. Järjestelmä edellyttää salasanan vaihtamista 1 vuoden välein. Tulostaminen Tulostaa voi lomakkeet Tulosta-painikkeella.
Järjestelmän tiedot 2 Järjestelmään kirjautumisen jälkeen näytölle avautuu HR-järjestelmän päävalikko. Samanaikaisesti näytölle avautuu luettelo niistä henkilöistä, joiden tietoihin yksikön johtajalla on oikeus. Järjestelmä kattaa seuraavat henkilöstöryhmät: 1. Työntekijät-henkilöstöryhmä käsittää kaikki oman yksikön palvelussuhteessa olevat henkilöt, joiden palvelussuhde on voimassa tarkasteluhetkellä. 2. Pitkä poissaolo- ei ole käytössä. 3. Entiset työntekijät-henkilöstöryhmä käsittää Lapin yliopistossa palvelussuhteessa olleet henkilöt, joiden palvelussuhde yliopistoon on päättynyt. 4. Muut-henkilöstöryhmä käsittää sellaiset henkilöt, jotka eivät ole palvelussuhteessa Lapin yliopistoon, mutta joilla on käyttöoikeus HR-järjestelmään esimerkiksi esimiesroolin vuoksi. Henkilöluettelon voi tulostaa tai siirtää Exceliin (Excel-painike) muokattavaksi ja tulostettavaksi.
3 Näytön vasemmassa laidassa olevia otsikoita eli toimintoja klikkaamalla pääsee siirtymään haluttuun toimintoon, esimerkiksi Henkilötiedot, Raportointi, Simulointi ja Ohje (esimiehet ja yksikön johtajat). VPJ-ohjeen linkistä pääsee Lapin yliopiston VPJ-sivustolle, josta löytyvät VPJarviointien suorittamiseen liittyvä ohje, vaativuuskartat ja -kehikot sekä niiden soveltamiseen liittyvät ohjeet. Henkilön nimeä klikkaamalla avautuu Henkilötiedot-linkki, jota klikkaamalla avautuu Henkilötiedot -näyttö. Sivun ylälaidassa olevaa Henkilölista-linkkiä klikkaamalla voi palata Henkilölistalle ja valita uuden tarkasteltavan henkilön tämän nimeä klikkaamalla. Tai Henkilölistalle voi palata myös sivun vasemmassa ylälaidassa olevaa Henkilötiedot-linkkiä klikkaamalla, jolloin sen alle avautuu Henkilölista-linkki. Tämän linkin kautta pääsee uudelleen henkilölistalle ja valitsemaan haluamansa henkilön. Henkilön perustiedot Henkilötiedoissa näkyvät työntekijän perushenkilötiedot ja mm. esimiehen nimi. Palvelussuhdetiedot Palvelussuhdetiedoissa näkyvät aina voimassa olevan palvelussuhteen tiedot. Mikäli henkilöllä on samanaikaisesti useita voimassa olevia palvelussuhteita, kunkin palvelussuhteen tiedot näkyvät erillisinä riveinä henkilölistalla. Mikäli henkilöllä on esimerkiksi kaksi voimassa olevaa palvelussuhdetta, hänelle avautuu henkilölistalle kahdet tiedot. Jos arviointi koskee molempia palvelussuhteita (esimerkiksi 50% tutkimusassistentti ja 50% suunnittelija), tulee arvioinnit tehdä molempiin palvelussuhteisiin erikseen. Koulutustiedot Koulutustiedoissa näkyvät työntekijän suoritetut tutkinnot suorituspäivämäärineen. Palkkatiedot Palkkatiedoissa näkyvät nykyisen tehtävän vaativuustaso, suoritustaso, suorituspisteet ja niitä vastaavat euromäärät. Kokonaispalkka-kentässä näkyy vpj-tasojen mukaisen palkkauksen ja muut henkilölle maksettavat erilliset lisät. Ei vpj:n piiriin kuuluvien työntekijöiden osalta palkkatiedoissa näkyy maksettava euromääräinen palkkaus. Arviointilomakkeet ja arviointiprosessi Arviointilomakkeet avautuvat kullekin työntekijälle automaattisesti sen mukaan, mitä vpjjärjestelmää hänen palvelussuhteessaan sovelletaan eli minkä järjestelmän mukaan palkkaus on alustavilla tasoilla määritelty tai aiemmin vahvistettu. Arviointiprosessin aikana lomakkeet avautuvat kullakin tasolla käyttäjäroolin mukaisesti. Lomakkeisiin tallentuu aina merkinnän tai muutoksen tehneen henkilön käyttäjätunnus ja päivämäärä, jolloin muutos on tehty. Päivämäärä ja käyttäjätunnus näkyvät näytön oikeassa reunassa.
4 1. TEHTÄVÄN VAATIVUUDEN ARVIOINTI (lomake: Ope Vaati YJ ja Muu Vaati YJ) Huom! Järjestelmässä on automaattinen yhteyden katkaisu. Mikäli sisäänkirjautumisen jälkeen järjestelmää ei käytetä 20 minuutin aikana, yhteys katkeaa. Kun järjestelmään ollaan kirjaamassa tietoja, on tiedot syytä tallentaa mahdollisimman usein! Yksikön johtaja (kaikki arviointijärjestelmät) Yksikön johtaja kirjautuu HR-järjestelmään. Tällöin hänelle avautuvat kaikkien oman yksikön työntekijöiden tiedot. Yksikön johtaja valitsee arvioitavan työntekijän ja valitsee Ryhmäalasvetovalikosta tehtävänkuvauslomakkeen ("Ope Vaati YJ", " tai "Muu Vaati YJ") ja antaa näkemyksensä vaativuustasosta (alasvetovalikosta) ja perustelee näkemyksensä tarvittaessa. Yksikön johtajalla näkyy työntekijän ja esimiehen antama esitys vaativuustasosta. Mikäli yksikön johtaja hyväksyy esimiehen tekemän esityksen hän päivää (päiväys muodossa pp.kk.vvvv), allekirjoittaa lomakkeen ja tallentaa tiedot. Mikäli yksikön johtaja muuttaa vaativuustasoa, muutos pitää perustella. Mikäli yksikön johtaja toimii myös esimiehen roolissa, hänen tulee tehdä merkinnät ensin esimiehenä ja sitten yksikön johtajana. Tehtyään arvioinnin esimiehenä hänen tulee klikata esim. Henkilölista-otsaketta (sivun vasemmassa reunassa) tai kirjautua järjestelmään uudelleen, jotta hän voi tallentaa tiedot myös yksikön johtajana. Tämän jälkeen arviointiryhmä käsittelee arvioinnit, tekee ehdotuksensa vaativuustasosta ja perustelee näkemyksensä tarvittaessa. Arviointiryhmän sihteeri merkitsee arviointiryhmän näkemyksen, päivää lomakkeen ja tallentaa tiedot.
5 Arviointi avautuu tämän jälkeen työnantajalle päätöksentekoa varten. Tehdystä päätöksestä lähtee sähköpostiviesti työntekijälle, esimiehelle ja yksikön johtajalle, minkä jälkeen he voivat käydä järjestelmässä tarkastelemassa arviointitietoja. Arviointipäätöstä varten työtekijälle, esimiehelle ja yksikön johtajalle avautuu Ryhmä-alasvetovalikkoon lomake ("Ope Vaati TA-päätös, Muu Vaati TA-päätös"), josta mainittuja tietoja voi tarkastella. 2. HENKILÖKOHTAISEN SUORIUTUMISEN ARVIOINTI (Ope Suoritus YJ, Muu Suoritus YJ) Opetus- ja tutkimushenkilöstön arviointijärjestelmä Yksikön johtaja kirjautuu järjestelmään, jolloin hänelle avautuu henkilöluettelo kaikista oman yksikön työntekijöistä. Yksikön johtaja valitsee arvioitavan työntekijän ja antaa oman näkemyksensä: o Opetukselliset ansiot o Osuus työtehtävistä % (kokonaislukuna, esim. 60 ilman %-merkkiä) o Ansioihin pohjautuva arvio alasvetovalikosta (asteikolla 1-9) o Tutkimukselliset ansiot o Osuus työtehtävistä % (kokonaislukuna, esim. 30 ilman %-merkkiä) o Ansioihin pohjautuva arvio alasvetovalikosta (asteikolla 1-9) o Yhteiskunnalliset ja yliopistoyhteisölliset ansiot o Osuus työtehtävistä % (kokonaislukuna, esim. 10 ilman %-merkkiä) o Ansioihin pohjautuva arvio alasvetovalikosta (asteikolla 1-9) Yksikön johtajalla näkyy oletusarvoina esimiehen antama arviointi. Mikäli yksikön johtaja hyväksyy esimiehen tekemän esityksen hän päivää (päiväys muodossa pp.kk.vvvv), allekirjoittaa lomakkeen ja tallentaa tiedot. Mikäli yksikön johtaja muuttaa arviointia, hän painaa Laske-painiketta, jolloin järjestelmä ilmoittaa painotetun tuloksen, yhteenlasketun tuloksen ja suoritustason. Muutos pitää perustella, jonka jälkeen päivää, allekirjoittaa ja tallentaa tiedot. Osuus työtehtävistä-kenttien yhteismäärän tulee olla aina 100%. Järjestelmä huomauttaa mikäli tämä ehto ei täyty. Yksikön johtajan arvioinnin jälkeen arviointi avautuu työnantajalle käsittelyä varten. Työnantaja vahvistaa suoritustason. Tehdystä päätöksestä lähtee sähköpostiviesti työntekijälle, esimiehelle ja yksikön johtajalle, minkä jälkeen he voivat käydä järjestelmässä tarkastelemassa arviointitietoja ( Ope Suoritus TA-päätös ).
Muun henkilöstön arviointijärjetelmä 6 Yksikön johtaja kirjautuu järjestelmään, valitsee Henkilölistalta työntekijän nimeä klikkaamalla. Henkilötiedot näytöltä yksikön johtaja valitsee Ryhmä-alasvetovalikosta arviointilomakkeen ( Muu Suoritus YJ ) Yksikön johtajalla näkyy oletusarvoina esimiehen antama arviointi. Mikäli yksikön johtaja hyväksyy esimiehen tekemän esityksen hän päivää (päiväys muodossa pp.kk.vvvv), allekirjoittaa lomakkeen ja tallentaa tiedot. Mikäli yksikön johtaja muuttaa arviointia, hän painaa Laske-painiketta, jolloin järjestelmä ilmoittaa painotetun tuloksen, yhteenlasketun tuloksen ja suoritustason. Muutos pitää perustella, jonka jälkeen päivää, allekirjoittaa ja tallentaa tiedot. Mikäli yksikön johtaja toimii myös esimiehen roolissa, hänen tulee tehdä merkinnät sekä esimiehenä että yksikön johtajana. Yksikön johtajan arvioinnin jälkeen arviointi avautuu työnantajalle käsittelyä varten. Tehdystä päätöksestä ilmoitetaan työntekijälle, esimiehelle ja yksikön johtajalle, minkä jälkeen he voivat käydä järjestelmässä tarkastelemassa arviointitietoja ("Muu Suoritus TA-päätös"). Raportointi Valmiin raportin käyttö Raportointi-toimintoa voivat käyttää yksikön johtaja oman yksikön työntekijöiden tietojen osalta. Järjestelmässä on valmiit raporttimallit. Raportointi-toiminto käynnistetään järjestelmän pääsivun vasemmassa yläkulmassa olevasta Raportointi-linkistä. Linkkiä klikkaamalla avautuvat Raportointiluettelo- ja Raportointitoiminnot. Raportointiluetteloa klikkaamalla pääsee katselemaan järjestelmään luotuja raportteja. Valitsemalla "Ainoastaan yleiset raportit"-kohdan ja painamalla Hae-painiketta, saa näkyviin nämä raportit, jotka ovat käytössä käyttöoikeuksista riippuen.
7 Valmista raporttia pääsee käyttämään klikkaamalla raportin nimeä. Tämän jälkeen näytölle avautuu "Sarakevalinnat" ja "Käynnistä raportti" -linkit. "Käynnistä raportti" -linkkiä klikkaamalla antaa ko. raportin. Henkilöluettelon tietoja voi tarkastella vielä tarvittaessa tarkemmin henkilöittäin klikkaamalla henkilön nimeä. Raportin tiedot voi siirtää tarkasteltavaksi Excel-taulukkolaskentaohjelmassa klikkaamalla Excelpainiketta. Yleisten raporttien tietoja ei voi muuttaa eikä niihin voi lisätä tietoja. Käsiteltäessä henkilökunnan palkkaustietoja tulee noudattaa erityistä varovaisuutta. Raportteja ei saa lähettää sähköpostitse kenellekään.