Tervetuloa viestintäyhdyshenkilöiden koulutusohjelmaan!
Mitä, miksi ja kenelle? Tukee ja lisää viestinnän osaamista Tarjoaa käytännönläheisiä näkökulmia yliopiston viestinnän eri osa-alueisiin Jotta viestintä sujuisi ja työteko olisi tehokasta, tuottavaa ja kivaa Viestintäyhdyshenkilöille eli viksuille ja muille viestinnästä kiinnostuneille tai viestintää työssään tarvitseville
Ohjelma Viestinnän suunnittelu 21.9. Sisäinen viestintä 26.10. Verkkoviestintä 17.11. Verkostoitumisiltapäivä joulukuussa Markkinointi ja opiskelijarekrytointi 17.1. Esittelymateriaalit helmikuussa Ulkoinen viestintä maaliskuussa Verkostoitumisiltapäivä huhtikuussa
Ohjelma tänään: Viestinnän suunnittelu klo 13.15 klo 13.30 klo 14.00 klo 15.00 Johdatus aiheeseen viestintäpäällikkö Anu Mustonen Viestinnän suunnittelu käytännössä tiedottaja Anna Grönlund-Qvarnberg Strateginen näkökulma viestinnän suunnitteluun yliassistentti, FT Kaja Tampere Ryhmätyö
Jyväskylän yliopiston viestinnän strategiset linjaukset Viestintä tukee yliopiston perustehtävän ja kokonaisstrategian toteuttamista sekä vahvistaa sen toimintaedellytyksiä ja kilpailukykyä ulkoisen ja sisäisen viestinnän keinoin. http://www.jyu.fi/hallintokeskus/viestinta/intra/yliopiston-viestinnaen-strategisetlinjaukset
Viestinnän organisointi Jyväskylän yliopistossa Yliopiston viestintää johtaa ja siitä vastaa yliopiston rehtori. Laitosten ja yksiköiden johtajat vastaavat yksiköidensä viestinnän sisällöstä ja organisoinnista. Yliopiston ja sen yksiköiden viestintää tukee ja koordinoi viestintäpalvelut. Kunkin laitoksen johtaja vastaa oman yksikkönsä viestinnästä ja viestintäyhdyshenkilö avustaa tässä tehtävässä.
Jyväskylän yliopiston viestinnän periaatteet Viestintä alkaa aina sisäisestä viestinnästä eli omasta henkilöstöstä ja opiskelijoista Suurin panostus tehdään medianäkyvyyteen ja muuhun ei-maksullisen näkyvyyteen sekä PR-työhön. Maksullista mainontaa tehdään valikoidusti lähinnä opiskelija- ja henkilöstörekrytoinnissa sekä tapahtumamarkkinoinnissa. Markkinointikanavissa suuntaudutaan painetusta sähköiseen viestintään. Yliopisto ei tee kannatusmainontaa. Sponsorointia tehdään harkinnanvaraisesti.
Viestinnän suunnittelun lähtökohtia viestintä pohjautuu organisaation perustehtävään ja tavoitteisiin lait ja säännökset tasot: Strateginen: mihin operatiivisella toiminnalla tähdätään, mitä tavoitellaan Operatiivinen: minkälaisella toiminnalla tavoitteet saavutetaan
Viestintäsuunnitelma Ne toimintaa yhdensuuntaistavat määrittelyt, valinnat ja tavoitteet, joita soveltamalla ja toteuttamalla organisaatio viestii sidosryhmiensä ja ympäristönsä kanssa ja jotka tukevat organisaation kokonaisstrategiaa. (Juholin, 2006)
Viestinnän strategisen suunnitelman rakennemalli Otsikko Sisältö 1 Lähtökohta, tausta Mihin viestintää erityisesti tarvitaan? Miten viestintä kiinnittyy organisaation toimintaan ja tulevaisuuteen? 2 Periaatteet, arvot Millaista viestintä on? 3 Sidosryhmät Tunnistus ja arviointi 4 Perusviestit, tarina, tavoitemaine Keskeiset teemat Millaista kuvaa tai mainetta organisaatio haluaa luoda tai vahvistaa? 5 Viestinnän tavoitteet Millaista vaikuttavuutta viestinnältä odotetaan? 6 Mittarit ja seuranta Millä keinoin viestinnän toimivuutta ja vaikuttavuutta arvioidaan? 7 Vastuut Ketkä vastaavat mistäkin viestinnän osa-alueesta? Miten viestintä on organisoitu? 8 Resurssit Millaisia resursseja organisaatio suuntaa viestintään, jotta tavoitteet saavutetaan? (Juholin, 2006)
Viestinnän operatiivinen suunnitelma Vuosittain tai säännöllisesti toistuvat toimenpiteet Päivittäisviestintä Ohjeistukset eri tehtäviin tai tilanteisiin Erillishankkeet tai -projektit Kampanjat Prosessit
Vuosittain tai säännöllisesti toistuvat toimet Toistuvien asioiden määrittely > strategianmukaisuus, tukevat koko organisaation tavoitteita Vuosikalenteri toiminnan ankkurina > ennakointi! Viestintäsuunnittelu osana koko organisaation toimintasuunnittelua
Päivittäisviestintä Päivittäisviestinnän yleislinjaukset määrittelevät peruskäytännöt Tavoitteet ja sisällöt: mitä tehdään tänään ja tällä viikolla, miten valmistaudutaan seuraaviin viikkoihin ja kuukausiin Yhteistyöryhmät: sisäiset sidosryhmät Keinot, kanavat ja foorumit Säännöt ja käytännöt: asioiden käsittelyn säännöllisyys, kuka ottaa vastuun, mikä on yksilön oma vastuu tiedonetsinnässä
Ohjeistukset eri tehtäviin ja tilanteisiin Laadittu päivittäisviestinnän sujuvoittamiseksi Tavoitteena yhtenäinen laatu ja tyyli Esimerkit: Laajat: graafiset ohjeet, kriisiviestinnän ohjeet Suppeat: tiedotteen kirjoittaminen, tapahtuman lisääminen verkkokalenteriin
Erillishankkeet ja -projektit Yksittäiset, kertaluonteiset tehtävät, jotka eivät kuulu päivittäisviestintään Vaativat lisähuomiota ja/tai -resursseja Osa suunniteltuja hankkeita, osa nousee yhtäkkiä päätöksen tai muutoksen seurauksena Esimerkki: promootio
Kampanjat Asian, idean tai tuotteen myyminen tietyille kohderyhmille Ajallisesti rajattu, suunnitelmallinen viestintätoimenpiteiden sarja Suostuttelun avulla pyritään muuttamaan vastaanottajan mielipiteitä, käyttäytymistä ja asenteita Esimerkki: varainhankintakampanja
Prosessit Informatiivinen viestintä jatkumona, jossa aihetta käsitellään ja siitä keskustellaan Tavoitteena saada välitetyksi tietoa ihmisten pohdittavaksi > osallistuminen, vaikuttaminen Kahden- tai monenvälistä viestintää Ei vain informoida tai keskustella, vaan asioita käsitellään prosessin aikana Esimerkki: yliopistolakiuudistus
Vastuut Määrittely Organisaation ja tulosyksikön mukaan Asioiden mukaan Asioiden painoarvon mukaan Yhteistyö- ja kohderyhmien mukaan Ajoituksen tai ajankohdan mukaan Ammattiosaamisen mukaan
Budjetointi euromääräinen toimintasuunnitelma tai tavoitelaskelma vaikuttaa viestinnän suunnitteluun ja koordinointiin yleensä ajanjaksoittain, ei toimenpiteittäin > suunnittelu ja ennakointi tärkeää!