TIEDONOHJAUSSUUNNITELMA SIPA:n suunnittelupäivät 17.5.2011
TIEDONOHJAUSSUUNNITELMA SISÄLTÖ Mikäs se sellainen tiedonohjaussuunnitelma on? Tiedonohjaussuunnitelman laatiminen Metlan tiedonohjaussuunnitelma Ryhmätyöt Yhteenveto ja jatkotoimenpiteet
MIKÄS SE SELLAINEN TIEDONOHJAUS- SUUNNITELMA ON?
MIKÄ? TOS on tiedonhallinnan menetelmä, organisaation tietojen käsittelyn, rekisteröinnin, säilyttämisen ja hävittämisen ohjeisto työntekijöille ja tietojärjestelmille tiedonohjaussuunnitelmasta käytetään myös nimitystä eams eli sähköinen (elektroninen) arkistonmuodostussuunnitelma TOS tai eams on arkistonmuodostussuunnitelman (AMS) tai tiedonhallintasuunnitelman (THS) "seuraaja"
MIKÄ? arkistonmuodostussuunnitelman laatiminen on ollut julkishallinnon organisaatioiden lakisääteinen tehtävä jo 30 vuotta myös voimassa oleva arkistolaki (831/1994) edellyttää viranomaisilta arkistonmuodostussuunnitelmaa: "Arkistonmuodostajan on määrättävä tehtävien hoidon tuloksena kertyvien asiakirjojen säilytysajat ja -tavat sekä ylläpidettävä niistä arkistonmuodostussuunnitelmaa." laissa mainittujen minimivaatimusten lisäksi arkistonmuodostussuunnitelmissa on yleensä muutakin asiakirjojen ja tietojen säilytykseen, käsittelyyn ja käyttöön liittyvää informaatiota
MIKÄ? Arkistonmuodostussuunnitelman perinteiset tehtävät ohjaa arkistonmuodostusta eli asiakirjojen (tietojen) rekisteröintiä, seulontaa ja arkistointia toteuttaa julkisuusperiaatetta ja tietosuojaa tukee poikkeuksellisiin oloihin valmistautumista toimii tietopalvelun apuvälineenä toimii toiminnan suunnittelun välineenä
MIKÄ? Arkistonmuodostussuunnitelman perinteiset tehtävät toimii seulontaesityksenä toimii uusien työntekijöiden perehdyttämisaineistona
MIKÄ? AMS vs. TOS (eams) arkistonmuodostussuunnitelman rakenne ja ohjaustiedot tarkoitettu lähtökohtaisesti paperimaailmaa ja ihmisiä varten; siinä ei ole huomioitu tietojärjestelmissä käsiteltävän tiedon hallintaa, sähköistä ympäristöä ja toimintamalleja AMS ei ole käytännössä kaikille yhtä näkyvä osa arjen toimintaa kuin TOS, sillä toimintojen ajantasaisesta kuvauksesta huolimatta sen ohjaus koskee ennen kaikkea lopullisen tiedon arkistointijärjestystä, säilyttämistä ja hävittämistä TOS ohjaa tiedon hallintaa ja käsittelyä jo aivan sen elinkaaren alusta, luonnosvaiheesta alkaen
MIKÄ? AMS vs. TOS (eams) TOS sisältää perinteisten AMS-tietojen sijasta/lisäksi tietojärjestelmissä tapahtuvaa tietojenkäsittelyä ja arkistointia ohjaavia tietoja TOS:n ohjaustietojen on oltava perusteellisempia, kattavampia ja tarkempia kuin AMS:ssa; ei tulkinnanvaraa käytännössä molempien muoto on kuitenkin taulukko
MIKÄ? AMS
MIKÄ? TOS
MIKÄ? Tiedonohjaussuunnitelman sisältö organisaation tehtävät ja osa (tai ala-) tehtävät (esim. henkilöstöhallinto/rekrytointi) tehtävien vaiheet (esim. vireillepano/-tulo, päätöksenteko) tehtävien eri vaiheissa kertyvät tiedot ja asiakirjat (esim. täyttölupaesitys, päätös) liitteineen tietojen ja asiakirjojen oletusarvoiset taustatiedot (henkilötietoluonne, julkisuusluokka, salassapitoaika, suojaustaso, käyttöoikeudet) tietojen ja asiakirjojen säilytysaika
MIKÄ? Tiedonohjaussuunnitelman sisältö tietojen ja asiakirjojen käsittely- ja säilytysjärjestelmät (esim. AHA, Kieku, koerekisteri) ja/tai -muoto ja paikka tietojen ja asiakirjojen rekisteröintitarve
MIKÄ? Tiedonohjaussuunnitelman sisältö arkistolaitoksen SÄHKE2-määräys (Sähköisten asiakirjallisten tietojen käsittely, hallinta ja säilyttäminen, 1.1.2009) sisältää ne vaatimukset ja ominaisuudet, jotka ovat edellytyksenä eri tietojärjestelmiin sisältyvien asiakirjallisten tietojen pysyvälle säilyttämiselle yksinomaan sähköisessä muodossa SÄHKE2:n ja sitä tukevan JHS176-suosituksen (2010) määrittelemä eams edistää eri tietojärjestelmien yhtenäisyyttä tietojen haussa, käytössä ja säilyttämisessä
MIKÄ? Tiedonohjausjärjestelmä (eams-järjestelmä) tiedonohjausuunnitelman metatiedot ja määritykset ohjaavat keskitetyn tiedonohjausjärjestelmän (TOJ) välityksellä asiakirjallisen tiedon käsittelyä ja elinkaaren hallintaa sekä operatiivisissa tietojärjestelmissä että arkistojärjestelmissä TOJ tarjoaa kyselyrajapintoja asiakirjallista tietoa käsittelevien tietojärjestelmien käyttöön TOJ-ohjaus edellyttää operatiivisilta järjestelmiltä niihin toteutettua TOJ-toiminnallisuutta, jotta ne osaisivat hyödyntää TOS:n metatietoja kyselyrajapintojen kautta
MIKÄ? Tiedonohjausjärjestelmä (eams-järjestelmä) TOJ tulisi integroida kaikkiin tietojärjestelmiin, joissa tietoa käsitellään ja/tai säilytetään järjestelmiä voidaan liittää TOJ:n piiriin vaiheittain tähän mennessä TOJ-toiminnallisuuksia on toteutettu lähinnä vain asian- ja dokumenttienhallintajärjestelmiin yhteisen TOJ:n lisäksi eri järjestelmillä voi olla myös sen ohjaama yhteinen arkisto
MIKÄ? Tietojärjestelmät ilman tiedonohjausjärjestelmää
MIKÄ? SÄHKE2-mukainen tavoitetila
MIKSI? Lainsäädäntö arkistolaki (831/1994) laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta (21.5.1999/621) henkilötietolaki (22.4.1999/523) laki sähköisestä asioinnista viranomaistoiminnassa (24.1.2003/13) hallintolaki (6.6.2003/434) valtioneuvoston asetus tietoturvallisuudesta valtionhallinnossa (1.7.2010/681)
MIKSI? Lainsäädäntö Hyvän tiedonhallintatavan määritys (VM, 2000) tavoitteet: tiedon käytettävyys ja saatavuus, eheys ja virheettömyys ja luottamuksellisuus hallintotoiminnan tulee olla lainmukaista, suunnitelmallista, huolellista ja avointa tärkein toteutumisen edellytys: tarkat ja ajantasaiset kuvaukset tehtävistä, niiden hoitamisessa kertyvistä tiedoista ja jälkimmäisten säilyttämisestä ja hävittämisestä
MIKSI? Lainsäädäntö Hyvän tiedonhallintatavan määritys (VM, 2000) toiminnan ohjeistaminen (AMS, tietojärjestelmien käyttöohjeet, tietoturvaohjeistus) keskeistä yhtenäisen menettelyn ja toiminnan jatkuvuuden varmistamiseksi
MIKSI? Lainsäädäntö Valtioneuvoston asetus tietoturvallisuudesta valtionhallinnossa (1.7.2010/681) tietoturvallisuudella tarkoitetaan asetuksessa tietojen salassapitovelvollisuuden ja käyttörajoitusten noudattamiseksi sekä tietojen saatavuuden, eheyden ja käytettävyyden varmistamiseksi toteutettavia hallinnollisia, teknisiä ja muita toimenpiteitä ja järjestelyjä
MIKSI? Lainsäädäntö Valtioneuvoston asetus tietoturvallisuudesta valtionhallinnossa (1.7.2010/681) tietoturvallisuuden suunnittelun tulee perustua hyvän tiedonhallintatavan mukaisesti viranomaisen selvityksiin ja arvioihin sen hallussa olevista asiakirjoista sekä niihin talletettujen tietojen merkityksestä (TOS) valtionhallinnon organisaatioiden tulee täyttää asetuksessa määritelty tietoturvallisuuden perustaso kolmen vuoden kuluessa voimaantulosta (vuoteen 2013 mennessä)
MIKSI? Lainsäädäntö Valtioneuvoston asetus tietoturvallisuudesta valtionhallinnossa (1.7.2010/681) toimintaan liittyvät tietoturvallisuusriskit kartoitetaan käytössä on riittävä asiantuntemus tietoturvallisuuden varmistamiseksi. Tietoturvallisuuden hoitamista koskevat tehtävät ja vastuu määritellään asiakirjojen käsittelyä koskevat tehtävät ja vastuut määritellään
MIKSI? Lainsäädäntö Valtioneuvoston asetus tietoturvallisuudesta valtionhallinnossa (1.7.2010/681) tietojen saanti ja käytettävyys eri tilanteissa turvataan ja luodaan menettelytavat poikkeuksellisten tilanteiden selvittämiseksi asiakirjojen ja niihin sisältyvien tietojen salassapito ja muu suoja varmistetaan antamalla pääsy asiakirjoihin vain niille, jotka tarvitsevat salassa pidettäviä tietoja tai henkilörekisteriin talletettuja henkilötietoja työtehtäviensä hoitamiseksi
MIKSI? Lainsäädäntö Valtioneuvoston asetus tietoturvallisuudesta valtionhallinnossa (1.7.2010/681) tietojen luvaton muuttaminen ja muu luvaton tai asiaton käsittely estetään käyttöoikeushallinnan, käytön valvonnan sekä tietoverkkojen, tietojärjestelmien ja tietopalvelujen asianmukaisilla ja riittävillä turvallisuusjärjestelyillä ja muilla toimenpiteillä asiakirjojen tietojenkäsittely- ja säilytystilat ovat riittävästi valvottuja ja suojattuja
MIKSI? Lainsäädäntö Valtioneuvoston asetus tietoturvallisuudesta valtionhallinnossa (1.7.2010/681) henkilöstön ja muiden asiakirjojen käsittelyyn liittyviä tehtäviä hoitavien luotettavuus varmistetaan tarvittaessa turvallisuusselvitysmenettelyn ja muiden lain perusteella käytettävissä olevien keinojen avulla henkilöstölle ja muille asiakirjojen käsittelyyn liittyviä tehtäviä hoitaville annetaan ohjeet ja koulutusta asiakirjojen ja niihin sisältyvien tietojen asianmukaisesta käsittelystä
MIKSI? Lainsäädäntö Valtioneuvoston asetus tietoturvallisuudesta valtionhallinnossa (1.7.2010/681) annettujen ohjeiden noudattamista valvotaan ja niiden muutostarpeita arvioidaan säännöllisesti
MIKSI? TOS on kaikkien yhteinen etu... organisaation toiminnan jatkuvuuden kannalta tärkeät tiedot säilyvät ja ovat saatavilla tarkoituksenmukaisella tavalla, alkuperäisinä, eheinä, luottamuksellisina ja käyttökelpoisessa muodossa kulttuuriperinnöllisesti arvokkaat tiedot säilyvät myöhemmän tutkimuksen tarpeisiin
MIKSI? TOS on kaikkien yhteinen etu... mahdollistaa siirtymisen sähköisiin käsittelyprosesseihin (prosessien nopeutuminen ja tehostuminen) organisaation muutostilanteita ja tietojärjestelmämuutoksia on helpompi hallita mahdollisuus välttää tiedon siiloutumista ja suljettuja järjestelmiä mahdollistaa henkilöresurssien kohdentamisen päämäärätehtäviin helpottaa henkilöstön perehtymistä ja sopeutumista lisää toiminnan tuottavuutta edistää muidenkin konsulttijargonilla ilmaistujen korkealentoisten ja idealististen tavoitteiden toteutumista
MIKSI?... mutta TOS vastaa ihan arkipäiväisiinkin kysymyksiin... mihin järjestelmään tallennan nämä tiedot? pitääkö tämä paperi säilyttää? Miten ja missä? kenelle tähän tiedostoon pitäisi antaa käyttöoikeudet? onko tämä tieto julkinen vai salassa pidettävä? mikä on tiedon suojaustaso? pitääkö tämä asiakirja kirjata vai ei? kuinka pitkään tuottamiani tietoja säilytetään? mistä löydän tarvitsemani tiedot? miksi en pääse tietoihin käsiksi? miten pääsen tietoihin käsiksi?
MIKSI?... ja lisää tietojärjestelmien käyttäjäystävällisyyttä
MIKSI? Ilman tiedonohjaussuunnitelmaa henkilöstö kokee tiedonhallinnan sekavaksi ja vaikeaksi ja toimii omin neuvoin, kukin omalla tavallaan henkilöstö ei osaa/halua käyttää tiedonhallinnan työkaluja eli eri tietojärjestelmiä oikein tehdään paljon ylimääräistä työtä, kun sama tieto rekisteröidään tai tallennetaan eri tietojärjestelmiin tai sitä säilytetään (rinnakkain) eri muodoissa tuhlataan aikaa ja rahaa
MIKSI? Ilman tiedonohjaussuunnitelmaa tarvittava tieto ei ole löydettävissä helposti tai lainkaan tiedon väärä käsittely johtaa sen todistusvoimattomuuteen (eheys ja alkuperäisyys eivät ole todennettavissa) tiedon konteksti katoaa, minkä seurauksena se on arvotonta ja vailla todistusvoimaa organisaation tuottamia tärkeitä tietoja häviää kokonaan ja pysyvästi
MIKSI? Ilman tiedonohjaussuunnitelmaa salassa pidettäviä tietoja ja arkaluonteisia henkilötietoja leviää hallitsemattomasti ja asiattomien tahojen käsiin muut kuin tiedon tuottaneet asiantuntijat joutuvat tekemään jälkikäteen runsaasti ylimääräistä, aikaa vievää työtä tiedon ja sen synty-yhteyksien ymmärtämiseksi ja säilytysarvon määrittelemiseksi hävitettäviä, arvottomia aineistoja säilytetään turhaan, mistä aiheutuu ylimääräisiä kustannuksia
TIEDONOHJAUSSUUNNITELMAN LAATIMINEN
MILLOIN? tiedonohjaussuunnitelman ylläpito on jatkuvaa työtä, sillä se on ajantasainen kuvaus organisaation tehtävistä, niissä kertyvistä tiedoista ja tietojärjestelmien käytöstä kun olemassa olevaa vanhaa AMS:aa kehitetään kun hankitaan uutta tietojärjestelmää tai vaihdetaan tietojärjestelmän versiota kun tiedonohjaus halutaan toteuttaa vaiheittain koskemaan kaikkia uusia käyttöönotettavia tietojärjestelmiä, joissa käsitellään asiakirjallista tietoa
MILLOIN? organisaation muutostilanteissa (tehtävien muuttuminen, tehtävien siirtyminen pois) kun organisaation prosesseja tehostetaan tai uudistetaan kun syntyy uusia tietoaineistoja kun tiedon hallintaa, käsittelyä ja säilyttämistä koskevat säädökset muuttuvat
MILLOIN? elämme koko ajan muutoksessa, joten TOS ei ole lopullisesti koskaan valmis tiedonohjaussuunnitelman ylläpito on vastuutettava ja otettava osaksi organisaation jatkuvaa toimintaa muuten osa tiedoista jää pian suunnitelman ulkopuolelle ja tietojen hallinnasta tulee puutteellista
KUKA? tiedon hallinta kuuluu kaikille tiedonohjaussuunnitelman käyttäjät laativat sen itse asiakirjahallinto ei voi laatia tiedonohjaussuunnitelmaa kenenkään puolesta, mutta opastaa työssä ja kokoaa tulokset
MITEN? kokonaan uuden tiedonohjaussuunnitelman rakentami- nen voidaan toteuttaa projektina laatiminen on monille organisaatioille täysin uusi työprosessi lähtökohtien erilaisuuden vuoksi sama toteutusmalli ei välttämättä toimi kaikissa organisaatioissa
MITEN? Arkistolaitos jakaa tiedonohjausprojektin neljään vaiheeseen: 1. Esisuunnittelu (20%) 2. Suunnittelu ja laadinta (50%) 3. Käyttöönotto (25%) 4. Seuranta (5%)
MITEN? Esisuunnittelu varmistetaan organisaation (johdon) sitoutuminen, sillä muuten laadittava suunnitelma ei tule vastaamaan todellista tilannetta eikä kukaan voi hyödyntää sitä päätetään käyttötarkoituksesta; missä laajuudessa TOS:aa sovelletaan; mihin operatiivisiin järjestelmiin se integroidaan (realistiset tavoitteet!) selvitetään organisaation valmiudet laadintaan ja käyttöönottoon
MITEN? Esisuunnittelu tehtävän hoitamiseen keskittyneen projektipäällikön nimeäminen projektipäällikkö kartoittaa organisaation lähtötilanteen ja valmiudet ja muodostaa näiden tietojen pohjalta eri toimialojen asiantuntijoista koostuvan projektiryhmän varmistetaan ryhmän jäsenten osaaminen ja työajan riittävyys tehtävään
MITEN? Esisuunnittelu projektiryhmän tekemien kartoitusten perusteella projektisuunnitelmassa määritellään tulostavoitteet, tehtävät, toteutusvaiheet, osavastuut, tarkistuspisteet, aikataulu, resurssit ja budjetti TOS:n laatiminen ei ole ilmaista: kuluja aiheutuu henkilöstön työpanoksesta ja mahdollisesta koulutustarpeesta, mutta ne maksavat itsensä takaisin moninkertaisesti pidemmällä aikavälillä
MITEN? Esisuunnittelu kustannuksia voidaan laskea realistisella aikataululla ja tarkalla suunnittelulla suunnitelmassa määritellään myös riskit, valvonta sekä viestinnän ja koulutuksen toteuttaminen projektipäällikkö raportoi etenemisestä joko perustettavalle ohjausryhmälle tai suoraan organisaation johdol- le
MITEN? Suunnittelu ja laatiminen TOS:n tietosisältö voidaan tuottaa projektiryhmän määrittelemissä ja ohjauksessa toimivissa toimialakohtaisissa työryhmissä projektiryhmä työstää pohjat ja mallit tietojen keräämistä varten
MITEN? Suunnittelu ja laatiminen Tehtävien kartoitus lainsäädäntö, työjärjestykset, ohjeet, laatukäsikirjat, toimintastrategiat ja -kertomukset minkä tehtävän hoitamiseen omassa työssä kertyvät erilaiset tiedot liittyvät? päätehtävät, tehtävät, alatehtävät liian hienojakoista tehtäväluokitusta on hankala käyttää ja vaikea ajantasaistaa
MITEN? Suunnittelu ja laatiminen Tehtävien kartoitus valtionhallinnossa vakiintunut päätehtävien kaava Yleishallinto Henkilöstöhallinto Taloushallinto (sis. omaisuuden hallinta) Organisaation (lakisääteiset) substanssitehtävät hallinnon tehtävät ja alatehtävät ovat eri organisaatioissa hyvin yhteneväisiä
MITEN? Suunnittelu ja laatiminen Käsittelyvaihekuvausten laatiminen käsittelyvaiheet liitetään tehtävähierarkian alimmalle tasolle prosessin alun ja lopun tunnistaminen voi olla vaikeaa; missä vaiheessa kyse onkin jo toisesta tehtävästä? voidaan hyödyntää valmiita prosessikuvauksia kuvaukset laaditaan erillisen ohjeistuksen mukaisesti ja yhteisillä menetelmillä
MITEN? Suunnittelu ja laatiminen Käsittelyvaihekuvausten laatiminen
MITEN? Suunnittelu ja laatiminen Käsittelyvaihekuvausten laatiminen prosessikuvauksia käytetään mm. muutosjohtamisen, työnjohdon, ohjauksen, päätöksenteon ja suunnittelun välineinä, uuden työntekijän perehdyttämisessä, tulosten mittaamisessa, tietoturvariskien kartoittamisessa, laadun arvioinnissa, ongelmatilanteiden selvittämisessä yleiset prosessikuvausohjeet (JHS 152) ja valmiit prosessikuvaukset eivät kuitenkaan sovellu suoraan käyttötarkoitukseen, sillä toiminnan vaiheet kuvataan niissä syntyvän tiedon näkökulmasta; tieto voi olla myös kuvauksen lähtökohtana
MITEN? Suunnittelu ja laatiminen Käsittelyvaihekuvausten laatiminen jokaisen työtehtävän osan tai vaiheen tarkoituksenmukaisuutta ja sujuvuutta voidaan tarkastella erikseen tietojärjestelmät voidaan määritellä toimimaan olemassa olevien, tehokkaiksi todettujen prosessien mukaisesti tehtävien työnkulkuja kannattaa samalla kehittää uusia toimintamahdollisuuksia vastaaviksi paperimaailman vs. sähköisen maailman käytännöt rinnakkaiset käytännöt teettävät vain ylimääräistä työtä
MITEN? Suunnittelu ja laatiminen Tietotyypit käsittelyvaihekuvauksien yhteydessä ilmenneet tiedot tyypitellään määritellään yhtenäiset asiakirjatyypit (myös liitteiden tyypit) samassa yhteydessä kirjataan myös tiedot asiakirjojen oletusarvoisesta kielestä ja suunnasta
MITEN? Suunnittelu ja laatiminen Julkisuus- ja turvallisuusluokat julkinen, salassa pidettävä vai turvallisuusluokiteltu? arvioidaan projektiryhmässä kaikkien eri tehtäviin ja käsittelyvaiheisiin liittyvien tietotyyppien osalta julkisuuslain tai erityislainsäädännön mukaan tiedonohjaussuunnitelmaan merkitään myös tietoturva-asetuksen mukainen suojaustaso (ST I-IV) sekä salassapidon oletusarvoinen peruste ja salassapitoaika
MITEN? Suunnittelu ja laatiminen Henkilötietoluonne oletusarvoiset vaihtoehdot eri tietotyypeille: Ei sisällä henkilötietoja Sisältää henkilötietoja Sisältää arkaluonteisia henkilötietoja
MITEN? Suunnittelu ja laatiminen Tietojärjestelmät ja rekisteröinti määritellään mihin tietojärjestelmään tietyssä vaiheessa syntyvä tieto tallennetaan arvioidaan rekisteröintitarve (kirjaamistarve) hallintodiaari vai erillisrekisteri; huomioidaan lainsäädännölliset ja toiminnalliset tarpeet lakisääteiset tietojärjestelmäkuvaukset ja henkilörekisteriselosteet
MITEN? Suunnittelu ja laatiminen Säilytysmuoto (AMS) organisaation omat linjaukset tietojärjestelmien ominaisuudet ja lainsäädäntö vaikuttaa säilytyksen hintaan ja tiedonhaun nopeuteen jos tiedot tulostetaan sähköisestä järjestelmästä pysyvää säilytystä varten, tulostus- ja säilytysjärjestys sekä tulostusajankohta on määriteltävä, samoin vastuu tulostuksesta paperit: aktiiviaikaisen säilyttämisen vastuuhenkilöt ja säilytyspaikat ja tieto fyysisestä sijainnista määriteltävä
MITEN? Suunnittelu ja laatiminen Säilytysaika ei voida vetää hatusta, vaan määrittelyssä huomioidaan mm. nykyinen säilytysaika, säilytystarve omassa toiminnassa, myöhempi tutkimusarvo, lainsäädäntö ei liian vaihtelevia säilytysaikoja samaan osatehtävään liittyvien asiakirjojen säilytysaikojen tulisi olla mahdollisimman yhtenäiset arvonmääritys on ennakkoseulontaa tietojen pysyvästä säilytyksestä (10-15%) päättää seulontaesityksen (TOS:n) pohjalta arkistolaitos
MITEN? Suunnittelu ja laatiminen Säilytysaika seulonnalla rajoitetaan tietomäärän kasvua, edistetään jäljelle jäävän aineiston käytettävyyttä ja saatavuutta ja varmistetaan kulttuurin ja tutkimuksen kannalta arvokkaan aineiston säilyminen seulonta vähentää kustannuksia (migraatiot, aineiston ylläpito) ja parantaa tietojärjestelmien käytettävyyttä
MITEN? Suunnittelu ja laatiminen Käyttöoikeudet kenellä (käyttäjäryhmät) on oletusarvoisesti käyttöoikeudet eri tehtäviin ja käsittelyvaiheisiin liittyviin ja eri tiloissa (esim. luonnos, valmis, arkistoitu) oleviin tietoihin edellyttää organisaation sisäisiä periaatteellisia linjaratkaisuja
MITEN? Käyttöönotto metatietojen tallentaminen tiedonohjausjärjestelmään on asiakirjahallinnon tehtävä ennen varsinaista käyttöönottoa suoritetaan testaukset tietojärjestelmän testiympäristössä voidaan ottaa hyväksymisen jälkeen käyttöön tehtäväluokka kerrallaan
MITEN? Käyttöönotto uusi TOS lähetetään seulontaesityksenä arkistolaitokselle, jos se ei ole aikaisemmin ottanut kantaa joihinkin tehtäviin liittyvien tietojen säilytysarvoon haetaan määräaikaista pysyvän sähköisen säilyttämisen lupaa niille tietojärjestelmille, joissa TOS ohjaa TOJ:n välityksellä tietojen ja niiden metatietojen muodostumista, käsittelyä ja säilyttämistä luvan saaminen edellyttää, että myös ihmiset toimivat tiedonohjaussuunnitelman mukaisesti (auditointi) tehdään arkistolaitoksen seulontapäätöksen mukaiset korjaukset
MITEN? Seuranta raportointi käyttöönoton etenemisestä koko ajan ohjausryhmälle tai organisaation johdolle käyttöönoton jälkeen tiedonohjauksen toimivuutta seurataan ja kerätään palautetta käyttäjiltä pienempiä korjauksia voidaan tehdä lennosta projektin päätyttyä toimintaprosesseissa ja työmenetelmissä tapahtuvista muutoksista tulee ilmoittaa ajoissa ja viipymättä tiedonohjaussuunnitelmaa ylläpitävälle asiakirjahallinnolle; ajantasaisuutta ei saavuteta ilman jatkuvaa vuorovaikutusta ylläpitovastuista ja käytännöistä on sovittava
METLAN TIEDONOHJAUSSUUNNITELMA
MISSÄ MENNÄÄN? Taustat Metlassa ei ole ajantasaista arkistonmuodostussuunnitelmaa - saati SÄHKE2-mukaista tiedonohjaussuunnitelmaa Metlan ensimmäinen, ilman eri tehtävien asiantuntijoiden myötävaikutusta laadittu arkistonmuodostussuunnitelma valmistui vuonna 1990, mutta sitä ei otettu koskaan käyttöön Metlan toinen, vuosina 2005-2008 laadittu tiedonhallintasuunnitelma ei ole kattava eikä ajantasainen henkilöstön puutteellisen sitoutumisen vuoksi arkistolaitos antoi Metlalle seulontapäätöksen vuonna 2009 tiedonhallintasuunnitelman pohjalta
MISSÄ MENNÄÄN? Taustat vuonna 2009 Metlaan tullut AHA ja siihen integroitu tiedonohjausjärjestelmä edellyttävät Sähke-normin mukaista tiedonohjaussuunnitelmaa; paperimaailmaa varten laaditut AMS tai THS eivät riitä AHA-järjestelmän käyttöä varten jouduttiin rakentamaan ennätysvauhtia ja ilman asianmukaisesti toteutettua TOSprojektia väliaikainen tiedonohjaussuunnitelma, joka perustui vain osittain THS:aan ongelma: THS ja TOS erilaiset, kumpikaan ei vastaa todellisuutta ja ovat siten vieraita käyttäjille ja niitä on käytännössä vaikea hyödyntää
MISSÄ MENNÄÄN? TOS:n laatiminen olisi Metlassa ajankohtaista, koska nykyinen tilanne ei ole arkisto-, julkisuus- ja henkilötietolakien ja hyvän tiedonhallintatavan mukainen ajantasaisen tiedonohjaussuunnitelman käytännönkin tarve arjen töissä ja henkilöstön kiihtyvän eläköitymisen yhteydessä on suuri tietoturva-asetuksen mukaisen tietoturvallisuuden perustason toteuttaminen edellyttää asianmukaisen TOS:n laatimista vuoteen 2013 mennessä; projekti kestää kokonaisuudessaan helposti tuohon asti
MISSÄ MENNÄÄN? TOS:n laatiminen olisi Metlassa ajankohtaista, koska tiedonhallinnan kokonaiskoordinaatiota on mahdotonta toteuttaa ilman suunnitelmaa Metlassa aiheutuu ylimääräisiä kustannuksia päällekkäisestä ja rinnakkaisesta työstä, tietojen käsittelystä ja taannehtivasta seulonnasta organisaatioon hankitaan uusia tietojärjestelmiä (ensin TOS, sitten järjestelmät)
MISSÄ MENNÄÄN? TOS:n laatiminen olisi Metlassa ajankohtaista, koska AHA-järjestelmän perustuotteen versionvaihdon tai uuden asian- ja dokumenttienhallintajärjestelmän myötä on laadittava uusi, Sähke2-normin mukainen tiedonohjaussuunnitelma (eams), joka voi järjestelmään kuuluvan erillisen tiedonohjausjärjestelmäkomponentin kautta ohjata rajapintojen kautta tietojen käsittelyä myös muissa järjestelmissä
MISSÄ MENNÄÄN? TOS:n laatiminen olisi Metlassa ajankohtaista, koska asian- ja dokumenttienhallintaratkaisuun sisältyy jatkossa myös erillinen sähköinen arkisto, joka on Sähke2-normin mukaisesti muidenkin järjestelmien käytössä sähköisen pysyväissäilyttämisen lupaa ei voida hakea ilman asianmukaista tiedonohjaussuunnitelmaa vuoden 2010 jälkeen laadittavat tiedonohjaussuunnitelmat tulee toteuttaa aina arkistolaitoksen SÄHKE2-määräyksen mukaisesti
MISSÄ MENNÄÄN? Kysymyksiä keskustelua varten olemmeko TOS:n laatimisen esisuunnitteluvaiheessa? minkälaiset valmiudet Metlalla on tiedonohjaussuunnitel- man toteuttamiseen lähitulevaisuudessa? onko johto sitoutunut toteuttamiseen? mihin tiedonohjaussuunnitelmaa Metlassa käytetään ja missä laajuudessa? miten suunnitelman toteutus organisoidaan? miten viestintä toteutetaan? mitkä ovat merkittävimmät riskit? mitä tehtäväluokitusta sovelletaan?
RYHMÄTYÖT
RYHMÄTYÖT Tiedonohjaussuunnitelman laatimisen riskit päätöksenteon hitaus aliresursointi vastuiden epäselvä määrittely aikatauluongelmat muut äkilliset ongelmat
RYHMÄTYÖT Metlan päätehtävät
RYHMÄTYÖT Tehtävät ja alatehtävät
RYHMÄTYÖT Valdan yleisen tehtäväluokituksen soveltuminen Metlan tarpeisiin
YHTEENVETO JA JATKOTOIMENPITEET