Yhteispalvelu Kiimingissä Talousjohtaja (Kiiminki) ja rahoituspäällikkö (Oulu) Veli-Matti Keloneva
KIIMINGIN KUNTA Oulusta 20 km asukasluku 13 253 as (31.12.2011) keski-ikä 32,6 v uusi Oulu 1.1.2013-
KUNNAN HAASTEET Tilanne -2006 määrärahaohjaus menot > tulot menojen kasvu +6,7 %/v valta - vastuu? tuottavuus? työtyytyväisyys? Tikankontti
ASIAKASLÄHTÖINEN AJATTELU Tilanne 2006 strategiset päätökset asukas-/asiakaslähtöisyys tilaaja-tuottajamalli 2008- lautakuntauudistus 2009- rohkea päätös
TILAAJA-TUOTTAJAMALLI Tilanne 2007 strateginen päätös asiakaspalvelun keskittäminen -> yhteispalvelu tuottavuuden nosto asukaslähtöisyyden toteuttaminen valtion tuottavuusohjelman seurauksiin vastaaminen titu-valmistelut tuotteistaminen (kaikki palvelut) =tulorahoitus sisäiset yritykset kunnan sisällä esim. sisäinen tilitoimisto, yhteispalvelu... ohjausvaikutus, valta-vastuu, johtaminen, kulttuuri PALVELU- SOPIMUS - hinta, määrä, laatu
YHTEISPALVELUN TYÖSTÄMINEN Tilanne 2008 Titu käyttöön lautakuntauudistusvalmistelut Yhteispalveluvalmistelut kuntavetoisesti palvelut kunta (liite 1) Kela, poliisi, maistraatti (liite 2) työvoimatoimisto? yhteispalaverit -> asiakaslähtöisyys palvelusopimukset + hinnat kk-maksu (ei kpl) myös kunnan palvelut yhteispalvelu oma talousarvio johtaminen tuloslaskelman kautta remontti -> tilat TILAAJA PALVELU- SOPIMUS - hinta, määrä, laatu TUOTTAJA Yhteispalvelu tilaajatuottajamallissa PALVELU- SOPIMUS - hinta, määrä, laatu ASIAKAS Palvelun tarve
YHTEISTYÖLLÄ TULOKSIIN Tilanne 2009 Lautakuntauudistus 2 lautakuntaa Yhteispalvelu Avajaiset 21.1.2009 Kela, poliisi, maistraatti, kunta sähköinen ajanvaraus yms LATU-hanke sisäinen yrittäjyys muutosvalmennus CAF Uudistukset Sähköinen kokous, prosessikuvaukset, johtamisjärjestelmä menot<tulot menojen kasvu 2,8 %
KAIKKI MUKANA MUUTOKSESSA Tilanne 2010 Uudistukset toimivat kyselyt/palautteet kuntalaiset luottamushenkilöt henkilökunta yhteispalvelu toimii koulutukset palaverit 2 kert/v TE-toimisto? pankki muut esim. isännöitsijä poliisin lupasalkku menojen kasvu 1,4 % Asiakaspalaute: yhdellä käynnillä monta asiaa monipuoliset palvelut lähellä ystävällinen palvelu helppo ja vaivaton ei tarvitse jonottaa
YHTEISPALVELU JA UUSI OULU Tilanne 2011 Kuntaliitosvalmistelut yhteispalvelun monistaminen Yhteispalvelu asiakasmäärät ja asiointiajat (liite 3) sisäiset/ulkoiset 50 %/50 % ulkoiset asiakkaat kunta 68 % Kela 17 % poliisi 14 % maistraatti 1 % asiointiaika n. 7 min/as haamu-asiakkaat ystävällinen ja asiantunteva palvelu EPPI-hanke (=etäpalvelupilotti) videoneuvottelu yms
YHTEISPALVELU - HAASTEET Resurssit henkilöt, tilat, välineet Muutoksen pelko miten minulle käy yksilön mukavuusalue asenne/pelko/vastuu voiko yhteispalvelu osata Palveluiden hinnoittelu tuotteistaminen ja hinnoittelu ohjausvaikutus Maksaja erityisesti perustamiskustannukset Vaikea päätös luottamushenkilöille yhteispalvelun jatkuvuus määräaikaiset sopimukset määräaikaiset työntekijät + - T
YHTEISPALVELU AJATUKSIA 1/2 ABC/Hesburger yhtenäinen konsepti Julkiset palvelut yhdestä paikasta yhteydet eri järjestelmiin verottaja, poliisi... palvelu (esim. Kööpenhamina) Heti, taustatiloissa, ajanvarauksella puhelinpalvelu, verkkopalvelu Laatu Esim. CAF-itsearviointi -> toiminta ja tulokset -> kehittämissuunnitelma Prosessien mallintaminen
YHTEISPALVELU AJATUKSIA 2/2 Ajatuksia: Yhteispalvelu ja kuntaliitos -> yhteispalvelu pysyy yhteispalvelu ja muut toimijat toimeksiantajat esim. 1 kert/vko kuntalaiset -> kokoukset yrittäjät -> tilaisuudet/kokoukset kunnan olohuone Yhteispalvelu vs postin palvelupiste vs R-kioski Menosjohtamisesta tulosjohtamiseen määraraha vs tulorahoitus sisäinen yrittäjä vs virkamies Uskallammeko uudistua?
ONNISTUMISET HYVÄ ME!!! Kiitos! Veli-Matti Keloneva veli-matti.keloneva@ ouka.fi 044 703 1261
YHTEISPALVELUN PALVELUT liite 1 ASIAKASPALVELU (ULKOINEN JA SISÄINEN) neuvonta- ja ajanvarauspalvelut kassapalvelut ja tuotemyynti, maksujen periminen asiakirjojen / lomakkeiden / hakemusten jne. luovuttaminen ja vastaanottaminen ilmoittautumiset karttakopiotilaukset, kaavaotetilaukset, kopiot, KTJ-tulosteet Kiiminki-päivien toripaikkavaraukset arkistopalvelut (dokumenttien haku asiakkaalle/kiinteistönvälittäjille, kopiointi yms.) kokoushuonevaraukset, kahvitarjoilutilaukset ja laskutus matka-asiat (liput, majoitus) TIEDOTTAMISASIAT nähtävilläpidot, julkipanot Kiiminki-päivät, kuntatiedote, info-paketit palautteiden käsittely (edelleen toimittaminen) nettisivujen ja intranet sivujen keskitetty koordinointi virallisen ilmoitustaulun ylläpitäminen lehti-ilmoitukset, työpaikkailmoitukset NS. LAUTAKUNTAPALVELUT kv:n esityslistat, pk:t nähtävillä ltk-rekisterin ylläpitäminen kokouspalkkioiden tallentaminen POSTI-, LÄHETTI- JA KOPIOINTIPALVELUT YMS. postikeskus (saapuvan ja lähtevän posti käsittely), kuriiripalvelu paperivaraston ja toimistotarvikevaraston ylläpito, tilaukset faksaus- ja massakopiointipalvelu MUITA TEHTÄVIÄ Autopaikat Kulunvalvonta- ja työaikajärjestelmän palvelut Nuorten kesätyöpaikat Kirjaamo Ajanvaraus yhteispalveluun: http://www.kiiminki.fi/fi/palvelut/ohjeet _sahkoiseen_ajanvaraukseen
TOIMEKSIANTAJAT liite 2 KELA - Voi hakea Kelan esitteitä ja lomakkeita ja jättää Kelalle osoitetut etuushakemukset - Opastus ja neuvonta - Asiakaspäätteillä voi asioida sähköisesti Kelan palveluissa POLIISI - Voi hoitaa tiettyjä poliisin lupapalveluita ja hakea ja jättää lupapalveluiden lomakkeita/ilmoituksia - Poliisin lupapalvelutoimisto palvelee ajanvarauksella Kiimingin yhteispalvelussa joka toinen keskiviikko klo 9-16 MAISTRAATTI - Voi hakea maistraatin lomakkeita ja yhteispalveluun voi jättää hakemuksia, ilmoituksia ja muita asiakirjoja KIINTEISTÖTAHKOLA - Isännöitsijä paikalla torstaisin klo 9-11
ASIAKASKÄYNNIT 2011 liite 3 ULKOISET ASIAKKAAT määrä osuus aika/asiakas ASIAKAS - kunta 320 as./kk 68 % - Kela 80 as./kk 17 % 7 min - poliisi 65 as./kk 14 % 8 min Palvelun tarve - maistraatti 3 as./kk 1 % 6 min - TE-toimisto? SISÄISET ASIAKKAAT -henkilökunta 500 as./kk