Pikaopas Helsingin kouluille Google-dokumenttien käyttöön Google-dokumenttien avulla voit laatia ja jakaa asiakirjoja, laskentataulukoita sekä esitysgrafiikkaa verkossa. Dokumenttien yhteinen kirjoittaminen onnistuu helposti, sillä voit myös muokata dokumenttia samanaikaisesti haluamasi henkilöiden kanssa. Sinun ei tarvitse tallentaa dokumentteja erikseen koneellesi, vaan ne ovat aina ulottuvillasi miltä tahansa tietokoneelta Internet-yhteyden välityksellä. Google.dokumentit tarjoaa helpot ja toimivat työkalut yhteisölliseen tiedonrakenteluun, esimerkiksi oppijan oman portfolion työstöön. Perehdymme tässä pikaoppaassa Google-dokumenttien peruskäyttöön ja teksinkäsittelyssä asiakirjan tuottamiseen. VerkkoAps - www.verkkoaps.fi
SISÄLLYSLUETTELO Pikaopas Helsinkin kouluille Google-dokumenttien käyttöön 1. Kirjautuminen Google-dokumentteihin (Google Docs) 2. Dokumenttien hallintanäkymä 2.1 Dokumenttien hallintanäkymän eri osat 2.2 Dokumenttihallintanäkymän perustoiminnot 2.3 Uuden dokumentin luominen 2.4 Dokumentin vienti omalta koneelta Google-dokumenttien dokumentinhallintaan 3. Dokumentin työstäminen (tekstinkäsittely) 3.1 Tekstin kirjoittaminen ja muokkaaminen 3.1.1 Muokkaustoiminnot 3.2 Asiakirjan nimeäminen 3.3 Tallentaminen 3.4 Jakaminen - voit jakaa dokumentin niin, että myös muut voivat lukea sen tai osallistua sen kirjoittamiseen 3.5 Kommentointi - voit lisätä tekstin joukkoon kommentteja ja huomioita 3.6 Versiohistoria - voit tarkastella miten dokumentin on muuttunut kirjoitusprosessin aikana 3.7 Sivun asettelu ja tulostaminen 3.7.1 Sivun asetukset: suunta, paperikoko ja marginaalit 3.7.2 Asiakirjan tulostaminen, tulostusasetukset ja sivunumerot 3.8 Tiedoston lataaminen omalle koneelle
1. Kirjautuminen Google-dokumentteihin (Google Docs) Google-sovelluksiin ja dokumenttien hallintaan pääsee kirjautumaan selaimella osoitteesta http:// docs.edu.hel.fi Käyttäjätunnus ja salasana on sama kuin Opetusviraston web-mailissa. 1. Syötä käyttäjätunnuksesi ja salasanasi. Napsauta tämän jälkeen Kirjaudu sisään / Logga in -painiketta.
2. Dokumenttien hallintanäkymä 2.1 Dokumenttien hallintanäkymän eri osat Google-dokumenttien hallintanäkymä-sivulla näet kaikki dokumentit, jotka olet itse tuottanut tai joihin sinulla on luku- tai muokkausoikeus. Tällä sivulla voit myös luoda uuden dokumentin, esimerkiksi aloittaa uuden asiakirjan työstämisen tekstinkäsittelyllä. Voit tarvittaessa myös jakaa dokumentin haluamiesi henkilöiden kanssa, jolloin myös he voivat katsella tai työstää kanssasi samaa dokumenttia. Dokumentin avaat kaksoisnapsauttamalla sen nimeä. 1. Dokumenttien näkymän valitseminen Voit katsella dokumentteja, joihin sinulla on luku- tai muokkausoikeus napsauttamalla vasemman palkin listasta kohtaa Kaikki dokumentit. Jos haluat tarkastella vain itse luomiasi dokumentteja, valitse samasta listasta valikko Omat dokumentit. Vasemman palkin listassa on myös muita vaihtoehtoisia asiakirjojen tarkastelunäkymiä, joita voit kokeilla.
2. Dokumenttien näkymä tallenusmuodoittain Näkymän vasemmassa reunassa esitetään halutun näkymän mukaiset dokumentit. Dokumenttien nimen edessä oleva kuvake kertoo dokumentin tallennusmuodon (asiakirja, taulukko, esitys, lomake, piirrustus, "muu") 3. Dokumenttien jakamisnäkymä Näkymän jakamisosassa näet missä kansiossa tiedosto sijaitsee ja kenelle dokumentti on jaettu. 4. Dokumentin päiväys Näkymän oikeassa reunassa oleva valikko näyttää milloin dokumenttia on viimeksi muokattu. Napsauttamalla Päiväys -otsikkoa, saat dokumentit näkymään päiväyksen mukaisessa, joko laskevassa tai nousevassa järjestyksessä. 5. Uuden dokumentin luominen ja asiakirjojen tuominen palveluun omalta koneeltasi Uusi dokumentti luodaan napsauttamalla Luo uusi -painiketta, jolloin aukeaa kontekstivalikko, josta voit valita haluatko luoda esimerkiksi uuden tekstinkäsittelyasiakirjan tai laskentataulukon. Tiedostoja omalta koneeltasi voi tuoda Google-dokuemntteihin napsauttamalla Lähetä... -painiketta 6. Toiminnerivi Toiminneriviltä löydät useita asiakirjojen hallintatoimintoja, kuten jakaminen, poistaminen ja uudelleen nimeäminen. 7. Haku-toiminto Dokumenttien sisällöstä voit hakea kirjoittamalla hakusanan ja napsauttamalla Hae dokumenteista - painiketta. 2.2 Dokumenttihallintanäkymän perustoiminnot Voit helposti jakaa, nimetä uudelleen tai poistaa dokumentteja toiminnepalkin painikkeilla. Voit halutessasi valita useita dokumentteja yhtäaikaa. Dokumentin valitset napsauttamalla sen nimen edessä olevaa neliötä, minkä jälkeen voit valita haluamasi toiminnon. Jaa-painikkeella jaat dokumentin muille käyttäjille. Napsauttamalla hiirellä painiketta siirryt pudotusvalikkoon, joka tarjoaa jakamismahdollisuuden dokumentille. (Katso tarkemmin tämän oppaan kohdasta 3.4. Jakaminen.) Kansiot-painikkeella voit siirtää haluamasi yhden tai useamman asiakirjan haluamaasi kansioon tai useampaan kansioon. Kansiot toimivat tunnisteina. Yksi tiedosto voi olla useammassa kansiossa. Voit jakaa kansion haluamillesi henkilöille, esim. koko opetusryhmän oppilaille, joilloin heillä on pääsy kansion kaikkiin dokumentteihin. Voit valita, onko muilla kansioon luku- vai kirjoitusoikeus, jolloin he voivat kansion sisältämiä dokumenttejä myös muokata. Poista-painikkeella siirrät valitun kohteen roskakoriin. Tyhjennä tämän jälkeen roskakori, jos haluat poistaa dokumentin pysyvästi. Roskakorista tiedostot poistuvat automaattisesti 30 päivää roskakoriin siirtämisen jälkeen. Nimeä uudelleen -painiketta napsauttamalla voit nimetä valitun tiedoston uudelleen.
2.3 Uuden dokumentin luominen Google-dokumenteilla voit luoda asiakirjoja, esityksiä, laskentataulukoita, lomakkeita ja piirustuksia. Kun haluat aloittaa uuuden dokumentin työstämisen: 1. Napsauta dokumentinhalllinnan perusnäkymässä, vasemman yläkulman Luo uusi -painiketta, jolloin kontekstivalikkoon aukeaa lista dokumenttien muodoista. 2. Valitse haluamasi muoto, esimerkiksi Asiakirja.
2.4 Dokumentin vienti omalta koneelta Google-dokumenttien dokumentinhallintaan Voit siirtää omalla koneella olevasi tiedoston, esimerkiksi tekstinkäsittely-asiakirjan Google-dokumentteihin, jolloin se on sinulla käytettävissä WWW-selainen kautta, olit millä koneella tahansa. Kun haluat siirtää omalta koneeltasi dokumentin Google-dokumentteihin ja jatkaa dokumentin työstämisestä siellä: 1. Napsauta dokumentinhalllinnan perusnäkymässä, vasemman yläkulman Lähetä... -painiketta, jolloin aukeaa ylläoleva näkymä. 2. Napsauta linkkiä Valitse lähetettävät tiedostot ja valitse omalta koneeltasi (esim. kovalevyltä tai muistitikulta) tiedosto, jonka haluat siirtää Google-dokumentteihin. 3. Napsauta seuraavia valintaruutuja: [ ] Convert documents, presentations, spreadsheets, and drawings to the corresponding Google Docs formats (= kun haluat siirtää omia tiedostojasi Google Dokumenttien muotoon, jolloin voit niitä myös muokata) [ ] Muunna PDF- tai kuvatiedostojen sisältämä teksti Google-dokumenteiksi 4. Napsauta Aloita lähetys -painiketta. Odota hetki, dokumenttiäsi siirretään Google-dokumentteihin. 5. Kun siirto on valmis, napsauta linkkiä: «Palaa kohteeseen Google-dokumentit Tuetut tiedostomuodot: Asiakirjat: Microsoft Word (.doc,.docx)-, OpenDocument (.odt)-, StarOffice (.sxw) -teksti Rich text (.rtf), pelkkä teksti (.txt), HTML (.htm,.html). Tiedoston suurin koko 500 Mb. Esitykset: Microsoft PowerPoint (.ppt,.pps) Tiedoston suurin koko 10 Mb. Laskentataulukot: Microsft Excel (..xls,.xlsx) -tiedostot, OpenDocument (.ods). Pilkuilla erotetut arvot (.csv) Tiedoston suurin koko 1 Mb. Piirustukset: Windows Metafile (.wmf) Tiedoston suurin koko 2 Mb.
3. Dokumentin työstäminen (tekstinkäsittely) Google-dokumenttien tekstinkäsittely sisältää samat perustoiminnot kuin mikä tahansa tekstinkäsittelyohjelma. Työkalupalkki ja valikot näyttävätkin varmasti tutuilta. Perustoimintojen lisäksi voit helposti kommentoida tekstiä tai jakaa dokumentin muiden henkilöiden kanssa, jolloin voitte yhdessä työstää samaa tekstiä - jopa yhtäaikaisesti. 3.1 Tekstin kirjoittaminen ja muokkaaminen Voit muokata tekstiä monella tavalla. Käsittelemme tässä ohjeessa yleisimmät muokkaustoiminnot. Asiakirjaan voi myös lisätä kommentteja. 3.1.1 Muokkaustoiminnot Asiakirjan ylälaidassa näkyy työkalupalkki, joka mahdollistaa tekstin muokkaamisen. Viemällä osoittimen työkalupalkin kuvakkeiden päälle, näkyviin ilmestyy teksti, jossa kerrotaan kuvakkeen toiminto. Voit esimerkiksi muokata tekstin kirjasintyyppiä (fonttia), kirjaisinkokoa, lihavoida tai alleviivata tekstiä. Tekstiin voit myös lisätä linkkejä internetsivuille.
3.2 Asiakirjan nimeäminen Aina kun luot uuden asiakirjan, on asiakirjalle hyvä antaa kuvaava nimi. Tämä helpottaa mm. asiakirjan löytämistä myöhemmin. Kun haluat antaa asiakirjalle nimen tai muuttaa asiakirjan nimeä: 1. Asiakirjasivun yläpalkissa näkyy asiakirjan nimi. Jos asiakirjalla ei ole vielä nimeä, yläpalkissa lukee Nimetön asiakirja. Napsauta tätä tekstiä. Näkyviin avautu uusi ikkuna. 2. Anna asiakirjalle uusi nimi tai muokkaa vanhaa nimeä 3. Napsauta OK. Nyt asiakirjalle on annettu uusi nimi ja se näkyy yläpalkissa. 3.3 Tallentaminen Google - sovellukset tallentaa automaattisesti dokumenttiasi lyhyin väliajoin, sen jälkeen kun olet nimennyt dokumenttisi edellisen kohdan mukaaan. Oikeasta ylänurkasta näet, paljonko on kulunut viimeisestä tallennuksesta. Kun haluat tallentaa dokumentin: 1. Napsauta oikean yläkulman Tallenna nyt -painiketta.
3.4 Jakaminen - voit jakaa dokumentin niin, että myös muut voivat lukea sitä tai osallistua sen kirjoittamiseen Voit antaa työstämäsi asiakirjan luku- tai muokkausoikeuden haluamillesi henkilöille. Jaettua dokumenttia voi käsitellä ja muokata useita käyttäjiä yhtäaikaisesti. Dokumentin jakamiseen sinun täytyy tietää niiden henkilöiden edu.hel.fi sähköpostiosoitteet, joile halut dokumentin jakaa. (Oletusarvoisesti uusi tai työasemalta tuotu dokumentti ei ole jaettu, jolloin se näkyy vain sinulle) Kun haluat jakaa asiakirjan muiden kanssa: 1. Napsauta oikean yläkulman Jaa-painiketta. Näyttöön aukeaa uusi ikkuna, jossa voit antaa haluamillesi henkilöille oikeudet joko muokata tai lukea asiakirjaa. 2. Lisää käyttäjiä kirjoittamalla Lisää käyttäjä -kohtaan niiden henkilöiden sähköpostiosoitteet, joille haluat asiakirjan jakaa (Voit myös poimia osoitteet olemassa olevista yhteystiedoistasi napsauttamalla linkkiä Valitse yhteystiedoista.). 3. Valitse oikealla puolella olevasta pudotusvalikosta henkilölle annettavat oikeudet. Voit antaa käyttääjälle oikeuden muokata dokumenttia (Voi muokata) tai vain katsella dokumenttia ilman, että voi sitä muuttaa (Voi katsella). 4. Napsauta Jaa-painiketta. Nyt dokumenttisi on jaettu haluamillesi henkilöille. Kun haluat tarkastella, kenellä asiakirjasi on jaettu tai muuttaa jakamisoikeuksia, napsauta uudestaan oikean yläkulman Jaa-painiketta.
3.5 Kommentointi - voit lisätä tekstin joukkoon kommentteja ja huomioita Voit lisätä asiakirjan tekstiin kommentteja, keltaisia lappuja, jotka näkyvät sivun oikeassa laidassa tekstin vieressä. Tätä toimintoa voit käyttää, kun halut esim. kommentoida tai antaa palautetta oppilaan teksteistä. Kun haluat lisätä tekstiin kommentin: 1. Valitse hiirellä tekstistä kohta tai maalaa sana/lause/kappale, johon haluat tekstisi liittää. 2. Valitse Lisää-valikosta Kommentti. 3. Asiakirjan oikeaan laitaan ilmestyy värillinen tekstikenttä, johon voit kirjoittaa kommenttisi. 3.6 Versiohistoria - voit tarkastella miten dokumentti on muuttunut kirjoitusprosessin aikana Jokaisesta dokumentista tallennetaan versiohistoriaa. Voit palata ajassa taaksepäin tai katsoa mitä muokkauksia muut ovat tehneet.
Kun haluat tarkastella asiakirjan aikaisempia versioita: 1. Valitse Tiedosto-valikosta Tarkastele versiohistoriaa. Sivun oikeaan reunaan avautuu ikkuna, josta näet versiohistorian. Versiohistoriassa näkyy myös eri henkiöiden muokkaukset asiakirjaan. Voit tarkastella aikaisempia versioita valitsemalla haluamasi ajankohta. (Jos halaut nykyisen version tilalle palauttaa aikaisemman version, napsauta kohtaa Palauta tämä versio.) 2. Jos haluat nähdä tarkemmin eritellyn versiohistotian, napsauta ikkunan alaosassa kohtaa Näytä yksityiskohtaisemmat versiot. 3. Sulje versiohistorian ikkuna oikean ylänurkan ruksista. 3.7 Sivun asettelu ja tulostaminen Sivuasetuksista määrittelet asiakirjan suunnan (pysty tai vaaka), sivumarginaalien koon ja oikean paperikoon tulostusta varten. 3.7.1 Sivun asetukset: suunta, paperikoko ja marginaalit Kun haluat muuttaa sivun asettelua (suunta, paperin koko ja marginaalit): 1. Valitse Tiedosto-valikosta Sivun asetukset. Näyttöön avautuu ikkuna, jossa voit valita sivun suunnan (pysty/vaaka), paperikoon sekä asettaa marginaalit. 2. Valitse haluamasi sivun suunta, paperikoko sekä marginaalit. 3. Napsauta OK-painiketta.
3.7.2 Asiakirjan tulostaminen, tulostusasetukset ja sivunumerot Kun haluat lisätä asiakirjaan sivunumerot ja tulostaa: 1. Valitse Tiedosto-valikosta Tulostusasetukset. 2. Valitse Sisällytä sivunumerot napsauttamalla sen edessä olevaa neliötä. 3. Valitse oikean puolen pudotusvalikosta kohta, johon haluat sivunumerot lisätä. 4. Napsauta Tulosta -painiketta. Asiakirja aukeaa uuteen ikkunaan, Adobe Readeriin. Nyt voit katsella miltä dokumentti näyttää. 5. Napsauta vielä avautuneen Adobe Readerin työkalupalkista tulostimen kuvaa, kun haluat tulostaa dokumentin paperille.
3.8 Tiedoston lataaminen omalle koneelle Voit tallentaa asiakirjan omalle tietokoneellesi (esim. kovalevylle tai muistitikulle) esimerkiksi RTF; word- (doc) tai PDF-muotoon. Kun haluat tallentaa asiakirjan omalle koneellesi: 1. Valitse Tiedosto -valikosta Lataa tiedostona ja valitse haluamasi tiedostomuoto. 2. Valitse avautuvasta ikkunasta, mihin kansioon omalle koneelle tallennat tiedoston.