Valtiovarainministeriö Toimintasuunnitelma 2015 1(25) SADe-ohjelma Toimintasuunnitelma 2015 Versio 0.1 21.1.2015
Valtiovarainministeriö Toimintasuunnitelma 2015 2(25) VERSIOHISTORIA versio pvm kuvaus ylläpidosta tekijä hyväksyjä 0.1 19.1.2015 Ensimmäinen luonnos MSa, TK-P, IAl, SSa SADe-johtoryhmä
Valtiovarainministeriö Toimintasuunnitelma 2015 3(25) SISÄLLYSLUETTELO 1. Tausta... 4 2. Tavoitteet... 5 2.1. Onnistumisen edellytykset... 5 3. Ohjelman hankkeet... 6 3.1. Osallistumisympäristön palvelukokonaisuus... 6 3.2. Oppijan verkkopalvelukokonaisuus... 8 3.3. Rakennettu ympäristö ja asuminen -palvelukokonaisuus... 8 3.4 Sosiaali- ja terveysalan palvelukokonaisuus... 9 3.5. Yrityksen palvelukokonaisuus... 11 3.5.1 Yrityksen palvelukokonaisuus, Työnantajavelvoitteet -osahanke... 12 3.6. Kansalaisen yleisneuvontapalvelu -erillishanke... 12 3.7. Etäpalvelut -erillishanke... 13 4. Ohjelmatason jatkuva toiminta... 14 4.1. Hankeohjaus... 14 4.2. Talousseuranta... 15 4.3. Toimintamallit, ohjeet ja työvälineet... 16 4.4. Palvelujen käyttöönottojen tukeminen... 16 4.4.1 Asiakaskäyttöönoton tuki... 17 4.4.1 Palvelujen käyttöönoton suunnittelutuki... 17 4.5. Raportointi ohjelman etenemisestä... 18 4.6. Riippumaton arviointi... 18 4.7. Rinnakkaishankkeet... 20 5. Viestintä... 21 5.1. Sidosryhmäyhteistyö... 21 5.2. Ohjelman sisäinen viestintä... 22 5.3. Kiertue... 22 5.4. Ohjelman päättämiseen liittyvät viestintätoimenpiteet... 23 5.5. Muut tapahtumat ja toimenpiteet... 23 6. Päättötoimet... 24 6.1. Ohjelman päättäminen... 24 6.2. Hankkeiden päättäminen... 25 6.3. Ohjelman jälkeinen aika... 25 Liiteluettelo... 25
Valtiovarainministeriö Toimintasuunnitelma 2015 4(25) 1. Tausta Tämä dokumentti on SADe-ohjelman toteutuksen toimintasuunnitelma vuodelle 2015. Suunnitelma kuvaa ohjelmakokonaisuuden ja sen toteuttamiseksi vuonna 2015 tehtävät toimenpiteet. Suunnitelma on käsitelty ohjelman johtoryhmässä 21.1.2015. Suunnitelmaan on 3.3.2015 lisätty ohjelman taloustaulukko ja samalla tarkennettu riippumattoman arvioinnin suosituksia. Valtiovarainministeriö asetti keväällä 2009 sähköisen asioinnin ja demokratian vauhdittamisohjelman (SADeohjelma) perustuen hallituksen 6.3.2009 hyväksymään kannanottoon sähköisen asioinnin ja tietoyhteiskuntakehityksen vauhdittamisesta. Hallinnon ja aluekehityksen ministerityöryhmä (HALKE) puolsi kokouksessaan 8.12.2011 SADe-ohjelman toteuttamista koskevia uusia linjauksia, ja näiden pohjalta valtiovarainministeriö asetti ohjelman uudelleen 24.2.2012. Tällöin ohjelman toimikautta pidennettiin 2015 loppuun, ja ohjelma sai oman johtoryhmän. SADe-ohjelman toteuttaminen on yksi hallituksen kärkihankkeista (strateginen painopistealue II Julkisen talouden vakauttaminen). Ohjelma toteuttaa osaltaan julkisen hallinnon ICT-strategiaa ja osallistuu vaikuttavuus- ja tuloksellisuusohjelmaan, asiakkuusstrategian toimeenpanoon, kuntien tuottavuus- ja tuloksellisuusohjelmaan, Suomen avoin hallinto -hankkeeseen ja julkisen hallinnon yhteisen asiakaspalvelun kehittämiseen. Ohjelman etenemisestä raportoidaan hallitusohjelman seurantamenettelyyn, Hallinnon ja aluekehityksen ministerityöryhmälle (HALKE) ja Julkisen hallinnon tietohallinnon neuvottelukunnalle (JUHTA). Tarvittaessa ohjelman etenemistä käsitellään lisäksi talouspoliittisessa ministerivaliokunnassa (Talpol). Ohjelmassa hyödynnetään julkisen hallinnon ICT-toiminnon arkkitehtuurityössä ja Kansallisessa palveluarkkitehtuuriohjelmassa (KaPA) syntyviä yhteisiä tuotoksia ja linjauksia, julkishallinnon suosituksia (JHS) sekä mahdollisuuksien mukaan julkisen hallinnon sähköisen asioinnin ja hallinnon tukipalveluita, kuten esimerkiksi kansalaisen asiointitiliä tai tunnistamisratkaisuja. Ohjelmalla on oma johtoryhmä, joka koostuu ministeriöiden ja kuntasektorin toimijoista. Johtoryhmän tehtävänä on ohjata ohjelman toteutusta, tukea ohjelmassa syntyvien palvelujen valtakunnallista ja alueellista käyttöönottoa sekä varmistaa poikkihallinnollisuuden toteutuminen ohjelman keskeisten tavoitteiden saavuttamiseksi. Ohjelman toteutuksen ohjaamista ja koordinaatiota varten valtiovarainministeriön JulkICT-toiminnossa työskentelee ohjelmapäällikkö, kaksi ohjelmakoordinaattoria ja ohjelma-assistentti (myöhemmin viitattuna SADe-tiimi ). Valtiovarainministeriö tekee ohjelman toteuttamiseksi tarvittavat rahoitus- ja käynnistyspäätökset, nimeää hankkeiden vastuuministeriöt (hankkeiden omistajat) ja asettaa hankkeille klusteriryhmät, jotka toimivat hankkeiden johtoryhminä. Valtiovarainministeriö määrittelee, tarjoaa ja ylläpitää eri hankkeissa ja niiden välisessä yhteistyössä hyödynnettäväksi toimintamalleja, ohjeita ja työvälineitä. Hankkeiden omistaja vastaa hankkeen toteuttamisesta ohjelman hallintamallin ja tavoitteiden mukaisesti, käyttöönotto- ja ylläpitovaiheen valmistelusta sekä hankkeen hankinnoista. Ohjelman toteuttamisessa on ministeriöiden lisäksi mukana useita kuntia, valtionhallinnon virastoja, kolmannen sektorin toimijoita ja yrityksiä. Ohjelman toteutusta ja etenemistä arvioidaan koko sen toimikauden ajan riippumattoman arvioijatahon toimesta. Tammikuun 2015 lopussa julkaistaan viides riippumattoman arvioinnin väliraportti 2014. Vuoden 2015 lopussa julkaistaan viimeinen riippumattoman arvioinnin raportti.
Valtiovarainministeriö Toimintasuunnitelma 2015 5(25) Ohjelman rahoituskehys on yhteensä noin 70 miljoonaa euroa palveluiden kehittämiseen, pilotointiin ja erillispäätöksin tehtävään asiakaskäyttöönoton tukeen. Ohjelma rahoitetaan valtiovarainministeriön pääluokasta, valtion ja kuntien yhteisiä ICT-hankkeita varten perustetulta momentilta (28.90.20.1). Lisätietoa rahoituksen kohdentamisesta löytyy ohjelman budjetin visualisoinnista www.sadebudjetti.fi. 2. Tavoitteet Ohjelman asettamispäätöksen (VM 038:00/2009, 24.2.2012) mukaisesti tavoitteena on tuottaa asiakaslähtöisiä ja yhteentoimivia, julkisen sektorin kustannustehokkuutta ja laatua vahvistavia sähköisiä palvelukokonaisuuksia kansalaisten, yritysten ja viranomaisten käyttöön. Lähtökohtana on asiakkaan palvelutarpeiden toteuttaminen elämänkaaren eri vaiheissa ja tilanteissa hallinnonaloista ja organisaatioiden rajoista riippumatta. Asiakkaan näkökulmasta tavoitellaan nykyistä sujuvampaa ja helpompaa asiointia sekä uusia osallistumisen ja vuorovaikutuksen muotoja. Tarkoituksena on uudistaa julkisen hallinnon palvelutuotantoprosesseja sähköistä asiointia ja tieto- ja viestintätekniikkaa hyödyntäen siten, että asiakkaiden saama hyöty lisääntyy, tuottavuus paranee ja syntyy aika- ja kustannussäästöjä. Kuntien tuottavuushyötyjen saavuttamiseen kiinnitetään erityistä huomiota. Vuoden 2015 ohjelmatoiminnan pääteemoja ovat: - Hankkeiden ja palvelujen valmistuminen tavoitteiden mukaisina - Palvelujen hallinta- ja rahoitusmallien viimeistely ja palvelujen jatkuvuuden varmistaminen - Ohjelman ja hankkeiden päättäminen laadukkaasti, yhteisen ohjeistuksen pohjalta - Ohjelmassa saatujen oppien kokoaminen yhteen, niiden arviointi ja jakaminen - Viestintä ohjelman tuloksista ja sovituista toimista vuodesta 2016 eteenpäin. 2.1. Onnistumisen edellytykset Vuosi 2015 on SADe-ohjelman viimeinen toimintavuosi. Tämän vuoksi tekeminen ja resurssien kohdentaminen priorisoidaan huolella sekä ohjelmatasolla että hankkeissa. Ohjelmassa ei esimerkiksi enää valmistella uusia toimintamalleja tai päivitetä vanhoja. Joulukuussa 2014 aloitettu ohjelman riskitarkastelu valmistuu alkuvuodesta 2015. Tarkastelussa tehtyä riskitaulukkoa päivitetään ja seurataan säännöllisesti sekä tehdään kulloisenkin tilanteen vaatimia toimenpiteitä. Ohjelma toteuttaa vuonna 2015 vuoden 2014 riippumattomasta arvioinnista saatuja toimenpidesuosituksia, jotka ovat olleet käytössä jo tätä toimintasuunnitelmaa laadittaessa. Arvioinnin 2014 suositukset on kuvattu luvussa 4.6. Suositukset on huomioitu ohjelmatoiminnan 2015 painopisteiden määrittelyssä.
Valtiovarainministeriö Toimintasuunnitelma 2015 6(25) 3. Ohjelman hankkeet Ohjelman tehtävänä on toteuttaa ohjelmalle asetettujen tavoitteiden ja menettelytapojen mukaisesti sähköisen asioinnin palvelukokonaisuushankkeet (suluissa vastuutaho) Osallistumisympäristön palvelukokonaisuus (OM), Oppijan palvelukokonaisuus (OKM), Rakennettu ympäristö ja asuminen - palvelukokonaisuus (YM), Yrityksen palvelukokonaisuus (TEM) sekä Sosiaali- ja terveysalan palvelukokonaisuus (STM). Vastaavin periaattein ohjelmassa toteutetaan erillishankkeet Kansalaisen yleisneuvontapalvelu (VM) ja Etäpalvelut (VM), joiden rahoitus sisältyy ICT-kehittämisen osalta SADeohjelman rahoituskehykseen. Palvelujen toteutuksessa hyödynnetään yhteisiä rajapintoja ja palveluita sekä hyviä käytäntöjä ja tehdään yhteistyötä muiden kehityshankkeiden kanssa. Keskeinen yhteistyötaho on Kansallinen palveluarkkitehtuuriohjelma KaPA, jonka toteutukseen hankkeista osallistutaan ja valmistaudutaan monin eri tavoin mm. palveluväylään ja palvelunäkymiin liittymisen osalta. Kehittämisessä noudatetaan SADeohjelman yhteisiä toimintamalleja (luku 4.3). ICT-kehittämisen lisäksi mukana on aina palveluprosessien ja toimintakonseptien uudistamista. Ohjelman hankkeet noudattavat SADe-ohjelman hallintamallia ja julkisen hallinnon kokonaisarkkitehtuuria. Valtiovarainministeriö myöntää hankkeiden toteuttamiseksi vuosittain hankkeiden vastuuministeriöille SADeohjelmaa koskevalle momentille (28.90.20.1) käyttö- ja kirjausoikeus tiettyyn euromäärään saakka. SADe-ohjelman palvelukokonaisuuksien ja erillishankkeiden suunnittelua ja toteutusta sekä ohjelman hankeohjausta varten saa vuoden 2015 talousarviossa momentilta 28.90.20.1 palkata projektihenkilöitä tai rahoittaa olemassa olevan henkilöstön työpanosta enintään 30 HTV vastaavan henkilöstön verran. Olemassa olevaa henkilöstöä hyödynnettäessä korvataan työpanos, joka kohdistuu SADe-hankkeen tai ohjelman hankeohjauksen toteuttamiseen. Useissa ohjelman hankkeissa työskentelee myös projektihenkilöstöä, jonka työpanosta ei korvata SADe-rahoituksesta. 3.1. Osallistumisympäristön palvelukokonaisuus Hankkeen tavoitteena on: Saada aikaan sellaiset verkko-osallistumisen menetelmät ja kanavat, joiden välityksellä kansalaiset voivat ilmaista mielipiteensä valmisteltavana olevista asioista, käydä puntaroivaa (deliberatiivista) keskustelua, nostaa omia näkökulmiaan ja teemojaan esille yhteiskunnallisessa keskustelussa, valmistelussa ja päätöksenteossa sekä saada vaikuttamisen kokemuksia ja elämyksiä. (lähde: SADe- hankkeen loppuraportti) Tarjota käyttäjille helppokäyttöinen ja heidän omiin tarpeisiinsa räätälöitävissä oleva palvelukokonaisuus, jonka sisältöjä ja sovelluksia voi julkaista ja käyttää myös muissa verkkopalveluissa. (lähde: asettamispäätös) Pilotoida ja ottaa käyttöön osallistumisympäristön toteutettavat palvelut. Hankkeen tuotokset vuonna 2015 ovat: otakantaa.fi palvelun käyttöliittymän uudistus karttasovellus
Valtiovarainministeriö Toimintasuunnitelma 2015 7(25) joukkoistamisominaisuudet hankkeiden yhteyteen lausunfopalvelu.fi palvelun jalkauttaminen (11/2014 loppuneen) pilotointivaiheen jälkeen pilotonnissa esiinnousseiden kehitystarpeiden toteuttaminen kansalaisaloite.fi palvelun etusivun uudistus hakutoiminnot ja hakutoiminnon integrointi muihin demokratia.fi-palveluihin aloitteentekijöiden kanssa käydyn yhteydenpidon tallentuminen palveluun kuntalaisaloite.fi aloitteiden elinkaaren tuominen palveluun kuntalain kokonaisuudistuksen palvelulle aiheuttaminen muutostarpeiden toteuttaminen integrointi 2015 valmistumaan nuortenideat.fi -palveluun Viestintä aloitteen vastuuhenkilölle / vastuuhenkilöille aloitteen tilasta (ajastetut viestit palvelusta) Integraatio Väestötietojärjestelmään demokratia.fi sivuston toisen version toteutus syksyllä 2014 tehdyn konseptin mukaisesti projektisuunnitelma konseptin tarkistaminen, ml. hallinta- ja ohjausmallit kohderyhmäanalyysi palvelumuotoilu hakutoiminnot palautejärjestelmä käyttöliittymäsuunnittelu vaatimusmäärittely teknisen alustan hankinta visuaalinen ilme yhteentoimivuuden varmistaminen muiden palvelujen kanssa integraatioratkaisuin testaukset lanseeraus ja viestintä koulutus ja verkostotyö sivun ylläpitoon osallistuvien keskuudessa Muuta Käyttöönoton varmistaminen: suoritetaan loput projektin käyttöönoton tuen toimista vuoden 2015 aikana Nettiäänestyksen esiselvitys: toteutetaan yhteistyössä nettiäänestystyöryhmän, OM:n vaalitiimin, oikeusreksterikeskuksen ja esiselvitykseen osallistuvien kuntien kanssa vuoden 2015 alkupuoliskolla. Lisäksi hankkeessa työstetään nuortenideat.fi-palvelua kuntalaisaloite.fi:n yhteyteen OKM:n rahoituksella. Hankkeen kokonaisbudjetti: 3 550 000 euroa Henkilötyövuosia SADe-ohjelman kiintiöstä käytössä vuonna 2015: 1 Yhteyshenkilö: Laura Nurminen, oikeusministeriö
Valtiovarainministeriö Toimintasuunnitelma 2015 8(25) 3.2. Oppijan verkkopalvelukokonaisuus Oppijan palvelukokonaisuudessa rakennetaan koulutuksen sähköistä sivistyskeskusta, josta löytyvät jatkossa kaikki sekä kansalaisten että koulutuksen ja opetuksen järjestäjien palvelut esiopetukseen ilmoittautumisesta aikuiskoulutukseen asti. Kyseessä on helppokäyttöinen palveluportaali, joka tarjoaa kattavasti opiskelua ja siihen hakeutumista sekä oppimista ja urasuunnittelua tukevia palveluita elinikäisen oppimisen periaatteella. Palvelu tukee yksilöllisten oppimispolkujen suunnittelua ja toteuttamista. Hanke tukee omalta osaltaan hallitusohjelmaan kirjattua nuorten yhteiskuntatakuun toteuttamista nuorten työllisyyden edistämiseksi ja syrjäytymisen ehkäisemiseksi. Hankkeen tuotokset vuonna 2015 ovat: Opintopolku.fi - verkkopalveluiden asiakaskäyttöönotot jatkuvat Uuskehitys: uudet ammatilliseen peruskoulutukseen valmentavien koulutusten haku (VALMA ja LUVA), erityisoppilaitosten haku Oppijan palveluiden hallintamalli Todennetun osaamisen rekisterin vaiheittainen kehittäminen ja käyttöönotto jatkuu Viestintä ja markkinointi Ilmoittautuminen ja hakeutuminen esi- ja perusopetukseen) toteutus ja toteutuksen jalkauttaminen Sähköisen henkilökohtaisen opintosuunnitelman (ehops) toteutus ja toteutuksen jalkauttaminen Hankkeen kokonaisbudjetti: 14 030 000 euroa Henkilötyövuosia SADe-ohjelman kiintiöstä käytössä vuonna 2015: 5 Yhteyshenkilö: Ritva Sammalkivi, Opetushallitus 3.3. Rakennettu ympäristö ja asuminen -palvelukokonaisuus Hankkeessa toteutetaan asumiseen, rakentamiseen ja elinympäristöön liittyviä asiointi- ja tietopalveluja. Hankkeen lopputuloksena syntyvät seuraavat sähköiset palvelut: Rakentamisen lupa-asionti-palvelu (Lupapiste) Energiatodistuspalvelu Asuntojen vuokratietopalvelu ARAn korjaus- ja energia-avustus -palvelu Harava-kyselypalvelu Tarkkailija-vahtipalvelu Liiteri-tietopalvelu Yleiskäyttöinen karttaliittymä Lisäksi hankkeessa tehdään selvitys sähköisestä asunto-osakerekisteristä sekä kehitetään rakennetun ympäristön järjestelmien yhteentoimivuutta ja rajapintoja. Tavoitteena on, että sähköisten palvelujen ansiosta tiedonkulku ja prosessit kansalaisten, yritysten ja viranomaisten välillä helpottuvat ja nopeutuvat.
Valtiovarainministeriö Toimintasuunnitelma 2015 9(25) Hankkeen tuotokset vuonna 2015 ovat: Rakentamisen lupa-asiointi palvelu (Lupapiste) kaikkien käyttöönotettavissa Energiatodistustietojärjestelmän pilotointi jatkuu kunnes tapahtuu kokonaisuuden käyttöönotto ARAn korjaus- ja energia-avustuspalvelu otetaan käyttöön Asuntojen vuokratietopalvelun käytettävyyttä parannetaan hieman Liiterin tietovaraston ja tietopalvelun toteutus jatkuu ja Liiteri-palvelu valmistuu kokonaisuudessaan käyttöönotettavaksi Haravan ja Tarkkailijan pilotointi jatkuu varsinaisen käytön rinnalla Harvan ja Tarkkailijan pienimuotoista jatkokehitystä pilotointikokemusten pohjalta Koko hankkeen ja palvelukokonaisuuden yleisviestintää (mm. seminaarit, messut, alueelliset tilaisuudet ja lehtijutut) Asunto-osakerekisteriselvityksen jatko-osa valmistuu Jatkokehitetään edelleen vuonna 2015: Lupapistettä (kiinteistönmuodostuspalvelu, Hallinto oikeus-liittymä, sähköisen arkistoinnin ja asianhallinnan tuki) Liiteriä (asemakaava-aineistot, teiden yleissuunnitelmat) Karttaliittymää (yhtenäinen kuvaustekniikka) Hankkeen kokonaisbudjetti: 10 847 700 euroa Henkilötyövuosia SADe-ohjelman kiintiöstä käytössä vuonna 2015: 4 Yhteyshenkilö: Pirjo Saksa, ympäristöministeriö 3.4 Sosiaali- ja terveysalan palvelukokonaisuus SADe-ohjelman sosiaali- ja terveysalan palvelukokonaisuuden tavoitteena on tuottaa ja ottaa käyttöön toimintamalleja ja niissä hyödynnettäviä kansallisesti yhtenäisiä ja yhteentoimivia sähköisiä palveluita, jotka tukevat kansalaisia oman hyvinvoinnin ja terveyden edistämisessä sekä hoito- tai palveluyksikön valinnassa ja palveluun hakeutumisessa, parantavat kansalaisen osallistumismahdollisuuksia palvelujen suunnittelussa sekä tehostavat kansalaisen ja palveluyksikön ammattilaisen välistä vuorovaikutusta ja kommunikaatiota. Palvelukokonaisuus koostuu: kansallisesti toteutettavista sähköisistä palveluista kansalaisille (sosiaali- ja terveysalan palveluhakemisto, yleinen sosiaali- ja terveystieto, avuntarpeen itsearviointi, palautepalvelut) kansallisesti määriteltävistä, kuntatoimijoiden yhteistyönä tai valtakunnallisena yhteistyönä toteutettavista sähköisistä palveluista (esim. ajanvarauspalvelu kansalaiselle, turvallinen viestinvälitys asiakkaan ja palvelunantajan välillä) sekä kehitystyön tuesta ja koordinaatiosta, joka sisältää muun muassa kansallisten määritysten ja käytännön yleisohjeistuksien jakelun ja ylläpidon, kehityshankkeiden yhteistyön ja tiedonvälityksen ja neuvontapalveluja sekä kehittäjäverkoston yhteistoiminnan eri muotoja ja kuntatoimijoiden hankintayhteistyötä.
Valtiovarainministeriö Toimintasuunnitelma 2015 10(25) Hankkeen tuotokset vuonna 2015 ovat: Kansallisesti toteutettavat palvelut Palveluvaaka ja palveluhakemisto: Uuden Palveluvaa an julkaisu tapahtuu toukokuussa 2015. Tuotoksina ovat perusosien toteutus, pilotointi, käyttöönoton suunnittelu ja toteutus sekä levittäminen. Palveluhakemistokokonaisuus koostuu sähköisestä palveluhakemistosta ja palveluntuottajien ylläpitokäyttöliittymästä sekä kansalaisen käyttöliittymästä (palveluvaaka.fi) o Kansalaisten näkökulma: Kansalaisen valtakunnallinen näkymä ja ohjaus SoTe palveluihin, Palvelun hakeminen ja valinnanvapauden tukeminen, palveluiden vertaaminen ja asiakaspalautteen antaminen palvelusta. o Palveluntuottajien näkökulma: Organisaatiot saavat palvelunsa näkyville ja he voivat päivittää tietojaan tarvittaessa sekä saavat palautetta omasta toiminnastaan palvelupisteittäin. Omahoitopolut.fi verkkopalvelun julkaisu tapahtuu toukokuun 2015 loppuun mennessä. o Palvelun painopistealueet ovat: Lasten lihavuuden ehkäisy, päihde- ja mielenterveysongelmien ehkäisy, valtimosairauksien ehkäisy, ikäihmisten toimintakyvyn ylläpito. Verkkopalvelusta on mahdollisuus saada tietoa omahoidosta. Palvelu sisältää testit, joilla käyttäjä saa riskikartoituksen ja -pisteet. Se tarjoaa testituloksen pohjalta kohdennettua tietoa riskien ehkäisyyn sekä ohjauksen jatkohoitoon ja mahdollisesti ajanvaraukseen. Palautepalveluiden arvioitu valmistumisajankohta on toukokuun 2015 loppuun mennessä. Tuotokset ovat strukturoidun palautteen määrittelyiden tarkennukset sekä toteuttaminen. Palautepalveluiden kansalliset suun- ja neuvolakyselyiden tulokset julkaistaan Palveluvaa assa. Avoterveydenhuollon vastaanoton kyselyn suunnittelu aloitetaan. Alueelliset yhteistyöprojektit HyvisSADe: palveluun hakeutumisen ja ajanvarauksen käynnistäminen ja toteuttaminen, arvioitu käyttöönotto tapahtuu toukokuuhun 2015 mennessä. Arvion perusteella spontaanin palautteen toteuttaminen ja käyttöönotto tapahtuvat toukokuuhun 2015 mennessä. SADe-Mielenterveystalo: Tuotoksena alueellisten käyttöönottojen toteuttaminen. Viimeiset laajennusprojektit toteutetaan tammi-maaliskuussa 2015. SADe-PSOP: Tuotoksena toteutetaan palveluseteli- ja ostopalvelut -projektin loppuunsaattaminen. Arvion perusteella projekti valmistuu toukokuun 2015 loppuun mennessä. Turvallinen viestinvälitys (@sosiaalipalvelu). Tuotoksena syntyvät toiminnalliset määritykset Kansallisen asiointitiliin liittyen. Projektin arvioitu valmistumisajankohta on toukokuu 2015 loppuun mennessä. Kansalliset määrittelyt Ajanvarauksen kansallisten määrittelyjen toteutus sekä viimeistelyn arvioitu valmistumisajankohta on toukokuun 2015 loppuun mennessä. Turvallisen viestinvälityksen määrittelyiden arvioitu valmistumisajankohta on toukokuun 2015 loppuun mennessä. Määrittelyt perustuvat kehittäjäkumppanien Kansalaisen asiointitiliin liittyviin pilotointeihin. Niillä tuetaan valmistuvia kansallisia palveluita ja tukipalveluita. Spontaanin palautteen arvioitu valmistumisajankohta on toukokuun 2015 loppuun mennessä. Tuotoksena toteutetaan kansallisten määrittelyiden ja alueellisen pilotointitoteutuksen määrittelyiden loppuunsaattaminen. Puolesta-asioinnin arvioitu valmistumisajankohta on helmikuussa 2015. Hankkeen resurssit osallistuvat STM:n vetovastuulla olevaan puolesta asioinnin määrittelytyöhön. Mukana VM ja VRK. HyvisSADeyhteistyöprojekti on mukana kansallisessa määrittelyssä pilottina yleiselle ratkaisulle. Viestinnän ja markkinoinnin toteutus Palveluiden lanseeraus tapahtuu erillisen viestintäsuunnitelman mukaisesti yhteistyössä Kuntaliiton kanssa keväällä ja syksyllä 2015. Arvioitu valmistumisajankohta on lokakuu 2015 mennessä.
Valtiovarainministeriö Toimintasuunnitelma 2015 11(25) Valtionapuviranomaistehtävät Tehtävinä ovat palveluiden toteutusta ja käyttöönottovalmiuksia tukevien yhteistyöhankkeiden kehitystyön seuranta ja valvonta, maksatushakemusten ja loppuraporttien käsittely aikataulun mukaan joulukuun 2015 puoleen väliin mennessä. Hankehallinta ja hanketason tukipalvelut projekteille Hankehallintaan ja hanketasoon liittyvät tukipalvelut tarjotaan kaikille projekteille Hankkeen päättämiseen liittyvät tehtävät Hankkeen kokonaisbudjetti: 14 766 000 euroa Henkilötyövuosia SADe-ohjelman kiintiöstä käytössä vuonna 2015: 7,5 Yhteyshenkilö: Minna Linsamo, Terveyden ja hyvinvoinnin laitos 3.5. Yrityksen palvelukokonaisuus Yrityksen palvelukokonaisuuden tavoitteena on, että vuoden 2015 loppuun mennessä yrittäjyyttä uravaihtoehtona pohtivilla, yrityksen perustajilla, toimivilla yrityksillä, työnantajilla sekä työnantajina toimivina kotitalouksilla on käytössään entistä monipuolisemmat ja helppokäyttöisemmät sähköiset palvelut osana Yrityksen palvelunäkymää. Tarkoituksena on tuottaa asiakaslähtöisiä, yhteiskäyttöisiä ja yhteisiä palveluita sekä työkaluja Yrityssuomi.fi -verkkopalveluun ja Oma Yritys-Suomi -palveluun sekä siten lisätä sähköisten kanavien käyttöä. Osana Yrityksen palvelukokonaisuutta toteutettu Oma Yritys-Suomi -palvelun kokoaa yrityksen perustamiseen ja työnantamiseen (ml. toimiva yritys) liittyvät tietopalvelut, työkalut, yhteystiedot ja asiointipalvelut helposti käytettäväksi yhden luukun palveluksi. Palvelun sisältöön tuotetaan uusia sovelluksia versiointien myötä. Hankkeen tuotokset vuonna 2015 ovat: Oma Yritys-Suomi -palvelun ml. tutustumisympäristön pienkehittäminen o Palautteen perusteella tehtävät korjaukset ja jatkokehittämiset o Sähköisen asiakaspalvelun mahdollistavien toiminnallisuuksien julkaisu Oma Yritys-Suomi -palveluun o Valmistautuminen palvelunäkymään; yrityksen oma näkymä ja omien tietojen katselu. Valmistautuminen yhteisen asiakastiedon näyttämiseen (yrityksen perustiedot). Asiakaspalvelun Oma Yritys-Suomi työtilan julkaisu ja tämän jälkeen pienkehittäminen o Palautteen perusteella tehdyt korjaukset tai pienimuotoiset jatkokehittämiset työtilaan o Valmistautuminen yhteisen asiakastiedon näyttämiseen (yrityksen perustiedot ja tapahtumat) Yhteisöllisyys-konseptin julkaisu, pilotointi ja käyttöönotto ja pienkehittäminen Asiantuntijat osion Yrityssuomi.fi:ssä ja Oma Yritys-Suomi palvelussa pienkehittäminen Ympäristöterveydenhuollon luvat ja ilmoitukset (YLLI) Elintarvikehuoneisto- ja Parturikampaamoilmoitusten pilotointi. Pilotoinnin jälkeen ilmoitusten mahdollinen korjaaminen palautteen perusteella. Lausuntotyökalun pienmuotoinen jatkokehittäminen (käyttäjäpalautteen perusteella)
Valtiovarainministeriö Toimintasuunnitelma 2015 12(25) Hankkeen kokonaisbudjetti: 13 434 057 euroa (sisältää Verohallinnon Työnantajavelvoitteet -osahankkeen osuuden 1 524 906 euroa) Henkilötyövuosia SADe-ohjelman kiintiöstä käytössä vuonna 2015: 4 Yhteyshenkilö: Benita Troberg, työ- ja elinkeinoministeriö 3.5.1 Yrityksen palvelukokonaisuus, Työnantajavelvoitteet -osahanke Työnantajavelvoitteet -osahankkeen tarkoituksena on toteuttaa olemassa olevan työnantajavelvoitteiden sähköisen palvelun laajentaminen ja integroiminen muihin palveluihin. Toteutus pitää sisällään muutoksien määrittelyn, suunnittelun, toteutuksen ja testauksen Verohallinnon ja työeläkeyhtiöiden palvelun osalta. Osahankkeen kehittämistyö SADe-ohjelman rahoituksella päättyy. Palvelut siirtyvät helmikuussa 2015 Verohallinnon ylläpitoon. Osahankkeen kokonaisbudjetti: 1 524 906 euroa Henkilötyövuosia SADe-ohjelman kiintiöstä käytössä vuonna 2015: 0 Yhteyshenkilö: Anna Veijola, Verohallinto 3.6. Kansalaisen yleisneuvontapalvelu -erillishanke Kansalaisen yleisneuvontapalvelu -erillishankkeen tavoitteena on tarjota julkisen hallinnon (valtion ja kuntien) palvelujen loppukäyttäjille keskitetty monikanavainen neuvontapalvelu, jonka pääasiallinen tehtävä on ohjata asiakas oikean viranomaisen luokse. Kansalaisneuvonta ottaa vastaan kansalaisten puheluita ja palvelupyyntöjä sähköisistä kanavista sekä ohjaa ja opastaa viranomaisten palveluiden käytössä. Palvelun tavoite on lisätä tietoisuutta julkisen hallinnon palveluista ja se on helposti kansalaisten käytettävissä. Kansalaisneuvonnan avulla pyritään vähentämään yleiseen hätänumeroon tulevien kiireettömien julkisen hallinnon palveluita koskevien ohjaus- ja neuvontapuheluiden määrää. Vuonna 2015: Hankkeessa seurataan Valtiokonttorin kanssa palvelun toiminnan kehittymistä ja sitä arvioidaan kuukausiraportoinnin ja erilaisten tutkimusten avulla (asiakastyytyväisyys- ja viranomaiskysely, tunnettuustutkimus). Toteutetaan palvelun 10-kohtaista jatkokehityssuunnitelmaa Valtiokonttorin kanssa. Jatkokehityssuunnitelman mukaan tehdään mm. mobiilisovelluksen esiselvitys ja siitä mahdollisesti seuraavat toimenpiteet. Palvelukanaviksi lisätään chat sekä pilotoidaan etäpalvelua. Hanke on mukana Kansalaisneuvonnan kehittämiseen liittyvässä viranomaisyhteistyössä. Hanke vastaa palvelun markkinointiviestinnästä toukokuuhun 2015, jonka jälkeen vastuu tästä siirretään hallitusti palvelun tuottajalle. Huolehditaan, että markkinointiviestintä on aktiivista ja laajaa. Osallistutaan Kansalllinen palveluarkkitehtuuri (KaPA) ohjelman Kansalaisen palvelunäkymä projektiin. Tavoite on, että Kansalaisneuvonta näkyy kansalaisen palvelunäkymän beta-versiossa, joka julkaistaan vuoden 2015 aikana.
Valtiovarainministeriö Toimintasuunnitelma 2015 13(25) Hankkeen kokonaisbudjetti: 2 245 000 euroa Henkilötyövuosia SADe-ohjelman kiintiöstä käytössä vuonna 2015: 0,5 Yhteyshenkilö: Heli Parikka, valtiovarainministeriö 3.7. Etäpalvelut -erillishanke Hankkeen tarkoitus ja tehtävä on saattaa mahdollisimman suuri määrä julkisia palveluja asiakkaiden (kansalaisten, yritysten ja kolmannen sektorin) saataville etäpalvelujen kautta. Etäpalvelut toteutetaan kahdessa vaiheessa; ensin keskitytään yhteispalvelupisteiden ja viranomaisten välillä siirtyvien etäpalveluiden toteuttamiseen sekä niihin liittyvien prosessien ja tukipalvelutoimintatarpeiden tunnistamiseen ja maakuntapilottien pilottien avulla niiden todentamiseen. Seuraavassa vaiheessa käynnistetään kotoa yms. paikoista pääsy etäpalveluihin omilla laitteilla. Tavoitteena vuoden 2015 aikana on saattaa tuotantokäyttöön Etelä-Savon, Pohjois-Pohjanmaan ja Lapin maakuntien uudet etäpalvelua tarjoavat pisteet ja mahdolliset ulkopuolelta tulevat Asiakaspalvelu 2014 pilotit. Lisäksi tavoitteena on kotikäytön vaatimusten kartoittaminen sekä jatkotoimenpide-esityksen valmistaminen. Hankkeen tuotokset vuonna 2015 ovat: Asiointipisteet: Ajanvarausjärjestelmän kilpailutus ja hankinta sekä tuotantoon siirto. Määritellään hallintamalli ja siirretään toiminnassa olevat keskitetyt palvelut hallinnoijan ylläpidettäviksi. Olemassa olevat etäpalvelua tarjoavat pisteet siirretään vuoden lopuksi pysyvän hallintamallin piiriin (ohjelman rahoitus välineisiin päättyy). Tuotetaan käyttöönottokonsepti etäpalvelun laajentamiselle asiointipisteissä yhdessä Asiakaspalvelu2014 hankkeen kanssa. Kotikäyttö: Käynnistetään tekniset koekäytöt erilaisilla kotikäyttöratkaisuilla, tavoitteena käyttötarpeiden ja asiakas- ja viranomaisvaatimusten selvittäminen. Laaditaan kotikäytön vaatimusmäärittely. Tehdään jatkotoimenpidesuunnitelma etäpalvelun kotikäytön toteutusta varten. Hankkeen kokonaisbudjetti: 2 420 000 euroa Henkilötyövuosia SADe-ohjelman kiintiöstä käytössä vuonna 2015: 3,5 Yhteyshenkilö: Eelis Laine, valtiovarainministeriö
Valtiovarainministeriö Toimintasuunnitelma 2015 14(25) 4. Ohjelmatason jatkuva toiminta 4.1. Ohjelman klusteriryhmät ja tiimit SADe-ohjelman hankkeiden johtoryhmiksi on asetettu 31.12.2015 saakka klusteriryhmät, joissa on edustus hankkeen kannalta keskeisistä toimijoista ja sidosryhmistä. Klusteriryhmien puheenjohtajat ovat hankkeiden vastuuministeriöistä, ja varapuheenjohtajat valtiovarainministeriöstä. SADe-ohjelmassa kokoontuu SADe-tiimin koordinoimana säännöllisesti projektipäällikkötiimi ja viestintätiimi. Projektipäällikkötiimiin kuuluvat hankkeiden hankepäälliköt. Kuukausittain järjestettävissä projektipäällikkötiimin kokouksissa käsitellään keskeiset ohjelman ja hankkeiden toteutukseen vaikuttavat ajankohtaisasiat. Ohjelman viestintätoimenpiteitä suunnittelevassa ja yhteen sovittavassa viestintätiimissä on mukana hankkeiden viestintäasiantuntijoita, valtiovarainministeriön viestinnän edustaja ja Kuntaliiton edustaja. Aikaisemmin ohjelmassa toiminut palvelukokonaisuustiimi ei enää kokoontunut vuonna 2014, koska palvelukokonaisuuksille yhteisiä tärkeitä teemoja, esimerkiksi kansallinen palveluarkkitehtuuri, käsitellään projektipäällikkötiimissä. Vuoden 2015 aikana uudistetaan ohjelman klusteriryhmien ja tiimien toimintaa. Loppuvuonna 2014 tehtiin kartoitus tiimien toimintatapoja ja kokouskäytäntöjä koskeviin tarpeisiin ja odotuksiin liittyen. Kartoituksen pohjalta muodostettiin tuloksellisen ja kaikkia osapuolia hyödyttävän työskentelyn varmistamiseksi suunnitelmat tiimien kokoontumisesta, yhteisistä teemoista ja työskentelytavoista. Projektipäällikkötiimissä keskitytään palveluiden kehittämistä koskevien kokemusten vaihtamisen ja hankkeiden päättämiseen liittyvien teemojen lisäksi toimintaympäristön ajankohtaisiin asioihin, erityisesti yhteistyöhön Kansallisen palveluarkkitehtuuriohjelman kanssa. Viestintätiimi hyödyntää aiempaa enemmän työskentelyssään yhteistä VYVI-työtilaa (SADe-pilvi) myös kokousten välillä. Toiminnassa keskitytään aiempaa syvemmin tiedon ja kokemusten vaihtoon sekä yhteisten kohderyhmien kartoittamiseen ja muuhun palveluiden väliseen yhteistyöhön. Projektipäällikkötiimin ja viestintätiimin yhteistyötä tiivistetään ja näille järjestetään mm. yhteisiä työpajoja. 4.1. Hankeohjaus Valtiovarainiministeriön SADe-tiimi ohjaa jatkuvana toimintana ohjelman seitsemää kehittämishanketta. Hankeohjaus on erityisesti kahden ohjelmakoordinaattorin vastuulla, ja molemmille on nimetty vastuuhankkeet. Hankeohjaukseen kuuluu erityisesti talousohjaus, laatuseuranta ja raportoinnista huolehtiminen ohjelman vaatimusten ja hallintamallin mukaisesti. Hankkeita ohjataan jatkuvasti päivitettävien hankesuunnitelmien ja ohjelman tavoitteiden mukaisesti. Hankeohjaus on myös säännöllistä epämuodollista yhteydenpitoa hankehenkilöstöön, yhteistyömahdollisuuksien kartoittamista ja osallistumista hankintoihin. Vuonna 2015 hankeohjauksessa korostuu palveluiden käyttöönottojen ja tuloksellisuuden varmistaminen, viestinnän ja markkinoinnin tukeminen sekä hankkeiden päättämiseen liittyvät toimenpiteet.
Valtiovarainministeriö Toimintasuunnitelma 2015 15(25) 4.2. Talousseuranta Ohjelman talousseurannan vuosittainen sykli on kuvattu ohjelman hallinnollisessa vuosikellossa (liite 1). Vuosikello kuvaa talousarviovuoden elinkaarenvaikutuksen ohjelman hallinnolliseen rytmiin, muun muassa milloin valmistellaan ja tehdään HTV- ja rahoituspäätöksiä sekä millä tasolla ja kuinka usein hankkeet raportoivat valtiovarainministeriölle hankkeen etenemisestä. Vuosikellossa kuvataan myös, miten ohjelman etenemisestä raportoidaan eri tahoille (kuvattu tarkemmin tämän raportin kohdassa 4.5 Raportointi ohjelman etenemisestä) sekä miten ohjelman riippumaton arviointi etenee vuoden aikana. Vuosikellon kuvaamien hallinnollisten prosessien lisäksi SADe-tiimi seuraa jatkuvasti hankkeiden ja ohjelmakoordinaation rahan käyttöä. SADe-tiimi ylläpitää seurantataulukoita, joiden avulla on jatkuvan seurannan lisäksi mahdollista raportoida tarvittaville tahoille ohjelman taloustilanteesta. Alla olevassa taulukossa on kuvattu miten määrärahoja on käytetty edellisinä vuosina ja miten näitä kohdennetaan vuonna 2015. Toteuma hankkeittain myönnetty 2010 toteuma 2010 myönnetty 2011 toteuma 2011 myönnetty 2012 toteuma 2012 myönnetty 2013 toteuma 2013 myönnetty 2014 toteuma 2014 myönnetty 2015 Arvioitu kokonaisbudjetti Osallistumisympäristö 505 200 224 450 785 335 456 401 730 000 643 181 575 000 1 103 379 400 000 424 721 554 465 3 550 000 Oppija 551 000 551 000 3 154 149 903 110 4 099 800 1 015 041 4 150 000 3 556 014 800 000 4 227 815 1 275 051 14 030 000 Rakennettu ympäristö 406 000 261 418 1 842 418 859 776 3 916 000 1 636 771 1 950 000 3 834 515 1 980 000 2 087 587 753 282 10 847 700 Sosiaali- ja terveysalan palv. Kok 2 600 000 554 000 4 100 000 1 764 888 4 200 000 3 367 907 14 766 000 Oma Terveys 480 000 70 000 230 000 640 000 Kansalaisen hyvinvointipalvelusuunnittelu 270 000 30 000 210 000 450 000 Yrityksen palvelukokonaisuus 2 902 179 3 726 915 2 294 234 2 014 850 1 147 762 11 909 176 Yrityksen perustajan palvelukokonaisuus 350 000 226 434 2 136 434 627 965 600 000 1 608 512 Työnantaja 319 500 225 542 1 859 042 250 269 300 000 1 422 248 Työnantaja/ Työnantajavelvoitteet -osahanke 248 500 171 506 275 032 322 136 308 660 313 289 692 714 423 864 0 262 895 1 524 906 Kansalaisen yleisneuvontapalvelu 300 000 38 572 131 750 1 400 950 900 828 300 000 500 262 174 200 2 245 000 Etäpalvelut 142 900 133 446 223 500 995 600 392 010 458 290 538 884 2 420 000 Yhteensä 3 130 200 1 760 350 10 935 310 4 681 675 12 554 460 7 548 292 16 766 443 15 702 413 10 432 524 13 424 921 61 292 782 Ohjelmakoordinaatio toteuma 2010 toteuma 2011 toteuma 2012 toteuma 2013 arvio 2014 toteuma 2014 arvio 2015 Arvioitu kokonaisbudjetti SADe-ohjelman hallinnon tuki 156 733 7 837 187 041 809 028 630 000 384 181 700 000 3 356 630 SADe-ohjelman viestintä 5 877 1 511 51 373 76 830 170 000 98 352 150 000 700 000 SADe-ohjelman riippumaton arviointi 66 414 24 169 17 550 25 619 40 000 41 599 40 000 215 351 Asiakaskäyttöönottotuki 76 024 1 460 031 1 892 800 4 562 994 Myönnetty asiakaskäyttöönoton tuki myönnetty 2013 myönnetty 2014 myönnetty 2015 Arvioitu kokonaisbudjetti Asiakaskäyttöönottotuki 170 000 2 486 230 1 592 800 4 562 994 Ohjelmakoordinaatio yhteensä 229 024 33 517 255 964 987 501 1 984 163 8 834 975 HUOM. Kunakin vuonna käytössä on 3-vuotisen siirtomäärärahan turvin myös aiempina vuosina myönnettyä rahaa. Näin ollen toteuma voi olla suurempi kuin ko. vuoden myöntö. Ohjelman budjetti yhteensä 70 127 757 * 2015 arviot tarkentuvat vielä ja taulukon viimeinen sarake ei ole taulukon tietoja yhteenlaskeva Ohjelman hankkeissa noudatetaan vuonna 2015 joulukuussa 2014 tehtyä SADe-momentin käytön yleisohjetta (liite 2: Talousohje 2015) SADe-ohjelman hankkeiden vastuuviranomaisille myönnettävän rahoituksen periaatteista ja käytännöistä. Koska tuleva vuosi on SADe-ohjelman viimeinen, luo se erityisvaatimuksia taloudellisille toimenpiteille vuoden 2015 lopussa ja vuoden 2016 alussa SADe-ohjelman johtoryhmä saa jokaisessa kokouksessaan katsauksen ohjelman määrärahatilanteeseen johtoryhmän kuukausittaisessa tilanneraportissa. Kuuden kuukauden välein (elokuussa ja joulukuussa) annetaan kattavampi raportti ohjelman ja hankkeiden ajankohtaisesta tilanteesta. Tämän lisäksi asiakaskäyttöönoton tuen käytöstä raportoidaan johtoryhmälle tammikuussa (asiakaskäyttöönoton tuen toimenpiteiden toteutumisesta vuoden 2014 aikana ja esitys tuen tarpeesta vuodelle 2015), elokuussa (asiakaskäyttöönoton tuen toteuma 1-6/2015) ja viimeistään joulukuussa (asiakaskäyttöönoton tuen toimenpiteiden toteutuminen vuoden 2015 aikana). Talousseurantaa ja -raportointia kehitetään edelleen tarpeen mukaan vuoden 2015 aikana.
Valtiovarainministeriö Toimintasuunnitelma 2015 16(25) 4.3. Toimintamallit, ohjeet ja työvälineet Valtiovarainministeriön rooliin SADe-ohjelman omistajana kuuluu määritellä, tarjota ja ylläpitää eri hankkeissa ja niiden välisessä yhteistyössä hyödynnettäviä toimintamalleja, ohjeita ja työvälineitä. Koska 2015 on SADe-ohjelman viimeinen toimintavuosi, ei ohjelmassa enää valmistella ja käyttöönoteta uusia toimintamalleja tai päivitetä jo olemassa olevia. Aikaisempina vuosina SADe-ohjelmassa käytetyt yhteiset toimintamallit ohjaavat edelleen ohjelman hankkeiden toteutusta ja palvelujen kehittämistä, näitä ovat: Avoin lähdekoodi ja Avoimen ohjelman siirto tuotteenhallintaan -projektin tulokset Kansalliset kielet ja 2.10.2014 järjestetyn Selkeä kieli palveluissa -koulutuksen aineistot Tietosuoja täydennettynä 26.11.2014 järjestetyn tietosuoja- ja tietoturvailtapäivän aineistolla Vuorovaikutus markkinoiden kanssa Vuorovaikutus käyttäjien kanssa Esteettömyys ICT:n ympäristövaikutukset SADe-toimintamallit on julkaistu kaikkien kiinnostuneiden hyödynnettäviksi ohjelman verkkosivuilla ja Yhteentoimivuusportaalissa. Vuonna 2015 aineistoa viedään myös Avoindata.fi sivustolle. Ohjelman johtoryhmä seuraa ja arvioi toimintamallien hyödyntämistä ohjelman hankkeissa. Hankkeiden kehittämistyössä ja palvelujen jatkosuunnitelmissa hyödynnetään julkisen hallinnon ICT - toiminnon arkkitehtuurityössä ja Kansallisessa palveluarkkitehtuuriohjelmassa (KaPA) syntyviä yhteisiä tuotoksia ja linjauksia kuten palveluväylä ja tunnistamisratkaisut. SADe-tiimi varmistaa tarvittavan tiedonkulun JulkICT-toiminnon, KaPA-ohjelman ja SADe-hankkeiden välillä sekä järjestää tarvittaessa tapaamisia eri toimijoiden välillä. Hankkeet ylläpitävät hankkeiden toteutusta ja palveluja koskevia kustannus-hyötylaskelmia. SADe-tiimi kilpailuttaa yhteisen tuen vuodelle 2015 kustannus-hyötylaskelmien päivittämistarpeisiin. Ohjelmatason ja hankkeiden tilanneraportoinnissa käytetään valtion yhteistä hankesalkkuratkaisua. SADetiimi tukee hankkeita salkkuratkaisun käytössä ja varmistaa, että hankkeet saavat riittävästi palautetta tilanneraportointiin liittyen. VYVI-ratkaisua (SADe-pilvi) käytetään yhteisenä dokumenttien jakamisen välineenä. Ohjelman ja hankkeiden päättämiseen liittyvä ohjeistus ja toimet on kuvattu luvussa 6. 4.4. Palvelujen käyttöönottojen tukeminen Ohjelmassa kehitetyille palveluille on tärkeää saada alusta asti riittävä käyttäjämäärä. Ohjelman viimeisenä toimintavuotena käyttöönottojen varmistamisen ja tähän liittyvien tukitoimenpiteiden merkitys on erittäin suuri. Käyttöönottoja tuetaan ohjelmatasolla erillisellä asiakaskäyttöönoton tuen rahoituksella ja käyttöönottojen suunnittelutukiprojektin avulla.
Valtiovarainministeriö Toimintasuunnitelma 2015 17(25) 4.4.1 Asiakaskäyttöönoton tuki SADe-ohjelman rahoituskehyksessä 2010 2015 on varauduttu tukemaan ohjelman hankkeissa aikaansaatavien palveluiden asiakaskäyttöönottoa erikseen myönnettävällä käyttöönoton tuella. Tukitoimenpiteet aloitettiin syksyllä 2013. Tukea kohdennetaan edelleen vuonna 2015 ohjelman johtoryhmän hyväksymien yhteisten periaatteiden mukaisesti viestintään, koulutukseen ja valmennukseen sekä käyttöönottovalmiuksien varmistamiseen. Tuella helpotetaan kuntien, kuntayhtymien sekä valtionhallinnon organisaatioiden liittymistä palveluiden käyttäjiksi. Käyttöönoton tuen tavoitteena on saada palvelut mahdollisimman tehokkaaseen käyttöön julkisen hallinnon palvelutoiminnassa. Sitoutuneille palvelujen käyttöönottajille hankkeista tarjottavat tukitoimet ovat konkreettisesti joko käyttöönottopakettien toteutusta, viestintää, käyttäjäkoulutusta, käyttäjätai kehittäjäryhmien perustamista tai käyttökokemusten selvittämistä. Tukea ei voi käyttää teknisiin toteutuksiin, määrityksiin, palveluiden käyttömaksuihin eikä hankehenkilöstön työn korvaamiseen. Ohjelman seitsemästä hankkeesta neljä (Rakennettu ympäristö ja asuminen -palvelukokonaisuus, Yrityksen palvelukokonaisuus, Oppijan palvelukokonaisuus ja Osallistumisympäristön palvelukokonaisuus) hyödyntävät asiakaskäyttöönoton tukea vuonna 2015 taatakseen palveluidensa laadukkaan käyttöönottamisen. Tukitoimien suunnitelmat käsitellään hankkeiden klustereissa ja SADe-ohjelman johtoryhmässä, ja niiden vaikuttavuutta ja etenemistä seurataan ohjelmassa säännöllisesti yhteisen hankesalkkuratkaisuun tuotettavan raportoinnin avulla. 4.4.1 Palvelujen käyttöönoton suunnittelutuki Ohjelmassa jatketaan vuonna 2014 aloitettua SADe-palvelujen käyttöönottojen suunnittelutuki -projektia ohjelma- ja hanketasoilla. Tavoitteena on: edistää palvelujen käyttöönottoja, saada tarjolle käyttöönottajia palvelevaa tietoa ja tehdä laadukkaita käyttöönottoprojekteja luoda ja toteuttaa yhteisiä hyviä käytäntöjä esim. palvelujen käyttöasteen, käyttökokemusten ja kustannus-hyötyjen seurantaan Suunnittelutukiprojekti pohjautuu ohjelmassa ja hankkeissa jo tehtyyn aikaisempaan valmisteluun, suunnitteluun ja toteutuksiin: esimerkiksi mitä asiakirjoja tarvitaan, olemassa olevan tiedon jäsentäminen uudelleen ja tähänastiset kokemukset käyttöönotoista. Suunnittelutuen keskeinen tarkoitus on varmistaa, että SADe-palvelujen palvelukuvaukset, tuotteenhallintasuunnitelma, käyttöönottosuunnitelma, levittämissuunnitelma, käyttöönoton tuen kuvaus ja mahdollisesti tarvittava tekninen dokumentaatio ovat laadukkaita ja vastaavat käyttöönottajien tarpeisiin. Projektin keskeinen tavoite on saada hankkeet jakamaan toisilleen hyviä käytäntöjä ja tekemään yhteistyötä palvelujen käyttöönottamiseksi. Vuonna 2015 suunnittelutukiprojektin painopisteet ovat: Palveluiden käyttöönottojen kokonaiskuvan ylläpito ja tätä koskevan käyttöohjeen laatiminen Palveluiden käyttöönottoja koskevan tietopaketin kokoaminen jaettavaksi kuntiin ja muille sidosryhmille o Hyödynnetään mm. valtakunnallisella kiertueella ja muussa viestinnässä Laadun varmistaminen palvelun siirtyessä ylläpitovaiheeseen
Valtiovarainministeriö Toimintasuunnitelma 2015 18(25) o Toiminta-, ohjaus- ja rahoitusmallin varmistaminen o Vastuut, tehtävät, tavoitteellinen toiminta o Tavoitteiden seuranta edelleen ylläpitovaiheessa Tuki käyttöönottojen suunnittelulle ja seurannalle Parhaiden käytäntöjen laajennettu kuvaus (vuonna 2014 tehdyn pohjatyön jatkaminen) Loppuraportoinnin tuki käyttöönottojen osalta Suunnittelutukiprojektin toteutuksessa huomioidaan ohjelman riippumattoman arvioinnin 2014 väliraportin toimenpidesuositukset. Projekti toteutetaan tiiviissä yhteistyössä ohjelman johtoryhmän, projektipäällikkötiimin ja hankkeiden klusteriryhmien kanssa. Projektin toteutusta ohjataan projektiryhmän kautta, jonka puheenjohtajana toimii ohjelmapäällikkö Marjukka Saarijärvi. 4.5. Raportointi ohjelman etenemisestä SADe-ohjelman asettamispäätöksessä 24.2.2012 (VM038:00/2009) todetaan, että ohjelma raportoi etenemisestä hallituksen hankesalkun seurantamenettelyyn, Hallinnon ja aluekehityksen ministerityöryhmälle (HALKE) ja Julkisen tietohallinnon neuvottelukunnalle (JUHTA) sekä tarvittaessa talouspoliittiselle ministerivaliokunnalle (Talpol). Vuoden 2015 aikana ohjelman tilannekatsaukset viedään HALKE:en, JUHTA:an sekä Talpoliin tarvittaessa. Lisäksi raportoidaan säännöllisesti JulkICT-toiminnon johtoryhmälle ja tarpeen mukaan valtion tietohallinnon kehittämis- ja koordinaatioryhmä TIETOKEKO:lle. Ohjelman etenemistä koskevat tiedot päivitetään säännöllisesti hallitusohjelman seurantavälineeseen. Ohjelmatason ja hankkeiden tilanneraportoinnissa käytetään valtion yhteistä hankesalkkuratkaisua. Ohjelman johtoryhmä saa kokouksissaan tilanneraportin ohjelman etenemisestä. 4.6. Riippumaton arviointi Riippumattoman arvioinnin tavoitteena on tuottaa tietoa, palautetta ja suosituksia niin VM:n JulkICTtoiminnon johdolle, SADe-ohjelman johdolle ja SADe-ohjelman tiimille kuin ohjelman hankkeille ja palvelujen omistajille. Arvioinnilla tuotetaan tietoa ohjelman ja hankkeiden etenemisestä, vaikutuksista ja vaikuttavuudesta sekä mahdollisesti tarvittavista lisätoimista. Arvioinnin painopisteenä ovat hankkeet sekä näiden palvelut. Arvioinnin toteuttaa seurantaryhmän tukemana Owal Group Oy, joka kilpailutettiin tähän tehtävään vuonna 2014 Hanselin puitejärjestelystä. Ohjelmassa toimeenpannaan osana 2015 toimintaa niitä toimenpidesuosituksia, joita saatiin elojoulukuussa 2014 toteutetusta arvioinnista. Riippumattoman arvioinnin 2014 suositukset SADe-ohjelmalle ovat seuraavat (arvioinnin 2014 väliraporttiluonnos): 1. Ohjelman tulee viimeisenä toimintavuotenaan kohdentaa voimavaroja palveluihin, joissa on eniten saavutettavissa kestäviä tuloksia. Ohjelman loppukaudella tulee keskittyä palveluiden
Valtiovarainministeriö Toimintasuunnitelma 2015 19(25) loppuunsaattamisiin ja kehittämistoimiin, joista on saatavissa suurin vaikuttavuus. Tämä vaatii myös jo suunniteltujen toimenpiteiden karsintaa. 2. Ohjelmassa syntyneiden palveluiden jatkuvuus ohjelmakauden jälkeen tulee varmistaa määrittämällä palveluiden omistajuus ja ylläpidon malli. Jokaiselle ohjelman puitteissa tuotetulle palvelulle tulee pikimmiten kirjata osapuolia sitova omistajuuden malli, jossa määritellään myös ylläpidon rahoitus. 3. Ministeriöiden ja virastojen yhteistyössä tuotettujen palveluiden kehittämisen rahoitus tulee ratkaista. Hallinnonalojen sisäinen virastojen yhteistyötä vaativa kehittämistyö on mahdollistunut ohjelmarahoituksella. Hallinnon rakenteet eivät kuitenkaan tue yhteisrahoitusta, eikä tällaista ole suunniteltu ohjelmakauden jälkeen kohdennettavaksi. Ohjelmassa tuotetut sähköiset palvelut vanhenevat ja käyttäjien mielenkiinnon menetys näkyy käyttäjämäärissä, jos kehitystyö ei ole systemaattista ja jatkuvaa. 4. Ohjelman oppeja ja luotuja toimintatapoja tulee systemaattisesti hyödyntää hallinnossa. Ohjelmasta on syntynyt palveluiden lisäksi useita muita tuloksia. Ohjelmassa on syntynyt paljon jaettavia oppeja ja konkreettisia toimintamalleja sekä seurannan ja raportoinnin menetelmiä joita kannattaa systemaattisesti jakaa hallinnon rajat ylittäen jo ennen ohjelman loppua. 5. Ministeriöiden tulisi keskittyä sähköisten palveluiden edellytysten luomiseen palveluiden kehittämisen sijaan. Valtionhallinnon keskitetty ohjelmamuotoinen kehittäminen ei tue sähköisten palveluiden tuotantoa parhaalla mahdollisella tavalla. Hallinnon rakenteet ja toimintatavat jäykistävät kehittämistä kun sähköisen palvelutuotannon tulisi olla pilotointien ja nopeiden käyttöönottojen ketterää kehittämistä yhdessä yritysten ja käyttäjien kanssa. Pitkät kehittämisprosessit eivät pysty vastaamaan käyttöönottajien ja loppuasiakkaiden muuttuviin tarpeisiin. Ministeriöt ovat myös useissa tapauksissa liian kaukana palveluiden asiakkaista. Ministeriöt voivat luoda edellytyksiä sähköiselle palvelutuotannolle, mutta ne eivät lähtökohtaisesti sovi muiden kuin omien palveluidensa kehittäjäksi. Voimavarojen oikein kohdentamisesta ovat vastuussa VM ohjelman koordinoijana ja rahoittajana, ohjelman johtoryhmä, hankkeiden omistajat ja hankkeiden johtoryhminä toimivat klusterit. Ohjelman johtoryhmässä ja hankkeissa käydään alkuvuodesta 2015 läpi, mitä on tehtävissä voimavarojen tehokkaaksi kohdentamiseksi suurinta vaikuttavuutta tuottaviin kohteisiin. Ohjelman hankkeet tulevat kevään 2015 aikana ohjelman johtoryhmään antamaan klustereissa käsitellyn tilannekatsauksen palveluidensa hallinta- ja rahoitusmalleista. Nämä käsittelyt toteutetaan yhteisellä mallilla, jota käytettiin jo joulukuussa 2014 Rakennettu ympäristö ja asuminen -palvelukokonaisuuden käsittelyssä. Palveluiden hallinta- ja rahoitusmallien tilannekatsaus kattaa vähintään seuraavat asiat: Hallintamalli Palvelun tiivis kuvaus, palvelun tyyppi, siihen liittyvät roolit ja vastuut Suunnitelma kehittämisvaiheesta ylläpitovaiheeseen siirtymiseksi Jatkokehityksen ja ylläpidon kuvaus Rahoitusmalli Rahoitustapa Ylläpito- ja jatkokehitysrahoituksen tilanne
Valtiovarainministeriö Toimintasuunnitelma 2015 20(25) Ohjelman oppien ja toimintamallien hyödyntämistä palvelevaa työtä tehdään vuoden 2015 aikana ohjelmatasoisilla viestintä- ja markkinointitoimenpiteillä, palvelujen käyttöönottojen suunnittelutukiprojektissa ja kokoamalla tärkeimmät opit ja hyvät käytännöt ohjelman ja hankkeiden loppuraportteihin. Arviointityö jatkuu vuoden 2015 alussa ohjelman loppuarvioinnin valmistelulla ja toteutuksella vuoden 2015 aikana. Arviointiin sisällytetään myös kesällä 2015 tehtävä hankkeiden valmiusasteen auditointi. Loppuarviointi valmistuu vuoden 2015 syksyllä. Lisätietoa arvioinnista www.sadearviointi.fi SADe-ohjelman riippumattoman arvioinnin väliraportti 2014 4.7. Rinnakkaishankkeet SADe-ohjelma on sijoitettu valtiovarainministeriön Digitalisaatio-yksikköön JulkICT-toiminnon 1.1.2015 voimaan tulevassa uudessa organisaatiossa. Digitalisaatio-yksikön tehtävänä on julkisen hallinnon digitalisoinnin strateginen ohjaus, palvelujen strateginen kehittäminen ja kehitysohjelmien ohjaus. Lisäksi yksikön tehtävänä on ohjata valtion ja kuntien digitalisointia tavoitteena saada kansalaisille ja yrityksille sähköisen asioinnin palvelut helppokäyttöiseksi ja yhteentoimivaksi kokonaisuudeksi. Samaan yksikköön on sijoitettu monia SADe-ohjelman keskeisiä rinnakkaishankkeita kuten KaPA-ohjelma, kuntien ICTmuutostuki, Avoimen tiedon ohjelma, Asiakkuusstrategian toimeenpanon ohjaus ja JulkICT Lab. Tämä uusi organisaatio tehostaa entisestään eri hankkeiden välistä yhteistyötä ja mahdollisuuksia hyödyntää 2015 päättyvän SADe-ohjelman tuloksia ja oppeja myös jatkossa. Ohjelman toiminnassa huomioidaan mahdollisuuksien mukaan 2015 myös uuden hallitusohjelman digitalisaatioon ja sähköiseen asiointiin liittyvät sisällöt ja linjaukset. 2015 jatketaan ja syvennetään vuonna 2014 käynnistettyä yhteistyötä KaPA-ohjelman kanssa. Yhteistyötä tehdään esimerkiksi viestinnässä ja palvelujen liittämisessä palveluväylään ja palvelunäkymiin. Monista SADe-ohjelman hankkeista ollaan mukana KaPA-ohjelman osaprojekteissa. Lisätietoa KaPA-ohjelmasta saa http://esuomi.fi/ Avoimen tiedon ohjelman Avoindata.fi -palveluun viedään SADe-ohjelmasta ja sen hankkeista julkisen hallinnon yhteentoimivuutta ja avoimuutta edistävää tietoa. Yhteistyö valtiovarainministeriön kunta- ja aluehallinto-osaston hankkeiden ja kuntien ICT-muutostuen kanssa jatkuu esimerkiksi valtakunnallisen SADe-kiertueen valmistelussa ja toteutuksessa. Myös osallistuminen valtionhallinnon vaikuttavuus- ja tuloksellisuusohjelmaan (VATU-ohjelma) ja valtionhallinnon sähköisen palvelutoiminnan kehittämisryhmään (Vatkaus) jatkuu vielä vuoden 2015 ajan. Ohjelmapäällikkö Marjukka Saarijärvi toimii näissä SADe-ohjelman edustajana, ja Vatkaus-ryhmässä on mukana myös SADe-hankkeiden edustajia. Suomi liittyi avoimen hallinnon kumppanuushankkeeseen (Open Gorvernment Partnership) vuonna 2013. Ohjelmakoordinaattori Ira Alanko toimii Avoin hallinto -hankkeen työryhmässä SADe-ohjelman edustajana. Vuoden alussa työstetään Suomen uutta toimenpidesuunnitelmaa, johon tulee toimenpiteitä ainakin ohjelman demokratiapalveluihin liittyen. Lisätietoa Avoin hallinto -hankkeesta saa www.avoinhallinto.fi ja Open Government Partnership -kumppanuushankkeesta saa www.opengovpartnership.org.