Hallinto 8: Tieto- ja asiakirjahallinto

Transkriptio

1 Hallinto 8: Tieto- ja asiakirjahallinto Aika klo Paikka Ulvilan kaupungintalo (Loukkurantie 1) Kutsutut Kunta/työnantaja Henna Lempiäinen, pj seutujohtaja, Porin seutu Karhukunnat Outi Johansson, siht. asiakirjahallinnon päällikkö, Pori paikalla klo Bella Ahto hallintojohtaja, Luvia Anu Ikonen-Kullberg kehittämissuunnittelija, Harjavalta Johanna Järvensivu kunnansihteeri, Lavia Anna-Maija Kenttä laskentasihteeri, Merikarvia Aki Ketonen atk-päällikkö, Kokemäki Aki Ruotsala kunnansihteeri Siikainen Nina Merilahti kunnansihteeri, Pomarkku Mikko Metsälä vt tietohallintopäällikkö, Ulvila Matti Sjögren hallintojohtaja, Nakkila Heikki Haaparanta tietohallintojohtaja, Pori Kaija Laurila pääsuunnittelija, Pori Satu Joensuu, henkilöstöjäsen pääluottamusmies JHL 062, Pori Hanna Majurinen VM, projektipäällikkö Marjukka Saarijärvi VM, SADe-ohjelmapäällikkö 1. Kokouksen avaus, edellisen pöytäkirjan ja asialistan hyväksyminen Kokouksen puheenjohtajana toimi Henna Lempiäinen ja sihteerinä Outi Johansson klo asti. Puheenjohtaja avasi kokouksen klo Seuraava esityslista oli jaettu ehdotukseksi kokouksen työjärjestykseksi: Esityslistan aihe 1 Kokouksen avaus, edellisen pöytäkirjan ja asialistan hyväksyminen 2 SADe-ohjelmasta sähköisiä palveluja kunnille ja kuntalaisille 3 Keskustelu ohjelmistojen aikataulusta ja käyttömahdollisuuksista 4 Alustava suositus Uuden Kunnan käyttöön 5 Sähköisen asioinnin tavoitteet ja periaatteet 6 Kevään aikataulun tarkennukset ja VM:n rooli 7 Kokonaisaikataulu 8 Muut asiat 9 Seuraavan kokouksen asialistalle tulevat aiheet

2 Tieto- ja asiakirjahallintoprosessit Kokouksen päättäminen Päätös: Todettiin läsnäolijat. Hyväksyttiin asialista ja edellisen kokouksen pöytäkirja. 2. SADe-ohjelmasta sähköisiä palveluja kunnille ja kuntalaisille Alustaja: Marjukka Saarijärvi Marjukka Saarijärvi esitteli VM:n JulkICT 2014 keskeisiä tavoitteita, julkisen hallinnon asiakkuusstrategiaa, toteutusperiaatteita ja tavoitteita, rahoitusta ja SADe-ohjelman sisältöä ja mahdollisuuksia. Kunnat voivat hyödyntää hankkeen viestintämateriaalia ja valmennusta ja voivat saada käyttöönottotukea ilmaiseksi. Kaikkiaan seitsemän laajaa hanketta on käynnissä tällä hetkellä. Kunnat ovat alusta lähtien olleet mukana kehittämässä palveluja, esim. opetustoimi ja rakennusvalvonta. Uusi SADe-palvelukartta löytyy osoitteesta Kansalaisneuvonta: opastaa asiakkaan oikean julkisen palvelun ääreen matala kynnys käyttöönottoon, ei edellytä investointeja kunnalle Erityisesti kysytty Kelan palveluista ja kuntapalveluista maanlaajuisesti Toimipiste Kouvolassa tällä hetkellä, opastajilla perusteellinen koulutus, hyödyntävät mm. kuntien verkkosivuja Sosiaali- ja terveysalan palvelut: 1. Palveluhakemistokokonaisuus tietoa julkisista ja yksityisistä palveluntuottajista 2. Yleinen sosiaali- ja terveystieto sekä avuntarpeen itsearviointi 3. Spontaani asiakaspalaute 4. Sähköinen ajanvaraus 5. Turvallisen viestintävälityksen ratkaisut Osallistumisympäristö o Otakantaa.fi o Käytössä mm. Porissa o Kansalaisaloite.fi o Kuntalaisaloite.fi o Tulossa integraatiomahdollisuus kuntien keskeisimpiin asianhallintajärjestelmiin o Käytössä joissakin Porin seudun kunnissa o Lausuntopalvelu.fi

3 Tieto- ja asiakirjahallintoprosessit o Tulossa integraatiomahdollisuus kuntien keskeisimpiin asianhallintajärjestelmiin o Kuntien ja valtion viranomaisten käyttöön Yrityksen palvelut (TEM:n vastuulla, myös yrittäjiksi aikoville ja kunnissa työskenteleville yritysneuvojille) 1. Palkka.fi 2. Opi.palkka.fi 3. Palkkalaskuri 4. Oma Yritys-Suomi palvelu 5. Liiketoimintasuunnitelma 6. Yleinen lausuntotyökalu 7. Asiakaspalvelun OmaYritys-Suomi työtila, yritysneuvojille 8. Ilmoitin/Jakelin (tiedonvälitysratkaisu, esim. yritys/verottaja) Etäpalvelut: 1. Etäpalvelut ja ajanvaraus o palvelupisteet 2. Online etäpalvelut o videoneuvotteluyhteydet palveluihin 3. Etäpalvelujen kotikäyttö Oppijan palvelut: 1. Opintopolku.fi verkkopalvelu oppijoille 2. Opintopolku.fi virkailijan työpöytä 3. Toisen asteen haku 4. Aikuiskoulutuksen hakupalvelut 5. Peruskoulun jälkeisen valmistavan koulutuksen haku 6. Esi- ja perusopetukseen 7. Todennetun osaamisen rekisteri 8. Opintojen aikaiset palvelut Porin kaupunki ollut aktiivisesti mukana. Toteutettu hyvin pitkälle jo nyt, esim. yhteishaussa hakijaa. Rakennetun ympäristön ja asumisen palvelut: 1. Vuokra-asuntojen hintatietopalvelu 2. Rakentamisen lupapalvelut o Käytössä tällä hetkellä tuotantokäytössä n. 10 kunnassa, pilotoinnissa mukana useita kymmeniä kuntia o käyttöönottopaketti ilmainen kunnille o Harjavalta ottamassa käyttöön lähiaikoina

4 Tieto- ja asiakirjahallintoprosessit o viranomaisrajojen ylittäminen o avoin lähdekoodi, integrointi kunnan omaan taustajärjestelmään 3. Harava-kyselypalvelu o Käytössä mm. Kokemäellä 4. Tarkkailija-vahtipalvelu 5. Yleinen karttaliittymä 6. Energiatodistuspalvelu 7. Liiteri-tietopalvelu 8. ARA-tuet Tulossa valtakunnallinen SADe-kiertue, joka aloitetaan Kuntamarkkinoilta syyskuussa SADe-ohjelman tekeminen päättyy Lisätietoja oheisesta liitteestä 1 ja seuraavista linkeistä: SADe-ohjelman palvelukartta ja kartasta löytyvä kokonaiskuva SADe-päivän verkkolähetys 3. Keskustelu ohjelmistojen aikataulusta ja käyttömahdollisuuksista Alustaja: kaikki Keskusteltiin käyttöönottomahdollisuuksista. Todettiin, että Uudessa Kunnassa olisi hyödyllistä ottaa käyttöön mahdollisimman paljon valtakunnallisia sähköisiä palveluja. Taustajärjestelmien selvittäminen ja rajapintojen selvittäminen vaatii kuitenkin paljon työtä. Hyvät käytännön kokemukset kannattaa hyödyntää. Syksyllä palataan asiaan. Kunnat voivat ottaa jo nyt käyttöön sähköisiä palveluja. 4. Alustava suositus Uuden Kunnan käyttöön Alustaja: kaikki Päätös: Suositellaan Uuteen Kuntaan valtakunnallisten sähköisten palvelujen käyttöönottoa. 5. Sähköisen asioinnin tavoitteet ja periaatteet Alustaja: puheenjohtaja Puheenjohtaja esitteli ennakkoon lähetetyn aineiston sähköisen asioinnin tavoitteista ja periaatteista Uudessa Kunnassa.

5 Tieto- ja asiakirjahallintoprosessit Päätös: Hyväksyttiin tavoitteet ja periaatteet sähköisestä asioinnista liitteen 2 mukaisesti. 6. Kevään aikataulun tarkennukset ja VM:n rooli Alustaja: Hanna Majurinen VM:n kanssa käydyn kirjeenvaihdon tuloksena on sovittu, että konsultointipalvelut aikataulutetaan ja tilataan vasta päätösten jälkeen. Perusteluna on, että työ kannattaa teettää vasta toteutusvaiheessa, kun tiedetään mukana olevat kunnat. Päätös: Hyväksyttiin. 7. Kokonaisaikataulu Alustaja: puheenjohtaja Puheenjohtaja esitteli seuraavien kokousten aiheet sekä alustavasti ICTpalvelujen sisällön ja järjestämismallien vaihtoehtoja. Päätös: Merkittiin tiedoksi ja hyväksyttiin kokousaiheet liitteen 3 mukaan. 8. Muut asiat Alustaja: kaikki SADe-hanke järjestää seuraavan valtakunnallisen esittelypäivän Seuraavan kokouksen asialistalle tulevat aiheet Alustaja: puheenjohtaja ICT-palvelujen sisältö ja järjestämisvaihtoehdot. Taloustyöryhmän kysely muille ryhmille. 10. Kokouksen päättäminen Puheenjohtaja päätti kokouksen klo Kokouksessa annetut tehtävät Id Tehtävä Vastuuhenkilö(t) Mihin Mennessä Tutustuminen ICT-palvelujen sisältöluonnokseen T1 ja järjestämisvaihtoehto- lomakkeeseen kaikki

6 Tieto- ja asiakirjahallintoprosessit Liitteet 1 SADe-ohjelmasta palveluja kunnille ja kuntalaisille, Marjukka Saarijärven esitys Sähköisen asioinnin tavoitteet ja periaatteet 3 Loppukevään aikataulutus tieto- ja asiakirjahallinnon selvitykselle