Sosiaalihuollon tiedonhallinnan alueellinen yhteistyö Nykytila ja kehittämistarpeet Pohjois-Savossa Antero Lehmuskoski Tiina Linna kuva: morguefile
Sosiaalihuollon tiedonhallinnan alueellinen yhteistyö Nykytila ja kehittämistarpeet Pohjois- Savossa Itä- Suomen sosiaalialan osaamiskeskus marraskuu 2014 Antero Lehmuskoski Tiina Linna
Esipuhe... 3 Tiivistelmä... 4 1 Johdanto... 5 2 Selvitys tiedonhallinnan nykytilasta Pohjois- Savossa... 6 2.1 Selvitystyön tausta ja tarkoitus... 6 2.2 Selvitystyön toteutus... 8 3 Julkisen hallinnon yhteentoimivuus... 10 3.1 Julkisen hallinnon kokonaisarkkitehtuuri... 11 3.2 Sosiaali- ja terveydenhuollon kansallinen kokonaisarkkitehtuuri... 13 3.3 Sosiaalihuollon kansallinen kokonaisarkkitehtuuri... 15 3.4 Julkisen hallinnon organisaatioiden kokonaisarkkitehtuurityö... 18 3.5 Alueellinen kokonaisarkkitehtuurityö sosiaali- ja terveysalalla... 20 4 Periaatetason arkkitehtuurin suunnittelu... 22 5 Toiminta- arkkitehtuurin suunnittelu... 23 5.1 Sosiaalipalvelujen luokittelu... 23 5.2 Sosiaalipalvelujen prosessien kuvaaminen... 26 5.3 Sosiaalipalvelujen tuotteistaminen... 28 6 Tietoarkkitehtuurin suunnittelu... 29 6.1 Asiakastietojärjestelmien tietomalli ja asiakastietojen hyödyntäminen... 29 6.2 Tilastotiedot organisaation toiminnasta ja taloudesta... 31 6.3 Tietojen tuottaminen valtakunnallisiin tilastoihin... 34 6.4 Väestön sosiaalista hyvinvointia kuvaava tieto johtamisen tueksi... 37 6.5 Tietoarkkitehtuurin kehittämiskohteet... 39 7 Tietojärjestelmäarkkitehtuurin suunnittelu... 40 7.1 Asiakastietojärjestelmät ja niiden hyödyntäminen... 40 7.2 Tietojärjestelmien hankinta ja siinä tehtävä yhteistyö... 42 7.3 Sähköiset sosiaalipalvelut... 43 7.4 Tietojärjestelmäarkkitehtuurin kehittämiskohteet... 43 8 Teknologia- arkkitehtuurin suunnittelu... 45 8.1 Tietotekniikan ajantasaisuus ja infrastruktuuri... 45 8.2 Mobiiliteknologian hyödyntäminen... 46 9 Yhteenveto ja toimenpide- ehdotukset... 48 Lähteet... 49 2
Esipuhe Tämä esiselvitys käsittelee tiedonhallinnan kehittämistä erityisesti sosiaalihuollon näkökulmasta. Suuren valta- kunnallisen sote- uudistuksen edistämiseksi on tärkeä hetki selvittää ja ymmärtää sosiaalihuollon tiedonhallin- nan nykytilaa ja ennakoida kehittämistarpeita alueellisesta näkökulmasta. Näin tullaan jo askel lähemmäksi sosiaali- ja terveydenhuollon johdon ja henkilöstön työn arkea. Tiedonhallinnan kehittämisellä tavoitellaan nykyistä parempia mahdollisuuksia saada palvelutilanteista kertyvä tieto joustavasti henkilöstön ja päätöksentekijöiden hyödyksi. Kun saadaan parempia mahdollisuuksia palvella asiakasta hyvin, ollaan myös työn mielekkyyden ja vaikuttavuuden ydinkysymyksissä. Tämä kannattaa pitää mielessä, vaikka välillä uusien käsitteiden määrä voi tuntua työläältäkin. Pohjois- Savon sosiaalipalvelujen johdolta on löytynyt rohkeutta ja energiaa lähteä linjaamaan ja kehittämään työtään myös tiedonhallinnan osalta. Yhteinen kysely kosketti myös tiedonhallinnan ammattilaisia. Yhteisiä käsitteitä ja työnäkyjä tarvitaan tiekartaksi lupaavaan, luotettavaan ja laadukkaasti palvelevaan tulevaisuuden sote- tiedonhallintaan. Kuopiossa marraskuussa 2014 Tarja Kauppila johtaja, ISO 3
Tiivistelmä Raportti käsittelee sosiaalihuollon tiedonhallinnan nykytilaa ja kehittämistarpeita Pohjois- Savossa. Maakunnal- lisen tiedonhallintayhteistyön valmistelu sisältää tiedonhallinnan nykytilan selvittämisen, jo laadittujen alueel- listen toimintamallien kartoittamisen sekä kehittämistarpeiden synkronoimisen kansalliseen kehittämistyöhön. Esiselvitys on tehty Itä- Suomen sosiaalialan osaamiskeskuksessa (ISO) Pohjois- Savon kuntien sosiaalijohdon toimeksiannosta. Pohjois- Savon sosiaalipalvelujen johtajat muodostavat ISOn koordinoiman tiedonhallinnan asiantuntijaverkoston. Esiselvityksen aineisto kattaa kahden Webropol- kyselyn ja kyselyjä täydentävien keskustelutilaisuuksien tulok- set. Kesäkuussa 2014 yksi kysely kohdennettiin Pohjois- Savon sosiaalipalvelujen johtajille ja toinen kuntien tietohallinnon asiantuntijoille. Syyskuussa molemmille ryhmille järjestettiin keskustelutilaisuudet ja lokakuussa järjestettiin Ylä- Savon SOTE:ssa selvitystyötä täydentänyt tapaaminen. Kohderyhmänä oli 16 organisaatiota, joista 14:stä (88 %) saatiin vastaukset. Aineiston keruusta vastasi sosiaali- ja terveydenhuollon tietohallinnon opiskelija Tiina Linna ja raportoinnista kehittämispäällikkö Antero Lehmuskoski. Tulosten mukaan yleiskuva sosiaalihuollon tiedonhallinnan ja kunnallisen kokonaisarkkitehtuurityön nykytilas- ta Pohjois- Savossa vastaa kansallista tilannetta. Alueen vahvuutena on substanssijohdon verkostoituminen ja yhteinen tahtotila palvelutoiminnan ja tiedonhallinnan kehittämiseen koordinoituna yhteistyönä. On käynnis- tettävä alueellinen strategiatyö ja organisaatioiden, järjestettävien palvelujen, tiedon semantiikan sekä teknis- ten ratkaisujen yhtenäistäminen lähtien liikkeelle sote- KA- työn organisoimisesta ja eri toimijatahojen vastui- den määrittelystä siinä. Tässä raportissa ehdotetut sosiaalihuollon kehittämisaskeleet kohti Kansa- palveluja on tärkeää integroida osaksi yhteistä sosiaali- ja terveydenhuollon KA- työtä. Toimenpide- ehdotukset ovat: Kokonaisarkkitehtuuriosaamisen vahvistaminen Maakunnallisen kokonaisarkkitehtuurityön organisoiminen Periaatetason arkkitehtuurin kuvaaminen Sosiaalipalvelujen luokituksen käyttöönotto tietojärjestelmiin ja palvelukuvauksiin Sosiaalipalvelujen prosessien kuvaaminen uudessa toimintaympäristössä Sosiaali- ja terveyspalvelujen tuotteistaminen Rakenteisen kirjaamisen osaamisen kehittäminen Sosiaalihuollon asiakastietomallin käyttöönotto tietojärjestelmissä Toiminnan ja talouden tunnuslukujen määrittely Tilastotietojen sisällyttäminen asiakastietojärjestelmään Sosiaalista hyvinvointia ja terveyttä kuvaavista tunnusluvuista sopiminen Sosiaali- ja terveydenhuollon käsitteiden käytön yhtenäistäminen Sote- integraatiota vahvistavien yhteisten tietojärjestelmien tarpeen selvittäminen Alueellisen asiakastietojärjestelmän tarpeen ennakointi Sähköisten sosiaalipalvelujen kehittämiskohteiden kartoittaminen Sosiaalihuollon sähköiseen arkistointiin siirtymisen valmistelu Sosiaali- ja terveyspalvelujen alueellisen infrastruktuurin kartoitus ja suunnittelu Mobiiliteknologian käytön tarkoituksenmukainen edistäminen Tulokset ovat hyödynnettävissä Itäisellä sosiaali- ja terveysalueella: alueen nykytilaa kartoitettaessa sekä tie- donhallinnan ja tietojohtamisen alueellista organisoimista suunniteltaessa. Sosiaalihuollon tiedonhallinnan alueellinen kehittäminen ja tietohallinnon organisoiminen kytkeytyy osaksi sosiaali- ja terveysalueen organi- sointia. Toimenpide- ehdotukset ovat yhteen sovitettavissa terveydenhuollon vastaavien kehittämistoimien kanssa. Ehdotuksia voi käyttää laadittaessa kansallisesti yhteisiä linjauksia kokonaisarkkitehtuurityön etenemi- sestä sote- alueilla. Tiedonhallintayhteistyön valmisteluun ja lähtökohtien selvittämiseen saatiin taloudellista tukea Kaste- ohjelman Itä- ja Keski- Suomen toimintamäärärahasta. 4
1 Johdanto Tässä selvityksessä tarkastellaan sosiaalihuollon tiedonhallinnan nykytilaa ja kehittämistarpeita Pohjois- Savossa. Taustaa asian tarkastelulle antaa eurooppalainen viitekehys julkisen hallinnon yhteentoimivuudesta ja kansallinen kokonaisarkkitehtuurimalli sen varmistamiseksi. Tarkastelu fokusoidaan sosiaali- ja terveydenhuol- lon kohdealueen sekä sosiaalihuollon kansallisen kokonaisarkkitehtuurin kautta kohti sosiaalipalvelujen ja niis- sä käsiteltävien tietojen arkea. Yhden maakunnan alueelta kerätyn kyselyaineiston anti konkretisoi ajankoh- taista tiedonhallinnan kehitysvaihetta, jonka edessä ollaan kansallisten uudistusten myötä koko maassa. Sosiaali- ja terveydenhuolto elää parhaillaan murrosvaiheessa. Sosiaali- ja terveyspalvelujen uudistusta koske- va lakiesitys on valmisteltu ja hallituksen esitys on lähdössä eduskuntakäsittelyyn 4.12.2014. Lakiesityksen mukaisesti sosiaali- ja terveyspalvelujen järjestämisvastuu tulee olemaan viidellä sosiaali- ja terveysalueella. Esityksen mukaan palvelujen tuottamisvastuun kantavat jatkossa kuntayhtymät, joita voi olla koko maassa yhteensä enintään 19. Itäisellä sote- alueella voi olla enintään neljä tuottamisvastuussa olevaa kuntayhtymää. Sote- alueiden on määrä aloittaa toimintansa 1.1.2016 ja tuottamisvastuullisten kuntayhtymien vuoden 2017 alusta lukien. Uudistuksen toimeenpanossa tiedolla johtaminen ja yhtenäisen tietopohjan vahvistaminen ovat keskeisellä sijalla. Sosiaali- ja terveysministeriön sosiaali- ja terveydenhuollon sähköisen tiedonhallinnan strategia Sote- tieto hyötykäyttöön 2020 on hiljattain hyväksytty ja siitä tiedotetaan kunnille ja muille toimijoille laajasti. Keskeisiä periaatelinjauksia ovat kansalaisen osalta pystyn itse, ammattilaisten osalta kyvykkäät käyttäjät ja fiksut järjestelmät, palvelujärjestelmän osalta niukkenevat resurssit oikeaan käyttöön ja yhteiskunnan osalta tie- dä ensin, johda sitten. Nämä linjaukset tukevat hyvin sote- uudistuksen pyrkimystä tiedolla johtamiseen. Sosiaalihuoltoa koskeva lainsäädäntö on uudistumassa myös sosiaalihuoltolain ja sosiaalihuollon asiakasasia- kirjalain osalta. Molempien lakien on tarkoitus astua voimaan vuonna 2015. Esitys uudeksi sosiaalihuoltolaiksi vahvistaa osaltaan vastuullista tiedolla johtamista esimerkiksi korostamalla asiakkaan oikeutta saada palvelu- tarpeensa arvioiduksi kokonaisvaltaisesti. Sosiaalihuollon asiakasasiakirjalaki puolestaan ohjaa työn dokumen- tointia, asiakastietojen käsittelyä ja kansallisen sosiaalihuollon asiakastietovarannon muodostamista. Maakunnallisen tiedonhallintayhteistyön valmistelu sisältää tiedonhallinnan nykytilan selvittämisen, jo laadit- tujen alueellisten toimintamallien kartoittamisen sekä kehittämistarpeiden synkronoimisen kansalliseen kehit- tämistyöhön. Tämä selvitys on tehty Itä- Suomen sosiaalialan osaamiskeskuksessa Pohjois- Savon kuntien sosi- aalijohdon toimeksiannosta. Aineiston keruusta vastasi sosiaali- ja terveydenhuollon tietohallinnon opiskelija Tiina Linna ja raportoimisesta kehittämispäällikkö Antero Lehmuskoski. Kiitämme pohjoissavolaisia sosiaalialan johtajia ja tiedonhallinnan asiantuntijoita sekä kyselyvastauksista että käydyistä keskusteluista. 5
2 Selvitys tiedonhallinnan nykytilasta Pohjois- Savossa Kaikessa kehittämisessä on tärkeää tietää, mistä lähtökohdista kehittämisponnistukset käynnistetään. Arvokas on se hetki, jolloin tunnistetaan ja tunnustetaan, että jotakin olisi tarpeen tehdä. Yhtenä alueellisen tiedonhal- lintayhteistyön herätteenä oli puhelinsoitto Ylä- Savon SOTEsta vuoden 2013 lopulla. Soiton takana oli Eira Iso- niemen huoli Kansa- palveluihin valmistautumisesta maakunnassa. Nyt laaditun esiselvityksen aikaansaamiseksi tarvittiin kuitenkin useita kokoontumisia, joissa haettiin prosessin omistajuutta, etenemisen johtajuutta, työn rahoittajaa ja käytännön toteuttajaa. 2.1 Selvitystyön tausta ja tarkoitus Tammikuussa 2014 Itä- Suomen sosiaalialan osaamiskeskus järjesti yhteistyössä Terveyden ja hyvinvoinnin laitoksen kanssa työpajan sosiaalihuollon tiedonhallinnan alueellisesta yhteistyöstä Pohjois- Savossa. Työpajas- sa perehdyttiin tiedonhallinnan kansallisen kehittämisen tilanteeseen sosiaalihuollossa ja keskusteltiin alueelli- sen yhteistyön tarpeista tiedonhallinnan kehittämisessä. Tilaisuudessa oli läsnä joukko pohjoissavolaisia sosiaa- lipalvelujen johtajia ja tiedonhallinnan asiantuntijoita alueen kunnista, kuntayhtymistä ja ICT- palvelujen tuotta- jaorganisaatioista. Kokouksessa päädyttiin yhteisymmärrykseen siitä, että seuraava askel on sosiaalipalvelujen johtamisesta vastuussa olevien viranhaltijoiden kannanotto yhteistyön käynnistämiseen. Pohjois- Savon sosiaalipalvelujen johtajat muodostavat asiantuntijaverkoston, joka kokoontuu Itä- Suomen sosi- aalialan osaamiskeskuksen järjestämiin työkokouksiin. Sosiaalijohto keskusteli tietohallintoyhteistyöstä sekä helmikuussa että huhtikuussa 2014 pitämissään työkokouksissa ja sopi maakunnallisen tiedonhallinnan kehit- tämisyhteistyön aloittamisesta. Kehittämisyhteistyö päätettiin aloittaa Pohjois- Savon tiedonhallinnan nykytilan selvityksellä ja kehittämisyhteistyön valmistelulla. Selvitystyön tarkoituksena on luoda perusta alueellisen tie- donhallintayhteistyön aloittamiselle kuvaamalla lähtötilanne. Sillä pyritään valmistautumaan sosiaali- ja terve- yspalvelujen järjestämis- ja tuottamisorganisaatioiden syntymiseen kokoamalla tietoa organisaatioiden toi- minnan ja tiedonhallinnan tilasta, nykykäytännöistä ja tärkeimmistä kehittämiskohteista. Sosiaalijohto toivoi Itä- Suomen sosiaalialan osaamiskeskuksen ottavan vastuun selvityksen toteuttamisesta. Tiedonhallintayhteis- työn valmisteluun ja lähtökohtien selvittämiseen saatiin taloudellista tukea Kaste- ohjelman Itä- ja Keski- Suomen toimintamäärärahasta. Valmistelutyön tarkoitukseksi määriteltiin myös tietojohtamisen kehittämistyön tukeminen pohjustamalla sellaisten tietojärjestelmäratkaisujen synnyttämistä, jotka mahdollistavat ajantasaisen tilasto- ja rekisteritie- don hyödyntämisen päätöksenteossa osana tietojohtamista. Esiselvitykselle asetettiin tavoitteeksi tarkentaa aluetasolla valtakunnallista kuvaa tiedonhallinnan nykytilasta sosiaalihuollossa ja soveltaa AKUSTI- yhteistyössä kehitettäviä alueellisen yhteistyön käytäntöjä sosiaali- ja terveydenhuollon tietohallinnossa. Esiselvityksellä pyritään keräämään tietoa siitä, 6
miten sosiaalipalvelut on nykyisin luokiteltu, tuotteistettu ja kuvattu sosiaalihuollon tietojärjestelmis- sä ja palvelujäsennyksissä mitä raportteja ja tilastoja nykyisin säännönmukaisesti kootaan sosiaalipalveluista, mistä näissä tarvit- tavat tiedot saadaan ja miten ne kootaan mitä sosiaalipalvelujen johtamisessa tarvittavia tietoja ei saada nykyisistä järjestelmistä mitä tietoa on käytettävissä väestön sosiaaliseen hyvinvoinnista ja mitä lisäksi kaivataan miten sosiaalihuollon organisaatioissa järjestettävät yhdistetyt sote- palvelut nykyisin dokumentoi- daan mitä tietojärjestelmiä kunnissa on hankintalistalla, minkä verran hankinnoissa tehdään yhteistyötä ja mitkä järjestelmät olisi jatkossa mielekästä hankkia maakunnallisena tai koko sote- alueen yhteistyö- nä. Selvitystyön tuloksia on tarkoitus hyödyntää järjestämis- ja tuottamisrakenteiden suunnittelussa Itäisellä sosi- aali- ja terveysalueella. Niitä on mahdollista käyttää pohjana perustettavan sote- alueen laajuisesti nykytilan kartoittamisessa ja sen pohjalta suunniteltavassa tiedonhallinnan ja tietojohtamisen alueellisessa organisoimi- sessa. Sosiaalihuollon tiedonhallinnan alueellinen kehittäminen ja tietohallinnon organisoiminen on syytä kyt- keä osaksi sosiaali- ja terveysalueen organisointiprosessia. Selvityksen pohjalta syntyneet toimenpide- ehdotukset voidaan niveltää yhteen terveydenhuollon vastaavien kehittämistoimien kanssa. Niitä voidaan myös käyttää hyväksi laadittaessa kansallisesti yhteisiä linjauksia kokonaisarkkitehtuurityön etenemisestä sosi- aali- ja terveysalueilla. Tiedonhallinnan kehittämistarpeista ja tieto- ja viestintäteknologian kehittämistä on viime aikoina selvitetty sosiaali- ja terveydenhuollossa sekä valtakunnallisesti että alueellisesti myös muualla Suomessa. Kansallisista selvityksistä mainittakoon THL:n vuonna 2011 tekemät selvitykset (ekartta- kysely) tieto- ja viestintäteknologi- an käytöstä sosiaalihuollossa (Kärki ym. 2012) ja terveydenhuollossa (Winblad ym. 2012). Vastaava aineisto on kerätty myös tänä vuonna, ja tulokset julkaistaan vuoden 2015 alkupuolella. Kuntaliitto on kuluvana vuonna julkaissut selvityksen Kuntien tietotekniikkakartoitus 2013. Kuntien tietotekniikan tunnusluvut, organisointi, toiminnan kehittäminen ja haasteet (Kettunen & Jalava 2014). Kaakkois- Suomen sosiaalialan osaamiskeskus Socom on laatinut selvityksen sosiaali- ja terveydenhuollon tie- donhallinnan nykytilasta ja kehittämiskohteista alueellaan vuonna 2014 (Buure & Kontio 2014). Selvitysrapor- tissa esitettiin sosiaali- ja terveydenhuollon tiedonhallinnan keskeisiksi kehittämiskohteiksi Kaakkois- Suomessa 1) asiakkaan toimijuuden vahvistaminen sähköisen asioinnin kehittämisen kautta 2) kirjaamisen yhtenäistämi- nen siirtymällä rakenteelliseen kirjaamiseen ja 3) prosessien mallintaminen ja kehittäminen niin, että tarvittava asiakastieto on ajantasaisesti prosessin toimijoiden saatavilla. Myös Pirkanmaalla on tehty alueellinen selvitys, jonka tuloksia ei kuitenkaan ollut julkisesti saatavilla. 7
2.2 Selvitystyön toteutus Esiselvityksen kohteena ovat kunnallista sosiaalihuoltoa toteuttavat julkisen hallinnon organisaatiot Pohjois- Savossa. Maakunnassa on 20 kuntaa, joista muodostuu viisi seutukuntaa. Kunnista Kuopio, Varkaus, Iisalmi, Suonenjoki, Kiuruvesi ja Juankoski ovat kaupunkeja. Yhteensä maakunnassa oli vuoden 2013 lopussa 248 430 asukasta. Selvitys siis kattaa koko maakunnan, mutta Pohjois- Savon kunnista kyselyn kohdejoukkoon otettiin mukaan vain ne kunnat, jotka vastaavat itse sosiaalipalvelujensa organisoimisesta. Kyselyä ei siis lähetetty Maaningan kuntaan, jonka sosiaalipalveluista vastaa vuoden 2013 alusta alkaen Kuopion kaupunki. Samalla tavoin Ylä- Savossa Iisalmen, Vieremän, Kiuruveden ja Sonkajärven kuntien sijasta kysely lähetettiin Ylä- Savon SOTE - kuntayhtymään, joka vastaa neljän kunnan sosiaalipalveluista. Selvitystyö toteutettiin kahtena erillisenä Webropol- kyselynä ja näitä täydentävinä keskustelutilaisuuksina. Toinen kyselyistä kohdennettiin Pohjois- Savon sosiaalipalvelujen johtajille ja toinen kuntien tietohallinnon asiantuntijoille. Molemmat kyselyt lähetettiin kesäkuussa 2014 henkilökohtaisina linkkeinä. Kyselyjen jälkeen järjestettiin keskustelutilaisuudet erikseen sosiaalijohdolle ja tiedonhallinnan asiantuntijoille syyskuun alussa. Myöhemmin selvitystyötä täydennettiin vielä lokakuun lopulla Ylä- Savon SOTEssa pidetyssä tapaamisessa. Kaikki sosiaalipalvelujen johtajille suunnatun kyselyn 22 vastaanottajaa kuuluvat Pohjois- Savon sosiaalipalvelu- jen johtajien verkostoon, joka toimi myös selvityksen tilaajana. Kyselyn vastaanottajia oli kussakin organisaati- ossa (kunta tai kuntayhtymä) pääsääntöisesti yksi, neljässä organisaatiossa kuitenkin kahdesta kolmeen vas- taanottajaa. Tiedonhallinnan asiantuntijoille suunnattu kysely lähetettiin 16 henkilölle, yhdelle henkilölle kussakin organi- saatiossa. Vastaajat valittiin siten, että sosiaalipalvelujen johtajia pyydettiin nimeämään organisaatiostaan henkilö, joka on parhaiten perillä sosiaalihuollon tiedonhallinnan kysymyksistä. Kysely lähetettiin sitten sosiaa- lijohtajien nimeämille henkilöille. Vastaajat toimivat tietohallintojohtajan, tietohallintokoordinaattorin, atk- asiantuntijan, järjestelmäasiantuntijan, sovellusasiantuntijan, asianhallintapäällikön, sosiaaliohjaajan ja perhe- päivähoidon ohjaajan tehtävänimikkeillä. Sosiaalijohtajien kyselyyn annettiin kaksi viikkoa vastausaikaa. Viikon kuluttua kyselylinkin avaamisesta lähe- tettiin muistutusviesti ja vielä toinen ennen vastausajan päättymistä. Sosiaalipalvelujen johtajien kyselyn vas- tausaikaa jatkettiin alkuperäisestä viikolla, mistä vastaajia informoitiin sähköpostiviestillä. Muistutusviesti lähe- tettiin myös jatketun vastausajan päättymisen lähestyessä. Elokuussa todettiin vielä yhden organisaation vas- tauksen jääneen lähettämättä, vaikka se oli valmisteltu vastausajan puitteissa. Tämä vastaus otettiin vielä mu- kaan kyselyn tulosten analysointiin syyskuussa. Tiedonhallinnan asiantuntijoiden kyselyyn annettiin kesälomakauden kunniaksi vastausaikaa 6 viikkoa. Ensim- mäinen muistutusviesti lähetettiin kaksi viikkoa ja toinen viesti muutama päivä ennen vastausajan päättymistä. Vastausaikaa jatkettiin alkuperäisestä vielä kahdella viikolla alhaisen vastausprosentin vuoksi. 8
Kumpikin kysely koostui viidestä osa- alueesta: kokonaisarkkitehtuuri, toiminta- arkkitehtuuri, tietoarkkitehtuu- ri, tietojärjestelmäarkkitehtuuri ja teknologia- arkkitehtuuri. Kysymyslomakkeet sisälsivät sekä monivalintaky- symyksiä että avoimia kysymyksiä. Osa kysymyksistä oli yhteisiä molemmille vastaajaryhmille. Lisäksi molem- missa kyselyissä oli kullekin vastaajaryhmälle erityisesti kohdennettuja kysymyksiä. Kyselyn vastauksia täyden- nettiin syyskuussa 2014 sekä tiedonhallinnan asiantuntijoille järjestetyssä keskustelutilaisuudessa että sosiaali- johdon työkokouksessa. Sosiaalipalvelujen johtajille osoitettuun kyselyyn saatiin yhteensä 14 vastausta 13 organisaatiosta. Tiedonhal- linnan asiantuntijoiden kyselyyn vastasi puolet kyselyn saaneista 16 henkilöstä. Yhteensä kyselyillä saatiin vas- tauksia 14 organisaatiosta: 13 kunnasta ja Ylä- Savon SOTE - kuntayhtymästä. Kyselyllä ei tällä kertaa saatu vas- tuksia kahdesta kunnasta: Rautalammilta ja Rautavaaralta. Vastaukset analysoitiin ensisijaisesti niin, että tuloksia tarkasteltiin organisaatiokohtaisesti. Osaan kysymyksistä saatiin useita vastauksia samasta organisaatiosta, jolloin vastauksia verrattiin keskenään kyselyn luotettavuu- den varmistamiseksi. Joissakin tapauksissa eri henkilöiltä saatiin keskenään ristiriitaisia vastauksia. Tämä voi kertoa siitä, että kysymysten asettelu ei kaikilta osin ollut onnistunut. Toisaalta se voi kertoa siitäkin, että vas- taajilla ei ole varmaa tietoa kaikista kyselyn kattamista osa- alueista. Kysely sisälsi paljon yksityiskohtia, joiden hallintaa ei voi edellyttää useilta eri ammattiryhmiltä. Myös käsitykset tiedonhallintaan liittyvistä toimintata- voista ja käytössä olevan tekniikan hyödyntämisestä omassa organisaatiossa vaihtelevat jonkin verran. Keske- nään ristiriitaisten vastausten merkitystä on pohdittu erikseen joidenkin kysymyksen yhteydessä. 9
3 Julkisen hallinnon yhteentoimivuus Hyvän hallinnon perusteisiin sisältyy vaatimus asiakkaiden tasapuolisesta kohtelusta ja viranomaisten välisestä yhteistyöstä (Hallintolaki 6, 10 ). Näiden toteutumisen tueksi Euroopan komissio on julkaissut mallin julkis- ten palvelujen kehittämiselle. Eurooppalaisen yhteentoimivuuden viitekehyksen (European Interoperability Framework, EIF) tarkoituksena on varmistaa julkisten palvelujen, niissä käsiteltävien tietojen sekä tietojärjes- telmien yhteensopivuus. Kehys sisältää perusperiaatteita ja käsitteellisen mallin julkisten palvelujen kehittämi- selle Euroopassa. Siinä esitellään yhteentoimivuuden neljä tasoa, jotka on huomioitava julkisten palvelujen kehittämisessä (Kuva 1). Tavoitteena on, että uusien julkisten palvelujen kehittämisessä noudatetaan Euroo- passa yhteistä toimintatapaa ja saavutetaan yhteinen ymmärrys yhteentoimivuuden haasteista ja ratkaisuista. Erityisesti toimialarajat ylittävien palvelujen implementoinnissa on Euroopan komission mukaan tarpeen huo- mioida mallissa esitetyt tasot vallitsevassa poliittisessa kontekstissa. (EC 2010.) Kuva 1. Julkisen hallinnon yhteentoimivuuden eurooppalainen viitekehys EIF (EC 2010, suom. AL) Euroopan komissio painottaa viitekehyksellä sitä, että palvelujen suunnittelu lähtee poliittisesta päätöksente- osta ja kaiken palvelutoimintaan liittyvän lainsäädännön huomioimisesta. Usein tietojärjestelmien ja tiedon- vaihdon rajapintoja lähdetään tarkastelemaan teknisinä kysymyksinä, jolloin toiminnallinen kokonaisuus ja strategiset linjaukset voivat jäädä liian vähäiselle huomiolle. Viitekehys ohjaa kehittämistä siihen suuntaan, että tekniset kysymykset ratkaistaan vasta sen jälkeen, kun on linjattu säädöksiin, organisaatioiden toimintaan ja toimintaprosesseihin sekä niissä käsiteltävän tiedon yhteensopivuuteen liittyvät kysymykset. Poliittinen tahtotila sosiaali- ja terveyspalvelujen järjestämisen ja tuottamisen rakenteesta ohjaa viime kädessä myös tietojärjestelmien yhteentoimivuuden määrittelyä aluetasolla. Parhaillaan on käynnissä järjestämislain 10
lisäksi useita muitakin sosiaalialan tiedonhallinnan kysymysten linjaamiseen vaikuttavia lakihankkeita. Näiden lakien sisältöön vaikuttaminen ja hallittu toimeenpano alueilla luovat perustan tietojärjestelmien yhteentoimi- vuudelle. Tärkeää on myös se, että semanttinen yhteentoimivuus varmistetaan ennen tietojärjestelmien ja tietojärjestelmäpalvelujen määrittelyä ja teknistä toteutusta. 3.1 Julkisen hallinnon kokonaisarkkitehtuuri Julkisen hallinnon yhteentoimivuutta pyritään Suomessa turvaamaan lailla julkisen hallinnon tietohallinnon ohjauksesta (ns. tietohallintolaki), joka tuli voimaan vuonna 2011. Lain tarkoituksena on tehostaa julkisen hallinnon toimintaa sekä parantaa julkisia palveluja ja niiden saatavuutta säätämällä julkisen hallinnon tieto- hallinnon ohjauksesta ja tietojärjestelmien yhteentoimivuuden edistämisestä ja varmistamisesta (3. ). Lailla säädetään, että vastuu julkisen hallinnon viranomaisten yleisestä tietohallinnon ohjauksesta kuuluu valtiova- rainministeriölle. Tietojärjestelmien yhteentoimivuuden mahdollistamiseksi ja varmistamiseksi tietohallintolaki velvoittaa julki- sen hallinnon organisaatiot kuvaamaan kokonaisarkkitehtuurinsa. Laki velvoittaa lisäksi julkisen hallinnon or- ganisaatioita saattamaan tietojärjestelmänsä vastaamaan yhteentoimivuuden kuvauksia ja määrityksiä sekä käyttämään yhteisiä tietojärjestelmäpalveluita. Lainsäädännön vaatimusten tarkoituksena on tehostaa julkisen hallinnon toimintaa sekä parantaa julkisia palveluita ja niiden saatavuutta (VM 2011, 1). Valtiovarainministeriö voi lain mukaan asettaa kokonaisarkkitehtuurin ja yhteentoimivuuden kuvausten stan- dardiksi Julkisen hallinnon tietohallinnon neuvottelukunnan (JUHTA) antaman suosituksen. JUHTAn tehtävänä on edistää julkisen hallinnon tietoyhteiskuntakehitystä ja julkaista suosituksia ICT:n hyödyntämisestä julkisessa hallinnossa. JUHTAn JHS 179 suositus koskee kokonaisarkkitehtuurin suunnittelua ja sen osa- alueiden kuvaa- mista. JHS 179- suosituksen mukaan kokonaisarkkitehtuurilla tarkoitetaan toiminnan, prosessien ja palvelujen sekä tietojen, tietojärjestelmien ja tietojärjestelmäpalvelujen muodostaman kokonaisuuden rakennetta. Ky- seessä on kokonaisvaltainen lähestymistapa organisaation toiminnan ja sen rakenteiden hallinnoimiseksi ja kehittämiseksi. (JUHTA 2012b, 9.) Julkisen hallinnon kokonaisarkkitehtuuri (JHKA) on rakenne, jonka avulla koordinoidaan ja kehitetään julkisen hallinnon organisaatioiden ja palveluiden välistä yhteentoimivuutta. Se koostuu joukosta yhteisiä arkkitehtuu- reja, joita ovat julkisen hallinnon yhteinen kokonaisarkkitehtuuri sekä kohdealueiden ja niiden osa- alueiden yhteiset arkkitehtuurit. Yhteisillä arkkitehtuureilla tuetaan julkisen hallinnon kansallista ohjausta, mutta myös yksittäisten julkisen hallinnon organisaatioiden omaa arkkitehtuurin kehittämistyötä. (VM 2012a, 5.) Julkisen hallinnon muodostama toiminnallinen kokonaisuus on jaettu kohdealueisiin, joista jokaisella on oma yhteinen arkkitehtuurinsa. Kohdealuejaolla pyritään mahdollistamaan yhteisten arkkitehtuurien hallittu kehit- täminen. Julkinen hallinto muodostuu kymmenestä toiminnallisesta kohdealueesta, joista yksi on nimeltään Terveys ja hyvinvointi (kuva 2). Se sisältää sosiaali- ja terveydenhuollon sekä ympäristöterveydenhuollon toi- 11
mialat. Jokaiselle kohdealueelle on määritelty vastuuorganisaatio, joka terveyden ja hyvinvoinnin kohdealueel- la on sosiaali- ja terveysministeriö. STM vastaa oman sekä kohdealueensa yhteisen arkkitehtuurin että omaan hallinnonalaansa kuuluvien kohdealueen osien eli sosiaali- ja terveydenhuollon arkkitehtuurityöstä. (VM 2012b.) Kuva 2. Julkisen hallinnon kokonaisarkkitehtuurin kohdealuejako Kokonaisarkkitehtuuri muodostaa hierarkkisen rakenteen, jossa eri arkkitehtuuritasot kuvastavat organisaation suunnittelu- ja päätöksentekotasoja. Ylempi arkkitehtuuritaso ohjaa ja antaa linjaukset alemmille arkkitehtuu- ritasoille. Alemman tason arkkitehtuurin on noudatettava suunnittelussaan ylemmän tason linjauksia ja peri- aatteita, käytettävä ylemmällä tasolla määriteltyjä ratkaisuja sekä pysyttävä ylemmän tason antamissa rajauk- sissa. (JUHTA 2012, liite 2.) Arkkitehtuurihierarkian ylimpänä arkkitehtuurina toimii julkisen hallinnon yhteinen KA, joka määrittää julkisen hallinnon arkkitehtuurin rakenteen. Seuraavalla tasolla ovat kohdealueiden kokonaisarkkitehtuurit, jotka pe- rustuvat yhteiseen KA- kuvaukseen. Kohdealueiden osa- alueilla voi olla omat arkkitehtuurit, jotka yhdessä muodostavat kohdealueen yhteisen KA:n. Arkkitehtuurihierarkian alimmalla tasolla ovat organisaatiokohtaiset arkkitehtuurit, jotka kuvataan ylempiä tasoja hyväksi käyttäen ja niiden sisältämiä linjauksia noudattaen. Kokonaisarkkitehtuuri sisältää arkkitehtuurihallinnan ja kehittämissuunnitelmien lisäksi keskeisenä osana ark- kitehtuurilinjausten ja kuvausten laatimisen. Kuvaukset laaditaan neljällä kuvaustasolla: periaatteellisella, kä- sitteellisellä, loogisella ja fyysisellä tasolla. Strategisen periaatetason kuvaaminen on tärkeä osa sekä kokonaisarkkitehtuurityötä että organisaation toi- minnan kehittämistä. Periaatetasolla kuvataan muun muassa ne säädökset, arkkitehtuuriperiaatteet ja strate- giat, jotka ohjaavat organisaation toimintaa. Siinä kuvataan myös arkkitehtuurin rajaukset ja kehittämisvaati- mukset sekä toiminnan kannalta merkittävät sidosarkkitehtuurit. 12
Alemmilla kuvaustasoilla kuvauksissa kokonaisarkkitehtuuri sisältää neljä näkökulmaa: toiminta- arkkitehtuuri, tietoarkkitehtuuri, tietojärjestelmäarkkitehtuuri ja teknologia- arkkitehtuuri. Arkkitehtuurikuvaukset laaditaan kaikista näistä näkökulmista kaikilla kolmella tasolla (käsitteellisellä, loogisella ja fyysisellä). Toiminta- arkkitehtuuri kuvaa organisaation toimintaa kehittämisen ja tavoitteiden näkökulmasta (JUHTA 2012, 22). Tietoarkkitehtuurissa tarkastelun kohteena on organisaation tietotarpeet ja tietopääoma. Tarkastelu kohdistuu tietojen välisiin suhteisiin, rakenteisiin, organisointiin ja hallintaan. (JUHTA 2012, 24.) Tietojärjestelmäarkkitehtuuri tarkastelee tietojärjestelmiä ja tietojärjestelmäpalveluita (JUHTA 2012, 29-30). Teknologia- arkkitehtuurin näkökulmassa kuvataan muun muassa teknologiapalveluita ja komponentteja, integraatioratkaisuja sekä fyysisiä tietovarantoja (JUHTA 2012, 32-33). Kokonaisarkkitehtuurin suunnitteluprosessi jakautuu neljään vaiheeseen: kokonaisarkkitehtuurin suunnittelun valmisteluun, nykytilan analysointiin, tavoitetilan suunnitteluun ja toimeenpanon suunnitteluun (kuva 3). Suunnittelu perustuu organisaation strategiaan ja luo perustaa sen toiminnan ja talouden suunnittelulle. Arkki- tehtuurityön suunnitelmallisuuden kannalta on tärkeää edetä vaiheittain kohti tavoitetilan mukaista kehittä- mistyötä. (JUHTA 2012b.) Kuva 3 Kokonaisarkkitehtuurin suunnittelun vaiheet 3.2 Sosiaali- ja terveydenhuollon kansallinen kokonaisarkkitehtuuri Sosiaali- ja terveydenhuollon sähköisen tiedonhallinnan strateginen ohjaus kuuluu sosiaali- ja terveysministeri- ön tehtäviin. Terveyden- ja hyvinvoinnin laitos (THL) puolestaan vastaa tiedonhallinnan suunnittelusta, ohjauk- 13
sesta ja seurannasta. STM ja THL huolehtivat yhdessä sosiaali- ja terveydenhuollon valtakunnallisesta koko- naisarkkitehtuurityöstä osana terveyden ja hyvinvoinnin kohdealueen arkkitehtuuria. Tehtävää varten on pe- rustettu sote- KA:n johtoryhmä ja arkkitehtuuriryhmä. THL vastaa sosiaali- ja terveydenhuollon valtakunnallisen tason arkkitehtuurin suunnittelusta. Sosiaalihuollon osalta on menossa Kansa- kokonaisarkkitehtuurin kuvaa- minen, jossa laaditaan kansallisten tietojärjestelmäpalvelujen ja tiedonhallinnan nykytilan ja tavoitetilan kuva- ukset hyödynnettäviksi alueellisessa KA- työssä. Kansa- arkkitehtuurin toimeenpanoa edistetään Kansa- projektilla, jonka projektisuunnitelma julkaistiin keväällä 2014. Kansallisen terveysarkiston määrittely ja toteutus on ollut jo vuosia suurin ja keskeisin tiedonhallinnan kehit- tämishanke sosiaali- ja terveydenhuollossa. Vuoden 2014 lokakuun puoliväliin mennessä noin 40 prosenttia julkisen terveydenhuollon yksiköistä on liittynyt potilastiedon arkistoon. Liittyjiä on 13 sairaanhoitopiiristä ja 140 kunnasta. Keski- ja Itä- Suomessa (KYSin erityisvastuualueella) Kanta- palveluihin liittyneitä yksiköitä on yhteensä 11, joista 7 Pohjois- Savosta. (Jormanainen 2014.) STM on linjannut, että Kanta- palvelujen käyttöön- oton jälkeen kehittämisen painopiste siirtyy Sosiaalihuollon valtakunnallisten tietojärjestelmäpalvelujen käyt- töönottoon. Sosiaali- ja terveydenhuollon kansallisen kokonaisarkkitehtuurin suunnittelu ja kuvaaminen edellyttää sosiaali- palvelujen ja terveyspalvelujen erojen ja yhtymäkohtien tunnistamista. Jos yhteistä arkkitehtuuria kuvataan vain sosiaalipalvelujen tai vain terveyspalvelujen lähtökohdista, syntyy vinoutunutta arkkitehtuuria, joka ei ole kaikkien toimijoiden hyväksyttävissä. Mikko Huovila tarkasteli kansallisen sote- arkkitehtuuriryhmän kokouk- sessa marraskuussa 2014 sosiaali- ja terveyspalvelujen eroja eri näkökulmista (kuva 4). Kuva 4. Tiedonhallintaan vaikuttavia eroavaisuuksia sosiaali- ja terveydenhuollossa (Huovila 2014) 14
3.3 Sosiaalihuollon kansallinen kokonaisarkkitehtuuri Pohjois- Savossa tehdyn kyselyn vastaanottajilta kysyttiin, ovatko he tutustuneet Sosiaalihuollon kansalliseen kokonaisarkkitehtuuriin (SOKKA). Alle puolet kysymykseen vastanneista kertoi tutustuneensa SOKKAan. Sosiaa- lipalvelujen johtajista viisi (38 %, n=13) ja tiedonhallinnan asiantuntijoista neljä (50 %, n=8) oli tutustunut kan- sallisiin arkkitehtuurikuvauksiin. Sosiaalihuollon kansallista kokonaisarkkitehtuuria on myös hyödynnetty orga- nisaation kokonaisarkkitehtuurin laatimisessa Kuopiossa ja Siilinjärvellä. Sosiaalihuollon osalta sähköisen tiedonhallinnan kansallinen kehittämistyö alkoi vuonna 2004 osana Sosiaa- lialan kehittämishanketta, jonka taustalla oli valtioneuvoston periaatepäätös sosiaalialan tulevaisuuden tur- vaamiseksi (STM 2003). Tietoteknologian käytön edistäminen sosiaalihuollossa - osahankkeen (2005 2007) jatkoksi toteutettiin erillisenä hankkeena Sosiaalialan tietoteknologiahanke (2008 2011). Kehittämistyö tunne- taan yleisesti Tikesos- hankkeen nimellä. Hankkeen toteuttajina toimivat Kuntaliitto, THL, Itä- Suomen sosiaa- lialan osaamiskeskus ja Itä- Suomen yliopisto (Sahala ym. 2011, 4). Tikesos- hankkeessa laadittu Sosiaalihuollon kansallinen kokonaisarkkitehtuuri sisältää laajan joukon KA- kuvauksia ja yksityiskohtaisia määrityksiä muun muassa sosiaalipalveluista, toimintaprosesseista, sosiaalialan terminologiasta, asiakastiedon sisällöstä ja rakenteista sekä kansallisista tietojärjestelmäpalveluista. SOKKA on osa Julkisen hallinnon kokonaisarkkitehtuurin (JHKA) Hyvinvointi ja terveys kohdealuetta ja se noudattaa JHKA:n rakennetta. SOKKA- dokumentaatio sisältää arkkitehtuurin yleiskuvauksen, arkkitehtuurin hallintamal- lin, arkkitehtuurilinjaukset ja - kuvaukset sekä kehittämispolun nykytilasta kohti tavoitetilaa (kuva 5). SOKKA muodostaa pohjan sosiaalihuollon tiedonhallinnan kansalliselle ohjaukselle ja sosiaalihuollon organisaatioiden arkkitehtuurityölle. (Lehmuskoski & Huovila 2011; Leinonen ym. 2011.) Kuva 5. Sosiaalihuollon kansallisen kokonaisarkkitehtuurin sisältö (Lehmuskoski & Huovila 2011) SOKKAn arkkitehtuurilinjaukset ja kuvaukset sisältää tiiviin nykytilakuvauksen ja joukon tavoitetilakuvauksia, joita ehdotetaan noudatettavaksi sosiaalihuollon organisaatioiden kokonaisarkkitehtuurityössä. SOKKA siis kokoaa yhteen kansallista määrittelytyötä, jonka tarkoitus on yhtenäistää paikallista ja alueellista arkkitehtuu- risuunnittelua. Tikesos- hankkeessa laaditut linjaukset ja kuvaukset on sittemmin viety ensimmäisten julkisen hallinnon osa- alueiden joukossa valtiovarainministeriön JulkICT- toiminnon ylläpitämään prosessipankkiin (pro- sessipankki.qpr.com). Prosessipankki on tarkoitettu tallennuspaikaksi kaikkien julkisen hallinnon kohdealuei- den ja organisaatioiden prosessi- ja arkkitehtuurikuvauksille. SOKKAn hakemistopolku prosessipankissa selviää kuvasta 6. Tikesos- hankkeen jälkeen SOKKAa on täydennetty, tarkennettu ja sovitettu yhteen terveydenhuol- 15
lon kansallisen arkkitehtuurin kanssa. Yhdessä ne muodostavat Sosiaali- ja terveydenhuollon kansallisen koko- naisarkkitehtuurin. Kuva 6. SOKKAn hakemistopolku JulkICT:n Prosessipankissa SOKKA sisältää laajan joukon määrityksiä, jotka ovat käytettävissä organisaatioiden arkkitehtuurisuunnittelus- sa. Kuvaukset toimivat linjauksina arkkitehtuurityössä tehtäville valinnoille ja niitä voi suoraan hyödyntää siten, että laaditaan organisaatiokohtaiset kuvaukset SOKKAn sisältämille valmiille kuvauspohjille. SOKKAn sisältämät kuvaukset on koottu kokonaisarkkitehtuurikehykseen, joka löytyy prosessipankista kuvan 7 näköisenä. Kehyk- sen sisältämien laatikoiden linkeistä avautuu kuvauksia, joita voi tarkentaa organisaation omien linjausten, periaatteiden ja toimintaympäristön mukaan. SOKKA- arkkitehtuurikehykseen liitetyt kuvaukset ovat nimen- omaan tavoitetilan kuvauksia, joissa on huomioitu sähköisen tiedonhallinnan, kansalaisen sähköisten palvelu- jen ja Kansa- tietojärjestelmäpalvelujen hyödyntäminen. Alueellisten ja paikallisten organisaatioiden omissa kuvauksissa linjataan näiden hyödyntäminen kontekstiin sopivaksi. 16
Kuva 7. SOKKA linjaukset ja kuvaukset JulkICT:n Prosessipankissa Sosiaalihuollon kokonaisarkkitehtuurin nykytilaa kuvattiin lyhyesti Tikesos- hankkeessa Linjaukset ja kuvaukset - dokumentissa osana SOKKA- kokonaisuutta (Leinonen ym. 2011). Parhaillaan THL on valmistelemassa ohjaus- dokumenttia sosiaalihuollon asiakastietojen valtakunnallisesta yhdenmukaisuudesta ja tiedonjaosta. Vielä luonnosvaiheessa olevassa julkaisussa kuvataan hyvin tiivistetysti sosiaalihuollon kansallisen kokonaisarkkiteh- tuurin nykytila seuraavasti: Periaatetaso Toiminta- arkkitehtuuri Tietoarkkitehtuuri Sosiaali- ja terveydenhuollon yhteinen lainsäädäntö ja arkkitehtuuriperiaatteet on kuvattu. Arkki- tehtuuriperiaatteita ei ole vielä kaikilta osin toteutettu käytännössä. Sosiaalihuoltoa ohjaava lain- säädäntö ei tue vielä kaikilta osin arkkitehtuurin tavoitetilan mukaista toimintaa. Sosiaalihuollon toimijat vastaavat itse omista toimintaprosesseistaan ja valtakunnallisia malleja käytetään vaihtelevasti. Valtakunnalliset palvelutehtävä- kohtaiset toimintaprosessit on mallinnettu ja julkaistu. Valtakunnalliset tiedonhallinnan tukiprosessit on tunnistettu. Keskeisimmät sosiaali- ja terveydenhuollon sidosryhmät ja tietojenkäsittelyn ja tietojärjestelmissä tarvittavat roolit ovat tunnistettu. Sosiaalihuollon toimijoiden tietoarkkitehtuuri vaihtelee eikä valtakunnallisia malleja käytetä vielä laajasti. Sosiaalihuollon asiakastietomalli ja sisällölliset asiakasasiakirjojen tietorakenteet ovat katselmointivaiheessa. Asiakastieto- mallin jatkokehitystarpeet on tunnistettu. Asiakastietomallin laajamittaista käyttöönottoa ei ole toteutettu mutta ensimmäiset käyttöönottoon tähtäävät pilotit ovat käynnistyneet. Loogiset tietovarannot ja päätietoryhmät sekä näiden väliset yhteydet ovat tunnistettu ja kuvattu. 17
Tietojärjestelmä- arkkitehtuuri Teknologia- arkkitehtuuri Sosiaalihuollon toimijat käyttävät omia asiakastietojärjestelmiä. Organisaatiorajat ylittäviä integ- raatioita on vähän. Valtakunnalliset tietojärjestelmäpalvelut ovat tunnistettu ja kuvattu. Looginen tietojärjestelmäjäsennys on mallinnettu. Valtakunnallisia tietojärjestelmiä ei ole toteutettu mutta toteutukseen tähtäävä suunnittelu on käynnistetty. Sosiaalihuollon toimijoiden asiakastietojärjestelmät eivät pääsääntöisesti käytä valtakunnallisesti määriteltyjä toimialakohtaisia standardeja ja toteutusteknologiat vaihtelevat. Standardisalkku on koottu ja sitä päivitetään tarvittaessa. Dokumenttiluonnoksessa hahmotellaan tiivistetysti kokonaisarkkitehtuurille myös tavoitetila vuoteen 2020: Periaatetaso Toiminta- arkkitehtuuri Tietoarkkitehtuuri Tietojärjestelmä- arkkitehtuuri Teknologia- arkkitehtuuri Valtakunnallinen kokonaisarkkitehtuuri on kuvattu kattavasti ja sitä käytetään alueellisessa arkki- tehtuurissa. Ratkaisuarkkitehtuuri on kuvattu ja arkkitehtuurin mukaisia toteutuksia on tuotannos- sa. Sosiaalihuollon palvelutuotantoa jäsennetään kansallisesti yhtenäisellä tavalla Tiedonhallinnan prosessit ovat yhdenmukaisia ja tukevat sosiaalipalvelujen laadukasta tuottamista. Sosiaalihuollon toimijat käyttävät yhtenäisiä asiakastietomalliin perustuvia asiakasasiakirjoja ja tallentavat ne standardoidussa muodossa sosiaalihuollon valtakunnalliseen asiakastiedon arkis- toon. Sosiaalihuollon asiakastietoa käsittelevät tietojärjestelmät ovat yhteentoimivia käyttäen avoimia rajapintoja ja yhteisiä ja valtakunnallisia tietojärjestelmäpalveluja. Asiakasasiakirjat tallennetaan valtakunnalliseen asiakastiedon arkistoon ja niitä käytetään ja luovutetaan sieltä tietosuoja huomi- oiden. Asiakastiedon arkisto hoitaa myös asiakasasiakirjojen määräaikaissäilytyksen. Sosiaalihuollon asiakastietojärjestelmissä käytetään yhdenmukaista teknologiaa erityisesti rajapin- tojen osalta ja siltä osin kuin se on kansallisten palveluiden käytön kannalta tarpeellista. 3.4 Julkisen hallinnon organisaatioiden kokonaisarkkitehtuurityö Julkisen hallinnon organisaation on otettava huomioon omassa arkkitehtuurisuunnittelussaan useita eri taso- jen arkkitehtuureja, joista julkisen hallinnon kokonaisarkkitehtuuri muodostuu. Organisaatioiden on noudatet- tava ja hyödynnettävä julkisen hallinnon yhteistä kokonaisarkkitehtuuria ja kaikkia niitä kohdealueiden arkki- tehtuureja, joiden sisältämillä toimialoilla se toimii. Kuntaorganisaation tulee myös hyödyntää ja noudattaa kuntasektorin yhteistä kokonaisarkkitehtuuria. (VM 2012a, 11.) Kokonaisarkkitehtuurityön tilannetta kunnissa on selvitetty valtakunnallisesti vuonna 2013 Kuntaliiton toteut- tamassa kuntien tietotekniikkakartoituksessa. Kartoituksessa kävi ilmi, että kokonaisarkkitehtuurityötä on teh- ty 44 prosentissa Suomen kunnista ja 60 prosentissa kuntayhtymistä. On kuitenkin huomioitava, että kuntien tietotekniikkakartoituksessa kokonaisarkkitehtuurityöksi luettiin esimerkiksi verkostoituminen muiden toimi- joiden kanssa ja koulutus. (Kettunen & Jalava 2014, 70, 71.) Myös THL:n valtakunnallisessa ICT- kartoituksessa kysyttiin, onko organisaatiossa tehty tietohallintolain mukainen arkkitehtuurikuvaus. Alustavien tulosten mu- kaan viidennes kunnallisista organisaatioista on kuvannut kokonaisarkkitehtuurinsa (Kärki 2014). 18
Myös Pohjois- Savossa on herätty käynnistämään tietohallintolain edellyttämää kokonaisarkkitehtuurityötä, mutta kokonaisuutena katsoen työ on vasta aivan alussa. Puolet kyselyn 14 organisaatioista on sellaisia, joista ainakin yksi vastaajista kertoi työtä aloitetun. Kysymyksiin saatiin kuitenkin myös keskenään ristiriitaisia vasta- uksia saman organisaation sisältä. Joko kaikki vastaajat eivät tiedä oman organisaationsa KA- suunnittelun käynnistymisestä tai heillä on erilainen käsitys siitä, mitä kokonaisarkkitehtuurityö on. Laajamittaisemmin ko- konaisarkkitehtuuria on kuvattu ainoastaan Varkaudessa, jossa työ alkoi valtiovarainministeriön rahoittamassa Karkki- projektissa jo vuonna 2011. Projektiin osallistui viisitoista julkisen hallinnon organisaatiota, joista Varka- us ainoana Itä- Suomessa. Hankkeessa laadittiin arkkitehtuurin hallintamalli ja arkkitehtuurikuvaukset. Projekti- ryhmässä oli vahvasti edustettuna eri toimialojen sisällön asiantuntijoita. Työssä ei kuitenkaan sosiaalihuollon osalta hyödynnetty SOKKA- kuvauksia. Kuopiossa laadittiin VAKAVA- hankkeen yhteydessä kokonaisarkkitehtuurin hallintamalli, jossa kuvattiin koko- naisarkkitehtuurin ja sen hallintamallin tavoitteet, hallinnoitava sisältö, hallintaprosessit, arkkitehtuurityön organisointi ja siihen liittyvät vastuut sekä KA- työn arviointi ja kehittäminen. Hallintamallissa kuvattiin lisäksi kaupungin johtamis- ja päätöksentekokäytännöt erityisesti toiminnan kehittämisen vastuiden näkökulmasta. Kokemukset hankkeesta olivat kahdensuuntaisia. Hallintamalli kuvattiin pienillä resursseilla eikä työhön saatu selkeää mandaattia ylimmältä johdolta. Hankkeessa saavutettiin kuvaamistyölle asetetut tavoitteet, mutta hallintamallin sisällön testaaminen ja käyttöönotto jäivät tekemättä. Kokonaisarkkitehtuurin hallinta ei ole erillinen ohjausrakenne, vaan se kytkeytyy osaksi julkisen hallinnon or- ganisaatioiden johtamisessa ja toiminnan ohjauksessa käytettyjä rakenteita, menetelmiä ja hyviä käytäntöjä. Hallintamallin avulla pidetään huolta kehittämisen johdonmukaisuudesta lähtien toiminnan strategisista tar- peista, arkkitehtuurilinjausten ja menetelmien yhtenäisyydestä sekä kuvataan, miten olemassa olevia arkkiteh- tuurilinjauksia sovelletaan kehittämisprojekteissa ja versionvaihdoissa. Arkkitehtuurin hallintamalli sisältää myös arkkitehtuurin kehittämisen ja ylläpidon sekä hyödyntämisen vastuut. Osaamista arkkitehtuurimenetel- män tehokkaaseen hyödyntämiseen johtamisen ja kehittämisen työvälineenä olisikin syytä vahvistaa. Toimenpide- ehdotus 1: Kokonaisarkkitehtuuriosaamisen vahvistaminen Organisoidaan valtakunnallisesti yhtenäinen koulutuskokonaisuus, joka valmentaa alueilla osallistujat sosiaali- ja terveydenhuollon kokonaisarkkitehtuurin kuvaamiseen ja hallintaan käytännöllisellä tasolla. Koulutuksen kohderyhmänä ovat sosiaali- ja terveyspalvelujen johtajat ja esimiehet, tiedonhallinnan ammatti- laiset sekä palvelujen ja tiedonhallinnan kehittäjät. Koulutukseen osallistumista edellytetään kaikilta kokonais- arkkitehtuurin vastuuhenkilöiltä ja arkkitehtuuriryhmiin nimettäviltä. Sosiaalijohtajien työkokouksessa 3.9.2014 käydyssä keskustelussa nousi esiin kysymys kokonaisarkkitehtuuri- työn aloittamisen tarpeellisuudesta niiden organisaatioiden osalta, jotka eivät työtä ole vielä tehneet. Keskus- telua käytiin sosiaali- ja terveyspalvelujen rakenneuudistuksesta ja sen vaikutuksista kokonaisarkkitehtuurityö- 19
hön. Esiin nostettiin kysymys, onko järkevää aloittaa kuntakohtaista kokonaisarkkitehtuurityötä tässä vaihees- sa vai jätetäänkö se perustettaville palvelujen järjestämisestä ja tuottamisesta vastaaville organisaatioille. Par- lamentaarisen työryhmän laajasti julkisuuteen saattama linjaus (25.11.2014), jonka mukaan esimerkiksi Itäisel- lä sote- aluella tulisi olemaan enintään neljä tuottamisvastuussa olevaa kuntayhtymää, on tältäkin kannalta merkittävä. 3.5 Alueellinen kokonaisarkkitehtuurityö sosiaali- ja terveysalalla Osana STM:n Kaste- ohjelmaa toteutettiin 2013 2014 valtakunnallinen kokonaisarkkitehtuurin suunnittelun ja kuvaamisen tukiprojekti (VAKAVA), jonka tarkoituksena oli tukea sosiaali- ja terveydenhuollon alueellista ko- konaisarkkitehtuurityötä viidellä maantieteellisellä alueella. Projektissa keskityttiin potilas- ja asiakastietojär- jestelmien, kansalaisille suunnattujen sähköisten palvelujen ja tietojohtamisen tietojärjestelmien arkkitehtuu- risuunnitteluun. Hankkeen tuotoksena julkaistiin kansallisten toimijoiden, kuntien ja sairaanhoitopiirien yh- teistyönä laadittu Sosiaali- ja terveydenhuollon tiedonhallinnan kehittämistä ohjaava viitearkkitehtuuri. (Kunta- liitto 2014.) Viitearkkitehtuurilla tarkoitetaan rajattua, abstraktia arkkitehtuurikuvausta, joka ei ole sidottu tiettyyn toimit- tajaan tai toteutustapaan. Siinä esitetään arkkitehtuurikokonaisuuden loogiset osat ja niiden väliset suhteet ja sen tarkoituksena on ohjata arkkitehtuurisuunnittelua halutunlaiseen toteutusrakenteeseen. Viitearkkitehtuuri voi olla organisaation sisäinen, toimialaan liittyvä tai vielä yleisempi looginen rakennemalli. (JUHTA 2012a, 9.) VAKAVA- viitearkkitehtuurissa esitetään sosiaali- ja terveydenhuollon alueellisen arkkitehtuurityön tavoitetila 2020 ja kehittämislinjaukset, joilla ohjeistetaan alueellista tiedonhallintaa ja tietojärjestelmäratkaisuja. VAKAVA- projektin päätösseminaarissa 11.6.2014 Kuntatalolla todettiin, että asiakas- ja potilastietojärjestelmi- en yhteentoimivuuden parantamiseen ja standardointiin tarvitaan nykyistä voimakkaampaa kansallista panos- tamista ja kansainvälisen yhteistyön organisointia. On syytä nimetä tai perustaa organisaatiot, jotka vastaavat kansallisesti järjestelmien yhteentoimivuudesta. Seminaarissa painotettiin vielä, että viranomaisten tulisi vah- vistaa tietojärjestelmille asetettavat vaatimukset, ja toimialalle tarvitaan uusia yhteistyössä määriteltäviä ja toteutettavia tietoteknisiä ratkaisuja. Esimerkkinä viimeksi mainitusta esitettiin alueellisen toiminnanohjauk- sen järjestelmä. Hankkeessa luotiin myös sosiaali- ja terveydenhuollon tietohallinnon yhteistyömalli Oulun keskussairaalan erityisvastuualueelle (Dahlberg ym. 2014). Siinä esitetään sote- alueen järjestäjän ja paikallisten toimijoiden keskinäinen työnjako tietohallintotehtävien ohjaamiselle. Yhteistyömallissa sote- järjestäjä on ohjausvastuussa muun muassa alueella toteutettavasta IT- strategiasta ja kokonaisarkkitehtuurista, hankintastrategiasta, tieto- hallinnon kokonaisuudesta ja sen arvioimisesta, tietoturvasta sekä tietohallinto- osaamisen kehittämisestä. Paikalliset organisaatiot ohjaavat omien palvelujensa tietohallintoa ja IT:n käyttöä sekä omien rekistereidensä ja tietovarastojen käyttöä. Parlamentaarisen työryhmän linjaaman tuottajavastuuratkaisun myötä vastuuja- komallia on syytä tarkastella uudelleen alueellisen kokonaisarkkitehtuurityön organisoimisen yhteydessä. 20
VAKAVA- projektin jälkeen sote- kokonaisarkkitehtuurityötä on jatkettu AKUSTI- yhteistyössä. Tarkoituksena on kytkeä alueellinen tietohallinnon kehittäminen, johtaminen ja yhteistyö valtakunnallisesti koordinoiduksi yh- teistyöksi. Yhteistyö rakentuu AKUSTI- foorumista, johon kuuluvat ohjausryhmä, Kuntaliitossa toimiva sihteeris- tö sekä valmisteluryhmä. Lisäksi muodostetaan idea- ja hankesalkku. Toimintaa pilotoidaan vuosina 2014 2015 ja tarkoituksena on, että AKUSTI- toimintamalli tulee olemaan pysyvä. AKUSTI- yhteistyön tiimoilta käyn- nistetyssä Sote(- järjestäjän) tiedolla johtaminen - projektin valmistelussa on marraskuun loppuun mennessä edetty siihen vaiheeseen, että projektin toteutusvaiheen käynnistyspäätökselle alkanee pian olla valmius. Sosiaalialan osaamiskeskukset ovat toimineet aloitteellisesti sosiaalihuollon alueellisen tiedonhallinnan kehit- tämisessä omilla toiminta- alueillaan. Maassa on 10 alueellista kehittämistehtävää hoitavaa sosiaalialan osaa- miskeskusta ja ruotsinkielinen osaamiskeskus, jonka tehtävänä on huolehtia ruotsinkielisen väestönosan sosi- aalipalvelujen kehittämisestä. Sosiaalialan osaamiskeskukset ovat perustaneet Sosiaalihuollon tiedonhallinnan aluekehittämisverkoston, joka palvelee linkkinä tiedonhallinnan valtakunnallisen ja alueellisen kehittämisen välillä ja suunnittelee alueellisen kehittämistyön työnjakoa ja koordinaatiota. Verkostossa on edustettuna sosi- aalialan osaamiskeskusten lisäksi edustus myös THL:stä, joka vastaa kansallisesta kehittämistyöstä. Verkoston toimintaa koordinoi Itä- Suomen sosiaalialan osaamiskeskus, ja se kokoontuu noin neljännesvuosittain jaka- maan tietoa ja kokemuksia eri alueiden kehittämistyöstä. Verkoston toimintaa tulisi hyödyntää sosiaali- ja ter- veysalueilla tehtävän tiedonhallinnan kehittämis- ja organisointityön yhteen sovittamisessa. Itä- ja Keski- Suomen alueelle perustettiin kuluvana syksynä sosiaali- ja terveydenhuollon ICT- kehitystyöryhmä, joka on syksyn aikana kokoontunut kaksi kertaa. Tavoitteena on käynnistää tulevan sote- alueen laajuinen yh- teistyö ICT:n kehittämisessä ja sovittaa se yhteen sote- toimijoiden oman ICT- kehittämisen kanssa. Yhteistyön käynnistyminen on tervetullut askel kohti sote- alueen laajuista kokonaissuunnittelua. Työryhmässä on edus- tettuna alueen kuntia, sairaanhoitopiirit ja sosiaalialan osaamiskeskukset. Kokonaisuuden kannalta vastaavaa yhteistyötä on syytä käynnistää myös laaja- alaisemmin kattamaan kokonaisarkkitehtuurin kaikki tasot ja näkö- kulmat. KA- työn käynnistämiseksi tarvitaan sekä KA- osaamisen vahvistamista että organisoinnin ja vastuiden yksityiskohtaista määrittelyä. Toimenpide- ehdotus 2: Maakunnallisen kokonaisarkkitehtuurityön organisoiminen Valmistaudutaan sosiaali- ja terveyspalvelujen maakunnallisen tuotannon aloittamiseen Pohjois- Savossa orga- nisoimalla ja hankkeistamalla alueellisen kokonaisarkkitehtuurin suunnittelu. KA- menetelmää hyödynnetään palveluntuottajan toiminnan strategisen ja operatiivisen suunnittelun kehyksenä. Työssä huomioidaan Pohjois- Savon väestön ja ympäristön erityispiirteet, jotka antavat lähtökohdan sosiaali- ja terveyspalvelujen sisällölle ja mitoitukselle. Arkkitehtuurin määrittelyyn osallistuvat sote- palvelujen johtajat ja esimiehet, substanssiasiantuntijat sekä tietohallinnon asiantuntijat. Alueen väestön palvelutarpeet ja toiveet selvitetään prosessin aikana. 21