Henkilöstöraportti 2015 Porvoon kaupunki, henkilöstöjohto
Sisältö innehåll 1 Alkusanat... 3 2 Henkilöstöohjelma 2014 2017... 3 3 Tuloksellisuuden parantaminen... 4 3.1 Henkilöstörakenne ja työpanos... 4 3.2 Palvelussuhteiden määrä... 5 3.3 Kielijakauma... 6 3.4 Työvoimakustannukset 2015... 7 3.5 Palkantarkistukset 2015... 7 3.6 Muu palkitseminen ja henkilöstöedut... 8 3.7 Virkistystoiminta... 8 3.8 Henkilöstöasiain neuvottelukunta... 8 3.9 Osaamisen varmistaminen... 8 3.10 Henkilöstöinvestoinnit... 9 4 Laadukas työelämä... 10 4.1 Työhyvinvointi... 10 4.2 Työhyvinvointimäärärahat... 10 4.3 Työterveyspalvelut... 11 4.3.1 Terveysperusteiset poissaolot... 12 4.4 Työtapaturmat ja ammattitaudit... 14 4.5 Voi hyvin -toiminta... 15 4.6 Sisäinen viestintä... 16 4.7 Henkilöstökysely... 16 4.8 Tasa-arvosuunnitelman toteutuminen... 17 4.8.1 Sukupuolijakauma ja perhevapaiden käyttö... 18 5 Rekrytoinnissa onnistuminen... 19 5.1 Vaihtuvuus... 19 5.2 Eläköityminen... 19 5.3 Rekrytointi-ilmoitukset ja täyttöluvat... 21 6 Yhteistoiminta... 22 6.1 Yhteistyötoimikunta (Yttk)... 22 6.2 Työhyvinvointiryhmä (Tyhy-ryhmä)... 23 6.3 Yhteistyöryhmät... 23 6.4 Henkilöstöryhmä... 23 6.5 Työsuojelutoiminta... 24 6.6 Sisäilmatyöryhmä... 24
7 Johtopäätökset ja kehittäminen... 25 8 Kaaviot... 26
1 Alkusanat Kaupungin talousarviossa 2015 asetettiin ylimääräinen 1 %:n tuottavuustavoite henkilöstömenoista. Tuottavuustavoite huomioitiin talousarviomäärärahoissa ja sen toteuttamisesta tehtiin kaupunginhallitukselle erillinen suunnitelma. Tuottavuustavoitteen toteuttaminen tarkoitti palkkakustannuksina noin 35 henkilötyövuoden vähentämistä. Palkkakustannukset toteutuivat talousarvion mukaisesti ja henkilötyövuosien määrä väheni n. 56 henkilötyövuoden verran. Tuottavuustavoitteen voidaan todeta toteutuneen. Henkilöstöjohdon sitovana tavoitteena vuodelle 2015 oli päivittää hoitoalan tehtäväkuvaukset ja työn vaativuusarviointijärjestelmä. Ajan tasalla oleva työn vaativuusarviointijärjestelmä varmistaa että henkilöstön palkkaus vastaa osaamista ja parantaa osaltaan tuloksellisuutta. Työn vaativuusarviointijärjestelmän päivittäminen osoittautui haasteellisemmaksi kuin alun perin ajateltiin, mutta vuoden vaihtuessa hoitoalan vaativuusarviointijärjestelmä oli hyväksyntää vailla valmis. Toiseksi sitovaksi tavoitteeksi vuodelle 2015 kirjattiin kannustinjärjestelmien toimivuuden seuranta ja pilottiyksikön valinta teknisen sopimuksen piiristä. Kotihoidon kannustinjärjestelmää on kokeiltu toiminnanohjausjärjestelmän tukena. Toiminnanohjausjärjestelmä on ollut siinä määrin toimiva, että kannustinpalkkioina on voitu maksaa yhteensä noin 17 000 euroa. Kannustinjärjestelmä on toiminut olennaisena osana toimintatapojen muutosta. Henkilöstöraportti on koottu vuonna 2014 hyväksytyn henkilöstöohjelman päämäärien mukaisesti. Henkilöstöohjelmaan valittiin päämääriksi tuloksellisuuden parantaminen, laadukas työelämä ja rekrytoinnissa onnistuminen. Koska henkilöstöohjelman päämäärät nivoutuvat yhteen, kuvaavat päämääräotsikoiden alla esitetyt tunnusluvut kuvaavat usean päämäärän toteutumista. Tunnusluvut on valittu Kuntatyönantajien henkilöstöraporttisuosituksen mukaisesti. Henkilöstöraportti käsitellään yhteistyötoimikunnassa, joka Porvoossa toimii myös työsuojelutoimikuntana. Henkilöstöraportti on laadittu aiempien vuosien tapaan henkilöstöjohdon ja henkilöstöpalveluiden yhteistyönä. Henkilöstöraportin tiedoissa on mukana liikelaitosten tiedot silloin, kun ne ovat olleet saatavilla. Anu Kalliosaari henkilöstöjohtaja 2 Henkilöstöohjelma 2014 2017 Henkilöstöohjelma 2014-2017 pohjautuu 2013 hyväksyttyyn kaupunkistrategiaan. Toimintaympäristön analyysin perusteella henkilöstöohjelmaan määriteltiin keskeisimmät tavoitteet ja toimenpiteet. Henkilöstöohjelman valmistelussa huomioitiin myös keväällä 2014 tehdyn henkilöstökyselyn tulokset. Henkilöstöohjelmaan valittiin kolme päämäärää: Tuloksellisuuden parantaminen, jolla tavoitellaan tehtävien työtapojen, prosessien ja henkilöstön sijoittelun jatkuvaa tarkastelua siten, että toiminta on tarkoituksenmukaista ja tuloksellista. 3 (33)
Laadukas työelämä tarkoittaa, että työyhteisö voi hyvin, asiakkaat ovat tyytyväisiä, palvelujen laatu on korkea ja työssä viihtyvyys lisääntyy. Hyvinvoivassa työyhteisössä työntekijät voivat hyödyntää omaa osaamistaan ja parhaita ominaisuuksiaan. Rekrytoinnissa onnistuminen vahvistaa osaamista ja luo edellytyksiä tuottavalle toiminnalle ja laadukkaille palveluille sekä hyvinvoivalle henkilöstölle. Laadukkaiden palveluiden tuottamisen edellytys on osaava ja hyvinvoiva henkilöstö. Kaikki kolme strategista päämäärää nivoutuvat yhteen. Tuloksellisuus edellyttää hyvinvoivia työyhteisöjä ja rekrytoinnissa onnistumista. Tuloksellisuus ja työssä onnistuminen puolestaan tuottavat työhyvinvointia. 3 Tuloksellisuuden parantaminen 3.1 Henkilöstörakenne ja työpanos Henkilöstöohjelman mukaisesti henkilöstö on mitoitettu siten, että kaupunki pystyy tarjoamaan laadukkaat, oikein mitoitetut, vähintään lakisääteiset palvelut asukkailleen. Henkilöstön työpanosta on suunnattava tehtäviin, joissa palvelujen tarve kasvaa. Tavoitteena on kuitenkin, ettei henkilötyövuosien määrä kasva, vaan prosesseja ja työtehtäviä on arvioitava uudelleen ja hyödynnettävä tekniikan tarjoamia mahdollisuuksia. Henkilötyövuodet kuvaavat vuoden aikana vuoden aikana palvelussuhteessa ollutta työvoimaa. Henkilötyövuosi = palkallisten palveluksessaolopäivien lukumäärä kalenteripäivinä/365 *osa-aikaprosentti. Taulukko 1 Henkilötyövuodet Henkilötyövuodet 2015 3 223,59 Muutos - 1,72 % Henkilötyövuodet 2014 3 279,86 Muutos - 0,01 % Henkilötyövuodet 2013 3 280,18 Muutos + 1,40 % Henkilötyövuodet 2012 3 235,00 Työpanosta laskettaessa henkilötyövuosista on vähennetty kaikki poissaolot, jolloin se kertoo todellisen käytettävissä olevan työpanoksen. Vuonna 2015 työpanos oli ilman opetushenkilöstön työpanosta 2 106,82 henkilötyövuotta (2169,37 v 2014). Muun kuin opetushenkilöstön työpanos laski 2,88 %. Sekä säännöllisenä työaikana tehtyjen tuntien määrä että lisä- ja ylityönä tehdyt tunnit ovat laskeneet. Opetushenkilöstön osalta työpanos on kokonaisuutena kasvanut 1,66 %, mutta lisä- ja ylityönä tehdyt tunnit ovat vähentyneet. Kun opetushenkilöstön määrä ei ole lisääntynyt, selittyy työpanoksen kasvu vähentyneillä poissaoloilla. Koko henkilöstön työpanos laski 51,92 henkilötyövuotta. 4 (33)
Taulukko 2 Työpanos Vuosi Säännöllinen työaika tehdyt tunnit muu henkilöstö Lisä- ja ylityöaika tehdyt tunnit Työaika yhteensä tehdyt tunnit Työpanos (pl. kaikki poissaolot) 2015 3 927 883,47 33 711,94 3 961 595,41 2 106,82 2014 4 084 028,20 39 157,80 4 123 185,98 2 169,37 Muutos -156 144,74-5 445,86-161 590,57-62,55 Vuosi -3,82 % -13,91 % -3,92 % -2,88 % Säännöllinen työaika Lisä- ja ylityöaika Työaika yhteensä Työpanos tehdyt tunnit tehdyt tunnit tehdyt tunnit opetushenkilöstö 2015 630 888,91 36 511,35 667 400,25 652,94 2014 627 067,22 37 473,51 664 540,72 642,31 Muutos 3 821,67-962,16 2 859,53 10,63 0,61 % -2,57 % 0,43 % 1,66 % Taulukko 3 Palvelussuhteiden määrä 3.2 Palvelussuhteiden määrä 5 (33)
Kaupungin henkilöstön palvelussuhteiden määrä väheni yhteensä 45 palvelussuhteella. Suurin muutos tapahtui määräaikaisen henkilöstön määrässä, joka laski 39 palvelussuhteella. Vakinaisen henkilöstön määrä väheni 20 palvelussuhteella edellisen vuoden loppuun verrattuna. Vakinaisten määrä on vähentynyt eniten liikelaitos Porvoon Tilapalveluissa (-12 palvelussuhdetta), mutta palvelussuhteiden määrä on vähentynyt myös sivistystoimessa kahdeksalla, sosiaali- ja terveystoimessa seitsemällä, konsernihallinnossa yhdellä palvelussuhteella ja Porvoon vedessä kolmella palvelussuhteella. Kuninkaantien työterveyden vakinaisen henkilöstön määrä pysyi samana ja Itä-Uudenmaan pelastuslaitoksen vakinaisen henkilöstön määrä nousi yhdellä. Palvelussuhteet vähenevät kun tehtäviä on organisoitu uudelleen ja jätetty täyttämättä eläköitymisten ja muun vaihtuvuuden seurauksena. Määräaikaisten palvelussuhteiden määrä on vähentynyt eniten sivistystoimessa, 31 palvelussuhteella. Sivistystoimessa on vakinaistettu määräaikaisena toimineita, kun palvelutarve on vakiintunut. Lyhytaikaisia sijaisia on ollut 14 enemmän kuin edellisessä vuodenvaihteessa. Ammattiluokista suurimmat ovat hoitohenkilöstö, kasvatushenkilöstö, peruskoulun opettajat ja muut opettajat. Taulukko 4 Koko kaupungin henkilöstömäärä ammattiluokittain 3.3 Kielijakauma Henkilöstöstä on suomenkielisiä 69,67 % (69,58 %) ja ruotsinkielisiä 30,33 % (30,42 %). Kielijakauma on pysynyt lähes samana viime vuodet. Palkkajärjestelmä ei toistaiseksi mahdollista muita kielivalintoja kuin suomen tai ruotsin, joten vieraskielisten osuutta ei saada. 6 (33)
3.4 Työvoimakustannukset 2015 Sivukulut 23,263% Eurot Yhteensä Tunnit ( 22,125%) 2014 2015 2014 2015 2014 2015 2014 2015 MIES 28 309 274 27 874 653 6 263 427 6 484 481 34 572 700 34 041 921 1 175 529 1 145 158 NAINEN 87 723 135 86 364 108 19 408 744 20 090 8882 107 131 879 105 472 166 3 612 198 3 483 838 Kaikki yhteensä 116 032 409 114 238 761 25 672 170 26 575 363 141 704 579 140 814 124 4 787 727 4 628 996 Työvoimakustannukset tarkoittavat verollisia bruttoansioita lisättynä työnantajamaksuilla. Palkkausmenoihin lasketaan mm. säännöllisen työajan palkka, yli- ja vuorotyökorvaukset, vuosilomakorvaukset, lomarahat, muut lisät ja palkkiota sekä muut työhön liittyvät palkkakustannukset. Tiedot on kerätty kaupungin palkkajärjestelmästä. Työvoimakustannukset ovat laskeneet edellisestä vuodesta 1,55 %. Talousarviossa 2015 kohdennettiin henkilöstömenoihin n. 1 % eli 1,5 miljoonan euron vähennys, joka tarkoitti palkkakustannuksia noin 35 henkilötyövuoden verran. Vähennys huomioitiin kaikkien toimialojen palkkamäärärahoissa. Henkilöstömäärä on vähentynyt 45 palvelussuhteen verran ja työvoimakustannukset 1,55 %, joten talousarviossa asetettuun tavoitteeseen on päästy. Taulukko 5 Työvoimakustannukset TOIMIALA Henkilökunta Palkat ja palkkiot milj. 31.12.2015 31.12.2014 muutos, % 2015 2014 muutos, % Konsernihallinto 256 257-0,39 % 10,63 10,64-0,09 % Sosiaali- ja terveystoimi 1009 1011-0,20 % 35,69 36,41-1,98 % Sivistystoimi 1689 1718-1,69 % 50,88 50,98-0,20 % Itä-Uudenmaan pelastuslaitos 254 254 0,00 % 7,68 7,45 3,09 % Porvoon vesi 43 44-2.27 % 1,81 1,84-1,63 % Kuninkaantien työterveys 26 27-3,70% 1,24 1,26-1,59 % Porvoon tilapalvelut 284 295-3,73 % 7,37 7,84-5,99 % YHTEENSÄ 3561 3606-1,25 % 115,30 116,42-0,96 % 3.5 Palkantarkistukset 2015 Kunnallisen yleisen virka- ja työehtosopimuksen kesän 2015 sopimuskorotuserä käytettiin kokonaisuudessaan työaikaluvun jaksotyöaikamääräysten uudistamiseen, palkkahinnoitteluliitteiden (liitteet 1,2, 7 ja 8) uudistamiseen, eräiden palkkahinnoittelukohtien peruspalkkojen korottamiseen palkkahinnoitteluliitteissä 4 ja 5 sekä omassa kodissaan työskentelevien perhepäivähoitajien palvelussuhteen ehtojen muutokseen (KVTES 2014 2016 liite 12). Porvoon kaupungissa palkkaratkaisu korotti joitakin tehtäväkohtaisia palkkoja KVTES:n piirissä. Teknisen sopimuksen piirissä neuvoteltiin 0,3 % suuruisesta paikallisesta järjestelyvaraerästä, joka maksettiin 1.7.2015 alkaen. Tuntipalkkaisen henkilöstön palkkoja korotettiin 1.7.2015 alkaen 0,3 % suuruisella yleiskorotuksella. Opettajien osalta viranhaltijan ja työntekijän tehtäväkohtaista palkkaa tai siihen rinnastettavaa kuukausipalkkaa korotettiin 1.7.2015 lukien 0,4 % suuruisella yleiskorotuksella. Valtaosalla lääkärisopimuksen piirissä olevilla palkankorotukset toteutettiin 1.1.2015 lukien. Yleiskorotuksen suuruus oli 0,3 % terveyskeskuslääkäreillä ja 0,81 % terveyskeskushammaslääkäreillä. Kunnallisilla eläinlääkäreillä tehtäväkohtaista palkkaa tai siihen rinnastettavaa kuukausipalkkaa korotettiin 1.7.2015 lukien 0,33 % suuruisella yleiskorotuksella. Palkkaratkaisun kokonaiskustannusvaikutus oli kuntasektorilla 0,8 % palkkasummasta. 7 (33)
3.6 Muu palkitseminen ja henkilöstöedut Kunnallisen yleisen virka- ja työehtosopimuksen (KVTES) mukaisesti työnantajan on käytettä henkilökohtaisiin lisiin vähintään 1,3 % kaupungin palveluksessa olevan KVTES:n piiriin kuuluvan henkilöstön tehtäväkohtaisten palkkojen yhteismäärästä. Porvoon kaupungissa on maksettu henkilökohtaisia lisiä 1 588 114,13 euroa. Tulos- ja kannustinpalkkioita on maksettu yhteensä 60 543,42 euroa. Tulospalkkiojärjestelmä on ollut käytössä vanhus- ja vammaispalveluissa kotihoidossa. Koko kaupungissa on käytössä suuruudeltaan 100-500 euron motivaatiolisä, jota käytetään jälkikäteisenä kertapalkkiona. Motivaatiolisää on maksettu yhteensä 29 500 euroa. 3.7 Virkistystoiminta Virkistystoiminnan nettomenot olivat keskitetyssä toiminnassa 37 313 eli noin 11 / hlö. Virkistystoiminnan käyttökertoja oli 1 053 (5 705). Liikuntaseteleitä myytiin henkilöstölle yhteensä 20 955 (21 245) kappaletta. Henkilökunnan ja eläkeläisten uintia ei enää tuettu erikseen vuonna 2015, vaan uimahallimaksuihin sai käyttää liikuntaseteleitä, joita kaupunki sponsoroi henkilökunnalleen. Kymmenen henkilöstön ja heidän perheidensä virkistyskäyttöön tarkoitettua kesämökkiä oli vuokrattuna 29.5. 2.10.2015. Talviasuttavaa Mesimarja- ja Ahomansikka-mökkiä vuokrattiin ympäri vuoden. Mökit sijaitsevat Sondbyn Skepparsissa, Tolkkisissa ja Veckjärvellä. Mökkien nettokustannukset olivat 17 024 (16 454 ). Taulukko 6 Virkistystoimintaan osallistuminen 2011 2015 Tapahtumat/Toiminnat Osallistumiskerrat 2011 Osallistumiskerrat 2012 Osallistumiskerrat 2013 Osallistumiskerrat 2014 Osallistumiskerrat 2015 Tapahtumat mm. teatteri ja museokäynnit, puutarharetki 383 641 543 398 381 Mökkien vuokraus 236 237 234 225 215 Sarjaliput elokuviin 251 452 468 332 327 Senioritoiminta 1067 1006 1352 932 130 Liikunnalliset toiminnat 7637 7414 7747 3818 0 Liikuntasetelit/kpl 13 610 21 245 20 955 Osallistujat yhteensä 9574 9750 23 954 26 950 22 008 3.8 Henkilöstöasiain neuvottelukunta Henkilöstöasiain neuvottelukunta koordinoi kaupungin henkilöstöasioita, joista yleisimmät ovat tehtäväkohtaiset palkantarkistukset ja nimikemuutokset. Henkilöstöasiain neuvottelukunta on laatinut ohjeistukset palkantarkistusja nimikemuutosmenettelylle. Neuvottelukunnan tärkein tehtävä on huolehtia että tehtäväkohtaiset palkat vastaavat tehtävän vaativuutta ja vertailuryhmää. Neuvottelukunta on kokoontunut yhdeksän kertaa. Kokouksissa on käsitelty 45 tehtäväkohtaisen palkan tarkistusta ja 15 nimikemuutosta. Lisäksi neuvottelukunta on käsitellyt ja antanut lausuntonsa henkilöstösuunnitelmasta, TVA-järjestelmistä ja paikallisista järjestelyvaraeristä. 3.9 Osaamisen varmistaminen Ammattitaitoinen ja osaava henkilöstö on laadukkaiden ja kilpailukykyisten palveluiden edellytys. 8 (33)
Henkilöstön koulutustarve määritellään vuosittain kehityskeskustelussa. Vastuu ammatillisen osaamisen kehittämisestä on toimialoilla ja tehtäväalueilla. Keskitetyn koulutuksen tarjoamisesta vastaa henkilöstöjohto yhdessä muun konsernijohdon ja hallintopalvelukeskuksen kanssa. Koulutus Koulutusmenot koko organisaatiossa olivat 554 700 (547 525 ) Keskitetyn koulutuksen kustannukset olivat 19 678 (25 826 ). Keskitetysti järjestettiin 58 (56) koulutustilaisuutta. Koulutuksiin osallistui n. 1250 henkilöä. Taulukko 7 Koulutusmenot koko organisaatio Koulutusmenot koko organisaatiossa 2015 Konsernihallinto 148 742 Sosiaali- ja terveystoimi 224 166 Sivistystoimi 126 855 Itä-Uudenmaan pelastuslaitos 54 937 Yhteensä 554 700 Oppisopimusopiskelijat Vuoden 2015 aikana Porvoon kaupungilla oli yhteensä 172 solmittua oppisopimusta. Taulukko 8 Oppisopimusopiskelijat koko organisaatio Oppilaitos Sopimusten määrä Oppisopimuskeskus 101 Point College 67 Prakticum 4 Oppisopimuksella opiskeltiin mm. johtamisen erikoisammattitutkintoon, lähihoitajaksi, tilahuollon ja ruokahuollon tehtäviin, dieettikokin ammattitutkintoon, koulunkäynninohjaajaksi ja perhepäivähoitajaksi. Sosiaali- ja terveysalan lisätutkinnon (kulttuurinen hoitotyö) suoritti 22 henkilöä. Muistihoitajakoulutukseen osallistui 18 vanhuspalvelujen työntekijää. Syksyllä käynnistyi ensimmäinen lähiesimiestyöntutkintoon johtava koulutus. Koulutus toteutetaan yhteistyössä Point Collegen aikuiskoulutusyksikön kanssa. Koulutuksen aloitti 18 esimiestä. Niin ikään syksyllä alkaneeseen toimistohenkilökunnan lisäkoulutukseen osallistuu 20 opiskelijaa. Molemmat koulutukset toteutetaan oppisopimuksella. Koulutussuunnitelma ja koulutuskorvaus Vuonna 2015 oli ensimmäistä kertaa mahdollista hakea koulutuskorvausta työttömyysvakuutusrahastolta. vuodelta 2014 korvaussumma oli 99 134 ja vuodelta 2015 140 820,32. Summa vähennettiin kaupungin maksettavaksi tulleesta työttömyysvakuutusmaksusta. Koulutuskorvauksen maksu perustui toimialoilla tehtyihin koulutussuunnitelmiin ja toteutuneihin koulutuspäiviin. Vuonna 2014 koulutuksiin osallistui 2710 henkilöä, joilla oli korvaukseen oikeuttaneita koulutuspäivää 4624. Vuonna 2015 osallistuneita oli 2712 ja koulutuspäiviä yhteensä 6673. 3.10 Henkilöstöinvestoinnit Henkilöstön osaamisen kehittäminen, hyvinvoinnin ylläpito ja parantaminen edellyttävät myös rahallista panostusta. Työhyvinvoinnin toimintoihin sisältyy mm. usein itsestään selvyytenä pidetyt henkilöstön kouluttaminen, työterveyshuolto, työsuojelu, työpaikkaliikunta ja henkilöstöruokailun järjestelyt. Näiden panostusten näkyväksi tekemisellä voidaan osoittaa työnantajan valmiutta sijoittaa henkilöstön hyvinvointiin. 9 (33)
Taulukko 9 Henkilöstöinvestoinnit Henkilöstöinvestoinnit Porvoossa 2015, nettokustannukset Henkilöstön koulutus 554 700 Toimialojen työhyvinvointitoiminta 39 070 Kuntoutus/ Aslak ja Tyk 84 730 Lounassetelit 75 391 Virkistys-, kulttuuri- ja vapaa-ajan toiminta (sis. liikuntasetelit) 54 336 Työpaikkaliikunta- ja Voi Hyvin -toiminta 13 000 Muut projektit (keskitetyn ja ylimääräisen työhyvinvointimäärärahan käyttö ja muut hankkeet) 118 814 Työterveyshuolto, netto 673 656 Henkilöstöinvestoinnit yhteensä 1 613 697 Luvut eivät sisällä liikelaitosten tietoja. Kokonaisuudessaan henkilöstöinvestoinnit yhteensä olivat 510 /henkilö (437 /henkilö v. 2014) (ei sis. lyhytaikaisia palvelussuhteita). Määrä on kasvanut yli 70 /henkilö ylimääräisen työhyvinvointimäärärahan johdosta. Ilman koulutuksen, kuntoutuksen ja työterveyshuollon kustannuksia henkilöstöinvestoinnit olivat 300 611 eli 95 /henkilö (63,50 /henkilö v. 2014). 4 Laadukas työelämä 4.1 Työhyvinvointi Henkilöstöohjelman mukaisesti vahvistamme työn mielekkyyttä ja parannamme työyhteisöjen viihtyvyyttä. Porvoon kaupungin henkilöstöohjelma ohjasi työhyvinvointityötä. Henkilöstöohjelman päämäärät tuloksellisuuden parantaminen, laadukas työelämä ja rekrytoinnissa onnistuminen sekä ohjelman tavoitteet, toimenpiteet ja tunnusluvut sisältävät työsuojelun ja työhyvinvoinnin keskeiset asiat. 4.2 Työhyvinvointimäärärahat Toimialojen työhyvinvointimäärärahat varattiin toimialojen omaan talousarvioon. Sivistystoimessa määrärahat osoitetaan sivistystoimen johdon talousarviosta. Määrärahat tuli käyttää toimialojen henkilöstökyselyn tavoitteiden mukaiseen ja työhyvinvointia tukevaan toimintaan. 10 (33)
Henkilöstöjohdon talousarvioon varattua keskitettyä määrärahaa 80 000 käytettiin mm. työpaikkojen työnohjauksen tukemiseen. Lisäksi määrärahaa kohdennettiin koulutukseen, työnohjaukseen sekä virkistys- ja Voi Hyvin -toimintaan. Taulukko 10 Vuoden 2015 työhyvinvointimäärärahojen käyttö Määräraha Rahan käyttö Konsernihallinto 10 000 7 703 Sivistystoimi 30 000 14 555 Sosiaali- ja terveystoimi 20 000 16 812 Itä-Uudenmaan pelastuslaitos 0 5 650 Henkilöstöjohto - Keskitetty määräraha 180 000 118 814 ja erillinen työhyvinvointimääräraha Yhteensä 240 000 163 534 Kaupunginvaltuusto myönsi erillisen työhyvinvointimäärärahan henkilöstön työhyvinvoinnin lisäämiseen. Määrärahaa käytettiin seuraaviin hankkeisiin: 1) Työtapaturmat ja työturvallisuuden johtaminen - Esimiehille hankittiin työturvallisuuslakia käsittelevä verkkokurssi, jonka käyttö alkoi lokakuussa. - Kaupunkikehityksen henkilöstön vierailut (3) turvapuistossa. - Hankittiin työturvallisuuteen ja varhaiseen välittämiseen liittyviä opetusvideoita (3), jotka julkaistiin Intrassa. - Järjestettiin ergonomiamessutapahtuma työhyvinvointiviikon yhteydessä. 2) Työhyvinvoinnin lisääminen - Vanhainkodista palveluasumiseen -projektin osalta Epoon vanhainkodin henkilöstölle järjestettiin koulutusta. Koulutus paransi työssä viihtyvyyttä, asiakaslähtöisyyttä ja suhtautumista muutokseen. - Varhaiskasvatuksen henkilöstölle järjestettiin koulutusta aiheesta Vuorovaikutustaidot ja työilmapiirin kehittäminen. - Terveysasemien henkilöstölle järjestettiin valmennusta päivystyksen yhteenliittymisen, toimintojen yhtenäistämisen ja yhteistyön kehittämisen tueksi. 3) Sairauspoissaolojen vähentäminen - Yhteistyössä Kuninkaantien työterveyden kanssa toteutettiin projekti, jolla kohdennetaan tukea ja toimenpiteitä yksiköille, jossa on runsaasti sairauspoissaoloja. Projekti aloitettiin syksyllä 2015 ja se jatkuu vuoden 2016 puolelle. Samassa projektissa etsitään myös uusia malleja esimiesten ja työterveyden yhteistyölle. 4.3 Työterveyspalvelut Kaupunki tarjoaa laadukkaita työterveyspalveluja, joilla pyritään ennaltaehkäisemään työperäisiä sairauksia ja minimoimaan niistä johtuvia poissaoloja 11 (33)
Porvoon kaupungilla on sopimus työterveyspalvelujen tuottamisesta Kuninkaantien työterveyden kanssa. Kuninkaantien työterveyden henkilöstön työterveyshuollosta vastaa Mehiläinen Oy. Lisäksi Itä-Uudenmaan pelastuslaitoksella on sopimus työterveyspalvelujen järjestämisestä Työterveysasema Loviisan kaupunki- Mehiläinen Loviisan toimipisteen kanssa Loviisan toimipisteen henkilöstölle. Kuninkaantien työterveydessä hoidetaan ennalta ehkäisevän, lakisääteisen työn lisäksi erityisesti työperäisiä ja työhön liittyviä sairauksia. Lisäksi kaikissa niissä tapauksissa, joissa ilmenee pitkittyvän työkyvyttömyyden uhka, lääkinnällisen tai ammatillisen kuntoutuksen tarpeen arviota, työkyvyn arvion tarvetta tai työhön paluun tuen tarvetta, potilas tulee ohjata työterveyshuoltoon. Pääsääntöisesti työterveyshuollossa hoidettavia ja seurattavia sairauksia ovat tuki- ja liikuntaelinten oireet ja sairaudet, mielenterveyden oireet ja sairaudet sekä sisäilmaongelmista johtuvat oireet ja sairaudet. Helmikuusta 2015 alkaen muiden kuin työperäisten sairauksien hoito on ohjattu terveysasemille ja yksityiselle sektorille. Toimintaa ohjasi työterveyshuollon toimintasuunnitelma vuosille 2015 2016. Työterveyspalveluiden toiminta perustui suunnitelman mukaisesti työpaikkalähtöiseen toimintaan, jonka perustana on työpaikkaselvitys. Selvitykseen kuuluivat laajat esiselvitykset: työpaikkakäynnin suunnittelu, työpaikalla tehtävät havainnot, työn keskeisten vaaratekijöiden tunnistaminen ja mahdollisten jatkoselvitysten suunnitteleminen terveystarkastuksineen. Työpaikkaselvityksestä ja -käynnistä laaditaan raportti, jossa suunnitellaan muun muassa seuranta ja kuntoutustarpeet sekä annetaan toimenpidesuosituksia työolosuhteiden parantamiseksi. Porvoon kaupungin ja liikelaitosten työterveyspalvelujen kustannukset olivat tilinpäätöstietojen mukaan 1 410 857. Vuoden 2014 työterveyshuollon tilinpäätöksen mukaisista kustannuksista 1 558 525 Kela hyväksyi korvattaviksi kustannuksiksi 1 503 972 ja maksoi korvausta 653 929. 4.3.1 Terveysperusteiset poissaolot Porvoon kaupungilla on ollut jo pitkään käytössä varhaisen puuttumisen malli ja ohje toimintatavoista pitkittyneissä ja toistuvissa sairauspoissaoloissa. Varhaisen tuen mallia ryhdyttiin uudistamaan työterveyshuollon kanssa toteutettavalla yhteishankkeella syksyllä 2015. Taulukko 11 Terveysperusteisiin poissaoloihin liittyvien mittareiden vertailu 2011 2015 2011 2 012 2 013 2 014 2 015 Terveysperusteiset poissaolopäivät yhteensä Terveysperusteiset poissaolopäivät suhteessa henkilöstömäärään 31.12 Terveysperusteisten poissaolojen palkkakustannukset 48 213 46 643 47 110 48 574 51 385 13,55 12,63 12,68 13,47 14,43 3 211 449 3 203 832 3 318 844 3 544 332 3 779 758 Vuoden 2015 tilastot osoittavat, että terveysperusteisten poissaolojen määrä on noussut. Terveysperusteisten poissaolopäivien lukumäärä suhteessa henkilöstömäärään on noussut 14,43 kalenteripäivään henkilöä kohden. 12 (33)
Kalenteripäivinä esitettyä lukua ei voi suoraan verrata muiden organisaatioiden työpäivinä esitettyihin tietoihin. Vuonna 2014 Porvoossa oli terveysperusteisia poissaoloja 13,47 kalenteripäivää/työntekijä, kun kunta-alalla keskimäärin luku oli 16,9 kalenteripäivää/työntekijä. Kunta-alan tietoa vuodelta 2015 ei vielä ole saatavissa. Porvoon kaupungissa näkyy sama trendi kuin kuntasektorilla yleensäkin. Ainoastaan raskasta työtä tekevillä sairauspoissaolojen lasku on jatkunut edelleen, kaikissa muissa ammattiryhmissä lasku pysähtyi tai kääntyi nousuun. Terveysperusteiset poissaolot jakautuvat seuraavasti: 1-5 päivän poissaolot lisääntyivät 16 päivää, 6-60 päivän poissaolot lisääntyivät 1051 päivää, 61 180 päivän poissaolot lisääntyivät 1629 päivällä ja yli 180 päivän poissaolot lisääntyivät 115 päivää. Eniten on edelleen 6-60 päivän poissaoloja. Terveysperusteisten poissaolojen lisääntyminen on huolestuttavaa ja osoittaa, että vuonna 2015 aloitettu aktiivisen tuen mallin kehittäminen on ollut tarpeellinen. Kuninkaantien Työterveydessä vuoden aikana kirjatuista 46 508 (44 176) terveysperusteisista poissaolopäivästä aiheutui 34,4 % (31,3 %) tuki- ja liikuntaelin sairauksista, mielenterveyden häiriöistä 17,3 % (21,1 %), hengityselinten sairauksista 7,1 % (9,4 %) ja muista diagnooseista yhteensä 22,4 % (22,4 %). Tuki- ja liikuntaelinsairauksien hoitamiseksi ja ehkäisemiseksi on työterveyshuollon toimintasuunnitelmassa sovittu mm. erillisistä selkä- ja painonhallintaryhmistä henkilöstölle. Huolimatta sisäilmakohteiden suuresta määrästä on hengityselinsairauksien määrä suhteessa muihin diagnooseihin kuitenkin laskenut. Taulukko 12 Sairauspoissaolojen diagnoosijakauma 2015 Työantajan on ilmoitettava työterveyshuollolle kaikki yli 30 päivää kestäneet sairauspoissaolot. Näin työterveyshuolto on mukana pitkittyvissä sairauksissa entistä varhaisemmassa vaiheessa. Porvoon kaupunki ilmoittaa työterveyshuollolle kaikki sairauspoissaolot, joista on lääkärintodistus, joten diagnoositiedot kattavat pääsääntöisesti kaikki yli 5 päivää kestäneet sairauspoissaolot. 1-5 päivän sairauspoissaoloista ei yleensä tarvitse toimittaa lääkärintodistusta. 13 (33)
4.4 Työtapaturmat ja ammattitaudit Porvoon kaupunki on vakuuttanut kaikki työntekijänsä työtapaturmien varalta. Lakisääteisistä tapaturmavakuutuksista vastaa IF - Vahinkovakuutusyhtiö Oy. Työtapaturmien korvausjärjestelmä perustuu työtapaturmavakuutuslakiin. IF:n tietojen perusteella työtapaturmia sattui 281 kpl (212 kpl). Työssä tapahtuneet työtapaturmat lisääntyivät 42 kpl ja työmatkalla tapahtuneet työtapaturmat lisääntyivät 29 kpl vuodesta 2014. Ammattitauteja todettiin 4 kpl (8) kpl. Työtapaturmia aiheuttivat eniten putoamiset ja kaatumiset, äkilliset fyysiset kuormittumiset ja terävään esineeseen astumiset. Tapaturmat vahingoittivat eniten sormia, jalkoja ja selkää. Työtapaturmat eivät aiheuttaneet pysyvää invaliditeettia eivätkä kuolemaa. Taulukko 13 Työssä sattuneiden työtapaturmien määrä 2011-2015 Taulukko 14 Työmatkalla sattuneiden työtapaturmien määrä 2011-2015 Työtapaturmista aiheutui 2805 (1964) sairauspoissaolopäivää. Taulukko 15 Työtapaturmista aiheutuneiden sairauspoissaolojen määrän vertailu toimialoittain 2014 2015 14 (33)
Taulukko 16 Poissaolopäivien vertailu (%) suhteessa tapaturmien määrään 2014 2015 Työtapaturmista ilmoittaminen ja vakuutustodistusten antaminen -ohje päivitettiin vuonna 2015. Ohjeessa korostetaan aikaisempaa enemmän esimiehen vastuuta työtapaturmien ilmoittamisessa, korjaavien toimenpiteiden tekemisessä ja niistä johtuvien sairauspoissaolojen seurannassa. Esimiehiä perehdytettiin ohjeen mukaiseen toimintatapaan esimiesinfoissa sekä työsuojeluparikoulutuksissa. Työtapaturmien seuranta- ja raportointitapoja kehitettiin organisaation kaikilla tasoilla. Esimiehille järjestettiin koulutusta Nolla-tapaturmaa toimintatavasta. 4.5 Voi hyvin -toiminta Voi Hyvin- toiminnan tarkoituksena on aktivoida kaupungin henkilöstöä työkyvyn ylläpitämiseksi. Tätä toimintaa koordinoi liikunnanohjaaja joka vuoden aikana järjestää erilaisia liikuntatapahtumia ja tutustumisia eri liikuntalajeihin ja muotoihin. Vuoden 2015 aikana järjestettiin 7 ohjattua ryhmää, 2 kurssia (kuntosali ja fustra) ja 5 erilaista liikuntatapahtumaa. Lisäksi kuukausittain järjestettiin intro-tunteja, joissa henkilöstö pääsi tutustumaan ja kokeilemaan erilaisia liikuntamuotoja ja lajeja. Intro-tunteja järjestettiin vuoden 2015 aikana yhteensä 33 kpl mm. seuraavista lajeista; erilaiset jumpat, uintiklinikat, thainyrkkeily, kuntotanssi, voimavanne, golf, maastoratsastus, SUP outdoor ja miekkailu. Helmi-maaliskuussa Porvoo osallistui toista kertaa Hymis-liikuntakampanjaan ja kamppaili Suomen huippukuntoisin Kunta -tittelistä. Tällä toisella kerralla saatiin henkilöstöä liikkeelle ensimmäistä kertaa enemmän. Perinteinen Voi Hyvin-viikkoa vietettiin viikolla 46. Liikuntatarjontaa oli laidasta laitaan. Monipuolinen tarjonta sai mukavasti henkilöstön liikkeelle. Tankofutis-turnaus kisattiin nyt toista kertaa Voi Hyvin-viikon yhteydessä. Mukaan ilmoittautui 18 joukkuetta. Koko turnauksen voiton nappasi jälleen Ströhön joukkue. Liikunnanohjaaja vierailee myös työpaikoilla pyydettäessä. Tänä vuonna työpaikoilla ja työporukoille ohjattiin mm. taukojumppaa, venyttelyä, keppijumppaa, kahvakuulaa, vesijuoksua ja uintia. Liikunnanohjaajan apuna toimivat agentit jotka koordinoivat Voi Hyvin-toimintaa omalla työpaikallaan. Tänä vuonna agenttien määrä oli noin 160 kpl. 15 (33)
4.6 Sisäinen viestintä Henkilöstöohjelma linjaa, että sisäisen viestinnän kanavat ovat koko henkilöstön käytössä. Intran roolia ensisijaisena sisäisen viestinnän kanava korostettiin entisestään. Intran työtiloja otettiin käyttöön asteittain. Intran käyttö muiltakin kuin hallintoverkossa olevilta laitteilta tuli mahdolliseksi syksyllä. Käyttö on mahdollista nykyisin myös älypuhelimella tai tablettitietokoneella. Viikkoinfo julkaistiin joka toinen viikko sähköisessä muodossa Intrassa ja sivistystoimen käyttämässä pedanetissä. Työpaikoille, joissa ei ole mahdollisuutta käyttää tietokonetta, Viikkoinfo lähetettiin edelleen painettuna versiona. Painettuna versiona Viikkoinfo lähti 64 työpaikalle. Vuoden aikana ilmestyi 23 Viikkoinfoa. Viikkoinfossa julkaistaan kaikki organisaation sisäiset tiedotteet, koulutusilmoitukset ja virkistystoiminnan ja Voi Hyvin -tiedotteet. Lisäksi siinä julkaistaan kaupungin avoimet työpaikat. Kaikki Viikkoinfon tiedotteet ja ilmoitukset julkaistaan aina myös Intrassa. Esimiesinfoja pidettiin joka toinen kuukausi. Vuoden aikana pidettiin 6 esimiesinfoa. Esimiesinfoissa käsiteltiin kulloinkin ajankohtaisia asioita ja käytiin läpi kaupungin ohjeistuksia. Tilaisuuksiin osallistui keskimäärin 45 esimiestä/tilaisuus. Työyhteisöviestinnän kysely toteutettiin toista kertaa keväällä 2015. Taustalla on Helsingin yliopiston ja Kuntaliiton kehittämä mittaristo. Kyselyn tuloksista selviää, että kaupungin henkilöstön tyytyväisyys työyhteisöviestintää kohtaan on noussut, mutta tehtäväalueiden välillä on suuria eroja. Keskeisimmiksi kehittämiskohteiksi nousee esimiesviestintä ja Intran käytön lisääminen. 4.7 Henkilöstökysely Henkilöstön työssä viihtymistä mitataan säännöllisesti ja tulosten perusteella työyhteisöjä kehitetään suunnitelmallisesti. Henkilöstökysely toteutettiin keväällä 2014 Kevan työsykekyselynä. Tulosten käsittelyn yhteydessä on sovittu toimialakohtaisista kehittämistoimenpiteistä ja niiden toteutumisen seurannasta. Kaupunkitason kehittämistoimenpiteet konkretisoidaan, vastuutetaan ja täsmennetään henkilöstöohjelman mukaisesti sen käsittelyn yhteydessä. Kyselyn tulokset osoittavat Porvoon kaupungin henkilöstön työhyvinvoinnin olevan keskimääräistä kuntaa paremmalla tasolla. Henkilöstökyselyssä kaupungin vahvuuksiksi koettiin: - esimiestyö, avun ja tuen antaminen, esimiestyön oikeudenmukaisuus ja puolueettomuus - kehityskeskusteluita käydään huomattavasti useammin kuin verrokeissa keskimäärin ja ne vastasivat odotuksia ja tarpeita - työyhteisön toimivuus, työpaikkaansa on valmis suosittelemaan 82 % vastanneista - työkavereilta saatava apua ja tuki sekä työpaikan ilmapiiri. - työolot ovat lähes kauttaaltaan hyvällä tai erinomaisella tasolla - mielekkäät työtehtävät - työvälineet ja turvallisuustekijät - oman työn arvostus - työyhteisössä koettua henkistä väkivaltaa, kiusaamista ja syrjintää esiintyy hyvin harvoin Porvoon kaupungissa. Henkilöstökyselyn tulosten perusteella on toimialojen kehittämissuunnitelmista koottu yhteen koko kaupungin kehittämissuunnitelma. 16 (33)
Taulukko 17 Henkilöstökyselyn perusteella tehtyjä toimenpiteitä Kehittämiskohde Esimiehen palautteen antaminen Työlle ei ole asetettu yhtäkään keskeistä seurattavaa tavoitetta. Toimialajohtaminen ja koko organisaation johtamiseen Osallistumismahdollisuudet työyhteisön pitkän tähtäimen suunnitteluun Työhön perehdyttäminen. Ergonomisten tekijöiden huomioiminen. Toimenpiteet Esimieskoulutus palautteen antamisesta on pidetty ruotsiksi keväällä 2015 ja suomeksi syyskuussa 2015. Seurattavien tavoitteiden asettaminen otetaan osaksi kehityskeskusteluja. Järjestettiin kohdennettua esimieskoulutusta. Esimiehen tiekarttaa (esimiesohjeita) täydennetään jatkuvasti. 2015 valmisteltiin ohjetta työpaikkakokouksen pitämiseksi ml. malliasialista. Työpaikkakokousten määrää seurataan osavuosiraportoinnin yhteydessä. Vuonna 2015 otettiin käyttöön Intran työtilat, lukuun ottamatta työyksiköiden työtiloja. 2015 valmisteltiin perehdyttämisohjeistuksen päivitystä ja Intran hyvät käytännöt-sivustoa. Esimiehiä, joiden yksiköissä asia on noussut kehittämiskohteeksi, ohjeistettiin pyytämään työterveyshuollolta ergonominen työpaikkaselvitys. Työterveyshuolto tekee ergonomisen työpaikkaselvityksen tarvearviointiin perustuen. Järjestettiin Ergonomia-messut TYHY-viikolla 2015. 4.8 Tasa-arvosuunnitelman toteutuminen Tasa-arvosuunnitelman päivittäminen aloitettiin syksyllä 2015. Suunnitelmaan sisältyy voimassaolevan tasa-arvosuunnitelman toteutumisen seuranta. Tavoitteiden katsotaan toteutuneen seuraavasti: - Avoinna oleviin tehtäviin on hakeutunut naisia ja miehiä. Vuonna 2015 avoimien työpaikkojen hakijoista oli naisia 3876 ja miehiä 1450. - Tehtävänkuvat ja valintaperusteet ovat olleet organisaation kaikilla tasoilla sellaisia, että ne soveltuvat sekä naisille että miehille. - Naisilla ja miehillä on ollut yhtäläiset mahdollisuudet urakehitykseen organisaation sisällä. - Naisilla ja miehillä on ollut tasapuoliset mahdollisuudet käyttää perhevapaita. - Työn ja perhe-elämän yhteensovittamiseksi on kaupungilla käytössä mahdollisuuksien mukaan joustavia työaikoja. Työaikojen suunnitteluun on käytössä mm. liukuva työaika, etätyö, osittainen hoitovapaa ja autonominen työvuorosuunnittelu. - Seurantakaudella ei ole tullut tietoon sukupuolista häirintää tai ahdistelua eikä johtamiseen liittyviä tasaarvo-ongelmia. - Kaupungin perehdytyssuunnitelmassa on otettu huomioon pitkiltä perhevapailta palaavien koulutus. - Kehityskeskusteluohje ei sisällä kysymyksiä syrjintään liittyen, joten todennäköisesti asiasta ei ole keskusteltu systemaattisesti. 17 (33)
4.8.1 Sukupuolijakauma ja perhevapaiden käyttö Koko henkilöstöstä on naisia 78,0 % (77,5 %) ja miehiä 22,0 % (22,5 %). Miesten suhteellinen osuus on hieman laskenut ja naisten vastaavasti noussut. Suurin prosentuaalinen osuus naisia löytyy hoitoalalta eli sosiaali- ja terveystoimesta (93,0 %) ja Kuninkaantien työterveys liikelaitoksesta (88,5 %). Suhteessa eniten miehiä on Itä-Uudenmaan pelastuslaitoksella (83,1 %) ja liikelaitos Porvoon vedessä (74,4 %). Esimiehistä naisia oli 128 henkilöä ja miehiä 55 henkilöä. Taulukko 18 Henkilöstön sukupuolijakauma Taulukko 19 Palkattomat perhevapaat sukupuolen mukaan 2015 18 (33)
Molempien vanhempien käytettävissä olevista palkattomista perhevapaista vain 2,22 % oli miesten käyttämiä. Työnantajalla ei ole tietoa siitä kuinka monella miehellä olisi ollut mahdollisuus käyttää perhevapaata. 5 Rekrytoinnissa onnistuminen 5.1 Vaihtuvuus Henkilöstöohjelman mukaan kiihtyvä eläköityminen tuo haasteita osaavan henkilöstön rekrytoinnille. Tulevaisuudessa tarvitaan entistä enemmän ennakoivaa suunnittelua, rakenteiden uudistamista ja toimintatapamuutoksia. Kaupungin ja liikelaitosten vakinaisen henkilöstön vaihtuvuus oli 120 (190) henkilöä. Määrä on 70 vähemmän enemmän kuin vuonna 2014. Eläkkeelle näistä siirtyi 61 (94) henkilöä, mikä oli 33 vähemmän kuin edellisenä vuonna. Kevan ennusteen mukaan Porvoon kaupungin palveluksesta jää lähivuosina eläkkeelle 120 130 henkilöä vuodessa. Taulukko 20 Vakituisen henkilöstön ulkoinen vaihtuvuus ja eläkkeelle siirtyneet 2011 2015 5.2 Eläköityminen Kuntien eläkelain (KuEL) perusteella vanhuuseläkkeelle jääneiden keski-ikä oli 63,4 vuotta, mikä on 0,6 vuotta alempi kuin vuonna 2014. KuEL:n mukaiselle vanhuuseläkkeelle jäi vuoden 2015 aikana yhteensä 69 henkilöä. Vanhuuseläkkeelle siirryttiin useimmiten hoito-, kiinteistöhuolto tai toimistoalan tehtävistä. Kunnan työntekijät kuuluvat pääosin KuEL:n piiriin. Opettajista KuEL:n piiriin kuuluvat muun muassa ne lukion ja peruskoulun opettajat jotka ovat syntyneet 1970 tai sen jälkeen, ja joiden työsuhde on alkanut 1999 tai sen jälkeen. Muut opettajat kuuluvat valtion eläkelain piiriin(vael). 19 (33)
Taulukko 21 Eläkkeelle siirtyneiden keski-ikä 2011 2012 2013 2014 2015 Vanhuuseläkkeelle siirtyneiden keski-ikä 63,6 64,0 63,6 64,0 63,4 Kaikkien eläkkeelle siirtyneiden keski-ikä 60,1 61,4 59,5 61,6 60,9 Kaikkien KuEL:n mukaisten eläkelajien (vanhuuseläke, työkyvyttömyyseläke, kuntoutustuki, osatyökyvyttömyyseläke, työttömyyseläke) mukaiselle eläkkeelle siirtyneiden keski-ikä on laskenut 0,7 vuotta vuodesta 2014. Keskiiän lasku selittyy sillä, että täydelle kuntoutustuelle jääneiden keski-ikä oli alhaisempi kuin edellisenä vuonna. Seuraavasta taulukosta nähdään ne kaupungin työntekijäryhmät, joista Kevan ennusteen mukaan jäädään eniten eläkkeelle seuraavina vuosina. Suurimmat haasteet rekrytoinnille tulevat hoitotehtävistä ja nimenomaan lähihoitajien rekrytoinnista. Yhdessä palvelutarpeen kasvun kanssa on lähihoitajatarve suuri. Seuraava suuri ryhmä on kasvatus- ja opetushenkilöstössä. Hallinnon osalta toimistosihteerin ja vastaavista tehtävistä on jäämässä vuosittain heidän koko-naismääräänsä suhteutettuna paljon työntekijöitä eläkkeelle. Tämän ryhmän osalta erityisesti hiljaisen tiedon siirtäminen, vaihtoehtoisten toimintamallien löytäminen ja tietotekniikan hyödyntäminen nousevat tärkeiksi. Jotta toimiala ja työyksikkö voivat kattavasti huomioida rekrytointitarpeensa on otettava huomioon eläkkeelle siirtyvien lisäksi myös muu vaihtuvuus. Kuntien eläkevakuutuksen (Keva) ennusteen mukaan vuosien 2016-2022 aikana arvioidaan eläkepoistuman olevan 860 henkilöä. Taulukko 22 Henkilöstön eläkepoistuma ammattiryhmittäin 20 (33)
5.3 Rekrytointi-ilmoitukset ja täyttöluvat Onnistuneella henkilöstöhankinnalla vahvistetaan osaamista ja luodaan edellytyksiä tuottavalle toiminnalle ja laadukkaille palveluille sekä hyvinvoivalle henkilöstölle. Rekrytointitarpeeseen vaikuttavat paitsi henkilöstön eläköityminen myös palvelutarpeen kasvu ja muu vaihtuvuus. Henkilöstöjohto ja hallintopalvelukeskuksen rekrytointitiimi päivittivät yhdessä organisaation rekrytointiohjeet. Sähköinen rekrytointijärjestelmä Kuntarekry on käytössä koko kaupungin organisaatiossa. Työpaikkailmoitukset ovat verkossa ja kaikki hakemukset vastaanotetaan sähköisesti. Ilmoitukset julkaistaan kaupungin omilla verkkosivuilla, TE-palveluiden sivuilla ja monster.fi-sivustolle. Työpaikkailmoituksia on julkaistu myös kaupungin Facebook ja LinkedIn -sivuilla, myös maksullista mainostilaa on ostettu Facebookista lähinnä sivistystoimen suurien rekrytointien yhteydessä. Työpaikkailmoittelussa on myös hyödynnetty ammattikorkeakoulujen ja yliopistojen verkkosivuja. Printti-ilmoittelun määrä on vuosi vuodelta vähentynyt ja vuonna 2015 työpaikkailmoituksia lehdissä oli vain muutamia. Työpaikkailmoituksia julkaistiin 314 (327) kappaletta. Ilmoituksissa oli haettavana yhteensä 666 (652) työpaikkaa. Avoimiin työpaikkoihin jätettiin yhteensä 5326 (4849) hakemusta. Hakijoista naisia oli 3876 ja miehiä 1450. Taulukko 23 Rekrytoinnit 2015 Kaupunki työnantajana osallistui opetus- ja kasvatusalan Educa-messuille, Duunitehdas-tapahtumaan ja sairaanhoitajapäiville. Yksikkö Työpaikkailmoitukset Avoimet Työ- Virkasuhde Vakinainen Määräaikai- työpaikat suhde nen Itä-Uudenmaan pelastuslaitos 6 8 4 4 5 3 Konsernihallinto 22 152 147 5 4 148 Kuninkaantien työterveys 0 0 0 0 0 0 Liikelaitos Porvoon tilapalvelut 12 38 37 1 15 33 Porvoon vesi 6 6 6 0 6 0 Sivistystoimi 181 274 156 118 89 190 Sosiaali- ja terveystoimi 87 188 163 25 65 126 Yhteensä 314 666 513 153 184 500 Taulukko 24 Avoimet työpaikat 2015 700 600 500 400 300 200 100 0 8 IUPL 152 Konsernihallinto Kuninkaantien työterveys 0 Avoimet työpaikat 2015 38 Porvoon tilapalvelut 6 274 188 Porvoon vesi Sivistystoimi Sosiaali- ja terveystoimi 666 Yhteensä 21 (33)
Vuodesta 2008 käytössä ollutta virkojen ja toimien täyttölupamenettely jatkettiin. Täyttölupaprosessia täsmennettiin painottamalla sisäistä hakua ja tehtäväkiertoa. Taulukko 25 Täyttöluvat toimialoittain Täyttöluvat toimialoittain 2015 2014 2013 Konsernihallinto 11 21 58 Sivistystoimi 211 298 320 Sosiaali- ja terveystoimi 171 182 265 Itä-Uudenmaan pelastuslaitos 8 4 7 Liikelaitokset 70 40 52 Yhteensä 471 545 702 6 Yhteistoiminta 6.1 Yhteistyötoimikunta (Yttk) Yhteistoiminta Porvoon kaupungin ja henkilöstön välillä järjestetään kuntien yhteistoimintalain mukaisesti. Menettelyn tarkoituksena on lisätä henkilöstön vaikutusmahdollisuuksia työssä, työn toteuttamisessa ja työyhteisön kehittämisessä sekä edistää kaupungin toiminnan taloudellisuutta ja tuloksellisuutta. Yhteistyötoimikunnan tehtävänä on huolehtia yhteistoiminnan yleisestä kehittämisestä Porvoon kaupungissa sekä huolehtia työsuojelulainsäädännön ja kunnallisen alan työsuojelusopimuksen noudattamisesta. Yhteistyötoimikunta toimii työnantajan ja henkilöstön välisenä yhteistyöelimenä sekä työsuojelun valvontalain edellyttämänä työsuojelutoimikuntana. Yhteistyötoimikunnassa on 14 jäsentä, joista viisi on työnantajan edustajaa ja yhdeksän henkilöstön edustajaa; työsuojeluvaltuutetut ja pääluottamusmiehet. Sihteerinä toimii henkilöstöjohtaja. Yhteistyötoimikunta on kokoontunut yhdeksän kertaa. Kokouksissa on seurattu mm. henkilöstöohjelman toimenpiteiden toteutumista ja henkilöstökyselyn kehittämissuunnitelmien toteutumista. Kokouksissa on käsitelty työhyvinvoinnin kehittämismäärärahan käyttöä, henkilöstöraporttia, työterveyshuollon toimintasuunnitelmaa, työturvallisuus- ja sisäilma-asioita, talouden tervehdyttämisen ja tuottavuuden parantamisen linjauksia, hallinto-ja toimintasääntöä, tietoturvaohjeita ja henkilöjohdon ohjeita. Työtapaturmien vähentämiseen liittyen käsiteltiin toimialojen ja liikelaitosten suunnitelmat työtapojen kehittämisestä ja toimenpiteistä, joilla työtapaturmia vähennetään 25 % vuoden 2017 loppuun mennessä. Työtapaturmien kehitystä seurattiin säännöllisesti If:n grafiikan tietoihin perustuen ja touko-lokakuussa osavuosiraportoinnin yhteydessä. 22 (33)
6.2 Työhyvinvointiryhmä (Tyhy-ryhmä) Työhyvinvointiryhmä toimii yhteistyötoimikunnan työhyvinvoinnin ja työsuojeluasioiden valmistelevana ryhmänä. Työryhmään kuuluvat henkilöstöjohtaja (pj), työsuojelupäällikkö (siht.), työsuojeluvaltuutetut ja Kuninkaantien työterveyden edustaja. Ryhmä kokoontui viisi kertaa. Ryhmä valmisteli yhteistyötoimikunnan kokouksiin muun muassa seuraavat asiakirjat: Työtapaturmista ilmoittaminen, vakuutustodistuksen antaminen ja jatkotoimenpiteet, Meluntorjuntaohjelma, Näyttöpäätelasien hankinta, Yhteiseen työpaikkaan liittyvät asiat, Porvoon kaupungin työterveyshuollon toimintasuunnitelman 2016 2017 ja työsuojelun toimintasuunnitelman 2016. Lisäksi ryhmä seurasi työsuojelun toimintasuunnitelman 2015 toteutumista. 6.3 Yhteistyöryhmät Konsernihallinnolla, toimialoilla ja Itä-Uudenmaan pelastuslaitoksella on omat yhteistyöryhmät. Yhteistyöryhmien tehtävänä on edistää molemminpuolista yhteistyötä henkilöstön ja toimialan johdon kanssa yhteistoiminnasta kunnissa annetun lain mukaisesti. Toimialojen johtajat toimivat puheenjohtajina ja henkilöstön edustajat toimivat varapuheenjohtajina. Henkilöstöä edustavat työsuojeluvaltuutetut ovat yhteistyöryhmän jäseniä. Yhteistyöryhmissä käsiteltiin muun muassa vuoden 2015 tilinpäätöstä ja henkilöstöraporttia, henkilöstökyselyn toimenpiteiden toteutumista, henkilöstöohjelman toteutumista ja työtapaturmia. Yhteistyöryhmä hyväksyy työpaikkojen työsuojeluparit ja Voi Hyvin -Agentit. Taulukko 26 Yhteistyöryhmien kokoukset 2015 Yhteistyöryhmän nimi Kokousten määrä Konsernihallinnon yhteistyöryhmä 5 Sivistystoimi yhteistyöryhmä 5 Sosiaali- ja terveystoimen yhteistyöryhmä 4 Itä-Uudenmaan pelastuslaitoksen yhteistyöryhmä 4 Liikelaitos Porvoon tilapalvelut 4 6.4 Henkilöstöryhmä Henkilöstöryhmä, HERY, on yhteistoimintamenettelyn mukainen henkilöstön yhteistoimintaelin, jossa on kolmetoista ammattijärjestöjen valitsemaa edustajaa sekä työsuojeluvaltuutetut. Ryhmä valmistelee yhteisiä tavoitteita eteenpäin vietäväksi sekä antaa lausuntoja ja kannanottoja koko henkilöstöä koskevista asioista. Henkilöstöryhmä nimeää tai ehdottaa edustajat yhteistyötoimikuntaan, yhteistyöryhmiin, johtoryhmiin ja muihin edunvalvonta- ja työryhmiin. Kokouksia pidettiin vuoden 2015 aikana kahdeksan kertaa. Puheenjohtajana toimi Paula Pulkkinen ja sihteerinä Anna-Maija Heikka. Henkilöstöryhmä käsitteli vuoden aikana muun muassa talouden tervehdyttämisen ja tuottavuuden parantamisen linjauksia, sote- uudistuksen ja itsehallintoalueiden syntymisen vaikutuksia koko kaupungin henkilöstöön sekä kaupungin muita yhteistoiminta-asioita. Sisäilmaan ja työhyvinvointiin, kuten työssä jaksamiseen ja työilmapiiriin liittyvät kysymykset nousivat toistuvasti esille henkilöstöryhmän kokouksissa. Lisäksi maan hallituksen suunnittelemat leikkaukset ja pakkolait sekä työaika- ja palkkausasiat kaupungissa puhuttivat kokouksissa. 23 (33)
Vuoden 2015 aikana henkilöstöryhmä antoi lausunnot talouden tervehdyttämisen ja tuottavuuden parantamisen linjausluonnoksesta ja Porvoon kaupungin työllisyysohjelmasta vuosille 2015 2017 ja kannanoton Porvoon taloudesta ja tuottavuudesta. Pääluottamusmiehet ovat tuoneet esille työntekijöiden näkemyksiä toimialojen johtoryhmissä sekä erilaisissa edunvalvonta- ja muissa työryhmissä. Työsuojeluvaltuutetut ovat edustaneet henkilöstöä mm. yhteistyötoimikunnassa, toimialojen yhteistyöryhmissä, työhyvinvointiryhmässä, kohdekohtaisissa sisäilmatyöryhmissä ja muissa työsuojeluasioita käsittelevissä ryhmissä. 6.5 Työsuojelutoiminta Porvoon kaupunki työnantajana vastaa ja huolehtii työsuojelutoiminnan toteutumisesta yhteistyössä henkilöstön kanssa. Toimialoilla ja Itä-Uudenmaan pelastuslaitoksella ja kunnallisilla liikelaitoksilla on toimeenpanovalta ja vastuu työsuojeluasioissa. Esimiehet arvioivat työsuojelutoimien ensisijaisuuden ja päättävät niiden toteutuksesta. Jokaisen työntekijän on tiedettävä oman työnsä vaarat ja niiltä suojautuminen sekä noudatettava työtään koskevia määräyksiä ja ohjeita. Työsuojeluasioiden seurantavastuu on yhteistyötoimikunnalla, työnantajaa edustavalla työsuojelupäälliköllä ja henkilöstöä edustavilla työsuojeluvaltuutetuilla. Työsuojeluriskien arvioinnit etenivät tehtäväalueittain suunnitelman mukaisesti. Tehtävä-alueista arvioinnin tekivät sosiaali- ja tereystoimen tehtäväalueet, varhaiskasvatuspalvelut, kulttuuri- ja vapaa-aikapalvelut ja Tilapalvelut. Etelä-Suomen aluehallintoviraston työsuojeluosasto teki 29 kpl työsuojelutarkastusta työpaikoille. Tarkastuksia tehtiin muun muassa hammashuoltoon, kouluterveydenhuoltoon, kuntatekniikkaan ja muutamiin kouluihin. Liikelaitoksissa tarkastuksia tehtiin Porvoon veteen, Tilapalveluihin ja Kuninkaantien työterveyteen. Työsuojelupareja oli 133 työpaikalla. Työsuojeluparin muodostavat lähin esimies ja työpaikan henkilöstön edustaja, jonka henkilöstö valitsee keskuudestaan. Työsuojeluparin tehtävänä on tarkkailla työpaikan työolosuhteita ja työilmapiiriä sekä toimia työsuojeluorganisaation yhdyshenkilönä työpaikoilla. Lisäksi suositellaan, että työsuojelupari on laatimassa työpaikan työhyvinvointiohjelmaa sekä käsiteltäessä työpaikan henkilöstökyselyä. Työsuojelupari toimii yhdessä Voi Hyvin - Agentin kanssa henkilöstön työhyvinvoinnin lisäämiseksi. 6.6 Sisäilmatyöryhmä Sisäilmatyöryhmä kokoontui kaksi käsittelemään työpaikkojen sisäilma-asioista Porvoon tilapalveluille tehtyjen ilmoitusten perusteella. Työryhmälle järjestettiin seminaari, jonka aiheita oli uusi asumisterveyslaki. Työryhmään kuuluu terveydensuojelun, toimitilajohdon ja Porvoon tilapalveluiden asiantuntijoita, työsuojelupäällikkö ja työsuojeluvaltuutetut sekä Kuninkaantien työterveyden edustajat. Toimitilajohtaja perusti vuonna 2015 neljä sisäilmatyöryhmää; Linnajoen koulu, Suomenkylän ja Kaarenkylän päiväkodit, Grännäs skola ja Mäntykummun päiväkoti. Työryhmissä ovat jäseninä muun muassa työsuojelupäällikkö, työsuojeluvaltuutettu ja työterveyshuollon edustaja. 24 (33)
7 Johtopäätökset ja kehittäminen Talousarviossa vuodelle 2015 asetettiin ylimääräinen ns. tuottavuustavoite, joka toteutettiin vähentämällä henkilöstömenoja 1,5 miljoonaa euroa eli noin 1 %. Vähennys vastasi 35 henkilötyövuotta. Tuottavuustavoitteen toteuttamissuunnitelma hyväksyttiin kaupunginhallituksessa. Tilinpäätös 2015 osoittaa että henkilöstömenojen toteuma oli 100,3 %. Henkilöstömäärän vähennys näkyi myös työpanoksen ja henkilötyövuosien laskuna. Henkilötyövuodet vähenivät 56,27 henkilötyövuotta ja työpanos 51,92 henkilötyövuotta. Voidaan todeta, että toimialat onnistuivat tuottavuustavoitteen toteuttamisessa vuonna 2015. Terveysperusteiset poissaolot ovat kääntyneet samanaikaisesti selvään nousuun. Terveysperusteiset poissaolot ovat kasvaneet eninten yli 6 päivää ja alle 180 päivää kestävissä poissaoloissa. Koko kuntasektorilla trendi on sama, vuoden 2013 jälkeen terveysperusteiset poissaolot ovat kääntyneet nousuun pitkään jatkuneen alentumisen jälkeen. Vuodelle 2015 myönnetyllä 100 000 määrärahalla aloitettiin mm. varhaisen tuen mallin päivittäminen ja kehittäminen yhteistyössä Kuninkaantien työterveyden ja toimialojen kanssa. Hankkeeseen pyydettiin mukaan työyksiköitä, joissa terveysperusteisia poissaoloja on paljon tai joissa niiden määrä on kasvanut. Terveysperusteisiin poissaoloihin voidaan vaikuttaa työnantajan toimenpitein, mutta vaikutukset näkyvät vasta muutaman vuoden päästä. Varhaisen tuen mallin kehittäminen jatkuu vuonna 2016 ja hankkeen päätyttyä sen käyttö on jalkautettava koko organisaatioon. Mallia laajennetaan aktiivisen tuen malliksi, joka Kevan määritelmän mukaisesti koostuu varhaisesta, tehostetusta ja paluun tuesta, sekä näihin sisältyvästä työterveysyhteistyöstä. Terveysperusteisista poissaoloista suurin diagnoosiryhmä on tuki- ja liikuntaelinsairaudet, joiden (ennalta-)ehkäisemiseksi on sovittu mm. työterveyshuollon järjestämistä painonhallinta-, selkä- ja uniryhmistä. Työtapaturmien vähentämiseen ja ehkäisemiseen liittyvä hanke koskee samoin kaikkia toimialoja. Hankkeessa on koulutettu esimiehiä työturvallisuuden johtamiseen ja koko henkilöstöä mm. liukkauden huomioimiseen työssä ja työmatkalla. Henkilöstökyselyn tulosten perusteella on jatkettu kehittämistoimenpiteiden toteuttamista. Kaupungin oma esimieskoulutus on jalostunut lähiesimiehen ammattitutkinnoksi, joka voidaan suorittaa oppisopimuksena oman työn ohella. Keskitetyn koulutuksen strategisena painopisteenä oli edelleen esimiestyön ja johtamisen sekä työyhteisöjen kehittäminen. Ammatillinen koulutus ja kehittäminen hoidetaan toimialoittain. Sosiaali- ja terveydenhuollon uudistus, itsehallintoalueiden perustaminen ja aluehallintouudistus tuovat edelleen epävarmuutta rekrytointiin ja henkilöstösuunnitteluun. Sote-uudistuksen suunniteltu nopea aikataulu aiheuttaa omat haasteensa uudistuksen läpiviemiselle. Henkilöstön osalta odotetaan vielä tärkeitä ratkaisuja mm. tukipalveluiden henkilöstön osalta. Uudistuksia valmistelevan valtakunnallisen Henkilöstön asema -ryhmän kyselyn perusteella Porvoon kaupungissa lähes 100 henkilötyövuotta käytetään sosiaali- ja terveystoimen tukipalveluiden tuottamiseen. Valtakunnalliset hankkeet vaikuttavat väistämättä myös Porvoon kaupungin henkilöstöön. Siksi hankkeiden etenemistä on seurattava tiiviisti. 25 (33)