TALOUSARVION TÄYTÄNTÖÖNPANO-OHJE Khall 18.1.2016 VUODELLE 2016 1 TALOUDEN JA TOIMIINNAN PERIAATTEET 2 1.1 Kuntalaki 2 1.2 Hallintosääntö 2 1.3 Käyttösuunnitelman laatiminen 2 2 TALOUSARVION NOUDATTAMINEN 3 2.1 Vastuu määrärahojen käytöstä 3 2.2 Talousarvion sitovuus 4 2.3 Hankintaperiaatteet 4 2.4 Yhteishankinnat 4 2.5 Saatavien perintä 5 2.6 Sopimushallinta 5 2.7 Kassan ja vakuuksien voimassaolon tarkastus 5 2.8 Diariointi eli kirjaaminen 5 3 HENKILÖSTÖ, VIRAT JA TOIMET 6 3.1 Virkojen ja toimien täyttäminen, määräaikaisen henkilöstön palkkaaminen, sivutoimet 6 4 INVESTOINNIT 6 4.1 Pienhankintaraja 6 5 TALOUSARVION TOTEUMA JA RAPORTOINTI 6 5.1 Kirjanpito 6 5.2 Talousarvion toteutumisen seuranta 6 6 KUNTAKONSERNI 7 7 SOTE-PALVELUT 7 8 TALOUSARVION TIEDOKSI SAATTAMINEN 7 1
1. TALOUDEN JA TOIMINNAN PERIAATTEET 1.1. Kuntalaki Kuntalain 65 :n mukaan kunnan toiminnassa ja taloudenhoidossa on noudatettava talousarviota. Siihen tehtävistä muutoksista päättää valtuusto. Valtuusto hyväksyi talousarvion ja taloussuunnitelman vuosille 2016 2017 10.12.2015 74. Kaustisen kuntatalous on tiukassa tilanteessa. Kunnan talousluvut täyttävät tulevassakin tilinpäätöksessä viisi kriisikuntakriteeriä kuudesta ja kunnalla on kattamatonta alijäämää. Merkittävät viime vuosien palveluinvestoinnit ovat kasvattaneet kunnan velkamäärää ja vuosittaisia poistoja. Kuntastrategia perustuu siihen, että kuntatalous pidetään vakaana. Kestävä talous syntyy tasapainoisesta taloudesta, pitkäjänteisestä ja hallitusta omaisuuden hoidosta ja tulopohjan parantamisesta. Talouden tasapainotus on palvelujen kehittämisen ohella tämän valtuustokauden merkittävin haaste. Uudessa kuntalaissa korostuu konserniajattelu. Talouden tunnusluvut tullaan jatkossa laskemaan yhä enemmän konsernitasolla. Talouden tasapainottamisessa on huomioitava kuntakonserni kokonaisuudessaan. Omistajaohjauksen rooli korostuu. 1.2. Hallintosääntö Hallintosäännön mukaan kunnan palveluorganisaatio jakautuu kolmeen päävastuualueeseen seuraavasti: 1 Hallinto- ja kehittämispalvelut sekä sosiaali- ja terveyspalvelut 2 Sivistystoimi 3 Tekniset palvelut Päävastuualueet jakautuvat edelleen hallintosäännön mukaisiin tulosalueisiin. Hallintosääntö on luettavissa kunnan kotisivuilla. Kuntalain muutosten ja kuntayhteistyön laajennuttua kunnan hallintosääntö uudistetaan kevään aikana. 1.3. Käyttösuunnitelman laatiminen Lautakunnat päättävät talousarvion käyttösuunnitelmista ja toimittavat ne välittömästi kunnanhallitukselle tiedoksi. Käyttösuunnitelmilla toimielimet jakavat kunnanvaltuuston hyväksymät määrärahat tileittäin kustannuspaikoille ja asettavat samalla valtuuston määrittelemien tavoitteiden kanssa yhteneväiset, tarkennetut tavoitteet kustannuspaikoittain. Lautakuntien esittelijöiden ja valmistelijoiden on syytä perehtyä valtuuston hyväksymään talousarvioon tarkasti. Hyväksytyt määrärahat eivät välttämättä ole lautakunnan esityksen mukaisia. Talousarviota täytäntöön pantaessa on erityisesti huomioitava, että kunnanhallituksen ja valtuuston talousarviokäsittelyssä tekemät erillispäätökset ovat toimialoja sitovia ja ne tulee sisällyttää toimialan käyttösuunnitelmaan. 2
Käyttösuunnitelmansa hyväksymisen yhteydessä lautakunnat ja kunnanhallitus arvioivat palvelutoimensa kuluneen kauden 2015 ja antavat toimintakertomuksen tilinpäätöstä varten. Lisätietoja antavat tarvittaessa talousjohtaja ja kunnanjohtaja. Palvelutoiminta sopeutetaan myönnettyjen määrärahojen sallimiin rajoihin. Lautakuntien vastuulla on huolehtia, että kunnan päätettävissä olevat maksut tarkistetaan kustannusten nousua vastaavasti ja kunnalle kuuluvat tulot peritään tehtyjen sopimusten, kunnanhallituksen pysyväismääräyksen ja annettujen ohjeiden mukaisesti. Lautakunnat toteavat/päättävät kaikki tulosalueiden ja kustannuspaikkojen vastuuhenkilöt, nimenkirjoittajat, laskujen hyväksyjät ja hankintavaltuudet käyttösuunnitelmansa hyväksymisen yhteydessä. Hyväksyjä vastaa tiliöinnin oikeellisuudesta, myös alv-merkinnän osalta. Mahdolliset tilikartta- ja kustannuspaikkamuutokset on esitettävä kunnanhallituksen hyväksyttäväksi ennen kustannuspaikan perustamista tai muuttamista. Kuntaa eri yhteisöissä edustavien tulee valvoa kunnan taloudellisia etuja ja ottaa huomioon kunnanvaltuuston päättämät strategiset tavoitteet sekä noudattaa mahdollisesti erikseen annettavia toimintaohjeita. 2. TALOUSARVION NOUDATTAMINEN 2.1. Vastuu määrärahojen käytöstä Hallintosäännön 22 :n mukaan talousarvioon tehtävät muutokset on esitettävä valtuustolle talousaviovuoden aikana ja hyväksytettävä valtuustolla ennen muutosten tekemistä. Muutosesityksessä on selvitettävä myös muutoksen vaikutus toiminnallisiin tavoitteisiin ja tuloarvioihin. Talousarvion noudattaminen edellyttää, ettei ryhdytä sellaisiin toimenpiteisiin, jotka merkitsevät toiminnan laajentamista tai uuden toiminnan aloittamista talousarviovuoden aikana, ellei talousarviossa ole siihen määrärahavarausta. Lautakunnat ja toimialajohtajat ovat vastuussa siitä, että niiden alaiset toiminnat järjestetään siten, että määrärahat riittävät. Määrärahaa on käytettävä tarkoituksenmukaisesti ja tasaisesti siten, että myös loppuvuodesta määrärahaa on käytettävissä. Yli 5.000 euron kohdeavustukset jaksotetaan useampaan erään talousarviovuoden aikana. Toimialajohtajien tulee seurata talousarvion toteutumista kuukausittain ja ryhtyä välittömästi toimenpiteisiin havaitessaan poikkeamia asetetuista tavoitteista ja määrärahojen käyttösuunnitelmista. Ostolaskut maksetaan sähköisesti ostoreskontran kautta. Laskun vastaanottajan ja hyväksyjän tulee huolehtia laskun nopeasta kierrosta maksatukseen, jotta viivästyskoroilta vältytään. Laskut käsitellään välittömästi niiden saavuttua. Laissa määritellään laskulle selvät sisältövaatimukset. Verohallinto on antanut asiasta soveltamisohjeet. Jotta alv-vähennysoikeutta voidaan käyttää, laskujen hyväksyjän on tarkistettava, että lasku on ohjeiden mukainen ja laskun vastaanottajana on Kaustisen kunta. Kunta on alv-verollinen yhteisö. 3
2.2. Talousarvion sitovuus Talousarvion toiminnalliset tavoitteet, määrärahat ja tuloarviot sitovat hallintokuntia kunnanvaltuustoon nähden tulosaluetasolla, ja kunnanhallitukseen/lautakuntaan nähden tulosyksikkötasolla. Investointimäärärahat sitovat hallintokuntia kunnanvaltuustoon nähden hanketasolla. 2.3. Hankintaperiaatteet Hankintamenettelyssä noudatetaan Suomen Kuntaliiton yleisiä hankintaohjeita ja kunnan hankintaohjetta. Periaatteena on, että hankinnat kilpailutetaan riittävällä laajuudella. Hankinnoissa on huomioitava myös Kaustisen alueen yrittäjien mahdollisuus osallistua kilpailuun. Hankinnat tulee mahdollisuuksien mukaan jaksottaa talousarviovuonna siten, ettei kassavajetta synny. Kaustisen kunta on liittynyt Kokkolan kaupungin hankintarenkaaseen. Pääsääntöisesti kunta osallistuu hankintarenkaan yhteishankintoihin, Kokkolan kaupunki ilmoittaa vuosittain kilpailutettavat hankinnat. Hankintayhteistyösopimuksella perustettiin hankintalain mukainen yhteishankintayksikkö Kokkolan kaupungille. Tämä tarkoittaa, että jokaisesta maakunnan yhteishankinnan kilpailutuksesta, pelkästään Kokkolan kaupunki tekee kaikkia hankintarenkaan osapuolia juridisesti sitovan hankintapäätöksen. Yhteishankinnan ohjausryhmällä on toimivalta mm. päättää, mitä tavara- tai palveluhankintoja kilpailutetaan maakunnan yhteishankintoina. Osapuolet voivat sisäisesti tehdä esimerkiksi viranhaltijapäätöksen, jolla he päättävät kannastaan ohjausryhmässä. Tämä päätös ei ole hankintapäätös, eikä sitä ole pakko tehdä. Osapuolet ovat valtuuttaneet edustajansa toimimaan ja päättämään ohjausryhmässä. Osapuolten kannalta oleellinen vaihe on silloin, kun ohjausryhmä päättää, mitä kilpailutetaan yhteishankintana. Sen jälkeen hankinnassa ollaan sitovasti mukana. Yhteishankintarenkaan kautta hankittavista tavaroista/palveluista aikataulut ilmoitetaan aina erikseen. Hankintojen yhteyshenkilö Annika Raumalta saatte myös listaukset vuoden 2016 yhteishankinnoista. Viranhaltijapäätöksin tehtävien hankintojen yläraja on 15.000 euroa. Hankinnan hintaa määriteltäessä huomioidaan hankinnan kokonaiskustannukset, esim. koko sopimuskausi. Toimialajohtajilla on omien vastuualueidensa hankintaoikeudet lukuun ottamatta yhteishankintoina tehtäviä hankintoja. Mahdollisista hankintaoikeuksien delegoinnista pidetään luetteloa, joka annetaan tiedoksi kunnanhallitukselle käyttösuunnitelman hyväksymisen yhteydessä. 2.4 Yhteishankinnat Käyttötalousosassa (kp 1203) varaudutaan taloushallinnon ohjelmistokoulutukseen sekä yhteisiin ohjelmistohankintoihin (esim. yhteiset ohjelmistot ja palvelimet). Muut tietotekniikkahankinnat kukin hallintokunta varaa omaan käyttösuunnitelmaansa. Em. hankinnat kilpailutetaan keskitetysti. Kaikki kunnan koneissa olevat ohjelmat ja tiedostot on tarkoitettu ainoastaan työ-/viranomaiskäyttöön. Hankinnat on tehtävä sopimustoimittajilta koko sopimuskauden ajan (ts. tavaraa ei voi ostaa muilta toimittajilta / hakea kaupasta). Tarkemmat ohjeet hankinnoista löytyvät kunnan hankintaohjeesta, jonka kunnanhallitus on hyväksynyt 17.1.2011. 4
Toimistotarvikehankinnat tehdään koko kunnan osalta keskitetysti lukuun ottamatta koulutarvike- ja kirjaston kirjatilauksia. Talousarviovuoden hankintatarpeet ilmoitetaan 29.1.2016 mennessä; tietotekniikkahankinnat tietohallintosihteeri Sirkka Penttilälle ja toimistotarvike- ja kopiopaperitarpeesta ilmoitetaan toimistosihteeri Annika Raumalle. Ks. täytäntöönpano-ohjeen liite hankinnoista. 2.5 Saatavien perintä Saatavien perinnässä noudatetaan kunnanhallituksen pysyväisohjetta. Erityisesti korostetaan sitä, että ensimmäinen maksukehotus on lähetettävä 14. päivän kuluttua eräpäivästä. Saatavien perintätilanne tuodaan kunnanhallituksen tiedoksi raporttien yhteydessä. Konsernin sisäisessä laskujen perinnässä ei käytetä perintätoimiston palvelua. 2.6 Sopimustenhallinta Kunnan sopimusten hallinta on siirretty sähköiseen sopimustenhallintaan. Kaikki tehtävät sopimukset laaditaan sopimushallinnassa ja vanhat sopimukset viedään sinne. Allekirjoitetut sopimukset on skannattava sopimustenhallintaan. Käyttösuunnitelman yhteydessä sopimukset on tarkistettava tulosalueittain, myös sopimuksiin liittyvät vastuut. 2.7 Kassan ja vakuuksien voimassaolon tarkastus Käteissuoritukset toimitetaan kuukausittain talouspäällikölle. Talouspäällikkö tarkistaa käteiskassat vuosittain. Tarkastuksesta laaditaan raportti/viranhaltijapäätös kunnanhallitukselle sisäisen valvonnan ohjeen mukaisesti. Vakuuksien voimassaolosta huolehtii ao. vastuualueen vastuuhenkilö. Käteiskassat tilitetään talouspäällikölle tai neuvonnan kassaan kuukauden viimeisenä työpäivänä. Tilityksen liitteenä tulee olla selvitys tilitetyistä varoista (esim. erittely myydyistä tuotteista). 2.8 Diariointi eli kirjaaminen Jokaisen toimialajohtajan on huolehdittava, että kaikki viranomaistoimintaan liittyvät asiakokonaisuudet ja asiakirjat, joiden johdosta käynnistyy päätöksentekoprosessi, kirjataan Dynasty asiahallintaan, siten että asian käsittelyä voidaan seurata alusta viimeiseen päätökseen saakka. Myös kunnan omasta aloitteesta käynnistyvät asiat diarioidaan (esim. hankkeet, virkojen täytöt jne). Diaari perustuu tehtäväpohjaiseen arkistonmuodostussuunnitelmaan ja muodostaa samalla Dynastyyn asiaan liittyvän sähköisen arkiston, joka on yhtäpitävä paperiarkiston kanssa. Laki sähköisestä asioinnista viranomaistoiminnassa (24.1.2003/13) edellyttää kirjaamista. Opastusta kirjaamiseen antaa tarvittaessa toimistosihteeri Annika Rauma. 5
2 HENKILÖSTÖ, VIRAT JA TOIMET 3.1 Virkojen ja toimien täyttäminen, määräaikaisen henkilökunnan palkkaaminen, sivutoimet 4 INVESTOINNIT Lautakunnat ja toimialajohtajat vastaavat myös henkilöstömäärärahojen riittävyydestä. Talousarviovuonna avoimeksi tulevia virkoja ja toimia ei saa täyttää ennen kuin on perusteellisesti selvitetty, voidaanko tehtävä hoitaa sisäisin siirroin, tehtävien uudelleenjärjestelyin tai muulla tavalla täyttämättä virkaa tai tointa. Sijaisuudet hoidetaan ensisijaisesti sisäisin järjestelyin ilman sijaisten palkkausta. Kunnanhallitus päättää avoimiksi tulevien uusien virkojen ja toimien täyttämisestä (esim. toiminnan laajentuminen ja pitkät sijaisuudet). Palvelusuhteita ei saa ketjuttaa siten, että ne aiheuttavat vakinaistamistarpeen ilman olemassa olevaa virkaa tai tointa. Lyhyiden sijaisuuksien täyttöluvista päättää johtoryhmä. Henkilöstöä palkattaessa heille esitetään sivutoimilupa/sivutoimi-ilmoituslomake sekä töihintulo-/lähtöhaastattelulomake. Rekrytointivaiheessa tuodaan esille, että Kaustisen kunta on savuton työpaikka. Palvelusuhteen alkamisesta ja päättymisestä ja keskeytyksistä (ks. pysyväismääräys poissaolokäytännöstä) on tehtävä päätös ja toimitettava viipymättä palkanlaskentaan. Huom. poissaololomake täytetään jokaisesta yksittäisestäkin päivästä. Kunnanhallitus kiinnittää lautakuntien huomiota henkilöstön hyvinvointiin, henkilöstön riittävästä koulutuksesta on huolehdittava, samoin työmenetelmien kehittämisestä. Kehityskeskusteluja käydään vähintään kerran vuodessa. 4.1 Pienhankintaraja Hallintosäännön mukaan kunnanhallitus vahvistaa poistolaskennan pohjaksi pienhankintarajan. Käyttötalousosaan kirjataan pienhankintarajan, 10.000 alittavat kalustohankinnat. Hallintokuntien tulee tarkistaa hyväksytyn talousarvion investointisuunnitelma siten, että investointiosaan jäävät ainoastaan pienhankintarajan todellisuudessa ylittävät investoinnit. Pienhankintarajan alittavista hyödykkeistä tulee tehdä kunnanhallitukselle määrärahansiirtoesitys investointiosasta käyttötalousosaan. 5 TALOUSARVION TOTEUMA JA RAPORTOINTI 5.1 Kirjanpito Kirjanpito perustuu talousarvioon ja käyttösuunnitelmiin. Menot ja tulot kirjataan oikeille tulosyksiköille, kirjanpitolain mukaisesti suoriteperusteisesti, eli silloin, kun tavara tai palvelu on vastaanotettu tai luovutettu. Kirjaus ohjautuu kirjanpitoon tositepäivämäärän mukaisesti. 5.2 Talousarvion toteutumisen seuranta Hallintosäännön 21 :n mukaan toimielimet raportoivat valtuuston hyväksymien tavoitteiden toteutumisesta ja poikkeamisista ja taloudellisten tavoitteiden toteutumisesta neljännesvuosittain. Kuntastrategiassa on hyväksytty mittarit ja tunnusluvut, joita tulee edelleen kehittää ja käyttää. 6
Tulosalueiden on toimitettava saatavatilanteensa tiedoksi kunnanhallitukselle raportointien yhteydessä. Raportista tulee ilmetä saatavan perintätilanne. Hallintokunnat ja kunnan tytäryhtiöt toimittavat ilman eri kehotusta kunnanhallitukselle ja tarkastuslautakunnalle vuoden 2016 aikana talousarvion toteutumisen seurantaraportit noin viikon kuluessa raportointijakson päättymisestä. Raportoitava jakso, viranhaltijaraportti talousarviototeumasta 1.1. 31.3. raportointi 13.4. mennessä 1.1. 31.5. raportointi 14.6. mennessä 1.1. 31.8. raportointi 14.9. mennessä 1.1 31.10. raportointi 9.11. mennessä Seurantaraportit annetaan tulosaluetasolla kustannuspaikoittain ja niistä tulee ilmetä sekä taloudellisen että toiminnallisen tuloksen toteuma, samoin hallintokunnan arvio loppuvuoden meno- ja tulokehityksestä ja määrärahojen riittävyydestä tulosalueella. Raportoinneissa on arvioitava myös sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan toteutumista. 6 KUNTAKONSERNI Tytäryhtiöt raportoivat toiminnastaan edellä olevan mukaisesti, neljä kertaa vuodessa. Raportoinnin yhteydessä toimitetaan tulos-, tase- ja rahoituslaskelma sekä kertomus raportointikauden toiminnasta ja investoinneista. Vuoden 2015 toiminnan arviointi ja toimintakertomustiedot toimitetaan kunnanhallitukselle heti niiden valmistuttua, konsernitilinpäätökseen vaadittavat tiedot talouspäällikölle helmikuun loppuun mennessä. 7 SOTE-PALVELUT Palvelusopimuksessa määritellään kuntakohtaiset tavoitteet kunnan talousarvion puitteissa. 8 TALOUSARVION TIEDOKSI SAATTAMINEN Hallintokunnat ja toimintayksiköt huolehtivat siitä, että talousarvio ja käyttösuunnitelmat sekä niitä koskevat ohjeet toimitetaan kaikille määrärahojen käytöstä vastuussa oleville henkilöille tiedoksi ja noudatettavaksi. Talousarvioraportteja antaa tarvittaessa myös talouspäällikkö tai tietohuoltosihteeri. Lisäksi hallintokuntien on huolehdittava siitä, että kunnan edustajilla kuntayhtymissä ja muissa yhteisöissä on tarvittavat tiedot kunnan talousarvioon kyseisiin tarkoituksiin varatuista määrärahoista. Kunnanvaltuuston hyväksymä talousarvioasiakirja on saatavana kotisivuiltamme kunnanvaltuuston pöytäkirjan 10.12.2015 74, http://dynastyweb.kase.fi/kaustinen/kokous/20151498-8-1.pdf KAUSTISEN KUNNANHALLITUS Arto Alpia kunnanjohtaja Tellervo Pakkala talousjohtaja 7