0
KAUKAMETSÄN OPISTON PERUSTIEDOT Kaukametsän opiston juuret ulottuvat vuoteen 1920, jolloin Kajaanin kansalaisopisto aloitti toimintansa. Opistotoiminta lakkautettiin vuonna 1932. Kajaanin maalaiskuntaan vuonna 1971 perustetusta kansalaisopistosta tuli Kajaanin kaupungin kansalaisopisto kuntaliitoksen yhteydessä vuonna 1977. Opisto siirtyi nykyisiin tiloihin vuonna 1987, jolloin myös nimi muutettiin Kaukametsän opistoksi. Näin myös koko Kaukametsän alue sai nimensä. Kaukametsän alue rakennuksineen on ainutlaatuinen ja merkittävä arkkitehtoninen kokonaisuus maailmassa. Alueen suunnittelun pohjana on vuonna 1982 pidetty arkkitehtikilpailu. Ensimmäisenä alueelle valmistui kansalaisopisto, joka otettiin käyttöön kesällä 1987. Konsertti- ja kongressisali valmistui vuonna 1988. Kaukametsän kulttuurikeskuksen laajennusosa ja Kainuun musiikkiopiston opetustilat valmistuivat 1998. Kaukametsän Kongressi- ja kulttuurikeskus on Kajaanin kaupungin sivistystoimialan tulosalue, joka alayksiköitä ovat Kaukametsän opisto, Kainuun Musiikkiopisto sekä Kajaanin kaupungin kokous- ja kulttuuripalvelut. Kaukametsän opiston ylläpitäjänä ja toimialueena on Kajaanin kaupunki. Opiston uusi ylläpitämislupa tulee voimaan 1.1.2013 KAUKAMETSÄN OPISTON TEHTÄVÄ, ARVOT, VISIO, PERUSSTRATEGIA JA TAVOITTEET Tehtävä Kaikkien ikä- ja väestöryhmien elinikäisen oppimisen tukeminen Sivistyksellisen hyvinvoinnin ja yhteisöllisyyden edistäminen Arvot Ajattelu, tunne, tahto ja toiminta ihmisen kasvussa Visio 2011 2017 Kaukametsän opisto on tunnettu ja arvostettu vapaan sivistystyön toimija ja suunnan näyttäjä 1
Kaukametsän opiston perusstrategia Kaukametsän opisto toimii niin, että kansalaisopistopalvelut ovat lähipalveluina kaikkien kuntalaisten saatavilla. Kaukametsän opisto pyrkii toiminnallaan vaikuttamaan niin, että opistoille taataan riittävät resurssit toiminnan ylläpitämiseen ja kehittämiseen. Kaukametsän opisto viestii aktiivisesti ja avoimesti. Kaukametsän opisto ylläpitää ja luo paikallisia, kansallisia ja kansainvälisiä yhteistyöverkostoja Kaukametsän opistossa toteutetaan opiston perustehtävää tukevia projekteja. Kaukametsän opistossa työskentelee riittävä määrä ammattitaitoista henkilökuntaa. Strategiset tavoitteet Väestön ikääntymisen tuomiin haasteisiin vastaaminen Syrjäytymisen ehkäisy Henkilöstön osaamisen vahvistaminen Johtamisen kehittäminen Tietoyhteiskunta valmiuksien tukeminen ja tiedottamisen tehostaminen Kestävän kehityksen edistäminen Moniarvoisuuden edistäminen Strategiatyö Kaukametsän opiston tehtävänä on järjestää opetusta, joka ylläpitää ja edistää kajaanilaisten kykyä selviytyä muuttuvassa yhteiskunnassa. Opetuksessa korostuvat vapaan sivistystyön periaatteet, joilla tuetaan monipuolista yksilöllistä kehittymistä, kykyä toimia yhteisöissä sekä edistää tasa-arvoa ja moniarvoisuuden toteutumista yhteiskunnassa. Opiston toimintaan kohdistuvat ulkoiset normit ja ohjausjärjestelmät ovat vähäiset. Tämä asettaa opiston arvojen toteutumiselle ja toiminnan sisällöille suuren merkityksen. Opisto pyrkii jatkuvaan toimintansa arviointiin ja kehittämiseen tavoitteena asiakas- ja opiskelijalähtöinen laadun parantaminen. Opiston ydintoimintoja ovat opetus, opetuksen sisältöjen tuottaminen ja kehittäminen, opetuksen suunnittelu ja toteutus, asiakaspalvelu sekä henkilökunnan osaamisen kehittäminen. Laatutyö Opistossa on kehitetty opetuksen ja toiminnan laatua systemaattisesti vuodesta 2007 lähtien Euroopan laatupalkintomallin (EFQM) mukaan. Visuaalisten taiteiden yleisen oppimäärän arviointi on aloitettu syksyllä 2012 soveltaen Virvatulimallia. Opisto osallistui vuoden 2009 Kansalaisopistojen laatupalkintokilpailuun ja sijoittui Suomen viiden parhaan kansalaisopiston joukkoon. 2
1. JOHTAJUUS 1a Miten johtajat kehittävät mission, vision ja arvot sekä toimivat erinomaisuutta edistävän kulttuurin esikuvina? Miten toiminnan suunnittelu ja johtaminen tukevat opiston perustehtävän toteutumista? Kaukametsän opiston missio, visio ja strategia pohjautuvat Kajaanin kaupungin vastaaviin asiakirjoihin. Opisto on mukana Kajaanin kaupungin sivistystoimen tulosalueen strategiatyössä. Opiston viestintästrategian mukaisesti tieto lähetetään samanaikaisena ja samanlaisena kaikille asianomaisille yksiköille ja työntekijöille. Opiston missio, visio ja strategia ovat mukana aineryhmien työssä. Niitä käsitellään myös johdon ja henkilöstön välisissä tuloskeskusteluissa. Johtamisen toimintaperiaatteena on nopea reagointi ja läheisyys. Johtamisen esikuvallisina arvoina ovat ajattelu, tunne ja tahto toiminnan kehittämisessä. Opiston johto perustelee päätöksensä ja toimenpiteensä kaupungin strategian ja ohjeistusten sekä opiston perustehtävän, arvojen, tuloskortin ja talouden mukaan. Henkilöstökokoukset ja tiimit toimivat muun viestinnän ohella keskeisinä strategian edistämisen työkaluina. Johtajuutta arvioidaan työryhmän toimivuustutkimuksella sekä kehityskeskusteluissa. Opiston johto kiinnittää erityistä huomiota henkilökohtaisen palautteen vastanottamiseen ja prosessointiin. Arviointi on jatkuva prosessi. Työryhmän toimivuustutkimus tehdään joka toinen vuosi ja kehityskeskustelut joka vuosi. Innovatiivisuus Myönteinen asenne kehittämiseen Uskallus ja halu tuoda esiin ja ottaa vastaan luovia ratkaisuja ja vaihtoehtoja. 1b Miten johtajat osallistuvat henkilökohtaisesti opiston johtamisjärjestelmän kehittämiseen ja miten he johtavat toimintaa? Miten johtajuutta tuetaan ja kehitetään? Miten eri johtamistehtävissä olevat saavat palautetta toiminnastaan? Opiston organisaatio on suhteellisen ohut, mistä seuraa, että kaikki työntekijät osallistuvat sekä työyhteisön kehittämiseen että käytännön toteuttamistyöhön. Opiston johdolla on mahdollisuus osallistua kaupungin järjestämään esimieskoulutukseen. Opiston rehtori osallistuu Kaukametsän tulosalueen johtoryhmään ja strategiatyöhön sekä Kajaanin kaupungin sivistystoimialan johto- ja strategiaryhmän. Johtotiimi arvioi opiston tiimien tehtäväkuvia. Opiston tuloskortti päivitetään vuosittain. Johtotiimi arvioi vuosittain tuloksia ja tekee tarvittavia muutoksia toimintatapoihin. Arviointiin liittyy myös hyvien käytänteiden ja kokemustiedon siirtäminen opiston sisällä esim. tiimien kesken ja opetus- ja tukipalvelujen tiimien välillä. 1c Miten johtajat ovat vuorovaikutuksessa sidosryhmien, yhteistyökumppanien ja yhteiskunnan edustajien kanssa? Rehtori laatii sivistyslautakuntaan opistoon liittyvät päätösesitykset ja toimii siten osaltaan esittelijänä lautakunnan kokouksissa. 3
Opiston rehtori ottaa tarvittaessa yhteyttä kuntatason poliittisiin päättäjiin. Keskeisenä vaikuttamisen keinona on opistotyön esittely. Opisto on mukana sekä Kajaanin kaupungin sisäisissä että ulkoisissa verkostoitumis-, sidosryhmä- ja työryhmäkokouksissa. Yhteydenpitoa sivistys lautakunnan kanssa pidetään tärkeänä. Hankeyhteistyö eri sidosryhmien ja yhteistyökumppaneiden kanssa vahvistaa opiston kykyä suoriutua omasta perustehtävästään ja olla mukana erilaisissa palvelutehtävissä. Vaikuttamisen muotoja ovat yhteistyötahojen ja päättäjien sekä vaikuttajien vierailukäynnit opistolle, lausunto- ja puheenvuoropyyntöihin vastaaminen sekä positiivinen näkyvyys mediassa. Laatuarvioinnin yhteydessä opisto tarkastelee asemaansa koulutuspalvelujen tarjoajana kaupungissa sekä menestymistään koulutuksen hankintakilpailuissa, esim. maahanmuuttajien kotoutumiskoulutuksessa. 1d Miten johtajat vahvistavat ja tukevat erinomaisuutta edistävää kulttuuria työyhteisössä? Miten johtajat luovat hyvän työyhteisön? Opiston johto toimii hyvän käytöksen, kunnioittavan suhtautumisen sekä korkean työmoraalin esimerkkeinä työyhteisössä. Opistossa on yhdessä sovitut pelisäännöt, joiden noudattamista edellytetään jokaiselta. Tieto saatetaan samanaikaisena ja samansisältöisenä kaikille. Jokaisella työntekijällä on mahdollisuus tulla kuulluksi. Henkilöstö- ja tiimikokouksia pidetään säännöllisesti. Epäkohtiin puututaan välittömästi. Opistossa noudatetaan kiusaamisen 0-toleranssilinjaa. Työssä jaksamiseen sekä palkitsemiseen kiinnitetään huomiota. Yhteisöllisyys Suvaitsevuus ja erilaisuuden hyväksyminen Yhteisen näkemyksen etsiminen 1e Miten johtajat tunnistavat muutostarpeet ja saavat aikaan muutoksia työyhteisössä? Pohjan muutostarpeiden tunnistamiselle luo toisaalta sisäisen arvioinnin järjestelmä, toisaalta kaupunkitasoisessa strategiatyössä mukana olo. Muutosten tunnistamisen edellytyksenä on opiston johdon yhteiskunnallinen valveutuneisuus. Muutostarpeet tulee kyetä perustelemaan hyvin. Pohjana on riittävä tiedon jakaminen. Muutokset perustellaan henkilöstölle ja niiden toimeenpano valmistellaan huolella. Opiston johto osallistuu muutosten valmistelu- ja toteutusprosesseihin mahdollisimman paljon. 2. TOIMINTAPERIAATTEET JA STRATEGIA 2a Miten toimintaperiaatteet ja strategia perustuvat opiskelijoiden sekä sidosryhmien nykyisiin ja tuleviin tarpeisiin ja odotuksiin? Strategian ohjaavina arvoina ovat vapaan sivistystyön sekä Kajaanin kaupungin arvot sekä opiston perustehtävä. Kajaanin kaupunki laatii ja päivittää oman strategiansa vuosittain. Tältä pohjalta sivistystoimiala, Kaukametsän tulosalue ja Kaukametsän opisto päivittävät omat strategiansa. Näin opisto soveltaa kaupungin, toimialan ja tulosalueen strategiaa oman strategiansa luomisessa ja päivittämisessä. Omaan strategiaan vaikuttavat myös valtionhallinnon, yhteistyökumppaneiden ja kolmannen sektorin tarpeet. Opisto vie Kaukametsän 4
tulosalueen johtoryhmän kautta myös toimialan ja kaupungin tavoitteiksi omia näkemyksiään. Opisto kerää opiskelijatarpeita asiakaspalautteiden sekä tuntiopettajien toiveiden välityksellä. Muita tietoja saadaan väestöaloitteista, trendeistä, edellisen vuoden kokemuksista sekä opiskelijatoiveista. Kokonaisten opiskelijaryhmien tarpeisiin vastataan räätälöimällä kursseja. Strategian pohjana ovat myös väestöennusteet, kaupunkisuunnittelu ja opetussuunnitelmien kehittäminen sekä yhteiskunnallinen tilanne ja sen muutokset. Suunnittelussa näkyvät myös aineryhmien pedagogiset tarpeet ja opettajien näkemykset. Opiston johto arvioi tavoitteiden toteutumista sekä valmistelee seuraavan vuoden tavoitteet edellisen vuoden toimintakertomuksen pohjalta huhtikuussa. Arvioinnin kohteena ovat edellisen vuoden ydinprosessit ja niihin liittyvät tukiprosessit. Arviointikanavia ovat keskeisesti esimerkiksi asiakaspalautteet, väestöpalaute, opiston ja Kajaanin kaupungin nettipalaute sekä itsearviointi. Osallistuminen rakentavasti itsearviointiin ja laadun sekä prosessien kehittämiseen. 2b Miten toimintaperiaatteet ja strategia perustuvat itsearvioinnista saatavaan tietoon, tutkimuksiin, oppimiseen ja luovaan toimintaan? Toimintaperiaatteet ja strategia perustuvat opiston osalta toimintakertomukseen kehityskeskusteluihin ja työryhmän toimivuustutkimukseen. Mukana ovat myös opiston opiskelijatiedot ja tilastot. Sidosryhmien palaute ja toiveet vaikuttavat myös laadittavaan strategiaan. Taloutta arvioidaan neljännesvuosittain johtotiimissä ja puolivuosittain koko toiminnan ja tulosten osalta. Rehtori käy keskustelut johtotiimin jäsenten kanssa kerran vuodessa. Työryhmän toimivuustutkimuksen tulokset arvioidaan tulosten saavuttua yhdessä henkilöstön kanssa ja niiden pohjalta laaditaan tarvittavat toimenpiteet. Portfolioarviointia käytetään taiteen perusopetuksessa. Opiskelija-arviointia ovat myös näyttelyt sekä opinnäytetyöt esim. käsityö- ja kuvataideaineissa sekä avoimen yliopiston opintopistetulokset. Työvoimakoulutuksessa on käytössä kansalliset OPAL- ja AR- VI -arviointi. 2c Miten toimintaperiaatteita ja strategioita kehitetään, arvioidaan ja pidetään ajan tasalla? Kehittämisorganisaationa opiston sisällä toimii tiimiorganisaatio. Ainealueittaiset sekä koko opistoa koskevat kehittämisajatukset tuodaan tiimikokouksiin. Ainealueiden vastaavat opettajat tuovat arvioinnin tulokset sekä kehittämisehdotukset johtotiimin käsittelyyn. Osa kehittämis- ja muutosehdotuksista lähtee toimeenpanoon suoraan johtoryhmältä. Tarvittaessa rehtori vie muutosehdotukset opiston tavoitepainotuksista Kaukametsän tulosyksikön johtoryhmään strategisiksi tavoitteiksi. Osa päätyy kaupunkitason sitoviksi tavoitteiksi. Vastaavasti kaupunkitason sitovista tavoitteista sekä sivistystoimen strategiatavoitteista tuodaan teemoja opiston tavoitteisiin sekä tiimeille pohdittaviksi ja käytännön toimenpiteiksi vietäviksi. 5
Kestävä kehitys, osallistaminen, osallistuminen ja työntekijän vaikutusmahdollisuuksien edistäminen. 2d Miten toimintaperiaatteet ja strategia viestitään ja muunnetaan käytännön toiminnaksi? Huhtikuussa pidettävässä johtotiimin kokouksessa käydään läpi opiston edellisen vuoden tuloskorttitavoitteet sekä toteutumat. Samalla todennetaan ja varmennetaan alkavan vuoden tavoitteet sekä sovitaan työnjaosta ja toimenpiteistä. Johtotiimi arvioi ja ohjaa tulostavoitteiden etenemistä sekä toteutumista. Toimintakertomus viedään opiston nettisivuille. Toimintakertomus esitellään tuntiopettajien kokouksessa syyskauden alussa. 3. HENKILÖSTÖ 3a Miten henkilöstövoimavaroja suunnitellaan, hallitaan ja kehitetään? Opistolla on oma henkilöstösuunnitelma osana kaupungin talousarvioprosessia. Kaupungilla on uusien ja täytettävien vakanssien kohdalla täyttölupamenettely. Tuntiopettajia voidaan lisätä nettobudjetoinnin mukaan eli henkilöstön tarve riippuu osaamisen myynnistä. Ainealueen vastaavalla opettajalla on melko itsenäinen päätöksentekovaltuus omien kurssien ja valmisteluvastuu tuntiopettajien pitämien kurssien suhteen. Rehtori allekirjoittaa tuntiopettajien työsopimukset ainealueen vastaavan opettajan valmistelun pohjalta. Henkilöstöresurssit arvioidaan talousarvion laadinnan yhteydessä. Keskeistä jo olevan ja rekrytoitavan henkilöstön suhteen on asiantuntijuus. Henkilöstöarviointia tapahtuu kehityskeskustelujen ja jatkuvan arvioinnin sekä toiminnan tulosten välityksellä. Työryhmän toimivuustutkimuksen tulokset arvioidaan yhteisesti johtotiimissä ja sovitaan kehittämistoimenpiteistä. 3b Miten henkilöstön tietämys ja osaaminen tunnistetaan ja miten niitä kehitetään ja ylläpidetään? Opisto suosii henkilöstön kouluttautumista. Omaehtoinen kehittäminen on koulutuksen toimintakriteerinä. Työnantaja järjestää yhteistä koulutusta tarpeen mukaan. Viime vuosina on järjestetty teemakoulutusta esim. turvallisuudesta ja ensiavusta. Keskeinen periaate on toimintatapojen tunnistaminen ja kehittäminen. Myönteinen asenne kehittämiseen Halu kehittää osaamistaan Ainealueen vastaava opettaja tietää vastuualueensa tuntiopettajien osaamistarpeet mm. keskustelujen ja tuntiopettajien työtyytyväisyyskyselyn välityksellä. Henkilöstön osaamisen tunnistamista käytetään uusien tehtävien hoidossa ja synergiassa esim. ainealueiden välillä. Henkilöstön erityisosaamista hyödynnetään mahdollisuuksien mukaan. Kehityskeskustelut toimivat keskeisenä osaamisen arviointivälineenä. Tämän lisäksi osaamista arvioidaan asiakaspalauttein. 6
3c Miten henkilöstön osallistumista edistetään ja henkilöstöä valtuutetaan? Opistossa ainealue tiimit ovat melko itsenäisiä työn kehittäjiä. Samoin opettajat ovat omalla ainealueellaan suhteellisen itsenäisiä. Osallistumista edistetään kokousten avulla. Opistossa ovat käytössä opiston johtotiimin, ainealue tiimien ja opiston koko henkilökunnan kokoukset. Rehtori laatii johtotiimin ja koko henkilökunnan kokousten esityslistat. Ainealueen vastaava opettaja laatii ainealuetiimin esityslistat. Kokoukset sovitaan etukäteen. Opistolla on käytössään vuosikello. Avoin yhteis- ja tiimityö vastuualueiden ja työhön liittyvien sidosryhmien kanssa 3d Miten työyhteisössä käydään vuoropuhelua? Kaukametsän opiston vakiintunut työtapa on käydä jatkuvaa ja avointa vuoropuhelua henkilöstön kesken. Kokouksia pidetään koko henkilökunnan kanssa ja tiimeittäin. Kokousten sisällöistä ja päätöksistä tehdään muistioita, jotka tallennetaan sähköisessä muodossa. Jokaisella on oikeus ja mahdollisuus tuoda haluamansa asia keskusteluun ns. matalan kynnyksen periaatteella esimiehen kanssa. Esimies pyrkii rohkaisemaan henkilöstöä rakentavan myönteisen ja kielteisen palautteen antamisessa. Osaamisen jakaminen dialogissa muiden kanssa 3e Miten henkilöstöä palkitaan, henkilöstölle annetaan tunnustusta ja henkilöstön hyvinvoinnista huolehditaan? Miten henkilöstön turvallisuudesta huolehditaan? Henkilöstöasioita käsitellään johtotiimin kokouksissa. Henkilöstön palkitsemisessa noudatetaan kaupungin ja sivistystoimen linjauksia. Lisäksi opistolla on omia käytäntöjä muistamisessa ja palkitsemisessa. Henkilöstön osaamista markkinoidaan sisäisesti ja henkilöstöä kannustetaan kehittämään jatkuvasti taitojaan. Merkkipäivät, opintosaavutukset ja läksiäiset huomioidaan. Opistossa järjestetään yhteisiä tilaisuuksia ja hyvinvointia edistävää koulutusta. saavutettaessa. Opisto toteuttaa Kajaanin kaupungin aktiivisen välittämisen mallia. Puheeksiotto - käytännöllä varmistetaan, ettei synny käsittelemättömiä pitkäkestoisia ongelmatilanteita esim. pitkien tai useiden sairauslomatapausten yhteydessä. Tämä koskee myös työpaikkakiusaamista. Työterveyshuolto ja työsuojelu konsultoivat ja ovat läheisessä yhteistyössä opiston kanssa työhyvinvoinnista huolehtimassa. Arviointitoiminta on jatkuvaa. 7
4. KUMPPANUUDET JA RESURSSIT 4a Miten ulkoisia kumppanuussuhteita johdetaan ja hallitaan? Opisto jakaa kumppanuutensa neljään lohkoon. Kaupungin sisäisiä kumppaneita ovat sivistystoimiala, tietohallinto, keskushallinto, tilapalvelut, ravitsemus- ja puhtaanapitopalvelut, yrityspalvelut ja luottamuselimet. Tuntiopettajat muodostavat oman lohkonsa. Ulkoisia kumppaneita ovat työvoimahallinto, seurakunnat, Kuntaliitto, Opetushallitus, opetus- ja kulttuuriministeriö, ELY-keskus, Kainuun ja Kajaanin aikuisoppilaitokset ja koulutusorganisaatiot sekä Kainuun kansalaisopistot, KOL, VSY, muut kansalaisopistot, Tampereen yliopisto, kolmas sektori, kansainväliset kumppanit, Pohjois-Suomen AVI, media, kuntatyönantaja, ammattijärjestöt, Kainuun maakunta kuntayhtymän työterveyshuolto ja tieto- ja hallintopalvelut sekä koulutuksen tilaajat eli yritykset. Opiston palveluntuottajia ovat asiantuntijayritykset, mm. painotalot Opisto hakee tarkoituksenmukaisia ja tehtävänsä kannalta soveltuvia kumppaneita. Kumppanuuksista huolehditaan tutustuttamalla opistoon ja sen toimintaan ja työskentelemällä hyvää tulosta tuottavalla tavalla. Tämä lisää luotettavuutta, jatkuvuutta ja uskottavuutta. Valtakunnalliset yleiset kielitutkinnot (YKI) on yksi kumppanuuden muoto (Jyväskylän yliopisto, Opetushallitus). Hankerahoituksessa voi olla mukana useita kumppaneita riippuen hankkeesta. Hankkeilla voi olla myös ohjausryhmä. Kumppanuuksia arvioidaan palautekeskustelujen ja sähköisen arviointikyselyn avulla. Opisto perehdyttää uudet sivistyslautakunnan luottamushenkilöt opiston toimintaan. 4b Miten taloudellisia resursseja hallitaan? Talousarvio noudattaa kunnallista kaavaa. Opisto on vuosittaisessa nettobudjetissa ja talousarvion nettoraamin määrittelee Kajaanin kaupunginvaltuusto. Talousarvion lisäksi opisto laatii investointisuunnitelman ja henkilöstösuunnitelman. Talousarvion suunnitelmineen laatii rehtori ja Kaukametsän talouspäällikkö, asiakirjat käsittelee Kaukametsän johtoryhmä. Talousarvion seurannan mukaan rehtori esittää muutokset sivistysjohtajalle. Tilinpäätösennusteen laativat rehtori ja talouspäällikkö. Investointisuunnitelmat esitetään kaupungin sivistystoimelle. Opisto hakee projekti- ja hankerahoitusta Opetushallitukselta ja opetusministeriöltä erityisesti opiston strategisten tavoitteiden suuntaisiin projekteihin, esim. syrjäytymisen ehkäisyyn ja aliedustettujen kansalaisryhmien opintojen pariin rohkaisuun. Opisto on nettobudjettiyksikkö, jossa talousarvio perustuu menojen ja tulojen tasapainoon. 8
Taloutta seurataan kuukausittain vertaamalla käyttösuunnitelmaa edellisen vuoden toteumaan. Tilinpäätöksen arvioinnin pohjalta rehtori ja talouspäällikkö tekevät lyhyen toimintakertomuksen helmikuussa. Opiston johto tekee laajan toimintakertomuksen, jonka perusteella voidaan tehdään muutoksia seuraavan vuoden talousarvioon. Taloudellisten resurssien laadintaan on olemassa vuosikello. Nettoraami ja edellisen vuoden tilinpäätöksen arviointi ja investointisuunnitelma tehdään elokuussa, Maahanmuuttajakoulutusta järjestetään hankintakilpailutuksen kautta. Kestävä kehitys Taloudellinen ajattelu 4c Miten rakennuksia, laitteita ja materiaaleja hallitaan? Opisto hallitsee käyttötilojaan kolmella eri tavalla. Opiston omien tilojen käyttö on kiintiöity eri aineille. Kiintiöt tarkistetaan vuosittain. Omien tilojen varauksia hallinnoidaan Hellewi -ohjelmalla ja Ebsolut -tilanvarausohjelmalla. Koulutilojen käyttövuorot anotaan kouluilta ja muista tiloista tehdään tarvittavat sopimukset. Ainealueiden vastaavat opettajat varaavat opetustilat tai esittävät tilatarpeet toimistosihteerille. Toimistosihteeri tekee koulujen tilavaraukset Hellewin tilavarauslomakkeella. Vahtimestari siirtää tilavaraukset Ebsolut -tilanvarausohjelmaan. Tarvittaessa rehtori yhdessä johtoryhmän kanssa ryhtyy tarvittaviin toimenpiteisiin uusien tilojen hankkimiseksi ja sopimusten solmimiseksi. Opetusmateriaalia hallinnoivat opettajat. Opistolle on hankittu jonkin verran opetusmateriaalia. Kaikkiin aineisiin ei ole olemassa valmista opetusmateriaalia, ja näissä aineissa käytetäänkin suurimmaksi osaksi opettajien itse valmistamaa materiaalia. Näytemateriaaleja saadaan myös kustantajilta ja yrityksiltä. Opiston omissa opetuspisteissä käytetään suurimmaksi osaksi opistolle hankittua opetusvälineistöä, kouluissa koulujen välineistöä. Toimitilapalvelu järjestää tilatekniset palvelut. Kunnossapidon hoitaa kaupungin Toimitilapalvelu. Ergonomiakartoitukset tehdään työhuoneiden osalta. Opisto noudattaa opetuksessa sekä kaupungin yleisiä että opistolle laadittuja turvallisuusohjeita. Ekologista toimintatapaa arvostava toimintakulttuuri 4d Miten teknologiaa hallitaan? Kaupungin tietohallinto vastaa opiston Atk-opetuksen tietotekniikasta ja ohjelmista. Opiston yhdyshenkilö on toimistosihteeri. Hän laatii ohjeet ja opastaa käytössä. Kainuun maakuntakuntayhtymän tietohallinto vastaa opiston hallintoverkosta. Opistolla 9
käytössä olevat tietokoneet (sekä toimistokäytössä olevat hallintoverkon että opetuskäytössä olevat opetusverkon laitteet) ovat vuokralaitteita. Opisto järjestää henkilöstökoulutusta uuden teknologian ja ohjelmistojen hallinnasta ja käytöstä. Atk-avusteisesta opetuksesta vastaa kukin aineopettaja mahdollisuuksien mukaan. Muista välineistä ja laitteista vastaavat asianomaiset aineopettajat. Huolto ja kunnostus hoidetaan ammattitaitoisesti joko kaupungin organisaatiossa tai kuhunkin välineistöön erikoistuneen asiantuntijaliikkeen kanssa. Matkapuhelimia opisto hankkii tarpeen mukaan. Puhelinyhdyshenkilönä toimii Kaukametsän toimistopäällikkö. Kopiokoneet vuokrataan Kajaanin kaupungin ja Kainuun Maakunta kuntayhtymän sopimusten puitteissa. 4 e Miten tietoa, tietämystä ja tietopääomaa hallitaan? Opistossa noudatetaan yleisiä tietosuoja- ja salassapitosäännöksiä. Opiston kurssi-, opiskelija- ja henkilökuntatietoja ylläpidetään Hellewi -kurssihallinto - ohjelmalla. Opiston tietohallinnosta vastaa rehtori. Tietoturva toteutuu käyttäjätunnusja salasanajärjestelyin sekä noudattamalla Kajaanin kaupungin tietoturvaohjeita. Hellewi -kurssihallinto -ohjelma toimii ainoastaan opiston hallintoverkossa, johon kirjautumiseen tarvitaan erilliset käyttäjätunnukset. Kaukametsän opisto hyödyntää Kajaanin kaupungin tietohallinnon mahdollisuuksia, esim. intranetiä. Intranetissä ylläpidetään runsasta määrää henkilöstölle arvokasta tietoa, kuten menettelyohjeita, lomakkeita ja erilaisia aineistoja. Työehtosopimuksissa opisto noudattaa OVTES:iä ja KVTES:iä. Opisto korostaa jokaisen työntekijän oman osaamisen käyttöä koko opiston hyväksi. Tuntiopettajien osaaminen todetaan rekrytoinnissa, heillä on myös mahdollisuus täydennyskoulutukseen mahdollisuuksien mukaan. 5. PROSESSIT 5a Miten prosesseja suunnitellaan ja hallitaan järjestelmällisesti? Kaukametsän opistossa on kaksitoista prosessia, jotka ovat opetussuunnitelman perusteet, lukuvuoden opetussuunnitelma, avoimen kansalaisopisto-opetuksen kurssisuunnittelu, tiedottaminen, tukipalvelut, oppilashallinto, opetuksen toteuttaminen, työvoimakoulutuksen hankinta, työvoimakoulutuksen järjestäminen (maahanmuuttajien kotoutumiskoulutuksen prosessit), henkilöstöhallinto, päätöksen teko, tiedon hallinta, talousprosessi. Ydinprosesseja ovat avoimen kansalaisopisto-opetuksen kurssisuunnitteluprosessi, tukipalveluprosessi ja opetuksen toteuttamisen prosessi. Avoimen kansalaisopisto-opetuksen ja taiteenperusopetuksen kurssisuunnitteluprosessiin kuuluvat asiakaspalaute, tuntiopettajien palaute, opiskelija-analyysi, osallistujamäärät, taloudelliset resurssit ja reunaehdot, tilahallinta, tilaresurssit, opettajien saatavuus, lainsäädäntö ym. ohjeet ja tuntiopettajien rekrytointi. 10
Tukipalveluprosessiin kuuluvat henkilöstön tehtäväkuvien arviointi, sähköiset tiedonhallintajärjestelmät, täydennyskoulutus, asiakaspalaute, ylläpitäjän edellyttämä palvelutaso ja palvelun sopeuttaminen. Opetuksen toteuttamisen prosessi koostuu henkilöstösuunnittelusta, toteutumiskriteerien seurannasta, sähköisten tiedonhallintajärjestelmien tuesta, laatukriteerien täyttymisestä, opiskelijaksi otosta ja itse opetuksesta. Arviointi sisältää asiakas -arvioinnin koulutuksen ja kansalaisopistopalvelujen osalta, opetuksen arvioinnin ja itsearvioinnin. Talousprosessi on kuvattu kohdassa 4b. Viestintä- ja markkinointiprosessiin kuuluvat opinto-ohjelmat, lehti-ilmoitukset, nettisivut, esitteet, erillismarkkinointi, radiomainonta, tapahtumat sekä sidosryhmätiedottaminen. Strategiaprosessi, sen suunnittelu, toteuttaminen ja arviointi on kuvattu kohdassa 2. Prosessien keskeinen arviointiväline on toimintakertomus ja tuloskortti. Sen toteutumista seuraa johtotiimi. Prosessien parantamisen välineinä opistossa toimivat asiakaspalaute, tilastoseuranta, hiljaisten signaalien huomioonottaminen, benchmarking eli vertailu toisiin organisaatioihin, lähinnä kansalaisopistoihin. 5b Miten prosesseja parannetaan tarpeiden mukaisesti ja innovatiivisuutta hyödyntäen, jotta tyydytetään asiakkaiden ja muiden sidosryhmien tarpeet ja tuotetaan heille lisäarvoa? Asiakaspalautetta kerätään systemaattisesti ja siitä otetaan opiksi. Ainealueen vastaava opettaja vastaa ainealueestaan ja ryhtyy tarvittaessa parantamistoimiin. Opisto ottaa vastaan myös sähköistä palautetta opiston kotisivun palautelinkin kautta sekä kaupungin palautejärjestelmän kautta. Opisto vastaa palautteeseen, jos sitä pyydetään. Palautteet tulevat opiston toimistoon, josta palaute siirtyy rehtorille ja ainealueen vastuuopettajalle. Vaikeisiin reklamaatioihin ottaa kantaa johtotiimi. Kurssien toteutumista seurataan kurssi- ja ainealuekohtaisesti sekä tilastollisesti. Johtotiimi seuraa kokonaisvaltaisesti tilastojen valossa opiston toimintaa. Lisäksi opisto toimittaa Tilastokeskuksen, Kajaanin kaupungin ja muiden viranomaisten pyytämät tilastotiedot säännönmukaisesti. Myös eri kanavia myöten saatu tieto vaikuttaa prosessin sujuvuuteen. Yksi keskeinen oppimisen muoto on palautteesta oppiminen ja toimintatapojen parantaminen esim. negatiivisen asiakaspalautteen herättämänä. Tästä kantaa vastuun koko henkilöstö. 5c Miten tuotteita ja palveluja suunnitellaan ja kehitetään asiakkaiden tarpeiden ja odotusten perusteella? Kaukametsän opisto on asettanut yleiset laatukriteerit kurssien toteuttamiselle. Opiskelijaminimi on sovittu, opiskelutila on asianmukainen, tilassa on asianmukainen välineistö ja kurssilla on pedagogiset kriteerit täyttävä opettaja. Opisto ei toteuta sellaista kurs- 11
sia, jolla nämä kriteerit eivät toteudu. Tällä perustellaan esim. toteuttamisen kannalta mahdottomaksi osoittautuvan asiakastoiveen hylkääminen. Myyntikoulutuksessa on myös muita kriteerejä kuten tilaajan vaatimukset ja opetustilan erityisvaatimukset. Opisto järjestää uusia kursseja opiskelijatoiveisiin perustuen, tuntiopettajien ideoiden pohjalta, päätoimisten opettajien ideoinnin perusteella, resurssien mukaan ja myyntikoulutuksessa tilaajan tarpeiden mukaisesti, joskus myös kokeiluluonteisesti. Opisto vastaanottaa opiskelijoiden toiveita sähköpostin välityksellä, kurssipalautelomakkeissa olevien toiveiden muodossa, erilaisissa palautekeskusteluissa, toivomuslistojen muodossa, työpaikoilta tulevina toiveina ja koulujen yhteydenottojen muodossa. Kurssiehdotukset toimitetaan ainealueen vastaaville opettajille, jotka suunnittelevat niiden pohjalta lopullisia kursseja yhdessä tuntiopettajien kanssa. Ainealueen vastaavat opettajat esittelevät uutuuskurssit tiimeissä ja henkilöstökokouksissa, jolloin sisäinen arviointi toteutuu. Myös kysyntätrendejä arvioidaan yhdessä. Kurssin toteutuksen vaiheet ovat: kurssisuunnitelman laadinta, keskustelu kurssilaisten kanssa kurssin alussa, suunnitelman muokkaaminen keskustelujen ja jatkuvan arvioinnin pohjalta, itse opetus, opettajan osuus, oppimisen arviointi, ryhmäytymisestä huolehtiminen, opetuksen ja materiaalien nivominen kokonaisuudeksi, av-välineiden käytön suunnittelu ja käyttö, kurssin oheistuotteet (itseopiskelu, tietojen haku), oman opetuksen arviointi ja tarvittavien muutosten toteuttaminen. Kurssin toteuttamista arvioidaan vapaamuotoisesti tai sähköisesti Hellewi -hallintoohjelman palautelomakkeen avulla tai vastaavalla paperilomakkeella. Arviointitavat on ohjeistettu tuntiopettajille. Toimistosihteeri vastaa palautteen kokoamisesta. Kerätty palaute toimitetaan ainealueen vastaavalle opettajalle, joka käsittelee palautteen ja keskustelee siitä tuntiopettajan kanssa. Ainealueen vastaava opettaja ryhtyy tarvittaessa parannustoimenpiteisiin. Maahanmuuttajaopetuksessa käytetään valtakunnallisia OPAL- ja ARVI-arviointia. Palautetta saadaan myös asiakkaiden erilaisten yhteydenottojen kautta. Palautteet käsitellään asiaankuuluvasti eri henkilöstöryhmissä ja ryhdytään tarpeellisiin toimenpiteisiin viipymättä. 5d Miten tuotteita ja palveluja tuotetaan, toimitetaan, tuetaan ja huolletaan? Kaukametsän opiston palvelujen toteuttamisen tukeminen ja huolto on jaoteltu neljään eri lohkoon: opinto-opas, kursseille ilmoittautuminen, opetuksen tukipalvelut sekä asiakkaiden palautteet ja opiston oma arviointi. Opetuksen tukipalvelut on kuvattu kohdissa 4c ja 4d sekä 5a. Opinto-oppaassa on mainittu kunkin kurssin osalta kurssin nimi, aika, paikka, tuntimäärä, opettaja, sisältö ja materiaali sekä kurssimaksu. Opinto-opas ilmestyy kaksi kertaa vuodessa, ja se jaetaan joka kotiin Kajaanissa. Opinto-oppaan toimittamisesta vastaa rehtori. Jokaisella ainealueella ja siten ainealueen vastaavalla opettajalla on vastuu oman aineensa kurssien valmistelemisesta ja opinto-opastekstien tuottamisesta. Useimmiten kurssin opettaja laatii alustavan tekstin. Opinto-oppaan toimittaminen ja mainosten hankkiminen on keskitetty tiedotussihteerille. 12
Opinto-oppaan valmistamisessa on yksi tekstioikoluku. Tämän jälkeen layoutoikolukuja on yksi, kaksi tai kolme opinto-ohjelman laajuudesta riippuen. Opintooppaan taitto ja painatus on ulkoistettu kilpailutuksen jälkeen. Kotijakelun hoitaa jakeluyritys ja kaupungin sisäisen jakelun Kajaanin kaupungin info ja Kaukametsän vahtimestarit. Kursseille ilmoittautumisia otetaan vastaan kahdesti vuodessa keskitettyinä ilmoittautumispäivinä sekä niiden jälkeen non-stop -periaatteella. Keskitetyn ilmoittautumisen alkaminen valitaan Hellewi -hallinto-ohjelmasta ja ilmoittautumispäivät päätetään opiston johtotiimissä. Keskitettyinä ilmoittautumispäivinä koko opiston henkilökunta ottaa ilmoittautumisia vastaan sekä paikan päällä että puhelimitse. Tämän lisäksi käytännössä lähes tauotta ympäri vuoden ja vuorokauden voi ilmoittautua internet-sovelluksen kautta, soittamalla opiston toimistoon tai käymällä opiston toimistossa ilmoittautumassa. Ilmoittautumiset kirjataan ajantasaisesti opiston kurssihallintojärjestelmään, josta kurssien ilmoittautumistilannetta voidaan jatkuvasti seurata. Jokainen ainealueen vastaava opettaja seuraa oman ainealueensa kurssien ilmoittautumistilanteen kehittymistä. Hänen vastuullaan on huolehtia siitä, että tuntiopettaja ja ilmoittautuneet saavat tiedon kurssin käynnistymisestä tai mahdollisesta peruuntumisesta. Ratkaisu kurssin mahdollisesta peruuntumisesta pyritään tekemään viimeistään kaksi viikkoa ennen kurssin ensimmäistä kokoontumispäivää. Joskus voidaan sopia tuntiopettajan kanssa muusta käytännöstä. Ilmoittautumisprosessi asiakkaan näkökulmasta on kuvattu opinto-oppaassa. 5e Miten asiakassuhteita hallitaan ja kehitetään? Kaukametsän opistolla on käytössä ainealueen vastaava opettaja järjestelmä. Opiston päätoimiset aineenopettajat toimivat joko yhden tai useamman ainealueen vastuuopettajina. Tehtäviin kuuluvat oman vastuualueen kurssisuunnittelu, tarjonnan ja sisältöjen kehittäminen, tuntiopettajien rekrytoinnin valmistelu sekä pedagoginen ohjaus, opintoneuvonta ja tiedotetekstien laatiminen. Laite- ja välinehankinnat ovat myös osa tehtäviä. Opistossa on toimistosihteeri ja tiedotussihteeri. Heidän tehtävänään on kurssi- ja oppilashallinto sekä tuntiopettajahallinto. Opintoneuvonnan toimivuutta arvioidaan toiminnasta tehtyjen havaintojen pohjalta. Se johtaa esim. tuotesisältöjen tarkentamiseen ja kehittämiseen. Jokainen puhelin- ja kirjallinen palaute käsitellään, ja se johtaa tarvittaviin toimenpiteisiin. Opiskelijoilta kerätään myös kurssipalaute ja sen yhteydessä aloitteet. Informatiivinen joka kotiin jaettava opinto-ohjelma on kuvattu kohdassa 5d. Opisto tekee asiakaspalautekyselyn joka toinen vuosi. Niistä saadaan monenlaista sekä oppiaineeseen että palveluihin liittyvää palautetta. Opistossa laaditaan lukuvuosittaiset seurantatilastot, joita käydään läpi johtotiimissä sekä ainealuetiimien ja henkilöstön kokouksissa. Kurssitarjonnan benchmarkkaus tapahtuu seuraamalla toisten opistojen kurssitarjontaa. Viestintä- ja markkinointiprosessi on kuvattu kohdassa 5a. Opisto käyttää aktiivisesti omia nettisivujaan sekä hyödyntää Kainuun aikuiskouluttajien yhteistä OpinRaitti -portaalia. Nettisivuilla kerrotaan opiskelusta ja opiston käytännöistä sekä tiedotetaan erityisistä tapahtumista ja tilaisuuksista. Nettisivuilla ylläpidetään ajantasaisia yhteystietoja. Kurssit siirtyvät automaattisesti Hellewi -ohjelmasta tarjolle internettiin. Jokainen päätoiminen opettaja, tiedotussihteeri, toimistosihteeri sekä rehtori 13
tiedottavat omalta osaltaan sähköpostilla opiston toiminnasta ja tilaisuuksista omille sidosryhmilleen. Asiakassuhteiden hallintaan liittyy myös osallistuva vaikuttaminen erilaisten hankkeiden suunnitteluryhmien ja viranomaisyhteistyön kautta sekä yhteistyö kolmannen sektorin kanssa. Osallistuvaa vaikuttamista on myös henkilöstön osallistuminen luottamustoimiin ja järjestötyöhön. Opisto hyödyntää kaupungin sähköisen palautekanavan, kurssipalautteiden, sähköpostipalautteiden ja muun palautteen antamia tietoja kehittääkseen asiakassuhteiden hallintaa käsittelemällä kaikki saapuneet palautteet asianomaisissa ryhmissä. Opiston yleiseen sähköpostilaatikkoon tulevat palautteet luetaan ja niihin vastataan. Tarvittaessa palaute toimitetaan edelleen sille henkilölle, jota se koskee. 6. ASIAKAS- JA OPISKELIJATULOKSET Asiakastyytyväisyys (1-5) Opiskelijamäärä Kurssilaisten määrä Kurssilaisten määrä asukasluvusta % 7. HENKILÖSTÖTULOKSET Työtyytyväisyys (1-4) Vakinaisten henkilötyövuosien määrä (htv) Vakinaisen henkilökunnan sairauspoissaolot (h) 8. YHTEISKUNNALLISET TULOKSET Toimintakertomus 9. KESKEISET TULOKSET (Resurssi- ja taloustulokset) Kurssien yleisarvosana (1-5) Euroa/ tunti Oppituntien määrä LIITTEET (sähkoisinä tallenteina y-asemalla) 1. Kaukametsän opisto kaupungin ja sivistystoimialan organisaatiossa 2. Kaukametsän opiston organisaatio ja toimintasuunnitelma Tiimit ja niiden tehtävät 3. Strategiset asiakirjat 4. Yhteistyö ja kumppanuudet 5. Prosessikuvaukset 6. Toimintakertomus 7. Tuloskortti 8. Vuosikello 9. Opiston esitteet ja esittelydiat 10. Opetussuunnitelman perusteet 11. Taiteen perusopetuksen opetussuunnitelmat 12. Kotouttamiskoulutusten opetussuunnitelmat 13. Radar-arviointiin perustuva opiston itsearviointi- ja kehittämisjärjestelmä 14. Kaukametsän opiston toiminnan kuvaus 15. Laatu Kaukametsän opiston menestystekijänä -tutkielma Kannen kuva Pekka Agarth 14