Sivu 1/5 Microsoft Outlook 2003 Automaattinen arkistointi Kaikilla tietohallinnon Outlook Exhange palvelua käyttävillä on määritelty henkilökohtainen postilaatikko jossa on rajoitettu levytilan määrä. Tänne levytilalle tallentuvat kaikki saapuneet ja lähetetyt viestit liitetiedostoineen, kalenterimerkinnät, yhteystietomerkinnät, muistilaput ja tehtävät. Jotta postilaatikon koko ei kasvaisi liian suureksi, on tärkeää poistaa ja arkistoida vanhoja tai vähemmän tarpeellisia sähköposteja. Jos laatikon koko kasvaa liian suureksi, palvelin lähettää sinulle varoitusviestin. Outlookin automaattinen arkistointi on tarkoitettu auttamaan postilaatikon koon hallitsemisessa. Automaattinen arkistointi on Outlookissa oletuksena päällä. On suositeltavaa, että jokainen tarkistaa asetukset itse ja määrittelee ne itselleen sopiviksi. Jos olet jo saanut varoitusviestin postilaatikon täyttymisestä, kannattaa vanhat viestit siirtää arkistoon käyttäen manuaalista arkistointia (ohje sivulla 5). Outlook Web Accessin kautta viestejä ei voi arkistoida, mikä kannattaa ottaa huomioon lomalle tai työmatkalle lähtiessä! Ohjeet Outlookin automaattiseen arkistointiin Kaikki postilaatikkosi kansiot arkistoidaan oletuksena. Voit tarkastella ja muuttaa asetuksia näin: 1. Valitse Työkalut (Tools) valikosta Asetukset (Options) ja klikkaa Muu (Other) -välilehteä. 2. Klikkaa Automaattinen arkistointi (AutoArchive) painiketta.
Sivu 2/5 3. Valitse Arkistoi automaattisesti joka n päivä (Run AutoArchive every n days) kohdasta kuinka usein haluat arkistoinnin suoritettavaksi. 4. Valitse muut haluamasi asetukset. Jos haluat varmistaa käsin aina kun arkistointi suoritetaan, valitse kohta Anna kehoite ennen automaattista arkistointia (Prompt before AutoArchive runs). Jos valitset kohdan Poista vanhentuneet kohteet (Delete expired items) tuhoutuvat viestit automaattisesti. Kohta Näytä arkistokansio kansioluettelossa (Show archive folder in folder list) kannattaa olla valittuna, jolloin arkistokansiot näkyvät suoraan postilaatikossasi. Automaattinen arkistointi luo samannimiset kansiot arkistokansioihin, kuin mitä olet itse määritellyt postilaatikkoosi ja arkistoi kohteet näihin. 5. Valitse kohdasta Poista tätä vanhemmat kohteet (Clean out items older than) voit valita sopivat aikarajan, mitä vanhemmat viestit poistetaan. Jos saat paljon postia, kannattaa aikarajaksi valita esim. 3 kuukautta. 6. Siirrä vanhat kohteet kansion oletusarvo on Omat tiedostot kansio (My Documents). Oman laitoksesi mikrotukihenkilö avustaa tarvittaessa sopivan kansion valitsemisessa.
Sivu 3/5 7. Klikkaa lopuksi Käytä näitä asetuksia kaikille kansioille (Apply these settings to all folders now) ja paina Ok. Automaattisen arkistoinnin poisto Automaattisen arkistoinnin saat kokonaan pois päältä ottamalla ruksin pois kohdasta Arkistoi automaattisesti joka n päivä (Run AutoArchive every n days).
Sivu 4/5 Automaattisen arkistoinnin asettaminen kansiokohtaisesti Halutessasi voit myös asettaa arkistoinnin kansiokohtaisesti. Tämä on käytännöllistä esim. roskapostikansion kohdalta, jonka sisällön voi asettaa tuhottavaksi kerran viikossa. 1. Klikkaa aluksi Postilaatikko (Inbox) -kansiota hiiren oikealla painikkeella. Valitse valikosta Ominaisuudet (Properties). 2. Avaa Automaattinen arkistointi (AutoArchive) välilehti. 3. Valitsemalla Arkistoi kansio käyttäen näitä asetuksia (Archive this folder using these settings) kohdan voit määritellä pelkästään tätä kansiota koskevat arkistointisäännöt.
Sivu 5/5 Manuaalisen arkistoinnin ohjeet Manuaalisella arkistoinnilla voit siirtää heti viestejä arkistokansioihin. Tämä on nopea tapa saada liian suureksi kasvanut postilaatikko siivottua. 1. Valitse aluksi Tiedosto (File) -valikosta Arkistoi (Archive). 2. Varmista, että kohta Arkistoi kansio ja sen alikansiot (Archive folder and all subfolders) kohta on valittuna. 3. Valitse avautuvasta kansioluettelosta se kansio, jonka haluat arkistoida tai vaihtoehtoisesti koko postilaatikkosi (Inbox). 4. Valitse kohdasta Arkistoi vanhemmat kohteet kuin (Archive items older than) aika, jota vanhemmat viestit arkistoidaan. 5. Käynnistä arkistointi painamalla Ok. Halutessasi voit myös valita kohteet, joille ei ole asetettu automaattista arkistointia.